VANHUSPALVELUKESKUKSEN ATERIAPALVELUT TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 VANHUSPALVELUKESKUKSEN ATERIAPALVELUT TARJOUSPYYNTÖ

2 2 TARJOUSPYYNTÖ SISÄLLYSLUETTELO 1 OSTAJA HANKINTAMENETTELY TARJOUSPYYNNÖN KOHDE HANKITTAVAN PALVELUN SISÄLTÖ TARJOUSHINTA TARJOAJAN KELPOISUUS KAUPALLISET JA MUUT SOPIMUSEHDOT TARJOUKSEN SISÄLTÖ TIEDOT TARJOAJASTA LAATUTASON VALVONTA VALINTAPERUSTE JA ARVIOINTIKRITEERIT ASIAKIRJOJEN TÄYDENTÄMINEN JA TARKISTUKSET TARJOUSKILPAILUN RATKEAMISESTA TIEDOTTAMINEN OSTOPALVELUSOPIMUS TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN TARJOUKSEN JULKISUUS LISÄTIEDOT... 9

3 3 Limingan kunta pyytää tarjoustanne jäljempänä määritellystä ateriapalvelusta alla mainittujen asiakirjojen mukaisesti. 1 OSTAJA Limingan kunta Osoite: Iivarinpolku 6, LIMINKA www: Yhteyshenkilö: hoito- ja hoivatyönjohtaja Riitta Ruottinen puhelin: sähköposti: riitta.ruottinen@liminka.fi 2 HANKINTAMENETTELY Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Hankintailmoitus kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty kauppa- ja teollisuusministeriön HILMA-ilmoituskanavaan ( perjantaina Lisäksi tarjouskilpailusta ilmoitetaan kunnan ilmoitustaululla ( 3 TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Tarjouskilpailu koskee Limingan keskustaan valmistuvan uuden vanhuspalvelukeskuksen ateriapalveluita ajalla Neljän (4) vuoden sopimuskauden jälkeen Limingan kunta voi halutessaan ottaa käyttöön kaksi kertaa yhden vuoden optiovuoden (1+1). Option käytöstä tehdään erillinen päätös. Tilaaja on varautunut siihen, että käynnistysvaiheessa ateriapalvelun toimitus voi viivästyä suunnitellusta aikataulusta. Tuottajan tulee aloittaa ateriapalvelun toimitukset kuitenkin viimeistään Vanhuspalvelukeskus sijaitsee osoitteessa Kauppakatu 4, Liminka. Tiloissa toimii kaksi palvelun järjestäjää: Limingan kunta ja ODL. Palveluntuottajat toimivat samassa kiinteistössä, mutta omissa yksiköissään eri kerroksissa. Limingan kunnan käyttämät tilat sijaitsevat 2. kerroksessa. Tämä tarjouspyyntö koskee nimenomaisesti päivittäistä ateriapalvelua Limingan kunnan tehostetun palveluasumisen asiakkaille sekä vanhusten päivätoiminnan asiakkaille. Asiakkaita on noin 35 henkilöä/päivä. Kiinteistö otetaan käyttöön Kiinteistössä on kodinomaisia pienkeittiöitä ja erilliset kylmäsäilytystilat, mutta ei omaa valmistuskeittiötä.

4 4 Tarjousta ei saa muulla kuin edellä mainituin tavoin sitoa muuta tarjousta tai tässä tarjouspyynnössä tarkoitettua kohdetta koskevaan ratkaisuun. 4 HANKITTAVAN PALVELUN SISÄLTÖ Hankittavan palvelun tulee sisältää päivittäinen lounas ja päivällinen kuljetettuna Limingan kunnan tehostetun palveluasumisen asiakkaille sekä vanhusten päivätoiminnan asiakkaille. Lounaaseen ja päivälliseen sisältyvät pääruoka, raaste/salaatti ja jälkiruoka. Lounaaseen ja päivälliseen kuuluvat leivät, levitteet, leikkeleet ja juomat kuuluvat tilaajan vastuulle. Asiakkaita on yhteensä noin 35 henkilöä ja päivittäisiä aterioita noin 70 kappaletta. Tehostetun palveluasumisen toimintapäiviä on noin 365 päivää vuodessa ja päivätoiminnan toimintapäiviä noin 220 päivää vuodessa. Ateriapalvelu tulee tuottaa ikäihmisten ravitsemussuosituksen sekä ikääntyvien makutottumusten mukaisesti. Ruokalistan suunnittelun tulee vastata asiakasryhmän tarpeita ja toiveita. Palvelukuvaukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Tarjoaja sitoutuu siihen, että kaikkien aterioiden ravitsemuksellinen laatutaso täyttyy ja että ateriasisältö vastaa asetettuja ravitsemussuosituksia erityisruokavaliot huomioon ottaen. Ateriat sisältävät seuraavan palvelukokonaisuuden: asiakastyypin mukaisen ateria- ja ruokasuunnittelun ravintopäivässä huomioidaan asiakkaiden erityisruokavaliot ja tarvittaessa liemi, sose- ja sileäsoseateriat perusruoan ja erityisruokavalioiden ruoanvalmistuksen sekä kuljetuksen yksikköön ja astianpesun Hankittavaan palveluun sisältyy aterioiden valmistaminen, pakkaaminen ja kuljettaminen vanhuspalvelukeskuksen kylmätiloihin. Tilaaja edellyttää, että ainakin lounas toimitetaan lämpimänä arkipäivisin. Päivällinen sekä viikonlopun ruoat on mahdollista toimittaa myös kylmänä. Kylmät ruoat on mahdollista toimittaa etukäteen. Tarjouksen laatupisteissä huomioidaan lisäpisteinä mikäli myös päivällinen ja/tai viikonlopun ateriat toimitetaan lämpimänä. Lämpimän aterian kuljettamisen osalta on huomioitava, että asiakkaan tulee nauttia ateria kahden tunnin sisällä sen valmistamisesta. Tästä syystä tarjouspyynnön kohteena olevan lämpimän aterian kuljetusmatka saa olla maksimissaan 15 km valmistuspaikasta vanhuspalvelukeskukseen, jotta ateria on mahdollista tarjota lämpimänä asiakkaille. Lämmin ateria tulee toimittaa sopimuksessa tarkemmin sovitun aikataulun mukaisesti. Tilaaja vastaa vanhuspalvelukeskuksessa aterioiden jakelusta asiakkaille. Palveluntuottaja huolehtii jakeluastioiden palauttamisesta omaan keittiöönsä sekä jakeluastioiden puhtaanapidosta.

5 5 Tehostetun palveluasumisen asiakkaiden aamu-, ilta- ja välipalan valmistaminen ja tarvikkeet eivät sisälly tarjouspyyntöön. Asiakkaiden ja erityisruokavalioiden määrä sopimuskauden aikana voi vaihdella. Sopimuskauden aikana myös asiakkaan tiloihin, toimintaan tai volyymiin voi tulla muutoksia. 5 TARJOUSHINTA Tarjous on jätettävä liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen. Ainoastaan tällä tavalla jätetyt tarjoukset käsitellään. Tarjouspyynnön mukainen hinta vertaillaan ravintopäivän kokonaishintana. 6 TARJOAJAN KELPOISUUS Tarjoajan talouden tulee olla kunnossa (ks. tarjoukseen liitettävät todistukset ja selvitykset). Tarjoajan on pystyttävä takaamaan palveluiden jatkuva saatavuus sopimuksen voimassaoloaikana. Mikäli tarjoaja ei pysty toimittamaan tilaajalle tilattuja tai sovittuja palveluja tai sillä on perusteltu epäilys siitä, ettei se voi tätä velvollisuutta täyttää, tulee sen ilmoittaa tästä välittömästi tilaajalle. Tarjoaja vastaa siitä, että sen apunaan käyttämällä henkilöstöllä on riittävän korkea ammattitaito, koulutus ja kokemus sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseen. Tarjoajan on viipymättä korvattava uudella henkilöllä sellainen henkilö, jolla tilaaja ei katso olevan riittäviä edellytyksiä palveluiden toimittamiseen tai jonka tilaaja muutoin katsoo soveltumattomaksi tehtävään. Tarjoajalla on aina työnjohto- ja valvontavastuu ellei toisin ole sovittu. Palveluntuottajan tulee nimetä vastuuhenkilö, joka kokonaisuudessaan vastaa kohteen ateriapalvelusta. Tarjoaja on velvollinen ilmoittamaan aina, mikäli tämä henkilö on pakottavasta syystä estynyt ja korvattava henkilö viipymättä uudella, vähintään yhtä pätevällä henkilöllä. Tarjoajalla tulee olla vastuuvakuutus, joka korvaa tarjoajan vahingonkorvauslainsäädännön tarkoittaman tuottamuksellisen vahingon suoranaiset ja välilliset kulut. Hankinnassa tarjoajan kelpoisuutta arvioidaan tarjouspyynnössä mainittujen kelpoisuusehtojen lisäksi hankintalain 53 ja 54 huomioon ottaen. Jos tarjous on poikkeuksellisen alhainen, tilaaja voi hylätä tarjouksen hankintalain perusteella (63 ).

6 6 7 KAUPALLISET JA MUUT SOPIMUSEHDOT Palvelun tuottaja laskuttaa tilaajaa tehdystä työstä kerran kuukaudessa. Maksuehto on 21 päivää laskun saapumisesta ja viivästyskorko voi olla enintään korkolain 4 1 mom. mukainen. Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskuna. 8 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjoukset käsitellään kokonaisuutena, joista tilaaja valitsee itselleen kokonaistaloudellisesti edullisimman kokonaispalvelun toimittajan. Osatarjouksia ja alihankintaa ei hyväksytä. Palveluntuottaja voivat liittyä yhteen tehdäkseen yhteisen tarjouksen yhteisestä suorituksesta (tarjousyhteenliittymä). Kaikkien yhteenliittymään osallisten on allekirjoitettava tarjous. Yhteisen tarjouksen tehneet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjousasiakirjoissa vaaditut tiedot ja selvitykset. Tarjouksen tulee olla voimassa asti. 9 TIEDOT TARJOAJASTA Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi ja yhteystiedot, jos kysymys on oikeushenkilöstä, ja tarjouksesta vastaavan henkilön nimi. Jos tarjoukseen ei ole liitetty seuraavia asiakirjoja, tarjous hylätään hankintalain perusteella. Selvitykset tulee liittää tarjoukseen alla olevassa järjestyksessä. 1. Ateriapalvelun tarjouslomake. 2. Selvitys tarjoajan organisaatiosta, jotta se pystyy toteuttamaan tarjouspyynnön mukaiset ateriapalvelut viikon kiertävä ruokalista. 4. Omavalvontasuunnitelma sisältäen selvityksen ruoan kuljetuksesta. 5. Selvitys työnjohdon ja työntekijöiden koulutuksesta ja kokemuksesta. Vastuuhenkilön nimeäminen. 6. Selvitys yrityksen referensseistä muista vastaavista kohteista. 7. Selvitys prosessin päivittäisestä toimitusvarmuudesta. 8. Selvitys asiakaspalautteiden käsittelyprosessista. 9. Tilaajavastuulain 5 mukaiset asiakirjat 10. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta. Selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Perustellusta syystä voidaan myös muut kuin edellä mainitut asiakirjat hyväksyä näytöksi tarjoajan kelpoisuudesta.

7 7 Lisäksi hankintayksikkö soveltaa tässä hankinnassa tilaajavastuulakia (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006) pyytämällä tarjouskilpailun voittajalta selvitystä kyseisen lain piiriin kuuluvista asioista ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. 10 LAATUTASON VALVONTA Ateriapalvelun laatutason valvonnan ja yhteistyömallin toteuttamiseksi kohteessa toteutetaan vähintään kaksi kertaa vuodessa laadunseurantapalaveri, joihin osallistuvat sekä palveluntuottaja että tilaaja. Tarvittaessa toteutetaan useammin palautepalavereita. 11 VALINTAPERUSTE JA ARVIOINTIKRITEERIT Tarjouskilpailu ratkaistaan määräaikaan mennessä saapuneiden tarjousten kesken, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut ehdot ja ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Arviointikriteerit 1. Tarjoushinta (pisteet ) Edullisin tarjous saa maksimipisteet. Muut pisteet = edullisin hinta/tarjoushinta * 60 p. 2. Ruokien toimittaminen lämpimänä (pisteet ) Lounaan lisäksi päivällisen toimittaminen lämpimänä arkipäivisin (10 pist.) Viikonloppuisin ja arkipyhinä 1-2 ateriaa / pv toimittaminen lämpimänä (10 pist.) 3. Ateriapalvelun toimintavarmuus ja toimintakyky (pisteet ) Referenssit (10 pist.) Selvitys prosessin päivittäisestä toimitusvarmuudesta (5 pist.) Asiakaspalautteen käsittely (5 pist.) Valinta tehdään yhteenlaskettujen pisteiden perusteella. Ostaja voi jättää hyväksymättä tarjoukset, joiden hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua palvelua ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi siirtyä suorahankintaan, jos tarjouksia ei ole tehty lainkaan tai neuvottelumenettelyyn kaikkien tarjoajien kanssa, jos edellä esitetyt hylkäysperusteet täyttyvät.

8 8 12 ASIAKIRJOJEN TÄYDENTÄMINEN JA TARKISTUKSET Ostaja voi tulkinnanvaraisissa tilanteissa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. Muutoin puutteelliset tai tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset suljetaan pois kilpailusta. 13 TARJOUSKILPAILUN RATKEAMISESTA TIEDOTTAMINEN Tarjousten avaustilaisuus on suljettu. Päätöksen valinnasta tekee Limingan kunnan perusturvajohtaja. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjouksen tehneille. Ilmoitus sisältää yhteenvetotiedot tarjouksista sekä hakemusosoituksen. Tarjouskilpailun ratkaisemisessa käytetyt asiakirjat ovat asianosaisille julkisia kun hankintapäätös on tehty ja muille sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. 14 OSTOPALVELUSOPIMUS Ostopalvelusopimus laaditaan väliseksi ajaksi. Sopimus laaditaan suomenkielellä. Sopimus laaditaan tarjouspyynnön perusteella. Sopimukseen sisällytetään tuottajaa koskeva sanktiot, joita noudatetaan, mikäli ateriapalvelu ei toteudu tarjouspyynnön mukaisesti. Tilaaja pidättää kuitenkin oikeuden irtisanoa sopimus yhden kuukauden irtisanomisajalla, mikäli ateriapalvelun sisältö ei vastaa sopimuksen edellyttämää tasoa. Sopimus syntyy vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu (valitusajan jälkeen). 15 TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa mennessä osoitteeseen: Osoite: Limingan kunta, kirjaamo, Iivarinpolku 6, LIMINKA Kirjekuoressa tulee olla merkintä ATERIAPALVELUTARJOUS Sähköpostilla annetut tarjoukset voidaan hyväksyä edellyttäen, että samansisältöinen tarjous on lähetetty postitse tarjouksen jättöpäivänä postin kuljetettavaksi ( . Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

9 9 16 TARJOUKSEN JULKISUUS Tarjoukset sekä tarjoushinnat ovat julkisia päätöksen teon jälkeen. Jos tarjous sisältää liikesalaisuuksia, tulee ne merkitä erikseen. 17 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteella mennessä. Vastaukset annettuihin kysymyksiin tulevat Limingan kunnan kotisivuille ilmoitustaululle tarjouspyynnön yhteyteen aikana. Limingassa Irma Toivanen perusturvajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET o Liite 1. Ateriapalvelun tarjouslomake o Liite 2. Pienkeittiöiden huoneselostus ja laiteluettelot o Liite 3. Ateriapalvelun palvelukuvaus o Liite 4. Ikäihmisten ravitsemussuositus