TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA PUHTAUSPALVELUISTA HYVINKÄÄN KAUPUNKI

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA PUHTAUSPALVELUISTA HYVINKÄÄN KAUPUNKI

2 2 1. HANKINNAN KOHDE TIETOJA HANKINTAKOKONAISUUDESTA KOHDE-ESITTELYT SOPIMUSKAUSI SOPIMUSEHDOT HANKINTAMENETTELY LISÄKYSYMYKSET SOVELTUVUUSVAATIMUKSET TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN TARJOUSLOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN PALVELUTUOTTAJAN TAI PALVELUTUOTTAJIEN VALINTA HANKINTAPÄÄTÖS LIITTEET... 8 Liite 1 Ateriapalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus Liite 2 Puhtauspalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus Liite 3 Ateriapalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus 2 ja Liite 4 Puhtauspalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus 2 ja Liite 5 Kiinteistönhoidon palvelukuvaus, osakokonaisuus Liite 6 Sopimus... 8 Liite 7 JYSE Liite 8 Palkkio -sanktiomallin kriteerit... 8 Liite 9 Hyvinkään kaupunki, Tarjouskilpailuliite... 8 Liite 10 Tarjouksenantolomake... 8 Liite 11 ESPD-lomake... 8

3 3 1. HANKINNAN KOHDE Hyvinkään kaupunki pyytää tarjoustanne ateria- ja puhtauspalveluista Hyvinkään kaupungin sotekiinteistöihin ja neljään kyläkouluun. Osakokonaisuuden 3 palveluun kuuluu palvelukuvauksessa kuvatut kiinteistöhoidon tehtävät. Tarjouksen voi jättää osakokonaisuuksista: 1. Osakokonaisuus Sote-kohteet: Ateria- ja puhtauspalvelukohteet: Kauniston palvelukeskus, Lepovilla, Paavolan palvelukeskus, Hyvinkään Askare, Sahanmäen palvelukeskus Puhtauspalvelukohteet: Paavolan terveysasema, Paavolan pikkutalo, Perhekeskus, Keskushammashoitola, Hämeenkadun kotihoidon yksikkö 2. Osakokonaisuus Kytäjän koulu ja Nopon koulu ja päiväkoti 3. Osakokonaisuus Ridasjärven koulu ja päiväkoti ja Uudenkylän koulu. Tarjouksen voi tehdä yhdestä tai useammasta osakokonaisuudesta. Tarjous on annettava kaikista kohteista kunkin osakokonaisuuden sisällä. Osakokonaisuuteen 1 tarjouksen jättävän yrityksen on tarjottava myös osakokonaisuudet 2 ja TIETOJA HANKINTAKOKONAISUUDESTA Tarjouspyynnön liitteissä 1-5 on esitetty osakokonaisuuksittain ateria- ja puhtauspalveluiden palvelukuvaukset ja kiinteistöpalvelun palvelukuvaus koskien osakokonaisuutta 3. Liite 1 Ateriapalvelun palvelukuvaus, osakokonaisuus 1 Liite 2 Puhtauspalvelun palvelukuvaus, osakokonaisuus 1 Liite 3 Ateriapalvelun palvelukuvaus, osakokonaisuus 2 ja 3 Liite 4 Puhtauspalvelun palvelukuvaus osakokonaisuus 2 ja 3 Liite 5 Kiinteistönhoidon palvelukuvaus, osakokonaisuus 3 Kauniston palvelukeskuksessa on valmistuskeittiö. Palvelutuottajaksi valittava yritys voi valmistaa osakokonaisuuden 1 ateriat ainakin osittain Kauniston palvelukeskuksen valmistuskeittiössä ja/tai halutessaan toimittaa ruoat toisaalta kaikkiin osakokonaisuuden 1 kohteisiin. Tilaaja tekee vain korvausinvestointeja Kauniston palvelukeskuksen keittiöön, ei lisäinvestointeja. Kyläkoulujen ateriapalvelu (osakokonaisuudet 2-3) edellyttää ruoan tilaamista Hyvinkään Ravitsemispalvelut Oy:ltä ja elintarvikkeiden tilaamista Tilaajan sopimustoimittajilta. Palvelutuottajaksi valittava yritys hoitaa palvelukeittiötyn, kohteiden puhtauspalvelut ja kiinteistöhoidon (osakokonaisuus 3) tehtävät palvelukuvauksen mukaisesti. Tarjouspyynnön liitteissä 1-4 ja tarjouksenantolomakkeella liite 10 on esitettynä tarjouksentekohetken volyymit ateriapalvelusta ja siivottavista neliöistä. On mahdollista, että sopimusaikana hankittavien palveluiden määrä muuttuu. Mikäli lounasannos- tai neliömäärät muuttuvat Palvelutuottajasta riippumattomista syistä pitkäkestoisesti +/- 10 %:a tarjouspyynnössä esitetystä kokonaisuudesta /hankintavuosi, hintaneuvottelut ovat mahdollista käydä sopimuksen aikana määrämuutosten pohjalta.

4 4 3. KOHDE-ESITTELYT Tarjoajan on osallistuttava klo 8 alkaen järjestettävään tutustumiskierrokseen. Lähtö: Hyvinkään kaupungintalo, Kankurinkatu 4-6, Hyvinkää. Tilaaja järjestää esittelyyn yhteiskuljetuksen. Tilaisuuteen voi osallistua kultakin tarjoajalta enintään kolme henkilöä. Tarjoajan tulee ilmoittaa kohteen esittelyyn osallistuvien henkilöiden nimet ja yhteystiedot viimeistään sähköpostitse osoitteeseen kirsti.tuominen@hyvinkaa.fi ja anne.arminen@hyvinkaa.fi. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee kertoa kierrokseen osallistuvien henkilöiden mahdolliset erityisruokavaliot. Tutustumiskierroksen yhteydessä tarjoajille annetaan lisätietoja hankinnan kohteesta: Kilpailutukseen kuuluvien kohteiden pohjapiirustukset, kohdekohtaiset neliötiedot ja tilaluettelot RYLpuhtaustasoluokituksineen, kohdekohtaiset keittiölaiteluettelot ja luettelo kiinteistöihin mahdollisesti jäävistä pyykinpesukoneista. Lisäksi tarjoajille annetaan arvio henkilöstöruokailijamääristä kohteittain, laskutusohjeet ja laadunarvioinnissa käytettävät lomakkeet sekä ateria- että puhtauspalvelusta. 4. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on kolme vuotta aikavälillä Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella vuoden pituisella optiolla (1+1 vuotta), joiden käyttämisestä sovitaan yhteisesti vuosi kerrallaan viimeistään kahdeksan (8) kuukautta ennen optiovuoden alkamista. Jos sopimuksen voimaantulo siirtyy viranomaismenettelyjen (esim. lupa-asiat) tai valitusprosessin vuoksi, myös sen päättyminen ja muut tässä sopimusehtokohdassa esitetyt ajankohdat siirtyvät vastaavasti siten, että sopimuskausi on kuitenkin vähintään kolmen (3) vuoden mittainen. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä valmistelee sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen alueellista sote-mallia. Kuuden kunnan yhteystyö on tiivistynyt hankkeesta vapaaehtoiseksi Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymäksi. Järjestämisvastuu on siirtynyt kuntayhtymälle Kuntayhtymässä ovat mukana Hyvinkää, Järvenpää, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen ja Tuusula. Tarjouspyyntöön ja osakokonaisuuden 1 sopimukseen sisältyy lisähankintaehtona (optio) sopimuksen laajeneminen Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän toiminta-alueelle ja sen järjestämisvastuulla olevalle väestölle kokonaan tai osittain. Tarjouspyynnössä mainitut volyymit voivat tällöin kasvaa palvelutarpeen ja -rakenteen sekä asukasmäärän muutosten mukaisesti. Tämän option käyttöönotto edellyttää tällöin molempien sopimuksen osapuolten hyväksyntää laajentamisen osalta. Hyvinkään kaupunki pidättää oikeuden siirtää tämä sopimus Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymälle kolmen (3) kuukauden muutosaikataululla. Hyvinkään kaupunki tai taho, mille sopimus on siirretty, pidättää oikeuden irtisanoa tämä sopimus osakokonaisuuden 1 osalta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen tai siirtäminen tehdään allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomis- tai siirtoaika alkaa kulua ilmoituksen lähettämispäivästä. 5. SOPIMUSEHDOT Sopimusehdot on kirjattu tarjouspyynnön liitteeseen kuusi (liite 6). Mikäli tarjouspyynnössä. sopimuksessa tai niiden liitteissä ei ole muuta mainittu, noudatetaan tässä hankinnassa liitteen seitsemän ehtoja: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa JYSE 2014, päivitetty 2017(liite 7). Tarjoajan on sitouduttava myös liitteen kahdeksan (liite 8) palkkio-sanktiomalliin sekä liitteen yhdeksän Hyvinkään kaupungin tarjouskilpailuliite (liite 9) ehtoihin.

5 5 6. HANKINTAMENETTELY Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMAilmoituskanavaan ( Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. 7. LISÄKYSYMYKSET Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on lähetettävä klo mennessä sähköpostilla Tekniikan ja ympäristön toimialan kirjaamoon osoitteeseen Muulla tavalla esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Vastaukset annetaan klo 15 mennessä. Kysymyksiin vastataan kaikille tarjoajille ja tarjouspyynnöstä kiinnostuneille toimijoille sähköisesti. Tarjoajan tulee kysymyksiä esittäessään ilmoittaa sähköpostiosoite vastauksia varten. Tarjouspyynnöstä kiinnostuneen toimijan, joka ei esitä kysymyksiä tarjouspyynnöstä määräaikaan mennessä, tulee kuitenkin ilmoittaa sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen ja määräaikaan mennessä. 8. SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Tarjoajan ja sen alihankkijoiden tulee täyttää liitteessä yhdeksän (liite 9) määritetyt soveltuvuusvaatimukset. Soveltuvuuden arvioimiseksi täytetään tarjouspyynnön liitteenä oleva ESPDliite. Hankintayksikkö vaatii liitteessä 9 mainitut selvitykset ja todistukset vain siltä tarjoajalta tai niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun, ellei selvityksiä ole saatavissa Tilaajavastuu-palvelusta ( ja sen Luotettava Kumppani -palvelusta. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa osalta selvitysten toimittamisesta. Kaikki liitteessä 9 mainitut selvitykset koskien tilaajavastuulakia ja taloudellista tilannetta saavat olla korkeintaan kolme (3) kuukautta vanhoja (määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat). Palveluntuottaja vahvistaa tarjouksen jättäessään, ettei se ole tähän sopimukseen liittyen toiminut, eikä se tämän sopimuksen voimassa ollessa toimi, sellaisessa yhteistyössä tai yhteisymmärryksessä muiden tarjouskilpailun tarjoajien kanssa, jonka tarkoituksena on tarjouskilpailun hinnoitteluun, maksuihin tai niiden laskentaperusteisiin vaikuttaminen, markkinoiden tai hankintalähteiden jakaminen tai muu kilpailun rajoittaminen. Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona kaksikymmentä (20) prosenttia palveluntuottajan palvelusuoritusten yhteenlasketusta arvosta kartellin voimassaoloajalta sekä korvata täysimääräisesti sopimussakon ylittävä tilaajalle syntynyt vahinko, kustannus tai vastuu mukaan lukien oikeudenkäyntikulut ja asian selvittämisestä johtuneet kustannukset. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. Lisäksi edellytetään tarjoajan ottavan huomioon Tartuntatautilain 48 vaatimukset osakokonaisuuden 1 toteutuksessa.

6 6 9. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjous on laadittava huolellisesti ja täsmällisesti tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjoajan tulee vakuuttaa täyttävänsä tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt soveltuvuusvaatimukset. Tarjottavat palvelut on hinnoiteltava tarjouspyynnön liitteenä kymmenen oleviin tarjouslomakkeisiin (liite 10). Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjouksessa on oltava seuraavat tiedot tässä esitetyssä järjestyksessä: Tarjoajan yleisesittely (max. 1 A4), yhteystiedot, tiedot kelpoisuusvaatimusten täyttymisestä ja tieto siitä, mitä osakokonaisuuksia yritys tarjoaa Liite 1: ESPD-lomake täytettynä (tarjouspyynnön liite 11) Liite 2: Tiedot alihankintakäytännöistä Liite 3: Tiedot referensseistä viimeisen kolmen vuoden ajalta sopimusyhteyshenkilöineen, tieto kunkin sopimuksen ateriapalvelun lounasannosmääristä ja siivottavien neliöiden määrätieto. Lisäksi on annettava tiedot kolmen viimeksi kuluneen vuoden osalta sopimuksista, jotka tilaaja on päättänyt ennen sopimuskauden loppumista huonoon laatuun vedoten. Uusi yrittäjä tai yrittäjä, jolla ei vastaavia referenssejä ole, liittää tarjouksen liitteeksi 3 alustavan liiketoiminta-, toiminta- ja rahoitussuunnitelman sekä yrittäjän ansioluettelon. Liite 4: Alustava suunnitelma haltuunotosta ja haltuunoton resursoinnista huomioiden tilaajalta tarvittavat toimenpiteet Liite 5: Tiedot tarjoajan vastuullisuusohjelmasta tai -järjestelmästä Liite 6: Tiedot tarjoajan laatuohjelmasta tai -järjestelmästä Liite 7: Lyhyt kuvaus tarjoajan sijaisjärjestelmästä Hyvinkäätä koskien Liite 8: Hintalomake (tarjouspyynnön liite 10) täytettynä, harmaalla korostetut sarakkeet Liite 9: Tilaustarjoiluhinnasto sisältäen tarjoilutyötunnin hinnan arkipäivisin ja arki-iltaisin Tilaaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouspyynnön kohdetta tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Tarjoajia kehotetaan tutustumaan ennen tarjouksen jättämistä Näin teet tarjouksen Hyvinkään kaupungille -ohjeeseen. Ohje löytyy kaupungin Internet-sivuilta osoitteesta Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa sähköisesti klo 9.00 mennessä Tekniikan ja ympäristön toimialan kirjaamoon osoitteeseen: tekniikka@hyvinkaa.fi. Tarjoaja ymmärtää, että annettu tarjous sitoo tarjoajaa. Jos tarjoaja vetää tarjouksensa pois tarjousten avaamisen jälkeen, on hankintayksiköllä oikeus sakkoon (tarjoaja maksaa sakon hankintayksikölle). Hankintayksiköllä on oikeus sakkoon osoittamatta, että tarjoajan vetäytymisestä olisi aiheutunut hankintayksikölle vahinkoa. Sakon suuruus on euroa. Sakko ei poista hankintayksikön oikeutta vaatia vahingonkorvausta.

7 7 10. TARJOUSLOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN Tarvittavat tiedot (harmaalla korostetut sarakkeet) täytetään eri välilehdille halutusta osakokonaisuudesta tai halutuista osakokonaisuuksista. Taulukkoon ei saa lisätä eikä poistaa tuotteita eikä rivejä. Hinnat annetaan kahden desimaalin tarkkuudella. Hinnat ovat voimassa saakka. Hintoihin lisätään laskutettaessa kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Kouluruokailu myydään toistaiseksi arvonlisäverottomana. Kyläkoulujen palvelutyö laskutetaan arvonlisäverottomana, päivähoidon palvelutyö arvonlisäverollisena. Sote-palveluihin lisätään laskutettaessa arvonlisävero. Ateriahintojen pitää sisältää kaikki työ- ateria-, elintarvike- ja kuljetuskustannukset Osakokonaisuudessa 1. Tarjouksenantolomakkeelle kirjataan tarjoushinta / ateria. Osakokonaisuus 1: Tarjouksenantolomakkeelle välitystuotteet välilehdelle on koottu tuoteryhmittäin volyymiltaan isoimmat elintarvikkeet. Tuotteille on annettu painokertoimet, jotka eivät kuitenkaan tarkoita ostomääriä myyntierinä. Välitystuotteista kirjataan arvonlisäveroton á-hinta. Osakokonaisuuksissa 2-3 kysytään palvelutyönhintaa/päivä eroteltuna erikseen koulun ja päiväkodin työosuudet. Tarjouksenantolomakkeelle kirjataan ylläpitosiivouksen kustannukset euroissa / määritetty ajanjakso, perussiivouksen kustannukset euroa / vuosi, ikkunoiden läpipesu ja ikkunoiden pesu kahdelta pinnalta. Tarjouslomakkeeseen kirjataan myös kohdekohtaiset työtunnit ylläpitosiivousta koskien. Tilaaja pidättää oikeuden vaatia lisäselvityksiä, jos tarjoajan esittämä tuntimäärä vaikuttaa liian alhaiselta vaadittuun puhtaustasoon nähden. Kiinteistöhoidosta pyydetään kuukausihintaa Osakokonaisuudelle 3. Laskutus tapahtuu 12 kuukaudelta vuodessa. Tarjouksenantolomakkeen viimeiselle välilehdelle linkittyvät vertailuluvut yhteensä. Tarjoaja tarkastaa ennen tarjouksen jättämistä, että tarjousta annettaessa käytetyt kaavat ovat oikeelliset ja että tarjouksen kokonaissummat välittyvät koontitaulukkoon. 11. PALVELUTUOTTAJAN TAI PALVELUTUOTTAJIEN VALINTA Hyvinkään kaupunki haluaa hankkia tarkoituksenmukaista laatutasoa noudattavia palveluita. Ateria- ja puhtauspalveluiden laatuvaatimukset on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoihin tarkasti kohde- ja tilakohtaisesti. Tästä syystä kysytään halutulle tarkoituksenmukaiselle palvelulaadulle tuotantohintaa. Tarjousten valintaprosessi toteutetaan kaksivaiheisesti Tarjousten valintaprosessin ensimmäinen vaihe: Halvimman hinnan osakokonaisuuksista 1, 2 ja 3 yhteenlaskettuna antanut yritys voittaa osakokonaisuuden 1. Tarjoaja kertoo tarjouslomakkeella, haluaako tarjoaja, joka ei voita tarjousten valintaprosessin ensimmäistä vaihetta, että yrityksen tarjoamat osakokonaisuudet 2 ja 3 ovat mukana tarjousvertailun toisessa vaiheessa. Valinta kyllä / ei.

8 8 Tarjousten valintaprosessin toinen vaihe: Osakokonaisuuden 2 voittaa siitä halvimman tarjouksen tehnyt yritys. Osakokonaisuuden 3 voittaa siitä halvimman tarjouksen tehnyt yritys. Jos yksikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia tai tehdä hankintapäätöstä, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Hankinta voidaan keskeyttää myös muista hankintalain 125 :n tarkoittamista syistä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 12. HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätös annetaan tiedoksi viimeistään LIITTEET Liite 1 Ateriapalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus 1 Liite 2 Puhtauspalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus 1 Liite 3 Ateriapalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus 2 ja 3 Liite 4 Puhtauspalvelun volyymit ja palvelukuvaus, osakokonaisuus 2 ja 3 Liite 5 Kiinteistönhoidon palvelukuvaus, osakokonaisuus 3 Liite 6 Sopimus Liite 7 JYSE 2014 Liite 8 Palkkio -sanktiomallin kriteerit Liite 9 Hyvinkään kaupunki, Tarjouskilpailuliite Liite 10 Tarjouksenantolomake Liite 11 ESPD-lomake