Tarjouspyyntö: Naantalin kaupungin saaristoalueen; Rymättylä, Merimasku, Velkua sekä kantakaupungin kahden kohteen koulujen, päiväkotien ja

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö: Naantalin kaupungin saaristoalueen; Rymättylä, Merimasku, Velkua sekä kantakaupungin kahden kohteen koulujen, päiväkotien ja hoivalaitosten/kotipalvelun ateriapalvelut ajalle xx.xx.20xx xx.xx.20xx

2 Sisällys 1 Naantalin kaupungin esittely Hankinnan kohde Hankintamuoto Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuuden arviointi Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Alihankinnat Hinnat Maksuehdot Tilat ja korvaukset tilojen ja laitteiden käytöstä Tarjouksen jättäminen Lisätiedot... 6 Liitteet

3 1 Naantalin kaupungin esittely Naantali Kaikkien Kultaranta Naantalin kaupunki on kasvava ja vetovoimainen lähes asukkaan kaupunki, jossa hallinto-, sivistys-, peruspalvelu- ja ympäristövirastoissa on noin 1200 työntekijää. Naantali on savuton työpaikka. Naantalin kaupungin Ateriapalvelut huolehtii päiväkotien, koulujen ja hoivalaitosten/kotipalvelun tarvitsemien ateriapalvelujen tuottamisesta. Lisäksi järjestetään henkilöstöruokailua sekä erilaisia kokoustarjoiluja. Palveluksessamme on 74 henkilöä, joista osa on yhdistelmätehtäviä hoitavia palveluvastaavia. Lisätietoa Naantalin kaupungista on osoitteessa 2 Hankinnan kohde Pyydämme tarjousta Naantalin kaupungin saaristoalueella tarvittavista ateriapalveluista; Rymättylän koulu, Rymättylän päiväkoti, Rymättylän Katavakoti (tehostetun palveluasumisen yksikkö), Rymättylän kotipalveluateriat, Merimaskun koulu, Merimaskun päiväkoti, Merimaskun kotipalveluateriat, Velkuan koulu, Palvelukeskus Kummeli (tehostettu palveluasuminen ja päiväkoti), Velkuan kotipalveluateriat, Kultarannan koulu (Luonnonmaa), Viialan päiväkoti (Luonnonmaa). Lisäksi eläkeläisten/veteraanien on mahdollista ruokailla etukäteen sovittaessa erillisillä ruokailulipukkeilla Rymättylän Katavakodissa, Merimaskun koululla, Kummelin palvelukeskuksessa sekä Kultarannan koululla. Ateriapalvelujen erittely liitteenä (LIITE 1) Ateriat sisältävät seuraavan palvelukokonaisuuden: - asiakastyypin mukaisen ateria- ja ruokasuunnittelun - perusruoan ja erityisruokavalioiden ruoanvalmistuksen sekä jakelun ja astiahuollon - laadunhallinnan ja seurannan yhteistyössä tilaajan kanssa - tilaukseen perustuvan laskutuksen Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä pyydettävät selvitykset/kuvaukset. Tuottajan on noudatettava voimassaolevaa elintarvikelainsäädäntöä. Sopimus tehdään ajankohdaksi xx.xx.20xx xx.xx.20xx (kolme vuotta). Osatarjoukset hyväksytään alueittain (Rymättylä, Merimasku, Velkua, Luonnonmaa). Sopimukseen liitetään optiomahdollisuus vuotta. 3

4 3 Hankintamuoto Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Ateriapalvelujen hankinta kilpailutetaan sähköisesti Cloudiassa ( Naantalin kaupunki noudattaa hankinnoissa julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) sekä asetusta julkisista hankinnoista 614/2007 ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). 4 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuuden arviointi 4.1 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavasti: - Tarjousten avaaminen - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten vertailu - Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen - Hankintasopimuksen solmiminen 4.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi toteutetaan liitteen 3 kohdan 1.1 mukaisesti. Mikäli pakolliset vaatimukset eivät täyty, tarjous hylätään. (LIITE 3) 4.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen mukana tulee toimittaa asianmukaisesti täytetyt liitteet. Tarjouksia, joista liitteet puuttuvat kokonaan tai ne ovat puutteellisesti täytetty, ei huomioida. 5 Alihankinnat Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin tuottajaa. Tuottaja 4

5 vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan ja alihankkijoiden työn tulee olla tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista. Tarjouksessa on oltava selvitys siitä, minkä osan palveluista tarjoaja mahdollisesti antaa alihankintana muulle palveluntuottajalle sekä nimettävä ehdotetut alihankkijat. 6 Hinnat Hinnat ilmoitetaan yksikköhintoina ilman arvonlisäveroa. Hinnat ilmoitetaan /ateria palvelukuvauksen mukaisesti. Kuukausiveloitus lasketaan ateriahinta x kpl-määrä x toimintapäivät / 12. Esim. kouluateria 3,10 x 180 x 189 / 12 = 8 788,50 /kk ( ,00 /vuosi) Hinnat on ilmoitettava liitteenä (LIITE 6) olevalla hintalomakkeella kiinteinä arvonlisäverottomina kokonaishintoina. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailussa käytetään hintalomakkeen vertailuhintaa. Hinnat ovat sitovia kaksi (2) vuotta. Mahdollisten optiovuosien toteutuessa hintoihin on tarkistusmahdollisuus kustannusten nousua vastaavaksi. Tarjouksen on oltava voimassa kuusi (6) kuukautta tarjouksen jättöajankohdasta. 7 Maksuehdot Tilaaja maksaa palvelumaksun tilatun ateriamäärän mukaan kerran kuukaudessa. Maksuehto 21 pv netto. Viikkoa ennen peruutetut ateriat hyvitetään. Henkilöstön itse maksamien aterioiden käytäntö sovitaan sopimusneuvotteluissa erikseen. 8 Tilat ja korvaukset tilojen ja laitteiden käytöstä Kaupungin omistama keittiötila on palveluntuottajan yksinoikeudellisessa käytössä ja vastuulla ja Naantalin Tilalaitos perii siitä määrittelemänsä vuokran erillisellä vuokrasopimuksella. Palveluntuottaja ei saa käyttää tiloja muuhun toimintaan ilman tilaajan lupaa. Veloitusperusteesta sovitaan muun käytön aiheuttamien kustannuksien edellyttämässä laajuudessa. Keittiötiloihin liittyvien koneiden ja laitteiden ym. irtaimiston käytöstä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa (lunastaako Palveluntuottaja koneet ja laitteet sekä irtaimiston käyttöönsä vai toimiiko omalla kalustollaan). 5

6 9 Tarjouksen jättäminen Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Osatarjoukset hyväksytään alueittain (Rymättylä, Merimasku, Velkua, Luonnonmaa) Sitova tarjous on toimitettava viimeistään xx.xx.20xx klo mennessä osoitteeseen: Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajan edellytetään tutustuvan tarjouspyynnössä mainittuihin kohteisiin. Jos tarjoaja ei ole käynyt tutustumassa ennakkoon em. tiloihin, ei tarjousta huomioida. Kohteisiin on mahdollisuus tutustua xx.xx.20xx xx.xx.20xx, klo välisenä aikana. Tutustumisajasta sopimiseksi tarjoajan tulee olla yhteydessä ruokapalvelunjohtaja Irma Taka-Pramiin, yhteystiedot puh Kohteisiin tutustumiset ovat mahdollisia vain sovitusti. Kohteisiin tutustumisen yhteydessä ei vastata kysymyksiin, vaan kysymykset tulee esittää Cloudian kautta tarjouspyynnön kohdan 10 mukaisesti. Kaikki tarjouspyynnössä mainitut kohteet kierretään samalla tutustumiskerralla. Tilaaja huolehtii kuljetuksista. Tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön yhteystiedot ja tämän varahenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite tulee mainita tarjouksessa. Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan erillisellä liitteellä (hinta ei voi olla liikesalaisuus). Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. Tarjouksen tulee olla voimassa xx.xx.20xx saakka (6 kk tarjouksen jättöajankohdasta). Tilaaja ei maksa palkkioita tarjousten tekemisestä. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta ja myös olla tekemättä yhtään sopimusta. 10 Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava xx.xx.20xx klo mennessä Cloudia-kilpailutusohjelman kautta. Kysymykset tulee toimittaa suomen kielellä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan kaikille osallisille Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä xx.xx.20xx. 6

7 Tarjoajan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Lisätietoja antaa kiinteistöpäällikkö Pekka Alm, puh sekä palvelupäällikkö Heli Rantala, puh Naantali xx.xx.20xx Naantalin kaupunki allekirjoitus allekirjoitus Liitteet LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 Ateriapalveluiden erittely Tilattavan ateriapalvelun kuvaus ja laatuvaatimukset Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuusvaatimukset Yhteenveto tarjoajien ja tarjousten kelpoisuudesta Kustannusvastuut Hintalomake Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Turvallisuusliite Sopimusluonnos 7