JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku

Transkriptio

1 JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku Versio: Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto Soveltamisala Termit ja määritelmät Standardisalkku Standardisalkun sijainti Standardisalkkujen käyttö Standardisalkun hallinnointimalli Organisaatio ja toimintamalli Standardien valikointi julkisen hallinnon salkkuun Salkussa olevien standardien version päivittäminen Standardien poistaminen salkusta Aluekohtaiset standardisalkut Opastavat tiedot /5

2 1 Johdanto Tässä suosituksessa määritellään julkisen hallinnon standardisalkku, eli kokoelma standardeja tai muita vastaavia eritelmiä, joita suositellaan käytettäväksi julkisen hallinnon tietohallinnossa. Standardeilla ja muilla niihin verrattavilla eritelmillä on suuri vaikutus tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja niissä olevien tietojen semanttisen yhteismitallisuuden toteutumiseen. Yhteentoimivuus on ensiarvoisen tärkeää julkisen hallinnon organisaatioille, koska ne joutuvat jatkuvasti vaihtamaan tietoja sekä keskenään että muiden toimijoiden kanssa. Puutteellinen yhteentoimivuus aiheuttaa ylimääräistä työtä ja kustannuksia ja voi johtaa oleellisen tiedon kadottamiseen sitä siirrettäessä. Yhteentoimivuus auttaa myös välttämään tilanteita, joissa tietojärjestelmää ei voida kilpailuttamalla vaihtaa, koska uuteen järjestelmään siirtyminen olisi liian vaikeaa tai kallista. Julkisen hallinnon tietohallinnon kokonaisuutta koordinoidaan kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä, jonka avulla yhteentoimivuuteen pyritään mm. yhteisistä standardeista sopimalla. 2 Soveltamisala Tämä suositus on tarkoitettu sovellettavaksi julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämisessä, erityisesti tietojärjestelmien ja niiden välisen yhteentoimivuuden kehittämisessä. Suositus ei ota kantaa tietoliikennettä tai IT-laitteistoja koskeviin standardeihin. 3 Termit ja määritelmät avoin eritelmä (open specification) Avoin eritelmä on standardiin rinnastettava määritys, jonka kehittämiseen sidosryhmillä on sama mahdollisuus osallistua ja jonka laatimisessa julkinen tarkastelu on osa päätöksentekoprosessia, kaikilla on mahdollisuus tutustua siihen ja eritelmään liittyvät teollis- ja tekijänoikeudet lisensoidaan FRAND-ehdoin tai rojaltivapaasti tavalla joka mahdollistaa toteutukset sekä omistusoikeudella suojatuilla että avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla. FRAND Fair, reasonable, and non-discriminatory terms on standardisointiorganisaatioiden usein käyttämä lisensointivaatimus standardisointityöhön osallistuville, jolla pyritään varmistamaan että standardeihin liittyvät lisensointiehdot ovat luonteeltaan reiluja (fair), kohtuullisia (reasonable) ja syrjimättömiä (nondiscriminatory). JHS-suositus Julkisen hallinnon suositus. JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. standardi Tunnustetun osapuolen hyväksymä dokumentti, jossa on määritelty yleistä ja toistuvaa käyttöä varten sääntöjä, ohjeita tai piirteitä tuotteille, prosesseille tai palveluille (Project Management Institute). Standardiksi hyväksyminen tässä yhteydessä ei edellytä, että sen tuottaneella ja/tai ratifioineella organisaatiolla on virallisen standardisointiorganisaation asema. Tunnustetut osapuolet hyväksytään standardisalkun hallinnoinnin kautta. yhteentoimivuus Yhteentoimivuus tarkoittaa kahden järjestelmän kykyä toimia yhteen. Tässä järjestelmä voi tarkoittaa yksittäistä tietojärjestelmää tai organisaation toimintaprosessia. Tietojärjestelmät ovat teknisesti ja tietosisällöllisesti yhteentoimivia muiden julkisen hallinnon viranomaisten tietojärjestelmien kanssa silloin kun ne käyttävät samoja tietoja tai kykenevät toimimaan yhteen rajapinnan kautta tai muulla tavalla. 2/5

3 4 Standardisalkku Standardisalkku on keskeinen tiedonhallinnan ohjauksen väline. Standardisalkku on tarkoitettu käytettäväksi tietyn alueen standardien luettelointiin, löydettävyyden helpottamiseen ja noudatettavien standardien sitovuuden ja statuksen määrittelyyn. Julkisen hallinnon standardisalkun tavoitteena on edistää: tietojärjestelmien yhteentoimivuutta palveluiden käytettävyyttä ja saavutettavuutta tietoturvaa ja tietosuojaa Strategisella tasolla standardisalkun avulla ohjataan sitä, mihin alueisiin tai asioihin standardeja edellytetään tai suositellaan. Taktisella ja operatiivisella tasolla standardisalkun avulla ohjataan sitä, miten tietyt asiat toteutetaan tai yhdenmukaistetaan. Lisäksi standardisalkku toimii työkaluna standardointi- ja suositustyön ohjaamiseen. Aluekohtaiset salkut täydentävät yleissalkkua, ja molempia pitäisi aina käyttää, kun tehdään esim. vaatimusmäärittelyitä tietojärjestelmähankintoja varten. 4.1 Standardisalkun sijainti JHS-standardisalkku sijaitsee julkisen hallinnon yhteentoimivuusportaalissa: Portaalissa olevassa standardilistauksessa näkyvät myös aluekohtaisten alisalkkujen (ks. kappale 5.5) sisällöt. Yksi standardi voi kuulua useampaan eri salkkuun. Standardilistauksessa standardeja ei ole eroteltu salkkujen, vaan käyttötarkoituksen mukaan. 4.2 Standardisalkkujen käyttö Standardisalkut ovat keskeinen tiedonhallinnan ohjauksen väline kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä ja tietohallinnon ohjauksessa. Kokonaisarkkitehtuurimallit kuten TOGAF ja JHS 179 sisältävät suosituksia standardisalkkujen kuvaamiseen. Standardisalkkuja käytetään tietyn alueen standardien luettelointiin, löydettävyyden helpottamiseen tai sitovuuden ja statuksen määrittelyyn. Standardisalkun avulla voidaan havaita, mihin seikkoihin on jo olemassa yleisesti suositeltuja määrityksiä, jolloin niitä varten ei tarvitse etsiä vaihtoehtoisia määrityksiä tai kehittää uusia esimerkiksi projektikohtaisesti. Standardisalkkuja hyödynnetään sekä strategisella tasolla (mihin alueisiin tai asioihin standardeja tarvitaan) että operatiivisella tasolla (miten tietyt asiat toteutetaan tai yhdenmukaistetaan), erityisesti kehittämistyön ohjaukseen ja yhteentoimivuuden varmistamiseen. Standardisalkut ovat keskeinen työkalu kehityshankkeille siten, että ne voivat tai niiden tulee hyödyntää salkussa olevia standardeja niiden kuvaamien seikkojen hankintaan, kehittämiseen tai toteuttamiseen. Välillisesti standardisalkkua käytetään myös työkaluna standardointi- ja suositustyössä ja sen ohjauksessa. Salkkuja voidaan hyödyntää muun muassa järjestelmien vaatimusmäärittelyissä, ratkaisumäärittelyissä tai järjestelmien (uusien tai olemassa olevien) arvioinnissa. 3/5

4 5 Standardisalkun hallinnointimalli Koko julkisen hallinnon standardisalkun hallinnasta vastaa JHS-jaoston standardisalkkuryhmä. Ryhmän jäsenistö koostuu eri aloilla toimivista standardisoinnin asiantuntijoista, erityisesti aluekohtaisten alisalkkujen hallinnoijista. Ryhmän toimintaa ohjaa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurista vastaava ryhmä. Sidosryhmät (kunnat, valtion virastot, tietojärjestelmätoimittajat, kolmannen sektorin toimijat) ovat tärkeässä roolissa aloitteiden tekijöinä ja salkkuihin tehtävien muutosten arvioijina. Standardisalkkujen hallinnoinnin tulee olla mahdollisimman avointa ja läpinäkyvää. Yhteentoimivuusportaali on työkalu myös vuorovaikutukseen standardisalkkuryhmän ja sidosryhmien välillä. Tiedonsaanti tulee varmistaa avoimella, kattavalla ja ajantasaisella viestinnällä. 5.1 Organisaatio ja toimintamalli Standardisalkkua hallinnoidaan seuraavien periaatteiden mukaisesti: Standardisalkun sisältöä koskevia aloitteita voi tehdä kuka tahansa Standardisalkun sisältöä koskevat aloitteet (mm. lisäys, muutos, poisto) käsitellään ensin standardisalkku ryhmässä, joka laatii päätöksensä mukaisesti muutosehdotukset JHS-jaostolle. Ennen käsittelyä JHS-jaostossa pyydetään lausunto julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurista vastaavalta ryhmältä, joka voi ehdottaa muutosehdotuksen hylkäämistä, pöydälle jättämistä tarkempaa analyysiä varten tai hyväksymistä. JHS-jaosto voi hyväksyä muutoksen salkkuun tai hylätä sen Seuraavissa luvuissa on kuvattu tarkemmin standardisalkun muutoskäytännöt. 5.2 Standardien valikointi julkisen hallinnon salkkuun Aloitteita lisäyksistä, muutoksista ja poistamisista voi tehdä kuka tahansa. Ensisijainen kanava on yhteentoimivuusportaali. Aloite on laadittava ja perusteltava huolellisesti, jotta sen käsittely olisi mahdollista. Ensin on syytä tunnistaa tarve, johon standardia tarvitaan ja vasta sen jälkeen tunnistaa ja määritellä standardit, jotka tämän tarpeen täyttäisivät ja perustella miksi ehdotettu standardin on sopivin ratkaisu. Aloitteet menevät ensin standardisalkkuryhmän käsittelyyn. Ryhmä voi hyväksyä tai hylätä aloitteen suoraan, tai pyytää lisäselvityksiä aloitteen tekijältä tai muilta tahoilta. Hyväksytystä aloitteesta ryhmä muotoilee muutosehdotuksen ja käynnistää kappaleessa 5.1 kuvatun prosessin. 5.3 Salkussa olevien standardien version päivittäminen Salkussa olevien standardien versioita voidaan päivittää kappaleessa 5.1 kuvatun käytännön mukaan aloitteiden perusteella. Lisäksi standardisalkkuryhmä käy määräajoin koko salkun läpi. Mikäli versiopäivitys ei oleellisesti muuta standardin luonnetta ja käyttötapoja, se voidaan tehdä standardisalkkuryhmän päätöksellä. Muussa tapauksessa päivitys käsitellään JHS-jaostossa. Ennen käsittelyä JHS-jaostossa pyydetään lausunto julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurista vastaavalta ryhmältä. 5.4 Standardien poistaminen salkusta Salkussa olevia standardeja voidaan poistaa edellisessä luvussa olevan käytännön mukaan aloitteen perusteella. Tämän lisäksi standardisalkkuryhmä käy määräajoin koko salkun läpi. JHS-jaosto vahvistaa poistot ryhmän laatiman muutosehdotuksen pohjalta. Ennen käsittelyä JHS-jaostossa pyydetään lausunto julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurista vastaavalta ryhmältä. 4/5

5 5.5 Aluekohtaiset standardisalkut Aluekohtaiset salkut perustuvat julkishallinnon salkkuun, mutta syventävät sen linjauksia ao. alueella sekä lisäämällä alakohtaisia standardeja että antamalla tarkempia ohjeita alueen standardien käytöstä. Kullakin aluekohtaisella salkulla on nimetty vastuuorganisaatio, joka kehittää salkkua yhteistyössä koko julkishallinnon salkun ylläpitäjäorganisaation kanssa. 6 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh , sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi. JHS-järjestelmän verkkosivut: Standardilistaus: 5/5