Uudistuva standardi ISO 9001:2015 Inspecta Sertifiointi Oy:n asiakaspäivät Seppo Salo Versio1,

Transkriptio

1 Uudistuva standardi ISO 9001:2015 Inspecta Sertifiointi Oy:n asiakaspäivät 2014 Seppo Salo Versio1,

2 Agenda Uudistuva standardi ISO 9001:2015 Jatkuvaa kasvua sertifikaattien määrässä ISO 9001 kehityshistoria Keskeisimmät muutokset Vaatimukset ja terminologia Laajemmin sovellettavissa ja käytettävissä Uusi yhteinen rakenne Toimintaympäristö, sidosryhmät, scope ja prosessit Johtajuus, asiakastyytyväisyys ja politiikka Riskien hallinta Miten hyödyntää muutoksen tarjoamat mahdollisuudet 2 Sertifiointiasiakkaiden päivä

3 ISO 9001 sertifikaattien määrä Suomessa Lähde: ISO Survey 3 Sertifiointiasiakkaiden päivä

4 ISO 9001 sertifikaatit maailmalla Sertifiointiasiakkaiden päivä Lähde: ISO Survey

5 Standardin ISO 9001 kehityshistoria Ensimmäinen ISO 9001 julkaistiin 1987 Keskittyi pääosin tuotteen tarkastamiseen Siihen tehtiin lieviä tarkennuksia 1994 Vähäisiä muutoksia vaatimuksiin Standardiin tehtiin suuria muutoksia 2000 Prosessimaisuus, resursointi, prosessien suorituskyky, uuden suunnittelun pakollisuus (ISO 9002 standardi kumottiin) Standardiin tehtiin vähäisiä muutoksia 2008 Vastuu alihankinnan vaatimusten mukaisuudesta Vuoden 2015 versioon on tulossa suuria muutoksia Standardiuudistuksen aikataulu /2014 DIS Draft International Standard 7/2015 9/2015 FDIS ISO 9001:2015 Final DIS 9/2018 Siirtymäaika päättyy 5 Sertifiointiasiakkaiden päivä

6 Muutoksia vaatimuksissa ja terminologiassa Rakenne ja terminologia Annex SL:n rakenne käytössä, uusia termejä otettu käyttöön Dokumentointivaatimuksia on vähennetty esim. laatukäsikirjaa ei tarvitse enää laatia, sen sijaan tulee olla laadunhallintajärjestelmä ja sen prosessit Johdon edustajaa ei tarvitse nimetä, mutta voi olla tarvetta vastaavan roolin säilyttämiseen Ehkäisevät toimenpiteet on terminä poistettu ajatellaan että koko laatujärjestelmä toimii ehkäisevänä työkaluna, varsinkin kun riskiperusteinen ajattelutapa on tullut mukaan Tuote on korvattu termillä Tuotteet ja palvelut (products and services) Termi sisältää kaikki prosessien tuloksena syntyvät outputit, myös prosessien tulokset, jotka ovat inputteja seuraavaa prosessivaihetta varten Työympäristö korvattu termillä Ympäristö prosessien toimintaa varten Ostettu tuote korvattu termillä Ulkoisesti toimitettu tuote tai palvelu Jakelija korvattu termillä Ulkoinen toimittaja 6 Sertifiointiasiakkaiden päivä

7 Uusia vaatimuksia Organisaation toimintaympäristö Yrityksen ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristön ymmärtäminen Sidosryhmien tarpeiden ja odotusten ymmärtäminen Johtajuuden osoittaminen Vastuu järjestelmästä, sen tehokkuudesta ja liiketoiminnan ja prosessien yhteensovittamisesta Ylimmän johdon on osoitettava johtajuutta toimittava esimerkkinä ja edistettävä organisaation tietoisuutta tavoitteiden saavuttamisen tärkeydestä Tuettava muita johtoon kuuluvia johtajuuden osoittamisessa Riskiperusteinen ajattelutapa Riskien hallinnan + laatujärjestelmän yhteinen tehtävä on toimia ehkäisevänä työkaluna Ei vaatimusta dokumentoidusta riskienhallintaprosessista Standardin vaatimusten soveltaminen Kun jotakin vaatimusta voidaan soveltaa sitä on sovellettava laatujärjestelmässä Jos jotakin vaatimusta ei voi soveltaa, se on perustelujen myötä mahdollista jättää ottamatta huomioon Dokumentoitu informaatio Kuten aiemmat asiakirjat ja tallenteet, kaksi tärkeää termiä: säilyttää ja ylläpitää di:tä Ulkoistettujen tuotteiden ja palvelujen hallinta Ulkoistetut tuotteet palvelut ja prosessit halittava riskiperusteisesti ja määritettävä niiden valvonta 7 Sertifiointiasiakkaiden päivä

8 Tavoitteena prosessimaisen lähestymistavan syventäminen Uusi standardiversio vahvistaa edelleen prosessien hallintaa. Kohdassa 4.4. Quality Management system and its processes esitetään vaatimuksia, jotka ovat oleellisia prosessimaisen lähestymistavan käyttöönotolle: toimintaa johdetaan prosesseina (ylin johto vastaa johtamisesta) kaikki tuotteet ja palvelut syntyvät prosessien tuloksena prosesseihin liittyvät riskit ja mahdollisuudet tunnetaan ja hallitaan Laatujärjestelmän prosessien avulla varmistetaan: vaatimusten mukaiset tuotteet ja palvelut ja asiakastyytyväisyys vaatimusten ymmärtäminen ja niiden johdonmukainen täyttäminen prosessien suunnittelu ja hallinta lisäarvon tuottamisen kannalta saavutetaan tehokas prosessien suorituskyky prosessien tavoitteellinen kehittyminen datan ja informaation analysoinnin avulla vastuut ja resurssit prosessien toiminnan onnistumiseksi ovat olemassa 8 Sertifiointiasiakkaiden päivä

9 Uudet laadunhallinnan periaatteet a Laadunhallinnan periaatteet ISO 9000, 8 kpl Customer focus Leadership Involvement of people Process approach System approach Continual improvement Fractual approach to decision making Mutually beneficial supplier relationships Uudet laadunhallinnan periaatteet ISO 9001:2015 Annex A Customer focus Leadership Engagement of people Process approach Improvement Evidence based decision making Relationship management 9 Sertifiointiasiakkaiden päivä

10 Annex SL johtamisjärjestelmien uusi rakenne Johtamisjärjestelmästandardien yhteinen rakenne perustuu ISO:n laatimaan hallintajärjestelmien standardiohjeeseen: ISO/IEC Directives, Part 1, Consolidated ISO Supplement Procedures specific to ISO, 2012 >> Annex SL Jatkossa yhteinen Annex SL:n mukainen rakenne on käytössä kaikissa uusissa ISO:n vaatimusstandardeissa: Yhteinen ylätason rakenne Yhteiset avaintermit ja niiden määritelmät Yhteiset tekstiosat 10 Sertifiointiasiakkaiden päivä

11 Annex SL johtamisjärjestelmien uusi rakenne 1. Scope 2. Normative references 3. Terms and definitions 4. Context of the organization 4.1 Understanding the organization and its context 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties 4.3 Determining the scope of the XXXmanagement system 4.4 XXX management system 5. Leadership 5.1 Leadership and commitment 5.2 Policy 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities 6. Planning 6.1 Actions to address risks and opportunities 6.2 XXX objectives and planning to achieve them 11 Sertifiointiasiakkaiden päivä

12 Annex SL johtamisjärjestelmien uusi rakenne 7. Support 7.1 Resources 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.5 Documented information 8. Operation 8.1 Operational planning and control 9. Performance evaluation 9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation 9.2 Internal audit 9.3 Management review 10. Improvement 10.1 Nonconformity and corrective action 10.2 Improvement 12 Sertifiointiasiakkaiden päivä

13 Rakennemuutokset ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 PDCA 1 Scope 1 Scope 2 Normative references 2 Normative references 3 Terms and definitions 3 Terms and definitions 4. Quality Management System 4. Context of the organization PLAN 5 Management responsibility 5 Leadership PLAN 6 Planning PLAN 6 Resource Management 7 Support PLAN 7 Product Realization 8 Operation DO 8 Measurements, anlysis and Improvement 9 Performance evaluation CHECK 10 Improvement ACT 13 Sertifiointiasiakkaiden päivä

14 4 Organisaation toimintaympäristö 4 Organisaation toimintaympäristö 4.1 Organisaation toimintaympäristön ymmärtäminen 4.2 Sidosryhmät, odotukset ja tarpeet 4.3 Laatujärjestelmän soveltamisalan määritteleminen 4.4 Laatujärjestelmä ja sen prosessit 14 Sertifiointiasiakkaiden päivä

15 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen 4.1 Organisaation tulee määrittää sisäiset ja ulkoiset tekijät jotka ovat merkityksellisiä sen tarkoituksen ja strategisen suunnan kanssa ja jotka vaikuttavat laatujärjestelmän mahdollisuuksiin saavuttaa suunnitellut tulokset Mitä tarkoittaa: 1. Tunnistettava organisaation sisäiset seikat vahvuuksista ja puutteista vahvuudet ja puutteet pätevyyksistä ja osaamisessa toimintaympäristöön liittyvät seikat tuotteet, palvelut prosessit ja niiden vaikutukset 2. Tunnistettava ulkoiset vaikutukset resurssien saatavuus ja vaihtelu sijaintipaikan vaikutukset hyödyt ja haitat liikenne- ja tietoliikenneyhteydet kilpailutilanteen vaikutus ja muutokset alihankintaverkoston saatavuus ja vaikutus Mitä hyötyjä: pysytään jatkuvasti tilanteen tasalla yllätykselliset tilanteet vähenevät kyetään vähentämään yllättävien muutosten haitallisten vaikutuksia on mahdollista tehdä ennakoivia päätöksiä ja toimenpiteitä opitaan havaitsemaan vähitellen yhä pienempiä vaikuttavia seikkoja omaa järjestelmää voidaan kehittää oikeaan ja tavoitteiden mukaiseen suuntaan oman liiketoiminnan hallittavuus ja kannattavuus paranee johtamiseen saadaan jatkuvuutta ja vakautta 3. Ylläpidettävä tilannenäkymää sisäistä ja ulkoisista seikoista 15 Sertifiointiasiakkaiden päivä

16 4.1 Organisaation toimintaympäristö Alihankintaverkostot Lakisääteiset vaatimukset Kilpailijat Asiakasvaatimukset Oy Yritys Ab Prosessit, tuotteet, palvelut, järjestelmät henkilöstö, tietotaito Omistajien vaatimukset Sidosryhmien vaatimukset Liikenneverkosto 16 Sertifiointiasiakkaiden päivä

17 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen 4.2 Johtuen vaikutuksista tai mahdollisista vaikutuksista tarjota jatkuvasti asiakasvaatimukset ja lakisääteiset vaatimukset täyttäviä tuotteita ja palveluja organisaation tulee määrittää: a) Sidosryhmät, joilla on vaikutusta laatujärjestelmään b) Niiden sidosryhmien vaatimukset joilla on merkitystä laatujärjestelmän kannalta Mitä tarkoittaa: 1. Tunnistettava merkittävät sidosryhmiä: naapurusto ja paikalliset toimijat alueelliset ja kansalliset toimijat kansainväliset toimijat viranomaiset ja rahoittajat yhteistyökumppanit toimittajat ja alihankkijat 2. Tunnistettava merkittävät tarpeet: tontin siisteys ja järjestys melu, pöly, savu, noki, hajut ym. liikenteen määrä ja vaarat paikallisten resurssien käyttö yhteistoimintamahdollisuudet vesilaitos, sähkölaitos, ravintola, ym. viranomaisten tarpeet Mitä hyötyjä: kyetään parantamaan yrityksen imagoa saadaan aikaan myönteinen ilmapiiri paikalliset toimijat suhtautuvat positiivisesti kyetään kehittämään uutta liiketoimintaa voidaan löytää sopivia resursseja kyetään pitämään kustannukset hallinnassa (yhteistyö) hyvä yhteistyö auttaa aina kaikkia osataan ottaa oikeita asioita huomioon laatujärjestelmässä 17 Sertifiointiasiakkaiden päivä

18 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen 4.3 Organisaation tulee määrittää laatujärjestelmän rajat ja soveltaminen määrittääkseen laatujärjestelmän soveltamisalueen Kun soveltamisalaa määritetään tulee ottaa huomioon kohdan 4.1 sisäiset ja ulkoiset tekijät ja kohdan 4.2 sidosryhmien vaatimukset sekä tuotteet ja palvelut Mitä tarkoittaa: 1.Tulee tunnistaa ulkoiset rajat joiden sisällä toimitaan ja sovelletaan laatujärjestelmää: fyysisen toiminnan rajat paikallisesti, alueellisesti, kansallisesti ja globaalisti toiminta-alue fyysisesti (tuotteiden ja palvelujen myyntialue) oman toiminnan vaikutusalue (erilaiset verkostot ja liittymät esim. sähkö, vesi, viemäri ym.) oman organisaation kaikki yksiköt omat tuotteet kilpailukentässä kaikki omat toiminnot ja prosessit ja niiden toteutuspaikat kaikki ulkoistetut toiminnot ja prosessit Mitä hyötyjä: ymmärretään oman toiminta-alueen vaatimukset ja vaikutukset ymmärretään kaikkien osa-alueiden muodostama kokonaisuus ymmärretään heikot kohdat, joihin oma vaikutus on vähäisempi kyetään löytämään riskit helpommin tarkka soveltamisalan määrittely lisää organisaation ymmärrystä hallittavasta kokonaisuudesta löydetään raja-alueiden mustat aukot 18 Sertifiointiasiakkaiden päivä

19 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen 4.3 Kun jotakin standardin vaatimusta voidaan soveltaa määritetyn soveltamisalan puitteissa tulee organisaation soveltaa sitä Mikäli jotakin vaatimusta ei voida soveltaa, sillä ei saa olla vaikutusta tuotteiden ja palvelujen vaatimustenmukaisuuteen Mitä tarkoittaa: 1.Standardin vaatimusta on sovellettava kun: soveltaminen on mahdollista ja vaatimusta vastaava toiminto on olemassa organisaation omassa toiminnassa tai organisaatiossa toiminto on olemassa organisaation ulkopuolella ulkoistamispäätöksen seurauksena otettava huomioon sekä tuotteet että palvelut 2. Standardin vaatimusta ei tarvitse soveltaa kun: vaatimus kohdistuu toimintoon, jota ei ole olemassa organisaation toiminnassa tai ulkoistettuna kun vaatimusta ei sovelleta se tulee perustella kirjallisesti Mitä hyötyjä: saadaan johtamisjärjestelmän piiriin koko organisaatio, ja kaikki sen toiminnot ulkoistetut toiminnot otetaan paremmin hallintaan koko organisaatio saadaan sitoutumaan yhteisen johtamisjärjestelmän mukaiseen toimintaan kyetään paremmin hahmottamaan prosessien muodostama kokonaisuus 19 Sertifiointiasiakkaiden päivä

20 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen 4.4 Tulee määrittää, toteuttaa, ylläpitää ja jatkuvasti parantaa laatujärjestelmää mukaan lukien sen prosessi ja niiden vuorovaikutukset Tulee määrittää laatujärjestelmän prosessit ja niiden soveltaminen organisaatiossa Mitä tarkoittaa: Kaikki ajatellaan syntyvän prosessien tuloksena Järjestelmä on prosesseista muodostuva kokonaisuus Prosessit on otettava johtamisen piiriin Prosesseja tulee seurata, mitata, analysoida ja kehittää tosiasioihin perustuen Prosesseille tulee määrittää vastuut ja valtuudet (mm. kehitysvastuu = prosessinomistaja) Prosessien tuloksissa ja kehittämisessä on otettava huomioon riskit ja mahdollisuudet Mitä hyötyjä: Johto kykenee helpommin hahmottamaan osista koostuvan kokonaisuuden Prosessien avulla laatujärjestelmästä muodostuu osista koostuva kokonaisuus Hallitsemalla ja kehittämällä kutakin osaa kerrallaan saadaan aikaan parempia tuloksia Ihmisten on helpompi ymmärtää pienempää osakokonaisuutta ja kehittää sitä Auditoinit, seuranta ja mittaaminen voidaan kohdistaa prosessikohtaisesti, jolloin tulokset ovat selkeämpiä ja paremmin tulkittavissa Henkilöstön on helpompi oppia ja ymmärtää oman prosessin ohjeet ja toimintatavat Riskienhallinta vähentää epätoivottuja tapahtumia 20 Sertifiointiasiakkaiden päivä

21 5 Johtajuus 5 Johtajuus 5.1 Johtajuus ja sitoutuminen Johtajuus ja sitoutuminen laatujärjestelmään Asiakaskeskeisyys 5.2 Laatupolitiikka 5.3 Toiminnalliset roolit, vastuut ja valtuudet 21 Sertifiointiasiakkaiden päivä

22 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen 5.1 Ylimmän johdon osoitettava johtajuutta ja sitoutumista laatujärjestelmään Mitä tarkoittaa: 1. Johtajuus: edistää jatkuvaa parantamista varmistaa laatupolitiikan toteutumisen tiedottaa prosessimaisen toiminnan eduista ohjaa henkilöstöä edistämään laatujärjestelmän tavoitteiden saavuttamista varmistaa politiikan ja laatutavoitteiden yhteensopivuuden liiketoimintastrategiaan tukee muuta johtoa johtajuuden osoittamisessa 2. Sitoutuminen laatujärjestelmään varmistaa järjestelmän resurssien riittävyyden ottaa vastuun laatujärjestelmän tehokkuudesta varmistaa yhteensopivuuden järjestelmän vaatimusten ja liiketoimintaprosessien välillä vastaa että järjestelmä saavuttaa asetetut tavoitteet Mitä hyötyjä: järjestelmä saadaan oikeasti palvelemaan liiketoiminnan tarpeita ja toteuttamaan strategiaa johdon esimerkillinen toiminta rohkaisee organisaatiota toimimaan tavoitteellisesti johtoryhmän yhtenäisyys paranee ja johdon viestit tavoittavat paremmin koko organisaation laatupolitiikka ja laatutavoitteet ohjaavat toimintaa resurssitarpeet hallitaan paremmin järjestelmä ja prosessit muodostavat hallittavan kokonaisuuden järjestelmän tehokkuutta ja tuloksellisuutta seurataan kehitetään vastuu ymmärretään siellä minne se kuuluu järjestelmä saadaan paremmin sovitettua palvelemaan asiakkaiden tarpeita riskiperusteinen ajattelu saadaan toimimaan tehokkaasti ja palvelemaan liiketoiminnan tarpeita 22 Sertifiointiasiakkaiden päivä

23 4.1 Organisaation ja toimintaympäristön tunnistaminen ymmärtäminen Ylimmän johdon tulee osoittaa johtajuutta ja sitoutumista asiakaskeskeisyyteen Mitä tarkoittaa: asiakasvaatimukset tulee selvittää ja ymmärtää sidosryhmien vaatimukset tulee selvittää ja ymmärtää vaatimukset on hyvä kirjata ja ylläpitää, jotta niiden saavuttaminen voidaan todeta riskit ja mahdollisuudet tulee tunnistaa, hallita ja ymmärtää miten ne vaikuttavat tuotteiden ja palvelujen vaatimustenmukaisuuteen ja asiakastyytyväisyyteen tulee tavoitella jatkuvasti vaatimustenmukaisten tuotteiden ja palvelujen toimittamista asiakastyytyväisyyttä tulee seurata ja parantaa jatkuvan parantamisen periaatteella Mitä hyötyjä: hallitaan paremmin asiakasrajapinta ja siinä tapahtuvat muutokset hallitaan myös muu ympäröivä yhteiskunta ja siinä tapahtuvat muutokset kyetään oikeasti toteamaan että asiakas- ja lakisääteiset vaatimukset on täytetty hallitaan epätoivotut ilmiöt ja tapahtumat siten että ne eivät vaikuta haitallisesti asiakassuhteisiin tai yhteiskunnallisiin suhteisiin kyetään varmistumaan omien tuotteiden ja palvelujen laadusta ja vaatimustenmukaisuudesta luodaan kilpailuetua parantamalla jatkuvasti asiakkaiden ja ympäröivän yhteiskunnan tyytyväisyyttä parannetaan kykyä kommunikoida asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa 23 Sertifiointiasiakkaiden päivä

24 Mikä muuttuu poimintoja ISO/DIS 9001: Laatujärjestelmän suunnittelu 6 Laatujärjestelmän suunnittelu 6.1 Riskeihin ja mahdollisuuksiin kohdistuvat toimenpiteet 6.2 Laatutavoitteet ja suunnitelma niiden toteuttamiseksi 6.3 Muutostenhallinta 24 Sertifiointiasiakkaiden päivä

25 6 Laatujärjestelmän suunnittelu Kun laadunhallintajärjestelmää suunnitellaan, organisaation tulee harkita asiakokonaisuudet, jotka kohdistuvat kohtaan 4.1 sekä vaatimukset, jotka kohdistuvat kohtaan 4.2 ja määrittää riskit ja mahdollisuudet Mitä tarkoittaa: tulisi olla valittuna menetelmä tunnistaa ja hallita riskit ja mahdollisuudet (ei edellytetä ISO mukaista riskienhallintaa) menetelmä ja siihen liittyvät menettelyt tulee siirtää osaksi laatujärjestelmän prosesseja käytössä olevaa menetelmää sovelletaan: organisaation sisäiseen toimintaan toimintaympäristöstä tuleviin seikkoihin asiakasvaatimuksiin sidosryhmien vaatimuksiin tavoitteellinen mahdollisuuksien hyödyntäminen auttaa laatujärjestelmää saavuttamaan tavoitellut tulokset riskien hallinta estää epätoivotut vaikutukset järjestelmässä ja asiakastyytyväisyydessä riskienhallinnan tehokkuutta tulee arvioida Mitä hyötyjä: vakiomenetelmä riskien tunnistamiseen ja hallintaan auttaa valjastamaan koko organisaation mukaan kun menetelmä otetaan prosesseissa käyttöön se varmistaa onnistumisen ja toimii ehkäisevänä tekijänä kaikkialla riskit ja mahdollisuudet havaitaan ennalta ja ne voidaan ottaa hallintaan hallitulla tavalla mahdollisuudet voidaan hyödyntää sitä tehokkaammin mitä aikaisemmin ne havaitaan = näkyy tuloksissa riskit kyetään hallitsemaan toimenpiteiden avulla eivätkä ne aiheuta kustannuksia asiakastyytyväisyys kyetään säilyttämään hyvänä joka näkyy yleensä liiketoiminnan tuloksissa kun käytössä on hyvin määritelty vakiomenetelmä sen tehokkuutta ja toimivuutta voidaan arvioida ja parantaa jatkuvan parantamisen periaatteella 25 Sertifiointiasiakkaiden päivä

26 Aikataulu Hyödynnä mahdollisuudet oikea-aikaisesti Tästä eteenpäin järjestelmä voidaan uudelleensertifioida ISO 9001:2015 mukaan, miksi odottaa kauemmin? /2014 DIS Draft International Standard 7/2015 9/2015 FDIS Final DIS ISO 9001:2015 9/2018 Siirtymäaika päättyy Koulutukset Inspecta Akatemialla laaja tarjonta riskienhallinta- ja johtamisjärjestelmäkoulutuksia. Seuraa inspecta.fi Kuiluanalyysi Tarjoamme yrityskohtaisen läpikäynnin uusien vaatimusten täyttymisestä syyskuuta 2014

27 Lisää muutoksista Ota yhteyttä Inspecta Sertifiointi Oy Sörnäistenkatu 2 FI HELSINKI Asiakaspalvelu asiakaspalvelu@inspecta.com Puh: Inspecta Academy Sörnäistenkatu 2 FI HELSINKI syyskuuta 2014

28 28 Sertifiointiasiakkaiden päivä