Ammatillisen kuntoutusprosessin tehostaminen sähköisen asiakaskohtaisen tietojärjestelmän avulla Matti Tuusa, koulutuspäällikkö

Transkriptio

1 Ammatillisen kuntoutusprosessin tehostaminen sähköisen asiakaskohtaisen tietojärjestelmän avulla Matti Tuusa, koulutuspäällikkö Veijo Notkola Matti Tuusa Mona Särkelä Arviointi- ja koulutusyksikkö

2 Selvityshankkeen taustaa 1/2 Hankkeen taustalla ammatillisen kuntoutuksen kritiikki: Kuntoutusjärjestelmä on pirstaloitunut, eri toimijoiden väliset vastuut epäselvät Asiakastyössä väliinputoamisia, kuntoutuksen viivästymistä Järjestelmä vaatii sekä yksinkertaistamista että tehostamista SATA -komitean kuntoutustyöryhmän raportissa ( ) nostettiin kehittämistavoite: Tarvitaan kuntoutusprosessia ohjaava asiakastietojärjestelmien kokonaisuus, jossa kuntoutussuunnitelmaa, sen toteutukseen sisätyviä eri palveluja ja seurantaa koskevat tiedot kulkisivat sähköisesti sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muiden ammatillisen kuntoutuksen eri toimijoiden välillä

3 Selvityshankkeen taustaa 2/2 Sähköiseen järjestelmän avulla voisi saada tietoa kaikista kuntoutukseen liittyvistä tapahtumista ja kaikista kuntoutusjärjestelmistä Järjestelmän avulla voitaisiin seurata kuntoutusprosessin käynnistymistä, ratkaisujen toteuttamista ja työnjakoa. Järjestelmä jäntevöittäisi kuntoutusprosessin ohjausta Sen avulla voisi välttää päällekkäistä työtä ja väliinputoamisia, hyödyntää jo olemassa olevaa tietoa asiakkaasta sekä edesauttaa kuntoutuksen vaikuttavuutta Selvityshankkeen rahoittajana toimii Kela ja toteuttajana n arviointi- ja koulutusyksikkö Hankkeen vastuuhenkilönä toimitusjohtaja Veijo Notkola, käytännön työstä vastaavat koulutuspäällikkö Matti Tuusa ja kehittämiskoordinaattori Mona Särkelä

4 Selvityksen tarkoitus Selvityksen tarkoituksena on: 1. Ammatillisen kuntoutuksen sähköisten järjestelmien nykytilanteen selvittäminen ja eri toimijoiden tarpeiden kartoittaminen 2. Kansainvälisten (lähinnä Pohjoismaisten) mallien tarkastelu ja analysointi 3. Selvittää mahdollisen yhtenäisen ammatillisen kuntoutuksen järjestelmän tarve sekä hyödyt 4. Luoda kuva tietosuojaan, lainsäädäntöön ja asiakkaan oikeuksiin liittyvistä ongelmista ja ratkaisutarpeista 5. Perehtyä tarkemmin siihen, mitä ja minkä tyyppisiä tietoja kustakin kuntoutustapahtumasta olisi eri toimijoiden mielestä tarpeellista ja mahdollista järjestelmään viedä 6. Selvittää, mitkä tiedot ovat toimijoiden kannalta välttämättömiä kuntoutuksen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointia varten

5 Selvityksen eteneminen 1. Selvitys ammatillisen kuntoutuksen sähköisten järjestelmien nykytilanteesta 11/2010-1/ Kansainvälisten mallien analyysi 1-4/ Sähköinen kysely 3-4/ Väliraportti 4/ Haastattelut tietosuojakysymyksistä 5-6/ Työpaja järjestelmän tarpeista ja haasteista 6-7/ Työpaja kuntoutuksen vaikutusten ja vaikuttavuuden arvioinnista 7-9/ Loppuraportti 9-11/

6 Havaintoja asiakastietojärjestelmien nykytilasta Haastattelut toteutettu 11/2010-2/2011 välisenä aikana Haastateltu 9 eri toimijaa: Avire-Kuntoutus oy Kuntoutus Peurunka Keva KELA VKK Työ- ja elinkeinoministeriö Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Logica Oy Työeläkevakuutusyhtiö Varma

7 Haastattelun teemat Haastatteluissa on selvitetty eri toimijoiden (palveluiden tilaajien ja tuottajien) näkemyksiä seuraavista teemoista: Järjestelmä Millainen on nykyinen järjestelmä? Minkälaista tietoa järjestelmään kerätään ja tallentuu? Asiakasprosessi Mitä tietoa kerätään? Miten siirtyy toimijalta toiselle? Mitä tietoja saadaan sähköisessä muodossa? Millaista on sisäinen tiedonkulku? Tietosuoja ja asiakkaan oikeudet Millaiset tietosuojakäytännöt on toimijalla käytössään? Kuinka paljon tietosuojakysymykset rajoittavat sähköisten järjestelmien käyttöä? Sähköinen asiakaskohtainen tietojärjestelmä Olisiko yhtenäisestä asiakastietojärjestelmästä hyötyä? Mitä pitäisi ottaa huomioon järjestelmän kehittämisessä? Toiveita, odotuksia, huolia liittyen järjestelmään?

8 Asiakaskohtaisen tiedon kulku 1/2 Jokaisella haastatellulla ammatillisen kuntoutuksen organisaatiolla on oma sisäinen tietojärjestelmä, jonka avulla hallinnoidaan asiakasprosesseja Järjestelmät vaihtelevat suuresti laajuudeltaan ja toiminnaltaan Järjestelmät on rakennettu organisaation ydintoiminnan kautta (eläkeprosessi/työeläkekuntoutus/työvälitys/vajaakuntoisten palvelut) Useimmissa järjestelmissä ammatillinen kuntoutus on yksi osa järjestelmän kokonaisuutta Useissa järjestelmissä on käynnissä tai tulossa isoja uudistustöitä Esimerkiksi Keva ja KELA

9 Asiakaskohtaisen tiedon kulku 2/2 KELA:n tietojärjestelmä on laajin ja monipuolisin Tarkat vaiheittaiset työprosessikuvaukset Eri järjestelmien välinen sähköinen kommunikointi on hyvin rajallista Tapahtuu esimerkiksi työttömyysturva-asioissa KELA/TEM ja eläkeratkaisuissa KELA/Työeläkelaitokset Sähköistä tiedonvaihtoa ammatilliseen kuntoutukseen liittyen ei ole eri järjestelmien välillä Kaikissa järjestelmissä asiakasta koskeva ulkopuolelta tuleva tieto skannataan ja arkistoidaan omaan järjestelmään Asiakasta koskeva muu tiedonkulku tilaajan ja kuntoutuksen palveluntuottajan välillä ei tietosuojaongelmien vuoksi tapahdu sähköisesti, vaan kirjepostina tai faksilla

10 KuntoutuNET verkkopalvelu toimii eri toimijoiden välillä VKK:n hallinnoima KuntoutuNET verkkopalvelu on ainoa eri toimijoiden välinen sähköinen järjestelmä Yhteydenpito ja työväline työhönkuntoutuksen palveluverkostoon kuuluville kuntoutuspalveluiden tuottajille ja tilaajille Toimii palvelun tilaajien ja tuottajien välisenä sähköisenä tietojärjestelmänä Käytetään liikenne- ja tapaturmavakuutus- ja työeläkekuntoutuksen asiakasprosesseissa tilattaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta Verkkopalvelu ei toimi varsinaisena palvelualustana, vaan käyttö on lähinnä lähete/vastaus-toimintaa Mahdollistaa suojattujen viestien ja liitetiedostojen lähettämisen Toimii erillisenä järjestelmänä, josta tiedot poistuvat 6 kk kuluttua toimenpiteestä Järjestelmää ei ole integroitu VKK:n omaan ASSI-järjestelmään eikä muiden organisaatioiden järjestelmiin

11 Ammatillisen kuntoutuksen rajapinnat Eniten ammatillisen kuntoutuksen asiakasprosessien yhteistä rajapintaa on KELA:n ja TE-toimistojen välillä Haastatelluista organisaatioista Keva hoitaa korostuneimmin ammatillisen kuntoutuksen prosessit omana toimintanaan Vuosittain alle 5 % asiakkaista ohjataan ulkopuolisiin palveluihin Kaikilla ammatillisen kuntoutuksen toimijoilla on yhteistyötä terveydenhuollon kanssa Tiedonvälitystavat vaihtelevat Kaikki haastatellut toivoivat tiiviimpää yhteistyötä sekä parempaa tiedonkulkua terveydenhuollon kanssa

12 Muita yleisiä huomioita Tietojärjestelmät ovat avautumassa voimakkaasti palvelujen käyttäjien suuntaan Esimerkiksi KELA:n ja Työ- ja elinkeinoministeriön avataan palvelun käyttäjille mahdollisuuksia asiakasprosessiensa seuraamiseen ja sähköiseen asiointiin Kuntoutuja voi itse valita verkosta kuntoutuspalveluaan tuottavan palveluntuottajan Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän tietojärjestelmä Mediatri on hyvä esimerkki kehittyneestä järjestelmästä, jossa kaikki asiakasta koskeva tieto on integroitu samalle alustalle Järjestelmä on seudullinen ja siinä ovat kaikki kuntatoimijat mukana Integrointi ulkoisiin toimijoihin myös teknisesti mahdollista

13 Sähköinen asiakaskohtainen tietojärjestelmä tarpeet, toiveet ja odotukset Järjestelmän tarpeellisuudesta ei yhtenäistä näkemystä Enemmistö näki, että tiedonkulkua eri toimijoiden välillä pitäisi sujuvoittaa -> lisäisi eri toimijoiden välistä yhteistyötä, jäntevöittäisi asiakasprosesseja, vähentäisi viivästymisiä ja väliinputoamisia Osa haastatelluista ei näe järjestelmälle tarvetta, koska yhteistä rajapintaa muiden ammatillisen kuntoutuksen toimijoiden kanssa on hyvin vähän ja tiedonkulku sujuu riittävän hyvin nykyisillä välineillä Terveydenhuollon suuntaan kaikki haastateltavat toivoivat tiiviimpää yhteistyötä Hanke koettiin yllättävänä avauksena Mielikuvien luominen vaikeaa, koska on totuttu siihen, että tietojärjestelmät eivät kommunikoi keskenään eikä tieto siirry sähköisesti Tietosuojakysymykset rajaavat eri toimijoiden välisen sähköisen viestinnän asiakasasioissa

14 Kiitos!