12. TIETO- JA VIESTINTÄTEKNOLOGIAN HYÖDYNTÄMISEN NYKYTILA JA TULEVAISUUS SOSIAALITYÖSSÄ

Transkriptio

1 Sosiaalityön tutkimuksen päivät, Tampere TIETO- JA VIESTINTÄTEKNOLOGIAN HYÖDYNTÄMISEN NYKYTILA JA TULEVAISUUS SOSIAALITYÖSSÄ Työryhmän vetäjät: Jarmo Kärki ja Maarit Laaksonen Perjantai klo Sosiaalialan tietoteknologiahanke keskeiset tulokset Maarit Laaksonen, THL 9.50 Sosiaalihuollon asiakastietomalli Erja Ailio, THL Selvitys asiakastietojen sähköisen yhteiskäytön kehittämisestä ammatillisessa kuntoutuksessa Matti Tuusa, Kuntoutussäätiö Sosiaalialan sähköisen tiedonhallinnan nykytila Jarmo Kärki, THL

2 1 Sosiaalialan tietoteknologiahanke keskeiset tulokset Maarit Laaksonen, THL, Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivisen ohjauksen yksikkö maarit.laaksonen.2[at]thl.fi Sosiaalialan tietoteknologiahanke (Tikesos) oli Sosiaali- ja terveysministeriön koordinoima hanke, jonka keskeinen tavoite oli yhdenmukaistaa asiakastietojen käsittelyä ja sisältöjä, kehittää sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiä ja sähköistä asiointia. Hankkeen toteuttivat Suomen kuntaliitto, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL), Itä-Suomen yliopisto ja Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus (ISO). Hanke toteutettiin vuosina Tikesos-hankeen keskeinen lähtökohta oli tehdä kehittämistyötä sosiaalialan tarpeista lähtöisin, painopisteenä asiakastyön tekeminen, asiakastiedot ja työntekijöiden tarpeet. Hankkeen työ jäsennettiin kokonaisarkkitehtuurin kuvaustapoja hyödyntäen ja päätuotokset jakautuvat toiminnallisiin, tieto-, teknologia- ja tietojärjestelmä määrityksiin. Toiminnan kannalta keskeisiä tuotoksia ovat esimerkiksi sosiaalipalvelujen luokitus, joka toimii sosiaalihuollossa tarjottavien palvelujen ja toiminnan perusjäsennyksenä sekä asiakastyön dokumentoinnin opas, jossa ohjeistetaan sosiaalihuollon asiakastiedon käyttöä ja kirjaamista toiminnallisista, eettisistä ja juridisista lähtökohdista. Hankkeessa mallinnettiin myös yleisen tason keskeiset prosessit eri palvelutehtävissä, kuten lastensuojelussa, toimeentulotuessa, kotipalveluissa ja päihdehuollossa. Prosessimallit kuvaavat niitä prosesseja, joissa syntyy asiakasta koskevaa tietoa. Tietoarkkitehtuurin osa-alueelta keskeinen eri määrittelyistä koostuva kokonaisuus on sosiaalihuollon asiakastietomalli, joka sisältää mm. n. 240 asiakasasiakirjan määrittelyt. Asiakastietomalliin kuuluu myös luokituksia, joita käytetään asiakasasiakirjoissa. Merkille pantavia tuotoksia ovat myös erialiset sanastot, joita ovat mm. sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto, sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto sekä sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmiä varten. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin osalta määrittelyjen taustalla on ollut tavoite sosiaalihuollon kansallisesti toteutettavasta asiakastietovarannosta, jonka avulla voidaan välittää asiakastietoja, arkistoida ne sekä hävittää ne määräajan kuluttua. Kansallisen tietovarannon käyttö edellyttää lukuisia yksittäisiä määrityksiä, joista keskeisiä ovat käytönhallinnan määrittelyt (ml. suostumusten ja kieltojen hallinta ja käyttövaltuuksien määrittelyt), allekirjoitusten ja varmenteiden hallinta sekä erilaiset rajapintoja koskevat määrittelyt.

3 2 Teknologia-arkkitehtuuria koskeva työ piti sisällään mm. viestinvälitystä koskevat määrittelyt, näyttömuotojen määrittelyt sekä asiakirjastandardin laatimisen. Myös tässä osa-alueessa rajapintojen määrittely oli keskeistä. Tikesos-hanke saavutti lähes kaikki sille asetetut tavoitteet. Huomioon pantavaa on, että hankkeessa tuotettiin myös paljon enemmän ja laajemmin tiettyjä osakokonaisuuksia, joita ei oltu kirjattu alkuperäiseen hankesuunnitelmaan. Koulutuksen ja tutkimuksen näkökulmasta saavutuksen jäivät vähäisiksi, joskin myös näiden osalta tehtiin toimenpanoehdotuksia ja selvitystyötä mm. tiedonhallinnan opetuksesta eri koulutusohjelmissa. Tiedonhallinnan koulutuksen ja tutkimuksen osalta työtä jatketaan edelleen ja tavoitteena on, että THL:n koordinoimana tuotetaan ehdotukset tietohallinnon koulutuksen ja tutkimuksen vahvistamiseksi nykyisessä koulutusjärjestelmässä. Myös lainsäädännön kehitystarpeisiin tuotettiin muistio, joka kokoaa yhteen säädöstarpeet tiedonhallinnan ja sähköisen asioinnin edistämiseksi sosiaalihuollossa.

4 1 Sosiaalihuollon asiakastietomalli Erja Ailio, THL Tietorakenteet ja luokitukset -yksikkö, erja.ailio[at]thl.fi Sosiaalialan tietoteknologia hankkeessa (Tikesos) yhtenäistettiin vuosina sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sisältöä, rakenteita ja ulkonäköä. Asiakastietojen sisällön yhtenäistäminen toteutettiin yhteistyössä kunkin sosiaalihuollon palvelutehtävän asiantuntijoiden kanssa ja sitä koordinoi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL). Tuotoksena syntyi 26 selvitystä palvelukohtaisista asiakastiedoista. Selvityksissä kuvattiin asiakasasiakirjoissa, tietojärjestelmissä ja tilastoinnissa tarvittavat tietokokonaisuudet. Rakenteiden yhtenäistäminen tehtiin palvelukohtaisten asiakastietoselvitysten pohjalta. Tikesoshankkeessa yhtenäistettiin kolmenlaisia tietorakenteita: sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, tietokomponentteja ja luokituksia. Tuotoksena syntyi yli 200 eri palvelutehtävien ja niiden tukiprosessien asiakasasiakirjarakennetta. Asiakasasiakirjoihin voidaan tallentaa sosiaalihuollossa tarvittavia asiakkaaseen ja hänen elämäntilanteeseensa liittyviä tietoja. Asiakasasiakirjojen ulkoasua on pyritty yhtenäistämään ohjeistuksen ja esimerkkien avulla. Asiakasasiakirjojen keskeisinä rakenteina toimivat tietokomponentit, joita mallinnettiin noin 150. Tietokomponentit ovat semanttisia tietokokonaisuuksia, joiden avulla voidaan kuvata reaalimaailman ilmiöitä kuten asiakkaan asumista. Tietokomponentin rakenne määritellään kerran, mutta samaa tietokomponenttia voidaan hyödyntää useissa erilaisissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa. Asiakasasiakirjat ja tietokomponentit sisältävät useita luokituksia, joista noin 30 on hyväksytty THL:n ylläpitämällä koodistopalvelimella julkaistavaksi. Kaikkia luokituksia, joille avattiin valmisteluhanke koodistopalvelussa, ei ehditty hyväksyä Tikesos -hankkeen aikana. Edellä kuvatut tietorakenteet on esitetty sosiaalihuollon asiakastietomallissa sosmeta.fi -sivustolla. Asiakastietomalli esitetään sivustolla myös kahdella graafisella esitystavalla, jotka helpottavat tietojen välisten suhteiden tarkastelua. Sosiaalihuollon asiakastietomallia kehitettiin Tikesos-hankkeessa Itä-Suomen yliopiston sosiaali- ja terveysjohtamisen ja tietojenkäsittelytieteen laitoksen ja Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen moniammatillisena yhteistyönä. Hankkeen päätyttyä sosiaalialan tiedonhallinnan ja tietoteknologian kehittäminen jatkuu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen tehtävänä. Vaikka sosiaalihuollon tietomalli vaatii vielä jatkokehittämistä, on pitkäntähtäimen tavoitteena saada se osaksi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiä. Yhtenäinen tietomalli mahdollistaa asiakastietojen tallentamisen sosiaalihuollon valtakunnalliseen sähköiseen tietovarantoon. Tulevaisuudessa yhtenäiset tietorakenteet helpottavat sosiaalihuollon tutkimusta ja sen tietoperustan vahvistamista.

5 1 Selvitys asiakastietojen sähköisen yhteiskäytön kehittämisestä ammatillisessa kuntoutuksessa Kuntoutussäätiön koulutuspäällikkö Matti Tuusa, p , matti.tuusa[at]kuntoutussaatio.fi Kuntoutussäätiö selvitti vuonna 2011 Kelan rahoittamana asiakastietojen sähköisen yhteiskäytön mahdollisuuksia ammatillisessa kuntoutuksessa, mikä avulla voitaisiin sujuvoittaa tiedonkulkua, parantaa kuntoutuksen oikea-aikaisuutta sekä eri toimijoiden välistä yhteistyötä. Hankkeessa kartoitettiin ammatillisen kuntoutuksen ja siihen läheisesti liittyvien eri toimijoiden sähköisten tietojärjestelmien toimivuutta, tiedonkulkua, yhteistyötä ja niiden kehittämistarpeita. Myös sähköisen yhteiskäytön kansainvälisistä malleista tehtiin selvitys. Selvitystyössä arvioitiin tietojen sähköisen yhteiskäytön tarvetta, hyötyjä, haittoja, sisällöllisiä vaatimuksia sekä asiakkaan oikeuksiin ja tietosuojaan liittyviä näkökulmia. Tulosten perusteella nykytilanteessa ammatillisen kuntoutuksen eri toimijoiden välinen tiedonkulku tapahtuu perinteisin menetelmin kirjeitse, faksilla tai puhelimitse. Asiakasprosesseihin liittyvä tieto on vain harvoin reaaliaikaisesti kaikkien toimijoiden käytettävissä. Selvitystyön perusteella on mahdollista kehittää yli organisaatiorajojen toimiva asiakaskohtaisten tietojen yhteiskäytön infrastruktuuri. Kyseessä ei ole uusi erillinen tietojärjestelmä, vaan toimintamallissa kukin organisaatio tuottaa tiedon operatiivisessa järjestelmässään, ja tieto tallennetaan tietovarantoon kuntoutustapahtumien tiivistelmien osalta. Infrastruktuuriin pitäisi sisällyttää kaikki ammatillisen kuntoutuksen prosessin eri vaiheissa tarvittavat tiedot, kuten asiakkaan perustiedot, terveystiedot, tiedot työ- ja toimintakyvystä sekä kuntoutus- ja toimenpidetiedot. Kuntoutuksen ammattilainen voisi tarkastella tietoja hänelle annettujen käyttöoikeuksien puitteissa. Sähköinen infrastruktuuri parantaisi asiakkaan asemaa ja osallisuutta omassa prosessissaan mm. vähentämällä toistuvia ja päällekkäisiä tietojen keräämisiä. Lisäksi oikea-aikaisen tiedon saatavuus asiointitilanteissa sekä omien tietojen katselu tulisivat mahdollisiksi. Infrastruktuurin kehittämis- ja rakentamistyöhön tarvitaan mukaan kaikki kuntoutuksen toimijat. Tämän selvitystyön pohjalta käynnistyvässä jatkokehitystyössä on olennaista määritellä kehittämisvastuu, ylläpito- ja omistajuuskysymykset sekä rahoituskokonaisuus. Yhteistyötä tulee tehdä niin, että kehittämisvastuu on selkeästi määritelty yhdelle organisaatiolle.

6 2 Lainsäädäntöpohjan tulee olla tietojen yhteiskäytön infrastruktuurin kannalta kunnossa. Tarvitaankin nykyisen lainsäädännön tarkistus koskien tietosuojaa, lupien sähköistä hallintaa ja tietojen luovutusta. On olemassa valmiita ja helppoja tapoja ratkaista tietosuojaongelmia. Ammatillisen kuntoutusprosessin tehostaminen sähköisen asiakaskohtaisen tietojärjestelmän avulla -hankkeen johtajana toimi Kuntoutussäätiön toimitusjohtaja, Dos. Veijo Notkola. Hanketiimiin kuuluivat Kuntoutussäätiöstä koulutuspäällikkö, YTL Matti Tuusa, kehittämiskoordinaattori, YTM, Mona Särkelä-Kukko sekä arviointipäällikkö, VTM Tuomas Koskela. Loppuraportin pdf-versio on ladattavissa tästä linkistä.»

7 1 Sosiaalialan sähköisen tiedonhallinnan nykytila Jarmo Kärki, THL Tietorakenteet ja luokitukset -yksikkö, jarmo.karki[at]thl.fi Vuoden 2011 alussa kartoitettiin THL:n tilaamalla kyselytutkimuksella kuntien ja yksityisten sosiaalipalveluntuottajien tarjoamia sähköisiä sosiaalipalveluja ja käytössä olevia sosiaalialan asiakastietojärjestelmiä. Kyselyyn vastasi 457 sosiaalipalveluntuottajaa. Tulosten perusteella useimmat sosiaalipalveluntuottajat ylläpitävät omia web-sivuja. Kansalaisille suunnattuja sähköisiä palveluja, kuten päivähoitopaikan tai toimeentulotuen hakemista, tarjoaa neljännes kuntavastaajista. Valtaosa julkisista sosiaalipalveluntuottajista hyödyntää jotakin asiakastietojärjestelmää. Kaikissa sosiaalipalveluissa ei ole käytössä asiakastietojärjestelmää. Yksityisillä sosiaalipalveluntuottajilla asiakastietojärjestelmiä on käytössä kuntia rajoitetummin. Ohjelmistojen kirjo on kuitenkin suuri. Mobiilikäyttöisiä asiakastietojärjestelmiä on käytössä lähinnä julkisissa organisaatioissa. Tietojärjestelmien sisällöllistä yhtenäisyyttä kartoitettiin kysymällä valtakunnallisten luokitusten käyttöä järjestelmissä. Kunnissa ovat yleisimmin käytössä THL:n vuositilastokerussa käytettävät luokitukset, kuten Sosiaalihilmon, toimeentulotuen vuositilaston, lastensuojelutilastojen ja lapsen elatus- ja huoltotilastojen tilastoluokitukset. Tiedonhallinnan nykytilan kannalta kuvaavaa on se, että organisaatioiden välinen sähköinen tiedonvaihto on katseluyhteyden tasolla. Sähköinen tiedonsiirto tietojärjestelmien välillä on vähäistä. Sosiaalitoimella on usein pääsy Kansaneläkelaitoksen SOKY-järjestelmään ja Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmään. Muihin tietojärjestelmiin pääsy on harvinaista. Yksityisten sosiaalipalveluntuottajien henkilöstöllä ei juuri ole pääsyä ulkopuolisiin tietojärjestelmiin. Yleensä sosiaalialan ammattilaisilla on mahdollisuus käyttää työssään Internetiä, vaikka kaikilla ei olekaan käytössään henkilökohtaista työasemaa. Työntekijät käyttävät erityisesti Sosiaaliporttia ja organisaation sisäistä Intranettiä. Lisäksi hyödynnetään oppimisympäristöjä. Sosiaalihuollon ammattilainen tunnistautuu järjestelmiin useimmiten käyttäjätunnuksin. Korttitunnistautuminen on erittäin harvinaista. Julkisilla palveluntuottajilla on useammin omaa tietohallintohenkilöstöä kuin yksityisillä palveluntuottajilla. Vastaavasti tietohallintostrategia, sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, työntekijöille suunnattu asiakasdokumentaation ohjeistus

8 2 sekä tietoturva- tai tietosuojaohjeistus ovat yleisempiä sosiaalialan julkishallinnossa kuin yksityisellä sektorilla. Sosiaalialan asiakastietojärjestelmien investointikustannusten osuudet ICT-kokonaiskustannuksista vaihtelevat suuresti organisaatioittain. Monilla investointikustannusten osuus on alle 10 %, mutta osalla se nousee yli 50 %:n. Kunnat vaikuttaisivat satsaavan ICT:hen yksityisiä toimijoita enemmän rahaa.