Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon. tilinpäätös vuodelta / /12

Transkriptio

1 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen tilinpäätös vuodelta 261/ /12 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Kauppakatu 40, PL 49, Joensuu Puhelin Fax Kotipaikka Joensuu Y-tunnus

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 TOIMINTAKERTOMUS JOHDON KATSAUS VAIKUTTAVUUS TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan taloudellisuus Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Palkeiden ja palvelutuotannon kehittäminen Tuottavuustoimenpiteet tukitoiminnoissa TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät Palvelukyky sekä suoritteiden laatu HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Talousarvion toteutuminen Tuotto- ja kululaskelma Tase SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI- JA VAHVISTUSLAUSUMA ARVIOINTIEN TULOKSET YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA TUOTTO- JA KULULASKELMA TASE LIITETIEDOT ALLEKIRJOITUKSET... 31

3 2 (31) 1 TOIMINTAKERTOMUS 1.1 JOHDON KATSAUS Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) toisena toimintavuotena palvelut tuotettiin asiakkaille yhtenäisellä palvelusopimus- ja hinnoittelumallilla pääosin palvelusopimusten mukaisesti. Ostolasku- ja palkanlaskentapalveluissa, jotka ovat Palkeiden volyymipalveluja, suoritemäärien kasvu oli varsin vähäistä ja johtui pääsääntöisesti siitä, että edellisenä vuonna virastoja siirtyi Palkeiden asiakkaaksi pitkin vuotta. Eduskunnan asiakkuusprojekti käynnistyy syksyllä Volyymipalvelujen määrä tulee kuitenkin vähenemään valtionhallinnon tuottavuus- ja vaikuttavuusohjelman myötä. Suoritemäärä kasvoi eniten myyntilaskutuksessa. Palvelun piiriin tuli vuoden aikana useita uusia asiakkaita. Myyntilaskutuspalvelun osuus tulee kasvamaan myös tulevina vuosina. Myös matkalaskujen käsittelymäärä on kasvanut voimakkaasti kun entistä useammat asiakkaat ovat ottaneet M2-järjestelmän käyttöön. Vuoden alussa käynnistyi Valtiokonttorin omistaman valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisen Kieku -tietojärjestelmäratkaisun pilottikäyttö. Keväällä pilotointia laajennettiin Suomen Akatemian käyttöönotolla. Vuosi on ollut Kieku-ratkaisun laadun ja toimintavarmuuden kehittämistä yhteistyössä Valtiokonttorin Kieku-hankkeen ja pilottiasiakkaiden kanssa. Rajavartiolaitoksen Kieku-käyttöönotto ei toteutunut suunnitelman mukaisesti Ostolaskujen määrässä jäätiin hieman ja palkkalaskelmien määrässä yli 5 % vuoden aikana tuotettavaksi arvioidusta määrästä. Valtiovarainministeriön asettamat tuottavuustavoitteet ylitettiin ostolaskujen osalta hiukan, mutta palkkalaskelmien osalta tavoitteesta jäätiin vajaat 3 %. Asetetut taloudellisuustavoitteet ylitettiin reippaasti. Asiakasvirastojen yhteyshenkilöille ja tilaaja-asiakkaille toteutettiin syksyllä toiset asiakastyytyväisyyskyselyt. Yhteyshenkilöiden asiakastyytyväisyydelle asetettua tavoitetta ei saavutettu. Palvelujen asiakastyytyväisyyden keskiarvo 3,73 (asteikko 1-5) on kuitenkin hyvällä tasolla. Tilaaja-asiakkaiden arviot olivat kriittisempiä. Tyytyväisimpiä tilaaja-asiakkaat olivat henkilökunnan palveluasenteeseen ja palveluvalikoiman riittävyyteen. Palkeiden menot katettiin pääasiassa asiakaslaskutuksella. Palkeiden laskutus pysyi lähes edellisen vuoden tasolla, vaikka palveluja tuotettiin huomattavasti enemmän. Yhteensä 42 asiakkaan laskutus aleni edelliseen vuoteen verrattuna Palkeiden oman työn osalta. Nämä asiakkaat jakautuvat kaikille hallinnonaloille. Kokonaisuudessaan viiden hallinnonalan laskutus pieneni vuoden 2010 laskutukseen verrattuna. Henkilötyövuosia kertyi 734,6, joten määrä alitti 5,8 %:lla asetetun tavoitteet (780 htv). Valtiovarainministeriö asetti tavoitteen myös menoille henkilötyövuotta kohden laskettuna. Tähän tavoitteeseen ei päästy. Kun henkilömäärä alittaa suunnitellun, esim. toimitilakulut ja monet palvelujen ostot eivät vähene välittömästi. Myös palkkausjärjestelmän käyttöönotto lisäsi henkilöstömenoja. Palkeiden vuonna 2010 laadittu strategia tarkistettiin. Strategian tarkistamisessa hyödynnettiin Palkeiden neuvottelukunnan kanssa pidetyn strategiaseminaarin tuloksia. Strategian pohjalta on laadittu Palkeiden liiketoimintasuunnitelma ja käynnistetty palveluverkon rakenteen kehittäminen. Strategiaan perustuen on vakiinnutettu työskentelyä prosessiorganisaationa. Vuoden alussa käynnistettiin prosessien ja niiden johtamisen kehittämisprojekti toiminnan yhtenäistämiseksi ja palvelujen laadun sekä kustannustehokkuuden parantamiseksi. Prosessien kehittämisessä käytetään Lean Six Sigma me-

4 3 (31) netelmää. Palvelujen kehittämisen yhtenä toimintamuotona käynnistettiin asiakasfoorumit, joiden tavoitteena on yhteistyön ja asiakaskeskeisen toimintatavan vahvistaminen. Palkeissa kehitettiin ja otettiin tuotantoon toimintavuoden aikana kolme uutta palvelua (EU-matkakorvauskäsittely, Kieku-konversiopalvelu ja R8-versiovaihdon projektipalvelu). Lisäksi toimintavuoden aikana aloitettiin mm. Kieku-raportointipalvelun kehittäminen. Palkeiden laatukäsikirjan ensimmäinen versio valmistui vuoden lopussa. Tukitoimintojen tuottavuutta kehitettiin mm. ottamalla käyttöön erilaisia kokous- ja neuvotteluratkaisuja, joiden ansiosta matkapäivät vähenivät 25 % ja matkakustannukset alenivat 28 %. Vuoden aikana valmisteltiin Valtion yhteisen tietoliikenneverkon ja Aluehallinnon tietohallintoyksikön palvelujen käyttöönottoa. Toimitiloja saatiin vähenemään hiukan. Optimaze.net-järjestelmä otettiin käyttöön tilakustannusten ja tilojen energiatehokkuuden seuraamiseksi. Yhteistyössä Tilastokeskuksen kanssa kehitettiin toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden kehittymistä kuvaava indeksi. Indeksi otetaan käyttöön vuonna Indeksin perusvuosi on. Toimintavuoden aikana vietiin loppuun laaja ja monivaiheinen organisaatiomuutos, joka aiheutti monille tehtävien, esimiesten ja työpisteiden vaihdoksia. Muutoksen tavoitteena oli mm. edistää toimintatapojen yhtenäistymistä ja onnistunutta töiden jakoa. Uudesta palkkausjärjestelmästä saatiin sopimus aikaan. Uudet yhtenäiset tehtävänimikkeet otettiin käyttöön ja viitetehtäväkuvien päivittämistä jatkettiin koko vuosi. Organisaatiomuutoksen ja johtamisen tueksi määriteltiin ja otettiin käyttöön Palkeiden johtamisjärjestelmä ja siihen liittyvät kokouskäytännöt ja erilaiset foorumit sekä yhteiset johtamisen työvälineet. VMBaro-kyselyllä mitattiin työilmapiiriä. Lisäksi Palkeet on mukana työterveyslaitoksen Innostuksen Spiraali -hankkeessa. Henkilöstö osallistui näihin molempiin laajasti vastausprosenttien ollessa 80 ja 75. Työtyytyväisyyden osalta jäätiin tavoitteesta, mutta työtyytyväisyys kokonaisuudessaan oli hiukan kehittynyt edellisestä vuodesta. Kehitystä oli tapahtunut johtamisen, kehittymisen tuen, työilmapiirin ja yhteistyön sekä tiedon kulun osa-alueilla. Kieku-ratkaisun käyttöönoton onnistunut laajentaminen vaatii jatkossakin tiivistä yhteistyötä ja ponnisteluja asiakasvirastojen, Valtiokonttorin ja ratkaisutoimittajan kanssa. Valtiokonttorin tekemän selvityksen ja Deloitten tekemän julkisen sektorin palvelukeskuksiin kohdistuneen benchmarking-tutkimuksen perusteella valtion talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa on vielä runsaasti tehostamispotentiaalia. Myös tämä vaatii avointa ja tiivistä yhteistyötä Palkeiden, hallinnonalojen, asiakasvirastojen, Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön kesken. Tulevat vuodet ovat vaativia Palkeiden henkilökunnalle. Henkilöstön työhyvinvointi ja osaamisen kehittäminen ovat myös jatkossa painopisteitä.

5 4 (31) 1.2 VAIKUTTAVUUS Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen toisena toimintavuotena keskityttiin VM:n asettamien valtionhallinnon yhteisten vaikuttavuustavoitteiden tukemiseen. Erityisesti Palkeiden oman toiminnan tuottavuuteen ja taloudellisuuteen kiinnitettiin huomiota, mistä selkeimpänä osoituksena oli valtion talousarviossa sekä Palkeiden ja VM:n välisessä tulossopimuksessa sovitun henkilötyövuosimäärän (780 htv) alittuminen yli 5 % koko vuoden toteuman ollessa 734,6 htv. Vuoden aikana toteutettiin Valtiokonttorin toimesta talous- ja henkilöstöhallinnon henkilötyövuosi- ja tuottavuusselvitys seitsemällä eri hallinnonalalla. Vaikka talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kokonaishenkilötyövuosimäärissä ei ollut tapahtunut kovin suurta vähenemistä vuodesta 2008 eikä prosesseista palvelukeskuksessa hoidettava osuus ollut juurikaan lisääntynyt, oli selvityksestä kuitenkin todettavissa tuottavuuden kehitys erityisesti silloin, kun tehtäviä keskitetään enemmän palvelukeskukseen. Palkeet osallistui vuoden aikana myös ulkopuolisen tahon (Deloitte) tekemään benchmarkingtutkimukseen julkisen sektorin palvelukeskustoimijoille. Sen tulosten perusteella on havaittavissa, että palkanlaskennan tuottavuus on Palkeissa selkeästi keskimääräistä parempi, mutta talouspalvelujen osalta tuottavuudessa verrokkiorganisaatioihin nähden on vielä kehittämistä. Palkeissa toteutettu sisäinen organisaatiouudistus prosessiorganisaatioksi tukee jatkossa prosessien yhtenäistämistä ja sitä kautta myös tuottavuushyötyjen aikaansaamista. Edelleen toimintaedellytysten turvaamiseksi ja tuottavuuskehityksen jatkon varmistamiseksi käynnistettiin syksyllä palveluverkon rakenteellisen kehittämisen selvitys, jossa tarkasteltiin Palkeiden toimipaikkaverkkoa ja eri toimipisteissä tuotettavia palveluita. Selvityksen perusteella tehdään päätökset palveluverkon rakenteesta ja määritellään toimenpidesuunnitelmat tavoitetilaan pääsemiseksi. Palkeissa tehostettiin myös asiakasohjausta kehittämällä asiakasyhteistyön toimintamallia eri tasoilla. Lisäksi otettiin käyttöön asiakasfoorumit vuorovaikutteisen yhteistyön lisäämiseksi palvelujen kehittämisessä. Yksi keskeisimmistä toimintavuoden tavoitteista oli talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden (Kieku) toteutus ja käyttöönotto yhteistyössä Valtiokonttorin ja asiakasvirastojen kanssa. Kieku-hankkeen aikataulu viivästyi järjestelmän käytettävyyteen liittyvien haasteiden johdosta ja vuoden aikana Kieku-järjestelmä otettiin käyttöön vain kahdessa pilottivirastossa (Valtiokonttori ja Suomen Akatemia). Sidosryhmäyhteistyötä jatkettiin muiden valtion konsernipalveluja tuottavien organisaatioiden (VK, HAUS, Senaatti-kiinteistöt, Hansel) kanssa. Erityisesti yhteistyötä tiivistettiin Valtiokonttorin eri toimijoiden kanssa muodostamalla yhteistyörakenteet ja -menettelyt eri organisaatiotasojen ja -yksiköiden välillä.

6 5 (31) 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Valtiovarainministeriön kanssa sovitussa tulostavoiteasiakirjassa määriteltiin tuottavuustavoitteet keskeisille luotettavasti mitattaville palvelutuotteille. Ostolaskujen käsittelyn tuottavuus parani aikaisempaan vuoteen verrattuna. Myös tavoite ylitettiin. Palkanlaskennan tuottavuus laski, ja jäi hieman asetetusta tavoitteesta. Myyntilaskujen tuottavuus ei ole vertailukelpoinen vuoteen 2010, koska prosessi on määritelty uudelleen vuoden 2010 aikana. Taulukko 1: Ministeriön kanssa sovittujen keskimääräisten tuottavuustavoitteiden toteuma TUOTTAVUUS Toteuma Toteuma 2010 Tavoite Muutos ostolaskut kpl/htv ,6 % myyntilaskut kpl/htv palkkalaskelmat kpl/htv ,0 % Palkeissa tehdystä kokonaistyöajasta 39 % kohdistui henkilöstöhallinnon palveluille ja 51 % taloushallinnolle. Palvelutuotannon kehittämisen ja tuen, liiketoiminnan tuen ja johdon osuus työajasta oli 11 %. Kokonaistyöaika väheni 4,5 % vuodesta Eniten henkilötyövuosia vaativat palkanlaskenta ja menojen maksaminen. Kaavio 1: Taloushallinnon palvelujen välittömän työajan kohdentuminen eri palveluille Menojen maksamisen palvelut Kirjanpito Maksuliike Tulojen keräämisen palvelut Pääkäyttäjätehtävät Toteuma Toteuma 2010 Lisäpalvelut Tilahallinta 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00 120,00

7 6 (31) Kaavio 2: Henkilöstöhallinnon palvelujen välittömän työajan kohdentuminen eri palveluille Palkanlaskenta Palvelusuhteenhallinta Vuosiloma ja poissaolotietojen ylläpito Pääkäyttäjätehtävät Palkkionlaskenta Toteuma Toteuma 2010 Raportit ja tilastot Lisäpalvelut 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00 120, Toiminnan taloudellisuus Valtiovarainministeriön kanssa tehdyssä tulossopimuksessa sovittiin toiminnan taloudellisuutta kuvaavat keskimääräiset tavoitehinnat samoille palvelutuotteille kuin tehokkuustavoitteetkin. Ostolaskujen kokonaishinnan nousu aiheutui tietojärjestelmäkustannusten noususta. Ilman tietojärjestelmäkustannuksia laskettu hinta aleni 0,7 %, koska prosessin tehokkuus parani. Myyntilaskujen hinta näyttäisi alentuneen, mutta tieto ei ole vertailukelpoinen, koska prosessia on määritelty uudelleen. Myös osa palkkalaskelmien hinnannoususta selittyy tietojärjestelmien hinnannousulla. Taulukko 2: Ministeriön kanssa sovittujen toiminnan taloudellisuustavoitteiden toteuma, suoritteiden hinnat TALOUDELLISUUS Toteuma Toteuma Tavoite Muutos ostolaskut /suorite 5,91 5,78 6,80 2,2 % myyntilasku /suorite 9,05 11,82 9,00 palkkalaskelma /suorite 8,68 8,03 11,00 8,1 %

8 7 (31) Valtiovarainministeriö asetti tavoitteet menoille myös henkilötyövuotta kohti laskettuna. Menot euroina/henkilötyövuosi muodostuivat tavoitetta suuremmiksi, koska henkilötyövuodet vähenivät suunnitellusta 781 htv:sta 734,6 henkilötyövuoteen. Palkkamenot alenivat vuodesta 2010 henkilötyövuosien alenemisen ansiosta. Taloushallinnon osuus menoista kasvoi ja henkilöstöhallinnon osuus aleni. Muiden menojen osuus kasvoi vuodesta 2010 ja ylitti asetetun tavoitteen. Tuotannon tietojärjestelmäkulujen osuus kasvoi hiukan, mutta alitti kuitenkin arvioidun määrän. Taulukko 3: Ministeriön kanssa sovittujen toiminnan taloudellisuustavoitteiden toteuma, menot ja kustannusrakenne TA LOUDELLISUUS Toteuma Toteuma 2010 Tavoite Ero Menot /htv - henkilöstö ,0 % - toimitilat ,2 % - muut menot ,3 % Kustannusrakenne (osuus kokonaismenoista ml. tuotannon it-kulut) Ero %-yksikköä - palkkamenot, josta 59,4 % 61,4 % 58,0 % -2,0 - taloushallinto 47,9 % 50,3 % 50,5 % -2,4 - henkilöstöhallinto 37,4 % 40,4 % 41,6 % -3,0 - yhteiset (hallinto, johto, kehittäminen) 14,7 % 9,3 % 7,9 % 5,4 - toimitilamenot 7,1 % 7,4 % 6,8 % -0,3 - muut menot 12,5 % 11,3 % 11,6 % 1,2 - aineet, tarvikkeet ja tavarat 0,9 % 0,6 % 1,0 % 0,3 - tuotannon it-kulut 20,1 % 19,2 % 22,6 % 0,9 Taulukon summiin sisältyvät kaikki menot pl. talousarviotili Euroopan unionin osallistuminen matkamenojen korvauksiin.

9 8 (31) Palkeiden menot katettiin pääosin asiakaslaskutuksella. Vuonna saatiin määrärahaa palkkausjärjestelmän kehittämiseen euroa sekä toiminnan kehittämiseen hieman yli 1 miljoonaa euroa. Noin 60 % menoista aiheutui henkilöstökuluista ja noin 30 % palvelujen ostoista (tietojärjestelmäkustannukset ja muut palveluostot). Taulukko 4: Hinnoittelun perustana oleva kustannusrakenne Toteuma Toteuma 2010 Muutos Tuotot Tuotot yhteensä , ,79 0,2 % Kulut Aineet, tarvikkeet ja tavarat , ,63-13,9 % Henkilöstökulut , ,75-3,4 % Vuokrat , ,15 2,2 % Palvelujen ostot , ,25 13,2 % Muut kulut , ,35 3,7 % Poistot , ,99 13,5 % Korot ,86 0,00 Toiminnan kustannukset , ,12-0,9 % Palvelutuotannon tietojärjestelmäkustannukset , ,85 5,2 % Kustannukset yhteensä , ,97 0,3 % Arviomäärärahan käyttö ,00 +ylijäämä/-alijäämä -99, ,82 Taulukon summiin sisältyvät kaikki asiakaslaskutuksella katetut kulut sekä laskennallinen korko.

10 9 (31) Palkeiden tuotot koostuivat palvelusopimuslaskutuksesta ja erillislaskutuksesta sekä vähäisistä muista tuloista. Palvelusopimuslaskutus kasvoi edellisestä vuodesta 4 % ollen vuonna yhteensä 48,3 miljoonaa euroa. Tietojärjestelmälaskutus lisääntyi 1,7 miljoonaa euroa ja palvelukeskuksen työn osuus aleni 0,15 miljoonaa euroa. Tietojärjestelmälaskutuksen lisääntyminen aiheutui palvelujen lisääntymisestä ja hinnankorotuksista (erityisesti Rondossa ja matkahallintajärjestelmissä). Suurimmat lisäyksen laskutuksessa olivat valtiovarainministeriön ja maa- ja metsätalousministeriön hallinnonaloilla, joissa palvelujen käyttöönottoja tapahtui eri virastoissa vuoden 2010 aikana ja vasta vuonna laskutettiin koko vuoden palveluista. Sisäministeriön laskutuksen lisääntyminen johtui hinnoittelumuutoksista, joita VM kompensoi. Palkeiden laskutus väheni eniten oikeusministeriön ja työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonaloilla. Väheneminen aiheutui hinnoittelumuutoksista. Puolustusministeriön palvelusopimuslaskutus väheni puolustusvoimien uudesta toimintatavasta ja henkilöstöhallintojärjestelmästä johtuen. Kaavio 3: Vuosina 2010 ja kertyneet palvelumaksutuotot hallinnonaloittain TPK EK VNK YM UM STM LVM MMM PLM OKM VM TEM SM OM

11 10 (31) Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Tulossopimuksessa arvioitiin asiakkailta laskutettavien menojen määräksi 53,1 miljoonaa euroa. Saavutettujen säästöjen ansiosta asiakaslaskutus oli kuitenkin vain 49,9 miljoonaa euroa, josta 10,4 miljoonaa euroa koostui tuotannon tietojärjestelmistä. Tuotantomäärien lisääntymisestä huolimatta laskutus ei kasvanut juuri lainkaan vuoteen 2010 verrattuna. Palvelusopimusten osuus tuotoista oli 48,2 miljoonaa ja muiden tuottojen 1,7 miljoonaa euroa. Kustannusvastaavuus oli 97,9 %, mikä oli 0,8 prosenttiyksikköä pienempi kuin vuonna Muutos johtui aikaisempaa vuotta suuremmista kehittämiskustannuksista, joita katettiin määrärahoilla. Taulukko 5: Kustannusvastaavuuslaskelma KUSTANNUSVASTAAVUUS- LASKELMA (1000 euroa) toteutuma tavoite 2010 toteutuma Toiminnan tuotot Tuotot yhteensä KOKONAISKUSTANNUKSET Erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet ja tavarat Henkilöstökulut Vuokrat Palvelujen ostot Muut erilliskustannukset Poistot Korot Kokonaiskustannukset yhteensä Kustannusvastaavuus Kustannusvastaavuus-% 97,9 % 97,0 % 98,7 % Kustannusvastaavuuslaskelmassa on huomioitu palvelujen hinnoittelussa käytettyjen kustannusten lisäksi Palkeiden kehittämiseen myönnetyn määrärahan käyttö ,04 euroa, vuodelta 2010 siirtyneen toimintamenomäärärahan käyttö ,78 euroa sekä työllisyysvaroin palkattujen henkilöiden henkilöstökustannukset ,68 euroa. Palkeille myönnetyn EU:n matkakulujen korvaamiseen tarkoitetun määrärahan käyttöä ,67 euroa ei ole huomioitu kustannusvastaavuuslaskelmassa. Hinnoittelussa tai kustannusvastaavuuslaskelmassa ei ole huomioitu lomapalkkavelan ja sen sivukulujen muutosta Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Palkeilla ei ole yhteisrahoitteista toimintaa.

12 11 (31) Palkeiden ja palvelutuotannon kehittäminen Palkeissa siirryttiin palvelutuotannossa prosessiorganisaatioon vaiheittain alkuvuoden aikana. Palvelutuotannossa on kaksi ydinprosessia: palvelutuotanto tilauksesta toimitukseen ja asiakkuudenhallinta. Palvelutuotanto organisoitiin tulosyksikköihin, joilla on vastuullaan talous- tai henkilöstöhallinnon ydinprosesseja. Palvelutuotannon organisoitumisen jälkeen käynnistettiin saman tien toimintatapojen yhtenäistäminen ja Palkeettasoisten toimintatapojen määritys ja käyttöönotto. Palkeet käynnisti vuoden alussa prosessiensa ja niiden johtamisen kehittämisprojektin palvelujen laadun kehittämiseksi ja toiminnan yhtenäistämiseksi. Projektin työskentelytapa perustui prosessinomistajien osaamisen kasvattamiseen ja prosessikohtaisten työryhmien tukeen. Projektityötä ohjattiin ja ohjeistettiin erillisten prosessifoorumien avulla. Toimintavuoden alussa kuvattiin Palkeiden prosessikartta, nimettiin prosessien omistajat sekä määriteltiin prosessinomistajan tehtävät ja prosessien suorituskyvyn mittarit. Prosessien kuvaamisessa otettiin käyttöön tietokantapohjainen mallintamisohjelmisto QPR ProcessGuide ja prosesseja kuvattiin laajasti. Henkilöstö oli aktiivisesti mukana prosessien kuvaamisessa. Prosesseja kehitettiin Lean Six Sigma menetelmällä kolmen palvelutuotannon pilottiprosessin osalta. Palvelutuotannon prosesseissa standardointi on keskeisin kehityskohde. Prosesseittain on tarpeen käydä läpi erilaisten toimintatapojen kohteet, syyt ja mahdolliset ratkaisut sekä tehdä suunnitelma standardoinnin toteuttamiseksi. Toinen keskeinen kehityskohde on prosessien virtaviivaistaminen vähentämällä prosesseihin sitoutunutta hukkaa : virheitä, ylimääräisiä tarkistuksia, manuaalisia vaiheita ja odotusta. Loppuvuonna Palkeet teki lisäksi kattavan palvelutuotannon prosessien arvioinnin Kieku-ympäristössä toimivien pilottiasiakkaiden prosesseista Sujuvat Prosessit Kiekulle projektissa. Projektin aikana tiivistettiin yhteistyötä prosessikehityksessä Valtiokonttorin Kieku-hankkeen ja hallinnon ohjauksen kanssa. Tulosten läpikäyntiin ja valtiotason kehityskohteiden jatkokeskusteluihin osallistui lisäksi valtiovarainministeriö. Prosessityö jatkuu vuonna 2012 ja keskeistä on palvelutuotannon prosesseihin liittyvän toimintatavan yhtenäistäminen. Prosessityö nivotaan vuoden 2012 aikana osaksi olemassa olevia johtamiskäytäntöjä. Palvelujen kehittämisessä määriteltiin ja otettiin käyttöön toimintavuoden aikana asiakasfoorumien toimintamalli. Asiakasfoorumeilla tavoitellaan yhteistyön vahvistamista palvelujen kehittämisessä asiakkaiden kanssa. Foorumit ovat Palkeille myös yksi keino kehittyä asiakaslähtöisemmäksi toimijaksi. Toimintavuoden syksyllä järjestettiin kaksi asiakasfoorumia, joista ensimmäisessä oli aiheena kirjanpidon ja tilinpäätöksen prosessi ja aikataulu sekä kirjanpidon laatupoikkeamat. Toisessa teemoina olivat asiakastuki ja asiakastyytyväisyyskyselyn palvelujen kehittämistä koskevat palautteet. Vuodelle 2012 on suunnitteilla neljä asiakasfoorumia. Asiakasfoorumien lisäksi Palkeissa järjestettiin kevään aikana sisäisiä palvelujen kehittämisen työpajoja. Työpajoihin osallistui vajaat 100 menojen käsittelyn, henkilöstöpalvelujen, palkan-laskentapalvelujen, kirjanpidon, maksuliikkeen ja tulojen käsittelyn ammattilaista. Työpajoissa käytettiin osallistavia työskentelytapoja ja ne tuottivat yhteensä lähes 400 kehittämisideaa, joita huomioidaan soveltuvin osin nykypalvelujen, uu-

13 12 (31) sien palvelujen sekä prosessien kehittämisessä. Asiakkaiden ja Palkeiden henkilöstön palaute asiakasfoorumeista ja sisäisistä työpajoista oli erittäin myönteistä. Asiakasfoorumien nähtiin olevan kumppanuuksien rakentamisen ja verkostoitumisen kannalta toimivia ja sisäisten työpajojen nähtiin tuovan uudenlaista näkemystä omaan työhön ja sen kehittämiseen. Palvelujen tuotteistuksessa määriteltiin ja otettiin tuotantoon kolme uutta palvelua (EUmatkakorvauskäsittely, Kieku-konversiopalvelu ja R8-versiovaihdon projektipalvelu). Lisäksi vuoden aikana aloitettiin mm. Kieku-raportointipalvelun kehittäminen. EU-matkakorvauskäsittelyn vuoksi määräraha Euroopan unionin osallistuminen matkamenojen korvauksiin siirrettiin Palkeiden talousarvioon, mikä vaikuttaa tuotto- ja kululaskelmaan. Korvattujen matkalaskujen määrä oli 2177 kpl. Matkoja korvattiin 1,9 miljoonaa euroa. Palvelun hinnaksi muodostui 24 euroa Tuottavuustoimenpiteet tukitoiminnoissa ICT-ratkaisuissa valmisteltiin Valtion yhteisen tietoliikenneverkon (VY) ja Aluehallinnon tietohallintoyksikön (AHTi) palvelujen käyttöönottoa. Siirtyminen VY-verkon käyttäjäksi ja AHTin IT-asiakkaaksi toteutetaan vaiheittain elokuun 2012 loppuun mennessä. Videoneuvottelulaitteet sekä virtuaali- ja puhelinneuvottelujärjestelmät ovat olleet aktiivisessa käytössä sekä sisäisissä että ulkoisissa neuvotteluissa Palkeiden videoneuvottelulaitteistot yhtenäistettiin, ja laitteita hankittiin lisää yhteensä 4 kpl eri toimipaikkoihin. Matkakustannukset Palkeissa olivat vuonna noin euroa, mikä oli 28 % vähemmän kuin vuonna Matkapäivät vähenivät noin 25 %. Palkeiden laatukäsikirjasta valmistui ensimmäinen versio vuoden lopussa. Palkeiden ja prosessien toimintaa arvioidaan vuodesta 2012 alkaen EFQM-mallin avulla. Viestinnässä laadittiin Palkeiden viestintäsuunnitelma strategiakaudelle ja aloitettiin verkkoviestinnän kehittäminen. Viestintäsuunnitelma (=viestintästrategia) on voimassa strategiakauden loppuun (2015). Siinä määritellään Palkeiden viestinnän eri osa-alueiden periaatteet, käytännöt, tavoitteet ja vastuut. Suunnitelma sisältää myös viestinnän kanavarakenteiden kuvauksen ja sidosryhmäluettelon. Verkkoviestinnän kehittäminen sisältää Palkeiden www-sivujen ja intranet-sivujen uudistamisen sekä extranet-sivujen suunnittelun ja käyttöönoton. Uudet sivustot julkaistaan vaiheittain vuoden 2012 aikana. Toimitiloja kehitettiin kestävä kehitys huomioon ottaen tukemaan Palkeiden ydintoimintaa. Tilat ovat kustannustehokkaat, muunneltavat ja joustavat. Huonetoimistoista luovuttiin ja niitä korvattiin avotilalla. Optimaze.net -järjestelmä otettiin käyttöön tilakustannusten sekä toimitilojen energiatehokkuuden seuraamiseksi. Selvitettiin ympäristöjärjestelmän käyttöönottoa Palkeissa. Vuoden aikana luovuttiin Oulun ja Kouvolan toimisto- ja arkistotiloista. Porissa siirryttiin huonetoimistosta peruskorjattuihin avotiloihin. Mikkelissä uusien avotilojen peruskorjaaminen eteni ja niihin muutetaan toukokuussa Kuopion tiloista solmittiin uusi vuokrasopimus, jonka mukaisesti siirrytään avotiloihin marraskuussa Toimitilat vähenivät vuoden aikana 2 %. Toimitilojen tehokkuus vuoden lopussa oli 23,3 m 2 /htv ja kustannukset 5072 /htv. Tulossopimuksen tavoite oli, että tilatehokkuus täydellä työpisteiden täyttöasteella on korkeintaan 20 m 2 /henkilö. Tämän tavoitteen toteuma oli 18,39 m 2 /henkilö.

14 13 (31) Kaikki Palkeiden toimitilat on vuokrattu Senaatti-kiinteistöiltä, jonka asiantuntemusta hyödynnettiin toimitilojen lisäksi toimitilapalveluiden hankinnassa. Toimitilojen puhtauspalvelut hankittiin pääosin (Joensuu, Hämeenlinna ja Pori) Senaatti-kiinteistöjen kilpailuttamina yhteishankintoina pyrkien kustannussäästöihin ja toiminnan tehokkuuteen. Toimintatapaa hyödynnetään jatkossa myös muissa toimipaikoissa. Käyttäjäsähkö hankittiin osin Hansel Oy:n puitesopimuksen, osin Senaatti-kiinteistöjen kautta. Hansel Oy:n toimittamasta sähköstä oli 30% ympäristösertifioitua sähköä. Palkeet kehitti toimintavuoden aikana yhteistyössä Tilastokeskuksen kanssa toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden kehittymistä kuvaavan indeksin. Indeksi kuvaa koko Palkeiden toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden kehittymistä. Indeksi otetaan käyttöön vuonna 2012 siten, että indeksin perusvuosi on. Vuotta 2010 ei asetettu indeksin perusvuodeksi, koska siltä saatavat tiedot eivät ole täysin vertailukelpoiset myöhempien vuosien tietojen kanssa.

15 14 (31) 1.4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Vuodelle 2012 tarvittavat muutokset palvelusopimuksiin tehtiin yhtenäisen palvelusopimus- ja hinnoittelumallin pohjalta. Palkeiden palvelusopimusmalli on suunniteltu niin, että vain muuttuva liitteet voidaan päivittää ilman koko sopimuksen uusimista. Palkeet tuotti nykyisissä järjestelmäympäristöissä palvelut asiakkaille pääosin palvelusopimusten mukaisesti. Vuoden alussa käynnistyi Kieku-ratkaisun pilottikäyttö Valtiokonttori-asiakkaalla. Keväällä laajennettiin pilotointia Suomen Akatemian käyttöönotolla. Vuosi oli Kieku-ratkaisun laadun ja toimintavarmuuden kehittämistä sekä uuden toimintamalliin liittyvien prosessien ja työohjeiden jatkokehittämistä yhteistyössä Valtiokonttorin ja pilottiasiakkaiden kanssa. Rajavartiolaitoksen käyttöönotto ei toteutunut Puolustusvoimissa otettiin käyttöön uusi palkanmaksujärjestelmä SAP -hankkeeseen liittyen. Järjestelmän toiminnasta johtuen puolustusvoimien palkanmaksussa on ollut laatuhäiriöitä, jotka ovat työllistäneet Palkeita koko käyttöönottovuoden Suoritteiden määrät Suoritemäärä kasvoi eniten myyntilaskutuksessa, jossa saatiin uusia asiakkaita. Palvelun uudelleenmäärittelyn vuoksi vertailu vuosien ja 2010 välillä antaa osittain virheellisen kuvan muutoksesta. Myyntilaskutuspalvelun määrä tullee kasvamaan edelleen tulevina vuosina. Matkalaskujen käsittelymäärät ovat samoin nousseet voimakkaasti uusien M2-järjestelmän käyttöönottojen myötä. Ostolaskujen käsittelyssä ja palkanlaskennassa suoritemäärien lisääntyminen on ollut maltillisempaa. Taulukko 6: Tulostavoiteasiakirjassa arvioidut suoritemäärät SUORITTEET Toteuma Toteuma 2010 Tavoite Muutos ostolaskut, kpl ,8 % myyntilaskut, kpl palkkalaskelmat, kpl ,0 % matkalaskut, kpl ,8 % Palkeet teki vuoden tilinpäätöksen 52 kirjanpitoyksikölle, viidelle rahastolle ja ritarikunnalle. Kirjanpitoa tehtiin useammalle virastolle, kuin mitkä ovat näiden kirjanpitoyksiköiden alla ja tilinpäätös ja kirjanpitopalveluiden syvyys ja laajuus vaihtelevat vielä melko paljon Palvelukyky sekä suoritteiden laatu Asiakasvirastojen yhteyshenkilöille ja tilaaja-asiakkaille toteutettiin syksyllä järjestyksessä toiset Palkeiden asiakastyytyväisyyskyselyt. Yhteyshenkilöiden asiakastyytyväisyydelle asetettua tavoitetta 3,9 asteikolla 1-5 arvioituna ei saavutettu talous- eikä henkilöstöpalveluissa ja tulokset laskivat vuoteen 2010 verrattuna, mutta ne ovat silti hyvällä tasolla palvelujen keskiarvon ollessa 3,73. Tilaaja-asiakkaiden arviot olivat yhteyshenkilöiden arvioita kriittisempiä ja he antoivat arvosanan 3,1 Palkeiden palvelusta, mikä oli myös kyselyn keskiarvo asteikolla 1-5. Vas-

16 15 (31) taajat olivat tyytyväisimpiä palveluasenteeseen ja palveluvalikoiman riittävyyteen. Palvelujen hankinnan toimivuudesta tilaajat antoivat arvosanan 3,19. Heikoimmat arviot tilaajien keskuudessa saivat palvelukeskuksen vaikutus asiakkaan tuottavuuskehitykseen ja palvelukeskuksen kustannustehokkuus. Taulukko 7: Asiakastyytyväisyys ASIAKASTYYTYVÄISYYS Toteuma Toteuma 2010 Tavoite Muutos Taloushallintopalvelut 3,7 3,8 3,9-3,9 % Henkilöstöhallintopalvelut 3,8 4,0 3,9-2,8 % Asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia tulkitessa on huomioitava se, että Palkeiden palveluja yhtenäistettiin vuoden aikana ja palvelutuotannossa siirryttiin prosessiorganisaatioon, mikä aiheutti muutoksia erityisesti talouspalvelujen tuotannossa. Muutoksen suuruuteen nähden 3,9 %:n lasku asiakastyytyväisyydessä on pieni, mutta ei tavoiteltu lopputulos. Taulukko 8: Asiakasvirastojen yhteyshenkilöiden asiakastyytyväisyyden kehitys vuosina Vastausmäärillä painotetut Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Tavoite Muutos keskiarvot Talouspalvelut yhteensä 3,7 3,8 3,9 3,8 3,9-3,9 % Henkilöstöpalvelut 3,8 4,0 3,8 3,8 3,9-2,8 % yhteensä Talous- ja henkilöstöpalvelut 3,7 3,9 3,8 3,8 yhteensä Imago, talous- ja henkilöstöpalvelut yhteensä 3,7 3,8 3,8 3,8 Tyytyväisimmät asiakkaat ovat SM:n, STM:n, ja VM:n hallinnonalat ja tyytymättömimmät YM:n ja MMM:n hallinnonalat. Vuoden 2010 tuloksissa tyytymättömimpien hallinnonalojen TEM:n ja YM:n tulokset ovat parantuneet merkittävästi vuonna. Viivästysseuraamuksia asiakkaiden laskuista ja palkkoihin liittyvistä tilityksistä maksettiin kuluneena vuonna euroa, mikä oli 0,00007 % lähtevän maksuliikenteen kokonaisvolyymista (46 mrd euroa). Vuonna 2010 viivästyskorkojen määrä oli euroa (0,00003 %). Reklamaatioita Palkeiden toiminnasta tehtiin 6 kpl ja kirjallisia selvityspyyntöjä saatiin 10 kpl. Tulossopimuksessa asetettuja tavoitteita alle euron viivästyskoroista ja alle 3 kpl:sta reklamaatioita ei näin ollen saavutettu. Kirjallisten selvityspyyntöjen määrän tavoite alle 12 kappaletta toteutui.

17 16 (31) 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Hallinnonalan strategiaperustan linjausten mukaisesti henkilöstövoimavarojen hallinnassa ja kehittämisessä painopisteiksi asetettiin osaamisen johtaminen, johtamisen vahvistaminen ja hyvän esimiestyön varmistaminen sekä työn tekemisen uusien muotojen ja toimintatapojen käyttöönotto. Vuonna vietiin loppuun mittava, useassa vaiheessa toteutettu palvelukeskusten yhdistämiseen liittyvä organisaatiomuutos, joka toi mukanaan tehtävien, esimiesten ja työpisteiden vaihdoksia monille. Organisaatiomuutoksen tavoitteena oli mm. edistää onnistunutta töiden jakamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Vuoden aikana työstettiin prosessikuvauksia ja muutettiin organisaatiota uusien prosessien mukaiseksi. Myös virkanimikkeet yhtenäistettiin monien vaiheiden jälkeen. Muutokset ovat olleet suuria, mikä on aiheuttanut haastetta työhyvinvoinnin ylläpidolle. Henkilöstön kanssa muutoksia on käsitelty yhteistoimintaryhmässä, joka kokoontui säännöllisesti. Viestinnän ja välittömän yhteistoiminnan varmistamiseksi pidettiin henkilöstöinfotilaisuuksia eri paikkakunnilla. Tämän lisäksi vuoden aikana toimintansa aloitti erillinen viestintäverkosto. Vuoden loppupuoliskolla ilmestyi henkilöstölle suunnattu Välipala-lehti kaksi kertaa. Yhtenäiset kokouskäytännöt varmistavat sisäisen tiedon kulun. Intrassa tiedotetaan ajankohtaisista asioista. Henkilöstöinfojen vuorovaikutuksellisuuden lisäämiseksi niiden määrää lisättiin ja infoja pidettiin kaikilla toimipaikoilla videoyhteyksien sijasta. Lähes kaikissa infoissa oli johtajia paikalla. Henkilöstön kannanottoja yhteisiin asioihin kuultiin myös luottamusmiestapaamisissa ja yhteistoimintaryhmän kokouksissa. Johdon edustajat kiersivät toimipaikoilla aktiivisesti. Uudesta palkkausjärjestelmästä saatiin aikaan sopimus. Käyttöönotto käynnisti muutosesitysten vyöryn tehtävien vaativuustasoihin. Viitetehtäväkuvien päivittämistä ja yhtenäistämisponnisteluja jatketaan. Työaikapankki- ja etätyökokeilut siirtyivät toteutettavaksi myöhemmin. Työaikaohjeeseen tuli useita muutosesityksiä. Kiekun käyttöönottoihin valmistautuminen eteni työpajoissa ja Viitta- arviointiin osallistumalla. Taulukko 9: Tulossopimuksessa määriteltyjen henkilöstötunnuslukujen toteutuminen HENKILÖSTÖTUNNUSLUKU Tot euma Toteuma 2010 Tavoite Muutos Henkilötyövuodet 734,6 768, ,4 % Työtyytyväisyys 3,1 3,0 3,5 1,0 % Henkilötyövuodet alittivat kehykseksi asetetun tavoitearvon. Uusrekrytoinnit tehtiin harkiten ja ennakoiden myöhemmille vuosille asetetut henkilöstömäärän vähennystarpeet. Vuoden loppupuolella tehtiin selvitys palveluverkkorakenteen kehittämistä varten. VMBaro-kyselyllä selvitettiin mielipiteitä työilmapiiristä. Työtyytyväisyyden tulos jäi asetetusta tavoitteesta. Arvo on kuitenkin hieman edellisvuotta korkeampi, mikä on positiivista huomioiden tapahtuneet suuret organisaatiomuutokset vuoden aikana. Vastausprosentti oli erittäin korkea (80). Tiedonkulussa oli edellisvuoden kyselyyn verrattuna tapahtunut selkein parannus. Vuoden aikana tiedonkulun vahvistamiseksi perustettiin mm. viestintäryhmä. Paikkakunnittain katsottuna joensuulaiset olivat kaikkein tyytyväisimpiä. Ikäryhmistä tyytyväisimpiä olivat alle 30-vuotiaat. Kyselyn tuloksia käytiin läpi eri

18 17 (31) tilaisuuksissa ja otetaan huomioon Palkeiden toiminnassa. Palkeet lähti vuonna mukaan myös Työterveyslaitoksen toteuttamaan Innostuksen spiraali -kehittämishankkeeseen. Hankkeeseen liittyen henkilöstölle järjestettiin internetkysely. Henkilöstö osallistui kyselyihin kiitettävästi. Tulosten perusteella saadaan tietoa työyhteisön voimavaroista ja vahvuuksista sekä niiden yhteydestä työhyvinvointiin, uudistumiskykyisyyteen ja tuottavuuteen. Hanke jatkuu vuonna Työhyvinvoinnin kehittämiseen panostettiin myös kouluttamalla Palkeisiin kaksi Kaiku-kehittäjää. Koulutuspäiviä henkilötyövuotta kohti kertyi 3,25. Substanssikoulutuksen ohella oli kaikille tarjolla yhteistä koulutusta mm. asiakasviestinnästä, henkilötietojen käsittelystä ja hallintomenettelystä. Myös yhteisesti käytössä olevista järjestelmistä järjestettiin koulutusta. Koulutuksessa panostettiin paljon esimiesten tietojen ja taitojen kehittämiseen. Koulutustilaisuuksia oli useita monilta eri aihealueilta. Lisäksi esimiestyöhön panostettiin säännöllisillä johdon ja esimiesten foorumeilla. Kuukausittain esimiehille pidettiin info- ja keskustelutilaisuus ajankohtaisista asioista. Johtoryhmätyön kehittämiseksi saatiin Valtiokonttorin Kaiku-rahaa. Henkilöstön mielipidettä hyvästä johtamisesta kartoitettiin erillisellä kyselyllä. Palkeissa on voimassa oleva tasa-arvosuunnitelma, jonka mukaan toimitaan rekrytoinneissa ja muussa päätöksenteossa. Suunnitelma päivitetään vuoden 2012 aikana. Palkkauksellisen tasa-arvon työkaluna toimii uusi palkkausjärjestelmä. Toiminta jakautui vuoden lopussa paikkakunnittain kaavion 4 mukaisesti. Hallinnolliset tehtävät ja johto on keskitetty Joensuuhun ja Hämeenlinnaan. Palvelutuotanto toimi koko vuoden ajan kuudella paikkakunnalla. Tilapäiseen Kiekun käyttöönottotyöhön perustettuun Helsingin toimipisteeseen rekrytoitiin henkilöt joulukuun alusta. Hämeenlinnassa toimi kaksi eri toimipaikkaa. Aiemmat Oulun ja Kouvola toimipaikat lakkasivat vuoden aikana. Muutokset jatkuvat tulevina vuosina. Kaavio 4: Henkilöstö paikkakunnittain

19 18 (31) Palkeiden työssä oleva (palkkaa saava) henkilöstö oli vuoden lopussa 730. Naisten osuus henkilöstöstä oli edellisvuoden tapaan 91 prosenttia. Kaikkien palvelussuhteessa olevien määrä oli vuodenvaihteessa 780. Palkattomalla virkavapaalla, kuten vanhempain- ja hoitovapaalla, vuorotteluvapaalla tai toisessa valtion virkasuhteessa, oli 50 henkilöä. Henkilöstöstä vakinaisessa virassa oli 88 prosenttia, 642 henkilöä. Näistä 32 oli virkavapaalla omasta virastaan hoitaen Palkeissa virkasuhteessa muuta kuin vakinaista tehtäväänsä. Varsinaisia määräaikaisia virkamiehiä oli 88. Näistä suoraan jonkin virkavapaalla olijan sijaisena toimi 39 henkilöä. Työllistettynä oli yksi henkilö. Tämän lisäksi työllistettyjä työskenteli koko vuoden aikana yhteensä kahdeksan eri henkilöä. Vuoden lopussa Palkeissa ei ollut palkallisia opiskelijaharjoittelijoita, mutta vuoden aikana tällaisessa harjoittelussa oli 15 henkilöä. Oppilaitosyhteistyöhön panostetaan jatkossakin. Vuodenvaihteessa Palkeissa oli yksi siviilipalvelusvelvollinen ja yksi työelämävalmennettava. He eivät ole palvelussuhteessa eivätkä siten mukana luvuissa. Henkilöstön keski-ikä oli vuoden lopussa 44,8 vuotta. Palkeiden selkeästi suurin ikäluokka oli vuotiaat. Miehet ovat keskimäärin yhdeksän vuotta naisia nuorempia. Kaavio 5: Henkilöstön ikäjakauma Vakinaisia palvelussuhteita päättyi 58 kappaletta. Näistä eläkkeelle lähtijöitä oli kahdeksan ja heidän keski-ikänsä oli 62,2 vuotta. Vakinaisen henkilöstön lähtövaihtuvuus oli 7,9 %. Palkeissa oli ulkoisessa haussa 125 työpaikkaa. Näihin oli 2888 hakijaa eli 23,1 hakijaa työpaikkaa kohti. Lisää henkilöstöä koskevia tunnuslukuja on koottu seuraavaan taulukkoon. Mukana ovat myös tiedot edellisvuodelta sekä vuoden kuluessa tapahtuneet lukujen prosenttimuutokset.

20 19 (31) Taulukko 10: Henkilöstöä koskevia tunnuslukuja (Lähteet: Tahti- ja Prima-järjestelmät) HENKILÖSTÖMÄÄRÄ, Toteuma Toteuma Yksikkö RAKENNE JA KULUT 2010 Muutos Henkilöstömäärä lkm ,7 % naiset lkm ,4 % miehet lkm ,5 % Vakinaiset lkm ,7 % naiset lkm ,0 % miehet lkm ,5 % Määräaikaiset lkm ,8 % naiset lkm ,7 % miehet lkm ,8 % Henkilötyövuodet htv 734, ,3 % Keski-ikä vuotta 44,8 43,6 2,8 % naiset vuotta 45,6 44,3 2,9 % miehet vuotta 36,3 35,7 1,7 % Tehdyn työajan osuus säännöllisestä vuosityöajasta % 80,1 81,3-1,2 %-yks. Palkkasumma euroa ,8 % Tehdyn työajan palkat euroa ,9 % Välilliset työvoimakustannukset euroa ,8 % Kokonaistyövoimakustannukset euroa ,8 % Välillisten työvoimakustannusten osuus tehdyn työajan palkoista % Henkilötyövuoden hinta (sis. välilliset ja välittömät euroa ,2 % TYÖHYVINVOINTI Työtyytyväisyysindeksi ind 3,05 3,02 1,0 % naiset ind 3,05 3,02 1,0 % miehet ind 3,09 3 3,0 % Lähtövaihtuvuus % 7,9 4,9 3 %-yks. Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen % henkilöstöstä % 0,14 0,26-0,12 %-yks. Sairauspoissaolot pv/htv 10,6 10,3 2,9 % Työterveyshuolto (vähennetty saadut palautukset) euroa/htv ,0 % Työkunnon ja -tyytyväisyyden edistäminen (liikunta, euroa/htv ,1 % OSAAMINEN Koulutustasoindeksi ind 5 4,9 2,0 % naiset ind 5 4,9 2,0 % miehet ind 5,3 5,1 3,9 % Koulutuspäivät pv/htv 3,25 3,4-4,4 % Koulutus euroa/htv ,7 % Henkilöstön arvo euroa ,2 %

21 20 (31) 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Palkeet on nettobudjetoitu virasto. Palvelutoiminnan tuottojen osuus oli 94,1 %, joka on 3,6 prosenttiyksikköä vähemmän kuin vuonna Palkeiden rahoituksesta 3,6 % oli Euroopan Unionin osallistuminen matkamenojen korvauksiin, jota ei ollut vuonna Edelliseltä vuodelta siirtyneen toimintamenon, kehittämiseen myönnetyn määrärahan ja nettobudjetoidun arviomäärärahan osuus rahoituksesta oli 2,2 %. Muu rahoitus 0,1 % koostuu työ- ja elinkeinoministeriön tukityöllistämiseen myöntämästä määrärahasta sekä työvoimatoimistolta laskutettavasta Joensuun seudun äkillisen rakennemuutoksen työllistämistuesta Talousarvion toteutuminen Palkeille myönnettiin talousarviossa toimintamenomomentille nettomäärärahaa euroa ja kolmannessa lisätalousarviossa euroa. Palkeiden talousarviossa asetetut tulo- ja menokehykset alitettiin. Toimintamenojen arvioitiin olevan 53,1 miljoonaa euroa toteuman jäädessä 49,5 miljoonaan euroon. Menojen alittuessa myös tulot jäivät 50 miljoonaan euroon, arvion ollessa 53,1 miljoonaa. Arvioidut menot alittuivat erityisesti palkkamenojen osalta, koska toimintavuoden henkilötyövuositoteuma alittui arvioituun määrään nähden. Toimintamenomomentin tulot ylittivät menot 0,4 miljoonalla eurolla, koska Palkeilla ei ollut toimintavuonna palvelumaksuissa perittävien poistojen ja korkojen suuruisia investointeja. Vuodelta 2010 siirtynyt toimintamenomääräraha 0,56 miljoonaa euroa käytettiin kokonaan. Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotosta ja hankkeen aikataulun aikaistamisesta aiheutuviin menoihin myönnettiin talousarviossa 1,2 miljoonaa euroa ja kolmannessa lisätalousarviossa 0,5 miljoonaa euroa. Määrärahaa käytettiin yli 0,5 miljoonaa euroa ja seuraavalle vuodelle siirrettiin 1,1 miljoonaa euroa. Toimintavuonna Kiekun käyttöönottoon tarvittavat henkilöstö- ja asiantuntijapalveluresurssit eivät toteutuneet arvioidusti, koska Kiekun käyttöönotot siirtyivät. Momentin Euroopan unionin osallistuminen matkamenojen korvauksiin määrärahaa käytettiin 1,9 miljoonaa euroa ja vuodelle 2012 siirrettiin 2,8 miljoonaa euroa Tuotto- ja kululaskelma Tuotot 49,9 miljoonaa euroa ovat pääosin asiakasvirastoilta perittyjä palvelumaksuja. Ostot tilikauden aikana vähenivät 13,4 % edellisestä vuodesta. Henkilöstökulut laskivat edellisestä vuodesta 8,3 % eli 2,7 miljoonaa euroa. Lomapalkkavelan muutosta kirjattiin euroa, joka on lähes 2 miljoonaa euroa vähemmän kuin edellisenä vuonna. Ilman lomapalkkavelan muutoskirjausta henkilöstökulut laskivat 2,44 %. Toimitilavuokriin käytettiin 2,9 miljoonaa euroa, joka on 1,8 % vähemmän kuin edellisenä vuonna. Tietokoneiden ja muiden atk-laitteiden kulut nousivat euroa. Kokonaisuudessaan vuokrat nousivat edellisestä vuodesta 1,9 %. Palveluiden ostoihin käytettiin 14,8 miljoonaa euroa, joka on 1,3 miljoonaa euroa

22 1.6.4 Tase 21 (31) enemmän kuin edellisenä vuonna. Asiakkaiden tietojärjestelmiin liittyviin palveluiden ostoihin käytettiin noin 9,6 miljoonaa euroa, joka on euroa eli 6,4 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Järjestelmäkustannukset kasvoivat edellisestä vuodesta euroa, koska asiakastuen järjestelmä on ollut käytössä koko vuoden. Valtion yhteiseen rekrytointi-ilmoitteluun liittyvät menot kasvoivat euroa palvelun laajentumisen johdosta Muissa kuluissa on matkustuskulujen osuus euroa, joka on 28,3 % vähemmän kuin edellisenä vuonna. Ohjelmistojen käyttöoikeus- ja lisenssimaksuihin kirjattiin euroa enemmän kuin edellisenä vuonna. Kokonaisuudessaan muut kulut laskivat 1,3 %. Suunnitelman mukaiset poistot kasvoivat 2,9 %, joka johtuu vuoden aikana tehdyistä investoinneista. Sisäisiin kuluihin sisältyy 1,9 miljoonaa euroa muille virastoille maksettuja matkakorvauksia osallistumisesta Euroopan Unionin kokouksiin. Valtion ITpalvelukeskuksille maksetut palvelumaksut alenivat euroa. Rahoituskulut, jotka sisältävät pääasiassa palvelutuotannon viivästymisestä aiheutuneita korkoja, kasvoivat edellisestä vuodesta euroa. Satunnaisiin tuottoihin on kirjattu Logica Suomi Oy:n maksama korvaus Rajavartiolaitoksen palkanmaksun viivästymisestä vuonna Satunnaiset kulut sisältävät euroa Innofactor Oyj:lle maksettuja oikeudenkäyntikuluja liittyen julkaisujärjestelmän hankintaan sekä euroa asiakasvirastoille maksettuja korvauksia. Taseen loppusumma aleni 9,4 miljoonaa euroa eli 72,4 %. Vastaavaa Käyttöomaisuuden ja muiden pitkäaikaisten sijoitusten arvo aleni 16,7 %. Poistoja tehtiin n euroa ja investointeja n eurolla. Lyhytaikaiset saamiset vähenivät 9,1 miljoonaa, mikä johtuu myyntisaamisten vähenemisestä. Vastattavaa Lyhytaikainen vieras pääoma kasvoi 5,4 miljoonaa euroa ja 61,9 %. Siirtovelat sisältävät 3,4 miljoonaa euroa palvelusopimuslaskutuksen hyvityslaskuja, 5 miljoonaa lomapalkkavelkaa, 0,9 miljoonaa virastoille maksettuja matkakorvauksia osallistumisesta Euroopan Unionin kokouksiin ja muita siirtovelkoja 0,5 miljoonaa euroa.

23 22 (31) 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI- JA VAHVISTUSLAUSUMA Palkeiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje valmistui vuoden aikana. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilan arviointi vuodelta toteutettiin johtoryhmän jäsenille ja tulosyksiköiden päälliköille suunnatulla webropol-kyselyllä. Kysymykset olivat valtiovarain controller-toiminnon laatiman laajan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikon mukaiset. Sisäisen toimintaympäristö tila arvioitiin melko hyväksi ja tavoitteiden asettamisen arvioitiin toteutuvan hyvin. Riskien tunnistaminen, arviointi ja niihin vastaaminen sekä valvontatoimenpiteet arvioitiin puutteellisiksi. Arvioinnin perusteella voidaan todeta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan olevan tyydyttävällä tasolla, mutta vaativan riskienhallinnan osalta edelleen kehittämistä. Keskeisimmät kehittämiskohteet vuonna 2012 ovat talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien riskien tunnistaminen, arviointi ja niihin vastaaminen dokumentoidusti. Samalla riskienhallinta saatetaan osaksi viraston suunnittelu- ja tavoitteiden asettamisen prosessia. Lisäksi viraston valmius- ja jatkuvuussuunnitelma ajantasaistetaan. Palkeilla ei ole erityistä sisäistä tarkastajaa. Käyttöoikeuksia tarkastettiin syksyllä ostopalveluna. Lopullinen raportti tästä tarkastuksesta ei ole vielä valmistunut. Palkeiden tietoturvallisuuden auditointi perustasolle suoritettiin VIP:n toimesta huhtikuussa. Tietoturvallisuuden kehittämisessä kiinnitettiin huomiota prosessien tietoturvariskeihin sekä toipumissuunnitteluun. Palkeiden henkilöstölle koulutettiin tietoturvallisuuden perusteita web-tietoturvakurssin avulla. 1.8 ARVIOINTIEN TULOKSET Palkeet osallistui vuonna julkisen sektorin palvelukeskusten benchmarkingtutkimukseen. Palkeiden lisäksi tutkimukseen osallistui neljä kaupunkien palvelukeskusta. Tutkimuksen tulosten perusteella Palkeiden henkilötyövuodet olivat suhteessa organisaation (organisaatio = kaupunki tai valtio) henkilötyövuosiin (organisaatiot keskimäärin 0,62 %, Palkeet 0,58 %) keskimäärin samalla tasolla kuin muillakin palvelukeskuksilla. Lisäksi Palkeiden toiminnan kulut olivat suhteessa organisaation kokonaiskuluihin (organisaatiot keskimäärin 0,45 %, Palkeet 0,46 %) keskimäärin samalla tasolla kuin muillakin palvelukeskuksilla. Palvelukeskusten kulurakenne vaihteli jonkin verran riippuen järjestelmäkustannusten suuruudesta. Henkilöstökustannukset olivat kuitenkin jokaisen palvelukeskuksen suurin kuluerä. Valtiokonttori teki henkilötyövuosi- ja tuottavuuskyselyn seitsemän eri hallinnonalan (OM, PLM, SM,VM, MMM, UM, YM) ostolaskujen ja palkanlaskennan henkilötyövuosista ja tuottavuudesta. Talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuutta tarkasteltiin suhteessa palvelukeskuksen työn osuuteen. Hallinnonalan virastot jaettiin kolmeen ryhmään tuottavuuden mukaan (paras 25 %, keski 50 % ja huonoin 25 %). Ostolaskujen osalta todettiin, että tuottavuudeltaan parhaassa ryhmässä palvelukeskuksen työn osuus oli 39 %, keskiryhmässä 19 % ja heikoimmassa vain 14 %. Palkanlaskennan osalta palvelukeskuksen työn osuus parhaassa ryhmässä oli 62 %, keskiryhmässä 63 % ja huonoimmassa 42 %. 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ Tietoon ei ole tullut Palkeiden talouteen tai omaisuuteen liittyviä väärinkäytöksiä.

24 23 (31) 2 TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA Osaston, momentin ja tilijaottelun numero ja nimi Tilinpäätös 2010 Talousarvio (TA + LTA:t) Tilinpäätös Vertailu Tilinpäätös - Talousarvio Toteutuma % 12. Sekalaiset tulot Työ-ja elinkeinoministeriön hallinnonalan muut tulot Tuloarviotilit yhteensä 560, ,26 0, , ,26 0, , ,26 0, , ,26 0, Pääluokan, momentin ja tilijaottelun numero, nimi ja määrärahalaji Tilinpäätös 2010 Talousarvio (TA + LTA:t) Talousarvion määrärahojen käyttö siirto vuonna seuraavalle vuodelle Tilinpäätös Vertailu Talousarvio - Tilinpäätös Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot Käytettävissä vuonna Edellisiltä vuosilta siirtyneet Käyttö vuonna (pl. peruutukset) Siirretty seuraavalle vuodelle 28. Valtiovarainministeriön hallinnonala , , , , , , , , , Valtiovarainministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot (arviomääräraha) , , ,14 0, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen toimintamenot (arviomääräraha) , ,73 0, , , , , ,15 0, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kehittäminen (siirtomääräraha 3 v) 0, , , ,00 0,00 0, , , , Euroopan unionin osallistuminen matkamenojen korvauksiin (siirtomääräraha 2 v) 0, , , ,00 0, , , , , Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonala , ,46 0, ,46 0, Työllistämis-, koulutus- ja eritystoimet (kiinteä määräraha) , ,46 0, ,46 0, Palkkaukset , ,46 0, ,46 0,00 Määrärahatilit yhteensä , , , , , , , , ,47