HRSuunti helppoa työvuorosuunnittelua netissä

Transkriptio

1 HRSuunti KÄYTTÖOHJE HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie 7 tuki@hrsuunti.fi Y-tunnus: Puhelin: KAARINA ALV rek.

2 HRSuunti helppoa työvuorosuunnittelua netissä HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie KAARINA Puh myynti@hrsuunti.fi HRSuunti Net työvuorosuunnittelu hoitaa rutiinit, tallentaa tiedot ja automatisoi laskennan sekä ennen käsin tai vanhoilla ohjelmilla tehdyt toimenpiteet. Voit käyttää ohjelmistoa reaaliaikaisesti missä tahansa, niin töissä, kotona kuin vaikka matkoillakin. HRSuunti Net antaa työkalut työvuorojen optimointiin, tuntilaskentaan ja kustannusseurantaan. HRSuunti Net tuoteperheeseen kuuluu uutena myös HRMobi mobiilikäyttöinen työtekijäliittymä. HRMobi:ssa työntekijä näkee omat työvuoronsa ja voi syöttää työaika-, vapaapäivä ja lomatoiveita sekä korjata toteumatiedot. Tiedot välittyvät automaattisesti HRSuunti Net ohjelmaan. HRMobi Admin ohjelmassa on lisäksi ns. pääkäyttäjätila, jossa on mm. viestintäkeskus sähköpostin ja tekstiviestien nopeaa lähetystä varten. Ohjelmassa on myös kellokortti työaikaleimauksiin. HRMobi ohjelmaan on oma erillinen käyttöohje. Kysy lisätietoja HRSuunti Oy:stä! Huomautus Tämän asiakirjan sisältämiä tietoja voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. HRSuunti ylläpitoasiakkaiden on mahdollista ladata aina uusin käyttöopas HRSuunti ohjelman tukisivustolta ja HRSuunti Net palvelun aloitusvalikosta. Käyttöohjeen lisäksi HRSuunti Oy ylläpitää uudet piirteet dokumenttia, joka on tiivistetty lista uusista ohjelman ominaisuuksista versionumeroittain. Uudet piirteet dokumentti on ladattavissa samasta paikasta HRSuunti käyttöohjeen kanssa. 2

3 Sisällysluettelo YLEISESTI Käyttöliittymä Ominaisuuksia ASENNUS JA KÄYTTÖÖNOTTO Asennus Laitteistovaatimukset Yhteensopivuus palkanlaskentaohjelmiin Tuetut työehtosopimukset Ohjelman käynnistäminen Todellisen käytön aloittaminen Päämenu Asetukset Asetusten syöttö Asetukset Valinnat Oletusarvot: Poissaolokoodien tuntiarvot Syöttölyhennekoodien aika-arvot Palkka-asetukset Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet Työkalupalkki Pääsy TYÖNTEKIJÖIDEN LISÄÄMINEN Työntekijöiden lisääminen, aloitus Ensimmäisen työntekijän syöttäminen Pin koodi Värikoodi Henkilönron sarjoittaminen Otsikkorivi Työkalurivi Välilehdet Käytettävyys Vapaapäivä / muut toiveet: Palkkaus Palkkaus Esimies Piirteet JP päivät (juhlapyhät / arkipyhät) Lisätietoa JP päivistä Vuosilomat Koulutus Osastot, piirteet ja työntekijärekisterin asetukset Osastot -osastojen lisääminen Osastoryhmät Piirteiden lisääminen Työntekijärekisterin asetukset Työsuhteen aloitus, lopetus ja muutostilanteet Työsuhteen muutostilanteet

4 Vuorolista ohjelman pikakuvakkeet HRSuunti Toolbar TYÖVUOROLISTAN SUUNNITTELU Yleisesti, työvuorojen suunnittelu Uusi vuorolista Vuorolistan tietojen syöttö Edellisen päivän vuoron kopiointi Tuntipankki Listakohtainen tavoitetyöaika Listakohtaisen tavoitetyöajan muuttaminen Vuorolistan hyväksymät koodit Tuplavuorot Vuorolistan tallennus Vuorolistan avaaminen Vuorolistan kopiointi Vuorolistan tietojen kopiointi toteutuneen pohjaksi Henkilön lisääminen vuorolistalle Henkilön poistaminen vuorolistalta Muiden osastojen vuorot Kiertävät listat Vuorolistapohjat kiertävät listat Vuorolistan luonti käyttäen pohjaa Vuorolistan tarkastelu graafisesti Vuorolistan poistaminen tietokannasta Tiivistetty vuorolista ja värikoodit Vuoromiehitys Vuorolistan TES tarkistus X ja V päivien sekä vapaapäivien välisen ajan tarkistus Lomasuunnittelu TULOSTAMINEN JA RAPORTIT Yleisesti, tulostaminen / raportit Huomioitavaa Vuorolistanauhat Tulosteiden skaalaus Työvuorot ryhmäsähköpostilla Listan hinta raportti Palkkaraportti Toteutuman syöttö Palkkaraportin tulostus Varavastaava ja muut lisät Palkkaraportin ajoikkunan lisävalinnat Sairastuu kesken päivää (osan päivää sairaana) Tehot

5 Tehot raportti Tehot vuorolistalla Vuoron teholaskenta Tuntitehot Vuorolista aikavälille Vuorolista aikavälille koottuna Tiivistettyvuorolistaraportti Poikkeamaraportti Tuntitoteumaraportti Tunti-, Viikkotunti- ja Kuukausituntitoteumat -raportit Lomalista Aamussa illassa yössä raportti Tarvittavat asetukset Viikonloppuvapaat raportti Juhlapyhävapaat raportti JP yhteenveto Tuntipankkiraportti ja Tuntipankkiyhteenveto Kooditoteumat raportti HR raportit Henkilökuntalista Sairauslomat raportti Tietojen siirto palkanlaskentaan ERITYISTOIMINTOJA Kalenteri Kalenteri, osastot ja piirteet -raportit HRMobi ja HRAdmin HRMobi - työntekijäliittymä HRAdmin pääkäyttäjänsovellus Extraus töihinkutsu järjestelmä Extrauksen käyttöönotto Xextra työvuorolistalla Xextra HRMobissa Sähköposti ja tekstiviestit Lähetä raportti sähköpostin liitteenä Valikot Päämenu Työvuorosuunnittelu Pikavalikot Päiväsuunnitelma Tarvemalli Häiriötilanne: Kursorin siirto ja / tai syöttölyhenne koodit eivät toimi vuorolistalla LIITE 1 palkanmaksuun velvoittavat koodit

6 Yleisesti HRSuunti Net on tehty erityisesti majoitus- ja ravitsemisalan sekä yksityisen sosiaalialan yrityksiin ja ohjelma sopii hyvin myös terveyspalvelualan työvuorosuunnitteluun. Kolmiviikkoisjaksollisen työvuorosuunnittelun lisäksi HRSuunti -ohjelmalla ylläpidetään henkilöstötiedot, tehdään ja tulostetaan vuorolistat sekä henkilökohtaiset työvuorot ja palkkaraportit. Käyttöliittymä HRSuunti Net ohjelman nykyaikainen Windows käyttöliittymä on pidetty mahdollisimman yhtenäisenä jokaisessa ohjelman ikkunassa. Microsoft Office ohjelmia aiemmin käyttäneet oppivat HRSuunti Net ohjelman hetkessä. Ohjelman tuottamat Excel -raportit mahdollistavat myös tietojen monipuolisen jatkojalostuksen. HRSuuntia voi käyttää sekä hiirellä että näppäimistöllä. Aluksi HRSuuntia on varmasti helpompi käyttää hiiren avustuksella. Valikkoja voi avata ja niiden käskyt voi antaa myös näppäimistöltä. Vuorolistan syötössä kannattaa käyttää numeronäppäimistöä ja syöttö kannattaa hyväksyä ENTERILLÄ. Työ hoituu näin kaikkein sujuvimmin. Ominaisuuksia HRSuunti Net toimii netissä HRMobi työntekijäliittymä Vuorolistojen teko ja tulostus Osastokohtaiset vuorolistat Palkkaraportointi, välitettävissä palkkakonttorille sähköisesti Tapahtumakalenteri juhlapyhiä, aattopäiviä ja erikoistapahtumia varten, merkinnät näkyvät vuorolistaa suunniteltaessa Useampien työsuhteiden hallinta Tehoseuranta näkyvissä suoraan vuorosuunnittelussa sekä erillinen halutulle ajalle ajettava Tehot raportti Linkki palkanlaskentaohjelmiin, kuten Personec, Tikon, Econet, Nova, Mepco ym. (yht. n. 20 eri palkanlaskentaohjelmaan) Työntekijäkohtaiset tuplavuorot mahdollistavat hyppytunnit tai toisen päivittäisen vuoron vaikka eri osastolla Osastotieto määriteltävissä vuoro- ja päiväkohtaisesti Monipuolinen raportointi ja tilastointi sekä HR -raportointi Kaikkien tietojen tallennus tapahtuu tietokantaan, mahdollistaa historiatietojen pitkän säilytyksen ja myöhemmän analysoinnin Käyttöoikeus määrittelyt salasanoineen, palkka ym. arkaluontoisiin tietoihin pääsee ainoastaan pääkäyttäjä Työsuhdetta koskevien tietojen tallennus ja työsopimuslomakkeen tulostus Sähköposti, SMS ja Web integraatio Työvuorojen graafinen tarkastelu Henkilöstön tietojen ja taitojen tallennus Työvuorojen lähetys työntekijöille sähköpostilla joukkolähetyksenä suoraan vuorosuunnittelusta nappia painamalla. Vapaapäivä- ja vuosilomatoiveiden merkintä, näkyvät vuorolistaa suunniteltaessa Vuosilomasuunnittelu Työaikapankki (tuntipankki) ja tasoittumisjaksokäsittelyt JP laskenta (juhla- / arkipyhät), osaaikaisten JP -tuntilaskenta. Tukee majoitus- ja ravitsemisalan lisäksi yhteensä 9 eri alan työehtosopimusta Varavastaavan ja muiden lisien laskenta Syntymäpäivä muistutin ym. ym. 6

7 Asennus ja käyttöönotto HRSuunti Net ei vaadi asennusta. HRSuunti Oy hoitaa tarvittaessa HRSuunti ohjelman alkuopastuksen ja käyttökoulutuksen. Asennus HRSuunti Net ei vaadi asennusta, ohjelmaan kirjaudutaan suoraan selaimella osoitteessa vuorolista.fi, käyttöönottoon on olemassa myös erillinen pikaohje: Laitteistovaatimukset HRSuunti Net nettiversio hyödyntää Windowsin omaa etätyöpöytäyhteys ohjelmaa ja on suoraan käytettävissä Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 ja uudemmilla koneilla. Pienen ilmaisen Microsoftin lisäohjelman avulla HRSuunti Net saadaan toimimaan myös Mac ja Linux tietokoneilla. Nettiversiota voidaan käyttää niin työpaikalla, kotona ja vaikka matkoillakin. Yhteensopivuus palkanlaskentaohjelmiin HRSuunti ohjelmassa on standardin XML pohjaisen siirtomuodon lisäksi valmiit linkitykset useaan palkanlaskentaohjelmaan. Linkitykset ovat erikseen lisensoitava osa HRSuuntia. XML standardin mukainen siirto, esim. Henix ja Fivaldi palkanlaskenta Personec W Hogia Mepco Sonet Maestro Nova Tikon Fivaldi Asteri EmCe Fenix Dateko Henix Econet Netvisor Procountor Lemonsoft Administer Ammattilainen Räätälöidyt liittymät Tuetut työehtosopimukset HRSuunti ohjelmassa on tuettuna seuraavat työehtosopimukset: Majoitus- ja ravitsemisalan työntekijöiden ja esimiesten työehtosopimus Yksityisen sosiaalialan palveluyksiköitä koskeva työehtosopimus Sosiaalialan järjestöjen työehtosopimus Yksityisen terveyspalvelualan työehtosopimus Yksityistä opetusalaa koskeva työehtosopimus Hiihtokeskusalan työehtosopimus Puhdistus- ja siivousalan työntekijöitä koskeva työehtosopimus Kiinteistöpalvelualan työehtosopimus Kaupan ala, huoltamot Apteekkialan työehtosopimus (farmaseutit ja työntekijät) Hammashoitoala Vartiointialan työehtosopimus Elintarvikeala Sekä asiakaskohtaisesti räätälöityjä työehtosopimuksia, kuten A-Klinikkasäätiö, Lahden Sininauha ry ja N-Clean Oy HRSuunti Oy 2016 / ohje päivitetty

8 Ohjelmasta on pyritty tekemään mahdollisimman joustava ja helppokäyttöinen työvuorosuunnittelijan apuväline. Ohjelma ei estä laatimasta työehtosopimuksen vastaista listaa, mutta se muistuttaa helpoimmin listoille tulevista rutiinivirheistä kuten liian lyhyestä lepoajasta vuorojen välissä tai liian lyhyestä vapaapäivän pituudesta. Kattavimmin ohjelmassa on majoitus- ja ravitsemisalan sekä yksityisen sosiaalialan TESsit. Ohjelmaan voidaan toteuttaa myös muiden alojen työehtosopimuksia. Mikäli testikäytössä huomaat, että ohjelma soveltuu alanne työvuorosuunnitteluun pääsääntöisesti, mutta esim. jotkin lisien laskennat palkkaraportilla vaativat muutoksia, niin ota yhteys HRSuunti Oy:n. Todennäköisesti voimme tehdä ohjelmaan tarvittavat lisäykset. Ohjelman käynnistäminen HRSuunti ohjelma käynnistyessään kysyy käyttäjätunnuksen, joka on demoversiossa ADMIN, salasana admin. HUOM! ISOT ja pienet kirjaimet vaikuttavat! Käyttäjätunnusten määrittelystä lisää kohdassa Asetukset / käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet. Todellisen käytön aloittaminen Kun olet kokeillut demoversiota tarpeeksi ja haluat ottaa ohjelman todelliseen käyttöön: - Tilaa lisenssi (avain) HRSuunti Oy:stä numerosta tai myynti@hrsuunti.fi Lisenssiä tilatessasi kerro työtekijämäärä ja yhtäaikaisten käyttäjien määrä sekä yrityksen nimi, jolle rekisteröintiavain lasketaan. - HRSuunti Net nettiversion asetukset HRSuunti Oy laittaa valmiiksi mahdollisimman pitkälle. Aloitus on asiakkaalle helppoa, myös etäneuvonta on mahdollista. - Aloituspäivän määrittely Asetukset ikkunassa. - Työntekijöiden syöttö. Yrityksen työntekijät pitää syöttää ennen kuin päästään suunnittelemaan vuorolistoja. Kaikkia osoite ym. lisätietoja ei ole pakko syöttää heti aluksi, vaan perustiedoillakin päästään jo alkuun ja suunnittelemaan listoja. Päämenu HRSuunti päämenuun on koottu kaikki ohjelman päätoiminnot työvuoro-suunnittelun käynnistyksestä asetusten määrittelyyn sekä tietokannan tiivistykseen ja varmuuskopiointiin. Nettiversiota ei tarvitse eikä pysty itse päivittämään, vaan HRSuunti Oy tekee päivitykset serverille automaattisesti, myös varmuuskopiointi toimii automaattisesti. Ennen varsinaisen työvuorosuunnittelun aloittamista käymme läpi ohjelman toimintaan vaikuttavat asetukset. Asetukset HRSuunti tarvitsee oikein ja halutulla tavalla toimiakseen yritykseen liittyviä tietoja. Asetustiedot kannattaa laittaa kohdalleen ennen ohjelman käytön aloittamista, mieluiten heti käyttöönoton yhteydessä. Asetustietoihin voidaan toki tehdä muutoksia myöhemminkin. Ohjelman päävalikosta löytyvät ohjelman yleisasetukset ja työvuorosuunnittelun puolelta lisänä perustiedot, kuten osastojen luonti. Siitä myöhemmin ohjeessa tarkemmin. 8

9 Asetusten syöttö Asetukset -ikkuna avataan HRSuunti ohjelman päämenusta tai Toiminto valikosta valitsemalla Asetukset.. Asetukset -ikkunaan syötetään kaikki ohjelman toiminnan kannalta oleelliset tiedot. Nimi -kentässä oleva tieto tulee näkyviin kaikkiin tulosteisiin. HUOM. Rekisteröintiavaimen pitää täsmätä nimen kanssa. Rekisteröintitiedot: Nimi: Yrityksen nimi, HUOM! isot ja pienet kirjaimet vaikuttavat käytettävään avaimeen. Avain: Ohjelman rekisteröintiavain, jonka HRSuunti Oy toimittaa. Avain on sidottu Nimi kenttään. Demo Yritys nimellä ja avaimella ohjelma toimii ns. esittely tilassa, jossa vuorolistoja on mahdollista suunnitella rajoitetulle määrälle työntekijöitä. Yrityksen nimeä vastaavan avaimen voit tilata HRSuunti Oy:lta. Avaimen päivittämisen jälkeen ohjelma näyttää uuden lisensoidun työntekijämäärän Asetukset ikkunassa sekä Tietoja ikkunassa, joka löytyy päämenun Tietoja valikosta. Yhteystiedot Oman yrityksen yhteystiedot kannattaa täyttää Yhteystiedot lomakkeelle. Tietoja hyödynnetään mm. työsopimus- ja työtodistus lomakkeilla, joille siten tulostuu yrityksen viralliset yhteystiedot. HRSuunti tietokanta asetukset: Tietokannat: Käytettävien tietokantatiedostojen hakemistopolut ja tiedostonimet. HRSuunti varmistuskansio: Huom. HRSuunti Net nettiversiossa varmuuskopiot ajetaan serveriltä automaattisesti ilman käyttäjän toimenpiteitä. Valinnat Tuplavuorot oletus: Mikäli työntekijälle on määritelty tuplavuorot, niin kursorin siirto aina oletuksena aamuvuoron solusta iltavuoron soluun vuorolistaa suunniteltaessa. Muutoin siirto seuraavan työntekijän aamuvuoron kenttään tai seuraavan päivän aamuvuoro kenttään. Vrt. Päiväkohtainen vuorosuunnittelu. Graafit aikajärjestykseen: Vuorolistan suunnittelua ja tarkistusta helpottavat graafit aakkostetaan tuloaikojen mukaiseen järjestykseen. Ilman valintaa graafit tulostuvat henkilöittäin samassa järjestyksessä kuin vuorolistallekin, eli työntekijät ikkunassa annetun järjestysnumeron mukaiseen järjestykseen. 9

10 Kaikki osastot graafeihin: Kaikki vuorolistan työntekijät näkyvät listan graafissa, vaikka vuorokohtaisia osastoja olisikin muutettu. Muutoin eri osastolle tehtävät vuorot näkyvät vain ko. toisen osaston listan graafissa. TT:n väri graafiin: Työntekijälle määriteltyä (omaa) väriä käytetään graafin aikapalkissa. Muutoin kaikki työntekijät näkyvät samalla värillä (vihreä). Vuorolistan pystytulostus: Oletuksena vuorolista tulostetaan vaakasuuntaiselle A4 tai A3 arkille. Valinnalla voidaan muuttaa oletusasetukset siten, että tulostettava vuorolista sovitetaan yhdelle pystysuuntaiselle A4 tai A3 arkille. Asetuksesta riippumatta tulostusasetuksia voidaan edelleen muuttaa sivun asetuksissa listakohtaisesti. Tulostimen ominaisuudet määräävät, voidaanko A3 paperikokoa käyttää. Tiivistetty vuorolista oletus: Kun tämä on valittuna, vuorolistat aukeavat oletuksena tiivistetyssä tilassa (lisätiedot piilotettuna). Edelleen voidaan valita lisätiedot näytettäviksi listalla. Tiivistetty muoto on tehty ennen kaikkea terveyspalvelualan käyttöön, mutta sitä voidaan käyttää myös muiden alojen yrityksissä. Lisätietoja käyttöohjeen kohdassa Tiivistetty vuorolista ja värikoodit. Lisätietorivit vuorolistalle 2 ja 3: Vuorolistan alalaitaan lisätään lisätietorivit 1-2 sekä valinnaisesti lisärivit 3-5, Lisätietoriveille voidaan kirjoittaa päiväkohtaista tai vaikka viikkokohtaista lisätietoa, joka tulostuu vuorolistan alalaitaan lisätiedoksi. Päiväkohtaiset lisäinfot näkyvät HRMobissa työntekijöille. Lisätietorivien otsakkeet : Lisätietoriveille voidaan määrillä omat otsakkeet. Lisätietorivit kopioidaan tot.: toteutunut taulukkoon. Vuorolistan lisätietorivit (1 5) kopioidaan vuorolistan kopioinnin yhteydessä Tunnit otsaketietoihin: Erityisesti pitkien vuorolistojen (siis listojen, joilla on paljon henkilöitä) suunnittelu helpottuu, kun päivittäiset tunnit yhteensä saadaan näkyviin taulukkoa kelattaessa paikallaan pysyvään taulukon yläreunan otsaketietokenttään. Kopioidaan vain vapaat: Vuorolistan kopiointi toteuman pohjaksi kopioi vain vapaakoodit (ei kellonaikoja). Toiminto on yleensä tarpeellinen vain HRMobi lisäohjelman kanssa silloin, kun toteumat tulevat kellokortti ohjelman kautta leimaustietoina. Ei yli 10 t vuorovaroitusta: Ohjelma ei anna yli 10 tunnin työvuoroista varoitusta vuorolistan suunnittelussa. Päiväkohtainen vuorosuunnittelu: Vuorolistan suunnittelussa kursori siirtyy enterillä oletuksena vasemmalta oikealle, eli suunnittelu henkilöittäin on näin nopeinta. Valitsemalla Päiväkohtainen vuorosuunnittelu valitaan kursorin siirtyminen ylhäältä alaspäin, jolloin päiväkohtainen suunnittelu on nopeampaa. Vaikka päiväkohtainen suunnittelu on valittuna, niin toteutuneet taulukossa kursori siirtyy edelleen normaalisti vasemmalta oikealle. Toteutumia tarkistetaan yleensä henkilöittäin. Tehot vuorolistalle: Vuorolistan suunnitteluun saadaan haluttaessa näkyviin rivi, jolle voidaan syöttää päivän tavoitemyynti. Ohjelma laskee seuraavalle riville suunniteltujen tuntien perusteella tehon (myynti / tunnit). Viime: Viime vuoden myynneille lisätään rivi vuorolistalle ja toteumaan referenssitiedoksi helpottamaan oikean myyntiennusteen tekoa. Vertailutieto viimevuoden myynnistä saadaan myös Tehot raportille. Ei kooditunteja vuorolistalle: Vuorolista ja toteutuma taulukoiden alalaidan yhteensä riville ei lasketa JP, VL jne. päivien tuntiarvoja. Jos valittu, niin lasketaan vain todelliset työtunnit. HUOM. Valinnalla on vaikutusta tehojen laskentaan vuorolistalla ja toteutunut taulukoissa, mutta erilliseen tehot raporttiin valinnalla ei ole vaikutusta. Tehot raportilla ei huomioida koodien aika-arvoja. Tuntipankki vain toteumassa: Mikäli valittu, niin tuntipankin tietoja ei näytetä lainkaan vuorolistan puolella, vaan ainoastaan reaaliaikaisesti toteutunut taulukon puolella. Reaaliaikainen tuntipankki listalle: Mikäli valittu, niin vuorolistalla näytetään sama reaaliaikainen tuntipankki kuin toteutunut taulukonkin puolella. Muuten vuorolistalla näytetään tuntipankki yhden listan (eli 3 vk) viiveellä. Ideana tässä on, että vuorolista kopioidaan aina sen valmistuttua heti toteuman pohjaksi. Näin uuden vuorolistan puolella tuntipankki kertoo ennustetta, eli tuntipankki saldo tulee olemaan tämä, jos edellinen jakso toteutuu, kuten suunniteltu. Tämä sopii ainakin niille yrityksille ja yksiköille, joiden työvuorot toteutuvat suunnilleen niin kuin suunniteltu. Ilmoitus rinnakkaisista vuoroista: Jos valittu, niin ohjelma antaa aina ilmoituksen, mikäli työntekijällä on samana päivänä rinnakkainen työvuoro toisen osaston listalla. Huom. valinnasta riippumatta tulee aina ilmoitus päällekkäisistä vuoroista. Päällekkäisiä vuoroja ei voi suunnitella. (Valinnalla on vaikutusta vain mikäli työntekijä(jöitä) on lisätty samanaikaisesti useamman eri osaston listalle). PS tunnit myös viikonloppuna: Jos valittu, niin PS (palkaton sairaspäivä) tunnit lasketaan myös viikonlopun la ja su päivillä. Näin PS koodi toimii kuten S koodi. Mikäli valintaa ei ole, niin la ja su päivien tuntiarvo on nolla. 10

11 TX tunnit vuorolistalta: Jos valittu, niin tuntiarvo TX -päivälle haetaan vuorolistalta. Kalenterimerkinnät vuorolistalle: Jos valittu, niin kalenterin tekstit tulostuvat vuorolistan ylälaitaan lisätiedoksi. Yhteensä tunnit kaikilta osastoilta: Vuorolistan ja toteuman oikean reunan työntekijän kotilistan yhteensä tunteihin lasketaan tunnit myös muilta osastoilta. Asetusta tarvitaan vain silloin, jos yrityksen työntekijät kiertävät eri osastoilla ja halutaan, että työntekijän ns. kotilista kerää tunnit kaikilta osastoilta yhteensä tunteihin. Huom! Tuntipankki toimii oikein valinnasta riippumatta. Tuntipalkkaisten S-tunti katkaisu: Tuntipalkkaisilla työntekijöillä sairaspäivän tunnit katkaistaan maksimissaan kuukausipalkkaisia vastaavaan tuntiarvoon. Palkkaus2 -välilehti näkyviin: Työntekijät -ikkunassa palkkaus2 -välilehti työlupa, oleskelulupa ym. lisätietoja varten (välilehti lisätty asiakaskohtaista tarvetta varten). Vuorolistalle tunnit ja minuutit: Vuorolistalla ja toteumassa näytetään vaihtoehtoisesti tunteja ja minuutteja. Muutoin yhteensä tunnit näytetään desimaalilukuna. Huom. Asetuksesta riippumatta tuntipankin saldo sekä palkkaraportin tiedot näytetään aina desimaalilukuna. Ei sukunimeä vuorolistalle: Turvallisuuden vuoksi esim. joissakin mielenterveyden kuntoutuslaitoksissa voi olla tarve piilottaa työntekijöiden koko nimet vuorolistatulosteilta. Ei yliviivausta osastovalintoihin: Henkilön tehdessä työvuoron muulla kuin kotiosastolla saadaan harmaa vaakaraidoitus poistettua ruudusta Ei yliviivausta -valinnalla. Oletusarvot: Työehtosopimus: Oletuksena käytettävä työehtosopimus. Uusia työntekijöitä lisättäessä käytetään tätä oletusta. Listan fonttikoko: Vuorolistan fonttikoko voidaan asettaa koolle 8, 9 tai 10. Fonttikoko on oletuksena 9. Vuorolista fonttikoko kentän vieressä uusi kenttä, jossa mahdollisuus valita Inforivin fonttikoko. Inforivin fonttikoko: Vuorolistan infokenttien fonttikoko voidaan asettaa koolle 7, 8, 9 tai 10. Fonttikoko on oletuksena 9. Ruokatauon pituus: Ruokatauon pituus määritellään minuutteina esim. 30 minuuttia. Ruokatauko vähennetään päivän tunneista. HUOM! Vaatii laajennetun HRMobi palkkaraportoinnin, jotta myös lisien laskenta noudattaa määriteltyä ruokataukovähennystä. Lisäksi pitää määritellä päivän vähimmäispituus tunneissa, josta ruokataukovähennys tehdään, esim. yli 6 tuntia pitkistä päivistä. HUOM! Asetus on tunnuskohtainen! Ruokatauon voi poistaa vuorolistalta/toteumasta yksittäisen työntekijän yksittäisestä työvuorosta (Hiiren oikealla painikkeella valinta Vuorolle ei tehdä ruokatuntivähennystä): Tasoittumisjakso: Tasoittumisjakson (ensimmäinen) aloituspäivämäärä ja kesto viikkoina. Määrityksestä on se hyöty, että vuorolistoille tulee automaattisesti lisätieto menossa olevasta tasoittumisjaksosta. Huom. Siis vain ensimmäinen aloituspäivämäärä pitää määritellä, ohjelma laskee seuraavat tasoittumisjaksot automaattisesti. Palkkajakson aloituspäivät: Palkkaraportin ajoikkunan aikavälioletus saadaan asetettua yrityskohtaisesti. Esim. jos yrityksen palkkajaksot ovat 4 18 pv ja 19 3 pv, niin asetuksiin määritellään 4 ja 19. Ohjelma laskee näistä palkkaraportin oletusaikavälin automaattisesti kuluvan päivän suhteessa, eikä päivämäärien käsin syöttöä tarvita. Variaatiot: Variaatioparametrit ovat käytössä vain tietyissä asiakaskohtaisissa räätälöinneissä. HRSuunti Oy ohjeistaa nämä aina erikseen tapauskohtaisesti. Normaalisti mitään variaatioasetusta ei tarvita. 11

12 Aika asetukset: Aloitus pvm: Ohjelman käyttöönotossa määriteltävä aloituspäivämäärä. Määrittelee ensimmäisen vuorolistan alkamispäivän. Ohjelma käyttää jatkossa tätä päivämäärää myös laskiessaan seuraavien listojen alkamispäivämääriä. HUOM! Aloituspäivämäärää ei saa muuttaa enää sitten, kun vuorolistoja on tehty ja tallennettu. Mikäli tarvetta vaihdolle tulee, olethan yhteydessä HRSuunti Oy tukeen. Ma aloitus: Vuorolistan aloitus maanantai päivästä. Jos valinta ei ole päällä 3 vk vuorolista aloitetaan sunnuntaipäivästä. Normaalisti kaikki vuorolistat alkavat maanantaipäivästä ja loppuvat sunnuntaipäivään, eli valinta pidetään päällä. Monta tessiä: Valinta laitetaan päälle VAIN mikäli yrityksessä on käytössä useampia työehtosopimuksia JA eri tesseillä olevat työntekijät halutaan syöttää samaan tietokantaan. Tuntiarvot eri TES napin takaa aukeaa ikkuna, jossa päästään syöttämään eri työehtosopimuksissa käytettävät tuntiarvot vuorolistakoodeille. Poissaolokoodien tuntiarvot HUOM! Seuraavien esimerkkien tuntiarvot ovat Majoitus- ja ravitsemisalan työehtosopimuksen mukaisia. Esim. Yksityisellä sosiaalialalla tuntiarvo on 7,667 tai Terveyspalvelualalla 7,65 tuntia. Tuntiarvot saadaan jakamalla viikkotyöaika viikon työpäivien määrällä, esim. 37 tuntia / 5 = 7,4. JP arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä JP päivän (juhlapyhä / arkipyhä) tuntiarvo. Majoitusja ravitsemisalan osa-aikaiselle työntekijälle JP päivän tuntiarvo lasketaan uuden tessin mukaisesti edellisen kolmen kolmiviikkoisjakson työaika jaettuna luvulla 45. Työntekijät ikkunan osa-aikaprosentti ei vaikuta Majoitus- ja ravitsemisalan tessillä JP päivän tuntiarvon laskentaan, muilla työehtosopimuksilla osa-aikaprosentti vaikuttaa myös JP päivän tuntiarvon laskennassa. VL arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä vuosilomapäivän tuntiarvo. Majoitus- ja ravitsemusalalla 7,4 (5 x 7,4 = 37t). Huom. Sunnuntaille VL merkintää ei kuulu laittaa ja lauantaipäiville VL arvo on aina nolla. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille kaikille työntekijöille. Osa-aikaisille arvo huomioidaan määritellyn osa-aikaprosentin mukaan. Ote majoitus- ja ravitsemisalan työehtosopimuksesta: Vuosilomaa annettaessa ei lomapäiviksi katsota sunnuntaita, kirkollisia juhlapäiviä, itsenäisyyspäivää, juhannusaattoa, vapunpäivää, jouluaattoa eikä pääsiäislauantaita. Ko. päiville ei siis pidä laittaa VL merkintää, sillä muuten palkkaraportin VL päivien lukumäärän laskenta menee väärin. (Halutessa VL merkinnän voi laittaa vuorolistalle ko. päivän infokenttään, jolloin se näkyy vuorolistatulosteessa.) TX arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä tasoitusvapaan / etukäteen sisään tehdyn päivän tuntiarvo. Yleensä 0 (nolla) tai 7,4. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille kaikille työntekijöille. Laitetusta tuntiarvosta huolimatta TX arvo tuntipankin kannalta on aina nolla. K arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä koulutuspäivän tuntiarvo. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille kaikille työntekijöille. KP arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä palkattoman koulutuspäivän tuntiarvo. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille kaikille työntekijöille. Maraalalla tuntiarvoksi 7,4 (koska päivä vähennetään palkasta, niin tuntipankki ei sitten enää saa mennä miinukselle). P arvo: Vuoro- ja toteutumalistoilla näkyvä palkattoman vapaapäivän tuntiarvo. Riippuu esim. siitä vähennetäänkö palkaton vapaa yleensä suoraan palkasta, vai vähentääkö P päivä vain tuntipankkia. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan kaikille työntekijöille. Palkkaraportilla P päivän arvo on aina nolla (0) tuntia. OV arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä opintovapaapäivän tuntiarvo. AY arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä luottamusmiesvapaan tuntiarvo. S arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä sairaspäivän tuntiarvo. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille vain kk-palkkaisille työntekijöille. Jos asetuksissa 12

13 S arvo on 0 (nolla) eli ei määritelty, niin myös kuukausipalkkaiselle työntekijälle merkitään toteutumaan ja palkkaraportille vuorolistalle suunniteltu tuntiarvo. Tuntipalkkaisten työtekijöiden kohdalla merkitään aina suunniteltu tuntimäärä. S4 arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä yli 3 pv kestävän sairaslomapäivän tuntiarvo (koodin voidaan sopia tarkoittavan jotakin muutakin sairaslomapituutta, jota halutaan seurata erikseen). Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille vain kk-palkkaisille työntekijöille. Jos asetuksissa S arvo on 0 (nolla) eli ei määritelty, niin myös kuukausipalkkaiselle työntekijälle merkitään toteutumaan ja palkkaraportille vuorolistalle suunniteltu tuntiarvo. Tuntipalkkaisten työtekijöiden kohdalla merkitään aina suunniteltu tuntimäärä. LS arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä lapsi sairaana -päivän tuntiarvo. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille vain kk-palkkaisille työntekijöille. Jos asetuksissa LS arvo on 0 (nolla) eli ei määritelty, niin myös kuukausipalkkaiselle työntekijälle merkitään toteutumaan ja palkkaraportille vuorolistalle suunniteltu tuntiarvo. Tuntipalkkaisten työtekijöiden kohdalla merkitään aina suunniteltu tuntimäärä. PS arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä palkattoman sairauspäivän tuntiarvo. Huom. PS päivälle yleensä kannattaa määritellä tuntiarvo (ei nolla), jos tuntipankkilaskenta on käytössä. Näin koska jos ko. päivä vähennetään palkasta, niin sama päivä ei sitten enää saa vaikuttaa negatiivisesti tuntipankkiin. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille vain kk-palkkaisille työntekijöille. Jos asetuksissa PS arvo on 0 (nolla) eli ei määritelty, niin myös kuukausipalkkaiselle työntekijälle merkitään toteutumaan ja palkkaraportille vuorolistalle suunniteltu tuntiarvo. Tuntipalkkaisten työtekijöiden kohdalla merkitään aina suunniteltu tuntimäärä. HUOM. PS koodin tuntiarvon laskentaan vaikuttaa PS tunnit myös viikonloppuna valinta siten, että jo se ole valittuna, niin PS koodin asetuksiin määritellystä tuntiarvosta riippumatta on aina nolla lauantaisin, sunnuntaisin ja pyhäpäivinä (juhla-/arkipyhät kalenterin JP ja pyhä merkintöjen perusteella). T arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä työtapaturmapäivän tuntiarvo. TK arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä tutkimuksessa käynti -päivän tuntiarvo. KU arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä kuntoutuspäivän tuntiarvo. Viiva (-) arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä viivapäivän tuntiarvo. Arvo majoitus- ja ravitsemisalalla 7,4. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille kaikille työntekijöille. Näin voidaan merkitä esim. ne vuosiloman ajalle osuvat arkipyhät sekä juhannus-, jouluaatto ja pääsiäislauantai, jotka eivät ole varsinaisia vuosilomapäiviä, mutta joille pitää saada tuntiarvo. Mikäli päivän tuntiarvoksi halutaan nolla, päivä voidaan jättää ilman mitään merkintään = tyhjäksi. PV, HV ja IL arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä perhevapaa (esim. äitiysloma, hoitovapaa ja isyysloma) tuntiarvo. Määritelty arvo tulee näkyviin ja mukaan laskentaan vuorolistalle, toteutumaan ja palkkaraportille kaikille työntekijöille. AV arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä Asevelvollisuus -päivän tuntiarvo (esim. kertausharjoitus). VV arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä vuorotteluvapaa -päivän tuntiarvo. OE arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä osa-aikaeläke -päivän tuntiarvo. Yleensä kannattaa laittaa nollaksi ja määritellä osa-aikatyöntekijän tavoitetyöaika valmiiksi kokoaikaista pienemmäksi. VLL arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä vuosiloma lauantaina tuntiarvo. Normaalisti VL päivän arvo on nolla lauantaisin. VLL koodia voidaan tarvita joissakin työehtosopimuksissa joissakin erityistilanteissa. LOM arvo: Vuoro-, toteutuma- ja palkkaraporttilistoilla näkyvä lomautuspäivän tuntiarvo. Syöttölyhennekoodien aika-arvot Asetukset - ikkunassa on mahdollista määritellä max. 40 kpl syöttölyhennekoodeja, joilla vuorolistan suunnittelu käy nopeammin. Perusnäytöllä tilaa 20 syöttölyhennekoodille, lisäkoodien kentät painikkeen Koodit takana. Syöttölyhennekoodeille vuoron aika-asetuksen lisäksi myös automaattinen infokoodi ja osastonumero. Syötettäessä vuorolistalle vuoroja syöttölyhennekoodein, tulostuu infokoodi vuoron alla olevalle inforiville ja vuorokohtainen osastonumero muutetaan vastaamaan syöttölyhennekoodin osastonumeroa. 13

14 Vuoromiehitys Vuoromiehityksen laskenta (aamussa, illassa, yössä) vuorolistan yläosaan infotiedoksi suunnittelua helpottamaan. Asetukset ikkunassa, Vuoromiehitys kohdassa määritellään kellonajat, joiden perusteella työntekijämäärä kussakin vuorossa lasketaan ja onko laskenta päällä. Mikäli yrityksessä ei esim. tehdä yövuoroja laisinkaan, niin koodikenttiin voi syöttää otsakkeet (esim. Aamussa, Päivässä, Illassa). Valinta- Automaattipäivitys pois : Normaalisti vuorolistan avauksessa vuoromiehitys päivitetään automaattisesti ja se isoilla paljon työntekijöitä (useampia kymmeniä) lisää vuorolistan avautumisaikaa. Kun automaattipäivitys on pois päältä, vuoromiehitys päivitetään erikseen annettavalla Työkalut valikon käskyllä Päivitä vuoromiehitys. Automaattipäivitys on poissa päältä myös syötettäessä työvuoroja listalle. Näin vuorojen syöttökin on nopeampaa isoilla vuorolistoilla. Värikoodit Määritellään automaattisten värikoodien käyttö vuorolistalla ja toteumassa. Ylempi kellonaikasolu (tuloaikasolu): - Aamuväri: jos työvuoron alkamisaika on ennen klo xx:xx - Yöväri: jos työvuoron alkamisaika on klo xx:xx jälkeen Alempi kellonaikasolu (lähtöaikasolu): - Iltaväri: jos työvuoron loppumisaika on klo xx:xx jälkeen Vuorolistakoodien aika-arvot: Vuorosuunnittelua voidaan tehdä myös itse määritellyillä koodeilla eli syöttölyhenteillä, jotka tarkoittavat esim. aamuvuoroa, iltavuoroa tai yövuoroa. Asetuksissa määritellään koodien tunnukset sekä vuorojen alku- ja päättymisajat. Koodit voidaan siis itse määritellä ja ne voivat olla yksi- tai useampimerkkisiä. Ohjelma huomauttaa, mikäli syötetty koodi on ohjelman varattu koodi. Itse määriteltäviä koodeja on 20 kappaletta. HUOM! Tuntien ja minuuttien erottimena käytetään kaksoispistettä, esim. 15:30. Tasatunteihin, esim. 7:00, pitää asetuksiin myös merkitä minuutit, vaikka ne ovatkin nollia. Sähköpostiasetukset: SMTP server: HRSuunti Net nettiversiossa HRSuunti Oy on asettanut käytettävän postipalvelimen, eikä sitä voi vaihtaa. Sähköpostiosoite: Lähettäjän sähköpostin osoite, jolle vastaanottaja voi vastata suoraan sähköpostiohjelman vastaa (reply) toiminnolla. Raportointiosoite: Lähetä raportti sähköpostin liitteenä toiminnon oletusosoite. Osoite voidaan vaihtaa vielä lähetysvaiheessa, mutta oletus on kätevä, esim. jos palkkaraportti lähetetään toistuvasti samaan osoitteeseen. Ryhmäsähköpostin allekirjoitus: Vuorolistantiedot voidaan lähettää ryhmäsähköpostina suoraan vuorosuunnittelusta. Allekirjoitus tekstit näkyvät viestissä työvuorotietojen jälkeen alimmaisina. Palkka-asetukset (Asetukset -> Palkka-asetukset) Listan hinta raportin kerroin: Listan hinta raportilla käytettävä kerroin todellisten työnantajakulujen laskemiseen. Yrityksestä riippuen normaali arvo kertoimelle on esim. välillä 1,4 1,65. Palkkaraportin rivikorkeus: Rivikorkeus voidaan määrittää arvojen välille. Isommalla rivivälillä raportille saadaan tarvittaessa mahtumaan erilaiset kynämerkinnät. Jos asetusta ei ole määritelty, niin käytetään ohjelman oletusrivikorkeutta, joka on säädetty niin, että perusmuotoisena A4 tulosteelle mahtuu eriteltynä 1 kuukauden jakso alaosan lisäteksteineen. 14

15 Poista palkkaraportin tekstit: Palkkaraportin alaosaan ohjelma tulostaa oletuksena lisähuomioita ja viivoituksia allekirjoituksia varten. Poista palkkaraportin tekstit -valinnalla ko. tekstit saadaan tulosteelta pois. Palkkaraportille aattolisät 100%:sti: Palkkaraportille merkitään aattolisät täysinä tunteina. Muuten aattotunnit jaetaan kahdella (ideana tässä, että aattolisät maksetaan 50%:na). HUOM. Tämä valinta vaikuttaa vain Majoitus- ja ravitsemisalan työehtosopimuksella. (Muilla aattotunnit merkitään aina täysinä ). Palkkaraportille aattoiltalisät yksinkertaisina: Aattopäivien iltalisä ja sunnuntai-iltalisä tunnit näytetään palkkaraportilla yksinkertaisina. Muuten 50% korotettuna eli kerrottuna 1,5:llä. HUOM. Tämä valinta vaikuttaa vain Majoitus- ja ravitsemisalan työehtosopimuksella. Palkkaraportille vain työtunnit: Palkkaraportin Tunnit sarakkeen yhteensä (Yht.) rivi lasketaan vain todelliset tehdyt työtunnit. VL, JP ym. koodipäivien tuntiarvoja ei huomioida. Vaikka valinta päällä, niin kaikki tunnit yhteensä näkyy edelleen lisätietona palkkaraportilla paria riviä alempana. Valinta vaikuttaa myös palkanlaskennan siirtotiedostojen tunnit palkkalajille kirjattavaan tuntimäärään. Palkkaraportille ei sairaspäivistä lisiä: Valinta vaikuttaa vain Terveyspalvelualan tessillä. Muilla tesseillä sairaspäivistä ei makseta muutenkaan lisiä. Palkkaraportille ei muu lisä tunteja: Palkkaraportille ei lasketa muu lisä tunteja. Normaalisti muu lisä sarakkeeseen tulee X, V ja JP päivinä tehdyt tunnit (poikkeuksellisesti valmiiksi korotettuina). Sunnuntailisät tuntipankkiin: Sunnuntai- ja arkipyhätunnit lasketaan kaksinkertaisina tuntipankkiin, jolloin palkkaraportille ei lasketa sunnuntaitunteja lainkaan. HUOM! Vaikuttaa toistaiseksi ainoastaan Apteekkialan työehtospimuksella! Majoitus- ja ravitsemisalan / apteekkialan lisät Ota käyttöön bruttopalkanlaskenta: HUOM! valintaa EI voida käyttää konekielisten palkkalinkkien yhteydessä! Valintaa suositella enää käytettäväksi muutenkaan, koska toteuman hinta raportilta selviää sama asia. (valinnalla palkkaraportti laskee haluttaessa myös bruttopalkan määrän euroissa. Summa ei ole työntekijälle maksettava palkka, vaan siitä on vielä vähennettävä ennakonpidätys ym. maksut. HRSuunti -ohjelma ei siis ole varsinainen palkanlaskentaohjelma. Palkkaraportin ulkoasu on hieman erilainen käytettäessä bruttopalkkalaskentaa) Muut lisät maksetaan rahana: Palkkaraportin "Muu lisä" kohdan tunnit lasketaan myös rahaksi (bruttona). Näitä lisiä ovat esim. JP, X ja V sekä aattopäivinä tehdyt tunnit. Valinnalla on vaikutusta vain, jos bruttopalkanlaskenta on valittu päälle. Lisät palkkaraportille: Palkkaraportille saadaan lisättyä varavastaava- ja muiden lisien laskenta. Asetukset -ikkunassa voidaan määritellä 12 kappaletta eri lisiä (tai veloitettavia asioita), jotka lasketaan automaattisesti palkkaraportille. Asetusten Selite kenttään voidaan laittaa esim. Varavastaavalisä ja koodiksi vaikka VV. Huom! Koodikenttä ei saa sisältää numeroita. Koodi VV voidaan nyt lisätä TOTEUTUNUT taulukkoon info kenttään kullekin työntekijälle ja päivälle. Muita lisiä voivat olla esim. ruokaveloitus, koodi esim. R. Selitteet ja koodit voit itse määritellä, mutta varattuja koodeja ei saa käyttää! Varatut koodin on listattu ko. kohdassa. Huom. Koodi kannattaa pitää hyvin lyhyenä, esim. kaksi merkkiä. Samoin selite ei voi olla kovin pitkä, sillä tila palkkaraportilla on rajoitettu. Ensimmäisen selitteen tila on muita pidempi palkkaraportilla. Kpl valinta kertoo, että koodia käytetään kappalemäärän ilmaisemiseen. Jos tällainen koodi syötetään ilman numeroarvoa on oletus 1 kpl. Tyyppi tarkenne tieto määrittelee selitekentän tiedon tarkemmin ohjelman valikoissa ja siirtää tiedon palkkaraportille. Konekielisenä tällä hetkellä vain Personec:lle. 1 = tunnit (esim. varavastaavalisä ja häly) 2 = päivät 3 = määrä (esim. ruokaveloitusten määrä) 4 = eurot (esim. taksikorvaus) HUOM! Varattuja koodeja ovat S, LS, T, TK, K, TP, $TA ja $SS. Esimerkki infokoodien käytöstä löytyy kappaleesta sairastuu kesken päivää. Palkkalajikoodit tuntierittelyn konekielistä siirtoa varten: HRSuunti ohjelma tekee haluttaessa konekielisen siirtotiedoston tuntierittelystä. Palkkalinkki on erikseen lisensoitava ohjelman osa. HRSuunti tukee useimpien palkanlaskentaohjelmien tiedostomuotoja, kuten Hogia Datan HogiaPalkka, TietoEnatorin Tikon, Personecin Personec, Visma Software Econet ja Nova sekä AboaDatan Ammattilainen palkanlaskentaohjelmia. Lisäksi on XML kielinen siirto, joka tukee esim. Henix palkanlaskentaa. Määriteltävät palkkalajikoodit saadaan palkanlaskentaohjelmasta tai esim. tilitoimistosta. Palkkalajikoodit voidaan määritellä erikseen kuukausipalkkaisille ja tuntipalkkaisille työntekijöille. Palkkalajikoodit voidaan asettaa myös itse määriteltäville lisille ( Lisät palkkaraportille ). 15

16 Siirtotiedosto voidaan määritellä tallentumaan automaattisesti mille tahansa paikalliselle tai verkkolevylle halutulle nimelle. Siirtotiedoston nimessä voidaan käyttää muuttujatietoina $, % ja # -merkkejä. Ohjelma lisää $ -merkin paikalle yritysnumeron, % -merkin kohdalle tiedostonimeen ajettavan osaston nimen ja # -merkin kohdalle osaston numeron. Näin voidaan siis haluttaessa ajaa jokaiselle osastolle oma siirtotiedosto omalle erilliselle nimelleen. Siirtotiedosto voidaan tarvittaessa välittää myös normaalina sähköpostin liitteenä eteenpäin palkkakonttorille. Kun kaikki asetustiedot on syötetty, klikkaa OK painiketta. Mikäli nimi ja avainkenttä vastaavat toisiaan, niin käynnistettyäsi ohjelman voit aloittaa ohjelman varsinaisen käytön. HUOM! Muutetut asetukset eivät välttämättä tule voimaan ennen ohjelman uudelleenkäynnistystä. Mikäli yrityksessä on useamman eri työehtosopimuksen alaisia työntekijöitä, voidaan palkkalajikoodit asettaa erikseen eri työehtosopimuksille. Valinta Monta tessiä pitää olla valittuna. Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet Käyttöoikeuksien määrityksiin päästään valitsemalla päämenun Tietoja valikosta Käyttöoikeudet. Uuden käyttäjätunnuksen syöttö aloitetaan klikkaamalla Uusi käyttäjätunnus painiketta. HUOM! Älä poista ADMIN tunnusta! Voit kuitenkin vaihtaa tai poistaa ADMIN käyttäjän salasanan. Voit lisätä ja poistaa käyttäjiä, antaa ja muuttaa salasanoja. Käyttäjätunnusten määrää ei ole rajoitettu. kenttään merkitään lähettäjän sähköpostiosoite. Ohjelman sisältä lähetetty meili tulee vastaanottajalle ko. osoitteesta. Käyttäjätunnuksen mukainen lähettäjän sähköposti on tarpeen määritellä, jos samaa työasemaa (tai server tunnusta) käyttää useampi vuorolistojen suunnittelija. GSM numero on HRAdmin SMS tekstiviestipalvelun lähettäjän numeroa varten. Huom! vaatii laajennetun tekstiviestipalvelun! GSM puhelinnumerokenttä: tekstiviestien välityspalvelu käyttää tätä kenttää lähettäjän puhelinnumerona. Huom! Vaatii laajennetun tekstiviestipalvelun. Ota tarvittaessa yhteyttä HRSuunti Oy. Työkalupalkki Uusi käyttäjätunnus: Aloittaa uuden käyttäjätunnuksen lisäämisen. Etsi käyttäjätunnus: Etsii käyttäjätunnuksen, tuplaklikkaus listassa toimii pikavalintana. Tallenna: Tallentaa käyttäjätunnuksen tai tehdyt muutokset tietokantaan. Kelaa -napit: Voit selata käyttäjätietoja aakkosjärjestyksessä. Kumoa: Peruuttaa viimeksi tekemäsi muutokset edelliseen tallennukseen asti. (toiminta rajoitettua) Poista käyttäjätunnus: Poistaa näytössä olevan käyttäjätunnuksen tietokannasta. Stop: Poistuminen käyttöoikeudet -ikkunan [Alt + F4]. 16

17 Pääsy Pääsy kohdassa valitaan mihin ohjelman ominaisuuksiin ko. tunnuksella on pääsy. Rastittamalla Pääkäyttäjä, valitsee ohjelma automaattisesti kaikki tarpeelliset oikeudet. HUOM! Älä poista ADMIN käyttäjätunnuksen pääsy valintoja. Asetukset: Pääsy ohjelman asetukset ikkunaan. Palkka-asetukset valinnalla pääsy myös Palkka-asetukset ikkunaan. Työntekijät: Pääsy Työntekijät ikkunaan. Palkkaus: Pääsy työntekijän palkkaus- ja työsopimustietoihin (= Työtekijät tiedot, Palkkaus välilehti) sekä listan hinta raportin (jossa näkyy tuntipalkat) ajo-oikeus. Huom! Palkkaus tietoihin pääsyn yhteydessä, tulee olla rastitettuna myös kohta Työntekijät. Kalenteri: Pääsy kalenteritietojen ylläpitoon. Lomasuunnittelu: Pääsy lomasuunnittelu toimintoon. Vahvistaminen Oikeus vahvistaa lomat Lukinta Oikeus lukita lomajaksoja Käyttöoikeudet: Pääsy käyttöoikeudet ikkunaan (= tähän avoinna olevaan Käyttöoikeudet ikkunaan) Tietojen poisto: Oikeus poistaa tietoja tietokannasta. Huom. vanhojen tietojen poistolle ei yleensä ole tarvetta. Tietokantaan mahtuu vuosikausien tiedot ja historiatiedoista on hyötyä raportteja ajettaessa. Tietojen poisto -valinta vaikuttaa myös siihen, voiko käyttäjä poistaa vuorolistan tietokannasta. Lukituksen poisto: Käyttäjä voi poistaa vuorolista- ja toteutunut taulukoiden lukituksen (Huom! Lukituksen voi tehdä kaikki) Perustiedot: Pääsy osastojen, piirteiden, rutiinien ja palvelupakettien ylläpitoon. Tietokannan huolto: Oikeus tietokannan tiivistys / korjaus ja varmuuskopiointi toiminteisiin. HRAdmin: Pääsy HRAdmin ohjelman pääkäyttäjän toimintoihin. HRAdmin on selainkäyttöinen HRMobi työntekijäliittymän hallintaohjelma. HRAdmin ohjelmasta on olemassa erillinen käyttöohje. Kysy lisää HRSuunti Oy:sta! HRKello admin: Oikeus avata HRAdmin ohjelman kellokortti toiminto HRKello. Vain lukutila: Ohjelma toimii ko. käyttäjätunnuksella vain lukutilassa, eli tietojen tallennus tietokantaan on estetty. Vain lukuoikeus vuorolistoille: Vuorolistoja voidaan siis avata ja selailla, mutta niihin ei pääse tekemään muutoksia. EI pääsyä vuorolistoille: Esto vuorolistojen avaamiselle sekä vuorolistatietoja sisältävien raporttien ajolle. Vain extravuorojen käsittely: Vuorolistalla oikeus vain extra rivien käsittelyyn. Osastorajaukset Ohje osastorajoituksille: Mikäli yhtään osastoa ei ole valittu, sallitaan pääsy kaikille osastoille. Osastot voidaan lisätä ja poistaa monivalinnalla tai yksittäin klikkaamalla. Sallitut osastot valinnalla, käyttäjätunnuksella on pääsy käsittelemään vain määriteltyjen osastojen työntekijätietoja sekä vuorolista- ja toteutumatietoja. Myös raportit on sallittu ajaa vain ko. osastoille. Käyttäjätunnuksella voi olla rajaton määrä sallittuja osastoja. Osastot luodaan Työvuorosuunnittelu ohjelman perusasetuksissa. 17

18 Työntekijöiden lisääminen Ennen kuin HRSuunti -ohjelmalla voidaan ryhtyä työvuorojen suunnitteluun on työntekijöiden perustiedot syötettävä ohjelmaan. Työntekijöiden lisääminen, aloitus Käynnistä ensin Työvuorosuunnittelu päämenusta. Valitse sitten Tiedot valikosta Työntekijät tai työkaluriviltä Työntekijät -nappi. Oheinen ikkuna avautuu. Ensimmäisen työntekijän syöttäminen Uuden työntekijän syöttö aloitetaan klikkaamalla Uusi henkilö painiketta. Henkilönro on palkanlaskennan virallinen henkilönumero. Tieto on tärkeä, mikäli käytössä on konekielinen palkanlaskentalinkki! Muutoin henkilöt voidaan numeroida vapaasti.(**kts seur.sivu 20) 1 Työsuhteen järjestysnumero on infotieto, jonka numero kasvaa automaattisesti, jos lopettanut työntekijä kopioidaan uudelle työsuhteelle. 2 Järjestys kenttään voit määritellä henkilöiden tulostusjärjestyksen vuorolistoilla. Samalla järjestysnumerolla olevat tulostuvat keskenään aakkosjärjestykseen. Työntekijöiden nimien ensimmäiset kirjaimet ohjelma Isontaa automaattisesti. Henkilötunnus, tunnusten syöttö ohjelmaan ei ole pakollista. Mikäli tämä tieto syötetään kenttään, ohjelma osaa muistuttaa työntekijöiden syntymäpäivistä vuorolistalla. Huom! Kaikkia perustietoja ei ole pakko syöttää, mutta tulostettava työsopimuslomake on sitä täydellisempi, mitä tarkemmat tiedot ohjelmaan on syötetty. TT:n osastot - napin taakse valitaan työntekijälle sallitut osastot, eli osastot, joilla hän voi työskennellä. Näkyvään kenttään (tässä: Ravintola) valitaan työntekijän kotiosasto. Kotiosasto on samalla se osasto, jonka listalla työntekijä on aina automaattisesti mukana. Osoite kentän tietoja työntekijä voi myös muokata HRMobin puolella, mikäli tarvetta. Muutetut tiedot päivittyvät samalla HRSuunti Netin työntekijän omiin tietoihin (=tämä ruutu) 3 Matkapuhelimen sekä sähköpostin tietoja työntekijä voi muokata myös HRMobin puolella itsenäisesti, tiedot siirtyvät tallennuksen yhteydessä myös esimiehen tietoon Työntekijät ikkunaan. Työntekijä voi itsenäisesti määritellä HRMobin puolella haluaako hän puhelinnumeronsa tai sähköpostinsa muiden työntekijöiden nähtäville (tästä lisää HRMobin ohjeessa). Esimies voi tehdä saman valinnan myös työntekijän henkilötiedoissa, rasti ruudussa on lupa näyttää numero / sähköposti muille saman osaston työntekijöille HRMobissa. Gsm vuorolistalle hyväksynnällä työntekijän puhelinnumero näkyy vuorolistalla henkilön nimen alla. Työvuorot rastilla mahdollistetaan työvuoron lähettäminen illa kyseiselle työntekijälle. HRMobin puolella työntekijä saa omat työvuorot näkyville ilman erillistä toimenpidettä henkilötiedoissa. 18

19 Pin koodi kenttä on tärkeä HRMobiin kirjautumiseen liittyen. Työntekijät kirjautuvat HRMobin ohjelmaan Henkilönumerollaan sekä neljä numeroisella Pin koodillaan. 4 Mikäli työntekijä on kirjautunut HRMobi ohjelmaan virheellisesti (10 krt) lukkiutuu HRMobiin pääsy ja tähän ruutuun ilmestyy rasti. Esimies voi poistaa rastin ruudusta sekä ilmoittaa työntekijälle oikean Pin koodin (koodin voi myös vaihtaa täällä sekä HRMobin työntekijätiedoissa). Värikoodi Työntekijän väri vuorolistalla ja Toteutunut taulukoissa. Värikoodi ohje aukeaa tuplaklikkamalla värikoodi kenttää. Henkilönron sarjoittaminen ** Henkilönumerona voi olla palkkalaskennan henkilönumero tai omavalintainen järjestysnumero. Ohjelma tarjoaa mahdollisuuden myös automaattiseen numerointiin. Uuden työntekijän lisäyksen yhteydessä ohjelma tarjoaa seuraavaa vapaata numeroa uuden työntekijän henkilönumeroksi. Voit valita aloitusnumeron itse. Toiminto aktivoidaan seuraavasti: Pin-koodi automaattisesti tuo samalla uudelle työntekijälle myös HRMobin kirjautumiseen vaadittavan PINkoodin, työntekijä voi myöhemmin muuttaa oman PIN-koodinsa HRMobin puolella. Toiminto on valmis käytettäväksi => Tallenna => Sulje Otsikkorivi Otsikkorivin tiedoista Työntekijät (12) ensimmäinen luku on työntekijöiden määrä, joka on nähtävillä kyseisellä käytössä olevalla käyttäjätunnuksella / toinen luku (tässä myös 12) on luku joka pitää sisällään kaikki joille luotu tiedot Työtekijät ikkunaan (Mukaan lukien Vuorolistaan mahdollisesti luotu Xextra rivi). XExtra muodostuu Vuorolistalle omana rivini, jonka kautta voidaan tarjota lisävuoroja listan työntekijöille. Suluissa oleva tieto (lisenssi yhteensä 15 työntekijälle) kertoo kuinka monelle työntekijälle ohjelman lisenssi on hankittu. Viimeinen luku (tässä 11 kpl) kertoo, kuinka monta varsinaista työntekijää tietokannassa on. Työkalurivi Uusi henkilö: Aloittaa uuden työntekijän lisäämisen. Mikäli henkilönumero löytyy jo tietokannasta, kysyy ohjelma kopioidaanko tämä profiili uudelle työsuhteelle?. Etsi henkilö (Alt+E): Tuplaklikkaus toimii pikavalintana valintaikkunassa. Vapaa haku (Alt+V): Työntekijät ikkunassa on Vapaa haku nappi työkaluriville. Vapaan haun hakuehto rajaa työntekijälistaa henkilönumeron, sukunimen, etunimen hetun ja paikkakunnan perusteella. Haku toimii myös sanojen alkukirjainten perusteella ja niitä voidaan yhdistellä, esim. nimi ja kaupunki tai kaupunki ja nimen alku. Myös ns. jokerimerkki haku toimii, eli * -merkki korvaa merkkijonon, esim. *nen hakee kaikki ne, joiden nimessä on nen merkkijono. Voit hakea myös esim. kaikki a kirjaimella alkavat henkilöt Oulusta haulla: a oulu tai yhtä hyvin oulu a. Tallenna (Alt+T): Tallentaa työntekijän tietoihin tehdyt muutokset tietokantaan. Kelaa -napit: Voit selata työntekijöitä aakkosjärjestyksessä. (Ensimmäinen/Edellinen/Seuraava/Viimeinen) 19

20 Kumoa muutokset: Peruuttaa viimeksi tekemäsi muutokset edelliseen tallennukseen asti. (toiminta rajoitettua) Poista henkilö: Poistaa näytössä olevan työntekijän tietokannasta. Huom. Poistaa työntekijän lopullisesti kaikkine tietoineen, poistettua henkilöä ei voida palauttaa. Tilapäisesti poissa oleva työntekijä kannattaa laittaa lepäämään ja lopettanut työntekijä kannatta merkitä lopettaneeksi, jotta tehdyt tunnit ja tilastot pitävät paikkansa. Katso ohjeen kohta Käytettävyys. Kopio työntekijä uudelle työsuhteelle: Nopeuttaa toimintaa työsuhteen muutostilanteissa, kopioimalla uuden profiilin esilläolevan työntekijän profiilista (esim. Määräaikaisesta vakituiseksi). Lähetä TT:n perustiedot sähköpostilla: Toiminnolla voit nopeasti välittää uuden työntekijän tai työntekijän muuttuneet osoite ja työsuhteen tiedot palkanlaskentaan. Päättymisilmoitukset: Päättymisilmoitukset ikkuna näyttää kootusti työntekijöiden työsuhteen, työluvan ja koeajan päättymisestä sekä poissaolon loppumisesta (35 vrk). Lähetä sähköpostia: Esilläolevalle henkilölle voidaan nopeasti lähettää viesti sähköpostilla. Tulosta ilmoitus työsopimuksen päättämisestä ja tulosta työtodistus : Esilläolevalle lopettavalle työntekijälle voidaan tehdä ja tulostaa ilmoitus työsopimuksen päättämisestä ja työtodistus. Stop (Alt+F4): Poistu Työntekijät ikkunasta Välilehdet Käytettävyys Käytettävyys välilehdelle voidaan syöttää työntekijän työaikaa koskevia toiveita. Toiveet ovat helposti nähtävissä työvuorolistoja suunniteltaessa. Vakituinen: Infotieto = työntekijä vakituisessa työsuhteessa. KK-palkkainen: tieto vaikuttaa mm. sairaustuntien laskentaan. Ei valittuna = tuntipalkkainen Osa-aikainen ja Osa-aika %: Osa-aikaiselle työntekijälle voidaan määritellä prosenttiluku, joka vaikuttaa VL jne. asetuksissa määriteltyjen poissaolopäivien tuntiarvojen laskentaan ko. osa-aikaiselle työntekijälle. (Syöttämällä Palkkaus välilehdelle tavoitetyöajan sovitun mukaisesti, laskee ohjelma Osa-aika prosentin oikein, mikäli Osa-aikainen kohta on rastitettuna ja prosentti -kenttä vielä tyhjänä). Lepäämässä: Voit merkitä henkilön lepäämään, kun hän jää esim. äitiyslomalle tai vuorotteluvapaalle. Ko. henkilön kaikki tiedot säilyvät, mutta uusille työvuorolistoille hän tulee vasta, kun Lepäämässä merkintä poistetaan. Lepäämässä valinnan viereiseen kenttään voi syöttää työhön paluu päivämäärän. Ohjelma muistuttaa n. 1 kk ennen paluuta, että palautetaanko tt aktiiviseksi, eli otetaanko henkilö taas mukaan myös uusille vuorolistoille. Lopettanut: Lopettaneeksi merkitty työntekijä piilotetaan työntekijät ikkunasta, mutta kaikki vuorolista ja toteutumatiedot jäävät ohjelman tietokantaan myöhemmin ajettavia raportteja varten. Lähteneen työtekijän tietoja ei kannatakaan poistaa kokonaan (työkalurivin roskis), vaan merkitä lopettaneeksi. HUOM! Mikäli lopettaneeksi merkitty työntekijä tulee myöhemmin uudelleen töihin, voidaan työntekijän tiedot kopioida uudelle työsuhteelle Valikkorivin Kopioi työntekijä uudelle työsuhteelle -toiminnolla. Myös lopettaneen palautus takaisin näkyviin onnistuu, jos on esim. vahingossa merkitty väärä työntekijä lopettaneeksi. Lepäämään merkityt työntekijät lasketaan mukaan ohjelman lisenssiin, mutta lopettaneita ei lasketa. HRSuunti ohjelmalisenssin työntekijämäärä voidaan mitoittaa näin todellisen aktiivisen työntekijämäärän mukaan. Tarjotaan lisätöitä valinnalla voidaan määritellä tarjotaanko ko. työntekijälle lisätöitä. Työntekijät voivat varata tarjottuja lisätöitä HRMobi työntekijäliittymän extraustoiminnon kautta kts. erillinen tarkentava lisäohje toimiteesta. Extra: Extra työntekijä (tai extrauksen apuextra ). Extroille suunnitellut työvuorot voidaan julkaista nettiin extra työntekijöiden varattaviksi. Lisätietoa erillisessä HRMobi käyttöohjeessa. Rasti kohdassa Extra sekä Oma / ulkoinen extra kohdassa luku 9 = Apu extra, joka on Vuorolistan apurivi lisätyövuoro (Huom! Tämä yhdistelmä ei vähennä HRSuunti lisenssien määrää) Oma / ulkoinen extra: Vain HRMobi extraus käyttö. Numerovalinnalla määritellään onko extra: 0 = ei extraus käytössä 1 = yrityksen oma extra 2 = henkilöstövuokrausfirman kautta tuleva extra 9 = vuorolistan apu extra 20

21 Ei tehoihin: Työntekijän tunteja ei lasketa mukaan tehoihin (eikä siten myöskään vuorolistan tai toteuman päivä kohtaiseen yhteensä tunteihin). Esimerkiksi harjoittelijoita ei monesti haluta laskea mukaan tehoihin (majoitus- ja ravitsemisalan teholaskentaan). Ei palkkaa merkintä voidaan laittaa esim. siviilipalvelusmiehille ja niille harjoittelijoille tai vuokratyöntekijöille, joille ei makseta palkkaa yrityksen toimesta. HRSuunti Net ohjelma ei tulosta palkkaraporttia (eikä luo konekielistä palkkatiedostoa) ko. työntekijöille, vaikka toteutumat olisivat syötettyinä Toteutunut taulukkoon. (Toteutumat voidaan haluta merkitä, jos kuitenkin seurataan toteutuneita työaikoja, esim. poikkeamaraportilla ja tuntitoteumat raporteilla). Tuplavuorot valinnalla työntekijälle saadaan vuorolistalle (ja toteutumaan) toinen päivittäinen vuoro. Mahdollistaa hyppytunnit. Ei miehitykseen: Vuoromiehityksen laskennasta voidaan jättää pois harjoittelijat tms. Huom. vuoromiehityksen laskenta kytketään päälle ohjelman asetukset ikkunassa. Työaikatoiveet ja muuta huomioitavaa: lisätietokenttä, johon voidaan kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä työntekijään liittyen. Teksti näkyy työvuorolistalla työntekijän kohdalla muistilapussa. Vapaapäivätoiveelle annettu lisäinformaatio, näkyy vuorosuunnittelussa infotietona. Vapaapäivä / muut toiveet: Työntekijöille merkityt vapaapäivätoiveet näkyvät vuorolistan suunnittelussa infotietoina. Vinkki: Mikäli vapaapäivätoiveita tulee useita peräkkäisille päiville, niin niiden syöttö onnistuu Enteriä naputtelemalla. Anna ensimmäisen päivän päivämäärä ja painele Enteriä (Ohjelma muuttaa itse Päivä kohdan pvämäärä tietoa seuraavalle päivälle) Rastittamalla Kaikki toiveet kohdan, saa näkyviin työntekijän kaikki vapaapäivätoiveet (myös vanhat toiveet). Vanhat vapaapäivätoiveet voi säästää mahdollisesti tulevia raportteja varten (miten toiveet ovat toteutuneet), mutta halutessa vanhat merkinnät voi poistaa (Poista päivä painikkeella) Poista kaikki toiminnolla voi esimies halutessaan poistaa työntekijän kaikki vapaapäivätoiveet, poisto tarjoaa vaihtoehdon poistaa vanhentuneet päivät tai kaikki, myös uudet toiveet. Valitsemalla Kyllä, poistuu kaikki työntekijän vapaapäivätoiveet. Valitsemalla Ei voidaan valita poistettavaksi vain tätä päivää vanhemmat toiveet. HRMobin puolella tehdyt työvuoro- ja vapaapäiväntoiveet välittyvät Työtekijät ruutuun esimiehelle nähtäväksi sekä suoraan vuorolistalle kyseisen päivän kohdalle. Esimiehellä on mahdollisuus myös hylätä toiveet, jotka välittyvät työntekijälle tietoon HRMobin puolelle. Toiveet Vuorolistalla Ei käytettävissä tieto välittyy vuorolistalle, punaisena katkoviivana ruudukon ympärillä. Tunnit Soluinfona edeltävän vkon työtunnit. Etunimi kentän lisätietona, nähtävillä esim. työntekijän sallitut osastot sekä määritellyt piirteet. Työaikatoiveet ja muuta huomioitavaa kenttään - lisätyt tiedot Työntekijätieoidssa, näkyvät työvuorolistan suunnittelussa infolappuna työntekijän sukunimi solussa. Vapaapäivätoiveet näkyvät harmaana katkoviivana kyseisen päivän kohdalla. Punainen kolmio solun kulmassa kertoo, että toiveelle on annettu lisätietoa. Viemällä kursorin solun päälle, saa infotekstin näkyville ko. ruudusta. Uudessa HRMobi työntekijäliittymässä työntekijät voivat syöttää työaika- ja vapaapäivä sekä lomatoiveitaan netissä. Tiedot välittyvät automaattisesti HRSuunti Net työvuorosuunnitteluun. 21

22 Palkkaus Palkkaus välilehdellä syötetään työntekijän työsopimusta koskevat tiedot. Käyttöoikeus määrittelyissä määritellään, millä käyttäjätunnuksilla palkkatietoihin päästään. Mikäli tarvittavia oikeuksia ei ole, niin palkkaus-välilehti näkyy harmaana, eikä sitä voi valita. Täytettyäsi tiedot, voit tulostaa esipainetun työsopimuksen ruudun alalaidan Tulosta työsopimus napista. Työsopimuspohja mukautuu valitun työehto-sopimuksen mukaisesti. Työsopimusta voi edelleen muuttaa lomakkeella. Tuntipankki valinnalla voidaan määritellä työntekijäkohtaisesti, kenelle tuntipankkia lasketaan. Tuntipankki käytetään vain kuukausipalkkaisilla työntekijöillä. Tuntipankin toiminta edellyttää, että myös 3 vk tavoitetyöaika on määriteltynä (esim. 111). JP laskenta (pankki) valinnalla otetaan JP laskenta niille työntekijöille käyttöön, joille kuuluu JP päivät. HUOM! Työsuhteen aloituspäivämäärä pitää myös määritellä. Työntekijän työehtosopimus. TES -valinta vaikuttaa mm. palkkaraportin laskentaan. Tuntipalkka -kentän tietoa käytetään hyväksi listan hintaraportin laskennassa. Vinkki: Pääset syöttämään tuntimäärän Muu -kenttään napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella kenttää ja valitsemalla pikavalikosta Muokkaa tekstiä. Työsuhteen voimassaolo: Määräaikaiselle työsuhteelle on erillinen päättymispäivämäärä kenttä. Kun aiempien työsuhteiden yhteispituus on merkitty, laskee ohjelma kaikkien työsuhteiden yhteispituuden lisätietona. Työsuhteen loppuessa voidaan Syy valinnasta valita syykoodi työsuhteen loppumiselle. 22

23 Palkkaus 2 Palkkaus 2 välilehti on tehty lähinnä asiakaskohtaista tarvetta varten ja kiinteistöpalvelualan työehtosopimuksen asetuksille. Normaalisti palkkaus 2 välilehti ei ole valittavissa, vaan se pitää erikseen määritellä Asetukset ikkunassa päälle. Palkkaus 2 välilehdellä on lähinnä ulkomaalaisia työntekijöitä varten erilaisia työ- ja oleskelulupaan liittyviä tietoja sekä palkkauksen lisätietoja, mikäli yrityksessä on käytössä kiinteistöpalvelualan normaalia monimutkaisempi palkkausjärjestelmä. Palkkaus 2 välilehdellä on automaattiset muistutukset, kuten: Työlupa voimassa, Passi voimassa ja Oleskelulupa voimassa päättymispäiville. Uudelle luotavalle vuorolistalle tulee inforiville automaattisesti merkinnät TLEXP (työlupa vanhenee), PAEXP (passi vanhenee) ja OLEXP (oleskelulupa vanhenee). Huom. Palkkaus 2 välilehti on lisätty lähinnä asiakaskohtaisia tarpeita varten, mutta se voidaan tarvittaessa aktivoida ohjelmaan asetukset -ikkunan valinnoissa. Palkkaus 2-välilehdellä on lähinnä ulkomaalisille työntekijöille ja kiinteistöpalvelualalla tarvittuja valintoja ja kenttiä. Palkkaus 2 välilehdellä on valinta Kiertävä vapaa käytössä ja päivämäärä, josta automatiikka alkaa X päiviä kierrättämään. Kierto merkkaa X:t 8 pv välein automaattisesti uudelle vuorolistalle. Näin automaattimerkintöjä voidaan muokata normaalisti vuorolistalla. Palkkaus 2 välilehdellä on Käytettävän kielen valinta: englanti tai suomi. Esimies Kun Palkkaus välilehdellä valitaan kohta Esimiessopimus, niin Esimies välilehti aktivoituu. Esimies välilehdelle syötetään esimiehiä koskevat korvaukset ja lisien maksuperusteet. Tietojen syöttämisen jälkeen voidaan Palkkaus välilehdeltä tulostaa esimiestyösopimus. Lisäksi esimies välilehden tiedot vaikuttavat esimiesten palkkaraporttiin. Jos ylitöitä tai lisiä ei ole merkitty erikseen korvattaviksi, ei palkkaraportti myöskään laske eikä näytä lisiä 23

24 Piirteet Näytössä olevalle henkilölle annetaan uusi piirre valitsemalla se Kaikki piirteet lohkosta ja napsauttamalla Lisää painiketta. (Jos Kaikki piirteet -lista on tyhjä, niin et ole tehnyt yhtään piirrettä). Lisätty piirre ilmestyy ko. henkilön Annetut piirteet ryhmään. Voit liikkua piirrelistoissa myös nuolinäppäimillä ylös ja alas. Selvitetään piirteet -käsitteen ideaa esimerkin avulla: Työntekijöitä saattaa yrityksessä olla kymmeniä. Osa henkilöistä puhuu ranskaa, saksaa tai vaikka venäjää, osa pystyy hoitamaan sijaisuutta keittiössä tai vaikkapa toimia baarimikkona. Osa on suorittanut erilaisia tutkintoja tai lisäopintoja. Tämän tyyppiset henkilöt on usein hyvä löytää työvuoroja suunniteltaessa. Työntekijälle annetut piirteet näkyvät vuorolistan suunnittelussa infotietona työntekijän etunimi solussa. Piirteitä voidaan hyödyntää myös HRAdmin ohjelman SMS viestipalvelussa ja Extraus osiossa. Vapaat työvuorot voidaan jakaa ja lähettää niistä tieto työntekijäryhmälle piirretiedon perusteella. Uusia Piirteitä pääset lisäämään valikosta: Tiedot -> Perustiedot -> Piirteet (tästä lisää sivulla 29) : JP päivät (juhlapyhät / arkipyhät) HUOM. Tämä kappale koskee lähinnä majoitus- ja ravitsemisalaa, jossa on tavallista, että JP päiviä kerätään pankkiin ja pidetään sitten myöhemmin pidempänä vapaana. JP pankki toimii myös muilla työehtosopimuksilla. Mutta esim. Yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksen mukaan töissä oltavat arkipyhät pyritään ensisijaisesti korvaamaan saman viikon tai tasoittumisjakson kuluessa. Näin JP pankkia ei normaalisti tarvita. Kts. seuraava kappale Lisätietoa JP päivistä. HRSuunti ohjelma laskee ansaitut ja pidetyt JP -päivät automaattisesti kaikille niille työtekijöille, joille laskenta on määritelty käyttöön. JP laskenta määritellään päälle palkkaus välilehdellä (s. 23) JP päivät lasketaan toteutuman perusteella ja tieto päivittyy aina tallennettaessa vuorolista (ja toteutuma). JP laskennassa ideana on, että HRSuunti laskee automaattisesti ansaitut ja pidetyt JP päivät toteutumaan merkityn mukaisesti. JP päivät välilehdellä voidaan kuitenkin tarvittaessa lisätä, korjata tai poistaa automaattilaskennan tekemiä JP merkintöjä. Tähän voi olla tarvetta jonkin erikoistilanteen takia, esim. on sovittu, että tietty JP maksetaankin rahana. JP laskennan aloituspäivämäärä määrittelee automaattilaskennalle, mistä päivästä laskenta aloitetaan. Asetus on lähinnä vanhoja työntekijöitä varten. Tietyn aloituspäivän JP tilanne voidaan syöttää tässä käsin koneelle ja määritellyn päivämäärän jälkeen automaattilaskenta hoitaa JP kirjanpidon. Jos aloituspäivämäärää ei merkitä lainkaan, niin laskenta suoritetaan kaikkien listojen toteutumatietojen perusteella, kuitenkin vasta kun kukin lista toteumatietoineen tallennetaan. JP laskenta tapahtuu siis aina vuorolistan (toteutuman) tallennuksen yhteydessä ko. ajanjaksolle. Lisätietoa: JP aloituspäivämäärä merkitseminen estää HRSuuntia merkkaamasta enää vanhoja JP päiviä ansaituksi, mikäli vanhoja listoja vielä käsitellään. HRSuunti laskee ja tallentaa JP tiedot aina, kun toteutuma (ja vuorolista) tietoja tallennetaan ja jos avataan ja tallennetaan vanha vuorolista toteutumatietoineen, niin laskenta menisi muuten väärin. Työntekijän ansaitsemat (käyttämättömät) JP päivät näkyvät infotietona vuorolistan suunnittelussa työntekijän alla vasemman-puoleisessa sarakkeessa. Myös JP päivät välilehdellä on tieto pitämättömien JP päivien määrästä. 24

25 Lisätietoa JP päivistä HRSuunti ohjelmassa JP (juhlapyhä) merkintää käytetään niistä arkipyhistä, jotka työehtosopimuksen mukaan lyhentävät työaikaa. HRSuunti -ohjelmassa arkipyhiä sisältävän jakson (3 vk) työntekijäkohtainen tavoitetyöaika pysyy arkipyhistä huolimatta samana. Työajan lyhennys toteutuu JP päivälle asetuksissa määritellyn tuntiarvon kautta. Listalle (ja toteutumaan) merkitään JP -koodi mahdollisuuksien mukaan juuri ko. arkipyhäpäivälle. Jos ko. päivää ei voida järjestää vapaapäiväksi, niin työehtosopimuksen mukaisesti JP merkintä laitatetaan seuraavalle mahdolliselle ylimääräiselle vapaapäivälle. Tai sitten JP -päiviä kerätään "pankkiin", kuten majoitus- ja ravitsemisalalla on yleistä, ja pidetään myöhemmin vaikka pidempänä vapaana. Monet aiemmin käsin listoja tehneet ovat laskeneet arkipyhiä sisältävän jakson tavoitetyöajan lyhyemmäksi. HRSuunti ohjelma "ajattelee" lyhennyksen eri tavalla, mutta lopputulos on sama. Tuntipankki pysyy ajan tasalla. Samoin poistuu tarve laskea ja miettiä arkipyhäjaksojen tavoitetyöaikoja, kun ne pysyvät muuttumattomina. Pidetään vain huolta, että jaksolla on arkipyhien määrää vastaava määrä JP merkintöjä (paitsi, jos JP - päiviä kerätään pankkiin). HRSuunti -ohjelman kannalta JP päiviä ovat ne arkipyhät, jotka on merkitty HRSuunti -ohjelman kalenteriin JP valinnalla. Kalenteri merkintöjen perustella listalla JP (ja muut pyhät) näytetään punaisella ja päivän infolappu kertoo lisätiedon. JP -merkinnät pitää kalenterista huolimatta laittaa listalle työntekijöille sen mukaan, miten vapaat voidaan järjestää. Ohjelma huomioi majoitus- ja ravitsemisalan osa-aikatyöntekijän JP -päivän tuntiarvon laskennassa työehtosopimuksen mukaisesti myös ne poissaolot, joilta työnantajalla on palkanmaksuvelvollisuus. HRSuunti ohjelman koodeista seuraavat huomioidaan palkanmaksuun velvoittavina koodeina: S, S4, LS, T, TK, JP, VL, TL, VLL, K, PV, IL, - (viivapäivä), AY ja KU. Vuosilomat Vuosilomat välilehdelle voidaan tallentaa työntekijöiden lomat / lomatoiveet tai muut pidemmät poissaolot. Määritellyt lomapäivät tulevat automaattisesti uudelle vuorolistapohjalle VL -merkinnällä tai muulla syötetyllä poissaolomerkinnällä, vaikka palkaton vapaa P koodilla. Vuosilomapäivälle tallennettu lisätietoteksti näkyy vuorolistan suunnittelussa Excelin infolappuna (solussa punainen kolmio). Lisätieto voidaan laittaa esim. päivälle / päiville, jotka työntekijä ehdottomasti haluaa saada lomaksi. HRSuunti ei laske ansaittuja VL eikä TL päiviä, mutta ne voidaan itse merkitä lisätiedoksi Vuosilomat välilehdelle. Huom. useimmissa palkanlaskentaohjelmissa on ominaisuus, joka laskee ansaitut vuosilomat. Voit tallentaa vuosilomapäivät yksitellen tai pidemmän ajanjakson kerralla. Aikaväli voidaan myös maalata kalenterista hiirellä. Lomapäiviä jäljellä tieto lasketaan lomakausittain (talvilomakausi lasketaan mukaan). HUOM! Jäljellä tieto lasketaan Vuosilomat välilehden lomatoiveiden perusteella ja tiedon tarkoitus on auttaa lomasuunnittelun tekoa. Todellisten toteumaan merkittyjen pidettyjen VL päivien määrä selviää Raportit valikon toteumaraporteista esim. Tuntitoteumat -raportilta. 25

26 HUOM. Lomatoivepäiviin ei tallennu sunnuntaipäivät, koska niitä ei lasketa vuosilomapäiviksi eikä niihin kuulu laittaa VL merkintää. Ohjelma ilmoittaa tästä tallennusvaiheessa, mutta on ok, että koko aikaväli sunnuntaipäivineen maalataan kalenterista ja ohjelma pitää huolen, että sunnuntaipäiviä ei tallenneta. VL merkintää ei myöskään kuulu laittaa tietyille erityispäivälle, kuten Juhannuspäivälle (työehtosopimuksesta riippuen) myös nämä erikoispäivät ohjelma huomioi automaattisesti. HUOM. Työkalut valikosta löytyy käsky Aja VL:t vuorolistalle, jolla vahvistetut lomat saadaan ajettua myös vanhalle (jo tehdylle) vuorolistalle jälkikäteen. Koulutus Koulutus välilehdelle voidaan tallentaa työntekijöiden koulutus- ja kurssitiedot. Koulutus välilehdeltä löytyy kenttä myös erilaisten pätevyyksien luetteloimiseen. Raportit valikon HR-raporteista löytyy Koulutusraportti, jolla voi ajaa listan halutun työntekijän, osaston tai vaikka koko henkilökunnan koulutuksista ja kursseista. Osastot, piirteet ja työntekijärekisterin asetukset Osastot -osastojen lisääminen Tiedot valikon Perustiedot kohdasta löytyy Osastot kohta, josta aukeaa oheinen näyttö. HUOM! Älä poista osastoa Kaikki! Tätä tarvitaan, mikäli suunnitellaan kaikille (osastoille) yhteisiä vuorolistoja tai ajetaan yhteisiä raportteja, kuten tehot kaikille. Työkalurivin toiminnot toimivat vastaavasti Työntekijät - näytön toimintojen kanssa. Uutta osastoa luotaessa on tärkeää painaa ensiksi Uusi osasto painiketta! Lista / osasto nro: Käytetään vuorolistaosastojen numeroinnissa ja raportoinnissa rajaustekijänä. HUOM! Lista / osastonumeron muutokset on tehtävä sellaiseen aikaan, kun tietokanta on vapaana, eli että yrityksessä kukaan muu ei käytä HRSuuntia samaan aikaan. Myös avoinna olevat vuorolistat pitää sulkea ennen muutosta. Lista / osastonumerot kannattaakin laittaa heti alussa oikeiksi. Kustannuspaikka nro: Kustannuspaikka numeroa käytetään konekielisissä siirroissa palkanlaskentaan. Yritys nro: Käytetään vain joissakin konekielisissä siirroissa palkanlaskentaan. Palvelualuenro: Toistaiseksi käytössä vain räätälöidyssä asiakaskohtaisessa ohjelmaversiossa. Osastonimi: kenttään syötetään osastolle nimi, joka näkyy työntekijät ikkunassa. Työntekijä liitetään kuuluvaksi osastoon, joka on työntekijän ns. kotiosasto. Koodi: Mikäli osastolle on määritelty koodi, eli kirjainlyhenne, käytetään tätä koodia vuorolistalla ja työvuororaporteilla osastonumeron sijaan. 26

27 Aukioloaika: Määrittelee osastolle aukioloajan. Tämä aikaväli skaalaa vuorolistan päiväkohtaisen graafin aikaakselin. On siis tärkeätä, että aukioloaika määritellään. Jos osasto on auki yötä päivää, voidaan laittaa esim. 6:00 6:00. Antamasi kellonajat määrittelevät joka tapauksessa työaika graafien aika-akselin. Värikoodi: Osastolle annettu väri, näkyy vuorolistalla osastosolussa. Vinkki! Tuplaklikkaamalla värikoodi kenttää aukeaa värikoodit kartta näkyville. Valitun värikoodin numero syötetään ko. kenttään. Kuvaus: Osaston kuvausteksti on lisätietoa osastosta. Osasto suljettu: Suljettu osasto piilotetaan valikoista aktiivisten uusien tietojen syötön osalta, mutta kuitenkin suljetun osaston kaikki historiatiedot pysyvät tallessa historiaraportointia varten. Historiaraportit ovatkin ajettavissa edelleen myös suljetuksi merkitylle osastolle. Mikäli osasto myöhemmin palaa aktiiviseen käyttöön, voidaan suljettu valinta poistaa ja osastolle on taas normaalisti lisättävissä henkilökuntaa ja vuorolistoja voidaan taas tehdä. Esim. vain sesonkiaikoina auki oleva osasto voidaan sulkea osaksi aikaa vuotta. Osastoryhmät Valikossa luodaan olemassa olevista osastoista valinnaisia raportoinnin osastoryhmiä, esim. maantieteellisesti tai osastojen toimialueittain. Yksi osasto voidaan liittää mukaan useampaankin eri ryhmään. Osastoryhmän luonnin jälkeen ohjelma lisää Raportointi valikkoon uuden valintakriteerin. Esim. Raportit -> Toteumat -> Tuntitoteumat näkymästä: 27

28 Piirteiden lisääminen Tiedot valikon -> Perustiedot kohdasta löytyy -> Piirteet, josta aukeaa oheinen näyttö. Työntekijälle on määriteltävissä omia ominaistaitoja / piirteitä alla luoduista vaihtoehdoista. Työkalurivin -toiminnot toimivat vastaavasti Työntekijät -näytön toimintojen kanssa. Uusi piirre Poistu (Alt+F4) Etsi piirre, Voit selata jo luotuja piirteitä. Uuden piirteen tallennus. Piirteen nimi: Kenttään syötetään piirteelle nimi, joka näkyy mm. Työntekijät -> Piirteet ikkunassa. Piirteiden selaus Ensimmäinen/ Edellinen / Seuraava / Viimeinen. Kuvaus: Piirteen kuvausteksti on lisätietoa piirteen käyttötarkoituksesta. Kuvaus ei näy muualla. Poista piirre. Kumoa muutokset. Tulosta piirreraportti. Työntekijärekisterin asetukset Työntekijöiden henkilönumerot on numeroitavissa vapaavalintaisesti, palkanlaskennan numeroiden mukaisesti tai automaattisesti suoraan ohjelmasta: Automaattinumeroinnin käyttöönotto tapahtuu helposti Tiedot > Perustiedot > Työntekijärekisterin asetukset.. -avulla. Automaattinumerointi valinta rastitetaan käyttöön Seuraava numero kannattaa valita mahdollisimman suuresta seuraavasta vapaasta tasaluvusta alkavaksi, jolloin numerointi toimii sujuvasti. Vinkki! Vapaa henkilönumero tarkistettavissa nopeasti Henkilökuntalistalta (valitse Kaikki) -> Hlö nro listaus laskevasti Pin-koodi automaattisesti valinnalla ohjelma luo työntekijälle oman Pin numeron henkilötietoihin (=henkilönumero). Pin-koodi on käytössä esim. HRMobin puolella. Loki käytössä -valinta tuo mahdollisuuden seurata työntekijän perustietojen muutoshistoriaa. Valinnalla muutoshistoria on seurattavissa Tiedot > Työntekijät > Työntekijätietojen muutosloki listauksella. Suosittelemme käyttöönottoa vain, mikäli tarvetta erityiseen seurantaan. 28

29 Työsuhteen aloitus, lopetus ja muutostilanteet Työsuhteen muutostilanteet Ohjelma valikon Tiedot > Työntekijät Uuden työntekijän aloittaessa pitää hänen perustietonsa ja työsuhteeseen liittyvät tiedot kirjata ohjelmaan. Työntekijät valinnalla avautuu perutetut työntekijät tiedot = pikanäppäin Työsuhteen päättyessä työntekijä merkitään lopettaneeksi, eli rasti kohtaan Lopettanut. On tärkeää, ettei lopettavaa henkilöä poisteta kokonaan, sillä roskakori tuhoaa työntekijän perustietojen lisäksi myös hänen kaikki vuorolista- ja toteumatiedot tietokannasta! Työsuhteen tietojen muuttuessa oleellisesti, kannattaa vanha työsuhde merkitä lopettaneeksi ja kopioida henkilön perustiedot uudelle työsuhteelle. Uudelle profiilille korjataan ja lisätään työsuhteen muuttuneet tiedot. Oleellisella muutoksella tässä tarkoitetaan esim. osa-aikatyöntekijän muuttumista kokoaikaiseksi tai päinvastoin. Myös raportoinnin kannalta on tärkeää, että lopettaneiden työsuhteiden tiedot jäävät tietokantaan. Mikäli sama henkilö on ollut jo aiemmin yrityksen palveluksessa, voidaan hänen perustietonsa kopioida lopettaneeksi merkitystä profiilista Työkalut valikon Kopioi työntekijä uudelle työsuhteelle tai pikanäppäimellä Kopioituja perustietoja voidaan edelleen muokata normaalisti Työntekijät ikkunassa. Työsuhteen järjestysnumero kasvaa kopioinnissa oletuksena yhdellä. Mikäli esim. vahingossa merkitään väärä henkilö lopettaneeksi, voidaan ko. työsuhde palauttaa uudelleen näkyviin (aktiiviseksi) Palauta lopettanut työntekijä takaisin näkyviin. Huomioita! Mikäli työaikapankkijärjestelmä on käytössä ja työntekijän osa-aikaprosenttia ja / tai tavoitetyöaikaa muutetaan, kannattaa muutos tehdä näin virallisen tavan mukaan. Pienemmät muutokset työsuhteen ehtoihin, jotka eivät vaikuta laskentaan, voidaan tehdä suoraan ko. työntekijän aktiiviseen profiiliin. Uusi ja vanha työsuhde on hyvä olla aktiivisena jonkin aikaa päällekkäin, jotta uusia vuorolistoja päästään suunnittelemaan oikean työsuhteen alle. Uuden työsuhteen erottamiseksi kannattaa nimen perään laittaa esim. sana uusi tai numero 1, niin vuorolistalla näkyy selvästi, kumpi on kumpi. Ohjelman lisenssissä onkin hyvä olla hieman pelivaraa tällaisia tilanteita ja myös esim. sijaisia varten. Lisätiedoksi, mikäli vain muutetaan olemassa olevan työsuhteen osa-aikaprosenttia ja tavoitetyöaikaa, käyttää ohjelma näitä muutettuja tietoja myös vanhoja vuorolistoja katseltaessa. Sesonkikohteita varten ohjelmassa on Työsuhteiden massalopetus omaisuus, jolla usean työntekijän työsuhde saadaan merkittyä samalla kertaa ja nopeasti lopetetuiksi sesongin päättyessä. Uutena toimintona on lisätty mahdollisuus kopioida useampi työntekijä uuteen työsuhteeseen samalla kerralla. (Ctrl + nimen valinta, mahdollistaa useamman nimen poiminnan listalta) 29

30 Vuorolista ohjelman pikakuvakkeet HRSuunti Toolbar HRSuunti ohjelman työkaluriville on koottu ohjelman päätoiminnot. Pikatulostus Sivun asetukset. Näytä sivun asetukset -valintaikkuna Tee uusi vuorolista F3 / Ctrl + N Kopio vuoro edellisestä vuorosta. F1 Avaa vuorolista / toteuma tietokannasta F7 / Ctrl + O Tallenna tietokantaan F4 / Ctrl + S Esikatselu Skaalaa Määritä julkaisun zoomaustaso. Lisää henkilö vuorolistalle (tai vuorolistapohjalle) Poista henkilö vuorolistalta (tai vuorolistapohjalta) Palkkaraportti Henkilökuntalista Kopio vuorolista pohjaksi uudelle listalle Listan hinta Lajittele (Raportit) nousevasti / laskevasti Työntekijät Kopio vuorolista toteuman pohjaksi. Henkilökohtaiset vuorolistanauhat sähköpostilla Lähetä raportti liitteenä Tee / päivitä kaaviot Vuorolistanauhat Kalenteri Soluvärit* Tiivistä vuorolista Avaa lukittu vuorolista / toteuma ** Laajenna vuorolista Lukitse vuorolista / toteuma ** Aloita seuraava sivu nykyisestä paikasta, kun lomake tulostetaan. *Soluvärit = Värikoodit soluvärjäykseen. Vuorolistalla ja toteumassa värikoodit tallennetaan tietokantaan. Värikoodien painikkeet toimivat on/off periaatteella. ** Lukitse / Avaa lista toiminnoilla voidaan lukita/avata vuorolista ja toteutunut taulukot (Käyttöoikeuksista riippuen). 30

31 Työvuorolistan suunnittelu HRSuunti Net ohjelmassa on kiinnitetty erityistä huomiota vuorolistasuunnittelun sujuvuuteen. Tietojen syöttö ja kopiointi on pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi ja nopeaksi. Yleisesti, työvuorojen suunnittelu HRSuunti Net ohjelmassa vuorosuunnittelun kannalta kaikki oleelliset tiedot on koottu vuorolistan suunnitteluun infotietoina. Päivittäiset tuplavuorot voidaan ottaa käyttöön työntekijöittäin työntekijät -ikkunan valinnalla. Jos työtekijälle on merkitty osastotieto työntekijät ikkunassa, niin tämä osasto on samalla ko. työntekijän kotilistan määräämä osasto. Työntekijä voidaan tarvittaessa lisätä myös eri osastojen vuorolistoille. Ohjelma pitää huolta, ettei päällekkäisiä vuoroja tule. Uusi vuorolista Klikkaa työkalurivin Tee uusi vuorolista painiketta tai painamalla F3 näppäintä. Määrittele listan aloituspäivämäärä (Asetukset ikkunassa s.12) Ko. päivämäärän pitää olla maanantai. Päivästä alasvetovalikko listaa 10 kpl seuraavia mahdollisia listan aloituspäivämääriä. Päivämäärän voi syöttää myös käsin tai valita kalenterista. HRSuunti hyväksyy päivämäärän syötön muodossa 29,7 tai 2907, joten voit käyttää numeronäppäimistöä. Siirryttäessä eteenpäin ohjelma muuttaa annetun päivämäärän hyväksyttävään muotoon. Tabulaattorin lisäksi myös enterillä pääsee kentissä eteenpäin. Voit myös valita osaston, jolle vuorolista tehdään tai tehdä vuorolistan kaikille työntekijöille yhteisenä. Osastotiedon voi valita nopeasti syöttämällä halutun osaston ensimmäisiä kirjaimia edes avaamatta alasvetovalikkoa. Kopioi pohjasta tuo esille tallennetut vuorolistapohjat, mikäli esim. kiertävät listat käytössä. Listapohjia voi luoda kohdassa Toiminta -> Luo uusi vuorolistapohja (Lisää tietoa s. 38) Tee lista ilman työntekijöitä rastitus sekä kpl määrä nimettömistä työntekijöiden lukumäärästä => luo tyhjän listan, esim. mikäli uuden kohteen työntekijät eivät vielä ole tiedossa. Vuorolistan tietojen syöttö Työvuorolistan pohjaksi ohjelma muodostaa Vuorolista ja Toteutunut taulukot. Vuorolistan tietojen syöttö voidaan aloittaa välittömästi. Työntekijöittäin voidaan määritellä käyttöön tuplavuorot. Tällöin työntekijälle voidaan määritellä toinen työvuoro päiväkohtaisesti. Kullekin vuorolle on mahdollista määritellä osastotieto, jossa työ tehdään. Vinkki: Ohjelmassa on toiminto, joka nopeuttaa aikatietojen syöttöä taulukkoon. Voit syöttää tasatuntien kellonajat käyttämällä yhtä tai kahta numeroa esim. 8 > 8:00 tai 16 -> 16:00. Ohjelma muuttaa annetut luvut automaattisesti kellonajoiksi. Myös muut kuin tasatunnit voidaan syöttää ilman välimerkkejä: > 15:30. Muunnos tapahtuu enterin painamisen jälkeen. Samalla kursori siirtyy seuraavaan kenttään. Voit myös ohjelman asetuksissa itse määritellä syöttöä edelleen syöttöä nopeuttavia koodeja aamu-, ilta ym. vakiovuoroille. Katso kohta Asetukset. Syötön helppouteen ja nopeuteen on kiinnitetty erityistä huomiota. Käytä enteriä aina syötön jälkeen! Voit määritellä asetuksissa myös kursorin siirtymissuunnan joko vasemmalta oikealle (oletus) tai ylhäältä alas (päiväkohtainen vuorosuunnittelu). 31

32 Edellisen päivän vuoron kopiointi Mikäli henkilö tekee samaa vuoroa (esim. päivävuoroa 8:00 16:00) useampana päivänä peräkkäin, voidaan vuoro toistaa nopeasti painamalla F1 (kopioi vuoro edellisestä). Eli kun olet syöttänyt käsin ensimmäisen päivän tunnit 8 ja 16, niin paina vielä Enter, jolloin olet seuraavan päivän alkuaika solussa. Paina tässä F1, vuoro kopioituu ko. päivälle ja kursori siirtyy seuraavaan päivään. Voit painella F1:sta peräkkäin tarvittavan määrän tai vaikka jättää F1 pohjaan painetuksi; tällöin kopiointi toistuu nopeasti. Tämä on kätevää esim. vuosiloman (VL) kopioinnissa. HUOM!! Yli 10 tunnin työaika ja alle 8 lepoaika tunnistus ei ole käytössä vuoroja kopioitaessa. Tuntipankki näyttää listan alussa työntekijän sisään tekemät lisätunnit, plus tunnit näkyvät vihreällä ja negatiiviset punaiset luvut kertovat työtekijän pitäneen liikaa lomaa. Syöttäessä tietoja vuorolista taulukkoon, ohjelma ilmoittaa, mikäli vuoro on yli 10 tuntia pitkä tai lepoaika edellisestä vuorosta on pienempi kuin 8 tuntia. Yli 10 tunnit päivissä tunnit yhteensä on lihavoituna. Ohjelma myös ilmoittaa huomiolla yli 16 tunnin vuorosta. Voit kuitata muistutuksen pois ok / enterillä. Toteutunut listan tuntipankki näyttää paljonko tunteja jää pankkiin, mikäli jakso toteutuu suunnitellun mukaisesti. Varsinaiset pankkitunnit lasketaan kuitenkin toteutuman perusteella ja ne ovat nähtävissä toteutunut -taulukossa. Solun punaisen kolmion takana tietona: TT:n kolmen viikon tavoitetyöaika. Tuntipankki Tuntipankki käytetään vain kuukausipalkkaisilla työntekijöillä. Tuntipankki määritellään käyttöön työntekijöittäin HRSuunti ohjelman työntekijät ikkunan palkkaus välilehdellä valitsemalla kohta tuntipankki (s.22). Samalla pitää määritellä ko. työntekijän kolmeviikkoisjakson tavoitetunnit. Tuntipankki käyttää tätä tietoa laskennassa. Tuntipankki toimii niin, että toteutunut -taulukon vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen työntekijän alle voi aloitusvaiheessa syöttää aloitussaldon ko. päivänä. Ohjelma laskee toteuman loppuun pankkiin jäävät +/- tunnit syötetyn toteuman mukaisesti. Tämä tuntimäärä tallennetaan pankkiin ja se tulee automaattisesti seuraavan jakson toteutunut taulukon alkuun uuden jakson alkusaldoksi. HUOM. Tuntipankin alkusaldoa ei ole syytä enää myöhemmin käsin korjata toteuman alkuun, vaan satunnaisissa erikoistilanteissa tuntipankkisaldo pitää saada täsmäämään muilla keinolla, kuten tuntipankin manipulointiin tarkoitetulla erikoiskoodilla TP. Toteutuman puolella tuntipankin tunnit kulkevat ajallisesti aukottomasti edellisestä toteutumasta seuraavaan. Jos siis edellisen listan (ja toteutuman) viimeinen päivä on 7.3., niin 8.3. alkavan toteutuman alkuun tulee 7.3. toteutuneen tuntipankin saldo. Tämä luku päivittyy aina, kun ko toteutuma (lista) avataan ruudulle sitä mukaa, kun edellistä toteumaa on täytetty tai muutettu. Asetukset -ikkunan valinnoilla voidaan vaikuttaa, miten tuntipankki näkyy Vuorolista taulukon puolella. 1. Vuorolistan tuntipankki voi toimia 3 vk viiveellä, koska uusi lista pitää suunnitella jo ennen kuin edellisen toteumasta on kokonaisuudessaan vielä tietoa. 2. Vuorolistan tuntipankki voidaan asetuksissa määritellä reaaliaikaiseksi, eli näytetään sama tilanne, kuin toteutunut taulukossa. Tällöin kyseessä on ennuste eli mikäli edellinen jakso toteutuu niin kuin suunniteltu, niin tuntipankki tulee olemaan tämä. HUOM. Vuorolista pitää kopioida toteuman pohjaksi heti, kun lista on valmis. Muuten seuraavan listan tuntipankki menee pahasti miinukselle 3. Vuorolistalla ei näytetä tuntipankkia lainkaan. HUOM! TX päivän (ylimääräinen vapaa) tuntiarvo on nolla tuntipankkilaskennassa, vaikka TX arvo olisikin asetuksissa määritelty. 32

33 Listakohtainen tavoitetyöaika Ohjelma muistaa lista- / jaksokohtaisesti työntekijöiden tavoitetyöajan. Osa-aikaisesta kokoaikaiseksi (tai toisinpäin) vaihtavien työntekijöiden tavoitetyöaika säilyy vanhoilla listoilla ja toteumassa. Kuitenkin kesken jakson tehtävät muutokset tavoitetyöaikaan pitää laskea ja käsin muuttaa ko. jakson tavoitetyöaikaa. Ohjelma toimii niin, että listakohtaiseksi tavoitetyöajaksi tallentuu uuden listan tekohetkellä työntekijän perustietoihin määritelty työaikatavoite. Vanhoille listoille (jos niitä availlaan), käytetään avaushetkellä työntekijälle määriteltyä arvoa. HUOM. Kesken listaa tehtävät tavoitetyöajan muutokset pitää laskea ja muuttaa käsin ko. jakson tavoitetyöaika! Kts. seuraava kappale. Listakohtaisen tavoitetyöajan muuttaminen Liittyen listakohtaiseen työaikatavoitteeseen, joissakin tilanteissa voi olla tarvetta muuttaa listan (ja samalla toteutuman) työaikatavoitetta. Listakohtaisen työaikatavoitteen muuttaminen toimii seuraavasti: Valitse ensin työntekijä (sukunimi valituksi), tämän jälkeen paina hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitse Muuta valitun työntekijän jakson tavoitetyöaika, sama valikko saatavissa myös Muokkaa valikosta. -> Muuta valitun työtekijän jakson tavoitetyöaika. HUOM! Tämä toiminto EI ole tarkoitettu juhlapyhiä (arkipyhiä) sisältävän jakson tavoitetyöajan muuttamiseen pienemmäksi! JP koodin tuntiarvo hoitaa tämän työajan lyhennyksen automaattisesti. Mikäli vanhan vuorolistan toteumaan on tarvetta tehdä muutoksia, saadaan tuntipakki laskettua uudelleen nykyhetkeen Työkalut valikon Tuntipankin uudelleenlaskenta toiminnon avulla. Tuntipankin uudelleen laskenta sekä tavoitetunnit on mahdollista päivittää myös vain valitulle henkilölle. Osasto valinnan jälkeen Henkilö -kenttä aktivoituu. Tavoitetunnit kenttä tulee aktiiviseksi henkilö valinnan jälkeen. ja samalla voidaan tarvittaessa päivittää kyseiselle henkilölle oikea kolmen viikonjakson tavoitetyöaika tuntipankin uudelleen laskennan yhteydessä. Tuntipankin uudelleen laskenta-ajo päivittää tuntipankkisaldot valitusta aloituspäivästä nykyhetkeen asti valitulle osastolle. Uudelleenlaskentaa voidaan käyttää esim. tilanteissa, joissa vanhoille listoille on jouduttu tekemään toteumakorjauksia. 33

34 Vuorolistan hyväksymät koodit Vuorolistalle voidaan vuorojen alkamis- ja päättymisaikojen lisäksi syöttää koodeilla muuta tietoa. Mikäli ohjelma ei tunnista syöttämääsi koodia, niin aukeaa oheinen ikkuna, joka listaa hyväksyttävät koodit ja niiden selitteet. Asetuksissa määritellyt Aamu-, ilta-, yö- jne. vuorojen koodit (syöttölyhenteet) ja niiden alkamis- ja päättymisajankohdat näkyvät ilmoituksen alaosassa. HUOM! Koodit pitää aina syöttää vuoron alkamisaika soluun eli ensimmäiseksi. Koodit toimivat myös vuoro2 (iltavuoron) alkuaika solussa. 34

35 Tuplavuorot Tuplavuorot otetaan käyttöön työntekijät ikkunassa työntekijäkohtaisesti, katso kohta Ensimmäisen työntekijän syöttäminen. Tuplavuoron voi lisätä myös listakohtaisesti valitulle työntekijälle. Klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta saat valikon esille, valitse Lisää listalle tuplavuorot valitulle työntekijälle.. Tuplavuorot mahdollistavat hyppytunnit ja samana päivänä eri osastoille tehtävien tuntien erottelemisen. Tuplavuoroja ei kannata aktivoida turhaan, sillä vuorolistan pituus kasvaa eikä yhdelle sivulle mahdu enää kovin montaa tuplavuoroja tekevää työntekijää. Tyhjän tuplavuororivin poisto onnistuu valitsemalla hiiren oikean painikkeen valikosta Poista listalta tuplavuorot valitulta työntekijältä.. Normaalisti työvuoron alkamis- ja päättymisaika merkitään aina lohkoon 1 (aamuvuoro) riville. Vinkki: Mikäli olet avannut yhtäaikaisesti useamman vuorolistan, niin voit siirtyä niiden välillä painamalla Ctrl + Tab. Vuoro 2 kohtaa käytetään, mikäli samana päivänä on toinen työvuoro. Näin on mahdollista huomioida myös hyppytunnit. Toinen vuoro voidaan tehdä eri osastolla kuin aamuvuoro. Mikäli päivässä tehdään vain 1 vuoro, niin se merkitään aina ensimmäiseen lohkoon, vaikka kyseessä olisi ilta- tai yövuoro! Oletuksena osasto on henkilölle työntekijätietoihin määritelty Oletus osasto. Mikäli vuoro tehdään toisella osastolla voidaan tieto muuttaa vuorolistan puolella osasto kentässä, hiiren oikealla painikkeella saadaan esiin valikko Muuta osasto valitulle vuorolle. Toiselle osastolle tehtävä vuoro näkyy listalla yliviivattuna (Yliviivauksen poisto mahdollista Asetuksista Ei yliviivausta valinnalla). Jos suunnitellaan vuorolistoja osastokohtaisesti, niin tällainen vuoro tulee näkyviin ko. osaston päiväkohtaisiin graafeihin, ei tämän osaston. Kaikki vapaa- ja muut (kirjain) merkinnät tehdään aina lohkoon 1. HUOM. Mikäli päivän toinen vuoro alkaa seuraavan vuorokauden puolella, esim. klo 0:00 tai 01:00, niin ko. vuoro pitää merkitä seuraan päivän (aamu) vuoroksi. Vuorolistan tallennus Vuorolista tallennetaan klikkaamalla työkalurivin Tallenna vuorolista tietokantaan kuvaketta tai painamalla F4 painiketta (Ctrl + S). Samalla tallentuu myös Toteutunut taulukon tiedot. Vuorolistan tallennuksessa on automatiikka, joka tallentaa vain muuttuneet tiedot. Toiminto valikon käskyllä Pakota vuorolistan tallennus pakotetaan listan kaikkien tietojen tallennus tietokantaan. Huom. HRSuunti tekee kaikki vuorolistojen ym. tietojen tallennuksen tietokantaan. Excel ohjelman normaalisti käyttämiä taulukko tiedostoja (.xls) ei synny minnekään, eikä niitä HRSuunti ohjelmassa tarvita. Esim. raportit on kuitenkin erikseen mahdollista lähettää sähköpostin liitteinä ja tallentaa Excel muotoisina omalle koneelle. 35

36 Vuorolistan avaaminen Aiemmin tallennettu vuorolista avataan muokkausta tai uudelleen tulostamista varten klikkaamalla työkalurivin Avaa vuorolista tietokannasta tai painamalla F7 painiketta (Ctrl + O). Päivästä alasvetovalikko listaa tallennetut vuorolistat kuluvalta vuodelta. Valinnalla Aakkosjärjestyksessä saat osastolistauksen aakkosjärjestykseen. Rastittamalla Näytä kaikki listat kohdan, saat esille kaikki yrityksen HRSuunti kantaan tehdyt vuorolistat. Alasvetovalikossa on tallennetun vuorolistan aloituspäivämäärä, osastokoodi sekä osastonnimi. Voit myös syöttää avattavan vuorolistan alkupäivämäärän. Annetun päivämäärän pitää olla vuorolistan alkava päivä (maanantai). Vuorolistaa voidaan näin muokata ja merkitä toteutunut tauluun tiedot toteutuneista työtunneista. Muokkauksen jälkeen pitää tallennus tehdä uudelleen. HUOM! Vanhaa vuorolistaa muokattaessa on esim. uusi tuntipankin saldo vyörytettävä eteenpäin uusimpaan vuorolistaan saakka. Tieto tallentuu vanhimmasta uudempaan aikajärjestyksessä lista kerrallaan. Vuorolistan kopiointi Aiemmin tehdystä vuorolistasta voidaan tehdä kopio uuden listan pohjaksi. HUOM. HRSuunti ohjelmassa on myös vuorolistapohjat ominaisuus, josta lisää myöhemmin ohjeessa omassa kappaleessaan vuorolistapohjat. Vuorolista, josta kopio tehdään pitää avata ensin näytölle (ei Toteuma). Päivästä alasvetovalikko listaa seuraavat 10 kpl mahdollisia vuorolistan aloituspäivämääriä. Voit myös syöttää tai valita kalenterista uuden vuorolistan alkupäivämäärän. Annetun päivämäärän pitää olla vuorolistan alkava päivä (ma). Ohjelma ilmoittaa ellei näin ole. Kun kopiointi on valmis, näyttää ohjelma oheisen ilmoituksen, joka kertoo vielä uuden listan aloituspäivämäärän sekä osaston. Uusi vuorolista voidaan nyt avata normaaliin tapaan näiden tietojen pohjalta ja tehdä siihen tarvittavat muutokset. Vuorolistan tietojen kopiointi toteutuneen pohjaksi Tehty vuorolista kannattaa kopioida toteutuneet tauluun pohjaksi toteutumalle. Näin toteutuman syöttö helpottuu. Tee kopio klikkaamalla työkalurivin Kopioi vuorolista pohjaksi toteutuneeseen painiketta. Kopio voidaan tehdä milloin vain ja sen voi toistaa vaikka kuinka monesti. Uutta kopiota tehtäessä on kuitenkin huomioitava, että kaikki edelliset muutokset toteutuneet tauluun menetetään. Toteutuneet taulusta tulee aina sen hetkinen kopio vuorolistasta. Haluttaessa voidaan kopioida mukana myös inforivien tiedot, jos esim. jo vuorolistalla on käytetty asetuksiin määriteltyjä palkan lisät koodeja. Normaalisti vuorolistan inforivien tietoja ei kannata kopioida toteumaan. 36

37 Henkilön lisääminen vuorolistalle Toimintoa tarvitaan esim. tilanteessa, jossa vuorolistaa on jo tehty tietyn matkaa ja todetaan, että listalle tarvitaankin uusia työntekijöitä esim. kasvaneen työvoimatarpeen johdosta. Lisää henkilö vuorolistalle toiminnolla voidaan uusi henkilö tuoda listalle. Jos henkilöä ei näy avautuvassa listassa, pitää ko. henkilö perustaa ensin ohjelmaan Työntekijät ikkunassa. (Työntekijöiden lisääminen s.18). Valitse listalta yksi tai useampi lisättävä henkilö ja paina OK. Toiminto tukee monivalintamahdollisuutta. Rastittamalla Näytä kaikki vaihtoehdon, ohjelma tarjoaa myös muiden osastojen työntekijät valittaviksi. Näytä vain käytettävissä olevat valinnalla, lisättävät työntekijät listalla näkyy vain ne, joille on määritelty ko. osastorajoitus TT:n osastot ikkunassa. Käytetään kotiosastoa valinnalla henkilö tuodaan käyttäen hänen kotiosaston kustannuspaikka numeroa, näkyy suluissa nimen perässä (Muuten käytetään listan osastoa). Lisää ilman nimiä valinnalla luodaan nimettömiä työntekijärivejä valittu kappalemäärä, työntekijän nimen voi vaihtaa Henkilöiden lisäys kestää hetken. Ohjelma kertoo alareunan tilarivillä toiminnon edistymisestä. Henkilön lisäyksen yhteydessä vuorolistan tiedot tallennetaan tietokantaan. Useampia työtekijöitä voidaan lisätä samaan aikaan vuorolistalle. Oletuksena henkilö tulee osastotiedon määräämälle kotilistalleen. HRSuunti ilmoittaa vuoroja tehtäessä ja tallennuksessa, mikäli yritetään laittaa päällekkäisiä vuoroja eri osastoille. HUOM! Tuntipankki näkyy vain työntekijän ns. kotiosastolla, mikäli henkilö on samanaikaisesti useammalla listalla! (kotiosasto on työntekijät ikkunassa työntekijälle määritelty osasto) Toinen tapa tehdä sama asia on merkitä henkilön kotilistalle tietyille päiville (vuoroille) poikkeavan osastotiedon kustannuspaikkanumero tupla klikkaamalla kustannuspaikka nro solua. Alasvetovalikko näyttää ohjelmaan määritellyt osastot. Nyt henkilö näkyy samalla listalla, mutta eri osastolle tehtävät vuorot on yliviivattu. Henkilön poistaminen vuorolistalta Joskus myös henkilön poistaminen vuorolistalta voi olla tarpeen. Tällöin voit käyttää Poista henkilö vuorolistalta toimintoa. Toiminto tukee monivalintamahdollisuutta. Valitse listalta poistettava(t) henkilö(t) ja paina OK tai suoraan tuplaklikkaus ko. henkilön kohdalla. Ohjelma kysyy vielä vahvistuksen toiminnolle. Henkilön poisto kestää hieman, ohjelma kertoo alareunan tilarivillä toiminnon edistymisestä. Henkilön poiston yhteydessä vuorolistan tiedot tallennetaan tietokantaan. Poistettavan henkilön ko. vuorolistan kaikki tiedot poistetaan kokonaan. 37

38 Muiden osastojen vuorot Eri osastoilla kiertävien työntekijöiden vuorolistaa suunniteltaessa on hyvä nähdä työntekijän muille osastoille mahdollisesti suunniteltuja työvuoroja. Vuorolistan ollessa avoinna, saa toiminteen esiin pikanäppäimellä F6 tai valikosta Työkalut > Päivitä muiden osastojen vuorot. Muiden osastojen vuorot toiminto päivittyy myös automaattisesti vuorolistan uudelleen avauksen yhteydessä. Kaikki eri osastoille merkityt vuorot saa listattua helposti omaksi tulosteeksi suoraan vuorolistalta hotellinimen päällä oikeilla hiiren painikkeella. tai raportilla: Raportit > Vuorolistaraportit > Vuorolista aikavälille koottuna. Työvuoro toisella osastolla tuo vuorolistalle lähtöaika soluun punaisen kolmion, josta on luettavissa kyseisen työntekijän samaan päivään suunnitellun työvuoron toisella osastoilla. Kiertävät listat HRSuunti Net -ohjelmassa on useita työkaluja ja toimintoja, joilla eri tavoin kiertävät listat voidaan toteuttaa. Tässä apuna ovat edellisellä sivulla esitelty toiminto, jolla voidaan ottaa kopio mistä tahansa vanhasta listasta uuden pohjaksi sekä seuraavassa kappaleessa esiteltävä toiminto vuorolistapohjat. Myös listan työntekijöitä voidaan poistaa ja lisätä tarpeen mukaan. Työvuoroja voidaan kopioida ja siirrellä työntekijöiltä toisille normaaleilla Windows copy / paste eli kopioi / liitä toiminnoin. Lisäksi ohjelmassa on toiminto, jolla vuorolistan työntekijöitä voidaan vaihtaa eri työvuoroihin ja näin kierrättää vuoroja. Toiminto aktivoituu vuorolistalla (Toteumat) valitsemalla työntekijän sukunimen kohdalla hiiren oikean puoleisen painikkeen, toiminto tuo esiin valikot, josta valitaan Vaihda työntekijä vuoroille... Valitaan siis se työntekijä, jonka suunnitellut työvuorot halutaan siirtää toiselle työntekijälle. Toiminto löytyy myös Muokkaa valikosta Vaihda työntekijä vuoroille. Työntekijän sukunimen kohdalla valikko hiiren oikean puoleisella painikkeella.: Vaihda työntekijä vuorolle. Jos olet vaihtamassa vuoroja päittäin, rastittamalla kohdan Näytä kaikki työntekijät, saat valittavaksi myös vaihdetun vuorolaisen, joka ei ole enää muutoin mukana vuorolistalla.. Valitse listalta työntekijä, jolle ko. vuorot siirretään. 38

39 Vuorolistapohjat kiertävät listat HRSuunti ohjelman vuorolistapohjat ominaisuudella voidaan luoda rajaton määrä pohjia vuorolistoille. Vuorolistapohjat voidaan nimetä vapaasti. Jos yrityksessä on käytössä kiertävät listat, voidaan vuorolistapohjat myös numeroida kiertojärjestykseen. HUOM! Vuorolistapohjat eivät ole varsinaisia vuorolistoja, vaan ne on ainoastaan tarkoitettu käytettäviksi pohjina varsinaisille vuorolistoille! Luo uusi vuorolistapohja : Luodaan uusi vuorolistapohja uudelle nimelle. Avaa vuorolistapohja : Avataan aiemmin luotu ja tietokantaan tallennettu pohja esim. sen muokkaamista varten. Tallenna vuorolistapohja : Tallennetaan vuorolistapohja. Tallennus toimii myös työkalurivin normaalilla vuorolistan tallennus napilla (disketti kuvake). Poista vuorolistapohja : Poistetaan (tuhotaan) vuorolistapohja tietokannasta. Vuorolistapohjalle voidaan antaa vapaavalintainen nimi. Vuorolistapohjat voidaan luoda osastoittain. Vuorolistapohja voidaan suunnitella kuten varsinainen vuorolista, käyttäen samoja koodeja ja syöttölyhenteitä. Pohjaan voidaan merkitä esim. vain vapaapäivät, mutta jättää työvuorot vielä auki. Otsaketiedoista käy ilmi, että suunnittelemassa nimenomaan vuorolistapohjaa (ei varsinaista vuorolistaa!) Vuorolistan luonti käyttäen pohjaa Valitse normaalisti työkalurivin pikakuvake tai valitsemalla Toiminto valikosta -> Uusi vuorolista, (F3 / Ctrl + N). Määritä aloituspäivä ja osasto ja valitse tarvittaessa sopiva pohja kopioksi. Uusi vuorolista voidaan toki tehdä tyhjänä (kuten ennenkin), jättämällä vain Kopioi pohjasta valinta tyhjäksi. Uusi vuorolista on nyt saanut pohjatietonsa aiemmin luodusta vuorolistapohjasta. 39

40 Vuorolistan tarkastelu graafisesti Vuorolistan graafisessa esityksestä voi nopeasti tarkistaa, että päivän jokaiselle tunnille on riittävä miehitys eikä mitään aukkoja ole jäänyt suunnitelmaan. Samalla havaitaan ylimääräiset päällekkäisyydet, joista aiheutuu turhia kuluja yritykselle. Osaston aukioloaika vaikuttaa aika-akselin skaalaukseen. Katso kohta Osastojen lisääminen. Aika palkissa on työvuoron kestoaika. Huom. Päiväkohtaiseen graafiin tulee näkyviin myös ne henkilöt muilta listoilta, joiden päivä- tai vuorokohtaiseksi osastotiedoksi on merkitty tarkasteltavan listan osasto. Graafinen esitys on mahdollista ajaa myös toteutumasta. Mikäli aktiivisena taulukkona on TOTEUTUNUT, niin graafi ajetaan toteuman tiedoilla. Graafin otsake on tällöin punainen, jotta se erottuu selvemmin vuorolistalta ajetusta graafista. Jokaiselle vuorolistan päivälle saadaan oma kaavio, josta vuorojen tarkastelu on havainnollista ja nopeaa. Vinkki: Voit selata päiväkohtaisia graafeja myös näppäimistöltä, paina Ctrl + PageDown siirtyäksesi välilehdillä eteenpäin ja Ctrl + PageUp siirtyäksesi taaksepäin. Vuorolistan poistaminen tietokannasta Työkalut valikon Poista vuorolista tietokannasta on toiminto, jolla jo tehty ja tallennettu vuorolista ja toteutuma voidaan vielä tarvittaessa poistaa kokonaan. Toimintoa voidaan tarvita esim. tilanteessa, jossa aloitettiin tekemään kaikille yhteistä listaa ja todetaankin, että erilliset osastokohtaiset listat sopisivat paremmin ko. ajanjaksolle. Tällöin kuitenkin kaikki tiedot pitää syöttää uudelleen. Toimintoa voidaan käyttää myös harjoiteltaessa ja kokeiltaessa; testimielessä tehty lista voidaan poistaa. HUOM! Normaalisti vanhoja toteutuneita listoja ei saa poistaa! tietokannasta ajettavat tilastot vääristyvät. 40

41 Tiivistetty vuorolista ja värikoodit Työvuorolistan suunnittelu on helpompaa, kun samalle näytölle mahtuu mahdollisimman suuri määrä työntekijöitä yhtäaikaisesti. Tietokoneen näytön suuri koko ja siinä käytettävä resoluutio (tarkkuus) ovat tärkeitä asioita suunnittelun kannalta. HRSuunti tarjoaa myös työkaluja näytön skaalaamiseksi. Zoomaus toiminnolla voidaan näyttöä skaalata portaattomasti. Vuorolistalta (ja toteutumasta) voidaan tarvittaessa piilottaa ja näyttää turhat rivit Tiivistä ja Laajenna toiminnoilla. Tiivistetylle vuorolistalle mahtuu useita työntekijöitä. HUOM. Myös yksittäisen työntekijän lisätietorivit voidaan piilottaa tai näyttää tuplaklikkaamalla ko. henkilön kohdalla Tunnit otsakkeen päällä. 41

42 Värikoodeilla työvuorolistaa voidaan halutessaan muokata vuorojen mukaan paremmin hahmoteltavaksi. Työkalurivillä on neljä värillistä nappia, joilla voidaan maalata valittua alue ja poistaa maalaus ( vaihtokytkin ). HUOM. Vuorolistalla (ja toteumassa) värikoodit tallentuvat vain kellonaika ja info rivien soluissa, jotta tallennus tietokantaan tehdään, tulee Asetuksissa laittaa rasti kohtaan Värikoodit vuorolistalle. Muitakin soluja voidaan värjätä ennen tulostusta, mutta vuorolistan tallennus ei tallenna näiden solujen värikoodeja tietokantaan. Myös palkkaraportin ja muiden HRSuunti raporttien maalaus on mahdollista ennen tulostamista. HRSuunti ohjelman Asetuksissa on myös mahdollista laittaa päälle automaattiset värikoodit määrittelemällä kellonajat ja värikoodit aamulle, illalle ja yölle. Värikoodeja on käytettävissä kaikkiaan 56 kappaletta, mutta näistä kannattaa suosia vaaleita sävyjä, jotta kellonajat listalla eivät peity tumman värin alle. Asetusten määrittelyt vaikuttavat seuraavasti: Ylempi kellonaikaruutu: - Aamuväri: jos työvuoron alkamisaika on ennen klo xx:xx - Yöväri: jos työvuoron alkamisaika on klo xx:xx jälkeen Alempi kellonaikaruutu: - Iltaväri: jos työvuoron loppumisaika on klo xx:xx jälkeen 42

43 Vuoromiehitys Vuoromiehityksen laskenta voidaan laittaa päälle ohjelman asetukset ikkunassa. Vuoromiehitys kohdassa määritellään kellonajat, joiden perusteella työntekijämäärä kussakin vuorossa lasketaan ja onko laskenta päällä. Vuoromiehityksen automaattinen laskenta näyttää päivittäin aamussa, illassa ja yössä olevien määrät. Värikoodaus voidaan haluttaessa määritellä erikseen päälle asetuksissa. Vuoromiehityksen laskenta voidaan kytkeä pois päältä työvuorokohtaisesti vuorolistalla tuloaikasolun pikavalikosta löytyvällä käskyllä Muuta / poista vuoromiehityslaskennasta Vuoromiehityksen laskennasta poistettu vuoro näkyy punaisella. 43

44 Vuorolistan TES tarkistus HRSuunti -ohjelma sisältää yksinkertaiset TES tarkistus rutiinit. TES tarkistuksen ei ole tarkoituskaan olla täydellinen, vaan ideana on löytää ne (rutiini) virheet, jotka helposti listalle jäävät. Toistaiseksi ohjelma osaa seuraavat tarkistukset, jotka on tehty kattavimmin majoitus- ja ravitsemisalalle. Majoitus- ja ravitsemisalan säännöllisen työajan ylitys 111 tuntia / 3 vk. Näkyy värikoodina vuorolistan suunnittelussa yhteensä tunnit sarakkeessa violettina värinä. Mikäli tunteja jakson aikana 120 tai yli (ylityö), niin värikoodi punainen. Jakson yhteensä tunnit alla oleva luku kertoo työntekijäkohtaisen työntekijät ikkunassa määritellyn kolmiviikkoisjakson suunnitellun tuntimäärän erotuksen sovitusta. Miinus luku kertoo tuntien puutteesta ja positiivinen luku liikaa suunniteltujen tuntien määrän. Tavoitetunnit pitää olla syötettynä työntekijät ikkunassa. Huomautus yli 10 tunnin työvuoroista (reaaliaikainen). Yli 16 tunnin työvuoroista tulee lisävaroitus (reaaliaikainen). Alle 8 tunnin lepo (reaaliaikainen). Tarkistus V ja X päivien lepoajan pituudelle. Majoitus- ja ravitsemisalan mukaan V vapaapäivän pituus pitää olla vähintään 30 tuntia ja X päivän vähintään 24 tuntia. Muiden alojen työehtosopimuksilla ohjelman V päivän pituus pitää olla 35 tuntia ja X päivän edelleen 24 tuntia. X ja V päivien laskenta sekä JP pankki ja automaattinen JP laskenta/ansainta (majoitus- ja ravitsemisala) Vapaapäivien välisen 7 päivän ajan tarkistus. Majoitus- ja ravitsemisalan sairasajan karenssi 1 kk tunnistus. Yli 10 ja 16 tuntia olevin vuorojen ja lepoajan jäädessä alle 8 tunnin sekä V ja X tarkistukset tehdään jo suoraan listan syöttövaiheessa. Listan X ja V päivien sekä vapaapäivien välisen ajan laskenta voidaan käynnistää erikseen sitten, kun lista on tehty valmiiksi. Lisätietoja seuraavassa kappaleessa. X ja V päivien sekä vapaapäivien välisen ajan tarkistus Tarkistettavan vuorolistan ollessa näytöllä valitse HRSuunti ohjelma toiminto riviltä, kohdasta Työkalut - TES lisätarkistus (X ja V päivät). Ohjelma käy järjestyksessä läpi listan kaikki henkilöt ja ilmoittaa jokaisen kohdalla, onko homma ok vai ilmeneekö mahdollisesti puutteita. Tarkistuksen voi keskeyttää valitsemalla Peruuta painikkeen. Ominaisuus toimii vain majoitus- ja ravitsemisalan tessillä. HUOM! Tarkistus on tehtävä aina vuorolistan puolella. 44

45 Lomasuunnittelu Vuosilomien suunnittelua varten ohjelmaan on kehitetty Lomasuunnittelu toiminto. Lomasuunnittelussa esimies voi suunnitella vuosilomien antoa, siirrellä ja hyväksyä työntekijöiden HRMobi ohjelman kautta jättämiä lomatoiveita sekä julkaista vahvistettuja lomia. Lomasuunnittelu löytyy Työkalut valikosta sekä Työntekijätiedoista (Vuosilomat -välilehdeltä) nimellä Lomasuunnittelu. Lomasuunnittelun ja lomalista raportin ajoikkunassa vapaavalintainen osastorajoitus (monivalinta). Lomasuunnittelussa näkyvät koodit ovat: T = Toive E = Esimiehen tekemä suunnitelma L = Loma (vahvistettu loma) P = Palkaton loma Merkintä tapahtuu maalaamalla alue (on mahdollista maalata myös useampi ajankohta Ctrl näppäin pohjassa), hiirellä vetäen alue. Näin useammalle työntekijälle voidaan tehdä lomamerkintä samanaikaisesti. Itse merkintä tapahtuu pikavalikon toiminnoilla Merkitse lomatoive (T), Merkitse lomasuunnitelma (E) tai Merkitse vahvistettu loma (L). Valittu alue on myös helppo tyhjentää merkinnöistä Tyhjennä komennolla. Lomasuunnitteluun tehdyt merkinnät tallentuvat Tallenna napilla tietokantaan ja näkyvät tallennuksen jälkeen työntekijän profiilissa Työntekijät ikkunan Vuosilomat välilehdellä. Lomasuunnittelun lisäksi vuosilomamerkinnät on edelleen mahdollista tehdä myös Työntekijät ikkunan Vuosilomat välilehdellä. Lomasuunnittelun Vahvista lomat toiminnolla vahvistetaan kaikki lomasuunnitelma (E) merkinnät vahvistetuiksi lomiksi. Toiveet pitää ennen vahvistusta merkitä lomasuunnitelmaksi (E) tai muuttaa suoraan vahvistetuksi lomiksi (L) pikavalikon toiminnoilla. Lomasuunnitelma voidaan tulostaa suoraan paperille ja edelleen on olemassa myös erillinen lomalista raportti, joka löytyy Raportit valikosta. Viivapäivä tulee automaattisesti vuosilomalain mukaisille erikoispäiville : itsenäisyyspäivä, jouluaatto, juhannusaatto, pääsiäislauantai ja vapunpäivä. Lomasuunnittelussa näkyy henkilön värikoodi, kuten vuorolistallakin. Lomasuunnittelussa on toiminto, jolla piilotetaan henkilönimet (värit jäävät näkyviin). Valinta toimii LOMALLA/POISSA otsikkosolun pikavalikosta (hiiren kakkospainikkeella). 45

46 Tulostaminen ja raportit Tulosteet ovat olennainen ja välttämätön osa työvuorosuunnittelua. Seuraavassa käydään läpi HRSuunti -ohjelman tulosteita ja muuta tulostukseen ja raportointiin liittyvää. Yleisesti, tulostaminen / raportit Aina kun HRSuunti -ohjelmalla tulostetaan, käytetään Windowsin (Excelin) asetuksissa määriteltyä oletuskirjoitinta. Mikäli tietokoneessa on ainoastaan yksi tulostin, se on aina myös oletuskirjoitin. Ennen tulostamista paperille voidaan tuloste tarkistaa esikatselussa. Myös kirjoittimen ja sivun asetusten muuttaminen on mahdollista. Sivun asetuksille on laitettu oletusarvot, joten niiden muuttamiseen ei normaalisti ole tarvetta. Huomioitavaa HRSuunti käyttää aina tulostaessaan Windowsin asetuksia. Varmista että tulostimen sivuasetukset ovat oikein. Kaikki HRSuunti:n raportit on suunniteltu A4 arkkikoolle. Vuorolista voidaan tulostaa suoraan myös A3 paperille. Työvuorolista voidaan tulostaa myös pystysuuntaisena valitsemalla Sivun asetukset ikkunassa pystysuuntainen tulostus ja sovitus. Sivun asetukset -ikkunaan päästään, kun tulostus valitaan valikosta. Pystysuuntainen vuorolistan tulostus voidaan määritellä myös oletukseksi ohjelman asetuksissa. Vuorolista voidaan tarvittaessa (ilmoitustaululle laittamista varten) suurentaa A3 kokoon käyttämällä sopivaa kopiokonetta. Vuorolistanauhat Tehtyäsi vuorolistan voit tulostaa kaikille työntekijöille, tietylle osastolle tai vaikka yhdelle valitulle työntekijälle oman henkilökohtaisen vuorolistanauhan, josta näkyvät omat työvuorot. Klikkaa työkalurivin Vuorolistanauhat painiketta. Punainen aikaväli näyttää mille aikavälille vuorolista tietoja on syötettynä tietokantaan. Vinkki hiirikäyttäjille: Klikkaamalla kalenteri painiketta avautuu kalenteri, josta päivämäärien valinta onnistuu hiirellä maalaamalla. Anna aloituspäivämäärä. Päivämäärä voi olla myös muu kuin vuorolistojen varsinainen aloituspäivämäärä. Näin vuorolistanauhat voidaan tulostaa juuri halutulle ajanjaksolle. Kun Päivästä kentästä siirrytään eteenpäin, ohjelma ehdottaa Päivään kenttään oletuksena vuorolistan pituuden mukaisesti 21 päivää eteenpäin olevaa päivämäärää. Samalle päivälle eri osastoille, samalle listalle merkityt työvuorot näkyvät aikajärjestyksessä. Raportin rajaus on mahdollista myös työntekijöille määritellyn ryhmätiedon perusteella. Huom. muut valinnat eivät vaikuta, jos raportti ajetaan ryhmä rajauksella. Tulosta vuorolistanauhat normaalisti tai katso lisätietoa kohdasta Tulosteiden skaalaus. Vuorolistan info riville merkityt lisätiedot näkyvät tulosteella. Esim. toimistopäivä tai inventointipäivä. 46

47 Tulosteiden skaalaus Henkilökohtaisista vuorolistanauhoista saadaan erityisen käteviä (mahtumaan lompakkoon), mikäli ne tulostetaan pienennettyinä esim. 50% normaalikoostaan. Valitse työkalurivin toiminto Sivun asetukset ja muuta Suurenna tai pienennä (Skaalaus) kohtaan lukema 50%. Tulosta vuorolistanauhat normaalisti. Jokaiselle henkilölle tulostuu oma paperi, josta pienennetty lista voidaan leikata irti. Myös vuorolistatuloste voidaan vastaavasti tulostaa pieneen tilaan valitsemalla suunnaksi Pysty ja Sovita 1 vaakasivulle ja sopivalle määrälle pystysivuja. Pystytulostus voidaan asettaa myös oletukseksi ohjelman asetukset ikkunassa. Työvuorot ryhmäsähköpostilla Vuorolistan työvuorot voidaan lähettää sähköpostina automaattisesti kaikille vuorolistan henkilöille, joille työntekijät ikkunassa on annettu sähköpostiosoite ja merkitty kohta Vuorolista sähköpostissa. Määrittele sähköpostiosoite työntekijöille. Valitse kohta Vuorolista sähköpostissa niille, jotka haluavat kopion työvuoroistaan sähköpostilla. Lähetysikkunassa voidaan vielä valita, lähetetäänkö työvuorot kaikille vai vain tietylle valitulle työntekijälle. Tämä on kätevää, jos esim. on tehty ryhmälähetyksen jälkeen vielä muutoksia jonkin työntekijän vuoroihin, niin voidaan lähettää uudet vuorot vain hänelle. Viesti lähetetään henkilölle valitsemalla henkilön nimi listalta Sähköposti lähtee automaattisesti kaikille valituille, mutta jos osoitteiden määrittelyssä on virheitä, antaa ohjelma siitä virheilmoituksen. Onnistuneen postituksen jälkeen saadaan viesti myös lähetyksen onnistumisesta. Vastaanottajan sähköpostiohjelmasta ja sen asetuksista riippuen viesti ei välttämättä ole muotoiltu yhtä kauniisti kuin esimerkissä. Suhteutetun fontin käyttö aiheuttaa sarakkeisiin heittoa. Uusimmat Outlook versiot taas poistavat mielestään turhia rivinvaihtoja ja sotkevat viestiä siten. Rivivaihdot voi kuitenkin Outlookissa palauttaa. HUOM! HRMobi työntekijäliittymä mahdollistaa työvuorojen näkymisen suoraan omasta älylaitteesta. Työntekijät pääsevät omiin tietoihinsa helposti ja voivat laittaa työaika-, vapaapäivä ym. toiveita ohjelmaan suoraan netissä. Lisätietoa löytyy erillisestä HRMobi käyttöohjeesta. 47

48 Listan hinta raportti Listan hinta raportti kertoo todelliset työnantajakustannukset suunnitellulle listalle. Raportti voidaan ajaa halutulle ajanjaksolle, mutta jos lista on avoinna, ohjelma ehdottaa ko. listan aikaväliä. Listan hinta raportin ajo voidaan estää käyttöoikeusmäärittelyillä. Käyttäjätunnuksella pitää olla oikeus päästä palkkaustietoihin. HUOM. Listan hinta raportin tiedot perustuvat vuorolistan tietoihin, palkanlaskentaa varten varsinainen palkkaraportti on esitelty seuraavalla sivulla. Listan hinta raportti edellyttää, että Asetukset / Palkka-asetukset ikkunassa pitää määritellä lisien a hinnat ja Listan hinta raportin kerroin. Tämä on siis se kerroin, jolla bruttopalkasta saadaan työntekijän kokonaiskulut (kaikkine sivukuluineen) yritykselle. Hotelli- ja ravintola-alalla tyypillinen kerroin mm. yrityksen koosta riippuen on esim. välillä 1,4 1,65. Lisäksi työntekijöille pitää määritellä tuntipalkka Työntekijät ikkunan Palkkaus välilehdellä. Kokonaiskuluista saadaan myös graafinen esitys lisittäin eriteltynä (Kustannusvertailu välilehti) Kustannusvertailu on mahdollista muuttaa useisiin erilaisiin kaaviovaihtoehtoihin (Excelin mallin mukaisesti): 48

49 Palkkaraportti Toteutuman syöttö Ennen palkkaraportin tulostamista pitää toteutuma syöttää HRSuunti -ohjelmaan. Ideana on, että vuorolistataulukko jää entiselleen (kuten oli suunniteltu) ja toteutuma (korjaukset) syötetään nimenomaan toteutunut taulukkoon. Näin palkkaraportti osaa huomioida lisien laskennassa myös X, V ja JP päivinä tehdyt tunnit sekä sairauspäivien tunnit. Tämä on tärkeää myös poikkeamaraportin kannalta. Vinkki: Toteutuman syöttöä saadaan helpotettua ja nopeutettua kopioimalla aluksi vuorolista pohjaksi toteutuneeseen. Toteuma syötetään TOTEUTUNUT välilehden taulukkoon. Toteutunut taulun otsikko on punaisella, jotta se erottuu selvemmin vuorolista taulukosta. Toteutunut -taulukon lopusta löytyy solut, jonne voidaan syöttää lisätyönä (0%), ylityönä 50% ja ylityönä 100% maksettavat tunnit. Oletuksena ohjelma kerää tunnit pankkiin, +/- saldoksi. Palkkaraportin tulostus Syötettyäsi toteuman voit tulostaa kaikille työntekijöille palkkaraportin palkanlaskentaa varten. Klikkaa työkalurivin Palkkaraportti painiketta tai Raportit valikosta Palkkaraportti osastoittain, jos kustannukset halutaan jyvittää osastoille (kustannuspaikoille). Palkkaraportti voidaan ajaa halutulle ajanjaksolle sen mukaan maksetaanko palkat ja / tai lisät 1 vai 2 kertaa kuukaudessa. Palkkaraportti voidaan haluttaessa lähettää sähköisesti palkanlaskentaan (tilitoimistolle) Excel muodossa ja myös palkanlaskentaohjelmien ymmärtämissä konekielisissä muodoissa. Lähetä palkkaraportti HRSuunnin sähköpostitoiminnolla Lähetä raportti liitteenä. HUOM! Jotta palkkaraportti osaa huomioida JP, aatto ja pyhäpäivät, pitää ne löytyä HRSuunti ohjelman kalenterista. Kalenteri päivittyy automaattisesti ohjelmapäivitysten mukana. Päivämäärärajaksi ohjelma ehdottaa oletuksena viime kuukautta, mutta ikkuna muistaa viimeksi ajetun ajanjakson (ohjelman sammutus nollaa muistin). Voit tarvittaessa muuttaa päivämääriä käsin tai valita (maalata) haluamasi ajanjakson kalenterista. Palkkaraportti voidaan tulostaa kaikille, valitulle osastolle tai vaikka erikseen yksittäiselle työntekijälle. Valinnalla Tiivistetty voidaan palkkaraportista ajaa tiivistetty versio, jossa näkyy vain yhteistunnit työntekijöittäin. Samalla A4 sivulle mahtuu näin useiden työntekijöiden tuntitiedot. Henkilövalinta tuo työntekijälistan esille, joka mahdollistaa yhden tai useamman työntekijän poiminnan. (Alt Gr tai Ctrl + valinta hiirellä) Lisää sivulla 50. Vakituiset ja Osa-aikaiset valinnoilla voidaan rajoittaa tuloste vain ko. työntekijäryhmälle. Kk-palkkaiset / Tuntipalkkaiset valinnoilla valitaan mille ryhmälle raportti tulostetaan Ei lisiä valinnalla palkkaraportille lasketaan vain perustunnit, eli lainkaan lisiä (iltalisät, yölisät jne.). 49

50 Palkkaraportti huomio myös sairauspäivien tunnit. Kuukausipalkkaisilla työntekijöillä sairaspäivälle merkitään asetukset ikkunassa määritelty S päivän arvo (yleensä 7,4 tuntia), paitsi jos arvo on 0 (nolla), niin KK-palkkaiselle sairastunnit lasketaan kuten tuntipalkkaiselle. Tuntipalkkaiselle työntekijälle ohjelma laskee suunnitellut tunnit vuorolistalta. Selite -kenttään ohjelma laittaa lisäksi tekstin S / ja suunniteltu työvuoro. Terveyspalvelualan ja yksityisen sosiaali- ja opetusalan työntekijöille lasketaan sairauspäivään myös lisät (ilta, yö jne.) majoitus- ja ravitsemisalasta poiketen. Tarvittaessa palkkaraporttia voidaan vielä muokata ennen tulostamista. Muokatut tiedot eivät kuitenkaan tallennu tietokantaan, joten ajettaessa palkkaraportti uudelleen, pitää myös muutokset tehdä uudelleen ennen tulostusta. S eli sairaspäiville selitteeksi tulee vuorolistalle suunniteltu tuntimäärä (tuntipalkkaisille ja mikäli asetuksissa S arvo on 0, niin myös kk-palkkaisille). Jos JP, X ja V päiviksi suunniteltuina päivinä on kuitenkin työskennelty, niin palkkaraporttiin tulee tästä erillinen huomautus. Samoin aattopäivinä työskentelystä. Lisäksi Muu lisä sarakkeeseen lasketaan korvaukseen oikeuttava tuntimäärä. Kalenteriin merkityt JP, Aatto A ja pyhäpäivät Py näkyvät boldina sekä viikonpäivän että päivämäärän osalta. Koodimerkit on lisäksi rivin alussa. Palkkaraportin yhteensä rivillä näkyy ajetun palkkajakson työpäivien, V, X, JP, VL, S ym. koodipäivien määrät sekä maksuun merkityt lisätyöt (0%), ylityöt 50% ja ylityöt 100%. Vapaa- ja aattopäivinä tehty työ: HUOM. Ei lasketa Yksityisen Sosiaalialan työehtosopimukselle. - JP ja X päivinä tehdystä työstä maksetaan 50%:lla korotettu palkka. Palkkaraportti laskee ylityötuntien osuuden Muu lisä -sarakkeeseen. - V päivänä tehdystä työstä maksetaan 100%:lla korotettu palkka. Palkkaraportti laskee ylityötuntien osuuden Muu lisä -sarakkeeseen. 50

51 Varavastaava ja muut lisät HRSuunti ohjelman asetuksiin voidaan määritellä 12 kpl koodeja erilaisille lisille. Näitä voivat olla esim. varavastaavalisä (vuoropäällikkölisä) tai esim. ruokaveloitukset. Asetusten selitekenttään voidaan laittaa esim. Varavastaavalisä ja koodiksi vaikka VV. Koodi VV on näin lisättävissä inforiville kullekin valitulle päivälle erikseen. Asetuksissa ennakkoon määritellyt koodit ovat valikoitavissa TOTEUTUNUT taulukon puolella. Mikäli solun tietona on vain VV (ilman tunteja), laskee ohjelma Varavastaavan tunnit päivän työtuntien mukaan. Kun henkilö ei toimi Varavastaavana koko päivää, kirjoitetaan tehty tuntimäärä yllä olevan mallin mukaisesti ko. taulukkoon. Ohjelma laskee varavastaavan (vuoropäällikön) lisän ilmoitetulle ajelle, esim. 4 tunnille. Samalle päivälle ja samalle henkilölle voidaan ko. valikosta valita useampikin palkanlisä samalla kerralla. Esimerkki: VV4;R1 koodit infokentässä lasketaan palkkaraportille 4 tuntia Varavastaavan- (Vuoropäällikkö-) lisää ja yksi ruokaveloitus. Vinkki: koodit voi syöttää ruudukkoon myös käsin, tuolloin on oltava erityisen tarkkana merkintöjen oikeellisuuden kanssa, jotta tiedot siirtyvät palkkaraportille oikein. Esim yllä olevan esimerkin mukaisen voi kirjoittaa suoraan kenttään pienilläkin kirjaimilla: vv4;r1 51

52 Palkkaraportin ajoikkunan lisävalinnat Palkkaraportin ajoikkunassa on Henkilövalinta toiminto. Palkkaraportti saadaan ajettua valituille työntekijöille. Valintalistalla toimivat normaalit Windows periaatteet, eli maalaamalla voidaan valita alue, eli useampi työntekijä, kuten shift näppäimen avulla. Ctrl tai Alt Gr näppäin painettuna voidaan tehdä monivalinta klikkaamalla halutut työntekijät mukaan ajoon. Palkkaraportin ajossa on valinta Henkilönro järj. Normaalisti palkkaraportti tulostuu nimen mukaan aakkostettuna, valinnalla aakkostus henkilönumeron mukaan. Palkkaraportin ajossa Määräaikaiset valinnalla saadaan palkkaraportti ajettua Palkkaus välilehdelle määräaikaiseksi merkityille työntekijöille. Lisäksi palkkaraportti ajossa on Ryhmä rajausvalinta. Työntekijät ikkunan osastotiedon vieressä olevalla ryhmittelytiedolla voidaan työntekijät jakaa vapaavalintaisiin ryhmiin. Osastoittain ajattavalla palkkaraportilla on mahdollisuus ajaa kaikki osastot yhdellä ajolla. Näin myös konekielinen siirtoaineisto saadaan yhteen tiedostoon. Palkkaraportissa on yritysrajaus. Yritysnumerot määritellään osastojenluonti ikkunassa. Mikäli palkkaraportin ajo rajataan yritysnumerolla, eivät muut rajaukset ole käytössä. Yritysrajaus rajaa ajoon mukaan tulevat työntekijät heille määritellyn kotiosaston mukaan. Sairastuu kesken päivää (osan päivää sairaana) Tilanne, jossa työntekijä sairastuu kesken työvuoron tai tulee myöhässä työhön sairaana olemisen vuoksi, voidaan käsitellä HRSuunti ohjelmassa. Työntekijä on siis osan päivästä normaalisti työssä ja osan sairaana. Palkan lisät koodeissa on kiinteä S-koodi tätä tilannetta varten. Toteutunut taulukkoon merkitään työssäolotunnit normaalisti tulo- ja lähtöaikojen mukaan ja sitten Toteutunut -taulukon inforivillä hiiren oikealla painikkeella valitaan Syötä osan päivä koodi.. -> S = Sairaana (ruudukkoon kirjoitetaan sairastuntien määrä) Näin palkkaraportti osaa laskea ko. päivälle 4 sairastuntia, joka näkyy ja huomioidaan myös tuntipankin laskennassa. Tästä lisää kappaleessa pikavalikoista (s.76) 52

53 Päivän työssäolotunnit merkitään normaalisti tulo- ja lähtöaikojen mukaan. Sairaana osan päivää tunnit, eli inforiville syötetyt sairastunnit lasketaan mukaan yhteensä tunteihin ja näin ne vaikuttavat oikealla tavalla myös tuntipankin laskentaan. Päivän sairastuntien osuus TOTEUTUNUT taulukon info riville. Inforiville voidaan syöttää useita koodeja ; (puolipiste) välimerkillä erotettuina. Esim. Ruokaveloitus 1 ja Sairastunteja 2. Tärkeää! Helpoiten lisäkoodit saa valituksi info solun pikavalikon käskyillä. Sairastuu kesken päivää (osan päivää sairaana) palkkaraportilla: Vastaavalla tavalla toimivia info-koodeja ovat: S = sairastuu kesken päivää LS = lapsi sairastuu kesken päivää T = työtapaturmatunnit TK = tutkimuksessa käynti tunnit K = koulutus osan päivää tunnit OV = opintovapaa osan päivää tunnit VL = vuosilomalla osan päivää tunnit Sekä vastaavalla tavalla toimivat lisäkoodit: TP, (TPV ja TPS) = koodit, jolla lisätään tuntipankin tunteja (lisätyö, ylityö 50% ja ylityö 100%) $TA = erikoiskoodi, jolla voidaan pakottaa päivän tuntiarvo Selitekentässä on lisätietona osa-päivän sairastuntien määrä Sairaana osan päivää tunnit lasketaan mukaan palkkajakson yhteensä tunteihin. HUOM! Sairaana osan päivää tunnit lasketaan mukaan S tunteihin 6h (s4+s2). Punainen kolmio solussa muistuttaa lisäinfosta. 53

54 Tehot HRSuunti ohjelmassa vuorosuunnittelua ohjaavat tehot näkyvät suoraan vuorolistalla. Tämän lisäksi Tehot raportilla voidaan ajaa tehot halutulta ajanjaksolta. Raportti näyttää ja laskee sekä suunnitellut että toteutuneet tehot. Raportti on suunniteltu siten, että tarvittaessa kaikkien raportilla olevien tietojen kopiointi on mahdollista esimerkiksi erilliseen tehojen laskennassa käytettyyn taulukkoon. Käytä Windowsin normaaleja kopioi (Ctrl + C) ja liitä (Ctrl + V) toimintoja. Tehot raportti laskee täsmälleen oikeat tunnit ja tehot ottaen huomioon listoilla mahdollisesti olevat päivä / vuorokohtaiset osastomuutokset. Näin tehot voivat erota vuorolistan ja toteutuma taulukoissa olevien tehojen kanssa ohjelman asetuksista riippuen. Tehot raportissa on myös yritysrajaus valinta. (Osastojen luonnissa osastot voidaan määritellä eri yritysnumeron alle.) Tehot voidaan ajaa osastoittain tai valinnalla Kaikki- saadaan tehot keskiarvona koko yrityksen osalta. Voit valita raportoitavan ajanjakson kalenterista hiirellä maalaamalla Tehot raportti Valitulle ajanjaksolle haettu Excel muotoinen raportti (välilehdillä myös graaffiset vertailut) Tehojen osalta yhteensä rivillä lasketaan keskimääräinen teho ajetulle ajanjaksolle. Muuten yhteensä rivillä summataan sarakkeen luvut. Tehot raportilta omilta välilehdiltään löytyy myös graafiset vertailut budjetoidun ja toteutuneen myynnin sekä tehojen välille. 54

55 Tehot vuorolistalla Tehot ominaisuus on käytössä lähinnä vain majoitus- ja ravitsemisalan yrityksissä. Päiväkohtainen tavoitemyynti voidaan syöttää Vuorolista taulukon loppuun. Toteutuneet taulukkoon voidaan syöttää toteutunut myynti. Ohjelma laskee tehon eli myynti / tunnit. HUOM. Vuorolistalla ja toteutumissa tehojen laskenta on tarkka, mikäli päivä tai vuorokohtaisia osastoja ei ole muutettu. Nämä muutokset huomioidaan vasta varsinaisessa tehot raportissa. Jos vuorokohtaisia osastoja muutetaan, niin edelleen vuorolistan tehoja voidaan käyttää suuntaa antavana apuna listaa suunniteltaessa. HUOM2. Asetukset ikkunan valinta Ei kooditunteja vuorolistalle valinta vaikuttaa koodituntien (JP, VL jne.) tuntien huomiointiin teholaskennassa. Syötä tavoitemyynnit. Voit kopioida tavoitemyynnit kätevästi käyttämällä Windowsin kopioi liitä toimintoja (Ctrl+C ja Ctrl + V). Kopioi vaikka listan loppuun asti ja tarkista vielä päiväkohtaiset tavoitteet. Vuoron teholaskenta Vuorolistalla ja toteumassa on mahdollista määritellä työvuorokohtaisesti, laskentaanko ko. työvuoro mukaan tehoihin vai ei. Lisäksi on mahdollista määritellä, että vain osa päivän tunneista lasketaan mukaan teholaskentaan. Esimerkissä 8 tunnin päivästä osa on toimistotöitä ja 4,5 tuntia on merkitty mukaan teholaskentaan. Päivän yhteensä tunnit näytetään punaisella, mikäli vuoron teholaskentaa on muokattu. Oletus on, että vuoron kaikki tunnit huomioidaan teholaskennassa. Tällöin tunnit näkyvät normaalisti mustalla. Vuoron teholaskenta on määritettävissä helpoiten tunnit solun pikavalikosta, joka aukeaa hiiren oikealla painikkeella. Punainen kolmio kulmassa kertoo, että tekolaskennassa mukana 4 tuntia. Tuntimäärä on myös punainen, merkkinä muokkauksesta Tuntitehot Mikäli yrityksessä halutaan seurata tarkempia tuntikohtaisia myyntejä, löytyy niiden syöttöön Tiedot valikosta käskyt Myyntiennusteen syöttö ja Toteutuneen myynnin syöttö. Raportit valikosta Tehot alavalikosta löytyy vastaavat tuntikohtaiset tehoraportit. 55

56 Vuorolista aikavälille Vuorolista aikavälille -raportti mahdollistaa vuorolistan tulostamisen halutulle aikavälille yhdelle tai kaikille työntekijöille, esim. 1 kk jaksolle. Vuorolistat suunnitellaan 3 vk jaksoilla ja kaikki vuorotietojen muutokset pitää tehdä varsinaisessa vuorolistassa, vuorolista aikavälille on vain raportti tulostusta varten. Lepäämään merkityt työntekijät eivät tule Vuorolista aikavälille raportille. Vuorolista aikavälille -raportissa on osastovalinta. Useamman osaston vuorolistat saadaan tulostettua peräkkäin samalle paperille. Vinkki! Vuorolista aikavälille raporttia on mahdollista muokata ennen tulostusta esim. Jos ei halua näyttää yhteistunteja tms. tietoa, voidaan kyseinen informaatio poistaa raportista ennen tulostusta. Vuorolista aikavälille koottuna Raportit > Vuorolistaraportit > vuorolista aikavälille koottuna Vuorolista aikavälille koottuna raportti tulostaa kaikki eri osastoille suunnitellut vuorot samalle raportille. Raportti on tarpeellinen yrityksissä joissa työntekijät kiertävät eri yksiköissä. 56

57 Tiivistettyvuorolistaraportti Tiivistetty vuorolista raportti voidaan ajaa halutulle ajanjaksolle. Tiivistetyn listan koodit tulevat HRSuunti asetukset ikkunaan määritellyistä syöttölyhenteiden aika-arvo koodeista. Mikäli listalle on syötetty työaika, joka ei täsmää minkään määritellyn koodin kanssa, tulee tiivistetylle listalle merkki Ö. Lisäksi tiivistetyllä listalla näkyy kaikki vapaakoodit (X, V, JP) sekä muut HRSuunti ohjelman ymmärtämät vuorolistakoodit. Tiivistetylle vuorolistalle koodit tulevat asetukset ikkunan Vuorolistakoodien aika-arvot kohdasta. Käytettävät koodit (syöttölyhenteet) ja niitä vastaavat aika-arvot voidaan itse vapaasti määritellä. Poikkeamaraportti Poikkeamaraportti ja tuntitoteumat -raportti löytyvät Raportit > Toteumat valikosta. Poikkeamaraportti laskee suunnitellun ja toteutuneen erot tuntien, työpäivien, V, X, JP, VL, K, P ja S päivien osalle. Lisäksi raportilta näkyy suunnittelemattomien sairauspäivien takia menetetyt työtunnit työntekijöittäin ja yhteensä. Raportti voidaan ajaa halutulle aikavälille, osastolle tai yksittäiselle työntekijälle. Tuntitoteumat raportti on muuten sama, mutta siinä näytetään vain toteumaan syötetyt toteutuneet tiedot. Tuntitoteumat -raporttia voidaan käyttää esim. tilanteessa, jossa lähtevän työntekijän työtodistukseen halutaan saada tieto työsuhteen aikana tehtyjen työpäivien ja/tai tuntien määrästä. HUOM. Poikkeama ja tuntitoteumat raporttien sairastunnit on vertailutietoa eli suunnitellun ja toteutuneen erotus. Työntekijälle maksettujen sairastuntien kokonaismäärä selviää tarvittaessa palkkaraportilta tai palkanlaskentaohjelmasta (tilitoimistolta). Tuntitoteumat Osastoittain raportilta selviää eri osastoille tehdyt työtunnit. 57

58 Rajausvalinnoilla voidaan rajata raportti vain Vakituisille, Extroille, Kkpalkkaisille tai Tuntipalkkaisille. Tuntitoteumaraportti Tuntitoteumat Osastoittain - raportissa on valinta Erittely. Valinta toimii vain osastorajauksella (Kaikki) ja näyttää vieressä valintalistan osastoista. Listalta voidaan valita vapaasti raportoitavat osastot. Valinta toimii normaalin Windows logiikan mukaan, eli maalamalla alue ja ctrl napilla valinta yksitellen lisäten tai poistaen valinnasta. Raportoitavat osastot voidaan valinnaisesti ajaa joko samalle välilehdelle tai osastoittain omille välilehdilleen. Tuntitoteumat -raporttia voidaan käyttää esim. tilanteessa, jossa lähtevän työntekijän työtodistukseen halutaan saada tieto työsuhteen aikana tehtyjen työpäivien ja/tai tuntien määrästä. HUOM. Poikkeama ja tuntitoteumat raporttien sairastunnit on vertailutietoa eli suunnitellun ja toteutuneen erotus. Työntekijälle maksettujen sairastuntien kokonaismäärä selviää tarvittaessa palkkaraportilta tai palkanlaskentaohjelmasta (tilitoimistolta). Tuntitoteumat Osastoittain raportilta selviää eri osastoille tehdyt työtunnit. 58

59 Tunti-, Viikkotunti- ja Kuukausituntitoteumat -raportit Raportit -> Toteumat -> Viikkotuntitoteumat -raportti laskee toteutuneiden tietojen perusteella tuntien, työpäivien, V, X, JP, VL, K, P ja S päivien määrät. Lisäksi raportilta näkyy suunnittelemattomien sairauspäivien takia menetetyt työtunnit viikoittain ja yhteensä ajetulle ajanjaksolle. Raportti voidaan ajaa halutulle aikavälille, mutta aloituspäivän pitää olla maanantai. Raportti on ajettavissa vain yhdelle työntekijälle kerrallaan. Tuntitoteumat raportti on muuten sama, mutta Viikkotuntitoteumat raportti erittelee tiedot viikoittain. Tuntitoteumat päivittäin tiedot tulevat päiväkohtaisesti. Viikkotuntitoteumat -raporttia voidaan tarvita esim. tilanteessa, jossa lomautettavan työntekijän työttömyyskassa haluaa saada tietoa työsuhteen aikana tehtyjen viikkotuntien määrästä. HUOM. Työntekijälle maksettujen sairastuntien kokonaismäärä selviää tarvittaessa palkkaraportilta tai palkanlaskentaohjelmasta (tilitoimistolta). Kuukausituntitoteumat raportti on muuten vastaava, mutta listaa työtunnit, työpäivät ja muut tiedot kuukausittain. Huom. Aloituspäivän pitää olla maanantai päivä! Osastoittain -raporttien osastorajauksia voidaan valita ajoikkunasta Näytä myös suljetut osastot. Oletuksena valintalistalla näkyy vain aktiiviset osastot. Osastojen luontiikkunassa osasto voidaan merkitä suljetuksi. Toteumaraportit ja osastonvalinta on näin tehtäessä myös suljetuille osastoille Viikkotuntitoteumat ja Kuukausi-tuntitoteumat raportit voidaan ajaa myös Osastoittain. Osastoittain raportit listaavat tiedot toteutumiin merkityn osastotiedon mukaan eli eri osastoilla kiertävien työntekijöiden tunnit jaotellaan erikseen kullekin osastolle. 59

60 Lomalista Raportit valikosta löytyvät Vuosilomaraportit (>Lomalistat / >Lomajaksot). Raportti voidaan ajaa myös Työntekijät ikkunasta Vuosilomat välilehdeltä. Lomalista: Lomalista on raportti mahdollistaa työntekijöiden vuosilomien (lomatoiveiden ja muiden poissaolojen) tarkasteluun ja tulostamiseen. Lomalistalla näkyy myös lomalla olevien työntekijöiden määrä päiväkohtaisesti. Vasemman reunan lomapäivien määrästä vähennetään lomaksi merkityt (L) päivät lukuun ottamatta sunnuntai-, pyhä- ja arkipyhäpäiviä. HUOM! Lomien suunnittelu tehdään Lomasuunnittelutoiminnolla kts. s.43 Näytetään myös tyhjät valinnalla raportille saadaan myös ne työntekijät, joille ei ole merkitty lomia (lomatoiveita). Aamussa illassa yössä raportti Aamussa illassa yössä -raportti löytyy Raportit valikosta. Raportti laskee halutulle aikavälille työntekijöittäin montako aamuvuoroa, iltavuoroa ja yövuoroa kukin on tehnyt. Raportissa on omalla välilehdellään myös graafinen esitys. Raportin tiedot lasketaan toteutumatietojen perusteella ja se voidaan ajaa mille tahansa aikavälille. Mikäli määritetty käyttöön asetuksissa: Sarakkeet: - Aamussa: Aamuvuorojen määrä - Illassa: Iltavuorojen määrä - Yössä: Yövuorojen määrä - Muu vuoro: Vuoroa ei ole tunnistettu mihinkään edellisistä. Oltu kuitenkin töissä (poikkeavaan aikaan). - Koodi: Monelleko päivälle on laitettu jokin poissaolokoodi (JP, X, V, S jne.). - Tyhjä: Montako päivää on täysin ilman merkintää (ei aikaa eikä koodia). 60

61 Sama raportti myös Kaavio muodossa (valinta Raportit > Aamussa-Illassa-Yössä): Tarvittavat asetukset Aamussa illassa yössä raportti laskee määrät asetukset ikkunassa määriteltyjen aika-arvojen perusteella. Ko. määrittelyt pitää siis olla tehtynä, jotta raportti voidaan ajaa. Laskenta toimii siten, että jos henkilö on töissä määriteltynä aikana, esim. työvuoro klo 7:00 14:00, niin henkilölle tulee yksi aamuvuoro. Mikäli työvuoro jatkuisi vaikka 18:00 asti, niin työntekijälle tulisi sekä aamu että iltavuoro samalle päivälle ko. asetusten mukaan. HUOM. Raportin toiminnan kannalta valinnan Vuoromiehitys listalle ei tarvitse olla päällä. Toiminta on käytössä kun kellonajat on määritelty. 61

62 Viikonloppuvapaat raportti Viikonloppuvapaat -raportti löytyy Raportit valikosta. Raportti laskee halutulle aikavälille työntekijöittäin montako työvuoroa kukin on tehnyt viikonloppuna (la ja su) sekä näyttää montako vapaapäivää on ollut lauantai ja sunnuntai päivinä sekä montako kertaa koko viikonloppu on ollut vapaa (la-su). Raportissa on omalla välilehdellään myös graafinen esitys. Raportin tiedot lasketaan toteutumatietojen perusteella ja voidaan ajaa mille tahansa aikavälille. Sarakkeet: - Arkityö: Arkivuorojen määrä - La työ: Lauantai vuorojen määrä - Su työ: Sunnuntai vuorojen määrä - Vapaa La: Lauantai vapaana määrä - Vapaa Su: Sunnuntai vapaana määrä - Vapaa La-Su: Koko viikonloppu vapaa HUOM! Raportin tilastointi tehdään tuloajan perusteella. Näin esim lauantaina klo 21 alkanut yövuoro, joka loppuu sunnuntaiaamuna tilastoituu lauantaivuoroksi. Tärkeämpää kuitenkin lienee viikonlopun päiville osuneiden vapaiden määrä. Kaavio edelleen havainnollistaa asiaa ja se löytyy omalta välilehdeltään. 62

63 Juhlapyhävapaat raportti Juhlapyhävapaat raportti näyttää, miten työntekijät ovat olleet edellisinä vuosina vapaalla/ töissä juhla- eli arkipyhinä. 63

64 JP yhteenveto JP yhteenveto -raportti löytyy Raportit valikosta. JP yhteenveto listaa ansaitut ja pidetyt JP päivät työntekijöittäin halutulle aikavälille. JP yhteenveto -raportti voidaan rajata koskemaan tiettyä osastoa tai vaikka yksittäistä työntekijää. JP yhteenveto -raportille tiedot tulevat Työntekijät ikkunan JP päivät välilehdeltä. 64

65 Tuntipankkiraportti ja Tuntipankkiyhteenveto Tuntipankkiraportti ja -yhteenveto löytyvät Raportit valikosta. Tuntipankkiraportti listaa halutulle aikavälille työntekijöittäin tuntipankkisaldon kehittymisen 3 vk jaksoilla. Tuntipankkiyhteenveto voidaan ajaa tietylle listan aloitus päivälle. Yhteenveto näyttää työntekijöiden tuntipankkisaldot ko. päivänä ja mikäli työntekijöiden tuntipalkat on syötetty ohjelmaan, niin yhteenveto laskee summan eli hinnan maksamattomille tuntipankkitunneille. 65

66 Kooditoteumat raportti Kooditoteumat raportti (Raportit > Toteumat > Kooditoteumat (palkan lisät koodit) - laskee toteutunut taulukkoon merkittyjen palkan lisät koodien arvot. Palkan lisät koodit määritellään ohjelman Asetukset > Palkkaasetukset ikkunassa kohdassa Lisät palkkaraportille. Palkan lisiä voivat olla esim. majoitus- ja ravitsemisalan varavastaavalisät, erilaiset varallaolokorvaukset ja vaikka ruokaveloitukset. Yleensä kaikki sellaiset lisät, jotka eivät suoraan määräydy työehtosopimuksen mukaan, vaan ovat työntekijäkohtaisia lisiä tai veloituksia tehdyn työsuoritteen ja käytetyn palvelun (ruokailu) mukaan. 66

67 HR raportit HRSuunti henkilöstöraportit löytyvät Raportit valikon HR raportit ala-valikosta. 67

68 Henkilökuntalista Voit tulostaa listan henkilökunnasta Henkilökunta lista toiminnolla. Rajausehdot: Osasto -rajauksella voi ottaa listan vain tietyn osaston henkilökunnasta. Valinnalla Kaikki tai jättämällä osasto kentän tyhjäksi saat listan kaikista henkilöistä. Valinnalla Listataan vain lepäämässä olevat saat listalle henkilöt, jotka eivät tällä hetkellä ole käytettävissä, vaan ovat esim. äitiyslomalla, vuorotteluvapaalla. Valinnalla Listataan vain lopettaneet saat listan lopettaneista henkilöistä. Valinnoille extrat / omat saadaan lista omista vakituisista työntekijöistä tai extroista erikseen. Valinnalla vain esimiehet, saa listaukseen kaikki joilla esimiessopimus työntekijätiedoissa määritettynä Lisävalinnoilla sekä lajittelulla voi tarkentaa hakua, Suku- ja etunimi samaan, tuo suku- ja etunimen samaan excel kenttäään (muutoin erillisillä sarakkeilla). Listalle kaikki tiedot -valinnalla raportille tulee (lähes) kaikki työntekijät ikkunaan syötetyt työntekijätiedot. Raporttia ei ole mitenkään muotoiltu, vaan ideana on, että sen voi tallentaa Toiminto valikon Tallenna tiedostona käskyllä normaaliksi Excel taulukoksi, jonka voi sitten avata normaalisti Exceliin ja muokata siellä halutunlaiseksi. Lajittelu: Henkilökuntalistan ajoikkunassa on aakkostusvalinta sukunimen tai osaston mukaan. Kaikki vakituisiksi merkityt henkilöt näkyvät lihavoituna ja mahdolliset lepäämään ja lopettaneiksi merkityt kursiivilla. Henkilökuntalistalla on työntekijän etunimen perässä työntekijän 3 vk jakson tavoitetyöaika. Henkilökuntalistan aakkostaminen Oletuksena henkilökuntalista tulee sukunimen mukaiseen aakkosjärjestykseen. Voit kuitenkin itse aakkostaa listan haluamasi kentän mukaiseen aakkosjärjestykseen joko nousevasti tai laskevasti. Valitse kenttäotsikko, joka mukaan haluat raportin järjestää. Napsauta sitten Lajittele nousevasti tai Lajittele laskevasti -toimintoa. 68

69 Kuvia muutamista malliraporteista: Työsuhteiden kestot: Koulutusjakauma näyttää yhteenvedon työntekijöiden peruskoulutuksista: Vakituiset / määräaikaiset jakauma: Ikäjakauma graaffisesti 69

70 Sairauslomat raportti Sairauslomat raportilta (Raportit > Toteumat > Sairausloma) selviää esim. sairausjaksojen määrät. Tähän liittyen ohjelmaan onkin lisätty erikoiskoodi $SS (SamaSairaus). Koodi laitetaan toteuman inforiville ja näin merkitään, että sama sairaus jatkuu vapaiden / tyhjien välipäivien jälkeen. Myös $SS erikoiskoodi on valittavissa inforivin pikavalikosta. Sairauslomaraportti Sairaslomien suhde työpäiviin. (Sairaslomat / (sairaslomat + työpäivät) Sairauslomat viikonpäivittäin 70

71 Tietojen siirto palkanlaskentaan Vie työntekijätiedot palkanlaskentaan Valittavissa siirron lähetykseen * HRSuunnin oletuskentät tai * Itse määritetyt kentät / järjestys Vie poissaolotiedot palkanlaskentaan Siirtoaineiston voi lähettää * vain henkilöistä, joiden tietoja on muutettu viimeisen lähetyksen jälkeen * koko henkilöstöstä kaikki ei-lopettaneet henkilöt. 71

72 Siirtomateriaali muodostuu.csv muotoon. Konekielinen materiaali palkanlaskentaan näyttää seuraavalta: 72

73 Vie JP-tiedot palkanlaskentaan Työkalut valikko > Tietojen siirto palkanlaskentaan toiminnon kautta voi halutessaan laittaa maksuun halutun aikavälin kaikki JP päivät. Samalla toiminnolla voidaan lähettää jpaineisto.csv eli konekielinen CSV aineisto palkanlaskentaan. Toiminnon ajo merkitsee automaattisesti maksuun laitetut JP:t maksetuiksi Työntekijät ikkunan JP päivät välilehdelle. Lähetyksen jälkeen saat tiedustelun, mille päivälle JP-päivt merkitään maksetuiksi työntekijät tiedoissa. Päiväksi voi määritttää esim. palkanmaksupäivän, kuun viimeisen päivän tai oman valitseman ajankohdan. 73

74 Erityistoimintoja HRSuunti ohjelmassa on pyritty kokoamaan kaikki vuorolistan suunnittelussa tarvittavat tiedot yhteen paikkaan helposti ja nopeasti hyödynnettävään muotoon. Ohjelmaan syötetty lisätieto näkyy vuorolistan suunnittelussa erilaisina tehosteina, värikoodeina tai automaattisina muistilappuina. Kalenteri HRSuunti ohjelman kalenteri päivittyy vuosittain automaattisesti JP-, aatto- ja pyhäpäivien osalta ohjelman päivitysten mukana. Myös muut erityishuomiota vaativat päivät voidaan myös merkitä kalenteriin. HUOM! Mikäli lisäät kalenteriin omia merkintöjä, huomaathan ettei automaattipäivityksen mukana tulevia JP-, aatto- ja pyhäpäivän merkintöjä saa muuttaa. Uusi painikkeella pääset lisäämään uuden päivän kalenteriin. Valitse päivä kalenterista tai syötä käsin Pvm kenttään. JP, aatto ja pyhäpäivät merkitään vuorolistan suunnittelussa punaisella rasterilla ja palkkaraportti laskee tunnit oikein kalenteriin merkittyjen päivien mukaisesti. Juhlapyhät merkitään vuorolistalla punaisella kulmalla ja lisätieto aukeaa viemällä kursori päivämäärän päälle. Muut kuin JP, aatto- ja pyhäpäivä kalenterimerkinnät näkyvät vuorolistassa muuten normaalisti, mutta lisäinfosta kertova punainen kolmio tulee näkyviin. Vie tällöin kursori päivämäärän päälle. 74

75 Kalenteri, osastot ja piirteet -raportit Kalenterin ylläpitoikkunasta ja Raportit valikosta on ajettavissa Kalenteriraportti. Se listaa kalenterin merkinnät JP, aatto ja pyhäpäivä merkintöineen. Raportti on kätevä työkalu kalenterimerkintöjen tarkistukseen ja vaikka muistilistaksi erikoispäivistä. Määritellyistä osastoista ja piirteistä on ajettavissa vastaavat raportit niiden ylläpitoikkunoista ja raportit valikosta. Osastoraportti: Piirreraportti: 75

76 HRMobi ja HRAdmin HRMobi - työntekijäliittymä Tiesithän, että HRSuunti Net ohjelmistooon on hankittavissa HRMobi -työntekijäliittymä älypuhelimiin, tabletteihin ja selaimiin. Työntekijät näkevät työvuorot netissä ja voivat itse kirjata tuntitoteumat, työaika-, vapaapäivä- ja lomatoiveet. Tiedot välittyvät suoraan esimiehelle HRSuunti Net:in. HRAdmin pääkäyttäjänsovellus HRAdmin on pääkäyttäjän sovellus, jolla ylläpidetään mm. Yrityksen sähköistä ilmoitustaulua HRMobin puolelle, käytetään SMS-viestipalvelua sekä seurataan toteumien ja leimauksien kirjauksia. Näiden lisäksi ohjelmassa on mm. asiakirja-arkisto ja kuvapankki työtekijöiden tietojen tallennusta varten. HRMobin sekä HRAdmin ohjeet löytyvät erillisinä helposti linkistä: 76

77 Extraus töihinkutsu järjestelmä Extraus -töihinkutsu järjestelmän avulla vapaat työvuorot saadaan helposti työntekijöiden saataville HRMobin avulla. Toiminto on mahdollinen kaikille HRMobi asiakkaillemme. Extrauksen käyttöönotto Työntekijätiedoissa (Käytettävyysvälilehdellä) valitaan Tarjotaan lisätöitä kohta aktiiviseksi rastituksella. Valinnalla mahdollistaa lisätyön tarjoaminen kyseiselle työntekijälle. Työvuorolistalle luodaan Xextra rivi / rivejä, joiden avulla lisävuoroja voidaan tarjota työntekijöille. Uusi rivi muodostuu luomalla työntekijätietoihin uusi Xextra1, Xextra2, Xextra3.. henkilö. Lisäextra rivi luodaan listalle oheisen mallin mukaisesti. Xextra nimellä sekä Extra + 9 valinnoilla luodulla henkilöllä ei ole vaikutusta työntekijälisenssien kokonaismäärään. Kyseisen osaston uuden työvuorolistan alimmaiseksi henkilöksi muodostuu näin Xextra rivi. Vapaita työvuoroja voidaan näin tarjota napattaviksi valituille työntekijöille. Extra rivejä / Xextra henkilöitä voidaan luoda vapaasti tarvittava määrä listalle, kukin rivi luodaan työntekijärekisterin puolella omaksi Xextra+1 henkilöksi. Mikäli samaan päivään eri kellonajoille tarvitaan useampia tekijöitä, tulee jokaiseen eriaikaiseen vuoroon käyttää uusi rivi = uusi Xextra henkilö. 77

78 Xextra työvuorolistalla Työnantaja voi suunnitella uusia napattavaksi tarkoitettuja työvuoroja erillisille päiville halutuille kellonajoille. Mikäli lisätyötä tarvitaan esim. vain yhteen päivään, yhteen vuoroon, työnantaja kirjoittaa tarvittavan vuoron kyseisen päivän kohdalle Xextra1 riville: Samaan kellonaikaan voi tarjota myös työtä esim. kahdelle työntekijälle. Jotta tarjottava työvuoro olisi saatavilla ns. napattavaksi, voi työnantaja halutessaan ensin valikoida millaiselle joukolle tai kenelle vuoroa ensin tarjotaan. Vuorolistan puolella, tuntimäärä solun kohdalla, hiiren oikealla painikkeella avautuu alla olevan valikko: Syötä extraajatarve vuorolle > Extraaja työntekijämäärä tarve vuorolle.. Toiminnolla määrillään kuinka monta uutta työntekijää tarvitaan kyseiseen vuoroon samalle kellonajalle. 78

79 Valitse extraajat ja lähetä SMS Toiminnolla saadaan valittua työntekijät, joille kyseistä vuoroa tarjotaan Laajenna painikkeella, saat esille osasto sekä piirteet valikot, jolla on mahdollisuus tarkentaa kenelle vuoroa tarjotaan. Kutista painikkeella valikko palautuu alkutilaan. Uudesta vuorosta voi ilmoittaa valituille työntekijöille myös tekstiviestillä. Vuoro on napattavissa HRMobin Extraus toiminnon kautta. Vuoron teholaskenta Valinnalla vaikutetaan miten Xextran työtunnit vaikuttavat yrityksen tehojen laskentaan, mikäli ko toiminto on yrityksen käytössä. 79

80 Uusi työvuoro on napattavissa kun esimies on julkaissut vuoron/vuorot nettiin. Vuorolistan julkaisu tuo listan alkuun vihreän palkin merkiksi julkaisusta. Extravuorojen julkaisun merkkinä on keltainen palkki. Kun molemmat ovat julkaistuina on listan alussa olevan palkin väri vaalean vihreä. Julkaisun voi myös peruuttaa samasta valikosta. Xextra HRMobissa Julkaistu Extravuoro on nähtävissä työntekijän HRMobissa Extraus kohdassa. HRMobi ilmoittaa uudesta Extravuorosta sekä tarjoaa vuoron napattavaksi Nopeat syö hitaat -periaatteella. - Uusia Extra vuoroja napattavissa (punainen huomio) - Uudet napattavaksi tarjotut vuorot listalla punaisella - Ohjelma vahvistaa tarjotun vuoron ja poistaa napatunvuoron listalta - Napattu vuoro siirtyy kyseisen henkilön omiin työvuoroihin. Uusi vuoro on nähtävissä HRMobin puolella sekä HRSuunnin vuorolistalla. Vuoro on napattuna Villelle ja tietoa ok XExtra rivillä.. miksi ei näy Villen vuoroissa? XExtra rivi: 80

81 Kaikkien vuorot (on tallennettu jo myös, ei auttanut) 81

82 Sähköposti ja tekstiviestit HRSuunti ohjelmaan on integroitu mahdollisuus lähettää sähköpostiviestejä suoraan ohjelmasta. Erilaisten viestien lähetys on näin mahdollisimman nopeaa ja jouhevaa. HRAdmin ohjelmassa on lisäksi viestintäkeskus, jossa on mahdollista lähettää myös tekstiviestejä. Huom. tekstiviestien lähetys on mahdollista HRSuunti Net palvelun HRAdmin ohjelmalla ja se on erikseen maksullista. HRAdmin ohjelmassa on tehokas viestintäsovellus tekstiviestien ja sähköpostin nopeaan lähettämiseen työntekijäryhmille. Tarkemmat tiedot löytyvät HRAdmin käyttöohjeesta. Työntekijät ikkunassa voidaan lähettää sähköpostia nopeasti esilläolevalle työntekijälle. Klikkaa Lähetä sähköpostia painiketta. osoite pitää olla määriteltynä. Myös työvuorot voidaan lähettää ryhmäsähköpostina kaikille valituille. Katso kohta Työvuorot ryhmäsähköpostilla. Viestin vastaanottajat voit joko kirjoittaa tai valita Lisää vastaanottajat toiminnolla. Voit valita vastaanottajat joko kaikki tai yksitellen (peräjälkeen) valitut. Osastolle Kaikki tai valituille osastoille. Työkalu rivillä on toiminto Lähetä tt:n perustiedot sähköpostilla. Näin esim. tilitoimistolle on helppoa ilmoittaa työntekijän uusista osoite- ja muista tiedoista. 82

83 Lähetä raportti sähköpostin liitteenä Raportin lähettämiseen nopeasti sähköpostilla on HRSuunti ohjelmassa oma pikatoiminto. Avaa näytölle raportti, jonka haluat lähettää ja napsauta työkalurivin Lähetä raportti liitteenä painiketta. Esim. palkkaraportin lähettäminen tilitoimistolle hoituu kätevästi ja nopeasti tai vuorolistan lähetys Excel liitteenä kaikille työntekijöille. Liitetiedoston HRSuunti nimeää oletuksena raportin nimi & osaston nimi, jolle raportti on tulostettu. Halutessasi voit muuttaa liitetiedoston nimen. HUOM! Älä kuitenkaan käytä mitään erikoismerkkejä, kuten / \ $? jne. Normaalit kirjaimet ja numerot ovat hyväksyttyjä. HRSuunti asetuksiin voit määritellä raportoinnin oletusosoitteen. Esim. palkkaraporttien lähetys nopeutuu näin entisestään. Viesti kenttään voit kirjoittaa lisätiedot. (normaali sähköpostin viesti). Tiedoston tyyppi valittavissa Excel/Pdf HRSuunti lisää liitetiedoston automaattisesti viestiin. Viesti voidaan lähettää useammalle vastaanottajalle samalla kertaa. Kirjoita tai valitse vastaanottajat Lisää vastaanottajat toiminnolla. Mikäli kirjoitat osoitteet käsin, niin lisää puolipiste ; osoitteiden väliin, kuten sähköpostiohjelmissa normaalistikin. Viestistä lähtee automaattisesti kopio myös lähettäjän sähköpostiosoitteeseen. HUOM. HRSuunti ohjelmasta lähetetty viesti ei tallennu sähköpostiohjelmasi Lähetyt kansioon, vaan tulee Saapuneet kansioon! Vinkki: Mikäli jokin tietty raportti pitää lähettää suurelle määrälle vastaanottajia, joista osa ei välttämättä ole edes HRSuuntiin syötettyjä työntekijöitä, niin tallenna raportti normaalina Excel taulukkona Toiminto valikon Tallenna tiedostona komennolla. Lähetä liitetiedosto normaalisti käyttämälläsi sähköpostiohjelmalla, jossa on käytettävissä valmiit osoitelistat ja jakeluryhmät. 83

84 Valikot Päämenu Työvuorosuunnittelu HRSuunti ohjelman tärkeimmät toiminnot on pyritty kokomaan ohjelman työkaluriville. Valikoista löytyy kuitenkin lisätoimintoja, joita ei ole työkalurivillä. Esim. raportit valikon raporteista suurimman osan saa ajettua vain valikon kautta. Solukohtaiset pikavalikot listaavat tilannekohtaisia käskyjä. Kts. seuraavan sivun Pikavalikot. 84

85 Pikavalikot Pikavalikot toimivat lähinnä vuorolista- ja toteutunut taulukoissa. Niiden tarkoituksena on edelleen nopeuttaa ohjelman käyttöä, kun tarpeelliset käskyt on välittömästi käytettävissä. Pikavalikot toimivat Sukunimi, Tuloaika, Lähtöaika, Tunnit (päivän tunnit yhteensä), Osasto ja Info rivin soluissa. Lähtöaika ja Inforivin solujen pikavalikot toimivat vain toteuman puolella. Pikavalikko aukeaa hiiren kakkospainikkeella (oikea nappi) ko. solussa painettuna. Alla muutama esimerkki pikavalikoiden käytöstä. Sukunimi- solun pikavalikossa Avaa työntekijäntiedot hiiren kakkospainikkeella avautuu työntekijän profiilin Työntekijät ikkunaan. Näin pääset nopeammin työntekijän tietoihin. Vaihda työntekijä vuoroille avaa valintaikkunan josta voi valita toisen työntekijän listassa olevalle vuorojaksolle. Lisää tuplavuorot valitulle työntekijälle onnistuu suoraan vuorolistalta sukunimi solun pikavalikosta. Lisätyn tuplavuoron saa poistettua samasta valikosta lisäyksen jälkeen Muuta valitun työntekijän jakson tavoitetyöaika.. Listakohtainen muutos normaaliin tavoitetyöaikaan. Toteumataulukon inforivin soluissa pikavalikosta on lisättävissä palkanlisät, osan päivää koodit, erikoiskoodit sekä vapaan tekstikentän lisäinfo Toteumien kirjauksesta. Esimerkiksi sairaana osanpäivää tapauksessa varsinainen työssäoloaika merkitään vuorolistalle, Sairaana tunnit alasoluun esim. S3 (Sairaana 3 tuntia) 85

86 Syöttö- ja aikakoodit Hiiren kakkospainikkeelle aukeaa solukohtainen pikavalikko, josta käsky valitaan normaalisti hiiren ykköspainikkeen (normaalisti vasen painike). HRSuunti ohjelman vakiovalikot Asetuksissa itsemääritellyt syöttölyhenne koodit Vinkki! Poissaolokoodit ja syöttölyhenteet voidaan syöttää suoraan vuorolistalle ja hyväksyä Enter painikkeella. 86

87 Näytä Infotietolaskelma näyttää päivän info riville merkityt koodit kootusti. Infotietolaskelmaa käytetään esim. hiihtokeskuksissa, joissa voidaan tarkistaa hissikohtainen miehitystilanne. Näytä työntekijöiden ominaisuudet, toiminnolla avautuu lista kyseisen päivän työntekijöiden ominaisuuksista. Mikäli tarve tarkistaa onko kyseisessä päivässä työvuorossa esim. Ajokortin omistava työntekijä. Päivän työvuorot osastoittain, koostaa vielä raporttiin listan osaston suunnitellut työvuorot ko.päivälle. Päiväkohtaisten vuorojen kopiointi toiselle päivälle toiminto käynnistetään vuorolistan yläreunan päivämäärä rivillä kopioitavan päivän päällä pikavalikko komennolla Kopio valitun päivän työvuorot päälle. Valintaikkunasta valitaan päivä, jolle kopiointi tehdään. 87

88 Päiväsuunnitelma Päiväsuunnitelma toiminnon avulla päiväkohtaisia työrutiineja on mahdollisuus suunnitella tunneittain työntekijäkohtaisesti. Työtehtävät / rutiinit on määriteltävissä HRSuunnissa asiakaskohtaisesti. HUOM! Eri toimialoilla valikkokäskyt näkyvät eri nimillä esim.apteekkialalla tehtävistä käytetään nimeä Rutiinit. Toiminnot/tehtävät luodaan kohdassa Tiedot > Palvelut > Toiminto/tehtävä. Jokainen työtehtävä on nimettävissä omalle nimelleen ja värikoodilleen. Vinkki! Luoduista tehtävistä voidaan haluttaessa koota paketteja Tehtäväpaketit ikkunassa. Näin päiväsuunnittelua saadaan nopeutettua mikäli päivärutiineissa on toistuvuutta. Päiväsuunnitelma saadaan näkyville Vuorolistan puolella, halutun päivämäärän/viikonpäivän kohdalla hiiren oikean painikkeella. Painikkeet Piilota sekä sitä seuraava Näytä (=vaihtokytkin yhteenvedon näkymiselle). Näytölle saadaan lisää suunnittelutilaa piilottamalla yhteenveto osio. Lisäksi päiväkohtaisten rutiinien rivien määrä muotoutuu kullekin työntekijälle erikseen päiväkohtaisten rutiinien määrän mukaan. Vaihda värit painikkeella mahdollisuus käyttää omia tehtävämäärittelyn värejä tai vaihtoehtoisesti ohjelman omaa neutraalia taustaväriä. Lisää uusi toiminto/tehtävä Aloita toimintojen/tehtävien suunnittelu, valikko avautuu hiiren oikealla painikkeella työajan alla: 88

89 Uutta tehtävää valittaessa ohjelma huomioi seuraavan vapaan ajan uuden tehtävän aloitukselle sekä lopetuksen ajankohtaan tarjoaa automaattisesti määritettyä työaikaa. Kun päivään on suunniteltu tehtäviä, ilmestyy vuorolistan puolella kyseisen päivän kulmaan punainen kolmio. Työntekijälle päiväsuunnitelma näkyy HRMobin puolella ko. päivän tiedoissa. Avaa Päiväsuunnitelma tiivistettynä tuo taulukon tuntikohtaisena, mahdollisuus kirjata työvuorolle huomioita tunneittain. Taulukko tulostettavissa esim. työpaikan seinälle. Saman Tiivistetty raportin saa Päiväsuunnitelman Tiivistetty painikkeesta. Päiväsuunnitelman tiivistettynä valinnalla ohjelma tarjoaa mahdollisuuden valintaan kahden erilaisen taulukoinnin välillä: 89

90 Tarvemalli Tarvemallia hyödyntämällä voidaan määritellä osasto- ja päiväkohtaisesti tuntiraami sekä vuoromiehitystarpeet aamu-, ilta- ja yövuoroille. Päiväkohtaisiin tarpeisiin voidaan asettaa tavoitteet kokonaistuntimäärän ja vuorokohtaisesti tarvittavan miehitysmäärän mukaisesti. Ohjelman perusasetuksista (Asetukset > Vuoromiehitys) on valittavissa halutaanko Vuoromiehitys mukaan listalle. Mikäli ominaisuus on käytössä muodostuu vuorolistan ylälaitaan laskenta miehitysmäärästä aamuissa, illassa sekä yössä. Tarvemallin luonti (Tiedot > Tarvemallin syöttö) Määritellään ajanjakso jolle tarvemalli luodaan. Päiväkohtainen lisäinfo Päivän tavoitetunnit yhteensä. Henkilömäärä listalla kyseisenä kellonaikana. Mikäli Vuoromiehitys listalle -toiminto ei ole yrityksen käytössä, tarvemalli on mahdollista luoda kokonaistuntimäärän tavoitteiden mukaisesti. Vuorolistan yläreunassa tarvemäärittely on punaisella, tavoitteen ollessa alle / yli tavoitteen (+/- 10% annetusta tavoitteesta): Punainen kolmio solussa, ilmoittaa rivikohtainen tiedon, kuinka monta työntekijää työvuorossa määritellyn aamu-, ilta- ja yövuoron aikana. Aamussa: Henkilöiden määrä listalla klo Illassa: Henkilöiden määrä listalla klo Yössä: Henkilöiden määrä listalla klo