HRilmo KÄYTTÖOHJE HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie 7 Y-tunnus: Puhelin: KAARINA ALV rek.

Transkriptio

1 HRilmo KÄYTTÖOHJE HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie 7 tuki@hrsuunti.fi Y-tunnus: Puhelin: KAARINA ALV rek.

2 HRilmo selainkäyttöinen hoitoaikailmoitusohjelma päiväkodeille HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie KAARINA Puh myynti@hrsuunti.fi 2

3 Sisällysluettelo YLEISESTI Hyödyt päiväkotiyritykselle Toimintaperiaatteet HRilmo ominaisuudet LAITTEISTOVAATIMUKSET JA KÄYTTÖ HRilmo laitteistovaatimukset HRilmo ohjelmaan siirtyminen HRILMO SOVELLUKSEN KÄYTTÖ - VANHEMMAT HRilmo sisään kirjaus palveluun HRilmo Hoitoaikojen ilmoittaminen HRilmo Omat tietoni HRilmo Uusi ilmoitus HRilmo Varaukseni HRILMO PÄIVÄKODIN TOIMINNOT HRilmo pääkäyttäjän toiminnot HRilmo Ajat Lapsen sairastumisen merkitseminen Listanäkymä HRilmo Lapset HRilmo Ryhmät HRilmo Päiväkodit / Toimipisteet Päiväkodin tietojen lisäys / muutos HRILMO TEKNISTÄ LISÄTIETOA Tekniikkaa Ilmoitusten sulkuaika HRSuunti Oy 3

4 Yleisesti HRilmo on selainpohjainen sovellus päiväkotien käyttöön. Lasten vanhemmat voivat ilmoittaa lasten hoitoajat päiväkodille kätevästi netin kautta. Päiväkoti saa valmiit listat päiväkohtaisesti hoitoon tulevista lapsista kellonajoittain ja esim. valmiiksi lasketut määrät aamupalle, lounaalle jne. osallistuvien määristä. HRilmo on linkitetty HRSuunti Net työvuorosuunnittelu -ohjelmaan. Hyödyt päiväkotiyritykselle HRilmo säästää päiväkodin henkilökunnan työaikaa varsinaisten työtehtävien hoitoon, eli lasten kanssa olemiseen. Turhiin puheluihin ja sähköposteihin vastaaminen vähenee, kun vanhemmat ilmoittavat hoitoajat ja poikkeukset netin kautta. Manuaaliset työvaiheet vähenevät tai poistuvat kokonaan HRilmon valmiiden koonti-raporttien ansiosta. Päiväkodissa nähdään suoraan hoidossa olevien lasten määrät, nimet ja esim. aamupalalle, lounaalle jne. osallistuvien lasten määrät. Päiväkoti saa valmiit raportit kaupungille tai kunnalle laskutuksen liitteeksi. HRilmo säästää tiedot hoitoaikavarauksista ja tarvittaessa päiväkoti saa raportteja historiatiedoista ja voi verrata esim. miten hoitotilanne on kehittynyt viime vuoteen nähden. Myös lasten vanhemmat hyötyvät HRilmosta: Vanhemmat voivat ilmoittaa lastensa hoitoajat päiväkodille milloin vain (vaikka keskellä yötä) ja VAIN poikkeukset täytyy erikseen ilmoittaa. Automatiikka huolehtii vakioaikojen ilmoittamisen. Samoin vanhempien ei tarvitse jonottaa puhelimessa odottamassa linjan vapautumista päiväkotiin, vaan ilmoituksen hoitoajan muutoksesta voi tehdä nopeasti netissä. Toimintaperiaatteet HRilmo on selainpohjainen netissä käytettävä sovellus, joka on integroitu HRSuunti Net työvuorosuunnittelu ohjelmaan. HRilmo ominaisuudet Lasten vanhemmat: voivat ilmoittaa lastensa hoitoajat netin kautta päiväkodille näkevät omien lastensa ilmoitetut hoitoajat (=varaukset) pääsevät muuttamaan omat yhteystietonsa Päiväkoti: saa valmiit päiväkohtaiset raportit lasten hoitoajoista saa valmiin raportin aamupalle, lounaalle, päivälliselle jne. osallistuvien lasten määristä saa valmiin raportin kunnan laskusta varten historiatietojen raportointi mahdollista HRilmo on netissä toimiva sovellus, jonka käyttö- ja käyttöönottokustannukset ovat edulliset. 4

5 Laitteistovaatimukset ja käyttö HRilmo laitteistovaatimukset HRilmo ei vaadi mitään asennuksia työasemalle. HRilmo on selainkäyttöinen sovellus, joka toimii ainakin yleisimmin käytössä oleville selaimilla, kuten esim. Microsoft Internet Explorerilla, Chrome ja Firefox selaimilla. HRilmo ohjelmaan siirtyminen Linkki asiakaskohtaiseen HRilmo -palveluun kannattaa lisätä päiväkodin omille kotisivuille. HRSoft toimittaa linkin päiväkodin yhteyshenkilölle HRilmo hankinnan yhteydessä. HUOM! Kaikki tässä ohjeessa esitetyt toiminnot ja näytöt eivät välttämättä ole käytössä kaikilla asiakkailla. Päiväkodin tarpeiden ja toiveiden mukaan HRilmo käyttöliittymää ja toimintoja on voitu muokata yksilöllisiä tarpeita vastaavaksi. HRilmo sovelluksen käyttö - vanhemmat HRilmo on käytettävissä mistä tahansa netissä olevalta koneelta. Näin hoitolasten vanhemmat pääsevät omien lastensa tietoihin helposti missä tahansa. HRilmo sisään kirjaus palveluun Linkki HRilmo ohjelmaan löytyy oman päiväkodin www-sivustolta. Sisään kirjaus palveluun tapahtuu päiväkodilta saatujen tunnuksen ja salasanan avulla. HRSuunti Oy 5

6 HRilmo Hoitoaikojen ilmoittaminen Ensimmäisellä kerralla kirjauduttaessa käy täydentämässä lapsen perustiedot. Myös kirjautumistunnuksen ja salasanan voit vaihtaa mieleiseksi. Vasemmassa alareunassa näkyy lapsen ja huoltajan nimet. Jos samalla perheellä on useampia lapsia hoidossa, niin yhdellä ilmoituksella tulee hoidetuksi kaikkien lasten hoitoajat. HRilmo Omat tietoni Täydennä ja / tai korjaa omat tiedot ja paina lopuksi valmis, niin ohjelma tallentaa muutetut tiedot. Ensisijaiset päivät kannattaa myös merkitä, jos vanhempi on esim. sellaisessa työssä, että useimmiten maanantai on vapaa. Näin oletuksena maanantaille ei tule hoitoaikaa. Ensisijainen aikaväli kannattaa syöttää, mikäli lapsellasi on vakio hoitoaika tai edes useimmiten sama aika. Näin automatiikka ehdottaa vakioaikojen ilmoittamisen. Salasanan voit muuttaa kirjoittamalla uuden salasanan molempiin kenttiin (varmistus oikeinkirjoitukselle). 6

7 HRilmo Uusi ilmoitus Aloita hoitoaikojen ilmoittaminen klikkaamalla Uusi ilmoitus paniketta. Päivää klikkaamalla voit nopeasti ja joustavasti merkitä etukäteen tiedossa olevat poissaolopäivät. Eli päivät, jolloin lapsi ei ole hoidossa lainkaan. Klikkaa Viikkonumeroa ilmoittaaksesi ko. viikon hoitoajat. Tiistaipäivää klikattu kalenterissa merkiksi siitä, että lapsi ei tule lainkaan hoitoon. Alareunan Valmis nappi tallentaa varaukset. Päiville tulee oletuksena omissa tiedoissa annettu ensisijainen aikaväli. Vain poikkeukset pitää muuttaa. Lisätiedoksi päiväkodille voi laittaa tiedon esim. hakijasta. HRSuunti Oy 7

8 HRilmo Varaukseni Varaukseni kohdassa voi tarkistaa voimassaolevat oman lapsen hoitoaikailmoitukset eli varaukset (hoitoaika on tavallaan varaus päiväkotiin, vrt. hotellivaraus). Lopetus nappi lopettaa sovelluksen ja selain palaa aloitussivulle (päiväkodin kotisivulle). Ohje napin alta löytyy tämä käyttöohje. 8

9 HRilmo päiväkodin toiminnot HRilmossa on rajoitetut toiminnot lasten vanhempien käyttöön. Päiväkoti kirjautuu HRilmoon ns. pääkäyttäjätunnuksella, jolla voidaan käyttää ohjelman kaikkia toimintoja. HRilmo pääkäyttäjän toiminnot Pääkäyttäjätunnuksella kirjauduttaessa HRilmo näyttää oletuksena viikkokohtaisen varaustilanteen. Siitä selviää nopeasti kunkin päivän hoitolasten määrät. Kuluva päivä erottuu ** x ** merkinnästä. Klikkaamalla haluttua päivää saadaan lista päivän hoitolapsista. Raportti voidaan avata myös Exceliin. HRSuunti Oy 9

10 Raportin Excel versiossa on lisäksi laskettuna aamupala, lounas, välipala, päivällinen ja illallinen määrät eli ruokailuihin osallistuvien lasten määrät. Raportilta voidaan nähdä suoraan myös ko. päivänä työvuorossa olevat työntekijät, mutta tämä toiminto edellyttää linkitystä HRSuunti Net työvuorosuunnittelu ohjelmaan. Viikkonumeroa klikkaamalla saadaan tiedot koko viikon varastilanteesta 10

11 HRilmo Ajat Ajat napin klikkaus avaa Viikon varaustilanne näkymän. Klikkaamalla päivän linkkiä päiväkodin henkilökunta pääsee korjaamaan lapsen hoitoaikaa ja tarvittaessa myös huomautusta. Korjaa päivän tiedot ja klikkaa Valmis. Tämä on tarpeen silloin, jos vanhempi ei pääse itse syöttämään tietoa järjestelmään, vaan esim. soittaa tiedon muutoksesta päiväkotiin. Pdf-raprtti on lähinnä tulostusta varten. HRSuunti Oy 11

12 Kuukausiraportti soveltuu lähetettäväksi päiväkodin laskun liitteenä kaupungille tai kunnalle. Kuukausiraportti on ajettavissa sekä pdf- että Excel muotoisena. HUOM. Ennen kuukausiraportin ottamista laskun liitteeksi pitää varaustilanne korjata toteutuneen mukaiseksi! Päiväkodin pitää siis korjata varaustilanteeseen päivittäin mahdolliset muutokset, kuten poissaolot. Varaustilanne muuttuu näin toteumaksi. Lapsen sairastumisen tai poissaolon merkitseminen Sairastumisen merkiksi ko. päivän lisätieto kenttään merkitään koodi #S (risuaita S). Näin ohjelma laskee ko. päivän sairas päiväksi. Vastaavasti lisätietokenttään voidaan laittaa #P poissaolon merkiksi. 12

13 Listanäkymä Listanäkymä on kätevä, jos esim. pitää muuttaa useamman päivän tietoja kerralla. Listanäkymän kautta päästään muuttamaan lapsen koko viikon hoitoaikoja ja lisätietoja. Tämä on kätevää silloin, jos muutoksia on useampia. HRSuunti Oy 13

14 Poista napilla saadaan poistettua ko. lapsen koko viikon hoitoajat kerralla. Toiminto vahvistaa poiston. Lisää napilla voidaan vastaavasti lisätä lapsen koko viikon hoitoajat. (Tämä on tarpeen, mikäli lapsen vanhemmat eivät ole voineet tehdä ilmoitusta itse netissä.) 14

15 HRilmo Lapset Lapset näkymässä päästään rekisteröimään eli lisäämään päiväkodin lapset HRimoon ja korjaamaan mahdollisia muuttuneita tietoja. HUOM! Poistettu valinnan ja Poista tiedot napin erona on se, että Poista tiedot nappi tuhoaa lapsen kaikki tiedot lopullisesti. Valinnalla Poistettu tiedot hävitetään näkyvistä, mutta historiatiedoissa säilyy ko. lapsen hoitoajat tilastointeja varten. Näin normaalisti kannattaa merkitä lähteneet lapset vain Poistetuiksi. HRSuunti Oy 15

16 HRilmo Ryhmät Ryhmien ideana on se, että haluttaessa lapset voidaan ryhmitellä esim. eri ikäryhmiin. Jokaiselle ryhmälle voidaan valita oma väri, jolloin HRilmo näytöillä on helposti havaittavissa eri ikäryhmien lapset. Lapsen perustiedoissa lapsi kytketään kuulumaan oman ryhmäänsä. Ryhmittelyn ansiosta lapset näkyvät raporteilla omilla väreillään ryhmiteltyinä omiin ryhmiinsä. HRilmo Päiväkodit / Toimipisteet Mikäli yrityksellä on useampia toimipisteitä, niin päiväkodit näytössä luodaan toimipisteet. Lapset kytketään perustiedoissaan tiettyyn päiväkotiin eli toimipisteeseen. Näin lapsen hoitoaikailmoitus tulee oikean päiväkodin tietoihin. Päiväkodit näytössä on mahdollista muuttaa järjestelmän pääkäyttäjän tunnus ja salasana (ikkunan alareuna). 16

17 Päiväkodin tietojen lisäys / muutos Päiväkodin perustiedoissa on monta tärkeää asetusta. Päiväkodin nimi on vapaasti annettavissa. Avoinna päivät pitää merkitä, jotta vanhemmat eivät pääse varaamaan hoitoaikaa suljetulle viikonpäivälle. Aikaväli kertoo päiväkodin aukioloajan, eli hoitoaikavarauksia ei pääse tekemään tämän ajan ulkopuolelle. Seurantapisteet liittyy HRSuunti Net linkitykseen. Seurantapisteissä määritellään kellonajat / tuntimäärä, millaisissa jaksoissa miehitys nähdään työvuorosuunnittelussa. Kohdistus tieto on HRSuunti Net linkitystä varten, jolla vuorolista (osasto) saadaan kohdistettua oikeaan päiväkotiin. Lukitusajankohta määrittelee päivän, jota vanhempia tietoja ei enää pääse syöttämään järjestelmään (vanhempien puolelta). HRilmo Teknistä lisätietoa HRilmossa on tiettyjä asiakaskohtaisesti parametroitavia toimint oja. Lisäksi ohjelma tukee sähköposti ja (tekstiviestihälytyksiä, tulossa). Tekniikkaa HRilmo on selainkäyttöinen netissä toimiva sovellus, joka ei edellytä mitään asennuksia työasemalla. Sovellus toimii kaikilla yleisimmin käytetyllä selainohjelmilla niin Windowsissa, Macissä kuin Linuxissakin. Ilmoitusten sulkuaika HRilmossa on tavallaan kaksi erilaista sulkuaikaa. Päiväkoti voi määritellä, että esim. kuluvan ja huomisen päivän muutoksia ei voi tehdä lainkaan netissä, vaan vanhempien pitää aina soittaa tällaisissa kiireellisissä viime tingan ilmoituksissa. Lisäksi voidaan määritellä niin, että esim. kaikista kuluvaa viikkoa koskevista muutoksista varaustilanteeseen tulee erillinen hälytys päiväkotiin. Hälytys voidaan määritellä tulemaan haluttuun (haluttuihin) sähköpostiosoitteisiin ja / tai tekstiviestinä haluttuun kännykkänumeroon. (kysy tekstiviestipalvelua HRSuunti Oy:stä) HRSuunti Oy 17