Tutkijatohtori Aki Jääskeläinen Tampereen teknillinen yliopisto

Transkriptio

1 Tutkijatohtori Aki Jääskeläinen Tampereen teknillinen yliopisto

2 Esityksen sisältö Tuottavuustyö ja siihen liittyvät haasteet Case Helsingin kaupunki: mittaristohankkeessa sovelletut periaatteet Helsingin kehitystyön opit

3 Tuottavuus ja sen merkitys tuottavuuden perinteinen määritelmä: tuotos / panos tuottavuutta voidaan tarkastella eri tasoilla: kansantaloudet ja toimialat yritykset ja julkiset organisaatiot organisaatioiden yksiköt yksittäiset työntekijät hyvä tuottavuus kansantalouden elintason ja hyvinvoinnin sekä yritysten pitkän aikavälin menestyksen edellytys eläköitymisen vaikutukset erityisen suuria julkisen sektorin toiminnan kannalta tarve jopa työntekijän lisäykselle 2040 mennessä (Parkkinen, 2007) tuottavuuden kehittäminen jopa olemassa olon edellytys

4 Julkisten palvelujen tuottavuudesta sanottua julkisella sektorilla hyvä tuottavuus tarkoittaa sitä, että verorahoilla saadaan aikaiseksi optimaalinen määrällinen ja laadullinen tuotos julkisesta tuotannosta puuttuu markkinamekanismi (tuotannon lisäarvon jako hintamekanismin avulla tuottajan ja kuluttajan kesken) tuottavuutta ei ole ilmiönä olemassa julkisten palvelujen tuottavuustarkastelussa on kiinnitettävä huomiota tuotosten laatuun julkisella sektorilla tulisi puhua tuottavuuden sijasta tehokkuudesta, vaikuttavuudesta tai tuloksellisuudesta tuottavuuden ongelma on se, ettei se ota kantaa siihen, ovatko tuotokset järkeviä Aki Jääskeläinen

5 Laaja näkökulma julkisten palveluiden tuottavuuteen SISÄISET TEKIJÄT PANOKSET TUOTOKSET Kustannukset Aineettomat panokset - henkilöstön osaaminen - henkilöstön tyytyväisyys - työilmapiiri Aineelliset panokset - työntekijöiden lukumäärä - tilojen ja laitteiden kapasiteetti - aika PROSESSIT - töiden organisointi - sisäisten ja ulkoisten prosessien sujuvuus - palvelun toiminnallinen laatu (palvelutapahtuma) Määrälliset tuotokset - asumisvuorokaudet - hoidetut asiakkaat - käyntien lukumäärä - aukiolotuntien määrä Tuotosten laajuus tai vaativuus (tekninen laatu) Asiakkaiden kokema laatu VAIKUTUKSET - kansalaisten terveys, koulutus ja elintaso ULKOISET TEKIJÄT Asiakkaiden rooli - palveluiden kysyntä - panokset Palveluvalikoima Lait ja ohjeistukset (Jääskeläinen, 2010)

6 Tutkimus- ja kehitysprojektit Helsingin kaupungissa Statistical study Interview study II Action research study II Action research study I Interview study I

7 Punainen lanka kehittämistyöhön Helsingissä 1. Tuottavuusmittauksen tulee huomioida kaupungin toiminnan eroavaisuudet 2. Tuottavuudesta tarvitaan nykyistä yksityiskohtaisempaa tietoa 3. Tulee tunnistaa oikeudenmukaiset toimintaa kuvaavat suoritteet 4. Tuottavuusmittaus tulisi liittää tavoitteellisuuteen 5. Mittaamisen henkilöstölähtöisyys + Aki Jääskeläinen 7

8 Henkilöstölähtöinen mittaaminen Mittareiden kehittämisprosessi otetaan henkilöstö mukaan kehittämiseen tiedotus ja koulutus Mittaamisen käyttötarkoitus mittaamisen aika hiostamisen ja tarkkailun välineenä on ohi mittauksen käyttömahdollisuuksien kartoittaminen ja laajentaminen kannustavuus Mitattavat asiat 8 mittaaminen myös operatiivisella tasolla tuloksiin vaikuttamisen mahdollisuuksien arviointi

9 Kontekstisidonnainen mittaaminen Kaikkialle sovellettavissa oleva mittari on houkutteleva ajatus Voidaanko olla varmoja, että tällainen mittari on toimiva? o Kohdistuuko mittaus toiminnan parantamisen kannalta oikeisiin asioihin? o Voidaanko mittaustulokseen vaikuttaa? o Ovatko tavoitteet realistisia? Mittaukseen mahdollisesti liittyviä tilannekohtaisia tekijöitä: o Organisaation koko ja rakenne o Ympäröivä seutukunta, poliittinen ympäristö o Toimiala o Tarkasteltava organisaatiotaso o Mittauksen tarpeet o Johtamiskäytännöt, organisaatiokulttuuri o Olemassa olevat tietojärjestelmät 9

10 Esimerkki tuottavuustiedon tarkentamisesta MISTÄ NEGATIIVINEN TUOTTAVUUSKEHITYS JOHTUU? I II ONKO NÄIN? 10 Aki Jääskeläinen

11 Työskentelyn paino operatiivisella tasolla: - työryhmien kokoonpano Tampereen teknillisen yliopiston tutkija Esimies (1-2) Kehittämiskonsultti tai suunnittelija Laskenta-asiantuntija (1-2) Tilastoyksikön asiantuntija 11 Aki Jääskeläinen

12 Kehitystyön lopputulokseen pääsemistä edistäneet toimenpiteet Operatiivisen tason sitouttaminen - operatiiviseen tason keskittyvän lähestymistavan valinta - työryhmien kokoonpano - operatiivisen tason edustajien näkemysten huomiointi - mittausjärjestelmän tekninen toimivuus - keskijohdon informointi ja kouluttaminen Mittausjärjestelmän soveltuvuus johtamisen tarpeisiin - johtamistarpeiden tunnistaminen - erilaisten potentiaalisten mittausmenetelmien arviointi - parhaiten soveltuvan menetelmän valinta ilman rajoitteita - tarpeiden pitäminen mielessä myös sovellettaessa valittua menetelmää - ylimmän johdon hyväksyntä - kattava testaaminen ennen käyttöönottoa 12 Aki Jääskeläinen Jääskeläinen & Sillanpää, 2010

13 Tuottavuusmatriisi valitaan 3-7 tuottavuuteen vaikuttavaa tekijää ja tunnistetaan niihin liittyvät mittarit määritellään eri tekijöiden painoarvot % skaalataan yksittäisten mittareiden tulokset asteikolle 0-10 (keskimääräinen lähtötaso 4) matriisin kokonaispistemäärä on välillä 0 ja * 45 = 135 kauden tulos laskennallisen läsnäolopäivän hinta ilman vuokrakustannuksia asiakastyytyväisyys (1-5) lasten määrä / koko henkilökunnan määrä tilojen käyttöaste % S2 opetusta saavien lasten osuus % henkilöstön sairauspoissaolo % ,5 5, ,5 4,45 5, , ,4 5, ,35 5, , , ,25 4, ,2 4, ,1 4, ,9 4, ,7 3, ,5 3, pistearvo 39,5 4,4 4, painoarvo kok. arvo Pisteet matriisista yhteensä 375

14 Kehitystyöstä opittua Realistin näkökulma, lopputulokseen on päästävä o käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen o tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen o mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota Selkeä ja etukäteen suunniteltu vaiheistus Riittävästi resursseja kehittämiseen Mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen toisaalta myös työrauha Valmiiden järjestelmien käyttöönottoon ja tehokkaaseen hyödyntämiseen on panostettava

15 LÄHTEITÄ Jääskeläinen, A. (2010) Productivity Measurement and Management in Large Public Service Organizations, Tampereen teknillinen yliopisto, Julkaisu 927,Tampere. Jääskeläinen, A. (2010), Identifying factors affecting public service productivity, International Journal of Services Technology and Management, Vol. 14, No. 4., s Jääskeläinen, A., Lönnqvist, (2011), Public service productivity: how to capture outputs?, International Journal of Public Sector Management, Vol. 24, No. 4, s Jääskeläinen, A., Sillanpää, V. (2010), Evaluating the factors of success in the performance measurement system development of two public services, Proceedings of 10th EURAM Conference, May 19-22, 2010, Rome, Italy. Jääskeläinen, A., Uusi-Rauva, E. (2011), Bottom-up Approach for Productivity Measurement in Large Public Organizations, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 60, No. 3., s Lönnqvist, A., Kujansivu, P., Antikainen, R. (2006), Suorituskyvyn mittaaminen - tunnusluvut asiantuntijaorganisaation johtamisvälineenä, 2. uudistettu painos. Edita Publishing Oy. Lönnqvist, A., Jääskeläinen, A., Kujansivu, P., Käpylä, J., Laihonen, H., Sillanpää, V., Vuolle, M. (2010), Palvelutuotannon mittaaminen johtamisen välineenä, Tietosanoma Oy. Parkkinen, P. (2007), Väestön ikääntymisen vaikutukset kuntatalouteen, VATT publications 136, Helsinki. 15 Aki Jääskeläinen