VTT, Digitalon neuvotteluhuone AP310, Vuorimiehentie 3, Otaniemi Kokouksesta videoyhteys Linnanmaalle V-Labin neuvottelutilaan YY 197

Transkriptio

1 HALLITUS Aihe HALLITUKSEN KOKOUS nro 3/2012 Aika Tiistai kello 9.15 Paikka Asialistat VTT, Digitalon neuvotteluhuone AP310, Vuorimiehentie 3, Otaniemi Kokouksesta videoyhteys Linnanmaalle V-Labin neuvottelutilaan YY 197 Hallintojohtaja A 6 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus A 7 Yliopiston hallinto- ja toimintarakenteiden uudistaminen Talousjohtaja B 4 Oulun yliopiston sisäinen tarkastus B 5 Oulun yliopiston apuraharahaston sääntöjen tarkennus B 6 Oulun yliopiston toiminnanohjausprosessin ja vuosikellon uudistaminen

2 HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 6/2012 Kokous n:o 3, kello 9.15 Hannu Pietilä, Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Matti Kemi, filosofian ylioppilas Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Pirjo Kytösalmi, talousjohtaja 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Oulun yliopiston johtosäännön mukaan hallintoelin on päätösvaltainen kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallitus ole toisin päättänyt. Hallitus päätti kokouksessaan , että kokouskutsu lähetetään sähköisesti. Kutsu kokoukseen on lähetetty Päätösesitys: Päätös: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä

3 HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 7/2012 Kokous n:o 3, kello 9.15 Hannu Pietilä, Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Matti Kemi, filosofian ylioppilas Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Pirjo Kytösalmi, talousjohtaja 2 Yliopiston hallinto- ja toimintarakenteiden uudistaminen Yliopistouudistus tuli voimaan Uudistuksen yhteydessä Oulun yliopiston keskeisenä hallinto- ja toimintarakenteena säilyi kuusi tiedekuntaa. Toiminnan ja hallinnon kehittäminen on ollut ensisijaisesti yksiköiden sisäistä. Moni- ja poikkitieteellisyyttä tukemaan on syntynyt tiedekuntarajat ylittäviä painoalaorganisaatioita ja muita yhteistoimintamuotoja, joiden määrä on kasvamassa. Oulun yliopiston strategiassa ja muissa toiminnan kehittämissuunnitelmissa moni-/ja poikkitieteellisyyttä pidetään yliopiston voimavarana ja vahvuutena, jota tulisi kehittää. Hallituksessa käydyn keskustelun pohjalta rehtori on asettanut työryhmän, jonka tehtävänä on selvittää yliopistouudistuksen ja uuden strategian edellyttämiä muutostarpeita. Puheenjohtajana työryhmässä toimii professori Juha-Pekka Kallunki. Lisäksi hallitus on edellyttänyt mm. internet-tutkimuskeskus CIE:n toiminnan ja aseman arviointia. Työryhmän puheenjohtaja Juha-Pekka Kallunki esittelee kokouksessa työryhmän työskentelyn nykyvaihetta sekä CIE:n johtaja Mika Ylianttila CIE:n toiminnan kehittämisen nykyvaihetta.

4 Päätösesitys: Päätös: Hallitus käy keskustelua alustusten pohjalta sekä linjaa yliopiston toimintaja hallintorakenteiden kehittämistä. Työryhmän puheenjohtaja Juha-Pekka Kallunki raportoi työryhmän työn tämänhetkisestä vaiheesta. Asiassa käytiin keskustelua. Päätettiin, että asia tulee seuraavan kerran esille hallituksen strategiaseminaarissa , johon kutsutaan työryhmä kokonaisuudessaan. CIE:n johtaja Mika Ylianttila raportoi CIE:n toiminnan ja kehittämisen nykyvaiheesta. Hallitus kävi asiassa keskustelua ja päätti, että seuraavan kerran CIE:n tilanteesta tulee raportoida hallitukselle vuoden 2012 päätyttyä. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä

5 HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 4/2012 Kokous n:o 3, kello 9.15 Pirjo Kytösalmi, Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Matti Kemi, filosofian ylioppilas Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Pirjo Kytösalmi, talousjohtaja 1 Oulun yliopiston sisäinen tarkastus Yliopiston taloussäännössä on sanottu sisäisestä tarkastuksesta seuraavasti: Sisäisen tarkastuksen tehtävä on tukea yliopiston ylintä johtoa, yliopiston riskienhallintaa ja sisäisen valvonnan arviointia sekä valvonnan mekanismien kehittämistä. Sisäinen tarkastus arvioi yliopiston toimintaprosessien tehokkuutta ja taloudellisuutta, omaisuuden hallintaa ja turvaamista, taloudellisen ja muun raportoinnin luotettavuutta sekä lakien ja määräysten noudattamista. Sisäisen tarkastuksen tavoite on myös tunnistaa väärinkäytösmahdollisuuksia ja avustaa niiden ehkäisemisessä. Hallitus hyväksyy vuosittain sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Hallitus voi myös päättää tarvittavista muista tarkastus- ja konsultointitehtävistä. Sisäinen tarkastus on aktiivista ja systemaattista toimintaa ja se perustuu yliopiston hallituksen hyväksymään sisäisen tarkastuksen toimintaohjeeseen. Sisäinen tarkastus tehdään hallituksen ja toimivan johdon alaisuudessa. Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan toimivuutta ja antaa suosituksia valvonnan kehittämiseksi sekä

6 suorittaa sille osoitetut tarkastus- ja konsultointitehtävät hallituksen hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti. Yliopiston sisäisenä tarkastajana toimii Oy Audiapro Ab (Audiator-yhtiöt) vastuutarkastajana tarkastuspäällikkö Markus Kiviaho. Markus Kiviahon ollessa estynyt esittää sisäinen tarkastaja Minna Huuskonen kokouksessa vuotta 2011 koskevat keskeiset havainnot sekä vuoden 2012 tarkastussuunnitelman. Päätösesitys: Hallitus käy keskustelua sisäisen tarkastajan raportin pohjalta. Hallitus päättää vuoden 2012 sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelmasta. Päätös: Hallitus kävi keskustelua sisäisen tarkastajan alustavan vuoden 2011 tarkastusraportin havainnoista sekä sisäisen tarkastajan ehdotuksista vuoden 2012 tarkastuksen painopistealueiksi. Vuoden 2011 lopullinen tarkastusraportti sekä vuoden 2012 tarkastussuunnitelma käsitellään hallituksen seuraavassa kokouksessa. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Talousjohtaja Pirjo Kytösalmi

7 HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 5/2012 Kokous n:o 3, kello 9.15 Pirjo Kytösalmi, Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Matti Kemi, filosofian ylioppilas Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Pirjo Kytösalmi, talousjohtaja 2 Oulun yliopiston apuraharahaston sääntöjen tarkennus Oulun yliopiston hallitus on kokouksessaan hyväksynyt seuraavien testamenttien tai lahjoitusten perusteella perustettujen rahastojen yhdistämisen Oulun yliopiston apuraharahastoksi: Oulangan rahasto Ida ja J. A. Räisenin stipendirahasto Lehtori Anna Vuorion rahasto Raili Korkan rahasto FM Tyyni Tanin rahasto Anna Timolan rahasto Lehtori Anna Hoikkalan rahasto Yliopiston Apteekin rahasto Brita Granitin rahasto ( alkaen) Lisäksi samassa kokouksessa Oulun yliopiston hallitus on hyväksynyt Oulun yliopiston apuraharahaston säännöt. Tätä aiemmin tehtyä päätöstä esitetään nyt täydennettäväksi Yliopiston Apteekin nimikkorahaston tuoton laskennan ja apurahojen jakamisperusteiden osalta. Tarkennus poistaa sääntöjen tulkinnallisuuden. Yliopiston Apteekin rahasto saa vuosittaiset tuottonsa suoraan Helsingin yliopiston apteekilta. Yliopiston Apteekin rahastosta ei ole olemassa

8 sääntöjä. Liitteenä olevassa muistiossa sivulla 7 todetaan, että Yliopiston Apteekin rahaston osalta hallituksen tulee ratkaista, jatketaanko aikaisemmin muodostunutta apurahojen jakokäytäntöä. Liitteenä kokouksen esittelyä varten valmisteltu muistio Oulun yliopiston testamentti- ja lahjoitusrahastojen yhdistämisestä (liite 1, HB 5/2012) sekä Oulun yliopiston apuraharahaston tarkennetut säännöt (liite 2, HB 5/2012). Päätösesitys: 1. Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston apuraharahaston tarkennetut säännöt. 2. Hallitus hyväksyy, että Yliopiston Apteekin rahaston osalta aikaisemmin muodostunutta apurahojen jakokäytäntöä jatketaan. Tämä tarkoittaa sitä, että Helsingin yliopiston apteekin vuosittain maksamaa tuottoa Yliopiston Apteekin rahastolle ei jaeta apuraharahaston muille nimikkorahastoille ja että vuosittaisesta tuotosta apurahoina jaetaan enintään 80 %. Jos apuraharahaston tuotto on ollut edellisenä vuonna negatiivinen, rahasto ei voi jakaa apurahoja nimikkorahastoistaan muuten kuin Yliopiston Apteekin rahastosta. Yliopiston Apteekin rahaston vuosittaisesta tuotosta osa voidaan yliopiston hallituksen päätöksellä ohjata hallituksen vararahastoon. Päätös: Hallitus hyväksyi Oulun yliopiston apuraharahaston tarkennetut säännöt. Hallitus hyväksyi, että Yliopiston Apteekin rahaston osalta aikaisemmin muodostunutta apurahojen jakokäytäntöä jatketaan. Tämä tarkoittaa sitä, että Helsingin yliopiston apteekin vuosittain maksamaa tuottoa Yliopiston Apteekin rahastolle ei jaeta apuraharahaston muille nimikkorahastoille ja että vuosittaisesta tuotosta apurahoina jaetaan enintään 80 %. Jos apuraharahaston tuotto on ollut edellisenä vuonna negatiivinen, rahasto ei voi jakaa apurahoja nimikkorahastoistaan muuten kuin Yliopiston Apteekin rahastosta. Yliopiston Apteekin rahaston vuosittaisesta tuotosta osa voidaan yliopiston hallituksen päätöksellä ohjata hallituksen vararahastoon. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Talousjohtaja Pirjo Kytösalmi

9 HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 6/2012 Kokous n:o 3, kello 9.15 Pirjo Kytösalmi, Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Matti Kemi, filosofian ylioppilas Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Pirjo Kytösalmi, talousjohtaja 3 Oulun yliopiston toiminnanohjausprosessin ja vuosikellon uudistaminen Yliopiston hallitus päätti , että Oulun yliopistossa siirrytään vuonna 2012 välitinpäätöskäytäntöön. Välitilinpäätös laaditaan ja tilanteista. Oulun yliopiston vuoden 2012 ensimmäinen välitilinpäätös hyväksytään yliopiston hallituksen kokouksessa Välitilinpäätöskäytännöstä johtuen on tarve uudistaa Oulun yliopiston toiminnanohjausprosessi ja vuosikello. Myös Oulun yliopiston taloussääntö tulee päivittää muuttuneita käytäntöjä vastaavaksi. Taloussääntö tuodaan seuraavaan hallituksen kokoukseen hyväksyttäväksi, mikäli toiminnanohjausprosessin ja vuosikellon uudistus hyväksytään. Voimassa olevan taloussäännön mukaan tulosyksiköt ovat raportoineet rehtorille sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta puolivuosittain. Yliopiston rehtori on koostanut kirjallisen raportin hallitukselle. Välitilinpäätöskäytännön myötä puolivuosiraportoinnista esitetään luovuttavan ja raportointi suoritettaisiin jatkossa kolme kertaa vuodessa välitilinpäätösten yhteydessä. Samassa yhteydessä myös raportoinnin formaatti esitetään uudistettavaksi niin, että tulosyksiköiden johtajat tulevat raportoimaan suullisesti välitilinpäätöksensä hallitukselle kesä- ja lokakuun hallituksen kokouksissa. Raportointi suoritetaan yhtenäisellä PowerPoint-pohjalla ja kirjallisesta

10 raportoinnista luovutaan. Kesäkuun kokouksen yhteydessä hallituksen odotetaan antavan välitilinpäätöslukujen pohjalta tulosyksiköille tavoitteet loppuvuoden sekä vuoden 2013 toiminnan ja talouden suunnitteluun. Vuosiraportoinnin osalta on tarkoitus pysyä nykyisessä kirjallisessa raportointimuodossa. Oulun yliopiston tiedekuntien, laitosten, erillislaitosten ja hallintopalveluiden kauden toiminta suunnitellaan ja toteutetaan Oulun yliopiston strategian mukaisesti. Toiminnanohjauksen tehtävänä on varmistaa, että asetetut tavoitteet, perustehtävien toteuttaminen ja voimavarojen käyttö ovat yliopiston strategian mukaisia yliopiston kaikilla tasoilla. Tiedekunnat, erilliset laitokset ja hallintopalvelut laativat toimintaja taloussuunnitelman ja käyvät niistä neuvottelun rehtorin kanssa. Tulosneuvotteluita ennen rehtori antaa kirjallisen palautteen alustavista toiminta- ja taloussuunnitelmista. Laitokset laativat saman mallin mukaisesti toiminta- ja taloussuunnitelman ja budjetin ja neuvottelevat siitä dekaanin kanssa. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää seuraavat neljä osiota: strateginen kehys 1. tavoitteet ja toimenpiteet 2. henkilöstösuunnitelma 3. taloussuunnitelma/budjetti Toiminta- ja taloussuunnittelu aloitetaan kick-off-tilaisuudella syyskuun alkupuolella. Kyseisessä tilaisuudessa käydään läpi toiminta- ja taloussuunnittelua varten laaditut ohjeet ja lanseerataan help desk -toiminta. Syksyn suunnittelussa otetaan käyttöön TATU-toiminnanohjausjärjestelmän projektisuunnittelutoiminto, joka laajentaa budjetoinnin koskemaan perusrahoituksen lisäksi myös täydentävän rahoituksen projekteja. Tarkastelun tasoina ovat yliopisto, tulosyksikkö, kustannuspaikka ja projekti. Budjetti laaditaan rullaavasti kolmen vuoden jaksolle siten, että ensimmäinen vuosi on tarkalle tasolle tehty budjetti ja seuraavat vuodet tehdään karkeammalla tasolla. Ensimmäistä kertaa TATU-järjestelmään laaditaan myös investointibudjetit. Liitteenä HB 6/2012 uudistettu vuosikello. Päätösesitys: Päätös: Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston uudistetun toiminnanohjausprosessin ja vuosikellon. Hallitus hyväksyi Oulun yliopiston uudistetun toiminnanohjausprosessin ja vuosikellon. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Talousjohtaja Pirjo Kytösalmi