Infraomaisuuden hallinta kunnissa strategista johtamista, tietojärjestelmiä vai utopiaa?

Transkriptio

1 Kuntatekniikan päivät 2013, Jyväskylä kehittämispäällikkö Päivi Ahlroos Espoon kaupunki, kaupunkisuunnittelukeskus Infraomaisuuden hallinta kunnissa strategista johtamista, tietojärjestelmiä vai utopiaa? Infraomistajuuden kehittämisen lähtökohtana on tarjota välineet ja tukea kaupungin roolia yleisten alueiden (katujen, torien, pysäköintialueiden, siltojen ja rakenteiden, varusteiden ja laitteiden, puistojen ja viheralueiden) omistajana sekä tunnistaa omaisuuteen liittyviä vastuita ja velvoitteita. Tavoitteena on tuottaa ja kerätä tietoa infraomaisuuden kunnosta ja peruskorjaustarpeista, jolloin hankkeiden pitkäjänteisellä ohjelmoinnilla voidaan tunnistaa kunnallistekniikkaan liittyvät ylläpito- ja uudistamistarpeet sekä kyetä mitoittamaan ja ennustamaan tarvittavat korjaukset ja investoinnit pitkällä aikavälillä oikealle tasolle. Infraomaisuuden hallinta on yhdyskuntarakenteen verkostojen toimintakyvyn varmistamista. Toimivat yhdyskunnan verkostot ovat peruspalveluita, joita on opittu pitämään itsestäänselvyytenä. Kuten vasta valmistuneessa ROTI 2013 (Rakennetun omaisuuden tila) raportissa todetaan: Kuntalaisten toimivan elämän edellytyksiä ovat oikein mitoitetut ja toimintavarmat kadut sekä yhdyskuntatekniset järjestelmät sähkönjakelu, kaukolämpö, tietoliikenneyhteydet sekä jätehuolto. Olemassa olevia katuja, liikennealueita, vesi-, sadevesi- sekä viemäriverkostoja korjataan resurssien mahdollistamissa rajoissa. Panostaminen peruskorjaukseen ja kunnossapitoon on edellytys, jolla vältetään ajautuminen yllättäviin korjauskustannuksiin ja pahimmillaan rakenteen käytettävyyden ja palveluiden vaarantumiseen. Aktiivinen omistajuus ja kunnallistekniikan koko elinkaaren huomioon ottava suunnittelu, ylläpito sekä peruskorjaustarpeiden tunnistaminen ja toteuttaminen säästävät elinkaaren aikaisia kokonaiskustannuksia ja mahdollistavat häiriöttömän kunnallistekniikalla tuotettujen palvelujen saatavuuden. Riittävän tarkka informaatio infraomaisuudesta antaa välineen priorisoida ja mitoittaa oikein vuosittaiset hoitotoimet ja korjausinvestoinnit, jolloin pitkän aikavälin peruskorjaukset voidaan toteuttaa fyysisen elinkaaren ja kulumisen kautta perustellusti ja systemaattisesti. Kesän 2012 Kuntatekniikan päivät järjestettiin kansainvälisen kuntatekniikan yhdistyksen vuosipäivien yhteydessä IFME-seminaarin merkeissä. Tuolloin päivien teemana oli Asset Management omaisuuden hallinta. Jäikö meille askelmerkkejä maapallon toisella puolella toteutetuista järjestelyistä? 1

2 Mitä infraomaisuuden hallinta kunnassa saattaisi tarkoittaa? Esimerkkinä käytetään tiiviin yhdyskuntarakenteen omaavan kunnan tarvetta omaisuuden hallinnan välineistä ja mekanismeista sekä erilaisista mahdollisuuksista hallita ja käyttää infraomaisuuteen liittyvää tietoa strategisen johtamisen, toiminnan ohjauksen ja päätöksenteon tukena. Ensiksi tulee tarkastella järjestelmien käyttäjien ja tiedon tarvitsijoiden tarpeita, toiveita ja tavoitteita. Organisaation tulee tiedostaa, mitä, milloin ja missä muodossa olevaa tietoa toiminnassa tarvitaan. Tiedon tarpeet saattavat liittyä talouden vuosikellon mukaisiin toimenpiteisiin (esim. talousarvion valmisteluun, toimintasuunnitelman laadintaan tai toimintakertomuksen kokoamiseen), jolloin tieto koostuu rakenteiden/yksiköiden määrästä, laatutasoon liittyvistä tunnusluvuista, kustannuksista tai näihin liittyvistä arvioista. Erilaista tietoa tarvitaan myös toiminnan vuosikellon tukena. Suunnittelun tai rakentamisen ohjelmien laadinta, työohjelmat, investointien tai ylläpidon urakka-asiakirjat, selvitykset ja raportit vaativat tuekseen faktoja. Samoin toiminnan seuranta ja toiminnan suorituskyvyn tai vaikuttavuuden arviointi ovat suoritemääristä tai muista tunnusluvuista riippuvaisia. Tiedon tarve liittyy myös toimintojen oikeaan resurssointiin ja kykyyn arvioida resurssien riittävyys. Tietotarpeiden kartoitus on aiheellista toteuttaa yhteistyönä eri teknisen toimen osapuolten/sektoreiden välillä, koska tietoon liittyvät syötteet syntyvät usein jonkun toisen organisaation toiminnan toimenpiteiden yhteydessä. Omaisuuden hallinta tässä suhteessa edellyttää toimivaa johtamisjärjestelmää ja sitä, että tunnistetaan organisaation oma rooli ja tehtävät suhteessa kunnan muihin toimijoihin. 2

3 Tunnistamalla tiedon tarpeet organisaatio voi keskittyä infraomaisuuteen liittyvän oleellisen aineiston keräämiseen. Jossakin yhteydessä tai tietyillä toimijoilla saattaa olla mielenkiinto tai tottumus tietää esimerkiksi aurauskeppien sijaintipaikat, yksittäisen kukkasipulin asema tai torille laitettavan joulukuusen sijainti. Omaisuuden hallinnan näkökulmasta oleellisempaa on kuitenkin aurauskeppien tai kukkasipuleiden kokonaismäärä ja likimääräinen aluetieto, muu on enemmän töiden järjestämiseen ja työnohjaukseen liittyvää tietoa. Teknisen sektorin toiminnoissa paikkatiedolla on keskeinen asema. Lähes kaikki rakenteet, alueet tai toimenpidetarpeet kohdistuvat paikkatietona ilmaistavissa olevaan elementtiin. Paikkatietoa voi (ja pitää) täydentää ko. elementtiin liittyvillä metatiedoilla, mikä voi olla lähes mitä tahansa tarketietoa, joka on koettu tarpeelliseksi. Samanaikaisesti tietotarpeiden kartoituksen yhteydessä tulee selvittää, mitä tietoa organisaatiolla jo on erilaisissa dokumenteissa, tietovarastoissa tai arkistoissa. Organisaation toiminnasta tehdyt prosessien kuvaukset paljastavat, millaista tietoa eri prosessivaiheissa syntyy tai millaista tietoa tarvitaan. Prosessien tulisi myös osoittaa tiedon tallentamisen tapa: minne tiedot tallennetaan, missä muodossa ja kuka vastaa tiedon laadusta ja ajantasaisuudesta. Tietopankkeihin, tietovarastoihin, excel-taulukoihin ja rekistereihin tulee koota vain sellaista tietoa, jolla on organisaation tarve. Se, miten hyvin tiedon tarpeet ja käytettävissä oleva tieto kohtaavat, kuvastaa omaisuuden hallinnan tilannetta. Sen perusteella voidaan muodostaa näkemys omaisuuden hallinnan välineistä, tietoteknisistä tarpeista ja mahdollisuuksista (tietokannat, käyttöliittymät, rajapinnat, paikkatieto, mobiilimahdollisuudet) sekä näihin liittyvistä tavoitteista. Nykytilanteen todentamisessa tulee tuoda esiin havainnot esimerkiksi tietopuutteista, kartoitus- ja inventointitarpeista ja näiden päivittämisen kustannusvaikutuksista. 3

4 Prosessit, tiedot, tietojärjestelmät ja ihmiset tilannekuvan muodostuminen Omaisuuden hallinta koostuu tasapainoisesta kokonaisuudesta, jonka muodostavat määritellyt ja selkeät prosessit, toimintaa tietojen hallinnassa tukevat tietojärjestelmät ja ihmiset. Tietojärjestelmiä tarvitaan pitämään omaisuuteen liittyvä tietoaines kasassa, hallittavissa ja hyödynnettävissä. Erilaiset rekisterit, tietokannat, taulukot, dokumentit ja paikkatietojärjestelmät sisältävät aikojen kuluessa syntynyttä tietoaineista. Ongelmana on usein tiedon löytäminen missä tieto on tallennettuna, onko se käytettävissä olevassa muodossa, osataanko käyttää tietoa tai onko se kattavaa. Aina ei tiedetä kuka tietää tai mitä tietää. Onko tieto vielä tarpeellista, ajantasaista tai oikeassa yhteydessä. Tietojärjestelmät mahdollistavat tietojen hallinnan henkilöriippumattomasti Sen sijaan, että kaikki tieto pyritään kokoamaan yhteen rekisteriin tai yhteen isoon purkkiin, on aiheellista arvioida tiedon hajauttamista useampaan, ketterään tietovarantoon, joista tarvittavat tiedot voidaan koota tai louhia tarpeen mukaan. 4

5 Yhden ison purkin rakentamisessa - purkin tietosisällön määrittelytyö on haastava tarvittavan tiedon kuvaaminen tulisi tietää jo purkin luomisvaiheessa, mikä on tulevaisuuden ennustamisen ja tarpeiden määrittelyn vaikeus - on iso työ - onko iso purkki koskaan valmis? - tiedon laadun ja tason ylläpitäminen ja päivittäminen on työlästä - yhdellä purkilla on monta käyttäjää ja monta tarvetta löytyykö toimivaa ja käyttökelpoista kompromissia, joka sopii mahdollisimman monelle? Uutta tietoa syntyy myös siitä, että kyetään tai osataan yhdistää eri tietolähteissä olevaa tietoa. Useampi tietolähde - toiminta perustuu nykyiselläänkin isoon määrään erilaisia tietovarastoja, joiden siirtäminen tai muovaaminen yhteen isoon järjestelmään on iso työ - pienissä tietolähteissä voi olla monipuolista tietoa käyttötarpeen mukaisesti detaljiikkaa, jota tarvitaan ko. toimialan toiminnoissa - pienistä järjestelmistä on mahdollista koota tietokokonaisuuksia, joita tarvitaan Organisaation toimintojen tunnistaminen, loogisten toimintoketjujen ja niissä tarvittavan ja syntyvän tiedon paikantaminen ovat omaisuuden hallinnan elinehto. Toimivat, selkeät ja kuvatut prosessit auttavat tunnistamaan tarpeellisen tiedon ja ne myös paljastavat, missä tietoa käytetään. Prosessit ovat tietovarastojen ohella organisaation muisti. Ennen kaikkea omaisuuden hallinnassa tarvitaan ihmisiä ihmistä, joka osaa käyttää tietovarastoja, osaa hyödyntää toimintatapoja ja eri tietoja, välineitä ja menettelytapoja yhdistämällä tuottaa uudenlaista tilannekuvaa. Omaisuuden hallinta on käytännössä kaikkea otsikossa mainittuja asioita. Utopiaakin koska kaikista välineistä, järjestelmistä ja ohjeistuksesta huolimatta lopputulos ei tule olemaan täydellinen tai kattava, mutta se mahdollistaa. Joten kannattaa olla rohkea. 5