JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu Liite 3 Arkkitehtuurin suunnittelun hyödyt

Transkriptio

1 JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu Liite 3 Arkkitehtuurin suunnittelun hyödyt Versio: 1.0 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun yleiset hyödyt Periaatetason hyödyt Toiminta-arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun yleiset hyödyt Kokonaisarkkitehtuurisuunnittelun keskeiset hyödyt liittyvät organisaation nykytilan tiedostamisen sekä päätöksenteon pohjana käytettävän tiedon parantumiseen. Ohjatun kehittämisen ja suunnittelun avulla on mahdollista saavuttaa tehokkaampaa ja tuloksiltaan vaikuttavampia kehittämistuloksia. Hyötyihin voidaan lukea mm. seuraavia asioita: enemmän ja parempaa tietoa organisaation tilasta ja tilanteesta. Järjestelmällisen suunnittelun myötä saadaan enemmän ja laadukkaampaa tietoa organisaation tilanteesta. Tämä johtaa investointien kohdentumiseen oikeisiin asioihin ja investointien riskien pienenemiseen. päätöksenteon nopeutuminen. Laadukkaamman ja ajantasaisemman tiedon perusteella on mahdollista tehdä parempia ja nopeampia päätöksiä. Dokumentoiduilla toimintamalleilla ja rakenneratkaisuilla saadaan nopea tilannekuva sekä mahdollistetaan nopeampi reagointi muuttuviin tilanteisiin. muutosten vaikutuksia voidaan hallita. Kokonaisarkkitehtuuri tuo menetelmän ja työkalun muutosten vaikutusten läpikäynnille ja arvioinnille. Syy-seuraussuhteiden järjestelmällinen läpikäynti lisää ymmärrystä kehittämiskohteista ja auttaa parempien kehitysratkaisujen ja -päätöksien tekemisessä. organisaation rakenteiden vakiointi. Organisaation rakenteita ja toimintatapoja vakioimalla saavutetaan yhtenäinen kuva organisaatiosta ja sen tilanteesta. Tämä lisää organisaation hallittavuutta, johdettavuutta ja kehitettävyyttä. Vakioinnilla saavutetaan suurempi kehityspotentiaali sekä ketterämpi kehitysvauhti. organisaation rakenteiden uudelleenkäyttö. Rakenteiden vakioinnilla ja modulaarisella suunnittelulla saadaan aikaan yhteiskäyttöisyyttä ja uudelleen hyödynnettävyyttä. Tämä poistaa päällekkäisiä ja rinnakkaisia rakenteita sekä mahdollistaa rakenteiden kustannusten optimoinnin. parantunut riskienhallinta. 1/8

2 Parempi tilannetietous ja suunnittelusystematiikka pienentävät investointien riskejä ja vähentävät virhepäätöksiä. asiakas- ja toimintalähtöinen ICT-kehitys- ja ohjausmalli. Välineorientoituneesta järjestelmäkehityksestä päästään aitoon, organisaation tavoitteista lähtevään sekä asiakas- ja toimintalähtöiseen ICT-ratkaisujen kehittämiseen. Kokonaisarkkitehtuuri tuo järjestelmäsuunnittelun osaksi toiminnan kehittämistä. kokonaisoptimointi. Parempi tilannekuva ja kehittämisen kokonaisvaltaisempi suunnittelu poistavat päällekkäisen kehittämisen. Nykytilan kuvaus Nykytilakuvaus on helppo tapa päästä konkreettisesti tutustumaan kokonaisarkkitehtuurimenetelmään. Kuvauksen avulla saadaan kattavasti nykytila selville ja siinä otetaan huomioon yksittäisten järjestelmien lisäksi muita sähköisen palveluympäristön olennaisia piirteitä. Samoilla periaatteilla ja termeillä tehdyt nykytilakuvaukset helpottavat kommunikointia ja yhteistä kehittämistä eri toimijoiden kesken. Nykyisen ympäristön muuttaminen tai uusien elementtien tuominen nykyiseen ympäristöön voidaan hallita muutoksen vaikutuksia voidaan helposti arvioida ajantasaisen ja kattavan nykytilan avulla. Nykytilakuvaus nopeuttaa konkreettisia kehittämisprojekteja. Kehittäjät saavat tarkan kuvan siitä, mihin kehittäminen vaikuttaa ja mitä kaikkea siinä pitää huomioida. Suunnittelu nopeutuu ja tarkentuu merkittävästi verrattuna tilanteeseen ilman kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä luotua nykytilakuvausta. Laadukas nykytilakuvaus auttaa tekemään parempia hankintoja. Tarjouspyyntöön liitetty nykytilakuvaus parantaa kaupallisten toimittajien kykyä tehdä juuri asiakkaan ympäristöön sopivia ratkaisuja kustannusten ja kehitettävän ratkaisun toimivuuden ennustettavuus paranee. Tavoitetilan kuvaus Tavoitetilan määrityksessä tulee systemaattisesti huomioitua toiminnan keskeisimmät tarpeet sekä prosessit ja palvelut, joita palvelemaan tietoteknistä ratkaisua kehitetään. Rajattujen kohteiden tavoitearkkitehtuurit ovat yhteentoimivia ja hyödyntävät yleisiä, periaatetason arkkitehtuurilinjauksia, jos organisaatiota koskevat periaatteelliset ja käsitteelliset arkkitehtuurilinjaukset on jo saatu tehtyä. Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelumenetelmän käyttäminen varmistaa, että tavoitetilaa kuvattaessa muistetaan ottaa huomioon ja dokumentoida perinteisen järjestelmänäkökulman lisäksi myös muita ratkaisun toimivuudelle, palvelevuudelle ja hallittavuudelle tärkeitä seikkoja ja ratkaisumalleja. Tavoitetilakuvaukset ovat eri organisaatioilla ja toimijoilla kuvattu samoin periaattein ja termein. Tämä helpottaa sekä sisäistä että ulkoista kommunikointia ja yhteistä kehittämistä eri toimijoiden kesken. Kuvattu tavoitetila on erinomainen kehittämisen ja kehittämisen suunnittelun työväline. Laajakin kehittäminen voidaan jakaa sopiviin, projektinkokoisiin osiin silti edeten järjestelmällisesti kohti hyvin määriteltyä tavoitetta. Laadukas tavoitetilakuvaus auttaa nykytilakuvauksen tavoin tekemään parempia hankintoja. Tarjouspyyntöön liitetty tavoitetilakuvaus parantaa kaupallisten toimittajien kykyä toteuttaa yhteentoimivia ratkaisuja. Suosituksessa annettujen kuvausten tuottamia hyötyjä on kuvattu arkkitehtuurinäkökulmittain luvuissa /8

3 1.1 Periaatetason hyödyt Periaatetason kuvausten hyötyjä ovat mm.: Arkkitehtuuriperiaatteiden kuvaus Arkkitehtuuriperiaatteet muodostavat kaikkein pysyvimmät ohjeet ja linjaukset organisaation ja joskus myös rajatumman osa-alueen arkkitehtuurin kehittämiselle. Arkkitehtuuriperiaatteet toimivat kaiken kehittämisen peruskivenä ja varmistavat kehittämisen strategisimpiin tavoitteisiin pääsemisen. Arkkitehtuuriperiaatteet ohjaavat myös kokonaisarkkitehtuurin eri näkökulmien ja käsitteellisten tasojen tavoitetilakuvausten linjauksia. Arkkitehtuuriperiaatteiden kokoaminen on helpoin tapa saada organisaation johto osallistumaan arkkitehtuurityöhön ja tutustumaan näin kokonaisarkkitehtuuriin perustuvaan toimintatapaan. Sidosarkkitehtuurien, rajausten ja reunaehtojen kuvaus Organisaatiossa ei toteuteta jo kuvattujen sidosarkkitehtuurien vastaisia ratkaisuja, jolloin kokonaisuus säilyy ehjänä. Kuvaamisen avulla varmistetaan myös, että on käyty läpi mitkä kaikki sidosarkkitehtuurit liittyvät kyseiseen kehitettävään asiaan. Rajausten ja reunaehtojen avulla voidaan rajata ja kohdentaa tehtäviä arkkitehtuurikuvauksia ja määrittelyitä. Rajoitusten avulla luodaan selvä kuva, mitä kyseisellä arkkitehtuurilla ei kuvata. Tällöin ei synny vääriä odotuksia ja resurssien käyttö pysyy tarkoituksenmukaisena. Muut rajaukset kuvaavat, mitä muita asioita on otettava huomioon, kun kehittämistä ja kehittämissuunnitelmia tehdään. Tietoturvatarpeiden ja -periaatteiden kuvaamisen hyötyjä ovat Keskeisimmät tietoturvaa koskevat periaatteet ja linjaukset otetaan systemaattisesti huomioon kaikessa kehittämisessä. Kuvaus pakottaa organisaation konkretisoimaan ja priorisoimaan tietoturvapolitiikkansa konkreettisiksi linjauksiksi ja vaatimuksiksi, joita kehittämisessä voidaan noudattaa. Kuvaus täsmentää tiettyjen kohdealueiden tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat vaatimukset esim. tietosuojavaatimukset sosiaalitoimen järjestelmissä. Integraatioperiaatteet Integraatioperiaatteet luovat yhtenäisen tietojen ja järjestelmien integraatiomallin, jota voidaan systemaattisesti ja hallitusti hyödyntää kaikessa kehittämisessä. Hallittu integraatiomalli mahdollistaa rajapintojen takana olevien yksittäisten ratkaisujen muuttamisen ja vaihtamisen ilman muutostarpeita siihen liittyviin järjestelmiin ja palveluihin. 3/8

4 Standardit Standardit kuvaavat yksikäsitteisesti, mitä viitekehyksiä ja ratkaisumalleja missäkin toiminnan ja teknisen ympäristön osa-alueessa käytetään. Organisaation toiminnan tavoitteet Organisaation ylimmän hierarkiatason strategia on kaikkein keskeisin ns. isoja tietoteknisiä linjauksia ohjaava tekijä. Toiminnan strategian huomioinnilla varmistetaan, että ratkaisut kohdistuvat toiminnan kannalta oikeisiin ja tärkeisiin asioihin. 1.2 Toiminta-arkkitehtuuri Toiminta-arkkitehtuurinäkökulmasta tuotettujen kuvausten hyötyjä ovat mm.: Asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kuvaus Asiakkaiden kuvaamisen avulla saadaan koottua organisaation tuottamien palveluiden asiakkaiden vaatimukset sekä vaatimusten arviointimittarit palvelutoiminnan ja kehittämisen tueksi. Sidosryhmien kuvaamisen avulla saadaan muistilista, jota voidaan hyödyntää tarkastettaessa erilaisten kehittämistoimien vaikutuksia varsinaisen omistajaorganisaation ulkopuolelle. Kuvausten avulla tunnistetaan tarkastelun kohteena olevan kokonaisuuden eri toimijat ja tätä kautta voidaan ottaa huomioon heidän erityistarpeensa kehitettävälle ratkaisulle. Kuvausten avulla voidaan madaltaa muutosvastarintaa ennaltaehkäisevästi sidosryhmien sitouttamisen kautta. Palveluiden kuvaus Palveluiden kuvaamisen avulla voidaan selventää tarkemmin, mitä tarkoitusta varten tietojärjestelmiä tai ratkaisuja kehitetään. Palveluiden kuvaamisen avulla voidaan jäsentää substanssitoiminnan tarkoitus tuotettaviksi palveluiksi. Prosessien kuvaus Prosessikuvauksia voidaan hyödyntää johtamisen, ohjauksen, päätöksenteon ja suunnittelun välineenä. Prosessikuvausten avulla voidaan kuvata organisaation toimintatapoja, mikä auttaa järjestämään yhteistyötä toisten organisaatioiden kanssa. Prosessikuvaukset auttavat organisaatiota mm. - tietojärjestelmien ja palveluiden kehittämisessä. - tiedonhallinnan kehittämisessä. - tulosten mittaamisessa. - tietoturvariskien kartoittamisessa. - laadun arvioinnissa. 4/8

5 Organisaatiorakenteiden kuvaus Organisaatiorakenteiden kuvaus toimii johdon apuvälineenä sekä organisaation sisäisten ohjaus- ja johtamismallien sekä työnjaon hahmottamisen pohjana. 1.3 Tietoarkkitehtuuri Tieto-arkkitehtuurinäkökulmasta tuotettujen kuvausten hyötyjä ovat mm.: Käsitemallin kuvaus Tietojärjestelmien, prosessien ja toimintojen yhteentoimivuuden ja sujuvuuden kannalta on erittäin hyödyllistä käyttää samoista asioista samoja termejä ja käsitteitä. Yhtenäiset käsitteet helpottavat integraatiota sekä mahdollistavat luotettavan raportoinnin ja yhdenmukaiset toimintamallit. Keskeisiä yhteisten käsitteiden puutteista aiheutuvia haittoja ovat: - tietojärjestelmien käsitteet poikkeavat toiminnan luontevista käsitteistä. - yhteisistä asioista käytetään eri järjestelmissä eri nimiä ja tietosisällöt poikkeavat toisistaan. - samaa tietoa taltioidaan moneen eri paikkaan, jolloin on epäselvää kuka tiedon omistaa ja missä ajantasaisin tieto sijaitsee. Sanastojen kuvaus Sanastot toimivat erityisesti tietojärjestelmien rakentamisen ja prosessien yksityiskohtaisten kuvausten tukena. Määriteltyjen sanastojen avulla kaikille syntyy toiminnan ydinkäsitteistä sama kuva ja käytettävät termit dokumentoidaan. Samoista asioista käytetään samoja nimityksiä. Päätietoryhmien kuvaus Kuvauksista saadaan tieto organisaatiossa käsiteltävistä tietojoukoista. Esimerkiksi asiakastietoja ei tarvitse luoda aina uudelleen joka järjestelmään, vaan kuvausten avulla voidaan tarkastaa, onko kyseinen tietoryhmä jo olemassa. Kuvauksen avulla saadaan selville mahdolliset päällekkäiset päätietoryhmät, jolloin tietojen harmonisointi on mahdollista. Tietojen harmonisointi edistää tietojen laadukkuutta ja tietojen hallintaa. Päätietoryhmien määrittelyn myötä myös ns. ydintiedonhallinta (Master Data Management, MDM) on mahdollista. Ydintiedonhallinnan myötä prosessien ja palveluiden määrittely tehostuu ja toiminnan päällekkäisyyksien todennäköisyys laskee (kts. liite 5 Master Data Management). Tietovirtojen kuvaus Tietovirtakuvauksen avulla organisaatioiden on helpompi jäsentää ja suunnitella omaa tietoarkkitehtuuriaan ja sen hallinnointia mm. seuraavista näkökulmista: - toiminnan tiedonhallinnan tarpeet (sekä ulkoinen että sisäinen tietohallinta) sekä tietojen ylläpitoprosessit. - toiminnassa tarvittavat tietovarannot ja niiden hallinnointi (esim. rekisterinpito). - toiminnan tarvitseman tiedon tietolähteet sekä niiden hallinta. - toiminnassa tarvittavien tietojen tietojenluovutuskäytännöt eri tietolähteiden välillä. Laajemmin toimintaa tarkastelevan tietovirtakuvauksen avulla on helpompi lähteä kartoittamaan toiminnan ydintietoryhmiä. 5/8

6 Tietovirtakuvaus kertoo kuka käyttää tietoja, missä tietoja käytetään sekä missä järjestelmissä ne liikkuvat. Kuvauksista nähdään myös riippuvuudet eri käyttäjien ja tietojärjestelmien välillä, esimerkiksi kuka tarvitsee minkäkin tahon tuottamaa tai ylläpitämää tietoa. Tietovarantojen kuvaus Tietojen säilytyspaikkojen kuvaamisen jälkeen on helpompi kehittää tietojen ylläpito- ja hallinnointiprosesseja. Tietovarantojen kuvauksella tunnistetaan päällekkäiset tietovarannot, mikä helpottaa tietohuollon rationalisointia. Prosessi-, tietovirta- ja tietovarantojen kuvausten avulla on mahdollista saada kattava kokonaiskuva organisaation toiminnassa tarvittavasta tiedosta tiedonhallinnan kehittämiseksi (esim. MDM-työn avulla). 1.4 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuurinäkökulmasta tuotettujen kuvausten hyötyjä ovat mm.: Looginen järjestelmäjäsennys Järjestelmiä kehitettäessä tehdyt loogisen järjestelmäjäsennyksen kuvaukset antavat yleiskuvan, mistä osista mahdollinen tuleva ratkaisu koostuu ja miten se jäsentyy. Jäsennyksen avulla on helpompi esittää kehitettävän järjestelmän riippuvuudet ja liitynnät organisaation palveluympäristön arkkitehtuuriin ja siihen kuuluviin ratkaisuihin. Järjestelmäjäsennys toimii hyvänä kommunikoinnin välineenä tietojärjestelmien kehittämiseen ja hallintaan liittyville osapuolille organisaation sisällä sekä eri organisaatioiden välillä. Tietojärjestelmäpalveluiden kuvaus Palveluiden kuvauksen avulla saadaan kuvattua keskeisimmät tietojärjestelmäpalvelut, jolloin myös mahdolliset järjestelmien päällekkäisyydet on mahdollista havaita. Kuvauksen avulla tunnistetaan, mitä yksittäisiä peruskomponentteja (tai pääpalveluita) ITtoimintaympäristössä pitäisi tai voisi olla. Tietojärjestelmäpalvelujen kuvaaminen toimii myös keskeisten hankintojen ja projektien jäsentäjänä. Tietojärjestelmäsalkun kuvaus Tietojärjestelmiä koskevat oleelliset tiedot ovat helposti hyödynnettävissä organisaation toiminnan kokonaiskehittämistä ajatellen. Tietojärjestelmäsalkku auttaa tunnistamaan keskeisimpiä järjestelmiin liittyviä investointikohteita ja prioriteetteja. Elinkaaren hallinnalla pyritään tunnistamaan milloin järjestelmän jatkokehittäminen on kannattavaa ja milloin taas kannattaa tehdä korvausinvestointi. Tietojärjestelmäkartan kuvaus Tietojärjestelmäkartta auttaa ymmärtämään kokonaisuuden ja näkemään helpommin järjestelmien riippuvuudet, minkä myötä tietojärjestelmien kehittäminen ja kehitettävien järjestelmien priorisointi helpottuu. Kuvaus tarjoaa ns. johtamisen pikanäkökulman kokonaisuuteen. 6/8

7 1.5 Teknologia-arkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuurinäkökulmasta tuotettujen kuvausten hyötyjä ovat mm.: Teknologiapalveluiden kuvaus Tehdyt kuvaukset muistuttavat konkreettisesti ja jäsennetysti siitä, ettei järjestelmiä voida kehittää tai hankkia ilman varsinaisia laitteita ja niihin liittyviä palveluita. Kuvaus varmistaa turvallisen käyttöympäristön erilaisille ratkaisuille. Palveluiden kuvaus vähentää päällekkäisiä ratkaisuja ja ohjaa käyttämään yhteisiä ratkaisuja. Teknologiakomponenttien kuvaus Kuvauksien avulla saadaan jäsennettyä ja luokiteltua erilaiset tekniset komponentit, joita esimerkiksi sähköisessä palveluympäristössä tarvitaan. Kuvauksien avulla tunnistetaan erilaisten teknologiakomponenttien keskeisimmät tarpeet ja ratkaisutavat koko kehitettävän järjestelmän tai ratkaisun suorituskykyä, skaalautuvuutta ja jatkuvuutta ajatellen. Integraatioratkaisujen kuvaus Yleisen tason integraatiotekniikkakuvaus antaa käsityksen käytettävistä liittymäteknologioista ja suosituksista. Yksittäisten rajapintojen kuvaus tuo yhteen paikkaan tiedon keskeisimmistä rajapinnoista ja niiden käytöstä. Rajapintakuvaukset helpottavat kehittämistä ja muutoksenhallintaa sekä vikatilanteiden selvittämistä. Fyysisten tietovarantojen kuvaus Kuvauksen avulla voidaan pitää kirjaa fyysisistä tietokannoista sekä tietovarannoista kokonaisuudessaan. Fyysisten tietovarantojen kuvaus kuvaa käytettävän tietokantateknologian ylläpidon ja kehittämisen tueksi. Sijoituskaavion kuvaus Sijoituskaavio kuvaa yksittäisten palvelinten, sovellusten, tietovarantojen ja laitteiden sijoittelun eri laitetiloihin ja toimipisteisiin. Sijoituskaavion avulla saadaan esille yksittäisiin toimipisteisiin sijoitetut ratkaisut ja komponentit (esim. koulujen erityisjärjestelmät). Kuvauksen avulla saadaan käsitys eri laitteiden laitetilapalvelutasosta esim. jatkuvuudenhallintaa ja toipumissuunnittelua varten. Verkkokaavion kuvaus Verkkokaavio kuvaa tietoliikenneverkkotopologian, eli verkon ulottuvuuden eri toimipisteisiin. Verkkokaavio määrittää eri hallinnolliset verkot ja niiden väliset yhteydet. 7/8

8 Verkkokaaviota voidaan hyödyntää suunniteltaessa tai arvioitaessa tietojärjestelmien suorituskykyä, sekä eri teknologiakomponenttien sijoittelua verkon eri osiin. Teknologiasalkun kuvaus Teknologiasalkku luo selkeän kuvan käytettävyystavoitteista ja tarpeista. Teknologiasalkusta käy ilmi selkeästi kunkin palvelimen tai laitteen sisältö ja sen palvelutasot. Teknologiasalkku muodostaa käyttöpalvelujen peruskuvauksen. Teknologiasalkkua tarvitaan moniin palveluprosesseihin, kuten teknologiaympäristön muutos- ja jatkuvuussuunnitteluun sekä palvelutason- ja kapasiteetinhallintaan. 8/8