Suositus yhteisjakelun toteumatiedon reaaliaikaiseksi välittämiseksi yli organisaatiorajojen

Transkriptio

1 Jakelun kehittämisryhmän hanke 2010 Suositus yhteisjakelun toteumatiedon reaaliaikaiseksi välittämiseksi yli organisaatiorajojen LOPPURPORTTI Jakelun kehittämisryhmän vuoden 2010 päähanke oli luoda tiedonsiirtosuositus, miten sanomalehden tuotantoprosessin edistymistietoa voidaan välittää postituksen, kuljetusten sekä jakelun osalta organisaatioiden välillä reaaliaikaisesti ja siten saada prosessin tuleville vaiheille mahdollisuus reagoida poikkeamatilanteisiin. Loppuraportti koostuu hankkeen aikana syntyneistä liitteistä. Hanketta on taustoitettu ja etenemistä on kuvattu tämän loppuraportin liitteissä 1-4. Syntyneet suositukset ja niiden käyttöohjeet on kuvattu liitteessä 5. Tulevia suosituksia ei ole vielä pilotoitu mutta se tehdään normaalin käytännön mukaisesti ensimmäisten sovellusten rakentamisen yhteydessä. Jakelun kehittämisryhmä seuraa mahdollisia pilotteja ja raportoi alaa niiden tuomista kokemuksista. Tietueet julkaistaan aikanaan Yhteisjakelu-sivustoilla. Helsingissä Jakelun Kehittämisryhmän puolesta Kari Väisänen Sanomalehtien Liitto asiantuntija, jakeluasiat Liitteet Liite 1 Projektisuunnitelma-dia Liite 2 Projektisuunnitelma Liite 3 Nykytilan kuvaaminen Liite 4 Projektin esitys Jakelun jankohtaispäivillä 2010 Liite 5 Uudet tietuemallit eli uudet tiedonsiirtosuositukset

2 Varhaisjakelun yhteisjakelusuositus (YJS) toteumatiedon reaaliaikaiseksi välittämiseksi Miksi Nopealla tietojen välittämisellä ja tiedon tehokkaalla hyödyntämisellä on erittäin suuri merkitys poikkeamatilanteiden muutosten hallinnassa ja prosessin kehittämisessä Mitä Tavoitteena on antaa tiedonsiirtosuositus alalla toimijoille, jotta on helpompi toteuttaa käytännön ratkaisuja prosessin edistymistiedon välittämiseksi organisaation sisällä tai yli organisaatiorajojen Miten 1) Yhteisjakelun tiedonsiirron prosessikuvaus jakelun näkökulmasta (paino, kuljetukset, jakelu, asiakaspalvelu) 2) Jakeluprosessista nykyään kerättävät toteumatiedot sekä niiden hyödyntäminen 3) Tulevaisuudessa tarvittavat etenemis- ja toteumatiedot 4) Välitettävien tietojen määrittely (YJS) 5) Soveltuvien tekniikoiden kartoittaminen 6) Pilotointi Kari Väisänen

3 PROJEKTISUUNNITELM: YJ -suositus toteumatiedon reaaliaikaisesta välittämisestä sanomalehtiprosessin eri vaiheille 1. Nykytila, kehittämisalueet ja toteumainformaation hyödyntäminen Sanomalehden valmistusketju sisällön tuottamisesta valmiiksi tilaajalle jaetuksi painetuksi lehdeksi on pitkä ja moniosainen. Lehtien jakelu on merkittävä osa tätä valmistusketjua. Vasta kun lehti on saatu toimitettua tilaajalle, se voidaan katsoa lopullisesti valmistuneeksi. ikataulusta myöhästymisten kumulatiiviset kustannukset voivat nousta todella merkittäviksi riippuen siitä, missä vaiheessa ketjua myöhästyminen tapahtuu. Suunnitelmallisesti ja täsmällisesti toimiva muutostilanteisiin reagoiva kuljetus- ja jakeluverkosto sekä kustannuksiltaan kohtuullinen jakelu on siten tärkeä tekijä sanomalehtien kilpailukyvyn ylläpitämisessä. Sanomalehtien jakelu hoidetaan Suomessa pääosin yhteisjakeluna, jolloin yksi jakeluorganisaatio hoitaa kaikkien samalla alueella varhaisjakeluun ehtivien lehtien jakelun. Näin muodostuu verkosto, joka koostuu useista kustantajista, lehtipainoista, kuljetusorganisaatioista ja jakeluyrityksistä. Verkoston eri vaiheiden tulisi saada toimintaansa vaikuttavaa tietoa kaikilta edellisiltä työvaiheilta ja niiden tulee lähettää tietoa oman prosessivaiheen onnistumisesta eteenpäin reaaliaikaisesti aina palvelun ostajalle eli kustantajalle asti. Osa kommunikaatiosta tapahtuu nykyisin kahdenkeskisenä sähköisenä viestintänä. Vaikka monella toimijalla on tarkkaakin tietoa oman prosessin toiminnasta, eivät tiedot muiden osapuolten osalta kuitenkaan pääsääntöisesti vielä liiku sähköisessä muodossa, eikä kokonaistilanne hahmotu selkeästi ja reaaliaikaisesti eri osapuolille. Myös oman prosessin osalta tietämystä reaalitilanteesta on syytä parantaa esimerkiksi välittämällä ennalta myöhästymistietoa lehtiä yksin yössä odottavalle jakajalle, vaikka tietoja ei välitettäisikään yli organisaatiorajojen.

4 Nopealla tietojen välittämisellä ja tiedon tehokkaalla hyödyntämisellä on erittäin suuri merkitys poikkeamatilanteiden muutosten hallinnassa ja prosessin kehittämisessä. Myöhempää prosessia hyödyntävää toteumatietoa on kerättävissä seuraavista prosessivaiheista: Painamisen aloittaminen, eteneminen ja valmistuminen Ulkopuolella painettujen lehtien runkokuljetusten lähtö painolta ja saapuminen perille utojen saapuminen noutopaikalle, runkokuljetusten lähtö, välipudotukset, kuljetusten päättymiset Paikalliskuljetusten lähtö, välipudotukset ja kuljetusten päättymiset Jakajien saapuminen jakelunaloituspaikalle, piirien jakeluiden aloitukset ja lopetukset Informaatiota voidaan hyödyntää mm. seuraavissa asioissa: Nopea poikkeamatiedon hyödyntäminen eli reagointi poikkeamiin (lehtipainon ja kuljetuksen myöhästymiset, jakajien poissaolot) Informaation hyödyntäminen suunnittelussa kuten joustavien toimintamallien kehittäminen yllättävien tilanteiden varalle ja niiden käytön pelisäännöistä sopiminen Kuljetusten tai piirien yhdistämisten suunnittelu, lisäkuljetusten tarpeen arviointi, jakajakuljetusten hyödyntäminen raskaiden kuljetusten korvaamisessa, jakelun sopeutuminen aloitusajan muutoksiin siakaspalvelun kehittäminen ja parantaminen 2. Projektin tavoitteet ja rajaus Tavoitteena on Projektin pohjatyöksi laatia yhteisjakelujen tiedonsiirron prosessikuvaus (mitä tietoja välitetään, keiden välillä, tiedonsiirron aikataulut, arkipyhien toimintatavat jne.) Dokumentoida ketkä ja missä tilanteissa etenemis- ja toteumatietoa tarvitsevat, ja mitkä ovat tältä osin nykykäytäntöjen puutteet huomioiden sekä operatiivisen että strategisen tason tarpeet ntaa suositus monista osapuolista koostuvan tuotantoprosessin tarvitseman etenemis- ja toteumatiedon välittämisen sisällöstä ja muodosta sekä osapuolten kannalta yhtenäisestä terminologiasta Monella toimijalla omassa hallussa olevan prosessin osalta osaa tiedoista kerätään, ja niiden prosessikuvauksia löytynee jo valmiina. Kuvauksia pitää tältä osin yhdistellä ja laajentaa. YJ -suositus toteumatiedon reaaliaikaisesta välittämisestä sanomalehtiprosessin eri vaiheille projektin tavoitteena on antaa tiedonsiirtosuositus alalla toimijoille, jotta heidän on halutessaan helpompi toteuttaa käytännön ratkaisuja prosessin edistymistiedon välittämiseksi organisaation sisällä tai yli organisaatiorajojen. Lisäksi yhteisen suosituksen pohjalta rakennettavia sovelluksia on myöhemmin helpompi laajentaa. Hankkeessa ei oteta kantaa siihen, miten tiedot kussakin organisaatiossa kerätään, millä tekniikalla ne välitetään reaaliaikaisesti ja missä muodossa tiedot esitetään mutta toimivan suosituksen

5 rakentamisen edellytyksenä on, että hankkeessa tutustutaan mahdollisiin toteutustapoihin ja nykykäytäntöihin. 3. Työskentelymenetelmät Hanke tehdään JaKe työnä vuoden 2010 aikana sen jäsenten omilla resursseilla hyödyntäen tehokasta pienryhmätyöskentelyä. Tiedonsiirtosuositukseen pyydetään kommentit sopivaksi katsottavilta järjestelmätoimittajilta. Lisäksi syntynyt suositus testataan käytännön pilotissa siltä osin kuin se on mahdollista. 4. Projektin tehtävät ja tulokset 1. Yhteisjakelujen tiedonsiirron prosessikuvaus jakelun näkökulmasta (mitä tietoja välitetään, keiden välillä, mihin aikaan, minä viikonpäivinä, miten välittäminen tapahtuu ja terminologian yhtenäistäminen) 1.1. Ennen jakelun alkua 1.2. Jakelun aikana 1.3. Jakelun jälkeen 2. Jakeluprosessin eri vaiheissa nykyään kerättävä etenemis- ja toteumatiedot sekä niiden esittämisja dokumentointitavat, tietojen hyödyntäminen ja terminologian yhtenäistäminen 3. Eri organisaatioista tulevaisuudessa tarvittavien etenemis- ja toteumatietojen määrittely 3.1 Mitä tietoja ja millä tavalla halutaan kaksisuuntaisesti vaihtaa ja mitä ei haluta o tieto (suunnitelman mukainen / poikkeustieto) o milloin välitetään, milloin ei o hälytykset missä tilanteissa 3.2 Mihin ja kuka tietoja tarvitsee ja mitä hyötyjä niiden välittämisellä voidaan saavuttaa prosessin eri vaiheissa ja organisaation eri tasoilla? o akuutit päätöksentekotilanteet o pidemmän aikavälin seuranta ja toiminnan sekä palvelun kehittäminen, raportointitarpeet 3.3 Missä impulssista tiedot syntyvät tai missä pitäisi syntyä, mihin ne siirtyvät automaattisesti tai kuka ja miten tiedot syöttää? 4. Välitettävien tietojen määrittely 4.1. Eri osapuolten kesken välitettäväksi haluttavien tietojen täsmentäminen 4.2 Tietuekuvaukset 5.3 Soveltuvien tekniikoiden kartoittaminen 6. Pilotointi

6 NYKYTILN KUVMINEN 1. Mitä tietoja kerätään nykyisessä toimintamallissa, miten kerääminen tapahtuu, miten tietoja välitetään ja keiden välillä 1.1. Ennen jakelun alkua - Tilausmuutokset (YJS) kustantajalta jakeluorganisaatiolle pääsääntöisesti päivittäin sovittuna määräaikana - Jakeluoperaattorilta tuotannonohjausjärjestelmään sovittuna määräaikana määrämuotoinen tiedosto, jossa o vuorossa olevat jakajat piireittäin, jakajan kännykkänumerot o piirien tavoitealoitusaika, työaika, matka ja tavoitepäättymisaika (=palvelutaso) 1.2 Jakelun ja kuljetusten aikana (esimerkkejä toiminnassa olevista tiedonvälitystavoista) - Organisaatioiden sisällä erilaisilla tiedonkeruumenetelmillä (puhelu, sähköposti, häläri, tekstiviesti, leimausjärjestelmä ) kerättyjä toteumatietoja välitetään tai kerärään sisäiseen järjestelmään jakelun ja asiakaspalvelun nähtäväksi o postituksen toteutunut aloitusaika o kuljetusten toteutuneet aloitusajat o kuljetusten toteutuneet jättöajat myös reitin jättöpaikkakohtaisista pudotuksista o piirikohtainen jakelun toteutunut alkamisaika o piirikohtainen jakelu toteutunut päättymisaika - Toteumatietoa (voi olla normaali- tai poikkeamatieto) kuljetusten aloitusajoista välitetään tekstiviestinä yli organisaatiorajojen kuljetuksia odottaville jakajille - Poikkeamatietoja välitetään organisaatioiden sisällä o postituksen/painon myöhässä olosta kuljetuksille ja valituille jakajaryhmille tekstiviestinä o yli tavoitevalmistumisrajan menevistä jakeluista tekstiviestinä ilmoitus lähellä tavoiteaikaa (lisäksi ilmoitetaan jakamatta olevien lehtien määrän) o kehittyneissä järjestelmissä ohjelma laskee (=ennustaa) aloitus- ja jakoajan perusteella piirin valmistumisajan ja se on jakelun ja asiakaspalvelun nähtävissä tuotannonohjausjärjestelmässä; myöhemmin ennustettu aika korvautuu toteutuneella ajalla - Poikkeamatietoja välitetään yli organisaatiorajojen mm. o postituksen/painon sekä kuljetuksen myöhässä olosta soittamalla sovituille vaihtokuljetuksille ja jakeluoperaattoreille 1.3. Jakelun jälkeen - Reklamaatiotiedot välitetään jakelusta asiakaslehdelle (YJS); pääsääntöisesti hyvin harvinaista - Konsernien sisällä raportoidaan postituksen myöhästymisistä, jakelun päättymisen myöhästymisistä sekä myöhään jaettujen lehtien määrästä

7 2. Havaintoja jakeluprosessin eri vaiheissa nykyään kerättävistä tiedoista, niiden esittämis- ja dokumentointitavoista, tietojen hyödyntämisestä sekä kehittämiskohteita 2.1. Paino - Osittain on seurannassa lehtikohtaiset painon valmistumisajat - Tietoja saadaan ja hyödynnetään jonkin verran sisäisesti, mutta tietoa ei välitetä muille sidosryhmille - Pääasiassa käytetään tekstiviestejä ja puhelinta, joilta tiedot kirjataan paperille ja tietoja viedään mahdollisesti järjestelmiin - Isommissa painoissa kuljetusten lähtöajat painosta on automaattisesti seurannassa, mutta tietoa ei edelleenvälitetä - Häiriötietuemalli voisi soveltua tiedon välittämiseen, mutta ongelmana vielä osapuolten kanssa sovitun painotunnisteen puute sekä painoa koskevien syykoodien määrittely 2.2. Kuljetus - Kuljetusten lähtöajat kirjataan joko automaattisesti tai soittamalla järjestelmiin - Tietoja välitetään jakajille ryhmätekstiviesteinä joissakin tapauksissa vain poikkeamista - Osittain järjestelmistä tutkitaan, mitkä jakajat ovat työvuoroissa ja tieto välitetään vain heille - Kuskit soittavat puhelimilla mahdollisista ongelmista matkan varrelta ja tiedot kirjataan järjestelmiin, mutta ei edelleenvälitetä mihinkään määrämuotoisena - Jättöpaikkakohtainen seuranta on käytössä joissain organisaatioissa - Kuljetuksille pitäisi sopia myös yhteisesti käytössä olevat tunnukset sekä sopia yhteisesti käytettävistä syykoodeista, jotta nykyistä häiriötietuemallia voidaan käyttää tiedonvälitykseen keskitetysti 2.3. Jakelu - Osittainen seuranta jakajien valmiudesta aloittaa työn tekeminen (saapuneet paikalle) - Joillakin alueilla kaikki jakajat kuittaavat piirin aloituksen ja lopetuksen - Jakajat välittävät osittain tietoja mahdollisista myöhästymisistä joko tekstiviestinä, puhelulla tai sähköisellä jakokirjalla - Tiedot myöhästymisistä jäävät sisäiseen käyttöön, mutta mahdollisuus välittää tiedot on olemassa esimerkiksi häiriötietuemallin mukaisesti 2.4. siakaspalvelu - Käyttää saatuja häiriötietoja asiakaspalvelutilanteessa kertomalla tilaajille mahdollisista häiriöistä - Tietoja tarvittaisiin välittömästi häiriöiden syntymishetkellä, mutta käytännössä käytettävät välineet (puhelin, käyttöliittymät, poiminta- ja tallennus, aikataulut yms.) ja tiedon kierrättäminen aiheuttavat viiveitä tiedonsiirrossa

8 3. Eri organisaatioista tulevaisuudessa tarvittavien etenemis- ja toteumatietojen määrittely 3.1 Mihin ja kuka tietoja tarvitsee ja mitä hyötyjä niiden välittämisellä voidaan saavuttaa prosessin o akuutit päätöksentekotilanteet o pidemmän aikavälin seuranta ja toiminnan sekä palvelun kehittäminen, raportointitarpeet - KULJETUKSIIN, JKJILLE ja JKELUNHOITJILLE tieto painon/postituksen alkamisesta tai että ei ole alkanut ajallaan, - ratakatkojen johdosta painamisen/postituksen etenemisen seurantaa ei saada luotettavaksi - lähtevistä kuljetuksista voidaan välittää poikkeamatietoa JKJILLE ja JKELUNHOITJILLE - KULJETUSESIMIESTEN ja JKELUNHOITJIEN on mahdollista seurata kuljetuksia lehtinimikkeittäin mutta ei nähty järkevällä tavalla mahdolliseksi seurata tarkemmalla tasolla kuljetusten sisältöä (eli onko vain osa tavarasta mukana) - JKJILL ja JKELUNHOITJILL on syytä olla poikkeamatietoa oman prosessinosan lisäksi vähintään toisen organisaation painon ja kuljetusten poikkeamista mutta myös toteumatieto ajallaan olevasta paino- ja kuljetusprosessista on hyödyllistä (varmuus jakajille, että lehdet ovat tulossa ajallaan) - esim. tekstiviesti jakajalle kuljetuksen edistymisestä - JKJ tarvitsee kuljetusten lähtöaikatiedon; kuljetukset edistyvät lähes poikkeuksetta aikataulun mukaisesti, joten väliaikatietoja esim. välipudotusten mukaan ei tarvita kuin erittäin pitkissä kuljetuksissa - suositukseen kuljetusten toteutuneet saapumisajat jättöpaikoittain, sillä PLKNMKSUUN kuuluvan odotuskorvausten laskennan automatisointia varten tarvitaan odotusaika jokaiselta jakelunaloituspaikalta ja se lasketaan kuljetusten saapumisajasta - JKELUNHOITJ tarvitsee tiedon siitä, onko jakaja tullut töihin ajallaan vai ei ole saapunut - jakajan paikkatieto (seurantalaite lähettää säännöllisin väliajoin paikkatietoa) JKELUN HOITJLLE ja mahdollisesti SIKSPLVELULLE o ei kerro jakelun eristymisestä, jos ei tiedetä varmuudella, että jakaja jakanut jakokirjan mukaisessa järjestyksessä o parempi olisi, jos piirtäisi reittiä o myöhästyvällä reitillä voi olla avuksi asiakaspalvelussa mutta pitäisi olla näkyvissä jakamaton osuus reitistä o seurantaa tarvitaan lupa o paikannustietoa tuskin halutaan välittää eteenpäin toiselle organisaatiolle - sähköisen jakokirjan aikana voi olla teknisesti mahdollista kohdistaa myöhäänjakotieto tilaajakohtaisesti automaattisesti JKELUN HOITJLLE ja SIKSPLVELULLE o tämä ei ole ensimmäisiä sjk:aan rakennettavia ominaisuuksia mutta sovellussuunnittelussa kannattaa huomioida tämäkin tulevaisuuden mahdollisuus o ei tarvetta huomioida suosituksessa

9 - kustantajalle ei tarvitse lähettää poikkeamatietoa prosessin eri vaiheista mutta SIKSPLVELUN aukeamishetkellä pitäisi olla nähtävissä piiritason poikkeamatieto ja valmistumisaikaennuste keskeneräisten piirien osalta toisenkin organisaation alueelta o kustantajan oman jakeluyhtiön alueelta voi olla nähtävissä toteumatieto, poikkeamatieto sekä jakelun aloitusaika ja mahdollisesti aloitusaikapoikkeama - pahoissa myöhästymistilanteissa vaaditaan poikkeavia kuljetus- ja jakeluratkaisuja ja tällaisiin tilanteisiin liittyvien tietojen välittämistä on mahdotonta automatisoida o huomioitava automaattisesti tulleiden leimaustietojen korjausmahdollisuus ja mahdollisesti jokin info hässäkästä, jolloin luotettavia tietoja ei ole saatavissa tai on jokin poikkeava menettely informoimisesta 3.2. Mitä tietoja ja millä tavalla halutaan kaksisuuntaisesti vaihtaa (mitä ei haluta) ja missä impulssista tiedot syntyvät (tai missä pitäisi syntyä), mihin ne siirtyvät automaattisesti (tai kuka tiedot syöttää ja miten)? o tieto (suunnitelman mukainen / poikkeustieto) o milloin välitetään, milloin ei o hälytykset missä tilanteissa - JTUS TIETOJEN KERÄÄMISESTÄ J VÄLITTÄMISESTÄ: o Tietojen saamisesta aiheutuvia kuluja pitää pyrkiä minimoimaan o Tietoja ei välitetä organisaatioille vaan sovellukseen, mihin eri tiedoille jaetaan eritasoisia katseluoikeuksia o Organisaatiot päättävät keskenään, mitä tietoja sovellukseen välitetään ja mille organisaatioille annetaan oikeudet nähdä kyseisiä tietoja (katseluorganisaatiot itse päättävät, mitä tietoja oman organisaation eri tasoilla on mahdollisuus nähdä) o Tietoja voidaan välittää esim. puhelinsoitoilla (häläreillä), jolloin järjestelmän on osattava odottaa soittoa tietystä numerosta tiettyyn aikaan mennessä o Tietojen synnyttämisessä ja keräämisessä/välittämisessä pitää pyrkiä mahdollisimman automatisoituihin ratkaisuihin välttämään käsityötä (syöttämistä) o Tietojen pitäisi päivittyä mahdollisimman reaaliaikaisesti eli yksitellen ilman erilaisia massakeruita ja massasiirtoja o Tiedoissa korostetaan poikkeamatietoja eli harkitaan, tarvitseeko toteuman mukaan edennyttä prosessitietoa välittää tai tuoda näkyviin

10 Suosituksen rakentaminen toteumatiedon reaaliaikaiseksi välittämiseksi yli organisaatiorajojen JaKe 2010 hanke Ongelma Toteumatietoa kerätään paljon mutta se ei liiku yli organisaatiorajojen Välittämisestä hyötyisi kaikki osapuolet sekä tilaajat Nopealla tietojen välittämisellä ja hyödyntämisellä on suuri merkitys poikkeamatilanteiden hallinnassa, asiakaspalvelussa ja prosessin kehittämisessä Ratkaisu Temput Tehdään tiedonsiirtosuositus, jotta on helpompi toteuttaa sovelluksia edistymätiedon välittämiseksi organisaation sisällä tai yli organisaatiorajojen Kartoitetaan painosta, kuljetuksista ja jakeluista, mitä toteumatietoja nykyään kerätään, miten ne kerätään ja miten niitä hyödynnetään Kartoitetaan, mistä tiedoista on hyötyä seuraaville prosessivaiheelle: kuljetukset, jakelu, asiakaspalvelu Määritetään välitettäväksi haluttavat tiedot Rakennetaan tietuemalli eri prosessivaiheiden käyttöön Pilotoidaan (ensimmäisen rakennettavan sovelluksen yhteydessä) Kari Väisänen

11 YJS toteumatiedon reaaliaikaiseksi välittämiseksi yli organisaatiorajojen Pohjana kaikissa tietuemalleissa on YJS:n mukainen Häiriötietue (D) Tietueet voivat olla puoliautomaattisesti muodostuvia joita lähettäjät täydentävät Voidaan lähettää tietue tai tallentaa suoraan sovellukseen ja jakaa katseluoikeuksia Postituksen toteumatietue (I) Postituksen edistymistiedon välittämiseen kuljetuksille tai jakeluun Ei alkanut ajallaan / Toteutunut aloitusaika / Toteutunut valmistumisaika Lisätietoa ongelmasta tai arvio aloitusajasta vapaamuotoisena tekstinä Kuljetuksen toteumatietue (J) Runkokuljetusten edistymätietojen välittämiseen jatkokuljetuksille tai jakeluun Ei lähtenyt ajallaan / Toteutunut lähtöaika / Toteutunut valmistumisaika Lisätietoa ongelmasta tai arvio lähtöajasta vapaamuotoisena tekstinä Jakelun poikkeamatietue (H) siakaslehdille tietoa tavoiteajan jälkeen valmistuvista piireistä Piiritasolla häiriön syy / Toimenpiteet / rvioitu valmistumisaika Lisätietoa ongelmasta vapaamuotoisena tekstinä Kari Väisänen

12 Jakelun poikkeamatietue Jakeluorganisaatio käyttää poikkeamatietuetta välittäessään asiakaslehdille tietoa keskeneräisistä ja tavoiteajan jälkeen valmistuneista piireistä sekä muista normaalitilanteisiin nähden olevista poikkeamista. Tietue lähetetään jakelun tavoitevalmistumisaikana tai hieman ennen sitä. Tietueen tiedot päivitetään ja lähetetään myöhemmin sovitun ajan kuluessa. KENTTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI PKOL- LISUUS Tietuetunnus H1 (=jakelun poikkematietue) H2 (=jakelun poikkeamatietue, HS-piirinrot) Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP, jakelupäivä N Jakeluorganisaatio Tietojen lähettäjä Häiriön taso = jakelupiiri/reitti; valmiina oletuksena N Häiriön avain Piiritunnus Ei käytössä Kirjausaika _ HHMM (7 ensimmäistä tyhjiä) N Ei käytössä Häiriön syy U = auto-ongelma V = avain/lukko-ongelma EE = jakaja ei ehdi EJ = piirissä ei jakajaa ET = jakaja ei tullut LL = liikaa lehtiä MY = myöhästyminen NJ = nippu: väärä jättöpaikka NL = nippu: lehtiä puuttuu NP = nippu puuttunut NU = jakaja nukkui ON = onnettomuus PU = puuttunut lehtiä S = sairastaminen SÄ = sää VL = jaettu vanhoja lehtiä YL = jakajalla ylimääräisiä piirejä Toimenpiteet VJ = varajako VR = rekulehtiä viety JL = jälkilähetys JH = jälkihaku JM = jako myöhässä MP = myöhempi paikkaus Ei käytössä rvioitu tai toteutunut valmistuminen Vapaamuotoinen teksti HHMM N Esim. tarkempi selite häiriöstä, jakamatta olevien lehtien määrä tai tiedon kirjaaja Häiriötiedon lähde Häiriön kirjaava organisaatio, mikäli eri kuin jakeluorganisaatio

13 Jakelun poikkeamatietueen käyttöohje Jakeluorganisaatio käyttää Jakelun poikkeamatietuetta välittäessään yli organisaatiorajojen asiakaslehdille tietoa tavoitevalmistumisaikana keskeneräisistä ja tavoitevalmistumisajan jälkeen valmistuneista piireistä sekä muista normaalitilanteisiin nähden olevista poikkeamista. Ensisijaisesti tietueella lähetetään piiritason valmistumisaikoihin liittyvää poikkeamatietoa ja sitä voidaan selittää Häiriön syy-koodeilla ja Toimenpide-koodeilla mutta vapaamuotoisessa kentissä mukana voi olla myös yksityiskohtaisemman tason lisätietoa poikkeaman aiheutumisen syistä ja osoitetason tietoa häiriökohteesta. Tietue lähetetään viimeistään jakelun tavoitevalmistumisaikana (esim. klo 6:00) tai hieman ennen sitä (esim. 5:50). Tietueen tiedot päivitetään ja lähetetään myöhemmin sovitun ajan kuluessa (esim. 15 min tai 30 min kuluttua). Päivitys voidaan toistaa muutamia kertoja tai säännöllisesti määräaikaan asti tai kunnes kaikki piirit ovat valmistuneet. On kuitenkin huomioitava, että leimausjärjestelmiin ei aina normaalitilanteessakaan tule kaikkia leimauksia, joten automaattinen päivittäminen kannattaa ohjelmoida päättyväksi sovittuna kellonaikana. Jakelun poikkeamatietue (H) on luotu Häiriötietueen (D) rakenteen pohjalle. Tietuerakenne haluttiin säilyttää totutun mukaisena, jotta järjestelmätoimittajien ei tarvitse sopeutua uuteen rakenteeseen vaan eri tietueisiin poimittaville samoille tiedolle on tietueissa varattu tuttu paikka ja sama merkkimäärä. Uudessa tietueessa on mukana päivitettävän piiritason poikkeamatiedon välittämisen kannalta ylimääräisiä kenttiä, mutta niiden annetaan olla mukana tietuerakenteessa, jotta ei synnytetä uusia tietuerakenteita. Kentät voidaan ottaa myöhemmin mukaan tietojen välittämiseen, mikäli kyseiset tiedot ovat laajalti saatavissa ja ne ovat häiriötietueen vastaavassa paikassa olevien tietojen kanssa samankaltaisia tietoja. Kun Jakelu poikkeamatietuetta hyödynnetään jakelun reaaliaikaisen poikkeamatiedon välittämiseen jakeluorganisaatiosta määrätyn asiakaslehden asiakaspalveluun jakelun tavoitevalmistumisajan aikoihin, niin tiedostoon poimitaan mukaan niiden piirien tietueet, joiden häiriöilmoituksessa on kyseisen lehden lehtinimike. Ensimmäiseen lähetykseen poimitaan mukaan vain ne piirit, joiden jakelu on kesken poimintahetkellä. Jos yhdellä piirillä on jakelussa useita eri asiakaslehtiä, tulee niistä kaikista olla poimittavissa tieto omaan lehtikohtaiseen tiedostoon. Ensimmäisessä tiedostossa lähetettyjä tietoja päivitetään lähettämällä uusi tiedosto esim min myöhemmin muuttuneen tilanteen mukaan päivittyneillä tiedoilla eli tällöin ovat mukana kaikki samat piirit kuin ensimmäisessäkin tiedostossa mutta ensimmäisen lähetyksen jälkeen valmistuneiden piirien valmistumisaikaennusteen kohdalla on toteutunut valmistumisaika.

14 Postituksen toteumatietue Paino käyttää tietuetta välittäessään postituksen edistymistietoa yli organisaatiorajojen jatko kuljetuksille ja kuljetuksia odottavaan jakeluun. KENTTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI PKOL- LISUUS Tietuetunnus I1 (=postituksen toteumatietue) Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP, jakelupäivä N Painopaikka Tietojen lähettäjä (painopaikkalyhenteiden ylläpito YJsivustolla) Tilannetiedon taso = kaikki painokset 1 = 1-painos 2 = 2-painos 3 = 3-painos N Ei käytössä Ei käytössä Kirjausaika _ HHMM (7 ensimmäistä tyhjiä) Ei käytössä Tilannetieto E = postitus ei alkanut ajallaan T = toteutunut aloitusaika TV = toteutunut valmistumissaika Ei käytössä loitusaikaennuste HHMM; jos tilannetieto E N Toteutunut aloitusaika HHMM; jos tilannetieto T N Vapaamuotoinen teksti Esim. lisätietoa ongelmasta tai tiedon kirjaaja Toteutunut lopetusaika HHMM; jos tilannetieto TV N N

15 Postituksen toteumatietueen käyttöohje Paino tai sen postitus käyttää Postituksen toteumatietuetta välittäessään postituksen edistymistietoa yli organisaatiorajojen lehtien jatkokuljetuksille ja kuljetuksia odottavaan jakeluun. Sama tieto joudutaan yleensä lähettämään usealle eri organisaatiolle. Toteumatiedon avulla lehtiä odottava organisaatio pystyy miettimään mahdollisia toimenpiteitä, millä poikkeaman aiheuttamia ongelmia jakeluun sekä tilaajille voidaan lieventää. Normaalitilanteessa toisille organisaatioille välitetään postituksen Toteutunut aloitusaika (T). Tämä tieto on varmistus siitä, että lehtiä on odotettavissa normaaliin aikaan mennessä. Mikäli painosta välitetään kuljetuksille ja jakeluun tilannetietona postituksen aloituksen myöhästymisen merkkinä Postitus ei alkanut ajallaan (E) ja loitusaikaennuste, tulee myöhemmin lähettää myös Toteutunut aloitusaika (T). Lehtiä odottava pää voi sekä loitusaikaennusteesta että myöhemmin vahvistettavasta Toteutuneesta aloitusajasta arvioida, milloin kuljetukset ovat perillä. Toteutunut valmistumisaika (TV) on lähinnä hallinnollisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Tietue voi olla automaattisesti muodostuva, johon käyttäjä täydentää tietyt kentät. Tietue voidaan välittää tietyille vastaanottajille ja he lukevat sen omaan tuotannonohjausjärjestelmään sekä jakavat edelleen oman organisaation käyttöön. Vaihtoehtoisesti tiedot voidaan myös tallettaa suoraan yhteiseen katselusovellukseen, jolloin välittämistä ei tarvita, vaan eri organisaatioille tarjotaan katseluoikeudet heille tarkoitettuihin tietoihin. Tiedot pyritään lähettämään tai järjestetään nähtäväksi heti, kun ne ovat syntyneet. Postituksen toteumatietue (I) on luotu Häiriötietueen (D) rakenteen pohjalle. Tietuerakenne haluttiin säilyttää totutun mukaisena, jotta järjestelmätoimittajien ei tarvitse sopeutua uuteen rakenteeseen vaan eri tietueisiin poimittaville samoille tiedolle on tietueissa varattu tuttu paikka ja sama merkkimäärä. Postituksen toteumatieto voidaan tarvittaessa välittää painostasolla. Kun tämä tietue otetaan ensimmäisen kerran käyttöön joidenkin organisaatioiden välillä, luodaan YJ-sivustolle tietojen lähettäjien lyhenteiden ylläpito. Uudessa tietueessa on mukana postituksen edistymistiedon välittämisen kannalta ylimääräisiä kenttiä, mutta niiden annetaan olla mukana tietuerakenteessa, jotta ei synnytetä uusia tietuerakenteita. Kentät voidaan ottaa myöhemmin mukaan tietojen välittämiseen, mikäli kyseiset tai niissä kohdissa välitettäväksi sovittavat tiedot ovat laajalti saatavissa eli ne ovat häiriötietueen vastaavassa paikassa olevien tietojen kanssa samankaltaisia tietoja.

16 Kuljetusten toteumatietue Tietuetta käytetään runkokuljetuksiin liittyvien edistymistietojen välittämiseen yli organisaatiorajojen jatkokuljetuksille tai kuljetusta odottavalle jakeluorganisaatiolle. KENTTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI PKOL- LISUUS Tietuetunnus J1 (=kuljetuksen toteumatietue) Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP, jakelupäivä N Painopaikka Tietojen lähettäjä (painopaikkalyhenteiden ylläpito YJ-sivustolla) Tilannetiedon taso = kuljetus, valmiina oletuksena N Kuljetustunnus Kuljetuksen yksilöivä tunnus esim. nippulapulta Ei käytössä Kirjausaika _ HHMM (7 ensimmäistä tyhjiä) Ei käytössä Tilannetieto E = kuljetus ei alkanut ajallaan T = kuljetuksen toteutunut aloitusaika TV = kuljetuksen toteutunut valmistumisaika (=viimeisen pudotuksen jättöaika) Ei käytössä loitusaikaennuste HHMM; jos tilannetieto on E N Toteutunut aloitusaika HHMM; jos tilannetieto T N Vapaamuotoinen teksti Toteutunut lopetusaika Esim. lisätietoa ongelmasta tai tiedon kirjaaja HHMM; jos tilannetieto on TV N N

17 Kuljetuksen toteumatietueen käyttöohjeita Runkokuljetuksista vastaava tai niitä lähettävä organisaatio käyttää Kuljetuksen toteumatietuetta välittäessään kuljetusten edistymistietoa yli organisaatiorajojen lehtien jatkokuljetuksille ja kuljetuksia odottavaan jakeluun. Tieto kustakin kuljetuksesta lähetetään ensisijaisesti yhdelle organisaatiolle, mutta joissain tapauksissa se saatetaan joutua lähettämään usealle organisaatiolle. Toteumatiedon avulla lehtiä odottava organisaatio pystyy miettimään mahdollisia toimenpiteitä, millä poikkeaman aiheuttamia ongelmia jatkokuljetuksiin, jakeluun sekä tilaajille voidaan lieventää. Normaalitilanteessa toiselle organisaatiolle välitetään kuljetuksen Toteutunut aloitusaika (T). Tämä tieto on varmistus siitä, että lehtiä on odotettavissa normaaliin aikaan mennessä. Mikäli toiselle organisaatiolle välitetään tilannetietona Kuljetus ei alkanut ajallaan (E) ja loitusaikaennuste, tulee myöhemmin lähettää myös Toteutunut aloitusaika (T). Lehtiä odottava pää voi sekä loitusaikaennusteesta että myöhemmin vahvistettavasta Toteutuneesta aloitusajasta arvioida, milloin kuljetukset ovat perillä. Toteutunut valmistumisaika (TV) eli viimeisen pudotuksen jättöaika on lähinnä hallinnollisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Tietue voi olla automaattisesti muodostuva, johon käyttäjä täydentää tietyt kentät. Tietue voidaan välittää tietyille vastaanottajille ja he lukevat sen omaan tuotannonohjausjärjestelmään sekä jakavat edelleen oman organisaation käyttöön. Vaihtoehtoisesti tiedot voidaan myös tallettaa suoraan yhteiseen katselusovellukseen, jolloin välittämistä ei tarvita, vaan eri organisaatioille tarjotaan katseluoikeudet heille tarkoitettuihin tietoihin. Tiedot pyritään lähettämään tai järjestetään nähtäväksi heti, kun ne ovat syntyneet. Kuljetuksen toteumatietue (J) on luotu Häiriötietueen (D) rakenteen pohjalle. Tietuerakenne haluttiin säilyttää totutun mukaisena, jotta järjestelmätoimittajien ei tarvitse sopeutua uuteen rakenteeseen vaan eri tietueisiin poimittaville samoille tiedolle on tietueissa varattu tuttu paikka ja sama merkkimäärä. Jokaisesta runkokuljetuksesta tulee välittää oma tietue. Kun tämä tietue otetaan ensimmäisen kerran käyttöön joidenkin organisaatioiden välillä, luodaan YJ-sivustolle tietojen lähettäjien lyhenteiden ylläpito. Uudessa tietueessa on mukana kuljetuksen edistymistiedon välittämisen kannalta ylimääräisiä kenttiä, mutta niiden annetaan olla mukana tietuerakenteessa, jotta ei synnytetä uusia tietuerakenteita. Kentät voidaan ottaa myöhemmin mukaan tietojen välittämiseen, mikäli kyseiset tai niissä kohdissa välitettäväksi sovittavat tiedot ovat laajalti saatavissa eli ne ovat häiriötietueen vastaavassa paikassa olevien tietojen kanssa samankaltaisia tietoja.