Ikivihreä kirjasto loppuraportti määrittelyprojektille

Transkriptio

1 loppuraportti määrittelyprojektille Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy Sähkö ja informaatiotekniikan laitos

2 Versiomuutokset viimeisin tilanne tietokantakonversiosta Mirja Loponen tarkennettu termejä Mirja Loponen

3 LOPPURAPORTTI SIVU 3 / YLEISTÄ Tämän projektin tavoitteena oli koota ja kehittää vaatimusmäärittelyä avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmälle sekä tehdä benchmarkkaus koostetun vaatimusmäärittelyn pohjalta Pohjois Karjalan maakuntakirjastossa jo tehtyyn Evergreen kirjastojärjestelmään. Alkuperäinen projektisuunnitelma on liittessä 1 (ProjektisuunnitelmaLiite1.pdf). Projektin aikataulu oli alun perin Aikataulua venytettiin MAMKin puolella vuodelle 2014, koska lähtötilanteessa tapahtui isoja muutoksia ja tietokantakonversiota haluttiin jatkaa pidemmälle kuin alkuperäinen suunnitelma oli. Tämä ei aiheuta lisäkustannuksia tilaajalle vaan alkuperäisessä hinta arviossa on pysytty. Projektin eteneminen oli riippuvainen Pohjois Karjalan maakuntakirjastossa tekeillä olevasta kehitystyöstä ja siellä olevan järjestelmän kypsyysasteesta ja saatavuudesta benchmarkkaukseen. Joensuun projektissa tapahtui kuitenkin iso muutos, joka vaikutti myös työskentelyyn Mikkelissä. Alun perin käytössä piti olla Evergreen ohjelmisto ( ils.org/ ), mutta tämä vaihtui marraskuun lopulla ( saatu tieto) KOHA ohjelmistoksi ( ). Tietokanta aineisto siirtyi MAMKin palvelimelle nykyisen järjestelmätoimittajan lähettämänä. Tietokanta dokumentaatiota ei ole kirjastolla ja toimittaja vetosi liikesalaisuuteen dokumentaatiota kysyttäessä. 2. VAATIMUSMÄÄRITTELYT Lähtötilanteen aineistona oli tarkoitus olla Joensuun projektin tiedot ja aineistot ja olemassa olevat kirjaston vaatimusmäärittelyt. Projektin aikana kuitenkin; Joensuun alkuperäiset vaatimusmäärittelyt olivat kadonneet ja vaatimuksia projekti joutui työstämään Joensuun tekemistä Evergreen työvaiheiden kommenteista heidän JIRAjärjestelmästään. Välttämättä kaikkea ei ole kirjattu ylös ja monesti jouduttiin tulkintaan. Selitykset siellä olivat esim muotoa: SRS 6 Vuodenvaihteen viranomaisten vaatimat tilastot ja tämä tulkittiin projektissa vaatimukseksi saada vuodenvaihteen tulosteet tulostettua kirjastojärjestelmästä. kirjastot ovat yhdessä tekemässä vaatimusmäärittelyjä ja tämä työ jatkuu yhä vuoden 2014 aikana, käytimme myös näitä vaatimuksia työssä. katsottu myös UKJ (Uusi kirjastojärjestelmä) määrittelyjä niiltä osin, mitä oli saatavilla julkisesti ( suunnittelu ). Raportin liitteinä ovat seuraavat määrittelyt: 1. versio MAMKin tekemistä vaatimusmäärittelyistä on liitteessä 2 (tiedosto VaatimuksiaEG LIITE2. xlsx) ja nämä pohjautuvat EG ohjelmistoon. 2. versio MAMKin tekemistä vaatimusmäärittelyistä pohjautuu kirjastojen yhdessä tekemiin määrittelyihin ja tämä määrittelytyö on vielä kesken (jatkuu ), on liitteessä 3 (Vaatimuksia LIITE3.xlsx).

4 LOPPURAPORTTI SIVU 4 / TIETOKANTA Tietokannan osalta projekti halusi selvittää onko tietojen siirto nykyisestä järjestelmästä mahdollista KOHAn tietokantoihin ja mitä kaikkea siirron yhteydessä tulee ottaa huomioon. Tietojen siirtoon ja konversioon liittyvä vapaamuotoinen raportti on liitteessä 4 (tietokantakonversio_liite4.pdf). 4. TOIMINTAMALLIEHDOTUS Projektin tuloksena syntyi toimintamalliehdotus, joka kuvaa kuinka kirjastojen perusohjelmiston toteuttaminen avoimen lähdekoodin ratkaisuna SaaS toimintamallin pohjalta toteutettaisiin kahdella eri tasolla. Ensimmäinen taso on Etelä Savon kirjastoille toimitettu palvelu ja toinen taso valtakunnallisesti toimiva palvelu. Jälkimmäisessä pohditaan myös palvelun toteuttamista hajautettuna. Toimintamalliehdotus on liitteessä 5 (ToimintamalliehdotusLiite5.pdf) ja siihen liittyvä viitteellinen gant kaavio on liitteessä 6 (KohaMikkeliGantLiite6.pdf). 5. YHTEENVETO Projektin aikana on syntynyt selkeästi ideoita mitä ja miten tulisi tehdä. Samalla on herännyt myös ajatuksia siitä, että vanhaa ei tule viedä sellaisenaan uuteen ympäristöön vaan nyt on aika myös pysähtyä miettimään kehittämistoimenpiteitä sekä tietosisällölle että toiminnalle. Rohkeasti on myös kyseenalaistettava sitä, onko kaikki se toiminta tarpeen mikä ehkä aiemmin on järjestelmään rönsyn lailla kiinni kasvanut. Nyt on hyvä mahdollisuus saada kaikille yleisille kirjastoille yhteneväinen kirjastojärjestelmä; samanlainen tietokantarakenne kaikilla, samanlaiset käyttöliittymät, sama terminologia ja yhteiset toimintamallit. Silti käyttöliittymällä lukee oman kirjaston nimi ja näkyy oma logo. Avoimen lähdekoodin ohjelmiston käyttö tuo kustannustehokkuutta järjestelmähankkeisiin, ketteryyttä kehittämiseen ja laajan, niin kansallisen kuin kansainvälisenkin, kehittämisyhteisön tueksi jatkokehitykseen. Kansainvälinen yhteistyö tulee olla mukana kehittämisessä ja tätä on jo Norjan kansalliskirjaston kanssa viriteltykin. Myös Espanjan ja Portugalin KOHAa käyttävät kirjastot tulee ottaa keskusteluihin ja vierailuihin mukaan eri hankkeissa. Kirjastojen yhdessä työstämät vaatimusmäärittelyt ovat erittäin tärkeä pohja tälle työlle, mutta niissäkin tulee päästä yhteisiin sääntöihin ja termeihin. Yleisesti projektiin osallistuneille jäi tutkittavasta ohjelmistosta positiivinen kuva. Työtä joudutaan tekemään ensimmäisen siirtymän kohdalla niin järjestelmän asennuksessa kuin tietojen konvertoinneissa ja siirrossa uuteen järjestelmään. Erityisesti on panostettava käyttäjien koulutukseen uuden järjestelmän yhteydessä, mieluimmin otettava käyttäjät heti mukaan työhön ja kehittämään. Kun Joensuun käyttöönotto on todettu onnistuneeksi kesäkuussa 2014, tulisi Mikkelin lähteä vauhdilla saman KOHA version pohjilta viemään omaa kehittämistä eteenpäin. Ja siinä vaiheessa viimeis

5 LOPPURAPORTTI SIVU 5 / tään on myös ratkaistava tietyt KOHAssa ilmenneet puutteet ja kehittää niihin oikeanlaiset ratkaisut mm HENKILÖTUNNUKSEN käsittely ja erilaisten viivakoodien käyttö. Monen kirjaston samassa järjestelmässä oleminen on myös tutkittava ja testattava. Kokonaisuuden toiminnan oikeellisuus, tietoturva ja raportointi. Ne on testattava ja samalla niihin tulee kehittää yhteiset ratkaisut, ei kirjastokohtaisia erikoisohjelmia. Erilaisten rajapintojen osalta KOHAsta löytyy jo valmiita ratkaisuja, mutta uusiakin joudutaan sinne lisäämään. Tämä työ tulee tehdä keskitetysti kehittäjäyhteisön avulla ja ne tulee viedä kansainvälisen yhteisön kautta perusohjelmistoon KOHAn ratkaisuiksi.