Sopimukset ja tietojärjestelmähankkeiden laatu voiko juridiikan keinoin hallita asiaa?

Transkriptio

1 Sopimukset ja tietojärjestelmähankkeiden laatu voiko juridiikan keinoin hallita asiaa? Helsingin Tietojenkäsittely-yhdistys ry - Hetky Hetkyn tietohallintokerho: Hallitse laatu hankkeissa Asianajaja Kaj Aaltonen Asianajaja Peter Roos Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 1

2 Alkuun: Sopimusten merkitystä järjestelmähankkeiden laadun kannalta voi periaatteessa lähestyä kahdella tavalla eli: 1. Jälkikäteisesti ottamalla lähtökohdaksi hanke, joka on johtanut laadullisesti eihyväksyttävään lopputulokseen, ja yrittämällä tehdä johtopäätöksiä siitä, mitkä sopimuksen osat ovat myötävaikuttaneet lopputulokseen ja mitä lisäosia tai muutoksia olisi tarvittu epätyydyttävän lopputuloksen ehkäisemiseksi TAI 2. Etukäteisesti miettimällä, millä tavoin sopimuksellisesti voitaisiin ennakolta taata hankkeen mahdollisimman hyvä laatu Virheistä oppiminen voi olla hyödyllistä, mutta se on kallista. Niinpä tässä esityksessä yritetään painottaa laadun etukäteishallintaa sopimustekniikoiden ja sopimuksen sisällön avulla. Tarkoitus ei ole tuoda esiin valmiita lausekkeita, vaan esitellä ajatusmalleja sopimuksellisten instrumenttien etukäteisestä suunnittelusta ja käytöstä järjestelmähankkeen toteuttamisessa. Käytäntöä lähestytään peilaamalla vaikuttavia tekijöitä esityksen yhteydessä esiteltävään caseen. Tietojärjestelmähanketta ja sen toteuttamista tarkastellaan etenevänä prosessina asiakkaan näkökulmasta. Esityksessä pohditaan niitä sopimuksellisia elementtejä, joilla hankkeen laatuun voidaan vaikuttaa prosessin eri vaiheissa. Ajankäytöllisistä syistä johtuen, esityksessä ei käsitellä hankintalain piiriin kuuluvien tietojärjestelmähankkeiden erityispiirteitä Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 2

3 Tietojärjestelmähankkeen laadusta: Pähkinänkuoressa juristin mielestä tietojärjestelmä on laadukas, jos asiakkaalle toimitetaan sovittuja tuotteita tai palveluja sovitun laatuisina sovittuun aikaan ja sovittuun hintaan Huolellisesti suunniteltu ja laadittu sopimusdokumentaatio ei ole välttämätöntä laadukkaan tietojärjestelmän aikaansaamiseksi, mutta laadukkaalla sopimuksella asiakas saa mahdollisuuden parempaan kontrolliin jo toimitusaikana sekä turvaa omat oikeutensa järjestelmään ja sen toimitukseen liittyvissä ongelmatilanteissa Kun asiakkaan hankkima tietojärjestelmä ei toimivuudeltaan tai laadultaan vastaa toivottua ja asiassa halutaan tehdä reklamaatio, on reklamoinnin lähtökohtana aina tietojärjestelmähanketta koskeva sopimusdokumentaatio. Jos sopimusdokumentaatio on laadultaan puutteellista tai tulkinnanvaraista, ei välttämättä ole täysin selvää minkälaisesta tietojärjestelmästä on sovittu eikä reklamointikaan ole tällöin helppoa tai tuloksellista Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 3

4 Case tietojärjestelmän toimitus 1/2 Järjestelmäprojekti X:n kustannukset ja toteuttamisaikataulu olivat karanneet käsistä jo ennen sen lopullista hyväksymistä ja käyttöönottoa Asiakas vaati toimittajalta selvityksen siitä, millä aikataululla ja kustannuksilla järjestelmä saataisiin asiakkaalle käytöön Toimittaja kykeni antamaan asiasta vain karkean ja toimittajaa sitomattoman ennusteen. Toimittajan aika-arvio ja kustannukset olivat lähes kaksinkertaisia siihen nähden, mistä oli asiakkaan mielestä sovittu ja toimittaja esitti projektia jatkettavan tuntityönä tai projektin päättämistä Riidan ratkaisu edellytti varmaa tietoa siitä, mitä oli sovittu ja oliko toimittu sopimuksen mukaisesti eli oliko toimittajan toimitus muun muassa työn laadun osalta hyväksyttävää Tietojärjestelmän toimitussopimus oli laadittu asiakkaan hankintaosaston käyttämälle vakiosopimuspohjalle. Samaa sopimuspohjaa käytettiin kokonaisten tuotantolaitosten hankkimiseen ja sen vuoksi sopimusta oli täydennetty kymmenillä IT-sopimustoimintaan tarkoitetuilla tarkentavilla liitteillä. Toimijat luottivat omiin kykyihinsä sopimuksen laatimisessa eikä juristeja päästetty sotkemaan selviä asioita Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 4

5 Case tietojärjestelmän toimitus 2/2 Järjestelmän toteutettiin vesiputousmallina. Se alkoi määritysprojektina, jonka jälkeen useat peräkkäiset alaprojektit käynnistettiin osin toisistaan riippumatta. Hyväksymisprosessi mahdollisti jatkuvien uusien määritysten tekemisen myös toteuttamisen ja testausvaiheen aikana Asiakkaalle ei ollut sovittu erillistä auditointioikeutta eikä projektitiimien jäsenille ollut annettu vaatimuksia koskien heidän osaamistaan Osapuolten projektissa olevaa henkilöstöä ei sitoutettu projektiin erityisesti Päätoimittajan pieni alihankkija vastasi projektissa keskeiseksi nousseen teknisen ratkaisun osaamisesta. Kyseinen alihankkija ei kuitenkaan lainkaan osallistunut projektin ohjausryhmän kokouksiin, vaan tapasi asiakkaan edustajia vain erilaisissa asiakkaan ja toimittajan välisissä workshopeissa. Alihankkija toteutti hyvin itsenäisesti omia osaalueitaan, jolloin ne elivät osittain omaa elämäänsä projektin sisällä Projektin ohjausryhmän jäsenet vaihtuivat usein ja he sopivat toistuvista uusista muutoksista järjestelmän vaatimuksiin ja toteuttamistapaan. Sovittuja muutoksia ei kuitenkaan dokumentoitu pääsopimuksessa sovitulla muutoksenhallinnalla Projektin ohjausryhmän kirjeenvaihdosta oli jälkikäteen pääteltävissä, että projekti oli jatkuvasti vaikeuksissa sekä ajankäytöllisesti että kustannuksissa; ohjausryhmän jäsenten raportointi omien yhtiöidensä johdolle oli kuitenkin ylioptimistista Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 5

6 Tietojärjestelmähankeprosessi ja sen sopimuksellinen hallinta: 1 Hankkeen suunnitteluvaihe, tavoitteiden priorisointi ja riskikartoitus Kartoitetaan hankkeen tavoitteet ja riskit Määritellään hankkeen kriittisyys yrityksen toiminnalle. Mitä kriittisempi hanke, sen suurempaa merkitystä on myös hankkeen laadullisilla seikoilla Lähtötilanteen tunnistaminen: onko kysymys kokonaan uuden järjestelmän luomisesta vai olemassa olevan järjestelmää koskevista muutoksista? Toimittajavalinnat: käytetäänkö olemassa olevia toimittajia vai uusia toimittajia? Toimittajien (laatu)kriteerien alustava laatiminen, kriteerit tulisi kartoittaa ja laatia siten, että ne voitaisiin tarpeen vaatiessa myös kirjata sopimuksiin Alustava sopimusrakenne ja mitä sopimuspohjaa tullaan käyttämään Käytetäänkö omaa sopimuspohjaa vai toimittajan sopimuspohjaa, käytetäänkö alan yleisiä vakioehtoja kuten IT 2010 ehtoja? Jos käytetään vakioehtoja tai toisen osapuolen laatimaa sopimuspohjaa, tulisi laatia listaus sopimusneuvotteluita varten keskeisistä omista tavoitteista ja jo ennalta havaituista riskeistä, jotka sopimusehtojen laadinnassa tulisi ottaa huomioon Monitasoisessa sopimusrakenteessa omia tavoitteita turvaavat ja havaittuja riskejä minimoivat sopimuslausekkeet tulisi pyrkiä saamaan mahdollisimman korkealle tasolle Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 6

7 Tietojärjestelmähankeprosessi ja sen sopimuksellinen hallinta: 2 Sopimusneuvottelujen käyminen Sovittaessa tietojärjestelmän toimittamisesta tehdään ratkaisuja, joilla suoraan vaikutetaan järjestelmän laatuun ja sen toimivuuteen. Sopimusneuvotteluita tulisi valmistella riittävän huolellisesti Sopimusneuvotteluiden käymiseen tulisi varata riittävästi aikaa ja henkilöresursseja, aikaa tulisi olla myös erilaisten taukojen pitämiselle neuvotteluiden aikana. Henkilöresurssien käytettävyys tulisi selvittää ennalta koko suunnitellun neuvotteluprosessin ajalle Sopimuksia valmistelevien ja neuvotteluita käyvien juristien tulisi saada jo hankkeen suunnitteluvaiheessa riittävästi tietoja hankkeen tavoitteista ja laatu- ym. kriteereistä sekä ennalta tiedetyistä riskeistä Sopimusneuvottelijoiden tulee aktiivisesti seurata neuvottelujen etenemistä ja eri neuvottelutiimien tulisi kyetä kommunikoimaan keskenään neuvotteluiden välissä siitä, miten aiemmin valmistellut tavoitteet on savutettu ja mitä muutoksia neuvotteluiden aikana on havaittu ja kenties jo sovittu Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 7

8 Tietojärjestelmähankeprosessi ja sen sopimuksellinen hallinta: 3 Sopimusehdoista tiedottaminen (sopimusten jalkauttaminen) Sopimuksen solmimisen jälkeen tärkeimmät sopimusehdot tulisi tiedottaa oikein ja oikeille ihmisille. Turvakaappiin suljettuna sopimus ei sellaisenaan ohjaa tietojärjestelmän toteutusta, ellei sen ehdoista toteuttamisessa mukana oleville henkilöille Osapuolten toteuttamisesta vastuussa olevat jäsenten tulee tietää riittävän paljon sopimusehdoista, jotta he voivat omalta osaltaan edesauttaa sopimuksen ja aiottujen tavoitteiden toteutumista Tärkeimpiä sopimusehtojen toteuttajia ovat kummankin sopijapuolen projektipäälliköt ja ohjausryhmän jäsenet sekä keskeiset asiantuntijat Sopimusehtojen tiedottaminen tulisi tehdä suunnitellusti huomioiden sopimuksessa sovitut sekä yhtiön omat salassapitomääräykset Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 8

9 Tietojärjestelmähankeprosessi ja sen sopimuksellinen hallinta: 4 Sopimusehdot, joilla valvotaan toimituksen aikaista laatua (1/2) Näitä ovat esimerkiksi työmenetelmiin ja henkilöstöön liittyvät määritykset, auditointi, katselmukset testaus projektin ohjausryhmän toiminta Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 9

10 Tietojärjestelmähankeprosessi ja sen sopimuksellinen hallinta: 4 Sopimusehdot, joilla valvotaan toimituksen aikaista laatua (2/2) Projektin ohjausryhmän toiminta on keskeisessä asemassa projektin onnistumisen kannalta Asiakkaan auditointioikeus tulisi olla aina sopimuspohjaan kirjattuna Katselmukset ja testaukset linkitetään usein projektisuunnitelmaan. Niihin liittyvät menettelytavat sekä aineistot ja ympäristöt kirjataan usein myös pääsopimustasolle Mahdolliset määritykset työmenetelmiin sekä toimittajaan sekä tämän henkilöstöön ja alihankkijoihin tulisi tehdä riittävän yksiselitteisesti Tärkeimpien sopimusehtojen havaitusta rikkomisesta ja puutteellisuuksista seuraavat sanktiot tulisi kyetä määrittelemään ja sopimaan oikein. Sopimuksen purkaminen ei ole aina asiakkaan edun kannalta järkevä toimenpide ja esimerkiksi sopimussakko tai hinnan alennus voivat olla kummallekin osapuolelle paremmin sopivia vaihtoehtoja Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 10

11 Tietojärjestelmähankeprosessi ja sen sopimuksellinen hallinta: 5 Toimituksen hyväksymistä ja käyttöönottoa koskevat sopimusehdot Toimituksen hyväksymistä koskevat ehdot linkitetään yleensä osahyväksymisiin ja katselmusten lopputuloksiin. Toimittajan tavoitteena on saada järjestelmä nopeasti hyväksyttyä ja loppumaksut tililleen, kun taas asiakkaalla on tarve saada riittävä varmuus järjestelmän toimivuudesta, ennen kuin kauppahinta on kokonaisuudessaan suoritettu. Sopimuspohjissa käytettävät vakiolausekkeet eivät läheskään aina sovellu reaalimaailman tilanteisiin Käyttöönoton jälkeistä elämää säätelevät takuuehdot, jotka menevät usein päällekkäin ylläpitoehtojen kanssa Mikäli järjestelmän ylläpidosta ei ole valmiiksi jo sovittu, tulisi ainakin ylläpitosopimuksen luonnos olla liitettynä sopimuskokonaisuuteen. Ylläpitosopimuksesta tulisi hinnoittelun lisäksi riittävän tarkasti ilmetä sovittu järjestelmän käytettävyyden ja muun toimittajan palvelun taso sekä mahdolliset sanktiot palvelutasojen alituksesta Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 11

12 Kiitos! Kaj Aaltonen, asianajaja Puhelin Peter Roos, asianajaja Puhelin Fredrikinkatu 61, 6. krs, HELSINKI Asianajotoimisto Focuslaw Aaltonen & Roos 12