MUUTOKSEN JOHTAMINEN JA JALKAUTTAMINEN

Transkriptio

1 MUUTOKSEN JOHTAMINEN JA JALKAUTTAMINEN

2 Sytykkeitä ja näkökulmia muutostilanteisiin Tavoitteena on - nostaa esiin / keskusteluun muutostilanteeseen liittyviä näkökulmia mahdollisimman monelta näkökulmalta - aktivoida ja haastaa osallistujat tutkiskelemaan muutoksiin liittyviä asioita sekä oman johtamisroolin että yleisesti organisaation ja henkilöstön ohjaamisen kannalta - lisätä ymmärrystä muutostilanteista ja antaa yhteistä kieltä käsitellä muutosta 2

3 Timo Huttunen Johtava konsultti FCG Finnish Consulting Group Perus osaamis- ja kokemusprofiili Toiminut n. 20 vuotta erilaisissa valmennus-, kehittämis-, tutkimus- ja konsultointitehtävissä (sekä kuntien ja muiden julkishallinnon organisaatioiden että yritysten kanssa) Johdon ja esimiestyön kehittäminen: Valmentanut eri tason esimiehiä mm. ratkaisukeskeisellä otteella kehittämään vastuualueensa toimintatapoja Toteuttanut (360) esimiespalautteita ja henkilökohtaisia fasilitointi -keskusteluja ja henkilökohtaista coachausta Kehittänyt johtoryhmien toimintaa Tiimien ja työyhteisöjen kehittäminen Prosessoinut tiimien ja työyhteisöjen kanssa niiden toimintatapoja, kehittänyt ryhmien vuorovaikutustaitoja ja konsultoinut ryhmiä mm. ongelmatilanteissa Valmentanut uusia tiimejä ja ryhmien esimiehiä tiimimäiseen toimintatapaan Muutoksen läpivienti Tukenut ja valmentanut johtoa, esimiehiä ja työyhteisöjä muutoshankkeissa Ohjannut muutoshankkeita ja muutoksen implementointia Tukenut ja sparrannut yksilöitä muutostilanteissa (muutokseen suhtautuminen, urakonsultointi jne) Mittaaminen ja tutkimukset Toteuttanut ilmapiiri- ja toimivuustutkimuksia (myös arvo-kartoituksia) sekä konsultoinut ja valmentanut johtoa ja työyhteisöjä niiden hyödyntämisessä ja organisaation kehittämisessä. Konsultoinut organisaatioita niiden liike-ideoitten määrittelyssä ja täsmentämisessä 3

4 Erilaisia muutostilanteita ja lähtökohtia YHTEISKUNNAN MUUTOS TOIMINTAMALLIN MUUTOS ORGANISAATIO MUUTOS TYÖPROSESSIEN MUUTOS TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS OHJAUSJÄRJESTELMÄN MUUTOS STRATEGIA MUUTOS JOHTAMISEN MUUTOS POLIITTISEN YMPÄRISTÖN MUUTOS RAKENNE MUUTOS TEKNISEN JÄRJESTELMÄN MUUTOS TOIMNTATAPA MUUTOS TYÖPROSESSIEN MUUTOS ASENNE- JA KÄYTTÄYTYMIS MUUTOS ORGANISAATION ULKOPUOLELLA TAPAHTUVA MUUTOS = mukana useita tahoja ORGANISAATION SISÄLLÄ TAPAHTUVA MUUTOS = voi vaikuttaa organisaation omilla toimenpiteillä? MUUTOSHANKE /-PROJEKTI JATKUVA MUUTOS 4

5 MUUTOKSIEN ELEMENTTEJÄ YHTEISKUNNALLINEN KEHITYS RESURSSIT raha työvoima ihmiset aika -Kiire - Työvoimapula - Poissaolot - Vaihtuvuus TYYPILLISIÄ ODOTUKSIA turvallisuus vaikutusmahdollisuudet itsenäisyys eteneminen - Osaamisen kehittyminen - Palkitseminen - Palkka Organisointi Työnjako Valtuudet, vastuut Ohjaus, päätöksenteko TOIMIALA / ORGANISAATIO Toimintamallit, rakenteet Strategiat Ohjausjärjestelmät Arvot TYÖPROSESSI Työvälineet Työhön liittyvät resurssit TYÖYHTEISÖ Johtaminen Esimiestyö TYÖTEHTÄVÄ Mikä motioi työssä? Mihin sitoudun? Mikä lisää / vähentää sitä? Tarpeet, odotukset, vaateet (työltä, työpaikalta ) Koulutus, työkokemus Persoonallisuus, toimintatavat arvostukset Ilmapiiri, henki Luottamus, kunnioitus Tasa-arvoisuus Vuorovaikutus, yhteistyö ASIAKAS Työn kuva Työn kehittyminen Osaamisen kehittäminen -> (syventäminen, laajentaminen) Urakehitys YKSILÖN / TYÖNTEKIJÄN LÄHTÖKOHDAT PERUSKYSYMYKSIÄ: MISSÄ MUUTOKSIA TAPAHTUU? MISSÄ PITÄISI TAPAHTUA? MILLAISET ASIAT VIEVÄT MUUTOKSIA ETEENPÄIN? MITKÄ VAIKEUTTAVAT NIITÄ? MIHIN ASIOIHIN VOIDAAN AKTIIVISESTI VAIKUTTAA? MIHIN EI? KETKÄ NIIHIN VOIVAT VAIKUTTAA? (Jory, esimies, työyhteisö, yksilö) MILLAISIN KEINOIN VOIDAAN VAIKUTTAA? Päätöksillä, linjauksilla? Yhteisyöllä? Kehittämällä? Valmentamalla? jne

6 MUUTOS? MUUTTUMINEN? UUDISTAMINEN, UUDISTUMINEN? KEHITTÄMINEN, KEHITTYMINEN? Muutoksen kokonaisuus - Mistä muutoksessa on kysymys? Millainen muutostilanne? - Muutoksen hallinta, kokonaisohjaus ja johtaminen Muutos ja minä - Muutokseen asennoituminen ja suhtautuminen - Mitä yksilö voi tehdä muutostilanteessa? Muutos ja me - Miten me voimme yhdessä viedä muutosta tarkoituksenmukaiseen suuntaan? - Työyhteisöjen ja tiimien näkökulmat ja työkalut muutostilanteissa Muutos ja esimiestyö - Esimiesten rooli ja tehtävät muutoksessa - Työkalut ja eväät viedä muutosta haluttuun suuntaan 6

7 MUUTOKSESSA ON AINA EPÄVARMUUTTA EPÄVARMUUS EPÄTIETOISUUS EPÄJATKUVUUS AVOIMET KYSYMYKSET TIETOISUUS VARMUUS TURVALLISUUS ENNUSTETTAVUUS JATKUVUUS PYSYVYYS VASTAUKSET Miten eri osapuolet voivat hallita epävarmuutta? - Myöntää ja hyväksyä epävarmuuden olemassaolon? - Sietää epävarmuutta? - Poistaa epävarmuutta mahdollisimman paljon? - Lisätä hallittavuutta? 7

8 MISSA VAIHEESSA MUUTOS ON MENOSSA? KEITÄ JA MITEN PITÄÄ TUKEA? MUUTOKSEN TAUSTAT JA TARPEET PÄÄTÖS / RATKAISU/ TOTEAMINEN MUUTOKSESTA REAKTIOT/ SUHTATUMINEN MUUTOKSEEN MUUTOKSEN TOTEUTTAMINEN o Mitkä asiat muutoksessa on lukittu? ; niihin ei voi enää vaikuttaa o Mitkä muutoksen elementit on vielä auki? o Mihin asioihin toivot henkilöstön fokusoituvan? o Mihin asioihin halutaan erityisesti lisä-ideoita? o Mitä vanhaa ja vakiintunutta säilyy? -> MILLAISIIN NÄKÖKULMIIN TUKEA? MITEN? o Päätöksentekoa, viestintää, valmennusta, sparrausta? 8

9 NYKYINEN EPÄVIRALLINEN MUUTOSVAIHE VIRALLINEN MUUTOSVAIHE UUSI ALUSTAVA UUSI LOPULLINEN Substanssi -> Suhtautuminen -> Milloin esimies kuulee / saa olla mukana muutoshankkeessa? Milloin saa ja pitää kertoa omalle vastuualueelle? Mistä asioista saa ja pitää kertoa? Millä hengellä? Mitä saa ja pitää työstää konkreettisemmin? 9

10 TYÖYHTEISÖN / YKSIKÖN MUUTOKSEN NÄKÖKULMIA: Mitä vanhasta pitää säilyttää? Miksi? Miten rakentaa uutta? Mitkä ovat oleellisimmat elementit? KOKO ORGANISAATIO - Strategia, arvot, resurssit - Muut tiimit PERUSTAT - Asiakkaat - Suoritteet - Prosessit TYÖNJAKO - Vastuut -Työnkuvat -Työvälineet - Osaaminen TIEDONKULKU - Tavat ja menetelmät - Palaverit OHJAUS - Esimiestyö - Päätöksenteko -Pelisäännöt TEHO SUJU- VUUS HYVIN- VOINTI Erilaiset tilanteet ja painopisteet VUOROVAIKUTUSTAPA - Avoimuus, auttaminen, huomiointi - Palautteenanto LUOTTAMUS - Arvostus - Tasapuolisuus - Oikeudenmukaisuus ERILAISUUS - Tempo, rytmi - Ihmis-/asiakeskeisyys - Systemaattisuus / -joustavuus JOHTAJUUS - Ohjautuminen - Aktiivisuus, aloitteellisuus - Innostaminen - Alaistaidot YKSILÖLLISET ELEMENTIT - Roolit - Sitoutuminen - Toimintatavat - Asenteet - Fiilikset - Persoonallisuus 10

11 Missä ja miten muutosta työstetään? 11 KEHITTÄMIS- / TUKITOIMENPITEET ARJEN AREENAT & FOORUMIT Taustoittavat ja valmistelevat - Dokumentit, selvitykset,haastattelut - Suunnitteluryhmät, ohjausryhmät, workshopit - Suunnitelmat Valmennukselliset -Luennot, tietoiskut -> tietoa -Työyhteisötilaisuudet -> ymmärrys, odotukset -Valmennukset -> näkemys, syventäminen -Workshopit, työpajat- > kokeilu, käytäntö (Luonnollinen tiimi, eri ryhmien välinen) Yksilölliset - Sparraukset - Yksilöpalautteet - Väliaikatehtävät - Viralliset epäviralliset - Säännölliset epäsäännölliset - Teemalliset - yleiset - Kahdenkeskiset -yhteiset - Tiimikohtaiset eri ryhmien väliset - Esimiesten väliset -> ONKO JO OLEMASSAOLEVIA VAI PITÄÄKÖ SYNNYTTÄÄ? -> ONKO TARPEEKSI JA TARKOITUKSENMUKAISIA? MENETELMIÄ, TYÖKALUJA, TYÖSKENTELYOTTEITA - Ryhmätyöt, keskustelut, pohdinnat - Lukemistot ja tehtävät - Aktivoivat menetelmät; dialogi-istunnot - Ideoinnit - Casetyöskentely, simuloinnit, harjoittelu (muutostilanteet)

12 MIKSI MUUTOSTA? MITÄ TAVOITELLAAN JA MITÄ HALUTAAN MUUTTAA? MUUTOKSEN LAUKAISIJAT JA SYYT - alkusysäykset (Triggers) - syyt, taustat, lähtökohdat = miksi muutosta? MUUTOKSEN ENSISIJAISET KOHTEET = näissä tekijöissä muutoksen pitää näkyä nopeasti (Short Term Wins) MUUTOKSEN HEIJASTUMAT = näissä tekijöissä muutoksen toivotaan myös toteutuvan / näkyvän (myöhemmin?) - millaisia ei- toivottuja vaikutuksia muutoksilla on? KONKREETTISET TAVOITTEET - organisaation toiminnassa, esim. tehokkuus, kustannussäästöt laadun varmistus joustavuus - ihmisten käyttäytymisessä, esim. oma-aloitteisuus, vastuunotto = oltava havainnoitavissa / mitattavissa MUUTOKSEN KOHTEET YKSILÖN KÄYTTÄYTYMINEN JOHTAMINEN, ESIMIESTYÖ TIIMI, RYHMÄ TOIMINTA- MALLIT JA -TAVAT TYÖ- PROSESSIT 12

13 MUUTOKSEN KOKEMISEEN LIITTYVIÄ ELEMENTTEJÄ TIETÄMINEN YMMÄRTÄMINEN SIETÄMINEN SOPEUTUMINEN AISTIMINEN TUNNUSTAMINEN PELKÄÄMINEN HYÖDYNTÄMINEN HYVÄKSYMINEN PASSIVOITUMINEN HALLITSEMINEN LUOPUMINEN ENERGISOITUMINEN VASTUSTAMINEN JAA TIETOA KERRO TAUSTOITA ASEMOI MUUTOS KESKUSTELUTA YMMÄRRÄ VAHVISTA ENERGISOI 13

14 ESIMIEHEN ROOLEJA MILLAISTA ROOLIA VOI JA PITÄÄ OTTAA MUUTOKSEN ERI VAIHEISSA? Keskustelija, kuuntelija Kannustaja Itsenäisyyteen kasvattava Ilmapiirin rakentaja, Työnohjaaja Ohjaaja, opastaja, innostaja Huomion kohdentaja, Tsemppaaja, Sparraaja, Fasilitaattori, Mentori TUEN ANTAJA VALMENTAJA TIETO- Välittää tietoa ulos / sisään KESKUS Ylläpitää tietovarastoa Tiedottaja, selventäjä, tulkitsija Tiedon lähteille ohjaaja SUUNNAN NÄYTTÄJÄ Visionääri Strategi, Arvojen / kulttuurin välittäjä, Vaikuttaja ONGELMAN- RATKOJA Ristiriitojen ratkoja Häiriöiden poistaja Neuvottelija, Välittäjä PÄÄTÖKSEN- TEKIJÄ Aloitteiden tekijä Rajojen asettaja Hyväksyjä, Rankaisija Normien luoja & valvoja, Vastuunkantaja 14

15 TYYPILLISIMPIÄ ALAISROOLEJA JA TAITOJA Millainen painotus muutostilanteissa? ALAISEN ROOLEJA Aloitteen tekijä Kehittäjä Koordinaattori Auttaja, tukija Yhteistyön rakentaja Kannustaja Ongelmien ratkoja Joku muu: ALAISEN TAITOJA, KYKYJÄ, ASENTEITA Aktiivisuus. viitseliäisyys Positiivisuus Kuuntelutaito Auttaminen pyytämättä Pelisääntöjen noudattaminen Kyky puuttua omaaloitteisesti ongelmiin Joku muu: 15

16 MUUTOSVIESTINTÄ - Peruslähtökohdat TIETO YMMÄRRYS HYVÄKSYMINEN TOIMINTA Antaa tietoa - Taustoista - Tavoitteista - Etenemisestä Antaa mahdollisuus - Kysyä, kommentoida - Kertoa odotuksia ja epäilyjä - Keskustella Antaa mahdollisuus - Tuoda ideoita, ehdotuksia - Keskustella - Soveltaa periaatteita - Tiedotteet - Tiedotustilaisuudet INFORMAATIO - Johdon kyselytunnit - Yhteiset tilaisuudet - Oman tiimin tilaisuudet - Yhteiset tilaisuudet - Oman tiimin tilaisuudet DIALOGI 16

17 MUUTOSVIESTINTÄ Anna muutoshankkeelle oikea sävy ja nimi o Kerro mitä tavoitellaan ja mihin pyritään? o Jos muutoksen syy tulee organisaation ulkopuolelta kerro se (=että henkilöstö ei ole toiminut huonosti sinällään) Kerro tilanne ja odotukset selvästi o Mitkä asiat muutoksessa on lukittu? ; niihin ei voi enää vaikuttaa o Mitkä muutoksen elementit on vielä auki? o Mihin asioihin toivot henkilöstön fokusoituvan? o Mihin asioihin halutaan erityisesti lisä-ideoita? o Nosta esiin edistymiset o Pienetkin edistysaskeleet luovat uskoa muutokseen o Toteutuneiden tavoitteiden viestiminen on ensiarvoista etenkin muutoksen kuolemanlaakson kohdalla TEHO AIKA 17

18 18

19 19

20 KIITOS KAIKILLE! Timo Huttunen Johtava konsultti FCG Finnish Consulting Group Oy puh ,