Aluekeskusrekisterit ARMOA Veijo Koivula Oulun seurakuntayhtymä

Transkriptio

1 Aluekeskusrekisterit Veijo Koivula Oulun seurakuntayhtymä

2 omaehtoisin sopimuksin Kirkkohallituksen mukaan (täysistunto ja yleiskirje 27/2015) kirkonkirjojenpidon alueellinen organisoituminen tapahtuu vallitsevassa tilanteessa parhaiten seurakuntien omaehtoisin sopimuksin Rekisterinjohtajien kokous Iisalmessa totesi, että käynnistettyjen hankkeiden edistämiseksi on mielekästä luoda yhteiset pohjat, joita voidaan sitten muokata kunkin alueen ja rakenteen vaatimin muutoksin Näkemys siitä, että perustehtäviltään ja -rajauksiltaan aluekeskusrekisterit tulevat olemaan samanlaisia Valittiin työryhmä työstämään luonnosmateriaali (kokoukset sekä ) Luonnosmateriaali valmistui 20.1., käytiin läpi rekisterinjohtajien kokouksessa ja on ollut kommentoitavana siitä alkaen (rekisterinjohtajat sekä Kirkkohallituksen hallintoosasto)

3 Luonnosmateriaali 1. Palveluluettelo Määrittely alueellisen keskusrekisterin tuottamista palveluista asiakasseurakunnille 2. Palvelulupaus asiakasseurakunnille Palvelukielet, ammattitaitoisuus, resurssit, palvelu- ja käsittelyajat 3. Palvelulupaus alueellisen keskusrekisterin asiakkaille Palvelukanavat, palvelu- ja käsittelyajat 4. Aluekeskusrekisterin johtosääntö Määrittely alueellisen keskusrekisterin suhteesta isäntäseurakuntaan ja asiakasseurakuntiin, yhteisjohtokunnan tehtävät ja rekisterijohtajan tehtävät 5. Aluekeskusrekisterin sopimusmalli Sopijaosapuolten keskinäinen sitoumus 6. Aluekeskusrekisterin kustannuslaskelma Lähtökohtana jäsenen keskusrekisterin henkilöstö- ja toimintakulut sekä -tuotot

4 Palveluluettelo Taustalla Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe I ja vaihe II - työryhmien määrittelyt, joita on täsmennetty Palveluluettelossa pyritty mahdollisimman kattavaan ja yksityiskohtaiseen kuvaukseen aluerekisterin ja sen asiakasseurakuntien välisestä työnjaosta Aluerekisteri hoitaa kirkonkirjojenpidon tehtävät, asiakasseurakunnissa hoidetaan seurakunnalliset tehtävät

5 Palveluluettelo A. Seurakuntien jäsenluettelon ajan tasalla pitäminen Kirjurissa B. Todistusten antaminen kirkonkirjoista C. Kirkonkirjojenpidon arkistotehtävät (paperimuotoinen aineisto eli kaste-, vihkiilmoitus-, kirkkoon liittyminen ym. lomakkeiden seulonta; toimitetaan vuosittain paikallisseurakuntiin säilytettäviksi) D. Kirjuri-raportit (Raporttipalvelun raportit kuuluvat seurakuntien tehtäviin) E. Kirjurin käyttöoikeuksien myöntäminen ja valvonta F. Koulutus, perehdyttäminen, tuki -> Tietyt Kirjurin oikeuksien määrittelytasoja koskevat tekniset kysymykset avoinna, mutta niistä on jo neuvoteltu Kirkkohallituksen SR-yksikön kanssa

6 Palvelulupaus asiakasseurakunnille aluekeskusrekisteri palvelee sopimuksessa määritellyillä kielillä Kaksikieliset keskusrekisterit (suomi, ruotsi saamen asema pohdittavana) aluekeskusrekisteri tuottaa palvelunsa ammattitaitoisesti Määritellään henkilöstön kelpoisuusvaatimukset aluekeskusrekisterin resursointi ja sijaisuudet Riittävän suuren yksikön resurssit riittävät työn tekemiseen ja sijaistuksiin aluekeskusrekisterin palvelumuodot Puhelinpalvelu, verkkopalvelut, help desk, palvelupiste(et) aluekeskusrekisterin toimintojen käsittelyajat Rekisteröinnit, tutkintapyynnöt, liittymiset, jäsentietojen tarkastukset, kotikunnattomat ja tilaukset

7 Palvelulupaus asiakkaille Palvelukanavat, aukiolo- ja käsittelyajat

8 Johtosääntö Aluekeskusrekisteri luodaan isäntäseurakunnan/-seurakuntayhtymän yhteyteen, koska muuta vaihtoehtoa ei ole Yhteisjohtokunta toimii aluekeskusrekisterin edustuksellisena johtoryhmänä, isäntäseurakunnan/-seurakuntayhtymän (yhteisen) kirkkoneuvoston harjoittaessa laillisuusvalvontaa Käytännön toimintaa johtaa ja siitä vastaa aluekeskusrekisterin johtaja Aluekeskusrekisterin johtaja päättää henkilöstön tarkemmasta työnjaosta

9 Sopimusmalli Sopijaosapuolina voi olla seurakuntayhtymiä ja yksittäisiä seurakuntia Isäntäseurakuntana on joko seurakuntayhtymä tai yksittäinen seurakunta Yhteisjohtokunnan jäsenten lukumäärän määrääminen (kiertävä edustuksellisuus suositeltavin vaihtoehto yli kymmenen sopijapuolen sopimuksessa) Isäntäseurakunta vastaa teknisestä hallinnosta Sopimukseen liittyminen ja siitä eroaminen mielekkäintä olisi tilanne, jossa kaikki sopijaosapuolet olisivat mukana alusta alkaen - tämä ei ole kuitenkaan välttämätöntä, vaan aluerekisteri voi laajentua myöhemmin

10 Kustannuslaskelma Tuottoarviona on käytetty noin jäsenen keskusrekisterin nykyistä tuottotasoa Henkilöstökuluihin on laskettu esitetyn vaativuusryhmän mukainen palkka (lisineen), palkan sivukustannukset, vuosittaiset koulutuskustannukset, isäntäseurakunnan/- seurakuntayhtymän hallintokulut, yhden työpöydän laskennallinen menoerä, yhden työaseman laskennallinen menoerä Toimistotarvikkeiden kustannusarvio pohjautuu näkemykseen siitä, paljonko puhtaasti kirkonkirjojenpitoa tekevä keskusrekisteri lähettää erilaista materiaalia Kustannuksiin vaikuttaa valittava rakenne (lähiesimiesjärjestelyt välttämättömiä esim. aluetoimistoratkaisussa) -> perustettavien alueellisten keskusrekistereiden järkevänä vähimmäiskokona pidetään jäsentä

11 Kustannuslaskelma Aluerekisterin budjetti on osa isäntäseurakunnan/yhtymän budjettia asiakasseurakunnat ottavat sen huomioon omissa talousarvioissaan Tuottojen osalta kaikilla tietty epävarmuus; KKH määrittelee maksut Kustannusten osalta ei ole yllätyksiä odotettavissa Kustannusten jaon perusteena aluerekisteriin kuuluvien seurakuntien jäsenmäärät Aluerekisterin toiminta-ajatus on tuottaa palvelut omakustannushintaan asiakasseurakunnille Kustannukset tasataan vuosittain siten, ettei synny voittoa eikä tappiota Oulun seurakuntayhtymässä kirkonkirjojenpidon kustannukset (tuotot otettu huomioon) noin 3 euroa per jäsen

12 Oulun hiippakunta Oulun hiippakunnan tilanne: kaksi keskusrekisteriä (Oulu 1966 alkaen, Kokkola ) Hailuoto kuulunut Oulun keskusrekisteriin vuodesta 2004 alkaen Kapitulin asettama työryhmä 2016 (Mari Aalto, Markku Korpela, Veijo Koivula) Oulun hiippakuntaan kolme aluekeskusrekisteriä? Viime kesänä suoritetun kartoituksen sekä ja pidettyjen neuvottelujen jälkeen Keminmaan, Lumijoen, Siikalatvan, Tervolan ja Utajärven seurakunnat käynnistävät neuvottelut Oulun seurakuntayhtymän kanssa aluerekisterin perustamiseksi Aluerekisteriin tuleminen edellyttää kirkonkirjojen digitoinnin ja sen tarkistamisen valmistumista

13 Muut hiippakunnat Hankkeita useissa hiippakunnissa meneillään, ei kuitenkaan vielä mitään valmista Mahdollisesti Lapuan hiippakunnassa kaikki seurakunnat mukana ja mahdollisesti Jyväskylän ohella kaksi aluetoimistoa

14 Kiitoksia mielenkiinnosta!