HAMINAN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU 8/2013 Kirkkoneuvosto. Simeon-talon kokoushuone

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU 8/2013 Kirkkoneuvosto Kokousaika tiistai klo Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 88 Kokouksen avaus 89 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 90 listan hyväksyminen 91 Pöytäkirjan tarkastus 92 Seurakuntamestari Anja Takalan irtisanoutuminen 93 Nuorisotyönohjaaja Riikka Karinnon irtisanoutuminen 94 Seurakunnan taloudellinen tilanne 95 Marian kirkon peruskorjaus 96 1 Kuorsalo-Seura ry:n avustusanomus 97 Yhteistoimintasopimus rakennusmestarin tehtävistä 98 Haudankaivut Haminan alueen hautausmailla 99 Kanttorin virkojen järjestely 100 Kotkan rovastikunnan seurakuntien yhteistyöselvitys Laskujen hyväksyjien määrääminen 102 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat tiedoksi 103 Kirkkoneuvoston ja valtuuston kokousajat syksyllä Muutoksenhaku puheenjohtaja

2 PÖYTÄKIRJA 8/2013 Kirkkoneuvosto Sivu 59 Aika tiistai klo Paikka Osanottajat Simeon-talon kokoushuone jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén läsnä Esko Kiri Liisa Hanski läsnä Heidi Suurnäkki Nina Janes läsnä Anne Urpalainen Arto Kivelä poissa Tuula Joenpolvi läsnä Osmo Näkki läsnä Simo Suutari Outi Silander läsnä Jaana Suikkanen Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat :t Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina Hamina Allekirjoitukset Liisa Hanski Osmo Näkki Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa

3 Kirkkoneuvosto Sivu 60 KOKOUKSEN AVAUS 88 Kirkkoherra Jari Pennanen piti alkuhartauden ja avasi kokouksen toivottaen kaikki tervetulleiksi. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 89 Asialista on lähetetty Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 90 Hyväksytään jaettu esityslista. Jaettu esityslista hyväksyttiin lisättynä kohdaksi 104 Sisäiset ateriamaksut ja siirrettiin Muutoksenhaku kohdaksi 105. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 91 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Liisa Hanski ja Osmo Näkki. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Liisa Hanski ja Osmo Näkki.

4 Kirkkoneuvosto Sivu 61 SEURAKUNTAMESTARI ANJA TAKALAN IRTISANOUTUMINEN 92 Seurakuntamestari Anja Takala on jättänyt seuraavanlaisen kirjelmän: Haminan seurakunnan kirkkoneuvosto Irtisanoudun alkaen seurakuntamestarin virasta eläkkeelle siirtymisen johdosta. Hamina ANJA TAKALA Anja Takala Päätetään merkitä irtisanoutuminen tiedoksi. hyväksyttiin. NUORISOTYÖNOHJAAJA RIIKKA KARINNON IRTISANOUTUMINEN 93 Nuorisotyönohjaaja Riikka Karinto on jättänyt seuraavanlaisen kirjelmän. IRTISANOUTUMISILMOITUS Irtisanoudun nuorisotyönohjaajan virastani Haminan seurakunnassa RIIKKA KARINTO Riikka Karinto Haminassa Kirkkoneuvosto on myöntänyt Riikka Karinnolle opintovapaata ajalle ja ajalle sosionomin opintoja varten. Hänen tehtäviään on hoitanut Antti Malo.

5 Kirkkoneuvosto Sivu 62 Tässä vaiheessa on syytä antaa kasvatustyölle tehtäväksi pohtia p.o. viran työnkuvan muuttamista ottaen huomioon Miehikkälä-Virolahtialueella olevan nuorisotyönohjaajavajeen. Myönnetään nuorisotyöntekijä Riikka Karinnolle ero nuorisotyönohjaajan virasta alkaen. Annetaan kasvatustyölle tehtäväksi selvittää kasvatustyössä tarvittavien virkojen määrä ja tehtäväkuvat. Esitykset hyväksyttiin. SEURAKUNNAN TALOUDELLINEN TILANNE 94 Heinäkuun loppuun mennessä on kirkollisverotuloja kertynyt euroa. Koko vuodelle oli budjetoitu euroa. Mikäli veroja tilitetään kuten aiemmin tänä vuonna, täyttyy budjetoitu määrä. Vuoteen 2012 verrattuna verotuloja on kertynyt 2,6 % vähemmän, euroissa vähennys on vähän yli Yhteisöveroja on kertynyt euroa. Se on 16,6 %, euroa, enemmän kuin viime vuonna vastaavaan ajankohtaan mennessä. Budjetoitu määrä euroa saavutetaan, mikäli tilityksiä kertyy samalla tavalla kuin alkuvuodesta. Yhteensä verokertymä mennessä on 0,9 % ( euroa) pienempi kuin vuonna Tuloslaskelman mukaan ( ) toimintatuottoja on kertynyt budjetoituun nähden 53,5 % eli ollaan hyvässä tilanteessa. Toimintakuluja on käytetty vain 47, 4 %. Vuosikate on positiivinen euroa. Kun siitä vähennetään poistot lähes euroa ja otetaan huomioon, että marraskuussa emme saa kirkollisverotuloja vaan joudumme maksamaan verottajalle päin, tilikaudesta on tulossa tappiollinen. Positiiviseksi tilikauden tuloksen saisi verotulojen yllättävä kasvu. Toimintatuottoja ei voi kertyä kovin paljon enemmän budjetoitua, koska tuotot on sidottu päätettyihin maksuihin ja niiden osuus tuloista on pieni. Menoista suurin kuluerä on palkat, joita ei yhtäkkiä voida vähentää. Niissä muutos tehdään pitkällä aikavälillä.

6 Kirkkoneuvosto Sivu 63 Tuloslaskelma ja taulukko verotulokertymästä jaetaan esityslistan mukana. Merkitään saatu selvitys tiedoksi. hyväksyttiin. MARIAN KIRKON PERUSKORJAUS 95 Marian kirkon peruskorjaus on aikataulussa. Urut ovat pääosin asennettu ja muutamia pillejä on äänitetty. Varsinaiseen urkujen äänitykseen päästään elokuun aikana. Kirkkosali on maalattu lähes kokonaan, sähkötyöt ovat viimeistelyä vaille valmiit. Alttarilta puuttuu polvistumispenkki ja alttaripöytä sekä muita kalusteita. Osa valaisimista on asennettu, loput asennetaan heti niiden valmistuttua elokuun aikana. Vanhat kattokruunut on viritetty paikoilleen. Sakastin välikatto todettiin kosteaksi. Kun sitä purettiin, sieltä löytyi sienikasvustoa sekä lähes täysin lahonneet kantavat puurakenteet. Kaikki rakenteet välikatosta poistettiin. Uusi välikatto on tehty ja sakastin maalauksesta, joka ei kuulunut urakkaan, on jätetty tarjouspyyntö. Tästä työstä tulee jonkin verran ylimääräisiä kustannuksia. Lisätöitä on kertynyt tähän mennessä yhteensä n euroa, kun niihin kustannusarviossa oli varattu euroa. Lisämäärärahaa anotaan kun rakennustyöt ovat valmistuneet. Merkitään saatu selvitys tiedoksi. hyväksyttiin.

7 Kirkkoneuvosto Sivu 64 KUORSALO-SEURA RY:N AVUSTUSANOMUS 96 Kuorsalon hautausmaa ei ole seurakunnan omistuksessa. Sinne on hautaoikeus Kuorsalon, Mäntlahden, Pyötsaaren ja Tammion kylän maanomistajilla ja heidän jälkeläisillään. Hautausmaata ja sen hoitoa koordinoi Kuorsalo-Seura ry. Omaiset kaivavat itse haudat. Kuorsalo- Seura järjestää keväällä siivoustalkoot hautausmaalla. Seurakunta tekee hautausmaaretken kesäkuun alussa Kuorsaloon. Retken kustannuksista vastaa osaksi seurakunta, osaksi retkeläiset. Retken yhteydessä pidetään hartaus ja keskustellaan hautausmaan ajankohtaisista asioista. Kuorsalo-Seura ry anoo seurakunnalta avustusta läp käytävän kunnostukseen ja vanhojen puiden kaatoon. Seurakunnalla on tehtäväalueella Muu seurakuntatyö varattuna järjestöille avustusrahaa euroa. Siitä on tänä vuonna käytetty 900 euroa. Kuorsalo-seuran avustusanomus Liite 1. Päätetään myöntää Kuorsalo-Seura ry:lle euroa avustusta läp käytävän kunnostuksen materiaaleihin ja puiden kaatoon tehtäväalueelta 290 Muu seurakuntatyö tililtä 4850 Muut avustukset. Selvitys avustuksen käytöstä on toimitettava seurakunnalle ennen uuden avustuksen myöntämistä. hyväksyttiin. YHTEISTOIMINTASOPIMUS RAKENNUSMESTARIN TEHTÄVISTÄ 97 Kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksessaan , että seurakunta solmii yhteistyösopimuksen Kotka-Kymin seurakuntayhtymän kanssa rakennusmestarin palkkaamisesta. Yhteistyösopimus ja rakennusmestarin tehtäväkuvaus jaetaan esityslistan mukana. Tehtävää hoitamaan on palkattu Jyrki Ahokas. Päätetään 1. hyväksyä Kotka-Kymin seurakuntayhtymän ja Haminan seurakunnan välinen sopimus rakennusmestarin tehtävien hoitamisesta ja 2. valtuuttaa talousjohtaja Tarja Partanen allekirjoittamaan sopimus hyväksyttiin.

8 Kirkkoneuvosto Sivu 65 HAUDANKAIVUT HAMINAN ALUEEN HAUTAUSMAILLA 98 Haudankaivusopimus Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky:n kanssa päättyi Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan jatkaa nykyistä sopimusta saakka. Kilpailutusta on hoidettu yhdessä Seutuhankinnan kanssa. Tarjouspyyntö julkaistiin julkisten hankintojen HILMA-järjestelmässä ja lisäksi tieto kilpailutuksesta meni seuraaville yrityksille: - Kymen KTK - Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky - Riku Mannoja Tarjous piti jättää Seutuhankinnan sähköiseen järjestelmään klo 10 mennessä. Tähän sähköiseen ilmoitukseen kävi tutustumassa kymmenen yritystä. Tarjouksen saimme ainoastaan Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky:ltä. Tarjotut hinnat: Ristiniemi/Leirikangas Husulat alv 0 % sis. alv 24 % alv 0 % sis. alv 24 % Kaivu 204,25 253,27 223,25 276,83 Tuntihinta/ lisätyö 39,62 49,13 39,62 49,13 Talvikunnossapito 39,62 49,13 39,62 49,13 Muistokiven siirto ja paikoilleen asennus/kpl 26,22 32,51 26,22 32,51 Reunakiven siirto ja paikoilleen asennus/kpl 17,48 21,68 17,48 21,68 Muut konetyöt 39,62 49,13 39,62 49,13 Henkilötyötunti 25,96 32,19 25,96 32,19 Kuljetus ja Kaivu Immosen tarjouksessa ilmoittama henkilöstömäärä ja heidän varahenkilöstönsä ovat riittävät. Samoin heidän konekantansa vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Päätetään 1. hyväksyä Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky:n tarjous haudankaivupalveluista sekä talvikunnossapidosta Haminan alueen hautausmaille 2. solmia sopimus ajalle hyväksyttiin.

9 Kirkkoneuvosto Sivu 66 KANTTORIN VIRKOJEN JÄRJESTELY 99 Seurakunnan musiikkityö on kirkkoherran johdolla kartoittanut kanttoritarpeen Haminan seurakunnassa. Reilun kahden vuoden ajan olemme saaneet kokemusta seurakuntien yhdistymisen tuomista tarpeista musiikkityössä. Kartoitusta tehtäessä on hyvin tiedostettu seurakunnan taloudellinen tilanne ja sen vuoksi on etsitty toimivuuden ja joustavuuden lisäksi myös säästömahdollisuuksia. Jumalanpalvelus- ja musiikkityön tarve on edelleen viisi kanttoria. Pienemmällä määrällä ei voida huolehtia sunnuntaisista kello 10 messuista kolmessa kirkossa Miehikkälässä, Virolahdella ja Haminassa. Kanttoreiden lakisääteiset viikonloppuvapaat ja vuosilomat aiheuttavat sen, että meillä on viikonloppuisin töissä keskimäärin kolme kanttoria. Työnjohdollisin muutoksin olemme pystyneet jo keväästä alkaen selkeästi vähentämän sijaisten käyttöä. Kuorojen, musiikkiryhmien ja monipolvisen seurakuntaelämän säilyttämisen ja kehittämisen vuoksi emme voi rakentaa jumalanpalvelus- ja musiikkielämäämme tämän enempää sijaisten tai osapäiväisten musiikkityöntekijöiden varaan. Tehdyn kartoituksen perusteella valmistelutyöryhmä ehdottaa seuraavia toimenpiteitä: 1. Seurakunnassamme on ollut täyttämättä Muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävä (M) kanttorin virka. Yhdistymisen yhteydessä tätä kanttorin virkaa kirkkohallitus ei voinut vahvistaa, koska virka oli juuri sillä hetkellä eläkkeelle siirtymisen vuoksi täyttämättä. Ko. virkaa on sijaistanut musiikinmaisteri Ulla Suutari. Työryhmä ehdottaa tämän viran täyttämistä alkaen. 2. Työryhmä ehdottaa, että Terhi Kurkon eläkkeelle siirtymisen johdosta vapautuva kanttorin Y-virka ( ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävä kanttorin virka) muutetaan alkaen M-viraksi ( muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävä kanttorin virka). Tämä toimenpide edellyttää, että kirkkovaltuusto ensin lakkauttaa nykyisen Y-viran ja sen jälkeen perustaa M-viran ja julistaa sen auki. 1. Kirkkoneuvosto julistaa Haminan seurakunnan Muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävän kanttorin viran (M-virka) avoimeksi alkaen. 2. Kirkkoneuvosto ehdottaa kirkkovaltuustolle, että se

10 Kirkkoneuvosto Sivu lakkauttaa Haminan seurakunnan Ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viran (Yvirka) alkaen ja perustaa Haminan seurakuntaan Muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävän kanttorin viran ( M- virka) alkaen ja julistaa sen samalla haettavaksi. Päätettiin 1. julistaa Haminan seurakunnan Muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävä kanttorin virka (M-virka) avoimeksi alkaen 2. ehdottaa kirkkovaltuustolle, että se lakkauttaa Haminan seurakunnan Ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viran (Yvirka) alkaen perustaa Haminan seurakuntaan Muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävän kanttorin viran (Mvirka) alkaen ja julistaa sen samalla haettavaksi. KOTKAN ROVASTIKUNNAN SEURAKUNTIEN YHTEISTYÖSELVITYS 100 Kirkolliskokous päätti toukokuussa 2013, että jokaisen seurakunnan on tulevaisuudessa (kirkolliskokouksen myöhemmin määräämänä ajankohtana) kuuluttava seurakuntayhtymään. Säädösten valmistelu tapahtuu kirkkohallituksessa, jonka jälkeen piispainkokous antaa lausunnon. Asia palaa sen jälkeen kirkolliskokouksen käsittelyyn ja jos laki syntyy, tullee se voimaan aikaisintaan Tähän liittyen Kotkan rovastikunnassa on käynnistynyt keskustelut yhteistyön mahdollisuuksista ja vaihtoehdoista. Mukaan on kutsuttu konsultiksi Kirkkopalveluista kehittämiskonsultti Raimo Turunen. Hän oli myös konsulttina, kun Haminan ja Vehkalahden seurakunnat yhdistyivät 2000-luvun alussa. Selvityksen tavoitteena on - laatia selvitys yhteistyön mahdollisuuksista ja vaihtoehdoista - auttaa tekemään hallinnolliset päätökset yhteistyöstä

11 Kirkkoneuvosto Sivu 68 - auttaa hahmottamaan, kuinka seurakunnallinen toiminta turvataan taloudellisesti kestävällä tavalla kirkon yhteiset seurakuntarakenneratkaisut huomioiden Selvitykseen sisältyy - seurakuntien profiilikuvaukset, arvio yhteistyön vaikutuksesta seurakunnalliseen toimintaan - seurakuntien talouksien tarkastelu ja talousvertailu sekä yhteistyöratkaisun vaikutus talouteen - arvio toimintaympäristön muutosten vaikutuksista yhteistyön kehittämiseen - henkilöstökartoitus, lähivuosien muutokset sekä yhteistyömuotojen vaikutus henkilöstön määrään, sijoitteluun ja tehtäväkuviin - henkilöstön ja luottamushenkilöitten kuuleminen - yhteistyön eri mallien arviointi ja vertailu - yhteistyön kehittämisen vaatiman säädöspohjan sekä muutosaloitteen hallintotien esittely - konsultin kanta yhteistyön kehittämiseksi sekä hallinnollisten päätösten valmistelu Selvityksen hinta on euroa, johon anotaan Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin kehittämisavustusta, joka on 65 % kuluista yhteensä euroa. Seurakuntayhtymän ja seurakuntien osuudeksi jäisi euroa, joka jaetaan jäsenmäärän mukaan. Haminan seurakunnan osuudeksi tulee noin reilut euroa. Rovastikuntaneuvosto on kokoontunut toukokuussa ja keskustellut Raimo Turusen johdolla selvitystyöstä. Taloushallinto kerää parhaillaan taustatietoja selvittelijälle. Merkitään asia tiedoksi hyväksyttiin. LASKUJEN HYVÄKSYJIEN MÄÄRÄÄMINEN 101 Laskujen hyväksyjät on määrätty vuoden 2011 alussa. Seurakunnan työntekijöissä ja heidän vastuualueissaan on tapahtunut muutoksia sen jälkeen, joten on perusteltua päivittää muutokset. Taloussääntö III:13

12 Kirkkoneuvosto Sivu 69 Kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Tässä ohjeessa määritellään myös, ketkä tarkastavat ja hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myös myyntilaskutustiedot on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista. Kaikkiin ostolaskuihin ja muihin tositteisiin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Menettelyllä varmistutaan siitä, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikea, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen ja se on annettujen määräysten mukainen sekä maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja käytettävää määrärahaa ei ylitetä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Liitteenä nro 2 on esitys laskujen hyväksyjistä työaloittain. Päätetään ohjeena menettelystä, että tavaran tai palvelun tilaaja tai vastaanottaja merkitsee tositteeseen vastaanottomerkinnän, jonka jälkeen liitteenä olevan luettelon mukaisesti työalojen hyväksyjät tai heidän sijaisensa merkitsevät tositteeseen merkinnän asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Maksatusluvan merkitsee kaikkiin tositteisiin talousjohtaja. hyväksyttiin. VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT TIEDOKSI 102 pöytäkirjat ovat nähtävillä kokouksessa. Merkitään päätöspöytäkirjat tiedoksi ajalta hyväksyttiin. KIRKKONEUVOSTON JA KIRKKOVALTUUSTON KOKOUSAJAT SYKSYLLÄ Päätetään syksyn kokousajat.

13 Kirkkoneuvosto Sivu 70 Kirkkoneuvoston seuraavat kokouspäivät: Tiistaina klo 16 Tiistaina , aika avoinna Tiistaina klo 16 Torstaina klo 16 Kirkkovaltuuston seuraavat kokouspäivät: Tiistaina klo 18 Torstaina klo 18 Tiistaina klo 18 SISÄISET ATERIHINNAT 104 sisäisiksi ateriahinnoiksi jaetaan kokouksessa. Hyväksytään sisäiset ateriahinnat vuodelle 2013 esityksen mukaan. hyväksyttiin. MUUTOKSENHAKU 105 Liite 3, 105.