Kunnanhallitus Mäntsälän kiinteistöjen hoidon ja huollon selvitys 164/ /2015. Kunnanhallitus 101

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Mäntsälän kiinteistöjen hoidon ja huollon selvitys 164/ /2015 Kunnanhallitus 101 Kuntatalous on suurien haasteiden edessä. Rakenteita ja toimintatapoja on kehitettävä tai luovuttava kokonaan joistakin toiminnoista. Kunnan tavoitteiden mukaisesti teknisten palvelujen tehtävänä on ollut käynnistää selvitys Mäntsälän kunnan kiinteistöjen hoidon ja kunnossapidon järjestämisestä. Selvitystä on tehty yhteistyössä Mäntsälän Vuokra-asunnot Oy:n kanssa. Selvityksessä on tutkittu Mäntsälän kunnan ja Mäntsälän Vuokra-asunnot Oy:n kiinteistönpidon mahdollista ulkoistamista, sen perusteita, edellytyksiä ja vaikutuksia. Ulkoistamisella tarkoitetaan määriteltyjen toimintojen ja resurssien siirtämistä kunnalta liikkeenluovutuksena ulkopuoliselle toimijalle. Tässä selvityksessä on käsitelty kiinteistöjen ylläpidon hoidon, huollon ja puhtaanapidon liikkeenluovutusta, jossa kiinteistönpidon koko henkilöstö, kalusto ja sopimukset siirtyisivät uudelle toimijalle. Ulkoistamisella pyritään yleensä saavuttamaan: kustannussäästöjä mahdollisuus keskittyä omaan ydintoimintaan tukipalveluiden sijasta parempaa laatua ja palvelua tekemään muutosten toteuttamisesta helpompaa kiinteistä kustannuksista muuttuvampia (joustavuus) henkilökunnalle lisää kehittymismahdollisuuksia yhtenäisempiä työtapoja Selvityksessä on kuvattu Mäntsälän kunnan ja Mäntsälän Vuokra-asunnot Oy:n kiinteistönhoidon ja huollon sekä puhtaanapidon nykytilaa niin kustannusten, laadun, henkilöstön kuin organisaation osalta. Selvityksessä on esitelty muissa kunnissa tehtyjä ulkoistuksia ja yksityisten ylläpitopalvelujen markkinatilannetta. Lisäksi selvitys kuvaa ulkoistuksen kohteet, ulkoistuksen potentiaalisia vaikutuksia sekä hankintamenettelyn yksityiskohdat. Selvityksen tavoite on, että Mäntsälän kunnan päättäjillä on riittävästi tietoa ulkoistuksen tarpeista ja mahdollisen ulkoistuksen seurauksista kunnalle päätöksentekoa varten. Eläkkeistä pyydetään tarkempi laskelma kuntien eläkevakuutukselta vasta sitten, jos kunnanhallitus päättää jatkaa ulkoistamisprosessia. Mäntsälän kiinteistönhoidon palveluista suurin osa tuotetaan ulkopuolisin voimin. Toimitilapalveluilla on useita sopimuksia eri toimijoiden ja kumppaneiden kanssa. Toimitilojen palvelujen osto oli vuonna 2014 n. 88,2 % koko toimitilojen ulkoisista menoista. Ulkoiset palvelujen ostot sisältävät muiden palvelujen ostoja, ostot tilikauden aikana, vuokrat ja muut toimintakulut. Toimitilojen

2 henkilöstökulujen osuus on n. 12 %. Investointien puolella palvelujen ostojen osuus on yli 90 %. Nykyaikainen kiinteistönhoito vaatii jatkuvaa kehittämistä ja ammattitaidon ylläpitämistä. Mäntsälän kunnan kiinteistönhuollolla on käytössään vähemmän resursseja kuin mitä toiminnalta vaadittaisiin. Korjausvelka kasvaa alibudjetoinnin seurauksena. Kaikki tämä näkyy toisaalta edullisina kustannuksina, toisaalta puutteina kiinteistöpalveluiden laadussa. Kiinteistöjen kunto rapistuu, eivätkä sisäiset asiakkaat välttämättä koe saavansa sitä palvelua mitä he tarvitsisivat voidakseen tehokkaasti tuottaa kunnan ydinpalveluita. Tilanteen parantaminen lähitulevaisuudessa ilman lisäresursointia tai toimintojen uudelleen organisointia voi olla haasteellista. Ennen vuosikymmenen vaihdetta puolet työntekijöistä jää eläkkeelle, ja uusien osaavien henkilöiden löytämisessä on havaittu haasteita. Jotta toimintaa saataisiin tehostettua ja laatua nostettua olisi toiminnan kehittämiseen panostettava enemmän. Mäntsälän kunnalla ei ole resursseja toiminnan ylläpitämiseen tasolla, jolla turvataan ydintoimintojen vaatimat välttämättömät tukipalvelut. Siirtämällä toiminta suuremman ammattiorganisaation hoitoon voidaan palveluiden laatua nostaa ehkä jopa nykyistä edullisemmilla kustannuksilla. Ulkoistus on syytä tehdä liikkeen luovutuksena, jolloin koko kiinteistöpalveluiden henkilöstö, kalusto ja sopimukset siirtyvät uudelle toimijalle. Näin varmistetaan Mäntsälän kiinteistöihin liittyvän henkilöstöllä olevan tietotaidon säilyminen kunnan käytössä. Elinkaarisopimuksilla ulkoistetut kiinteistöt on syytä jättää pois tästä ulkoistamissopimuksesta, koska niiden ylläpidosta on sovittu elinkaarisopimuksella. Puhtaanapitopalveluista osa on jo nyt tilattu ulkopuolelta ja nämä sopimukset on hyvä siirtää uudelle kiinteistönpidosta vastaavalle organisaatiolle. Kunnalle jää se osa puhtaanapidosta, josta nykyäänkin vastaa sen oma siivoushenkilökunta. Kunnossapidon investoinneista 40 prosenttia sisällytetään ulkoistamisen piiriin. Käyttötalouden kunnossapito ja 60 prosenttia kunnossapidon investoinneista jäävät edelleen kunnalle, kuten myös kunnan nykyinen kunnossapitohenkilöstö. Ulkoistamisen kautta pyritään parempaan toiminnan laatuun ja resurssien oikeaan kohdentamiseen. Muissa kunnissa tehtyjen ulkoistamisten perusteella on mahdollista olettaa myös saatavan säästöjä. Tärkeää on, että tekniset palvelut voivat keskittyä paremmin ydintehtäväänsä eli Mäntsälän elinvoimaisuuden vahvistamiseen tuotannollisten ongelmien ratkomisen sijasta. Henkilöstön kannalta kyseessä on muutos parempaan. Heidät siirretään liikkeenluovutuksella osaksi oman alansa ammattilaisten johtamaa, paremmin resursoitua organisaatiota, jolla on edellytykset uudistaa

3 työntekijöiden osaamista. Eläke-edut säilyvät, jos kunta päättää maksaa menetettävät edut korvaavasta lisäeläkkeestä. Kunnan palvelukseen jäävän johdon tehtävät muuttuvat kiinteistönhoidon osalta organisaation johtamisesta sopimuksen valvontaan. Tämä vaatii osaltaan uusien toimintatapojen omaksumista ja johtamisjärjestelmien kehittämistä. Kiinteistöjen kunto rapistuu, eivätkä sisäiset asiakkaat välttämättä koe saavansa sitä palvelua, mitä he tarvitsisivat voidakseen tehokkaasti tuottaa kunnan ydinpalveluita. Uusia teknisiä kiinteistönhoidon järjestelmiä on runsaasti ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Koko toimintaa kattavia laatujärjestelmiä ei ole, eikä henkilöstöä pystytä kouluttamaan riittävästi. Kiinteistöjen korjausvelka on kasvanut merkittävästi ja se on vuoden 2014 selvityksen mukaan n. 10 milj.. Jo tehdyissä kiinteistönhoidon ulkoistuksissa Suomessa on saavutettu %:n säästöt. Mäntsälän tapauksessa tämä merkitsisi käyttötaloudessa n. euroa vuodessa käytettäväksi kiinteistöjen, rakenteiden ja palveluiden parantamiseen. Investointipuolella haetaan myös vastaavansuuruista säästöä. Laaditun selvityksen perusteella kunnan luottamushenkilöt sekä Mäntsälän vuokra-asunnot Oy:n hallitus voivat tehdä päätöksen Mäntsälän kiinteistöjen hoidon ja kunnossapidon toteuttamisesta tulevaisuudessa. Jos neuvottelujen perusteella havaitaan, että selkeään kustannussäästöön ja tavoitteisiin ei päästä, niin hankinta tullaan keskeyttämään. Kiinteistöjen hoidon ja huollon ulkoistamiseen liittyvä alustava aikataulu ja hankkeen eteneminen 1. Kunnanhallitus Hankintailmoitus liikkeelle Ohjausryhmä IV käsitellään osallistumishakemukset 4. Neuvottelukutsu Neuvottelut välisenä aikana 6. Ohjausryhmä V tarjouspyynnön käsittely Tarjousaika Sopimusneuvottelut tarvittaessa 9. Ohjausryhmä VI tarjousten vertailu Tekninen lautakunta antaa päätösesityksen ja lausunnon kilpailullisen neuvottelumenettelyn tarjouksista Kunnanhallitus tekee päätösesityksen lokakuussa valtuustolle 12. Kunnanvaltuusto tekee lopullisen päätöksen loka- marraskuussa. Toiminnan ulkoistamisella suuremman ammattiorganisaation hoidettavaksi tavoitellaan: 1. kustannussäästöjä 2. parempaa laatua ja palvelua 3. mahdollisuus keskittyä omaan ydintoimintaan tukipalveluiden tuottamisen sijasta

4 4. henkilökunnalle lisää kehittymismahdollisuuksia 5. tekemään muutosten toteuttamisesta helpompaa 6. kiinteistä kustannuksista muuttuvampia (joustavuus) 7. yhtenäisempiä työtapoja Hankintamenettelynä käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Ulkoistuksen kohteena on Mäntsälän kunnan kunnossapitovastuulla olevan kiinteistönhoidon ja huollon, sisältäen seuraavia osakokonaisuuksia: kiinteistöjen hoidon ja huollon kiinteistöjen ulkoalueiden hoidon LVISA -järjestelmien määräaikaistarkastukset ja -huollot kiinteistöjen päivystyspalvelut käyttäjäpalvelut teknisten järjestelmien (vika) huoltotehtävät nykyisin ostetut puhtaanapitopalvelut Mahdollisesti noin 40% kunnossapitoinvestoinneista Kunnossapidon pienhankinnat Neuvotteluissa on mukana teknisen lautakunnan puheenjohtaja ja edustaja kunnanhallituksesta ja hankkeen ohjausryhmä. Sopimus on syytä tehdä vähintään viideksi vuodeksi, jotta uudelle toimijalle jää riittävästi aikaa sopeuttaa toiminta ja kattaa toiminnan aloittamiseen liittyvät investoinnit. Osallistumispyynnöllä kiinnostuneita tarjoajia pyydetään jättämään osallistumishakemus. Ilmoittautuneiden joukosta valitaan osallistujat neuvotteluihin, joiden aikana määritetään hankinnan lopullinen laajuus ja hankinnan muut yksityiskohdat. Neuvottelun pohjalta laaditaan tarjouspyyntö. Toimijaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt toimija. Lopullisen päätöksen tarjoajan valinnasta ja sopimuksen tekemisestä tekee Mäntsälän kunnanhallitus ja kunnanvaltuusto. Uuden toimijan on tarkoitus aloittaa vuoden vaihteessa. (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä puh ) Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää 1. käynnistää kiinteistöjen hoidon ja huollon kilpailullisen neuvottelumenettelyn. Neuvottelumenettelyn jälkeen pyydetään neuvottelukumppaneilta tarjous. Tarjouspyyntö käsitellään teknisessä lautakunnassa, joka tekee päätösesityksen kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle. Lopullisen päätöksen tarjoajan valinnasta ja sopimuksen tekemisestä tekee Mäntsälän kunnanhallitus ja kunnanvaltuusto sekä Mäntsälän Vuokra--asunnot Oy:n hallitus. Uuden toimijan on tarkoitus aloittaa toimintansa vuoden vaihteessa 2. että, toiminnan ulkoistamisella tavoitellaan kustannussäästöjä, parempaa laatua ja palvelua, mahdollisuutta keskittyä omaan ydintoimintaan, lisätä kehittymismahdollisuuksia henkilökunnalle,

5 helpottaa muutosten toteuttamista ja yhtenäistää työtapoja. Päätavoitteena on saada säästöä nykyisistä kiinteistönhoidon ja huoltamisen käyttötalouden ja investointihankkeiden vuosittaisista kustannuksista. 3. valita kunnanhallituksen jäsenen kilpailullisen neuvottelumenettelyn ohjausryhmään 4. suorittaa asiassa yritysvaikutusten arvioinnin ennen lopullista päätöksentekoa. Käsittely: Tekninen johtaja Hannu Seppälä ja konsultti Heikki Lonka Granlund Oy:stä olivat asiantuntijoina pykälän esittelyssä. Käsittelyn kuluessa Erkki Laukkanen esitti seuraavan muutosesityksen: "Mäntsälän kunnan kiinteistöjen hoidon ja huollon selvitys ei hyväksytä esitystä ja asia keskeytetään ja pyydetään mahdollisimman pian valtuustolle seuraavia periaatteellisia kannanmäärityksiä varten: 1) Onko kuntapalveluja ulkoistamalla valtuuston käsityksen mukaan saavutettavissa sekä parempaa laatua että kokonaistaloudellisia säästöjä? 2) Mitkä ovat niitä kunnan ydinpalveluita, joiden ulkoistamista ei edes harkita ja mitkä niitä, joiden ulkoistamista voidaan harkita. 3) Onko kunnan henkilöstö- ja työnjohdollinen osaaminen ja töiden organisointi sellaisella tasolla, että kuntapalveluja ei nykyisellään kyetä tuottamaan kilpailukykyisellä hinta-laatu -suhteella yksityiseen sektoriin verrattuna. 4) Onko riittävällä tarkkuudella selvitetty esim. kuntatekniikassa ja kiinteistöhoidossa oman henkilökunnan kykyä ja halua kehittää omaa työtään kustannustehokkaammaksi. Viestit kuntatekniikan kentältä kertovat, että henkilöstön kehittämissuunnitelmiin on suhtauduttu hyvin nuivasti. Ennen mahdollisia ulkoistamispäätöksiä on oltava selvillä yksiselitteinen tieto siitä, millaisia kokonaistaloudellisia säästöjä ja palvelujen parannuksia ulkoistamisella saavutetaan." Hannele Nyfors kannatti tehtyä esitystä. Puheenjohtaja totesi asiasta äänestettävän, koska oli tehty kannatettu muutosesitys. Puheenjohtaja ehdotti äänestystavaksi kättennostoäänestystä, joka äänetystapana hyväksyttiin. Käydyssä äänestyksessä kunnanjohtajan pohjaesitystä kannatti viisi (Salmi, Elomaa, Teppinen, Tilvis ja Virolainen) ja Laukkasen muutosesitystä neljä (Laukkanen, Liinamaa, Nyfors ja Kuisma). Puheenjohtaja totesi kunnanjohtajan päätösesityksen voittaneen. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Valittiin kilpailullisen neuvottelumenettelyn ohjausryhmään Veijo Peltola. Merkittiin, että Tapio Havula ja Marja-Leena Mäkipää ilmoittivat esteellisyytensä (ns.yhteisöjäävi) asian käsittelyyn ja päätöksentekoon ja poistuivat kokouksesta. Kokoukseen saapui varajäsen Kari Virolainen.

6 Tämän pykälän osalta puheenjohtajana toimi Petri Salmi. Merkittiin, että Anna Helin poistui kokouksesta tämän pykälän aikana klo Merkittiin, että Kari Kuisma, Reijo Liinamaa, Hannele Nyfors ja Erkki Laukkanen jättivät asiaan eriävän mielipiteensä.