T Software Project: FASTAXON

Transkriptio

1 T Software Project: FASTAXON Personal Assignment: Communication Practices Group: Muuntaja 0

2 Version History Owner of the document: Tero Leppänen Version Date Author(s) Description Tero Leppänen First Draft Tero Leppänen Recovered, chapter numbers fixed 1

3 Sisältö 1. Esittely Kommunikointimenetelmät projektityössä FASTAXON-projektin kommunikointimenetelmät Menetelmien ominaisuuksia Yahoo! Groups keskusteluryhmä Kokouskäytännöt CVS-versiohallintajärjestelmä Triviaalit menetelmät Kommunikointimatriisi Ajankäyttö Menetelmien vertailua FASTAXON-projektissa

4 1. Esittely Tämän dokumentin tarkoituksena on esitellä suunnitelma kommunikointimenetelmien käytöstä ja niiden tutkimisesta FASTAXON-projektissa. Projektissa käytettävät menetelmät on pääosin sovittu projektin suunnitteluvaiheessa (PP-iteraatio). Valittuja kommunikointimenetelmiä on useita ja niiden käyttö on joiltain osin päällekkäistä. Projektin aikana on tarkoitus tutkia eri menetelmien hyviä ja huonoja puolia sekä ohjata projektiryhmän jäseniä käyttämään kuhunkin tarkoitukseen sopivaa menetelmää. Projektin lopuksi (DE-iteraatio) tehdään yhteenveto eri menetelmien toimivuudesta ja niiden luontevista käyttötavoista. Yhteenveto esitellään projektiryhmän jäsenille. Projektiryhmän jäsenet ovat toimineet useita vuosia käytännön projektitehtävissä työelämässä. Ryhmän jäsenten edustamissa organisaatioissa on käytössä erilaisia kommunikointitapoja ja niiden muunnoksia. Projektin alussa olikin melko luontevaa ottaa joukko näitä entuudestaan tuttuja menetelmiä käyttöön. Toisaalta varjopuolena on liiallinen kommunikointikanavien lukumäärä ja toisaalta uusien menetelmien tai soveltamistapojen opettelu. Erilaisten menetelmien käyttö vaatii määrätietoisen suunnitelman. Tulee määritellä missä tilanteissa ja miten eri menetelmiä sovelletaan. Yhteisistä pelisäännöistä pitää sopia projektin alussa. Toisaalta menettelytavat iteroituvat projektin aikana kun prosessit kehittyvät. Muuttuneet ja uudet kommunikointitavat pitäisi tunnistaa, analysoida ja dokumentoida projektin aikana. Näin menetelmät saadaan kaikkien käyttöön ja niiden ominaisuudet tunnetaan ja niitä voidaan hyödyntää täysipainoisesti. Analysointi on tehtävä viimeistään projektin lopuksi, jolloin vakiintuneista käytännöistä voidaan oppia seuraavia projekteja varten. 2. Kommunikointimenetelmät projektityössä Kommunikointimenetelmien tarkoituksena on edistää työn kulkua ja auttaa projektia saavuttamaan sille asetetut tavoitteet. Menetelmät eivät ole itsetarkoitus vaan niiden pitää tukea projektia kokonaisuutena. Kommunikointimenetelmien ja tapojen valinnalla tehostetaan tiedonkulkua ja vältetään turhaa tiedottamista. 3. FASTAXON-projektin kommunikointimenetelmät PP-iteraation aikana sovittiin projektissa käytettävän seuraavia menetelmiä: - Yahoo! Groups -keskusteluryhmä - kokoukset, (esityslistat, pöytäkirjat ja tehtävälista) - CVS -versiohallintajärjestelmä 3

5 - triviaalit menetelmät (sähköposti, puhelin, tapaamiset jne.) 4. Menetelmien ominaisuuksia 4.1 Yahoo! Groups keskusteluryhmä Yahoo! Groups keskusteluryhmä on WWW-pohjainen viestin välitysjärjestelmä. Palvelu on mainosrahoitteinen ja vaatii rekisteröitymisen. Palveluun rekistyneiden kesken voidaan perustaa ryhmiä, jolloin saadaan käyttöön yhteinen keskustelualue. Ryhmälle määritellään moderaattori(t), jolla on oikeudet mm. lisätätä ja poistaa käyttäjiä sekä järjestellä ja poistaa viestejä. Ryhmän jäsenet voivat lähettää viestejä järjestelmään, joka tarjoaa ne nähtäviksi muille ja arkistoi ne. Viestejä voi selata joko aika järjestyksessä tai keskustelusäikeinä. Tämä onkin tärkein etu verrattuna esim. perinteiseen sähköpostiin. Viestit ja niiden vastaukset tulevat kaikkien nähtäviksi ja niihin voidaan palata myöhemminkin. Asetuksista riippuen jäsenet voivat saada tiedon uusista Yahoo-viesteistä myös sähköpostiinsa. Koska kukin jäsen voi säätää asetuksensa itse haluamikseen, ei voida olla varmoja siitä, saavatko kaikki jäsenet näitä sähköpostimuistutuksia. Viestien lukeminen vaatii oma-aloitteisuutta ja järjestelmään pitää erikseen kirjautua. Onkin syytä olettaa, että Yahoo! Groups -tyyppisen palvelun viestejä ei seurata jatkuvasti. Tästä johtuen on hyvä sopia ryhmän kesken jokin sopiva vasteaika, jonka puitteissa viestejä käydään lukemassa. Näin menetellen viestin lähettäjä voi olettaa, että viesti on luettu tietyn ajan kuluessa sen lähettämisestä. sopiva vasteaika on esim. 1 arkipäivä (24h). Yahoo! Groups ei sovellu kiirellisten viestien välittämiseen. Lisäksi Yahoo! Groups tarjoaa käyttöön yhteisen kalenterin, äänestysautomaatin, on-line chatin ja tiedostoarkiston. Tiedostoalueelle voi tallentaa tiedostoja yhteensä 20MB. Tiedostoille tai viesteille ei suoriteta backupia, joten pitkäaikaiseen tiedon varastointiin järjestelmä ei sovellu. On myös muistettava, että WWW-pohjaisten ja kolmannen osapuolen ylläpitämän järjestelmien tietoturvasta ei ole takeita. WWW-käyttöliittymän ansiosta järjestelmään pääsee miltä tahansa internettiin kytketyltä koneelta. Tämä on selvä etu esim. sähköpostijärjestelmiin verrattuna, koska niihin ei välttämättä ole pääsyä joka paikasta. Yahoo-järjestelmään voi lähettää myös viestejä tavallisella sähköpostilla, jolloin ei tarvitse edes loggautua järjestelmään. Yahoo! Groups ei ole ainoa WWW-pohja inen foorumi. Muita vastaavia löytyy varmasti, mutta Yahoon käyttöön päädyttiin, koska se oli entuudestaan tuttu osalle ryhmän jäsenistä Yahoon käyttäminen FASTAXON-projektissa Projektia varten perustettiin t76115muuntaja -niminen ryhmä Yahoo! Groups palveluun. Palvelua hyödynnetään koko ryhmää koskevien asioiden tiedon väliyksessä. Näitä ovat mm. erilaiset asennusohjeet, vinkit, kokouksista päättäminen, ym. 4

6 Tiedostoaluetta hyödynnetään sisäisten kokousten esityslistojen ja pöytäkirjojen välitykseen sekä tilapäisten tiedostojen siirtämiseen. Tiedostoalueelle on tehty erilliset hakemistot eri tyyppisille tiedostoille. Yahoon chat -ominaisuutta voidaan käyttää tarvittaessa korvaamaan tavallis ia kokouksia. Chat on varmasti hyödyllinen myös koodausvaiheen ongelmien selvittämisessä. Yahoota ei käytetä tietovarastona vaan ensisijainen varastointipaikka on CVS-tietokanta. Osa Yahoossa käytävästä keskustelusta saattaa jalostua esim. asennusohjeeksi, jolloin se muokkauksen jälkeen siirretään CVS-tietokantaan. Yahoo on tarkoitettu ryhmän sisäiseen viestintään, eikä sinne tarjota pääsyä asiakkaalle tai mentorille. Yahoon viestien lukemisen vasteajaksi on sovittu 1 arkipäivä (24h). Yahoon moderaattoreina toimivat Mika Hakkarainen ja Tero Leppänen. 4.2 Kokouskäytännöt Hyvin järjestetyt kokoukset ovat tehokas tapa tiedon välittämiseen useammalle henkilölle yhtäaikaa. Toisaalta huonosti valmistellut ja tehottomasti hoidetut kokouset vievät tarpeettomasti projektiryhmän aikaa. Kokouksia varten tulee valmistella esityslista ja kokouksen päätökset kirjataan pöytäkirjaan tai tehtävälistaan Kokouskäytännöt FASTAXON-projektissa FASTAXON-projektissa järjestetään kolmentyyppisiä kokouksia 1. Asiakaspalaverit - Vakioaika: to osallistujat: asiakas, projektiryhmän jäsenet valikoidusti - projektipäällikkö tekee esityslistan tai valtuuttaa jonkun toisen tekemään sen. Esityslista jaetaan säköpostitse asiakkaalle ja Yahoon kautta projektiryhmälle. - pöytäkirja ja päivitetty tehtävälista toimitetaan ryhmälle ja asiakkaalle kokouksen jälkeen, pöytäkirja ja tehtävälista tallennetaan CVS-tietokantaan. 2. Sisäiset palaverit - vakioaika: ti osallistujat: projektiryhmän jäsenet valikoidusti 5

7 - koollekutsuja tekee esityslistan. Esityslista jaetaan Yahoo! Groups järjestelmän kautta. - pöytäkirja ja esityslista tallennetaan Yahoo! Groups järjestelmään. Tehtävälistaa päivitetään ja se tallennetaan CVS-tietokantaan 3. Mentor-tapaamiset - 1 kerta / iteraatio, paitsi PP-iteraatiossa 2 kertaa - projektipäällikkö sopii ajankohdan - osallistujat: projektiryhmä ja mentor - projektipäällikkö valmistelee esityslistan, jakelu sähköpostilla mentorille ja Yahoon kautta projektiryhmälle - pöytäkirja ja esityslista tallennetaan Yahoo! Groups järjestelmään. Tehtävälistaa päivitetään ja se tallennetaan CVS-tietokantaan Kokouspöytäkirjan laatija valitaan valitaan aakkosten mukaan kiertävässä järjestyksessä. Kokouksille on ennalta varattu viikottaiset ajat, jolloin ryhmän jäsenten on helppoa huomioida ne henkilökohtaista ajankäyttöä suunnitellessa. Kokouksia järjestetään tarvittaessa. Kokouksissa käytetään pyötäkirjan rinnalla action point register listaa, johon on listataan avoimet tehtävät, niiden vastuuhenkilö ja deadline-päivä. Lista käydään läpi kokouksessa ja siihen lisätään kokouksen aikana päätetyt tehtävät. Lista pyritään pitämään yksiselitteisenä. Listalla otettavat tehtävät ovat sopivan kokoisia yhden henkilön suoritettaviksi ja ne ovat yksikäsitteisiä. Jokaiselle tehtävälle määritellään vain yksi vastuuhenkilö, jaetun vastuun käsitettä ei tunneta. Vastuuhenkilö voi luonnollisesti delegoida tehtävän tai osan siitä muille ryhmän jäsenille. Tehtävät, jotka todetaan tehdyiksi, siirretään suljettujen tehtävien listalle. Listan tarkoituksena on helpottaa tiedon hakemista avoinna olevista tehtävistä, eri kokouksissa käsitellyt asiat kootaan yhteen listaan, joten ryhmän jäsenten ei tarvitse selata läpi useita kokouspöytäkirjoja. 4.3 CVS-versiohallintajärjestelmä CVS on ilmainen ohjelmisto, joka on tarkoitettu helpottamaan ohjelmistojen versiohallintaa. CVS:n avulla useat käyttäjät voivat muokata samoja dokumentteja ja lähdetiedostoja samanaikaisesti. Vanhaan versioon voidaan aina haluttaessa palata. Ryhmätyössä automatisoidun versiohallintajärjestelmän käyttö on lähes välttämätöntä. 6

8 4.3.1 CVS:n käyttö FASTAXON-projektissa CVS-tietokanta sijaitsee Niksulan palvelimella, jonne projektiryhmän jäsenillä on pääsyoikeudet. FASTAXON-projektia varten on luotu tietokanta, jossa on valmiina hakemistorunko, jonka mukaan erityyppiset tiedostot voidaan sijoittaa oikeaan paikkaan. CVS:ää käytetään SSh-yhteyden yli esim. Tortoise front-endin kautta tai suoraan sovelluskehittimestä (Eclipse). Lähdekoodien lisäksi CVS-tietokantaan tallennetaan kaikki projektiin liittyvä säilyttämisen arvoinen dokumentaatio. Tarkempi kuvaus tästä löytyy projektisuunnitelmasta. Kommunikoinnin kannalta oleellisia dokumentteja ovat: - asiakaspalavereiden esityslistat ja pöytäkirjat - tehtävälista Action point register - edistymisraportit Progress reports, joita esitellään kunkin iteraation lopussa sidosryhmille - projektisuunnitelma - määrittelydokumentit, speksit - asennus- ja käyttöohjeet - testisuunnitelmat ja -raportit CVS-tietokannassa olevien dokumenttien päivittäminen omalle koneelle on rutiininomainen toimenpide, joka tulee suorittaa aina, kun aloitetaan työskentely projektin parissa. Dokumenttien muutokset näkyvät CVS front-edin raporttilistssa automaattisesti. Lisäksi tiedostoissa on versiohistoria, josta voi tarkistaa kulloisenkin version ja siihen tehdyt muutokset. Koska CVS-järjestelmä ei aktiivisesti informoi käyttäjiä dokumenttien muutoksista, kannattaa suuremmista muutoksista, kuten uusien dokumenttien lisäämisestä jne. keskustella muiden ryhmän jäsenten kanssa esimerkiksi Yahoon välityksellä. Versiohallinnan käytön helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi valittiin FASTAXON-projektiin vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on huolehtia CVS:n hakemistorakenteesta, työkaluista, julkaisuista ja muista versiohallintaan liittyvistä asioista. FASTAXON-projektissa CVSvastuuhenkilö on Hannu Törnroos. 4.4 Triviaalit menetelmät Kaikki tavalliset arkipäiväiset kommunikointimenetelmät ovat luonnollisesti hyödynnettävissä projektityössä. Näiden käytössä on kuitenkin tunnettava niiden rajoitukset ja soveltuvuus joukkotiedottamiseen projektiryhmälle ja sidosryhmille. Triviaaleja menetelmiä ovat mm: 7

9 - tapaamiset - sähköposti - puhelin 8

10 5. Kommunikointimatriisi Alla olevassa taulukossa on esitelty FASTAXON-projektissa käytettävät kommunikointitavat erilaisissa tilanteissa. Asia Vastuuhenkilö, lähde Kohde Ajankohta Yahoo message Sisäisen palaverin Projektipäällikkö tai Projektiryhmä 1 vrk ennen esityslista koollekutsuja palaveria Sisäisen palaverin pöytäkirja Pöytäkirjanpitäjä Projektiryhmä 1 vrk palaverin jälkeen Asiakaspalaverin esityslista Projektipäällikkö Projektiryhmä, 1 vrk ennen asiakas palaveria Asiakaspalaverin pöytäkirja Pöytäkirjanpitäjä Projektiryhmä, asiakas 1 vrk palaverin jälkeen Yahoo file X X Yahoo chat Asiakas Asiakas CVStietokanta Ryhmä Ryhmä Asiakaspal averi Sisäinen palaveri Review meeting Speksimutokset Projektiryhmä, Tarvittaessa Keskustelu Muutetut Päätökset asiakas dokumentit Työnjakoon liittyvät asiat Projektipäällikkö Projektiryhmä Tarvittaessa Keskustelu Projektisuunnit Päätökset elma Aikatauluasiat Projektipäällikkö Projektiryhmä, Tarvittaessa Keskustelu Projektisuunnit Päätökset asiakas elma Status-raportointi sidosryhmille Projektipäällikkö Asiakas, mentor Viikottain Asiakas, mentor Versiohallintaan, Projektiryhmä Projektiryhmä Tarvittaessa Kysymykset Keskustelu kehitysympäristöön, yms. Työkaluihin liittyvät kysymykset ohjeet Palavereiden osallisujista ja Projektipäällikkö Projektiryhmä 3-5 vrk ennen Kysely Mentor, ajankohdasta sopiminen palaveria ryhmälle asiakas Uusista buildeista Release manager Projektiryhmä Buildin Tiedote Versiohistoria tiedottaminen yhteydessä Dokumenttien välitys Account manager Asiakas Tarvittaessa X (CVS:stä) asiakkaalle Dokumenttien välitys Projektipäällikkö Mentor Tarvittaessa X mentorille Review raportit Projektipäällikkö Asiakas, mentor Ennen katselmointia Tallenus Asennusohjeet Projektiryhmä Projektiryhmä, Tarvittaessa X asiakas Käyttöohjeet Projektiryhmä Projektiryhmä, Tarvittaessa X asiakas Action point register Pöytäkirjanpitäjä Projektiryhmä 1 vrk palaverin Tallenus Käsittely Käsittely jälkeen Esittely 9

11 6. Ajankäyttö Kommunikointisuunitelma on tehty pääosin PP-iteraatiossa ja se on dokumentoitu tarkemmin I1- iteraatiossa (tämä dokumentti). Menetelmien toimivuutta ja mahdollisia korjauksia suunnitelmaan tehdään projektin aikana. DE-iteraatiossa tehdään yhteenveto eri menetelmistä ja niiden käyttökelpoisuudesta. Yhteenveto esitellään projektiryhmälle. Tehtävä Suunnittelu, PP-vaihe Suunnittelu ja dokumentointi, I1-vaihe Seuranta projektin aikana PP-DE vaiheet, 1,5h/iteraatio Yhteenveto, DE-iteraatio Esittely ryhmälle Tunnit 2,5 h 4 h 7,5 h 2 h 1 h Yhteensä 16 h 10

12 7. Menetelmien vertailua FASTAXON-projektissa - tämä tehdään DE-iteraatiossa - eri menetelmien hyvät ja huonot puolet - mitä käytäntöjä syntyi spontaanisti projektin aikana? - miten hyvin todellisuus vastasi suunnitelmaa? - mitä opittiin? - miten suunnittelua voisi kehittää? 11