Valtioneuvoston asianhallinnan esiselvitys. Päätösesitys jatkotoimenpiteistä, Luonnos VNASE-laajennettu projektiryhmä ja -projektiryhmä

Transkriptio

1 Valtioneuvoston asianhallinnan esiselvitys Päätösesitys jatkotoimenpiteistä, Luonnos VNASE-laajennettu projektiryhmä ja -projektiryhmä

2 VNASE-hankkeen esitykset jatkotoimenpiteiksi, luonnos Hanke esittää, että Valtioneuvoston asianhallinnan kehittäminen toteutetaan vaiheittain erikseen asetettavina hankkeina (hankinnan valmistelu, kilpailutus ja toteutus, käyttöönottojen valmistelu). Valtioneuvoston asianhallintajärjestelmän hankinnan valmistelu hanke (VAHVA, tässä PowerPoint-esityksessä Hanke 1) asetetaan mahdollisimman pian. VNASE-hankkeen kustannusarvioon sisältyvä ja VM:n ja Valtorin väliseen projektipalvelun toimeksiantoon sisältyvä Valtorin resurssi enintään 1 htp/vko 2014 loppuun, yht. enintään 16 htp tilataan jatkokehittämisen tueksi. Hankitaan Hanke 1:ä varten hankepäällikköresurssi 5 htp/vko loppuun Asianhallinnan kehittämishankkeiden ulkopuolella tapahtuu kehitystä, jonka tulokset ovat edellytyksiä yhteisen asianhallintaratkaisun käyttöönotolle: Valtioneuvoston organisaatioiden yhtenäinen ICT-infrastruktuuri tukee asianhallintaa: yhtenäinen työasemaympäristö yhtenäinen pääsynhallinta yhteinen käyttäjähakemisto Toiminnan (asianhallintaan liittyvät prosessit) kuvaaminen ja yhtenäistäminen, tiedonohjaussuunnitelma (TOS/eAMS) (alkaen syksy 2014, oltava käyttöönotettavissa n puoliväliin mennessä), luokitellun aineiston käsittely. Harkittava kehittämisen tueksi konsultointia.

3 Valtioneuvoston asianhallinnan kehittäminen kokonaisuutena, karkean tason hahmotus Hanke 1, VNK: Valtioneuvost on asianhallinna n hankinnan valmistelu - hanke Lisäksi: VNHY, Edellytysten luonti yhteisen asianhallinnan kehittämiselle Asettaminen, suunnittelu, käynnistäminen syys-loka Konsultointien hankinta loka-marras Vaatimusmäärittely loka - tammi Tarjouspyynnön kokoaminen tammi-helmi Hankkeen päättäminen - maalis Hanke 2, VNHY: hankinta. Voi koostua useammasta erillisestä kilpailutuksesta Ydinjärjestelmä ja priorisoidut VNHY lisäpalvelut Käyttöönotot 2018 loppuun Käyttöönotot alkaen 2016 Järjestelmän toimitus, ydinjärjestelmä ja lisäpalvelut, vaiheet I-III Hanke 3, VNHY: toteutus. Voi sisältää useita alaprojekteja. pilotointi migraatiot Infrastruktuuri ja palvelutuotanto integraatiot Käyttöönotot ja koulutus Valmiina pilotointiin mennessä Asianhallintaan liittyvä: yhteiset prosessit, TOS, eams, tehtäväluokitukset, Infrastruktuuriin liittyvä: yhtenäinen työasemaympäristö, pääsynhallinta

4 Ehdotus, Hanke 1: hankinnan valmistelu Omistaja ja asettaja: VNK Ohjausryhmä: ehdotetaan hallintojohtajien kokousta, kunnes VNHY aloittaa toimintansa Rahoitus: ehdotetaan tasajakoa osallistujien kesken, arvio n. 165 t, kutakin ministeriötä kohden Toimikausi: tai alkaen (riippuen resursointimahdollisuuksista) Tavoite: Hankinnan valmistelu. Tavoitellaan tuotepohjaista ratkaisua ja nopeaa yhteisen asianhallintajärjestelmän kehittämistä. Pilotointi ja tuotantokäyttöönotot alkaisivat 2016 lopulla. Kokonaisuudessaan uusi ratkaisu olisi käytössä valtioneuvoston organisaatioissa v loppuun mennessä.

5 Tehtävät, mm: Ehdotus, Hanke 1: hankinnan valmistelu Valtioneuvoston yhtenäisen/yhteisen asianhallintajärjestelmän Päätöksenteko avoimista linjauksista Kohdearkkitehtuurin tarkentaminen Käyttäjien tarpeiden selvittäminen/ yhteistyö loppukäyttäjien kanssa Vaatimusmäärittely kilpailutusta varten, ml. mm.: Hankinnan kohde (ydinjärjestelmä ja priorisoidut vaiheet, liittymien vaiheistus, asianhallinnan tarjoamat palvelut vs. muista järjestelmistä tarjotut palvelut, rajaus EU-valmisteluun) Prosessikuvaukset ja käyttötapaukset yhdessä käyttäjien kanssa Tekninen vuoropuhelu toimittajien kanssa Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Huom. Hyödynnetään mahdollisimman paljon valmiita tuotoksia (nyk. ratkaisut, toteutuneet kilpailutukset) Kustannushyötylaskelma, investointilaskelma elinkaarelle, palvelun/palvelukokonaisuuden kuvaaminen, rahoitus, palvelun hallintamallin laatiminen Kilpailutusmallin tarkentaminen ja tarjouspyynnön kokoaminen sekä tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (ml. sopimusmallit, vastauslomakkeet) Jatkokehittämisen (toimenpiteiden/hankkeiden) tarkentava suunnittelu Toimintaympäristön tiedottaminen tulevasta muutoksesta (muutokseen valmentaminen)

6 Hanke 1: hankinnan valmistelu Organisointi (1/2): Ohjausryhmä: hallintojohtajat Hankepäällikkö: kokopäiväinen tehtävä Projektiryhmä: Kuten nyk. VNASE-projektiryhmä (min. 2 htp/vko/jäsen), 5-7 jäsentä Työskentelyn tukena alaryhmät, jotka voivat perustua kokonaan/osittain VNHY 2015-hankkeen jo olemassa oleviin alaryhmiin ja niiden kokousaikoihin. VNASE hyödyntää VNHY 2015-hankkeen tuotoksia ja tarkentaa niitä tarpeen mukaan. Hankkeet sopivat konkreettisesta tehtävänjaosta ja tuotosten aikataulutavoitteista. Asianhallintaryhmä (kuten VNASE laajennettu projektiryhmä) 0,5-1 htp/vko/jäsen Tietohallinnon, tietoturvan ja arkkitehtuurin nimetyt asiantuntijaryhmät, 1 htp/kk/jäsen Loppukäyttäjien ja substanssitoimintojen/prosessien työpajat ja katselmoinnit: esim. 5 työpajaa á 20 henkilöä, jäseneltä 1 htp työpajaan, 1 htp katselmointiin Osallistuvien organisaatioiden voimavarojen ja harkinnan mukaan oma hanketta tukeva työ

7 Hanke 1: hankinnan valmistelu Organisointi (2/2): Asiantuntijat: Konsultointi ja nimetyt asiantuntijat: Konsultointi käytettävän rahoituksen harkitun tarpeen mukaan mitoitettuna esim. seuraaviin osa-alueisiin: vaatimusmäärittelyn tuki, hankintajuridinen ja kilpailutusprosessin asiantuntemus, tietoturva, käytettävyys ja käytettävyystestaus, protomalli, POC. Valmistelun tehtäviin Valtorista hankittava projektipalvelu. Nimetyt asiantuntijat eri osa-alueilta, kuten hankintajuridiikka, erilaiset ICTasiantuntemuksen osa-alueet (tietoliikenne, IAM, integraatiot, käyttöoikeuksien ja pääsynhallinta, käyttöpalvelut), arkkitehtuuri, tietoturva, viestintä Rajapinta VNHY 2015 hankkeeseen: VNHY hankkeen tiedonohjaus ja arkistonmuodostus valmisteluryhmä koordinoi ja yhteen sovittaa ministeriöiden tarpeita sekä osallistuu yhteisen asianhallinnan sisällön ja toiminnallisten tarpeiden määrittelyyn. Valmisteluryhmän alatyöryhmissä käynnistetään myös valtioneuvoston yhteisen tehtäväluokituksen ja tiedonohjaussuunnitelman laadintatyötä.

8 Haaste: Hankepäällikkö Ehdotettu kokopäiväistä hankepäällikköä, koska: Esitetty jatkokehittäminen on intensiivinen vaihe, jossa työskennellään yhteistyössä 14 organiaation ja mahdollisesti useiden konsulttien kanssa. Tavoitteena on myös osallistaa ministeriöiden virkamiehiä työskentelyyn, mikä lisää tarvittavaa panosta. Hankkeen arvioitu hankeorganisaation sisäisen työn määrä on 900 htp, mistä arvioitu hankepäällikköresurssi on 11 %. (Toimitusprojekteissa projektipäällikköresurssitarpeeksi arvioidaan tyypillisesti 10 % kokonaismäärästä.) Hankkeen läpivienti suunnitellusti (aikataulu, kustannukset, laatu) on tärkeää, jotta kehittämisen seuraavat vaiheet saadaan sujuvasti toteutettua. Panostaus hankkeen hallintaan vapauttaa projektiryhmän kiinnittämään huomion sisältöön. Vaihtoehtoina hankepäälliköksi on tutkittu: VNHY 2015 hankkeen vetovastuuta Valtorin resurssi (Jaana Koivunen): vaikeaa irrottaa ennen 2015 alkua, koska sidottuna 3 htp/vko Valtioneuvoston hanketiedon esiselvitykseen. Valtorissa ei muutakaan heti vapaata resurssia. Osallistuvan ministeriön resurssi: henkilöitä on vaikeaa irrottaa kokonaan nykyisistä tehtävistä. Projektinhallinnan tehtävien tarkka roolittaminen ja jakaminen projektiryhmässä: kuormittaa projektiryhmää, 1 htp/vko ei tälläkään keinolla riitä. Vetovastuun jakaminen: Hallinnollinen projektipäällikkö (projektin tekninen vetovastuu ml. kirjoitustyöt ja projektitekniset asiat), Sisällöllinen projektipäällikkö joka vastaa asiakaan tarpeista ja kokonaisuudesta "isännän tai emännän ääni" (tässä mukana sisäinen markkinointi, yhteydet VNHY:öön, asiakasnäkökulma yms.)

9 Ohjausryhmä * Hallintojohtajien kokous Hanke 1: hankinnan valmistelu, * Hankkeen tavoitteet ja toimintaedellytykset, tuotosten hyväksyntä jne. organisointi Ohjausryhmä Projektiryhmä: Raportointi * Suunnittelu, alaryhmien toiminnan ohjaus, hankkeen tuotosten sisältö ja koostaminen * Konsultointihankinnat. * VNASE- ja VNHY 2015 tehtävien ja aikataulujen yhteen sovittaminen Asiantuntijat/ konsultointi Projektiryhmä Projektiryhmä Koordinointi ja yhteensovitta minen VNHY 2015, tiedon ohjaus ja arkistonmuodost us Alaryhmät: * Osa-alueittaiset ryhmät: asianhallinta, tietoturva, tietohallinto, arkkitehtuuri, * Loppukäyttäjien ja substanssin työpajat Alaryhmä Alaryhmä Alaryhmä Alaryhmä Hyödynnetään VNHY hankkeen alaryhmiä Nimetyt asiantuntijat: * esim. hankintajuridiikka, arkkitehtuuri, tietoturva, viestintä

10 Htp-arviot, hanke 1 Työskentelyyn osallistuva ryhmä ohjausryhmä Hankepäällikkö (projektiryhmä) kokoontumistihe ys Kuukausittain tai tarvittaessa useammin Henkilöjen lkm Htp-arvio / vko tai kk Htp yht 14 0 (olemassa oleva) 1 5/vko 100 projektiryhmä Viikoittain = /vko 200 Alaryhmät (asianhallinta) Alaryhmät (tietohallinto, tietoturva, arkkitehtuuri) Alaryhmät (loppukäyttäjät, substanssi) 2/kk (5 kk) Arvio: 15 0,5-1/vko 300 1/kk Arvio=20 1/kk työpajaa + katselmointikierr os Yht. enintään htp/koko hanke 200 Yhteensä 900

11 Konsultointien hinta-arvio, hanke 1 Konsultoinnit, jotka tukevat hankinnan hyvää laatua hankitaan harkinnan mukaan Htp-arvio Hinta-arvio Vaatimusmäärittelyn tuki Hankintajuridinen ja kilpailutusprosessin asiantuntemus (kilpailutusta edeltävä) Tietoturva (tarjouspyynnön auditointi) Käytettävyys (vaatimuksissa), käytettävyystestaus (hankinnassa), Protomalli (loppukäyttäjien käyttötapaukset) Mahd. POC:in valmistelu tarjouspyyntöön Valtorin projektipäällikkö v 2014, rahoitus VNASE-hankkeesta ( ) 16 0 Hankepäällikköresurssi Yhteensä

12 Kehittäminen kokonaisuutena, kustannukset, takaisinmaksuaika Uuden ratkaisun vaatimien hankekustannusten ja investointien on arvioitu kokonaisuudessaan olevan suuruudeltaan 8 milj. luokkaa jakautuen viidelle vuodelle (mikäli päädyttäisiin uuskilpailutukseen, omaa virkatyötä ei ole huomioitu). Valtioneuvoston organisaatioissa tulevan asianhallintaratkaisun käyttäjämäärän arvioidaan olevan n Mikäli oletetaan, että koko virkamieskunta käyttää ratkaisua sen elinkaaren aikana 5 v, investointi on kannattava 5 vuoden takaisinmaksuajalla, jos se tehostaa jokaisen virkamiehen työtä vähintään 3 minuuttia päivässä. Alustavan arvion mukaan yhteisen asianhallintaratkaisun jatkuvan palvelun kustannus voi asettua samalle tasolle nykyisen tilanteen kanssa, mutta kustannuksella saa kaikille organisaatioille saman asianhallinnan palvelutason, joka tavoitetilassa on nykyisiä ratkaisuja kattavampi. Jatkuvan palvelun hallinnointi tehostuu nykytilaan verrattuna.

13 Pakollisen investoinnin luonne? Uudistus on välttämätön, mm. koska sopimuskaudet päättyvät muutaman vuoden tähtäimellä. Osa järjestelmistä on vanhentunut/vanhentumassa teknisesti. Ne eivät enää ole ylläpidettävissä tai niiden kehittäminen ei enää ole kannattavaa. Liittyen edelliseen kohtaan: osa VN:n organisaatioista ei pääse siirtymään yksinomaan sähköiseen arkistointiin ja asiakirjahallintaan ilman uutta järjestelmää. Nykyisen järjestelmän muuttaminen sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin vaatimuksia (SÄHKE2) vastaavaksi on joko täysin mahdotonta tai liian kallista ja työlästä. Sähköisen ja paperiaineiston käsittely ja säilyttäminen rinnakkain ei ole kustannustehokasta.

14 Yhteisen asianhallintaratkaisun kehittämisen tärkeimmät hyödyt syntyykö 3 minuutin hyöty/pv/virkamies??? Käyttäjien tarpeet huomioiva moderni käyttöliittymä Mahdollistaa yhtenäiset toimintatavat ja -prosessit Organisaatiorajat ylittävät yhteiset prosessit Valtioneuvoston organisaatioiden käsittelemien asioiden elinkaari muuttuu yksinomaan sähköiseksi (sähköisestä asioinnista sähköiseen arkistointiin) Tieto yhdessä paikassa helposti löydettävissä ja jalostettavissa Samaa asiakirjaa ei tarvitse tallentaa useaan asianhallintajärjestelmään Integroitavuus osaksi valtion ja valtioneuvoston yhteistä järjestelmäarkkitehtuuria Nykyisen järjestelmäkirjon hallinnoinnista yhteisen ratkaisun hallinnointiin Asiakirjahallinnon tehtävät tehostuvat, mikä aiheuttaa huomattavia säästöjä. Mahdollistaa ratkaisun käyttämisen yhteisenä sähköisenä arkistona myös muille sähköisille järjestelmien (esim. Kieku - ja Heli 2) aineistolle. Tämä vähentää paperiarkiston käsittelystä aiheutuvia kustannuksia. Mahdollistaa myös muiden keskitettyjen ratkaisujen käyttöönoton (esim. skannausratkaisu), jolloin mm. työmäärä ja useista ratkaisusta johtuvat lisenssikustannukset vähenevät.

15 todennäköisyys suuri keskim. pieni Riskit, hanke Asettamisen viivästyminen 2. Rahoituspäätökset viipyvät tai rahoitus rajaa laatua (konsultoinneissa) 3. Liian niukka resursointi (ei kohdenneta tai resursseja ei ole) 4. Yhteinen näkemys ei löydy 5. Rinnakkaiset hankkeet kuormittavat, toimintaympäristön muutos 6. Toimijoiden lukumäärä, erot näkemyksissä, tarpeissa, toimintatavoissa ja kypsyydessä 7. Hankittavan ratkaisun omistaja syntyy vasta 1.3. (päätöksenteko) 8. Valmistuminen viivästyy 9. Omistajuus voi muuttua kesken hankkeen vähäinen keskim. vaikutus merkittävä

16 todennäköisyys suuri keskim. pieni Riskit, kokonaistavoite Viiveet päätöksenteossa 2. Rahoituspäätökset viipyvät tai rahoitus rajaa laatua (konsultoinneissa) 3. Hankinnan toteutus epäonnistuu 4. Hankintalain uudistus 5. Arkistolain uudistus 6. Toimintaympäristön muutos (lait, VNHY) 7. Tavoitteet liian laajat, ei saavuteta tai kehitys liian hidas 8. Hankinnan rajaus ja vaatimukset tehdään epärealistisesti 9. Muussa kehittämisessä tapahtuvat muutokset (esim. aikataulumuutosten heijastumat) 10. Nykyisten järjestelmien jatkokehitykseen joudutaan investoimaan 11. Resursointi, htp-panos ei ole riittävä vähäinen keskim. vaikutus merkittävä