UULA Uudet palvelu- ja toimintamallit Lapissa

Transkriptio

1

2 UULA Uudet palvelu- ja toimintamallit Lapissa

3 Julkaisija Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä PL Rovaniemi ISBN

4 Julkaisija KUVAILULEHTI LAPIN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Tekijät projektitiimi: Janne Okkonen, Lotta Anttila, Maarit Pirttijärvi, Sirpa Liimatta, Tellervo Paananen Julkaisun laji julkaisu Luottamuksellisuus julkinen Julkaisun nimi UULA Uudet palvelu- ja toimintamallit Lapissa Tiivistelmä UULA-projektin tavoitteena vuosina oli toteuttaa uusilla tavoilla sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja sekä potilaille että asiantuntijoille hyödyntäen erilaisia sähköisiä järjestelmiä. Lisäksi UULA koordinoi alueellisesti kansalliseen ekanta-kokonaisuuteen liittymistä yhteistyössä sairaanhoitopiirien kanssa. Projektia hallinnoi Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Projekti toteutettiin yhteistyössä Länsi- Pohjan sairaanhoitopiirin ja Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymien kanssa. Projektin kohderyhmänä oli Lapin maakunnan sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat sekä alueen väestö. Projektissa tehtiin yhteistyötä monien eri kehittämishankkeiden ja järjestelmätoimittajien kanssa. Projektin tuloksena kansalaisille ja ammattilaisille suunnattuja sähköisiä palveluita on saatavilla Virtuaalisesta sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksesta. Projektissa kehitetyt ja laajennetut uudet palvelu- ja toimintamallit ovat perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonta, terveydenhuollon verkkoasiointi, sähköiset lomakkeet, sähköinen ajanvaraus, palvelutekstiviestit sekä videoneuvottelu. Projekti koordinoi myös kansalliseen eresepti-palveluun liittymistä ja antoi tukea kunnille palveluun liittymisen edellyttämissä tehtävissä. Projektin aikana kansalaisten mahdollisuudet käyttää vaihtoehtoisia sosiaali- ja terveydenhuollon verkkopalveluita lisääntyivät. Verkkopalvelut lisäävät palveluiden saatavuuden tasa-arvoisuutta Lapissa, missä välimatkat ovat pitkiä. Ammattilaisten tietoturvaosaaminen parantui tietoturvan ja tietosuojan verkkokoulutuksen sekä tietosuojakäsikirjan myötä. Projektin tavoitteet toteuttaa sosiaali- ja terveyspalveluita uusilla tavoilla sähköisesti onnistuivat hyvin. Sähköisen lääkemääräyksen käyttöönotto toteutui Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin jäsenkunnissa kesällä 2011 sairaanhoitopiirin omana toimintana. Lapin sairaanhoitopiirin jäsenkunnissa käyttöönotto tapahtuu vuoden 2012 aikana. Projektin kokonaiskustannukset vuosille olivat yhteensä , johon Lapin lääninhallitus myönsi avustusta EAKR-toimenpideohjelmasta 60 %. Projektiin osallistuneiden organisaatioiden jäsenkuntien omarahoitusosuus oli yhteensä Avainsanat verkkopalvelut, informaatioteknologia, terveydenhuolto, sosiaalihuolto Kokonaissivumäärä 73 Kieli suomi, englanti ISBN

5 Utgivare PRESENTATIONSBLAD SAMKOMMUNEN FÖR LAPPLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Författare projekt team: Janne Okkonen, Lotta Anttila, Maarit Pirttijärvi, Sirpa Liimatta, Tellervo Paananen Typ av publikation publikation Konfidentialitet offentlig Publikation UULA Nya tjänste- och verksamhetsformer i Lappland Sammanfattning UULA-projektets målsättning åren var att genomföra social- och hälsovårdens tjänster på nya sätt för både patienter och experter genom att utnyttja olika elektroniska system. Dessutom samordnar UULA regionalt den nationella anslutningen till ekanta-systemet i samarbete med sjukvårdsdistrikten. Projektet administrerades av samkommunen för Lapplands sjukvårdsdistrikt. Projektet genomfördes i samarbete med Länsi-Pohja sjukvårdsdistrikt och samkommunen för servicecentret Kolpene. Projektets målgrupp var aktörerna inom landskapet Lapplands social- och hälsovård samt områdets befolkning. Inom projektet samarbetade man med många olika utvecklingsprojekt och systemleverantörer. De elektroniska tjänster riktade till medborgare och professionella som projektet har resulterat i finns tillgängliga hos Virtuaalinen sosiaali- ja terveyspalvelukeskus (Virtuella centret för social- och hälsovårdstjänster). De nya tjänste- och verksamhetsmodeller som har utvecklats och utvidgats inom projektet är familje- och socialtjänsternas rådgivning på nätet, hälsovårdens elektroniska kommunikation, elektroniska blanketter, elektronisk tidsbokning, servicetextmeddelanden samt videokonferenser. Projektet samordnade även anslutning till den nationella erecept-tjänsten och gav stöd till kommunerna i det arbete som krävdes för anslutning till tjänsten. Under projektet ökade medborgarnas möjligheter att använda alternativa nättjänster för social- och hälsovård. Nättjänsterna ökar den likvärdiga tillgängligheten till tjänster i Lappland, där avstånden är stora. De professionellas kompetens inom datasäkerhet förbättrades genom nätutbildning i datasäkerhet och datasekretess och handboken i datasekretess. Projektets målsättning att tillhandahålla social- och hälsovårdstjänster elektroniskt på nya sätt uppnåddes väl. Elektroniska läkemedelsordinationer infördes i medlemskommunerna i Länsi-Pohja sjukvårdsdistrikt sommaren 2011 som sjukvårdsdistriktets egen verksamhet. I medlemskommunerna i Lapplands sjukvårdsdistrikt införs de under De totala kostnaderna för projektet för åren var sammanlagt , och Lapplands länsstyrelse beviljade 60 procent i bidrag från åtgärdsprogrammet ERUF. Den egna finansieringsandelen för kommunerna i de organisationer som deltog i projektet var sammanlagt Nyckelord virtuellt center för social- och hälsovårdstjänster, nättjänster, KanTa, hälso- och sjukvård, socialvård Sidoantal 73 Språk finska, engelska ISBN

6 Publisher DOCUMENTATION PAGE LAPLAND HOSPITAL DISTRICT JOINT MUNICIPAL BOARD Authors project team: Janne Okkonen, Lotta Anttila, Maarit Pirttijärvi, Sirpa Liimatta, Tellervo Paananen Publication type publication Confidentiality public Title of publication UULA New services and operational models in Lapland Abstract The objective of the UULA project in was to implement social and health care services in a new way for both patients and health care professionals by utilising different electronic systems. UULA also coordinated the connection of the region to the national ekanta service in collaboration with the hospital districts. The project was managed by the Lapland Hospital District Joint Municipal Board and implemented in cooperation with the Joint Municipal Boards of Länsi-Pohja Health Care District and Kolpene Service Centre. The target group of UULA consisted of operators in the social and health care service sector in the province of Lapland as well as the residents of the province. The project collaborated with several development programmes and system providers. As a result of the project, electronic services are available for residents and professionals in the Virtual Social and Health Care Centre. The new services and operational models developed and expanded during the project include online family and social service consultations, online health care services, electronic forms, online appointment booking, text messaging services and videoconferencing services. The project also coordinated the connection of the district to the national eprescription service and supported the municipalities in their related preparatory tasks. The project provided residents with new opportunities to use alternative social and health care services online. Online services make citizens more equal with regard to the availability of services on account of the vastness of physical distances in Lapland. The data security skills of professionals were improved by data security and data protection online training and the data protection handbook. The project was successful in its objective of implementing social and health services by new electronic means. The Länsi-Pohja hospital district implemented eprescription internally within its municipalities in 2011, while implementation in the municipalities of the Lapland Hospital District is scheduled for The total costs of the project between 2008 and 2011 came to 1,504,000, of which 60 per cent was financed by the Lapland provincial government as part of the ERDF programme. The selffinancing contributions of the participating organisations member municipalities totalled 604,000. Keywords virtual social and health care centre, online services, KanTa, health care, social services No. of pages 73 Language Finnish, English ISBN

7 Olggosaddi GOVVIDANLÁĐĐI LAPPI BUOHCCEDIKŠUNBIRE GIELDDAIDOVTTASTUPMI Dahkkit prošeakta: Janne Okkonen, Lotta Anttila, Maarit Pirttijärvi, Sirpa Liimatta, Tellervo Paananen Publikašuvnna šládja preanttus Luhtolašvuohta almmolaš Prentosa namma UULA Ođđa bálvalus- ja doaibmamállet Sámis Čoahkkáigeassu UULA-prošeavtta ulbmilin jagiid lei ollašuhttit ođđa vugiin sosiála- ja dearvvasvuođafuolahusa bálvalusaid sihke buohcciide ja áššedovdiide ávkkastallamin sierra elektrovnnalaš vuogádagaid. Lassin UULA koordinere guovlluguovdásaččat nationála ekanta-ollisvuhtii searvama ovttasbarggus buohccedikšunbiriiguin. Prošeavtta hálddaša Lappi buohccedikšunbire gielddaidovttastupmi. Prošeakta ollašuhttojuvvui ovttasbarggus Länsi-Pohja buohccedikšunbiriin ja Kolpene bálvalusguovddáša gielddaidovttastumiin. Prošeavtta čuozáhatjoavkun ledje Lappi eanagotti sosiála- ja dearvvavuođafuolahusa doaibmit ja guovllu álbmot. Prošeavttas dahkkui ovttasbargu máŋggaiguin sierra ovddidanfidnuiguin ja vuogádatdoaibmiiguin. Projšeavtta boađusin álbmogii ja ámmátolbmuide oaivvilduvvon elektrovnnalaš bálvalusat leat oažžumis Virtuála sosiála- ja dearvvasvuođabálvalanguovddášis. Prošaevttas ovddiduvvon ja viiddiduvvon ođđa bálvalus - ja doaibmamállet leat bearáš- ja sosiálabálvalusaid internet-rávven, dearvvasvuođafuolahusa áššiid dikšun interneahtas, elektrovnnalaš skovit, elektrovnnalaš áigevárren, bálvalusteakstasáddagat sihke videorávven. Prošeakta koordinerii maiddái nationála eresaepta-bálvalussii searvama ja attii doarjaga gielddaide bálvalussii searvamii gáibidan doaimmain. Projšeavtta áigge álbmoga vejolašvuođat geavahit molssaevttolaš sosiála- ja dearvvasvuođafuolahusa internet-bálvalusaid lassánedje. Interneahttabálvalusat lasidit bálvalusaid oažžuma dásseárvvu Sámis, gos gaskkat leat guhkit. Ámmátolbmuid diehtodorvomáhttu buorránii diehtodorvvu ja diehtosuoji neahttaskuvlema sihke diehtosuodjegiehtagirjji mielde. Prošeavtta ulbmilat ollašuhttit sosiála- ja dearvvasvuođabálvalusaid ođđa vugiiguin elektrovnnalaččat lihkostuvve bures. Elektrovnnalaš dálkkasmearrádusa atnui váldin ollašuvai Länsi-Pohja buohccedikšunbire lahttogielddain geassit 2011 buohccedikšunbire iežas doaibman. Lappi buohccedikšunbire lahttogielddain atnui váldin dáhpáhuvvá jagi 2012 áigge. Prošeavtta ollišlaš guosttádusat jagiide ledje oktiibuot , masa Lappi leanaráđđehus juolludii doarjaga EAKR-doaibmaprográmmas 60 %. Prošektii oassálastán organisašuvnnaid lahttogielddaid iešruhtadanoassi lei oktiibuot Čoavddasánit virtuála sosiála- ja dearvvasvuođabálvalanguovddáš, interneahttabálvalusat, KanTa, dearvvasvuođafuolahus, sosiálafuolahus Olles siidoamearri 73 Giellla suopma, eŋgelasgiella ISBN

8 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO LÄHTÖKOHDAT Taustatiedot Tavoitteet TOTEUTUS Rahoitus ja kustannukset Toimijat TULOKSET Virtuaalinen sosiaali- ja terveyspalvelukeskus palveluita kansalaisille ja ammattilaisille Perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonta - neuvontaa ja ohjausta asiakaslähtöisesti Terveydenhuollon verkkoasiointi vaihtoehtoinen palvelukanava Sähköiset lomakkeet turvallista tiedonvälitystä Sähköinen ajanvaraus helpottaa asiointia Palvelutekstiviesteillä helpotusta jononhallintaan ja tiedonkeruuseen Videoneuvottelu palvelua etänä Koordinointi helpottaa kuntia ereseptin käyttöönotossa Tietoliikennekartoitus Paikalliset projektit käyntiin Varmennekortit tuotantoon Monitoimijaympäristö haasteena ereseptiketjussa Tietoturva ja tietosuoja koko henkilöstön osaamisen perusta TIEDOTUS JOHTOPÄÄTÖKSET JA SUOSITUKSET Uudenlaisia palvelu- ja toimintamalleja käyttöön Monitoimijaympäristö tiimityöskentelyn ja jatkokehittämisen haasteina. 35 LIITTEET 6

9 Sanasto Asiakas EAKR earkisto eresepti ekanta/kanta IP-videoneuvottelu JHS KASTE Tässä dokumentissa asiakkaalla tarkoitetaan sekä terveydenhuollon potilasta että sosiaalitoimen asiakasta Euroopan aluekehitysrahasto Sähköinen potilastietoarkisto Sähköinen lääkemääräys Kansallinen terveydenhuollon arkisto, joka muodostuu seuraavista kokonaisuuksista: ereseptikeskus, earkisto, potilaskohtainen tiedonhallintapalvelu sekä kansalaisille suunnattu Omien tietojen katselu Internet-verkkoa hyödyntävää teknologiaa, jonka avulla voidaan välittää kuvaa ja ääntä tietokoneiden välillä. Neuvotteluun voi osallistua kaksi tai useampi neuvottelupiste. Julkisen hallinnon suositukset, jotka hyväksyy Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma Lapin sairaanhoitopiiri Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä PaKaste Pohjois-Suomen monialaiset sosiaali- ja terveyspalvelut - hanke Poske STM VASKI VRK Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus, Lapin toimintayksikkö Sosiaali- ja terveysministeriö Vammaispalveluiden kehittämisyksikkö, joka toimii vammaistyön kehittämisasiantuntijana muodostaen Lapin, Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan kunnille sekä järjestöille kehittämis- ja tutkimustoiminnan yhteistyöverkoston. Väestörekisterikeskus 7

10 1 JOHDANTO UULA-projekti oli EAKR:n rahoittama hanke, joka toimi vuosina Sen tavoitteena oli toteuttaa uusilla tavoilla sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja sekä potilaille että asiantuntijoille hyödyntäen erilaisia sähköisiä järjestelmiä, mm. internetiä. Lisäksi UULA koordinoi alueellisesti kansalliseen ekanta-kokonaisuuteen liittymistä yhteistyössä sairaanhoitopiirien kanssa. Kansalliset KanTa-palvelut koostuvat ereseptikeskuksen ja earkiston käyttöönotosta. Projektin kohderyhmänä oli Lapin maakunnan kaikki 21 kuntaa, kaksi sairaanhoitopiiriä (Lappi ja Länsi-Pohja) sekä Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä. Projektia hallinnoi Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ja se toteutettiin yhteistyössä Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sekä Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen kanssa. Projektin kokonaiskustannukset vuosille olivat yhteensä , johon Lapin lääninhallitus (myöh. Lapin liitto) myönsi avustusta EAKR-toimenpideohjelmasta 60 %. Projektiin osallistuneiden organisaatioiden jäsenkuntien omarahoitusosuus oli yhteensä LÄHTÖKOHDAT 2.1 Taustatiedot Lapin maakuntaohjelman mukaisesti koko maakunnan väestölle nähdään tärkeänä laadukkaiden hyvinvointi- ja terveyspalveluiden saatavuuden turvaaminen. Lapissa väestörakenteen muutos ja väestön keskittyminen asettavat kunnille haasteita hyvinvointipalvelujen järjestämisessä ja haasteisiin vastaaminen edellyttää sosiaali- ja terveyspalveluiden aktiivista kehittämistä. Sosiaali- ja terveydenhuollon sektorilla nähdään tärkeänä seudullisen yhteistyön lisääminen sekä palvelujen eri tuottamistapojen kokeileminen uusissa yhteyksissä. Sosiaalipalveluissa painopisteinä ovat ylikunnallinen yhteistyö sosiaalialan erityispalvelujen ja sosiaalipäivystyspalvelujen kehittämisessä. Terveydenhuollossa painopisteinä ovat innovaatiot, jotka liittyvät uusien palvelujen järjestämis- ja tuottamistapojen luomiseen. Aluekehitystyön keskeisiä sisältöjä hyvinvoinnin edistämiseksi sekä peruspalvelujen laadun ja saatavuuden turvaamiseksi ovat mm. sähköisten palveluiden kehittäminen, hyvinvointialojen yrittäjyyden ja sosiaalisten innovaatioiden edistäminen sekä hyvinvointipalvelutyöpaikkojen vetovoimaisuuden lisääminen ja työvoiman saatavuuden turvaaminen. Lapin ja Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirien toiminnan tarkoituksena on yhteistyössä jäsenkuntiensa kanssa tuottaa alueensa väestölle korkeatasoisia perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon palveluja. Sairaanhoitopiirit toteuttavat tehtävää yhteistyössä erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien sekä kuntien terveys- ja sosiaalitoimen kanssa. Lapin sairaanhoitopiiriin kuuluu 15 kuntaa ja alueella asuu n asukasta. Länsi- Pohjan sairaanhoitopiiriin kuuluu kuusi (6) kuntaa ja alueella asuu n asukasta. Etäisyydet kuntien välillä ovat suuret ja asiointi terveyskeskuksista erikoissairaanhoitoon vie pitkien välimatkojen vuoksi runsaasti aikaa. Tärkeä tavoite on korkeatasoisten palve- 8

11 luiden saatavuus tasa-arvoisesti sairaanhoitopiirin koko alueella. Terveydenhuollon rakenteet uudistuvat ja teknologian kehitys jatkuu nopeana. Jatkuva henkilöstön tieto-taidon arvostaminen, ylläpito ja kohottaminen ovat sairaanhoitopiirien keskeisiä tavoitteita. Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen tehtävänä on alueellaan edistää perus- ja erityisosaamista sosiaalialalla. Osaamiskeskuksen toiminta kattaa koko sosiaalialan. Erityisinä painopistealueina ovat sosiaalityö, varhaiskasvatus, kansalaisten hyvinvointia ja hyvinvointipalveluja koskeva tutkimus, sosiaalisten vaikutusten arviointi, ikääntyvien palveluiden kehittäminen sekä teknologian hyödyntäminen sosiaalialalla. Tietoteknologian hyödyntäminen ja entistä laajempi käyttöönotto eri sosiaalitoimen osaja sisältökysymyksissä nähdään tärkeänä. Lapin toimintayksikkö toimii kuntien tukena teknologian käyttöönotossa, sisältöjen ja sovellusten kehittämisessä sosiaalitoimeen sopiviksi. Pohjois-Suomen hankkeissa tehdään yhteistyötä. Lapin, Länsi-Pohjan ja Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiireillä on pitkät perinteet tietohallintoyhteistyöstä. Hankintoja on toteutettu myös yhdessä kilpailuttaen. Yhtenäinen tietojärjestelmäkanta antaa parhaan mahdollisen lähtökohdan sairaanhoitopiirien välillä jatkuvaan yhteistyöhön. Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin KAISA-hankkeessa, joka oli valtakunnallinen kertomusjärjestelmien klusterihanke, kehitettiin ESKO-sairauskertomusjärjestelmää täyttämään kansalliselle sähköiselle sairauskertomukselle asetetut vaatimukset. Hankkeeseen osallistuvat myös Lapin, Länsi-Pohjan ja Vaasan sairaanhoitopiirit. Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus on välittänyt sosiaalitoimen ammattilaisille suojatussa verkossa konsultaatioita vuodesta 2003 lähtien. Konsultaatioita on välitetty lastensuojeluun, lakiasioihin, varhaiskasvatukseen, toimeentuloturvaan, vammaispalveluihin, ja päihdehuoltoon liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi Poske on kehittänyt sosiaalitoimen verkkoneuvontaa ja -ohjausta yhteistyössä Lapin läänin kuntien kanssa (Kemijärvi, Tornio ja Rovaniemi) vuodesta 2006 lähtien. Sosiaalitoimen verkkoneuvonta on kansalaisten käytössä. Neuvonta tapahtuu verkossa tietoturvallisesti suojatussa yhteydessä. Lasten ja nuorten psykososiaalisten palveluiden seudullinen kehittäminen Lapissa - hankkeessa pilotoitiin palveluiden välittämistä ja konsultaatiota asiakkaille sekä ammattilaisille IP-pohjaisten videoneuvottelujärjestelmien välityksellä. Pohjois-Suomen monialaiset sosiaali- ja terveyspalvelut -hanke (PaKaste) käynnistyi Hankkeelle myönnettiin valtionavustusta kansallisen sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämisohjelmasta (KASTE) vuoden 2009 hausta. Lapin osahankkeita ovat perusterveydenhuollon ja sosiaalityön kehittäminen sekä terveyden edistäminen. 2.2 Tavoitteet UULA-projektin tavoitteena oli toteuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden palveluja uusilla tavoilla. Projektin tarkoituksena oli kehittää organisaatioiden sisäisiä ja organisaatioiden välisiä toimintatapoja sekä lisätä kansalaisen osallisuutta omaan hoitoonsa sekä palveluunsa. Tavoitteena oli saada erikoisalojen osaaminen osaksi perusterveydenhuollon prosesseja lähelle asiakasta. Sosiaalitoimessa tavoitteena oli kehittää uudentyyppisiä peruspalvelujen toteuttamistapoja sekä maakunnallisia yhteistyömuotoja palvelujen turvaamiseksi. Palvelut toteutettiin hyödyntämällä uutta teknologiaa. Projektin kohderyhmänä olivat sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaat, ammattilaiset ja alan opiskelijat sekä organisaatiot Lapin maakunnassa. Mahdollisiksi kohderyhmiksi mää- 9

12 riteltiin myös yksityiset ja ns. kolmannen sektorin palveluntuottajat. Projektin tulosten hyödynsaajina olivat lisäksi Lapissa käyvät matkailijat, kausityöläiset ja rajaseutujen väestö (ruotsalaiset, norjalaiset, venäläiset). Palveluita kehittämällä pyrittiin saavuttamaan merkittäviä etuja kansalaisille. Tavoitteena oli, että sähköisen asioinnin avulla sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen laatu paranisi ja palvelun vasteajat lyhenisivät. Vaihtoehtoisten palvelukanavien määrän lisääntyminen antaa enemmän mahdollisuuksia palveluiden saatavuuteen ja oman hyvinvoinnin ylläpitämiseen. Tavoitteena oli palvelujen tuottaminen kustannustehokkaammin. Projektin tavoitteina olivat: 1) Vahvistaa kansalaisen osallisuutta omaan hoito-/palvelukokonaisuuteensa. 2) Kehittää ammattihenkilöiden välisiä sähköisiä konsultaatioita ja palveluja, asiakasohjausta sekä moniammatillista yhteistyötä eri toimijoiden kesken. 3) Edistää asiakastiedon saatavuutta/hyödynnettävyyttä yli organisaatiorajojen sisältäen myös informoinnin osalta merkittävimmät yksityiset palveluntuottajat. 4) Luoda edellytyksiä tuottaa laadukkaita hyvinvointipalveluita asiakkaiden asuinpaikasta riippumatta siten, että palvelujen saatavuus ja saavutettavuus lisääntyvät. 3 TOTEUTUS 3.1 Rahoitus ja kustannukset Projektin kokonaisbudjetti oli euroa, josta EAKR- ja valtion rahoituksen osuus oli Kuntayhtymien omarahoitusosuus oli 40 % kokonaiskustannuksista. Projektilla oli yhteinen kokonaisbudjetti, josta vastasi hallinnollisesti Lapin sairaanhoitopiiri. Tehtävät ja kirjanpito olivat hajautettu kolmen eri organisaation kesken. Maksuliikenteestä, kirjanpidosta ja maksatushakemusten toimittamisesta rahoittajalle vastasi Lapin sairaanhoitopiiri, joka laskutti projektin omarahoitusosuudet osallistuvilta sopijaosapuolilta. Projektin henkilöstökulut olivat suurin menoerä johtuen projektille myönnetystä yhden (1) vuoden jatkoajasta. Suurimpia laite- ja ohjelmistokustannuksia muodostui verkkoneuvonnan edelleen kehittämisestä ja uusien palvelujen avaamisesta, sähköisen ajanvarauksen käyttöönotosta ja eresepti-palveluun liittymisen valmistelusta. 10

13 Kokonaiskustannukset, , jakautuivat seuraavan kuvan mukaisesti eri kululajeihin. Muut kulut 16 % Toimistokulut 2 % Vuokrakulut 1 % Kone- ja laitehankinnat 9 % Matkakulut 5 % Ostopalvelut 7 % Henkilöstökulut 60 % Kuva 1. Projektin kulujen jakautuminen Toimijat UULA-projektin kohderyhmänä oli Lapin läänin kaikki 21 kuntaa, kaksi sairaanhoitopiiriä (Lappi ja Länsi-Pohja) sekä Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä. Projektia hallinnoi Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ja se toteutettiin yhteistyössä Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sekä Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen kanssa. Projektin johtajana toimi Lapin sairaanhoitopiirin johtaja. Projektille nimettiin ohjausryhmä, projektiryhmä ja projektitiimi (Liite 1). Toteuttajien kesken laadittiin yhteistyösopimus ja kaikkien jäsenkuntien kanssa tehtiin kirjallinen sopimus projektiin osallistumisesta. Sopimuksessa nimettiin vastuuhenkilöt, jotka toimivat kuntien yhteistyötahoina projektissa lääkärin, hoitajan, sosiaalityöntekijän ja atk-henkilön roolissa. Nimetyt henkilöt osallistuivat projektityöhön jäsenkunnan omana toimintana ja edistivät uusien palvelu- ja toimintamallien käyttöönottoa. Käyttöönoton toteutukseen vastuutettiin lisäksi yksi tai useampi työntekijä organisaatiossa. Projektitiimi muodostui projektipäälliköstä, projektisihteeristä ja projektityöntekijöistä, joiden määrä vaihteli projektin aikana. Tiimin palkkakustannukset maksettiin projektista. Tiimin jäsenet työskentelivät Lapin ja Länsi-Pohjan sairaanhoitopiireissä sekä Pohjois- Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksessa ja olivat työsopimussuhteessa omiin organisaatioihinsa. Organisaatioiden ohjeistus ja käytännön työskentelytavat poikkesivat toisistaan, mikä toisaalta rikastutti, mutta osaltaan myös hankaloitti yhteistyötä. Projektitiimin tehtävänä oli projektin tavoitteiden ja toimenpiteiden toteuttaminen. Projektiryhmän tehtävänä oli vastata projektin tavoitteiden mukaisesta etenemisestä, osallistua hankintaesitysten tekemiseen ohjausryhmän linjausten perusteella ja seurata projektin kustannus- ja työaikakertymää. Projektiryhmän tehtävänä oli myös vastata projektin tuotosten kuten dokumenttien ja ohjelmien sisällön laadusta. Projektiryhmä motivoi 11

14 projektissa mukana olevia kehittämään toimintaa tavoitteiden mukaisesti. Projektiryhmään nimettiin jäsenet ja heille varajäsenet. Kaikilla jäsenillä oli oikeus osallistua kokouksiin, joita pidettiin keskimäärin joka toinen kuukausi. Ohjausryhmä kokoontui kaksi kertaa vuodessa. Ohjausryhmän tehtävänä oli tuoda projektiin laaja ja pätevä asiantuntemus sekä valvoa projektin toiminnallista ja taloudellista etenemistä. Ohjausryhmä koostui kuntien, erikoissairaanhoidon, järjestöjen ja eri alojen asiantuntijoista. Lisäksi ohjausryhmän kokoonpanoon kuuluivat rahoittajan edustajat. Yhteistyötä projektissa tehtiin muun muassa Pohjois-Suomen monialaiset sosiaali- ja terveyspalveluiden (PaKaste), KanTa:an liittyvien kehittämishankkeiden, Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen (Tikesos), Tervein mielin Lapissa -hankkeen, Tukeva Lapin osahankkeen, epohjois-suomen ja Länsirajalla toteutetun rajayhteistyöhanke Gränslös Vård:n kanssa. 4 TULOKSET 4.1 Virtuaalinen sosiaali- ja terveyspalvelukeskus palveluita kansalaisille ja ammattilaisille Virtuaalinen sosiaali- ja terveyspalvelukeskus on palveluympäristö, jonka kautta kansalaisilla ja ammattilaisilla on mahdollisuus saada palveluja verkossa. Palvelukeskus on käytettävissä ympäri vuorokauden ja sen käyttö on tietoturvallista. Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen palveluita on kehitetty sekä asiakkaiden että ammattilaisten käyttöön. Palveluiden tuottajina ja kehittäjinä toimivat kunnat, kuntayhtymät, järjestöt, Lapin yliopisto, ammattikorkeakoulut, aluehallintoviranomaiset, maakuntien liitot sekä yksityiset palveluntuottajat ja teknologiayritykset. Virtuaaliseen sosiaali- ja terveyspalvelukeskukseen on mahdollista liittää jatkossa uusia palveluita asiakkaiden ja ammattilaisten tarpeiden mukaan. Sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijöiden tavoitettavuus on tiedossa oleva ongelma. Esimerkiksi ruuhkaisten puhelintuntien aikana asiakkailla on usein vaikeuksia päästä keskustelemaan työntekijän kanssa. Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen kautta asiakas voi ajasta ja paikasta riippumatta jättää kysymyksensä työntekijöiden vastattavaksi tai varata ajan palveluun. Verkkopalvelut mahdollistavat myös palveluiden tarjoamisen etäälle. Kansalaiset ja asiantuntijat voivat käyttää palveluja paikasta riippumatta, mikäli heillä on riittävät tietoverkkoyhteydet. Ammattilaisille Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen tuomat muutokset mahdollistavat työnteon aikatauluttamisen aiempaa tarkemmin ja resurssien ennakoinnin tehokkaammin. Palveluita voidaan tarjota omaan kuntaan, mutta myös kuntarajat ylittäen. Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen ammattilaisosion, ekollegan, kautta voidaan välittää tietoturvallisesti moniammatillisia konsultaatiopalveluita kirjallisesti tai videoneuvotteluteitse. Poske avasi ensimmäisen asiantuntijoiden käyttöön suunnatun verkkokonsultaatiopalvelun vuonna Ammattilaiset voivat sähköisesti tilata palveluita muilta asiantuntijoilta sekä tarjota omaa erityisosaamista toisille ammattilaisille. UULA-projektin alkaessa päätettiin koota Lapin alueen sähköiset palvelut samaan portaaliin. Tavoitteena oli auttaa palvelun tuottajia ottamaan käyttöön sähköisiä palveluita ja saamaan teknistä sekä palveluprosessin muutokseen tarvittavaa tukea UULA-projektin 12

15 kautta. Kehitystyön alkaessa terveydenhuollon ensisijaisiksi tarpeiksi nousivat sähköinen ajanvaraus ja sähköiset lomakkeet. Lisäksi verkon kautta tapahtuva kysymys-vastaus - asiointi sekä videovälitteinen asiakaspalvelu koettiin tärkeiksi kehittämisen kohteiksi. Tiedonsiirtopalveluiden kehitystyö käynnistyi vuonna 2010, kun Kolpeneen palvelukeskus avasi kaikkiin Lapin kuntiin tiedonsiirtopalvelun kehitysvammahuollon vastaaville ja vammaispalvelun sosiaalityöntekijöille. VASKI-hankkeessa luotiin tiedonsiirtopalvelun rakenne. UULA-projektissa laajennettiin tiedonsiirtopalveluja suojattua yhteyttä käyttäen eri organisaatioiden välillä. UULA-projektissa laajennettiin perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvontaa ja ammattilaisten välisiä tiedonsiirtopalveluja. Lisäksi toteutettiin terveydenhuollon verkkoasiointi ja sähköinen ajanvaraus sekä KanTa-koordinaatio. Seuraavassa kuvassa on koottuna Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen palvelutarjonta. Palveluportaalin ylläpitäjänä toimii Poske. Portaali löytyy osoitteesta: Kuva 2. Virtuaalinen sosiaali- ja terveyspalvelukeskus. UULA-projektin päättyessä verkkoneuvontapalveluun oli kirjautunut verkkopankkitunnuksilla tai sähköisellä henkilökortilla eri asiakasta. Verkkoneuvojia, verkkokonsultteja sekä tiedonsiirron vastaanottajia oli 581 ja asiantuntijatunnusten käyttäjiä

16 4.1.1 Perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonta - neuvontaa ja ohjausta asiakaslähtöisesti Verkkoneuvontapalvelun avulla asiakas voi kysyä sosiaalipalveluiden asiakkuuteensa liittyviä kysymyksiä tietoturvallisesti internetin välityksellä. Hän saa kysymykseensä henkilökohtaisen vastauksen. Kysymykset ja vastaukset sekä niihin liittyvät ohjeet tallentuvat henkilökohtaiselle asiointitilille. Perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonnan avulla parannetaan kuntalaisten tiedonsaantia sosiaalitoimeen liittyvissä asioissa. Palvelua kehitettiin, sillä sosiaalitoimen työntekijöitä on hankalaa tavoittaa puhelimitse. Lisäksi sähköpostitse tapahtuvat yhteydenotot ovat jatkuvasti lisääntyneet. Verkkoneuvontapalvelun hyvän tietoturvan ansiosta asiakkaat voivat kysyä luottamuksellisesti neuvoja henkilökohtaisissa arkielämän tilanteissa ja ongelmissa. Ammattilaiset antavat kysyjälle henkilökohtaisen, yksilöidyn vastauksen viimeistään viiden päivän kuluessa kysymyksen saapumisesta. Usein vastaus lähetetään jo saman päivän aikana. Kysyjä saa halutessaan matkapuhelimeensa ilmoituksen hänelle saapuneesta vastauksesta. Kysymykset ja niihin saapuneet vastaukset tallentuvat henkilökohtaiselle asiointitilille. Kirjalliset vastaukset ja ohjeet helpottavat asiakasta toimimaan oikein, sillä ohjeisiin voi palata jälkeenpäin. Useat sosiaalitoimen palvelut ovat jatkossakin sellaisia, että ne edellyttävät henkilökohtaista tapaamista asiakkaan ja ammattilaisen välillä. Asiakkaan kohtaaminen, henkilökohtainen palvelu ja perinteinen asiakkuus ovat palvelutoiminnan perusta, jonka ympärille uudet palvelumallit sovitetaan. Sähköinen asiointi ja neuvontapalvelut ovat vaihtoehtoisia tapoja ottaa yhteyttä ammattilaiseen, kun asian laatu ja asiakkaan toimintaedellytykset sen mahdollistavat. Verkkopalveluiden vakiinnuttaminen vaatii jatkuvaa markkinointia ja tiedottamista. On tärkeää, että palvelut ovat näkyvästi esillä palvelupisteissä ja helposti löydettävissä kuntien www-sivuilta, jotta asiakkaat ovat tietoisia uusista palveluista. Kunnat tuottavat perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvontaa omalla henkilöstöllään. Uudella tavalla tuotetuissa palveluissa on tärkeää, että jo niiden suunnittelutyöhön otetaan kuntien sosiaalitoimen henkilöstö tiiviisti mukaan. Osa palveluista on käytössä alueellisesti. Kemijärvi on toiminut palveluiden keskittämisen edelläkävijänä. Siellä otettiin käyttöön seudulliset palvelut, joiden myötä kysymyksiä on voinut lähettää myös Sallasta, Savukoskelta ja Pelkosenniemeltä. Sosiaalitoimen työntekijät ovat kokeneet hyväksi, että asiakkaiden yhteydenottoihin voi vastata oman työnteon kannalta sopivimpaan aikaan. Myös vastaajaryhmissä toimiminen on koettu hyväksi. Ryhmässä palvelu tuotetaan nopeammin ja laadukkaammin kuin yhden vastaajan palveluissa. Seuraavalla sivulla olevassa taulukossa kuvataan perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonnan käyttäjäorganisaatiot, tarjotut palvelut sekä palveluiden käyttöönoton ajankohta. Kysymysten määrä mennessä oli yhteensä lähes

17 Taulukko 1. Perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonnan käyttö kunnissa. Kunta/ asukasluku Enontekiö Palvelut myös saamenkielellä Inari Kemijärvi Kemi Kolari Muonio Ei työntekijäresurssia v Rovaniemi Tornio Perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonta Tarjolla olevat palvelut Aikuissosiaalityö Lastensuojelu ja lapsiperheiden sosiaalipalvelut Toimeentulotuki Vammaispalvelut Vanhustenhuolto Aikuissosiaalityö ja toimeentulotuki Lastensuojelu Lastenvalvoja Päihdehuolto Päivähoito Talous- ja velkaneuvonta Edunvalvonta Lasten ja perheiden palvelut Lastenvalvoja Toimeentulotuki Talous- ja velkaneuvonta Vanhus- ja vammaispalvelut Aikuissosiaalityö ja toimeentulotuki Lastensuojelu ja lastenvalvoja Nuorten palvelut Päihdetyö: A-klinikka ja kuntoutumiskoti Törmi Sosiaalinen luotto ja talousneuvonta Vammaispalvelut Vanhuspalvelut Aikuissosiaalityö ja toimeentulotuki Kotipalvelu, omaishoidon tuki ja mielenterveyskuntoutujien asuminen Lastensuojelu ja lastenvalvojan palvelut Päihdepalvelut Päivähoito Sosiaaliasiamies Talous- ja velkaneuvonta Vanhusten palveluasuminen ja muistihoitajan palvelut Vammaispalvelut Välitystilit ja sosiaalipalveluiden palveluohjaus Aikuissosiaalityö Lastensuojelu ja lapsiperheiden palvelut Päivähoito Vammaispalvelut Vanhustenhuolto Aikuissosiaalityö ja sosiaalinen tuki Aikuissosiaalityö ja työllistämisen tuki Lastenvalvojat ja perhesosiaalityö Lastensuojelu Maahanmuuttajat Päivähoito Sosiaaliasiamies Sosiaalinen luototus Toimeentulotuki Vanhus- ja kotihoitopalvelut Vammaispalvelut Aikuissosiaalityö ja toimeentulotuki Lastensuojelu Lastenvalvoja Nuorten palvelut Päihdehuolto Päivähoito Talous- ja velkaneuvonta Vammaispalvelut Vanhus- ja kotihoitopalvelut Yleinen neuvonta ja palveluohjaus Palvelu avattu 10/ / / / / / / / Kysymyksiä mennessä 15

18 UULA-projektin aikana perhe- ja sosiaalipalveluiden verkkoneuvonnan käyttö laajeni eri puolille Lappia. Myös yksityiset voivat tarjota perhe- ja sosiaalipalveluita verkon välityksellä. Verkkoneuvontapalveluiden sisällöstä tehdyn tutkimuksen (Nikunlassi Y., Sosiaalitoimen verkkoneuvonta) ja UULAssa tehdyn analyysin pohjalta verkkoneuvontapalvelua käyttivät eniten vuotiaat henkilöt (64 %). Kysyjistä noin 70 prosenttia oli naisia. Kysymyksistä kolmasosa tuli virka-ajan ulkopuolella. Päivähoitoon ja lastenvalvojille tulleet kysymykset esitettiin pääsääntöisesti ilta-aikaan. Muutoin jonoihin saapuvien kysymysten vuorokaudenajoissa ei ollut suurta eroa. Tutkimuksessa analysoitiin myös asiakkaiden tiedontarpeita ja UULA-projektin toimesta luotiin tutkimustiedon pohjalta ammattilaisten työkaluksi mallivastauspankki. Sinne tallennettiin mallivastauksia tyypillisimpiin kysymyksiin ja ne ovat kaikkien verkkoneuvontakysymyksiin vastaavien käytössä. Mallivastausten avulla ammattilaisen ei tarvitse joka kerta kirjoittaa tekstiä alusta loppuun, vaan hän voi käyttää apunaan mallivastausta ja tarvittaessa täydentää sitä. Lisäksi järjestettiin neuvonnan ja asioinnin juridisia kysymyksiä sosiaalihuollossa käsittelevä koulutus verkkoneuvojille. Virtuaaliseen sosiaali- ja terveyspalvelukeskukseen liitettiin myös toimeentulotukilaskuri, jonka avulla kysyjät voivat laskea ja tutustua toimeentulotuen määräytymiseen. Seuraavassa kuvassa olevalla lomakkeella asiakkaat voivat kysyä toimeentuloonsa liittyviä asioita. Kuva 3. Verkkoneuvonnan kysymys-vastauslomake. 16

19 4.1.2 Terveydenhuollon verkkoasiointi vaihtoehtoinen palvelukanava Terveydenhuollon verkkoasioinnin avulla asiakas voi kysyä ammattilaiselta omaan terveyteensä liittyviä asioita tietoturvallisesti netin välityksellä. Kysyä voi esimerkiksi laboratoriotulosten vastauksia ja suun terveydenhuoltoon sekä opiskeluterveydenhuoltoon liittyviä asioita. Kansalaisen on perinteisesti pitänyt varata aika hoitajan tai lääkärin vastaanotolle saadakseen vastauksia terveyteensä liittyviin kysymyksiin. Jos vaiva ei ole kiireellinen, on vastaanottoaikaa voinut joutua odottamaan useita viikkoja. Terveydenhuollon verkkoasiointipalveluita kehittämällä pyrittiin mahdollistamaan vaihtoehtoinen palvelukanava, jonka avulla asiakas voi kysyä ammattilaiselta terveyteensä liittyviä asioita ja saada vastauksen aiempaa lyhyemmässä ajassa. Lainsäädännöllisesti verkkoasiointia ohjaavat samat säädökset kuin kasvokkain tapahtuvassa terveyden- ja sairaanhoidossa. Verkon kautta tapahtuvasta asioinnista muodostuu terveydenhoidossa hoitosuhde ja kaikki tarpeellinen tieto tulee kirjata potilaskertomukseen. Terveydenhuollon verkkoasioinnin hyötynä on, että asiakas voi jättää kysymyksen mihin vuorokauden aikaan tahansa, liittää siihen tarvittaessa liitteitä ja saada vastauksen ennalta määritellyssä ajassa. Verkkoasiointi vähentää kaukana asuvien asiakkaiden matkustamista palvelupisteisiin. Terveydenhuollon verkkoasioinnin ongelmana on, että kansalainen ei välttämättä tiedä, milloin olisi tarpeellista lähteä vastaanotolle tai milloin asia voidaan hoitaa verkon kautta. Kysymyksiin vastaaminen edellyttää ammattilaiselta vahvaa terveydenhuollon asiantuntemusta. Vastaajina toimii usein ryhmä asiantuntijoita, joilla on mahdollisuus täydentää toistensa vastauksia. Vastauksen laatimiseen voi osallistua useampi henkilö. Terveydenhuollon verkkoasiointi on käytössä Enontekiöllä, Inarissa, Kemissä, Muoniossa ja Torniossa. Seuraavaan taulukkoon on koottu vuoden 2011 lopulla tarjolla olevat verkkoasiointipalvelut Taulukko 2. Terveydenhuollon verkkoasioinnin käyttö. Kunta/ asukasluku Inari Kemi Muonion-Enontekiön ktt ky Tornio Terveydenhuollon verkkoasiointi Tarjolla olevat palvelut Mielenterveys ja perheneuvola Suun terveydenhuolto Terveysneuvonta Opiskeluterveydenhuollon verkkoneuvonta Opiskelijoiden suun terveydenhuollon verkkoneuvonta Laboratoriotulosten kysely Sairaanhoitajan verkkoneuvonta Rokotusneuvonta Opiskeluterveydenhuolto Perhesuunnittelu Yleinen ja matkailijoiden rokotusneuvonta Palvelu avattu 6/ / / / Kysymyksiä mennessä Palvelun käyttö on vielä aluillaan ja vaatii yleistyäkseen aktiivista markkinointia ja tiedottamista asiakkaille. Palvelua tulisi myös laajentaa rohkeasti esimerkiksi lääkäreiden toteuttamiin neuvontapalveluihin. Tästä hyvänä esimerkkinä voidaan nostaa esiin Muonio- Enontekiön Ktt:n ky:ssä käyttöönotettu laboratoriotulosten kyselyyn tarkoitettu palvelu, 17

20 jossa kysymysten vastaajina toimivat lääkärit. Palvelun myötä on huomattu, että asiakkaat kysyvät mielellään laboratoriotulosten lisäksi myös muita hoitoonsa liittyviä asioita. Terveydenhuollon toimijoiden aloitteesta kehitettiin verkkoneuvonnan sisältöä ja työkalu ammattilaisten käyttöön. Sen tuloksena valmistui tietokanta, joka sisältää mallivastauksia useimmin kysyttyihin kysymyksiin. Mallivastaukset helpottivat ammattilaisia vastauksien muodostamisessa. Ammatillinen osaaminen vahvistui ja annettujen vastausten laatutaso yhtenäistyi. Mallivastausten tietokanta on myös Virtuaalisessa sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksessa kansalaisten käytettävissä. Verkkoasiointia kehittämällä vastattiin JHS suosituksiin verkkopalvelun käyttäjälähtöisyydestä. Yhteistyötä tehtiin Kemin ja Tornion kaupunkien terveydenhuollon toimijoiden ja PaKaste-hankkeen kanssa. PaKaste-hankkeen kehittämistyöjakso mahdollisti kahden terveydenhoitajan palkkaamisen sisällön tuottamiseksi. Inari otti käyttöön ensimmäisenä Lapissa terveydenhuollon verkkoasioinnin kesällä Kuva 4. Verkkolehti Inarilainen

21 4.1.3 Sähköiset lomakkeet turvallista tiedonvälitystä Sähköisiä lomakkeita käyttämällä kansalainen voi laittaa vireille tai ilmoittaa sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyviä asioita. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset voivat hyödyntää lomaketta keskinäisessä tiedonvaihdossa ja lomaketietojen tilastoinnissa. Sosiaali- ja terveyspalveluissa kerätään paljon tietoa lomakkeiden avulla. Tietojen täyttäminen vie aikaa vastaanottojen yhteydessä eikä ammattilaisella ole mahdollisuutta perehtyä tietoihin etukäteen. Tiedonkeruuta helpottamaan suunniteltiin yhteistyössä käyttäjien kanssa sähköisiä lomakkeita. Lomakkeisiin asiakas voi kirjata tietojaan ja lähettää ne tietoturvallisesti internetin välityksellä ammattilaisille ennen palveluun tuloa. Ammattilainen voi perehtyä asiakkaan tietoihin jo etukäteen ja antaa tarvittaessa lisäohjeita ennen asiakkaan tapaamista. Asiakas voi kirjautua lomakkeelle suoraan esimerkiksi kunnan www-sivujen kautta sähköisen tunnistautumisen avulla. Lomakkeen tiedot tallentuvat omalle asiointitilille, josta niitä voi tarkastella myöhemmin. Lomakkeiden avulla voidaan luoda palveluprofiilikohtaisia lomakkeita, mikä tarkoittaa, että lomake muokkautuu asiakkaan vastausten perusteella. Sähköisiä lomakkeita voidaan linkittää muihin palveluihin, kuten esimerkiksi ajanvarausohjelmistoon. Sähköisten lomakkeiden käyttö tehostaa toimintaa ja lisää palvelun suunnitelmallisuutta. Myös palvelun laatu paranee, kun ammattilainen voi keskittyä asiakkaaseen esitietojen täyttämisen sijaan. Valmiiksi täytetyt tiedot auttavat palvelutapahtuman toteutuksen suunnittelussa ja ennakoinnissa. Taulukko 3. Sähköisten lomakkeiden käyttö. Kunta Kemi Sähköiset lomakkeet Käytössä olevat lomakkeet Palvelu avattu Suun terveydenhuollon esitietolomake 8/2011 Opiskeluterveydenhuollon terveyskysely tulossa Preoperatiivisten tietojen siirto, pdf 2/ LKS Lyhki LPKS Hoitajan lähete tulossa - Muonion-Enontekiön ktt ky Diabeteksen riskipisteytyslomake tulossa - Rovaniemi Tornio Suun terveydenhuollon esitietolomake Sosiaalipäivystyksen tapahtumalomake - Inari, Ranua, Sodankylä, Utsjoki, Lapin Ensi- ja turvakoti Opiskeluterveydenhuollon terveyskysely Opiskeluterveydenhuollon terveyskysely Omaishoidontuen hoitoilmoitus 1/2011 tulossa tulossa tulossa 10/2011 Lomakkeita mennessä Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset voivat hyödyntää sähköisiä lomakkeita keskinäisessä tiedonvaihdossa, esimerkiksi sosiaalipäivystyksen tiedonsiirroissa. Sosiaalipäivystyksessä tiedonsiirto kuntien välillä on tapahtunut perinteisesti puhelimitse. Ongelmana on ollut tiedonvälityksen viivästyminen, jos toisen kunnan sosiaalityöntekijää ei ole tavoitettu. Sosiaalityöntekijä voi kirjata päivystystilanteessa asiakkaan ja palvelutapahtuman tiedot välittömästi sähköiselle lomakkeelle ja lähettää tiedot saatteineen asiakkaan kotikuntaan. Ohjelma lähettää ilmoituksen saapuneista tiedoista vastaanottavan kunnan 19

22 sosiaalityöntekijälle, joka voi käydä katsomassa tiedot päivystystapahtumasta heti töihin saavuttuaan. Tietoturvallisuus paranee, kun sähköisiin lomakkeisiin kirjatut tiedot eivät tallennu yksittäisille tietokoneille. Palvelun hyötynä on, että tiedot ovat välittömästi käytettävissä toisessa organisaatiossa. Ammattilaisten työaikaa säästyy, kun toista ammattilaista ei tarvitse yrittää saada kiinni puhelimitse. Sähköisiä lomakkeita voidaan muokata tarpeen mukaan. Lisäksi sähköisistä lomakkeista voidaan poimia asiakastietoja erilaisten hakuehtojen perusteella, jolloin niitä voi hyödyntää tilastoinnin apuvälineenä. Kuva 5. Verkkolehti Pohjolan Sanomat

23 4.1.4 Sähköinen ajanvaraus helpottaa asiointia Sähköisen ajanvarauksen avulla kansalainen voi varata internetissä itselleen sopivimman palveluajankohdan sosiaali- ja terveyspalveluihin. Ajan voi myös perua tai siirtää samaa palvelua käyttäen. Ammattilaisen puhelintyön määrä vähenee ja palveluun voidaan resursoida oikea määrä työntekijöitä oikeaan aikaan. Perinteisesti asiakas varaa ajan sosiaali- tai terveyspalveluihin puhelimitse. Ajan perumiseksi tai siirtämiseksi on jälleen soitettava ajanvaraukseen. Työssä käyville asiakkaille toimintatapa on ongelmallinen, sillä työaikana ei aina voi hoitaa ajanvaraukseen liittyviä asioita tiettynä kellonaikana. Toinen vaihtoehto ajan saamiseksi on, että ammattilainen lähettää asiakkaalle vastaanottoajan kirjeitse. Jos aika ei sovi, asiakas joutuu ottamaan yhteyttä ajanvaraukseen. Ajanvarausprosessin kehittäminen oli yksi tärkeimmistä kehittämistoiveista terveydenhuollossa. Sähköinen ajanvaraus on vaihtoehtoinen palvelutapa, eikä sen ole tarkoitus korvata perinteistä puhelimella tapahtuvaa ajanvarausta. Puhelimella aikaa varatessa asiakas saa ohjeet sanallisesti, jolloin ohjeet unohtuvat helposti. Sähköisestä ajanvarausjärjestelmästä asiakas voi halutessaan tulostaa palvelukohtaiset ohjeet. Asiakas saa varaustiedot sähköpostiinsa tai matkapuhelimeen. Ajan voi myös perua tai siirtää ajanvarausjärjestelmän kautta. Järjestelmän kautta on mahdollista lähettää muistutus asiakkaalle ennen palveluajankohtaa. Tällä pyritään varmistamaan, että asiakas tulee varaamalleen ajalle. Sähköinen ajanvarauspalvelu on asiakaskeskeistä palvelua verrattuna perinteiseen organisaatiokeskeiseen tapaan antaa vapaita aikoja. Uudessa toimintamallissa asiakas itse valitsee vastaanottoajan vapaiden aikojen joukosta ja on aktiivinen toimija. Tämä lisää asiakkaan sitoutuneisuutta tulla palveluun oikeana ajankohtana. Kuva 6. Sähköisen ajanvarauksen palvelunäkymä sairaanhoitajan vastaanotolle. 21

24 Ensimmäisessä vaiheessa sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto tapahtui laboratoriopalveluissa Rovaniemellä, Kemissä ja Torniossa. Laboratoriopalveluilla on paljon käyttäjiä, jolloin palvelu tuli heti tutuksi suurelle joukolle lappilaisia. UULA-projektista koulutettiin pääkäyttäjät ohjelmiston käyttöön ja tuettiin organisaatioita käyttöönottovaiheessa uuden laisen toimintaprosessin suunnittelussa. Sähköisen ajanvarauksen puolesta puhuvat sen hyvät käyttäjämäärät. Sähköisen ajanvarausohjelmiston kautta tehtiin ajanvarauksia mennessä koko alueella yhteensä lähes Eniten ajanvarauksia tehtiin laboratoriopalveluihin, kuten seuraavasta taulukosta voidaan havaita. Taulukko 4. Sähköisen ajanvarauksen käyttö. Kunta/ asukasluku Inari Lapin sairaanhoitopiiri ( ) Lapin keskussairaala Sairaalakatu Pulkamontie Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (65 287) Kemi Simo Keminmaa 8573 Kolari Muonion-Enontekiön ktt ky Pello Sähköinen ajanvaraus Tarjolla olevat palvelut Palvelu avattu Ajanvarauksia mennessä Suun terveydenhuolto tulossa Laboratorio tulossa Laboratorio 6/ Laboratorio 9/ Sosiaalitoimi, isyyden selvittäminen 11/ Laboratorio Röntgen Aluesairaanhoitajat Laboratorio Röntgen Laboratorio Röntgen Sairaanhoitajan vastaanotto Terveydenhoitajan vastaanotto 9/ / / Poske Apua ja neuvontaa videoteitse 9/ Rovaniemi Sodankylä Tornio Ylitornio Kouluterveydenhuolto Suun terveydenhuolto Työttömien terveystarkastus Tulkkipalvelut Opiskeluterveydenhuolto Laboratorio Röntgen Sairaanhoitajan pkl vastaanotto Laboratorio Opiskelijoiden terveystarkastukset Laboratorio Röntgen 10/ tulossa tulossa 6/ / / / Sähköinen ajanvaraus vähentää ammattilaisen puhelintyötä, mikä säästää aikaa muihin työtehtäviin. Sähköisen ajanvarauksen avulla voidaan ennakoida tuleva kysyntä ja varata optimaaliset resurssit palvelutuotantoon. Se auttaa palveluiden tarjoamisen suunnittelussa ja työn organisoinnissa. Työvuoroihin varataan juuri oikea määrä työntekijöitä suhteessa asiakkaisiin. Lisäksi työntekijät osataan sijoittaa toiminnan kannalta tarpeellisiin työtehtäviin. Tällöin työn tuottavuus paranee. 22

25 Sähköistä ajanvarauspalvelua suunniteltaessa on mietittävä, millaisia palveluja voidaan tarjota varattavaksi internetin kautta. Sähköinen ajanvaraus sopii palveluihin, jotka kestävät määrämittaisen ajan. Tällaisia ovat esimerkiksi laboratorio- ja terveystarkastusajat. Kerätyn palautteen perusteella asiakkaat kokivat sähköisen ajanvarauksen helpoksi ja kehuivat mahdollisuutta varata aika ympäri vuorokauden. Kokemusten mukaan jonotusaika palveluihin lyheni. Ammattilaiset kokivat ajanvarusohjelman käytettävyydeltään helpoksi ja nopeaksi. Puhelinsoitot olivat vähentyneet ja ohjelmasta oli mahdollista nähdä minkä verran asiakkaita oli tulossa. Ajanvarausta toivottiin laajennettavan muihinkin terveydenhuollon palveluihin. Kuva 7. Verkkolehti Luoteis-Lappi Palvelutekstiviesteillä helpotusta jononhallintaan ja tiedonkeruuseen Palvelutekstiviesteillä asiakas saa puhelimeensa tiedon hänelle varatusta ajasta tai ajan peruuntumisesta. Asiakas voi vahvistaa tekstiviestillä, sopiiko varattu aika hänelle. Palvelu tehostaa organisaation resurssien käyttöä. Palvelutekstiviestejä voidaan käyttää myös ammattilaisten välisessä tiedonvaihdossa ja tiedonkeruussa asiakkailta. 23

26 Palvelutekstiviestejä kehittämällä pyrittiin uudistamaan ajanvarausprosessia asiakaslähtöisemmäksi ja tehokkaammaksi. Tavoitteena oli vähentää sovittujen aikojen toistuvia siirtoja ja sen seurauksena tapahtuvaa resurssien uudelleen organisointia. Palvelutekstiviestejä käyttäen (ns. pikalähtökyselyllä) voidaan peruutetun ajan tilalle saada nopeasti uusi asiakas. Tällöin kaikki suunnitellut palveluajat ovat tehokkaassa käytössä. Hyötynä ovat organisaation resursoinnissa saavutetut säästöt. Kehitystyössä uudistettiin sekä toiminnallista prosessia että tietojärjestelmiä. Palvelutekstiviesteillä asiakkaalle voidaan lähettää tieto hänelle tehdystä ajanvarauksesta tai muusta ajanvaraukseen liittyvästä asiasta, esimerkiksi ajan peruuntumisesta. Palvelu mahdollistaa kaksisuuntaisen viestiliikenteen, jolloin asiakas voi vahvistaa tekstiviestillä varatun ajan sopivuuden. Kun asiakkaalla on mahdollisuus osallistua palveluajankohtansa suunnitteluun, vähentää se hänen tarvettaan siirtää tai perua varattua aikaa. Palvelutekstiviestijärjestelmällä voidaan nopeasti välittää tietoa suurelle joukolle henkilöitä ja tiedon vastaanottajat voivat kuitata viestin. Tällöin esimerkiksi nopeimmin myönteisesti viestiin vastannut henkilö saa ajan palveluun, joka on jäänyt äkillisesti vapaaksi. Palvelutekstiviesteillä voidaan kerätä myös asiakaspalautteita ja välittää tietoa ammattilaisten välillä. Palvelutekstiviestit ovat käytössä Kemin perhevalmennuksessa, Kolarin lääkäreiden vastaanottoaikojen antamisessa sekä Kolpeneen palvelukeskuksessa ryhmien toiminnan tukena ja palautetiedon keräämisessä. Tekstiviestiä potilaan ajanantoprosessissa pilotoitiin kesällä 2009 Länsi-Pohjan keskussairaalan päiväkirurgian yksikössä. Pilotissa potilaalta kysyttiin toimenpideajan sopivuutta tekstiviestillä ennen varsinaista ajan varaamista ja kutsukirjeen postittamista. Hoitoontulo- ja toimenpideohjeet lähetettiin aikaisempaan tapaan kirjeitse. Pilotoidun palvelun suunnittelussa ja toteutuksessa kiinnitettiin erityistä huomiota tietoturvaan ja -suojaan. UULA-projektin yhteistyökumppanina toimivat terveydenhuollon ammattilaiset ja rovaniemeläinen ohjelmistoyritys Woodnet Oy. Pilotin perusteella todettiin, että tekstiviestipalvelun käyttö muutti sairaalan ajanvarausta asiakaskeskeisemmäksi ja potilas otti enemmän vastuuta omasta hoidostaan. Palvelulla säästettiin monen ammattilaisen aikaa toistuvien peruutusten ja siirtojen aiheuttamien uudelleen järjestelyjen vähentyessä. Toimintamalli osoittautui tehokkaaksi tavaksi tavoittaa ne potilaat, jotka pystyivät tulemaan nopeasti toimenpiteeseen. Potilaat kokivat tekstiviestipalvelun lisänneen mahdollisuutta vaikuttaa toimenpiteen toteuttamisajankohtaan. Tekstiviestipalvelu koettiin helppokäyttöiseksi ja potilaat ilmoittivat halukkuutensa käyttää vastaavantyyppistä palvelua jatkossakin. Pilotti osoitti, että toimintamalli mahdollisti tehokkaamman ajankäytön suunnittelun ja palvelun resursoinnin. Palvelutekstiviestijärjestelmä mahdollistaa erilaisten asiakasryhmien hallinnan ryhmämuotoisessa toiminnassa, kuten esimerkiksi perhevalmennuksessa. Palvelutekstiviesteillä on mahdollista välittää tietoa ryhmäläisten ja ryhmää ohjaavien ammattilaisten välillä. Lisäksi järjestelmän avulla voidaan toteuttaa pienimuotoisia kyselyitä ryhmän sisällä. Järjestelmän avulla ryhmän jäsenet voivat ilmoittautua tai perua osallistumisensa tapahtumiin sähköisesti internetissä. Lisäksi ryhmän jäsen voi perua osallistumisensa tapahtumaan myös vastaamalla tekstiviestimuistutukseen tekstiviestillä. Järjestelmä sisältää 24

27 tapahtumien hallinnan lisäksi tapahtumien ennakkomateriaalia, kuten esitelmiä ja lomakkeita. Järjestelmän avulla ryhmään kuuluvat asiakkaat voivat lähettää anonyymisti toisille ryhmän jäsenille tekstiviestejä omasta matkapuhelimestaan. Kaikki viestiliikenne kulkee järjestelmän ja sen käyttäjien välillä tietoturvallisesti. Järjestelmä muodostaa lakien edellyttämät lokitiedot, jolloin järjestelmän pääkäyttäjällä on mahdollisuus pyynnöstä toimittaa tiedot asiakkaalle. Lisäksi järjestelmästä saa tilastoja ja se tukee raportointia. Kuva 8. Artikkeli Pohjolan Sanomat

28 4.1.6 Videoneuvottelu palvelua etänä IP-videoneuvottelujärjestelmän avulla voidaan tuottaa palveluja paikasta riippumatta sekä asiakkaille että asiantuntijoille. Sen avulla voi soittaa videopuheluita kahden tietokoneen välillä tai järjestää etäkokouksia useiden eri toimijoiden välillä. Kuvan ja äänen lisäksi videoneuvotteluyhteyden välityksellä voidaan jakaa dokumentteja suojatusti. UULA-projektin aloittaessa IP-videoneuvottelupisteitä oli Lapin sairaanhoitopiirin alueella käytössä jokaisen kunnan terveyskeskuksessa. Videoneuvottelua on kehitetty jo luvun puolivälistä lähtien. Järjestelmää käytettiin kokouksissa, koulutuksissa ja jonkin verran konsultaatioissa. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin alueella käyttö oli vähäistä. Sosiaalitoimen puolella IP-videoneuvottelupisteitä oli noin puolessa alueen kuntia, niitä käytettiin kokouksissa ja jonkin verran asiakastyössä. IP-videoneuvottelujärjestelmiä kehittämällä pyrittiin tukemaan ja lisäämään asiantuntijapalveluiden etäkäyttöä. Tavoitteena oli laajentaa videoneuvottelun käyttöä seudullisissa asiantuntijakonsultaatioissa, henkilökohtaisessa ja ryhmätyönohjauksessa sekä verkostoitumisessa muiden asiantuntijoiden kanssa. Lisäksi palvelua pyrittiin laajentamaan sosiaali- ja terveydenhuollon vastaanotto- ja asiakaspalveluun. Projektin päättyessä kaikissa Lapin alueen sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköissä oli videoneuvottelumahdollisuus ja valmiudet videoneuvottelun käyttöön. Kunnissa, joissa ei aiemmin ollut videoneuvottelulaitteita, hankittiin UULA-projektin toimesta lisenssit, hyvälaatuinen web-kamera ja pieni pöytämikrofoni. Lisäksi sairaanhoitopiirien videoneuvottelutiloja parannettiin hankkimalla ajanmukaisia laitteita, kuten esimerkiksi tv-näytöt, aktiivikaiuttimet, automaattimikserit ja mikrofonit. Palveluiden käyttöä tuettiin käyttökoulutuksilla. Käyttäjäkyselyn perusteella suurin hyöty videoneuvottelusta koettiin olevan matkustustarpeen poistuminen, jonka myötä säästetään merkittävästi aikaa ja rahaa. Etäosallistuminen mahdollistaa myös suuremman osallistujamäärän, kuin paikan päälle matkustaminen. Ryhmämuotoinen depressiokoulukokeilu toteutettiin videoneuvotteluteitse alkuvuodesta 2009 UULA-projektin ja Mielenterveys- ja Päihdetyön seudullinen kehittäminen Lapin Sairaanhoitopiirin alueella -hankkeen yhteistyönä. Depressiokoulun ohjaajien työnohjaus toteutettiin Länsi-Pohjan keskussairaalasta videoneuvotteluteitse. Ryhmän tapaamiset järjestettiin videoneuvottelun välityksellä siten, että osallistujat pystyivät osallistumaan tapaamisiin kotoaan. Osallistujat arvioivat asiasisällön ja vuorovaikutuksen onnistuneen videoneuvottelun välityksellä hyvin. Yli puolet osallistujista piti videoneuvotteluteitse toteutettua depressiokoulua hyvänä oman depression hoitoon sekä ryhmämuotoiseen hoitoon. Moni kertoi, että edellytys hoitoon osallistumiseen, oli mahdollisuus osallistua siihen videoneuvotteluyhteyden kautta kotoa. Suurin osa ilmoitti olevansa kiinnostunut käyttämään palvelua uudelleen. Depressiokoulu videoneuvotteluteitse on uusi toimintamalli, jota voidaan jatkossa hyödyntää depressiokoulun toteuttamisessa sekä muissa vastaavanlaissa ryhmissä. Videoneuvotteluna toteutettavat palvelut kiinnostivat sekä potilaita että työntekijöitä eri puolilla Suomea. Seudullista ryhmätoimintaa varten tarvittaisiin kunnilta kuntarajat ylittävää ja kunnissa sektorirajat ylittävää yhteistyötä. Tulevaisuudessa tekniset valmiudet tulevat 26

29 mahdollistamaan menetelmän toimivuuden entistä paremmin. Teknologialla voidaan turvata ja mahdollistaa vaihtoehtoisia toteutustapoja toteuttaa palveluja. Päivystyspilotti Tunturi-Lapin päivystysrenkaan alueella toteutettiin keväällä Pilotissa olivat mukana Kolari, Muonion-Enontekiön Ktt:n ky ja Kittilä. Pilotin tarkoitus oli mahdollistaa asiakkaan ja lääkärin välinen vuorovaikutus videoneuvottelun välityksellä, kun he ovat eri paikkakunnilla. Videoneuvottelupalvelu mahdollistaa näköyhteyden päivystäjän ja potilaan välillä, jolloin hoidontarpeen arviointi on helpompaa kuin puhelimitse. Lisäksi kokeiltiin hoitajan ja etäpäivystäjän välistä konsultointia sekä dokumenttien välittämistä ja niiden etähallintaa. Pilotin arvioinnissa todettiin, että videoneuvottelumahdollisuus on pitkien etäisyyksien Lapissa tarpeellinen, mutta kokeilu paljasti myös selkeitä kehittämistarpeita. Pilotin jälkeen kuvayhteyksien käytöstä päivystystilanteissa luovuttiin. Vakituiseen käyttöön jäi dokumentin etähallinta, jonka avulla potilaskertomuksia pystytään katselemaan ja muokkaamaan toisesta kunnasta käsin. Tietoja voidaan kirjata potilaan sairaskertomukseen tai tehdä lähete erikoissairaanhoitoon. Suun terveydenhuollon etäkonsultointi suukameran ja videoneuvotteluyhteyksien välityksellä on ollut käytössä Inarin ja Sodankylän hammashoitoloissa sekä Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirissä keväästä 2009 lähtien. Konsultoivana yksikkönä toimii Lapin keskussairaalan suusairauksien poliklinikka. Suukameran ja videoneuvotteluyhteyden avulla tapahtuvan etäkonsultoinnin tavoitteena on helpottaa ja nopeuttaa kiireellisten ja päivystyksellisten suu- ja leukasairauksien diagnosointia, kuten suusyöpäepäilyjä. Palvelun avulla lähetetään videokuvaa potilaan suusta suoraan suusairauksien poliklinikalle, missä tehdään päätös mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Pääsääntöisesti etäkonsultoinnit videoyhteyden avulla ovat sujuneet hyvin. Kunnat ja potilaat vastaanottivat uuden toimintamallin innostuneesti ja olivat mukana etäkonsultaation kehittämisessä. Tekniset ja tietoliikenteeseen liittyvät ongelmat ovat kuitenkin hidastaneet palvelun yleistymistä muihin kuntiin. Kuva 9. Osa Lapin Kansan artikkelista

30 4.2 Koordinointi helpottaa kuntia ereseptin käyttöönotossa Julkisen terveydenhuollon toimijoiden on lain mukaan liityttävä sähköisen lääkemääräyksen käyttäjiksi viimeistään KanTa-palvelut muodostuvat sähköisestä lääkemääräyksestä, potilastietojen sähköisestä arkistosta ja kansalaisten omien tietojen katselusta. STM on edellyttänyt, että sairaanhoitopiirit koordinoivat erikoissairaanhoitolain mukaisesti alueensa terveydenhuollon organisaatioiden liittymistä näihin kansallisiin palveluihin. Liittyjäorganisaation tulee vakuuttaa, että liittyjä ja sen käyttämät tietojärjestelmät sekä välittäjät täyttävät KanTa-palveluihin liittymiselle asetetut kansalliset auditointivaatimukset jättäessään hakemuksensa Kelalle eresepti-palveluun liittymiseksi. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin alueen jäsenkunnat liittyivät eresepti-palveluun kesäkuussa Länsi-Pohjan alueella sairaanhoitopiiri palkkasi oman koordinaattorin mahdollistamaan ko. palvelun käyttöönoton. Lapin sairaanhoitopiirin alueen perusterveydenhuollon liittyminen eresepti-palveluun on suunniteltu toteutettavaksi vuoden 2012 ensimmäisellä vuosipuoliskolla. UULA-projekti koordinoi tätä liittymistä Lapin sairaanhoitopiirin jäsenkuntien osalta Tietoliikennekartoitus UULA-projekti toteutti sosiaali- ja terveydenhuollon tietoliikenne- ja järjestelmäkartoituksen vuosina Sen tarkoituksena oli selvittää Lapin maakunnan julkisten sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden ja toimijoiden tietotekniset valmiudet ja resurssit tuottaa sähköisiä palveluja kansalaisille sekä liittyä valtakunnallisiin KanTa-palveluihin. Kartoitus suoritettiin kyselyn avulla vuoden 2008 syksyllä ja se tehtiin yhteistyössä kuntien tietojärjestelmistä vastaavien henkilöiden kanssa. Kartoituksen tuotoksena syntyi tekninen kuvaus kunnan sisäisestä ja ulkoisesta tietoliikenneverkosta ja laitteistosta. Kunta voi käyttää kuvausta pohjana KanTa-palveluiden käyttöönotossa sekä muissa tulevaisuuden sähköisen asioinnin kehitys- ja muutoshankkeissa. Nykytilan kartoitus toimi myös tukivälineenä uuden tietojärjestelmän infrastruktuurin toteutukseen liittyvässä päätöksenteossa sekä suunnittelussa. Selvityksen perusteella toimijoille laadittiin ohjeistus kansallisten vaatimusten ja suositusten mukaisesti. Ohje sisälsi seuraavat osa-alueet: tietoliikenneyhteydet, tietojärjestelmät, tietotekniset laitteet: työasemat ja palvelimet, tietoturva, videoneuvottelujärjestelmät ja henkilöstö Paikalliset projektit käyntiin eresepti-palveluun liittyminen vaatii sekä tietoturvaan ja tietosuojaan että potilastietojen käsittelyyn ja tekniseen ympäristöön tehtäviä valmisteluja. Jokaisessa Lapin sairaanhoitopiirin jäsenkunnassa käynnistettiin paikallinen KanTa-projekti. Projektien käynnistyminen tapahtui kuntakäyntien yhteydessä vuodenvaihteessa 2011, jolloin projekteille nimettiin vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilöiden kautta toteutettiin kaikki KanTa-palveluihin liittyvä koordinointi ja tiedottaminen. Projektiin nimetyt vastuuhenkilöt muodostivat KanTa projektiryhmän. Projektiryhmään kuului vastuuhenkilöiden lisäksi paikallisten palvelinympäristötarjoajien, apteekkien ja Lapin sairaanhoitopiirin edustajat. Paikallisten vastuuhenkilöiden resurssit vaihtelivat. 28

31 Kunnissa, joissa KanTa-projektin vastuuhenkilölle osoitettiin resursseja, liittymisvalmistelut etenivät suunnitelmien mukaisesti. STM:n edellyttämissä auditoinneissa tukeminen oli yksi keskeisistä UULA-projektin tehtävistä. UULA-projekti tuki kuntia auditoinneissa ja KanTa-palveluihin liittymiseen liittyvissä tehtävissä, mm. käytännön prosessien suunnittelussa ja niiden aukikirjoittamisessa. Projektinhallinta- ja auditointikriteerien hallinnointiympäristöksi otettiin käyttöön yhteisesti käytettävissä oleva ohjelmisto. Sen avulla aluehankkeen vetäjä pystyi näkemään kaikkien kuntien tilanteen auditointien osalta reaaliaikaisesti Varmennekortit tuotantoon Sähköisen lääkemääräyksen laatiminen ja ereseptikeskuksen käyttö edellyttävät terveydenhuollon ammattilaiselta VRK:n myöntämän varmennekortin käyttöä. Kortti mahdollistaa vahvan tunnistautumisen järjestelmiin. Varmennekortilla allekirjoitetaan myös kaikki sähköisesti tehdyt lääkemääräykset. Jokainen eresepti-palveluun liittyvä organisaatio teki sopimukset VRK:n kanssa ja jokaiseen organisaation tuli vähintään yksi rekisteröintipiste. VRK koulutti organisaatiossa toimivat rekisteröijät ja alueella järjestettiin neljä koulutustilaisuutta. Yksi pidettiin Rovaniemellä, yksi Kittilässä ja kaksi Kemijärvellä. Koulutetut rekisteröijät tilaavat varmennekortit henkilöstölle. Rekisteröinnit ja korttien tilaukset aloitettiin syksyllä Varmennekortit edellyttävät työasemiin liitettäviä kortinlukijoita, joiden hankinta toteutettiin UULA-projektin toimesta yhteishankintana koko alueelle. Kortinlukijoiden asennus ja varmennekorttien edellyttämä ohjelmisto asennettiin organisaatioiden omana työnä Monitoimijaympäristö haasteena ereseptiketjussa KanTa-palveluihin liittyminen edellyttää monien eri toimijoiden kanssa tehtävää yhteistyötä käyttöönotto- ja tuotantovaiheessa. Tämän vuoksi muutoksenhallinnan käytänteen ja vastuumatriisin laatiminen kaikkien eri ereseptiketjuun osallistuvien toimijoiden kanssa nähtiin erittäin tärkeänä. Tällä pyrittiin luomaan toimiva järjestelmä vian selvittelyyn ongelmatilanteissa ja järjestelmien päivitysten aiheuttamiin muutoksiin ja muutoksista palautumiseen. Lapin sairaanhoitopiirin jäsenkunnat ilmoittivat liittyvänsä ereseptikeskukseen sairaanhoitopiirin tarjoaman Ensemble integraatioalustan kautta. Liityntäpisteratkaisu sisältää Ensemblen ja tietoliikenteen tuen, valvonnan ja ylläpidon Lapin sairaanhoitopiirin integraatioalustan ja Kelan KanTa-arkiston välillä. Lapin sairaanhoitopiirillä on mahdollisuus myös rajoitetusti valvoa tietoliikennettä sairaanhoitopiirin integraatioalustan ja kunnan tietoliikennetarjoajan palomuurin välillä Tietoturva ja tietosuoja koko henkilöstön osaamisen perusta Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007 ja Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007 ja velvoittavat rekisterinpitäjän ja terveydenhuollon toimintayksikön sekä apteekin antamaan henkilökunnalle kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtimaan henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta potilastietoja käsiteltäessä. 29

32 Lain edellyttämiin vaatimukseen vastaamaan räätälöitiin koulutuspaketti yhteistyössä Lapin yliopiston ja Lapin lääninhallituksen asiantuntijoiden kanssa. Koulutus sisältää tärkeimmät sosiaali- ja terveysalan tietoturva- ja tietosuoja-asiat. Koulutus sijoitettiin verkkooppimisympäristöön, jotta se on helposti saatavilla paikasta riippumatta. Tavoitteena oli parantaa henkilöstön tietoturvaosaamista. Tietoturvan ja tietosuojan oppimisympäristön perustason koulutuskokonaisuudessa on mukana tietoturvan ja tietosuojan yleiset periaatteet, käytännöt sekä salassapito. Perustaso on suunnattu työntekijöille, jotka eivät työssään käytä potilas- tai asiakasasiakirjoja. Vaativa taso sisältää edellä mainittujen kokonaisuuksien lisäksi sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyvän keskeisen lainsäädännön. Tämä taso on suunnattu työntekijöille, jotka käyttävät työssään potilas- tai asiakasasiakirjoja. Verkkokoulutus koettiin toimivaksi tavaksi toteuttaa tietoturva- ja tietosuoja-asioiden koulutus, kun koulutettavia on paljon. Koulutuksen myötä henkilöstö kertoi kiinnittävänsä enemmän huomiota tietoturva-asioihin ja muuttaneensa toimintatapojaan tietoturvallisemmiksi. Henkilöstön mielestä koulutus sisälsi kaikki tärkeimmät, heidän omassa työssään tarvitsemansa tietoturva-asiat. Projektin päättyessä tietoturvan koulutuksen oli suorittanut n sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista tai muuta henkilöstöä. Tietoturvan ja tietosuojan koulutuskokonaisuus annettiin vastikkeetta käyttöön yli kahteenkymmeneen (20) organisaatioon eri puolille Suomea. Tietosuojakäsikirja laadittiin syksyllä 2010 yhteistyössä kuntien tietosuojavastaavien kanssa kaikkien kuntien käyttöön. Se sisälsi sosiaali- ja terveydenhuollon tärkeimmät tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät asiakokonaisuudet. Jokaisen organisaation tehtäväksi jäi paikallistaa käsikirja omien tarpeiden ja käytänteiden mukaiseksi. Käsikirja sisälsi kattavasti tietoa rekisterinpitoon ja rekistereiden käyttöön sekä tietojen käsittelyyn ja luovuttamiseen liittyvää materiaalia. Tarkoituksena oli, että siihen kirjattaisiin säännösten ja määräysten lisäksi organisaation omia ohjeita ja toimintatapoja. 30

33 31

34 Kuva 10. Artikkeli Terveys- ja talous -lehti 1/