Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2015

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) n asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2015 Aika ti klo Paikka Osallistujat nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs), Siltasaarenkatu A, Helsinki Jäsenet: tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus sihteeri Paula Kovanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Poissa osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia 1 Kokouksen avaus n asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Max Hamberg avasi kokouksen klo Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Lisättiin muihin asioihin kuulumiset kansliapäällikkökokouksesta. Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys lisäyksen jälkeen. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

2 Muistio 2 (5) 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 4 n uusien johtajien esittäytyminen ssa aloittaneet talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli ja tuotantojohtaja Seppo Mellas esittäytyivät. 5 MMM:n hallinnonalan EU-maksajavirastojärjestelmiä koskeva TO- RI-siirron poikkeamaesitys asiakasneuvottelukunnan kuuleminen 6 n tilannekatsaus Merkittiin tiedoksi valtiovarainministeriön ja maa- ja metsätalousministeriön esitys MMM:n hallinnonalan EU-maksajavirastojärjestelmiä koskevasta poikkeuksesta. n asiakasneuvottelukuntaa kuullaan asiassa TORI-lain 3 1mom mukaisesti. Esityksessä MMM:n hallinnonalan ns. EU-maksajavirastojärjestelmiin liittyvät TORI-tehtävät siirretään vasta, kun n tietohallinnon ja -turvan hallintajärjestelmä täyttää EUlainsäädännössä määritellyt maksajavirastojärjestelmiin kohdistuvat vaatimukset. Nykyisen arvion mukaan tämä tapahtuu vuoden 2016 aikana. Asiakasneuvottelukunta puoltaa rajausesitystä, koska se on perusteltua ja linjassa aiemmin määriteltyjen periaatteiden kanssa. Poikkeama on väliaikainen eikä se tuo ongelmia virastolle eikä lle. Asiakasneuvottelukunta edellyttää, että ryhtyy toimenpiteisiin siirron edellyttämien tietoturvavaatimusten saavuttamiseksi. Merkittiin tiedoksi esitys Vyvi-palvelun tilanteesta. on keskustellut asiasta useaan otteeseen toimittajan kanssa ja havaintona on, että palvelulle tarvitaan perusteellinen kokonaisuuden läpikäynti. Palveluntoimittaja on laatinut suunnitelman tarvittavista toimenpiteistä. toimittaa asiakasneuvottelukunnan jäsenille toimenpidesuunnitelman. Asiakasneuvottelukunta edellyttää n ryhtyvän pikaisesti tilanteen korjaamisen edellyttämiin toimenpiteisiin yhdessä palveluntoimittajan kanssa. Yleisesti asiakasneuvottelukunta toteaa, etteivät toimittajat voi sopimusta täyttäessään milloinkaan vedota resurssipulaansa, vaan toimittajan on järjestettävä sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen tarvittavat resurssit. Merkittiin tiedoksi esitys asiakasyhteistyön toimintamallista ja resursoinnista. Asiakkaalle rakennetaan selkeästi vastuutettu yhteistyörajapinta, jolla parannetaan asiakasyhteistyön toimivuutta. Tavoitteena on siirtyä uuteen organisaatiorakenteeseen Merkittiin tiedoksi esitys n palvelutuotannon organisoinnista. Tavoitteena on siirtyä uuteen organisaatiorakenteeseen Asiakasneuvottelukunta toivoo n panostavan organisaatiomuutoksen Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

3 Muistio 3 (5) hallintaan ja vastuunsiirtoon, jotta asiakkaan palvelut turvataan. Asiakasneuvottelukunnassa esitettiin huoli, että palvelutuotanto-organisaatio monitasoisena etääntyisi asiakkaasta. Tästä johtuen on ensiarvoisen tärkeää varmistaa sekä asiakasrajapinnan että asiakasrajapinnan ja palvelutuotannon välisen yhteistyön toimivuus. Toiminnassa as-is-vaiheen jälkeen ja palveluiden yhtenäistämisessä edetään suunnitelmallisesti ja yhteistyössä asiakkaan kanssa. Siirtyminen uusiin palveluihin toteutetaan vaiheistetusti. 7 Vuoden 2014 toteumat, vuosikertomuksen luonnos Merkittiin tiedoksi n tilannekatsaus, vuoden 2014 toteumat ja keskeiset tavoitteet vuodelle Tulossopimus VM:n kanssa on sovittu. toimittaa tulossopimuksen asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Keskusteltiin kehittämishankkeiden investoinneista. Vuoden 2014 investointimäärärahaa on siirtynyt käytettäväksi vuoden 2015 aikana. Asiakasneuvottelukunta pitää tärkeänä, että siirtyvä määräraha käytetään n toiminnan kehittämiseen, eikä sitä siirretä muihin käyttötarkoituksiin. Investointimäärärahan käytön suunnittelua on syytä tarkentaa. Asiakasneuvottelukunta edellyttää, että hankkeiden etenemistä seurataan ja hankkeiden toteutumisaikataulua verrataan niiden alkuperäiseen aikatauluun. 8 n palveluiden tuotteistaminen Merkittiin tiedoksi n esitys tuotteistustyön tilanteesta. Palveluvalikoima kuvataan asiakkaan näkökulmasta ja se koostuu neljästä pääpalvelusta (käyttäjän palvelut, viraston palvelut, asiantuntijapalvelut ja sähköisen asioinnin tukipalvelut). n palvelut tuotteistetaan suunnitelman mukaisesti ja asiakkaat ottavat tuotteistetut palvelut käyttöön vaiheittain tuotteistuksen jälkeen. Asiakasneuvottelukunta toivoo tuotteistuksen etenevän ssa pikaisella aikataululla ja että, palveluille laaditaan palvelukuvaukset ja yhtenäinen hinnoittelumalli. Asiakkaat osallistetaan tuotteistustyöhön. Sovittiin, että lähettää asiakasneuvottelukunnan jäsenille pyynnön nimetä 1-2 henkilöä / hallinnonala järjestettävään kapasiteettipalvelun tuotteistustyöpajaan. Merkittiin tiedoksi esitys n asiakaslaskutuksesta vuonna Asiakkaille on jo joulukuussa 2014 lähetetty kirje, jossa kerrottiin siirtymisestä kiinteään laskutukseen. Asiakasneuvottelukunta edellyttää, että varmistaa laskutuskäytännön Valtiokonttorin kanssa, laskutus käydään asiakkaiden kanssa läpi ja tehdään tarvittaessa muutospöytäkirja palvelusopimukseen. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

4 Muistio 4 (5) 9 Muut asiat 10 Seuraava kokous 11 Kokouksen päättäminen Merkittiin tiedoksi GovHavaro tilanne. Merkittiin tiedoksi VNHY-valmistelun tilanne n näkökulmasta. Keskusteltiin VM:n tietohallintokyselyyn vastaamisesta (mitä tietoja toimittaa, mitä asiakasvirastot). Sovittiin, että Luukkonen tiedustelee yhteistä linjaa asiaan JulkICT:stä. Keskusteltiin budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden työpajan aiheista. Ehdotettiin aiheeksi keskustelua ketkä voivat olla n asiakkaita ja mitä palveluja voidaan tarjota millekin asiakkaalle. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat ehdottaa muita aiheita Rautaselle, Pesoselle ja Hambergille. Rautanen jatkaa tilaisuuden valmistelua. Todettiin, että toimitusjohtaja Pessi on menossa esittelemään n tilannetta seuraavaan kansliapäällikkökokoukseen. Seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on klo Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Suunnittelumateriaali palvelutuotannon uudelleen organisoimisesta asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Lähetekeskustelu tuotteistussuunnitelmasta käydään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa toimittaa esitysmateriaalin (tuotteistuskonsepti ja roadmap) asiakasneuvottelukunnan jäsenille tammikuun 2015 puolivälissä Vyvi-palvelun toimenpidesuunnitelman toimittaminen asiakasneuvottelukunnan jäsenille Valtiovarainministeriön ja n välisen tulossopimuksen toimittaminen asiakasneuvottelukunnan jäsenille Asiakasneuvottelukunnan jäsenille pyyntö nimetä edustaja kapasiteettipalvelun tuotteistustyöpajaan Rautanen Valmis Suunnittelumateriaali sekä palvelutuotannon että asiakkuudenhallinnan uudelleen organisoimisesta on jaettu asiakasneuvottelukunnalle. Rautanen ja Rautanen Valmis Lähetekeskustelu käydään ko. kokouksessa. Esitysmateriaali on toimitettu asiakasneuvottelukunnan jäsenille Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

5 Muistio 5 (5) Yhteisen linjan selvittäminen VM:n tietohallintokyselyyn vastaamisesta Budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden työpajan valmistelu Tilannekatsaus TUVE-siirrosta in seuraavassa asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Luukkonen Rautanen Rautanen Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus