Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2014

Transkriptio

1 Muistio 1 (7) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2014 Aika ke klo Paikka Osallistujat nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs), Siltasaarenkatu A, Helsinki Jäsenet: ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Esko Vainio, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, Sihteeristö: Kovanen Paula,, sihteeri Asiantuntijajäsenet: asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Poissa tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö 1 Kokouksen avaus n toimitusjohtaja Kari Pessi avasi kokouksen klo 9.03 ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet esittelivät lyhyesti itsensä.

2 Muistio 2 (7) 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen / Kari Pessi Muihin asioihin lisättiin tulevien kokouksien esityslistan rakenne asetuksessa mainittujen tehtävien mukaan ja Valtorin toiminta ja palveluiden kehittäminen as-is-vaiheessa. Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys lisäyksien jälkeen. 3 Kokouksen puheenjohtajan valinta / Kari Pessi Puheenjohtajaksi ehdotettiin Valtorin toimitusjohtaja Kari Pessiä. Ehdotus sai kannatusta. Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Kari Pessi. 4 Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta VM:n asettamispäätöksen mukaan asiakasneuvottelukunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Puheenjohtajaksi ehdotettiin tietohallintojohtaja Max Hambergia. Ehdotus sai kannatusta. Asiakasneuvottelukunta on nimetty 4 vuodeksi. Hamberg ehdotti, että puheenjohtajan toimikausi olisi tätä lyhyempi. Valittiin Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajaksi Max Hamberg saakka. Varapuheenjohtajaksi ehdotettiin tietojohtaja Tiina Pesosta. Ehdotus sai kannatusta. Valittiin Valtorin asiakasneuvottelukunnan varapuheenjohtajaksi Tiina Pesonen saakka. 5 Pysyvän asiantuntijan kutsuminen asiakasneuvottelukuntaan VM:n asettamispäätöksen mukaan asiakasneuvottelukunta voi kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita. Ehdotettiin pysyväksi asiantuntijaksi asiakasneuvottelukuntaan Valtorin asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautasta. Ehdotus sai kannatusta. Valittiin pysyväksi asiantuntijaksi Valtorin asiakasneuvottelukuntaan Jukka Rautanen. Asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja voivat tarvittaessa käyttää asioiden valmistelussa apuna Rautasta. Paula Kovanen toimii jatkossa asiakasneuvottelukunnan kokoussihteerinä.

3 Muistio 3 (7) 6 Valtorin asiakasneuvottelukunnan tavoitteiden ja toimintasuunnitelman laatiminen Valtiovarainministeriön asettamispäätöksen mukaan asiakasneuvottelukunta laatii toimintaansa varten tavoitteet ja suunnitelman. Pessi esitteli Valtorin ja asiakasneuvottelukunnan tehtävät. Asiakasneuvottelukunnan rooli Valtorin ohjausmallissa on tärkeä. Käydyssä keskustelussa esiintuotiin seuraavat asiakasneuvottelukunnan tavoitteiden ja toimintasuunnitelman laadinnassa huomioitavat asiat: K: Miten suunnitteilla oleva Tietovirasto vaikuttaa Valtorin toimintaan? V: Tietovirastosta tulee Valtorin yhteistyökumppani. Mahdollisesti Tietoviraston perustaminen vaikuttaa Valtorin ohjaukseen. Vainio kertoi, että Tietoviraston valmistelu on alkuvaiheessa asiaa esitellään Talouspoliittisessa ministerivaliokunnassa vasta syksyllä. K: Mitä yritykset ja yhteisöt Valtorin asiakkaina tarkoittavat? V: Valtorin asiakkaana voi olla yritys ja yhteisö, joka on 100 % valtion omistama ja tarjoaa palveluita valtion sisällä eikä kilpaile avoimilla markkinoilla. Asiakkuudet ratkaistaan tapauskohtaisesti ja tarvittaessa konsultoidaan Valtorin ohjaajaa. Todettiin, että asia olisi hyvä täsmentää Valtorin esittelymateriaaleihin. K: Käsitteleekö asiakasneuvottelukunta tapaukset, joissa organisaatio hakee poikkeuslupaa Valtorin palveluiden käyttämiseen? V: Valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palveluiden järjestämisestä annetun lain (1226/2013) 3 mukaan Valtiovarainministeriö päättää kuultuaan asianomaista ministeriötä ja 11 :ssä tarkoitettua asiakasneuvottelukuntaa asiakkaan oikeudesta käyttää muita kuin yhteisiä palveluja. K: Miten Valtori kustantaa palveluiden kehittämisen? V: Valtori tekee investointeja tarpeen mukaan. Tehdyt kehittämisinvestoinnit sisällytetään palveluiden hintoihin (palveluiden tuottamisesta aiheutuvat kokonaiskustnnukset). Yksittäisiä asiakkaita koskevat kehittämisinvestoinnit sovitaan erikseen. Merkittävät kehittämisasiat tuodaan asiakasneuvottelukuntaan. K: Toimivatko laskentajärjestelmät Valtorissa, kun tehdään kehittämistä? V: Kieku ei tarjoa valmiina tuotekustannuslaskentaa, vaan se toteutetaan Valtorissa omana projektinaan. K: Onko Valtoriin siirtynyt enemmän tekijöitä vai kehittäjiä? V: Pääasiassa Valtoriin on siirtynyt tuotantotehtävissä toimivia henkilöä, joiden vastuulla on myös palveluiden kehittäminen.. Mikäli kehittäjiä ei riitä kaikkeen kehittämistyöhön, haetaan lisää osaajia valtionhallinnosta. Kaikkea kehittämistä ei toki tehdä itse, vaan myös kumppanien toimesta.

4 Muistio 4 (7) K: Miten hallitus käsittelee henkilöstöasioita, kuten henkilöstön kehittämistä? On tärkeää, että Valtorin henkilöstön osaaminen on oikeanlaista (koulutus tai rekrytointi). V: Henkilöstön ja osaamisen analyysi suhteessa Valtorin ydintoimintaan on esillä Valtorin hallituksen kokouksessa Haastavaa on se, että jo siirtyneiden henkilöiden osaaminen on tiedossa, mutta ei myöhemmin siirtyvien. K: Onko asiakasneuvottelukunnan tehtävä päättää asioista vai puoltaa niitä? V: Asiakasneuvottelukunnan tehtävänä on antaa palautetta ja seurata asioiden etenemistä sekä tehdä aloitteita. K: Voiko asiakasneuvottelukunta ottaa kantaa Valtorin suunnitteilla oleviin yhteisiin palveluihin? V: Kyllä. Kun Valtorissa tehdään suunnitelmia yhteisistä palveluista, tuodaan suunnitelmat asiakasneuvottelukuntaan. K: Mikä on Valtorin hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan suhde? Kummassa forumissa asiat käsitellään ensin? Tekeekö asiakasneuvottelukunta aloitteet hallitukselle vai toimitusjohtajalle? Tehtävät sivuavat toisiaan. V: Tarkoituksena on, että hallitus ja asiakasneuvottelukunta kokoontuvat kerran vuodessa yhdessä. Asiakasneuvottelukunta voi tehdä aloitteita joko hallitukselle tai toimitusjohtajalle. Asiakasneuvottelukunnan kannattaa rohkeasti pyrkiä vaikuttamaan Valtorin toimintaan. Muita kommentteja: - Valtorin tehtävät eivät ole kiveen hakattuja jatkossa tulee mietittäväksi mitä tehtäviä tehdään Tietovirastossa ja mitä Valtorissa. - Valtorin kannattaisi keskittyä palvelujen kehittämisessä alkuvaiheessa perustietotekniikkapalvelujen kehittämiseen, koska niiden rahoittamisen järjestäminen on helpompaa. - Asiakasneuvottelukunta haluaisi nähtäväksi Valtorin omia suunnitelmia (esim. toiminnan vuosikellot, Valtorin tavoitetila 2-3 vuoden päästä, palveluiden kehittämisen mittarit). - Millä hinnalla ja millä aikataululla Valtori tuottaa palveluita? Milloin Valtorin as-is-vaihe päättyy? Milloin toimintavalmius on 100 %? Mitä perustietotekniikkapalveluita Valtori ei tarjoa? Aikataulusuunnitelmat Valtorin palveluille ovat asiakkaille hyvin tärkeitä omaa toimintaa suunniteltaessa Valtorin palveluiden kehittäminen suhteessa valtionhallinnon talouden vuosikelloon. Asiakasneuvottelukunnan tavoitteita ja toimintasuunnitelmaa valmistelevan työryhmän tehtävänä on laatia ehdotus tavoitteiksi ja toimintasuunnitelmaksi seuraavaan kokoukseen. Päätettiin, että työryhmä laatii elokuun 2014 alkuun mennessä ensimmäisen version asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja toiminta-

5 Muistio 5 (7) suunnitelmasta. Nimettiin työryhmään Hamberg, Pesonen, Otranen ja Rautanen. Pessi osallistuu tarvittaessa. Työryhmän ensimmäinen tapaaminen on to 5.6. klo Ympyrätalossa, Siltasaarenkatu 18-20A. Päätettiin, että Valtori luo asiakasneuvottelukunnalle työtilan VYVIryhmään sähköistä työskentelyä varten. Päätettiin, että asiakasneuvottelukunnan jäsenet ja osa Valtorin johtoryhmästä pitää yhteisen workshopin pe klo Ympyrätalossa. Päätettiin, että Pessi ehdottaa hallitukselle yhteistä kokousta hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon kesken (aiheena mm. Valtorin ohjaus) pidettäväksi Helsingissä. 7 Valtorin esittäytyminen ja tilannekatsaus Pessi esitteli Valtorin toimintaa ja ajankohtaisia asioita. Tällä hetkellä Valtorissa on 432 henkilöä. Vuoden 2014 lopussa Valtorin henkilömäärä on n. 560 henkilöä. Valtorin hallituksen kokousmateriaalit ovat julkisia, mutta vielä ei ole sovittu miten ne julkaistaan Valtorin www-sivuilla.. Asiasta päätetään seuraavassa hallituksen kokouksessa Ehdotettiin toiminnan läpinäkyvyyden takia, että www-sivuilla julkaistaan ainakin hallituksen kokousten ajankohdat ja kokousten lyhyet sisällöt, jos ei koko muistioita. Ehdotettiin, että hallituksen materiaalit voitaisiin kopioida asiakasneuvottelukunnan työtilaan nähtäville. Pessi vie ehdotukset hallitukselle tiedoksi. Rautanen esitteli Valtorin asiakastyytyväisyyden lähtötilanteen. Mittaus toteutettiin maaliskuussa 2013 Valtoriin siirtyneille organisaatioille. Myös tulevista siirroista toteutetaan vastaava kysely. Vapaamuotoisia kommentteja tuli runsaasti. Toteutuneiden siirtoprojektien kyselyjen tulokset olivat hyvin positiivisia; erityisen hyvää palautetta tuli TORI-projektipäällikön toiminnasta sekä ohjausryhmätyöskentelystä. Keskustelussa esitettiin lisäksi seuraavat kysymykset: K: Siirtojen projektipäälliköt ovat vaihtuneet. Siirtyvätkö opit ensimmäisistä siirtoprojekteista tuleviin? V: Osaamisensiirtoa tehdään uusille projektipäälliköille. Myös siirtoprojektien materiaali on aiempaa valmiimpi. K: Miten jatkossa loppukäyttäjien tyytyväisyyskyselyt on suunniteltu toteutettavaksi? Tehdäänkö asiakaskohtaisia? V: Todennäköisesti asiakastyytyväisyydessä tehdään 3-portainen kysely (loppukäyttäjät, taktinen ja strateginen). Vielä ei ole tarkkoja suunnitelmia. Asiakasneuvottelukunta voi tuoda omat toiveensa asiasta esille.

6 Muistio 6 (7) 8 Muut asiat Rautanen esitteli arvion Valtorin palveluiden hinnoista vuonna Hintoihin ei ole näköpiirissä merkittäviä muutoksia. Sisäministeriöllä on päällekkäisiä kustannuksia verkoista, TUVE-verkko ja VY-verkko. K: Mitä tarkoittaa pieni korotus hintoihin (Mahti, PTJ, Eutori)? V: Korotus on noin 2-3 %. K: Toimittajien lisensseistä näyttää syntyvän piilokustannuksia. V: Mikäli vastaavia asioita tulee esille, yhteys Valtoriin, joka keskustelee asiasta Microsoftin ja Oraclen kanssa. Muita kommentteja: - Kuka päättää valtioneuvoston palvelinympäristöstä? Toteutus on Valtorin tehtävä. Tällä hetkellä käytössä on useita palvelinympäristöjä, minkä vuoksi toiminta on hankalaa. TUVE-asiat tulee huomioida. Asia pitäisi pikaisesti päättää. - Asiakkaille toivotaan ennakoivaa tietoa palveluiden hintojen mahdollisista muutoksista hyvissä ajoin. Hinnat vaikuttavat virastojen oman toiminnan suunnitteluun. Päätettiin, että seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous pidetään workshopin yhteydessä klo 9-12 (2h workshop ja 1h kokous). Päätettiin, että asiakasneuvottelukunnan kokouksien esityslistat laaditaan jatkossa asetuksen 6 :ssä mainittujen asiakasneuvottelukunnan tehtävien jaottelun mukaan. Käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavat kysymykset ja kommentit: K: Moni asia on virastoissa pysähdyksissä, koska odotellaan Valtorin toimintaa. Asiakkailla on akuutti tarve ostaa palveluita täytyykö jäädä odottamaan Valtorin palveluita? V: Uusia palveluita tarvitsevien asiakkaiden on syytä ilmoittaa tarpeensa Valtoriin, jotta tarpeet voidaan huomioida. K: Konesali- ja käyttöpalveluiden sopimisessa on vielä epäselviä kohtia. Voisiko asiasta saada lisätietoja? V: Seuraavaan asiakasneuvottelukuntaan pyydetään Valtorin tuotantojohtaja Jukka Yli-Koivisto kertomaan asiasta. K: Voisiko asianhallinnasta saada lisätietoja? Olisi tärkeää tietää asianhallinnan kehittämisen. V: Asianhallinnalla ei varsinaisesti ole kotipesää tällä hetkellä, mutta Valtori vie terveiset eteenpäin valtiovarainministeriöön.

7 Muistio 7 (7) 9 Kokouksen päättäminen Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet asiat No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Yritysten ja yhteisöjen aseman täsmentäminen Valtorin asiakkaina Valtorin esitysmateriaaleissa Luonnos asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja toimintasuunnitelmasta Työtilan luominen asiakasneuvottelukunnalle Vyvi ryhmään Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon yhteinen kokous. Ehdotus ajankohdaksi Hallituksen materiaalien julkaiseminen ja tuominen asiakasneuvottelukunnan työtilaan Konesali- ja kapasiteettipalveluiden tilanteen ja menettelyiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Asiakasneuvottelukunnan terveiset valtiovarainministeriöön asianhallinnan yhteisen ratkaisun osalta Rautanen Hamberg työryhmä Kovanen Pessi Pessi Rautanen Rautanen