Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2016

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2016 Aika ti klo Paikka Osallistujat Poissa Valtori, Lintulahdenkatu 5, Helsinki, nh Monitoimi B (1. krs) toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana (Skype, paikalla ) tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö erityisasiantuntija Jussi Kuusela, puolustusministeriö (Nuutisen sijaisena) tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö erityisasiantuntija Erkki Saukkonen, oikeusministeriö (Maunun sijaisena) tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohdat 6 ja 7) kehitysjohtaja Sari-Anne Hannula, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohta 9) Paula Kovanen,, sihteeri neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo Kokous on Valtorin toimitusjohtaja Kari Pessin viimeinen asiakasneuvottelukunnan kokous ennen eläkkeelle jäämistä. Seuraaviin kokouksiin osallistuu toimitusjohtajan sijainen Sari-Anne Hannula. Erityisasiantuntija Jussi Kuusela toimii Timo Nuutisen sijaisena asiakasneuvottelukunnassa vuoden 2016 loppuun saakka.

2 Muistio 2 (6) 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. Sovittiin, että jatkossa sähköpostilla lähetetään vain kokouksen esityslista. Muut kokousaineistot tallennetaan asiakasneuvottelukunnan työtilaan, jonka linkki lisätään kalenterivaraukseen. Asiakasneuvottelukunnan jäsenillä ja heidän ilmoittamillaan henkilöillä on käyttöoikeus työtilaan. 4 Valtorin toimitusjohtajan valinnan tilanne ja sijaisjärjestelyt Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin toimitusjohtajan valinnan tilanteesta. Hakijoita oli yhteensä 51. Uuden toimitusjohtajan nimittää Valtorin hallitus. Virka on määräaikainen (5 v) alkaen Toimitusjohtajan ensimmäisenä sijaisena hänen lomansa aikana toimii kehitysjohtaja Sari-Anne Hannula. Toisena sijaisena toimii tarvittaessa hankintajohtaja Mikko Vuorikoski. 5 Haltikin siirron tilanne ja eteneminen Merkittiin tiedoksi esitys HALTIKin siirron tilanteesta ja TUVEtoiminnoista Valtorissa alkaen. HALTIKin tehtävät siirretään yhtenä kokonaisuutena tukitoimintoineen Valtoriin perustettavaan TU- VE-yksikköön. TUVE-neuvottelukunta käsittelee kokouksessaan siirron toimeenpanon edellytykset. Mikäli TUVE-neuvottelukunta puoltaa asiaa, valmistelee VM päätösesityksen VN päätettäväksi. Asiakasneuvottelukunta totesi, että HALTIKin siirtoprojekti etenee suunnitelmien mukaisesti aikataulussa. Valtorin toimitusjohtajalla on jatkossakin kokonaisvastuu toiminnasta vastuut kuvataan selkeästi työjärjestykseen. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että kustannussäästöjä tulisi jatkossa sekä TORI- että TUVE-toimintojen puolelle ja Valtorissa pystyttäisiin saamaan synergiaetuja yhteistyöllä ja osaamisen jakamisella esim. turvallisuuteen ja ympärivuorokautiseen toimintaan liittyvissä toiminnoissa. Asiakasneuvottelukunta piti tärkeänä, että HALTIKin siirrosta ei aiheudu kustannusnousua TORI-palveluiden käyttäjille. 6 Valtorin käyttäjätuen toimintamalli ja kehittäminen Merkittiin tiedoksi Valtorin Käyttäjätuen kehittämissuunnitelma vuosille Asiakas- ja lähituessa ympäri Suomen työskentelee lähes puolet valtorilaisista. Suunnitelma on laadittu syksyllä 2015 ja se on käyty läpi henkilöstön kanssa ja sitä on käsitelty Valtorin hallituksessa ja YT-ryhmässä. Tällä hetkellä on käynnissä suunnitelman toteuttaminen.

3 Muistio 3 (6) Asiakasneuvottelukunta nosti esiin, että asiakkaille Valtorin kasvoina näyttäytyvät asiakas- ja palveluvastaavat sekä Käyttäjätuen henkilöstö. Käyttäjätuen kehittämisessä on siten hyvin tärkeää noudattaa hyvää henkilöstöpolitiikkaa. Mellas totesi, että asia on käsitelty Valtorissa YT-menettelyn mukaisesti. Asiakasneuvottelukunta pyytää Valtoria varmistamaan ruotsinkielisen palvelun saatavuuden Käyttäjätuessa ja huomioimaan sen järjestämisen suunnitteluissa. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että suurena toimijana Valtori mahdollistaisi asiakkaille laajennetut tuen palveluajat kustannustehokkaasti. Puheenjohtaja korosti, että toimintamalliksi on sovittu, että asioita käsitellään aikaisessa vaiheessa yhdessä asiakasneuvottelukunnan kanssa ennen kuin hallitus tekee asiakkaille merkittävistä asioista päätöksiä. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että Valtori jatkaa asian valmistelua edellä mainitut asiat huomioiden ja tuo asian asiakasneuvottelukunnan käsiteltäväksi ennen kuin hallitus asiaa käsittelee. Näin asiakasneuvottelukunta voi tuoda asiakasnäkökulman esille. 7 Tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot Merkittiin tiedoksi tuotteistettujen palvelujen käyttöönottojen alustavat suunnitelmat. Käyttöönottoaikataulut elävät lähes viikoittain esim. asiakkailta tulevien muutostarpeiden mukaisesti. Käyttöönotoista sovitaan aina tapauskohtaisesti asiakkaan kanssa. Projektisuunnitelmassa täsmennetään asiakaskohtaiset aikataulut huomioiden esim. asiakkaan substanssijärjestelmien toimivuuden testaamiseen kuluva aika. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat käydä esityksessä olleet yksittäisiä asiakasvirastoja koskevat kysymykset Valtorin kanssa erikseen läpi. Mellas totesi, että Valtorilla on tai se järjestää riittävät resurssit toteuttaa alustavassa aikataulussa esitetyt samanaikaiset käyttöönottoprojektit. Asiakkaiden substanssisovellusten sovittaminen Valttiin on mahdollista, mutta sovittaminen vaatii erilaisia toimenpiteitä ja siten resursseja. Tämä on huomioitava sekä Valtorin resursoinnissa että asiakkaiden rahoitusta järjestettäessä. Myös palvelumaksuissa kuoletettavat investoinnit saattavat nostaa asiakaskustannuksia väliaikaisesti, kunnes investoinnit on kuoletettu. Käyttöönotot tulee suunnitella hyvin. Asiakasneuvottelukunta totesi, että palveluita näyttää nyt olevan tuotteistettuna seuraavaksi edessä on niiden levitys. Sovittiin, että Valtori laatii keskimääräisen viraston vertailulaskelman asis-palveluiden ja tuotteistettujen palvelujen kustannuksista asiakasneuvottelukunnan kokoukseen, jotta voidaan todeta tuotteistettujen palveluiden avulla saavutettavat kustannussäästöt. Vertailussa on huomioitava hallinnonaloilla mahdollisesti vaadittava sovitustyö ja kuvattava käyttöönottojen rahoitusmalli.

4 Muistio 4 (6) 8 Asiakasneuvottelukunnan tavoitteet Keskusteltiin asiakasneuvottelukunnan tavoitteista vuosille Todettiin, että vuonna 2014 määritellyt asiakasneuvottelukunnan tavoitteet ovat edelleen oikeansuuntaiset. Asiakaskunnan edustajana toimimista täsmennetään asiakaskunnan näkemyksien ja kannan tiedoksi tuominen helpottuisi, jos tulevien kokousten teemat olisivat aiemmin tiedossa. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat myös pyytää Valtorin edustajia osallistumaan hallinnonalojensa tietohallinnon kokouksiin, joissa käsitellään ajankohtaisia ICT-asioita. Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnan jäsenet toimittavat ehdotukset tavoitteiksi Hambergille ja Pesoselle, jotka päivittävät tavoitteet. Keskusteltiin asiakasneuvottelukunnan syksyn 2016 kokousteemoista. Todettiin, että käsiteltäviä asioita voisivat olla esim. tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot, uusien palvelujen kehitys, asiakassopimusmallien tarkistuskierros, palvelujen hinnoittelu ja kustannusvastaavuus sekä pidemmän aikavälin tavoitteellisuus (esim. Työ 2.0). Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnan jäsenet toimittavat ehdotukset syksyn 2016 kokousteemoiksi Hambergille ja Pesoselle, jotka päivittävät asiakasneuvottelukunnan vuosikellon. 9 Valtorin palvelunhallintajärjestelmän tilanne Valtorin palvelunhallintajärjestelmää varten tehdään Valtorissa koko ajan kovasti töitä. Yhtenäisten prosessien kuvaaminen on työn alla ja prosessien käyttöönotot ovat meneillään. Prosessikehitystyöhön osallistetaan jatkossa myös asiakkaat. Sovittiin, että asia käsitellään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Budjettitalouden ulkopuoliset asiakkaat 11 Muut asiat 12 Seuraava kokous Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin budjettitalouden ulkopuolisista asiakkaista. Valtorin asiakkuuksien määrä muussa julkisessa hallinnossa on suurempi kuin valtionhallinnossa, mutta ko. asiakkuudet ovat vain yhden tai kahden palvelun käyttäjiä (Vetuma ja Asiointitili). Todettiin, että asiakasnäkökulma olisi hyvä olla edustettuna Tulevaisuuden viestintäratkaisu -projektin ohjausryhmässä. Projekti keskittyy tulevaisuuden viestintäratkaisun määrittelyyn. Sovittiin edustajaksi Hamberg. Projektin tuotoksia esitellään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on klo

5 Muistio 5 (6) 13 Kokouksen päättäminen Sovittiin, että Hamberg, Pesonen ja Rautanen suunnittelevat kokouksen asialistan viikon 15 aikana ja toimittavat sen asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo esittäen kiitoksensa koko asiakasneuvottelukunnan puolesta Kari Pessille siitä merkittävästä työstä jota hän on Valtorin perustamiseksi ja toiminnan käynnistämiseksi tehnyt. Avoimet tehtävät N Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu o Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, riskienhallintapäällikkö Kesken Valtorin riskienhallintapäällikkö on aloittanut työpajan valmistelun. Työpajalle haetaan aika touko-kesäkuun vaihteesta Esitys Vahva-hankkeen tarkemmista roolituksista ja tehtävänjaosta Keskustelu erilaisten hallinnonalatasoisten yhteistyömallien toimivuudesta Hinnaston ja palvelukuvauksien toimittaminen asiakkaiden saataville Pyyntö asiakasneuvottelukunnan jäsenille ilmoittaa oman hallinnonalansa edustajat, joille annetaan lukuoikeudet asiakasneuvottelukunnan työtilaan Tuotteistettujen palvelujen käyttöönottotilanteen raportointitavan kehittäminen Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöön-otot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa SAAS-palveluiden hankintamenettelyt Hanselin kanssa Raportti tunnusluvuista: kuinka paljon on tuotteistettujen palvelujen Asiakasneuvottelukunta Vuoden 2016 loppupuolella Valtorin hallitus päätti , että Valtori lähtee hankintarenkaaseen mukaan. Rooli kilpailutuksen jälkeen täsmentyy, kun ratkaisu on selvillä. Rautanen Valmis Asiakkaille on avattu työtila ja oikeuksia on annettu. Rautanen Valmis Lukuoikeudet on annettu saapuneiden pyyntöjen mukaisesti. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat edelleen ilmoittaa mahdollisista lisäoikeuksista. Mellas Valmis Käsitellään kokouksessa. Rautanen, Mellas Kriteerejä ei ole vielä määritelty. Tähän mennessä käyttöönotot on pystytty toteuttamaan tarpeiden mukaisesti. Vuorikoski Kesken Rautanen, Mellas Valmis Käsitellään kokouksessa.

6 Muistio 6 (6) käyttäjiä suhteessa kaikkien palvelujen käyttäjiin säännöllisesti asiakasneuvottelukunnan kokouksiin Pyyntö asiakasneuvottelukunnan jäsenille halutessaan nimetä edustajansa työryhmään, joka miettii Valtorin asiakaslaskutuksen kehittämistä Yhteenveto VY-verkon tietoturva-auditoinnin loppuraportista asiakasneuvottelukunnan jäsenille Käyttäjätuen kehittämisen tilannekatsaus Keskimääräisen viraston vertailulaskelma asis-palveluiden ja tuotteistettujen palvelujen kustannuksista Ehdotukset asiakasneuvottelukunnan tavoitteiksi ja syksyn 2016 kokousteemoiksi Hambergille ja Pesoselle Asiakasneuvottelukunnan tavoitteiden ja syksyn 2016 kokousteemojen viimeistely Rautanen Valmis Edustajien nimet on toimitettu tiedoksi asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Likovuori Ei ole toimitettu. Toimitetaan pikaisesti. Mellas Q3 tai Q4 / 2016 Mellas Asiakasneuvottelukunnan jäsenet Hamberg, Pesonen