Säteilyturvakeskuksen TORI-siirtoprojekti, ohjausryhmä 5

Transkriptio

1 Pöytäkirja 1 (5) Säteilyturvakeskuksen TORI-siirtoprojekti, ohjausryhmä 5 Aika klo Paikka Laippatie 4, Nh YMO 3443 Osallistujat Puheenjohtaja: Hannu Koponen, STUK Jäsenet: STUK Hannu Koponen, taloudesta ja tietohallinnosta vastaava johtaja Kaj Vesterbacka, tietohallintopäällikkö Ari Rosenberg, projektipäällikkö Markku Pentikäinen, tietoturvapäällikkö Kai Hämälänen, henkilöstön edustaja, luottamusmies Antero Kuusi, valmiusyksikön edustaja Tapani Virolainen, ydinvoimalaitosten valvontaosaston edustaja, poissa Kaisa Koskinen, ydinvoimalaitosten valvontaosaston edustaja Airi Kannisto, ydinjätteiden ja ydinmateriaalien valvontaos. edustaja Ilkka Jokelainen, säteilytoiminnan valvontaosaston edustaja, poissa Jaana Sinisalo, poissa Pia Vesterbacka, ympäristön säteilyvalvontaosaston edustaja Jakelu Jäsenet, Valtori ja VM Sari-Anne Hannula, kehitysjohtaja Mervi Koivuoja, projektipäällikkö, sihteeri Timo Saastamoinen, VM, TORI-hankkeen hankepäällikkö jäsenet ja varajäsenet 1 Esityslistan hyväksyminen 2 Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen Liite 1: STUK-TORI 4. ohjausryhmän pöytäkirja Poistettiin sivulta 3 toisen kappaleen viimeinen virke Kaj Vesterbacka lisäsi Lisättiin sivulle 3 kohtaan Sari-Anne Hannula totesi, että kaikki työasemat siirtyvät. lauseen jälkeen täsmennys: Lukuunottamatta STUKin omistuksessa olevia. Muutettiin sivulle 4 Ari Rosenberg mainitsi Ari Rosenberg kysyi Hyväksyttiin korjattu 4. ohjausryhmän pöytäkirja

2 Pöytäkirja 2 (5) 3 Valtorin tilannekatsaus/ Sari-Anne Hannula, Valtori (Liite 2) Sari-Anne Hannula kysyi, onko tilannekatsauksen esittämiseen ja aiheisiin erityisiä toiveita tai kysymyksiä. Valtorin vakituinen johto on nimitetty ja aloittanut työnsä Myös palvelutuotannon uudet tulosyksiköiden vetäjät ovat aloittaneet työnsä. Valtorin palvelutuotanto organisoidaan kevään kuluessa uudelleen. Ari Rosenberg kysyi vaikuttaako uusi organisaatio STUKilta siirtyneen henkilöstön tehtäviin? Sari-Anne Hannula totesi, että koko palvelutuotannon organisaatio muuttuu. Asiakkaiden palvelut tuotetaan sillä sisällöllä, mikä vastuunvaihdossa siirtyi. Tällöin myös toinen henkilö voi tuottaa STUKin palveluita, joskin tyypillisesti tehtäviä hoitavat asiakasvirastosta siirtyneet. Hannu Koponen kysyi onko henkilöiden sijoittumisesta suunnitelmaa? Sari-Anne Hannulan mukaan toimitilasuunnitelma on. Lintulahden uusiin tiloihin kootaan Helsingissä työskentelevät. Jos jatkossa asiakkaan tiloissa työskentelee Valtorin henkilöstöä, siitä sovitaan asiakkaan kanssa erikseen. Maantieteellisesti Valtori on hajautettuja toimipaikkojen yhdistämistä suunnitellaan. Palvelutuotanto ja palvelutaso sekä vaste määrää sijoittumista ja sijoittuminen paikkakunnille noudattaa pitkälti nykyisiä periaatteita. Kaj Vesterbacka tiedusteli neuvotellaanko nyt kevään aikana sijoittumisesta, johon Sari-Anne vastasi, että henkilöiden sijoittuminen perustuu palvelusopimuksessa sovittuun palveluvasteeseen. Timo Saastamoinen kertoi, että Valtorille ollaan siirtämässä korkean turvallisuuden ja varautumisen vaatimukset edellyttäviä palveluita Tuvelain tultua voimaan. ICT-varautumisen vaatimuksiin laadittu Vahti-ohje 2/2012 antaa perustan auditointiohjeille, joiden mukaan Valtorin TUVEprosessit auditoidaan. Yhden valtion viraston osalta selvitetään mahdollisuus soveltaa liittymistä TUVE-palveluiden käyttäjäksi Muu käyttö perusteella. Säteilyturvakeskuksella on pelastuslain alaisia velvoitteita ja STUKin käyttämät palvelimet voisi olla mahdollista siirtää myös Muu käyttö osaan. Saastamoinen mainitsi myös Virve-toiminnan ja totesi, että Suomen Erillisverkot tuottavat Virve-palvelua Valtori-asetuksen (132/ ) mukaan. Saastamoisen mukaan Virve-päätelaitteet eivät siirry Valtorille. Keskusteltiin siitä, onko palvelutuottajana STUKille päin Valtori vai Erve ja pitäisikö Virve-puhelimet siirtää takaisin STUKille Valtorista. Osa virastoista on siirtänyt Virve-puhelimet ja Erven sopimuksen Valtoriin. Hannulan mukaan Valtori on asian jo selvittänyt Erven kanssa, että Erve toimii alihankkijana Valtorille. Sovittiin, että Valtori selvittää asian ja raportoi selvityksen tuloksen eli sen mitä asiasta on sovittu Erven johdon kanssa ja kuinka muissa siirtoprojekteissa Virve- palvelukokonaisuuden kanssa on toimittu. Käytiin läpi tuotteistuksen roadmap vuodelle Ari Rosenberg kysyi onko asiakasorganisaatiot jo huomioitu tässä? Sari-Anne Hannula kor-

3 Pöytäkirja 3 (5) jasi, että roadmap ei tarkoita asiakkaalle valmiita tuotteistettuja palveluita kyseisenä ajankohtana vaan kuvaa sitä, miten tehdään tuotteistuksen kuvaukset. Rosenberg totesi, että otsikkoa pitäisi täsmentää kuvauksia koskevaksi. Kysyttiin myös olisiko mahdollisuutta tiivistää aikataulua, koska kuvausten tekokin kestää. Hannulan mukaan lähtökohta on se, miten ne pitäisi tuottaa ja tuotteistetut palvelut tulevat myöhemmin. 4 Projektin tilannekatsaus / Mervi Koivuoja (liite 3) Mervi Koivuoja esitteli siirtoprojektin tilanteen. Projekti on ylimenovaiheessa ja päättymässä Siirto-, palvelu- ja turvallisuussopimukset on allekirjoitettu ja vastuunvaihto on tapahtunut Lähes kaikki tehtävät on suoritettu: toimittajasopimukset on luovutettu Valtoriin, henkilöstöasiat selvitetty, toimittajien infokirjeet ja laskutuskirjeet lähetetty. Laskutuskokous on pidetty ja käytiin läpi mm. Valtorin uutta laskutuskäytäntöä, joka muuttui 1.1. lähtien ennakkoon lähetettäväksi arviolaskuksi. Palvelusopimuksen hintaliite päivitetään. Valtorin alihankkijana 24/7-palvelussa toimii alkaen CapGemini. VM:n palautekysely on valmistunut ja se on käyty läpi projektiryhmässä. Palautekyselyn tulokset kuvataan loppuraportissa, josta on laadittu luonnos. Esiteltiin siirtoprojektissa olevat avoimet asiat, käsittely ks. kohta 5. Käytiin läpi myös projektin päätöskriteerit, käsittely ks. kohta 7. Resurssien osalta tammikuun loppuun mennessä on käytetty yhteensä 415 htp:tä arvioidusta 459 htp:stä. Poikkeamana siirtoprojektissa on vielä viivästynyt 24/7-palvelu. 5 Reklamaatio ja muut avoimet asiat Reklamaatio Ari Rosenberg esitteli liitteen 4 STUkin kokemuksia Valtorin toiminnasta vastuunvaihdon jälkeen. Dokumentti on myös lähetetty Valtorin asiakasneuvottelukuntaan ja Valtoriin reklamaatioksi.

4 Pöytäkirja 4 (5) Mervi Koivuoja mainitsi, että reklamaatio on asiakkuusyksikön käsittelyssä ja Valtori vastaa reklamaatioon virallisella vastineella. Siirtoprojektissa on tunnistettu vielä muita avoimia asioita, joista Valtori on tiedustellut edellisellä viikolla: Avoimet asiat 1. Asiakkaan toimintamalli puuttuu/stuk. Valmis 2. Siirtyvän omaisuuden (tase) hallintaoikeuden siirtopäätös puuttuu/stuk, Valmis viikolla Siirrettävät palvelimet Helsinki-Vantaan lentoasemalla sekä Kotkan ja Haminan satamissa/stuk, selvitetään mennessä /7-toiminnan viimeistely, 2.3. voimaan 5. Varmennepalveluiden irtisanominen/stuk/, ei aiheellinen, valmis. 6. Microsoftin valtakirja/stuk, ei aiheellinen, valmis. 7. Virve-asia selvitetään/ Valtori, mennessä. 8. Työasemien ja palvelinten tilaus, käytetään muuta sopimusta - vastauksia nopeasti, Valtori, asiakasvastaava ja tuotanto mennessä. 9. Laskutuksen lisätiedot ja mahdollinen uusi laskutuspalaveri/valtori 6 Riskit (liite 5) 8 Loppuraportti (liite 6) Käytiin läpi riskilistaus v,09. Hyväksyttiin projektiryhmän esitys riskien 2, 3 ja 8 poistamisesta ja riski nro 14 muuttamisesta. Timo Saastamoinen tiedusteli onko siirtyneen henkilöstön motivaatio ja henki parantunut? Ari Rosenbergin mukaan sitoutumisen on huomattu jonkin verran vähentyneen, mutta toisaalta siirtyneen ryhmän keskinäinen yhteistyö on tiivistynyt. Markku Pentikäinen lisäsi, että yhteistyö on parantunut ja palvelu on ollut hyvää. Riskilistaus kirjataan versioksi 10 ja siirretään taktiseen seurantakokoukseen seurantaa ja jatkotoimenpiteitä varten. Mervi Koivuoja esitteli projektiryhmän käsittelemän loppuraporttiluonnoksen ja VM:n palautekyselyn tuloksia. Loppuraporttiin on nostettu useimmin toistuneita ja yleisiä tyytymättömyyttä herättäneitä aiheita, joista keskusteltiin. Riskien osalta todettiin, että maininta riskien siirtämisestä jatkuvaan seurantaan on oleellinen.

5 Pöytäkirja 5 (5) 7 Päätösesitykset Loppuraporttiin päivitettiin myös muutamia kommentteja ja täydennetään STUKin osalta kustannukset mennessä. Loppuraporttiluonnos täydentyy vielä ja mm. siirtoprojektiin käytetty työmäärä saadaan vasta maaliskuun puolella. Tavoiteltu hyväksyminen on 16.3., jolloin myös kaikki projektin avoimet tehtävät tulisi olla päätetty. Käytiin läpi siirtoprojektin päätöskriteerit ja todettiin, että osa avoimista tehtävistä on selkeitä projektin tehtäviä ja osa taas as-is vaiheen normaaleja tehtäviä, joita tuotanto ja asiakkuusyksikkö hoitavat. Todettiin, että siirtoprojektin päättämiskriteerit täyttyvät ja projekti voidaan päättää. Avoimet tehtävät tarkistetaan vielä Projekti päätettiin. 8 Muut asiat Ei muita asioita.