Terveyden ja hyvinvoinnin laitos TORI-siirtoprojekti ohjausryhmä 3

Transkriptio

1 Pöytäkirja 1 (6) Terveyden ja hyvinvoinnin laitos TORI-siirtoprojekti ohjausryhmä 3 Aika klo Paikka Mannerheimintie 103b, NCC2-talon 2. krs, kokoushuone Kaneli Osallistujat Puheenjohtaja: Mikko Nissinen, palvelujohtaja, THL, puheenjohtaja Jäsenet: THL Matti Sarjakoski, tietohallintopäällikkö, THL, projektipäällikkö, THL Timo Sinervo (varalla Satu Kerppilä, poissa), henkilöstön edustaja THL Matti Salminen, koulukodit, THL Janne Luomala, henkilöstöpäällikkö, THL Jäsenet, Valtori ja VM Mikko Vuorikoski, toimintosiirrot (varalla Marjut Siintola, poissa) Mervi Koivuoja, projektipäällikkö, sihteeri Timo Saastamoinen, VM, TORI-hankkeen hankepäällikkö, poissa (varallatuomo Pigg, neuvotteleva virkamies) Jakelu osallistujat Satu Kerppilä Timo Saastamoinen Marjut Siintola 1 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. 2 Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen (liite 1) Täsmennetään s. 3 olevaa mainintaa toimialariippuvien lisenssien hallinnasta: Toimialariippuvien valmisohjelmistojen lisenssit jäävät virastoille. Suunnitelmissa on tarjota jatkossa Valtorilta hallintatyökalu ja asiakkaan käyttönäkymä myös toimialariippuvien lisenssien ja konsulttipalveluiden hallinnointiin, mutta siihen kuluu vielä aikaa. Siirtyvää henkilötyövuotta on tunnistettu tehtäväkartoituksessa 22, mutta poistetaan siirtyvien henkilöiden lukumääräarvio Valtorin tilannekatsaus/ Mikko Vuorikoski, Valtori

2 Pöytäkirja 2 (6) Mikko Vuorikoski kertoi uusimmat kuulumiset Valtorista: - toimitila-strategia on menossa ja ei ehkä jatkossa ole enää niin laajaa maantieteellistä kattavuutta vaan pyritään keskittämään paikkakuntakohtaisesti samalla paikkakunnalla olevia yksiköitä - sisäinen tarkastaja on haussa, millä tavoitellaan toiminnan läpinäkyvyyttä - investointeihin hyväksytty 10 mil.j. euron budjetti - hyväksyttyjä siirtoprojekteja tähän saakka 10. Siirtyneiltä ei yhtään palautetta, että palvelut olisivat huonontuneet - toimittajasopimusten siirtämistä toivotaan ajoissa ja jopa toimittajat itse ovat tiedustelleet voiko jo luovuttaa sopimuksensa etukäteen - useita kehitysprojekteja on käynnistetty: palvelunhallintajärjestelmän kehittäminen, toiminnanohjausjärjestelmän esitutkimus, - tuotteistaminen on aloitettu, ensimmäisenä tuotteistetaan IDMratkaisu, joka sisältää myös rooli- ja valtuutuspalvelun -> voi käyttää Virtua senkin jälkeen, mutta ei välttämätöntä - tuotannon organisointi on muuttumassa ensi vuoden aikana; ensi viikolla ulkoiseen hakuun tuotannon yksiköiden vetäjät - samoin johtajat ovat tulossa hakuun - työasemakilpailutus on menossa sekä Valtorilla että THL:llä. Olisi hyvä yhdistää tai saada klausuuli Valtorin kilpailutuksesta. Mikko toimittaa materiaalit THL:ään Matille ja THL:lle perusteet keskeyttää omansa - Valtorin riskienhallinta nostettu johtotasolle ja laaditaan politiikat ja linjaukset syksyn aikana - sopimus Valtorin ja Tiedon välillä konesali- ja kapasiteettipalveluista solmittaneen piakkoin sisältää hallintamalli, jossa asiakas keskiössä. Valtorille siirtyneet konesalit ovat kaikki Suomessa, mutta hallintaa voidaan tehdä myös Ostravassa, mutta siinäkin kontrolli Suomessa. Tietoturva on jaettu 3 tasoon ja sopimuskausi on 4+2 vuotta. - Valtorin uusi tuotteistamismalli on myös kehitetty: komponenteista kootaan tuote ja luodaan kataloogi, sisältää sekä itse tuotettuja että ostettuja palveluita - keskusteltiin mm. tutkimuslaitoksille ominaisesta piirteestä, missä erilaisia tuotteita löytyy paljon ja jakelu/päivitysperiaatteet pitäisi toimia sujuvasti: ratkaisuna tähän tulisi federointi jakelukeskuksen kautta ja oikeudet asentaa ohjelmia ja päivityksiä -rajatulle joukolle

3 Pöytäkirja 3 (6) 4 Projektin tilannekatsaus / Mervi Koivuoja, Valtori olisi luotava erityisoikeuksia ja annettava admin-oikeudet tapauskohtaisesti Siirtoprojekti on edennyt määrittelyvaiheen loppuun ja pääasiallisena tehtävänä on valmisteltu siirtosopimusta liitteineen. Sekä THL:n että Valtion koulukotien sopimustilanne on vielä kesken. Tämän ohjausryhmän etukäteis-materiaaleissa toimitettiin siirtosopimukset, mutta ei liitteitä. Siten päätöstä siirtosopimuksen hyväksymisestä ei voida tehdä. DD-lomakkeita ei ole vieläkään toimitettu. Siirtosopimusten liitteet toimitettiin Valtoriin edellisellä viikolla, ja ne on toimitettu edelleen Valtorin tuotantojohtajan katselmointiin. Myös DD-lomakkeet tulee toimittaa katselmointiin. Myös henkilöstöasiantuntija tarvitsee pikaisesti DD-lomakkeen täytettynä tarvittavilla henkilötiedoilla mm. muutaman virkkeen tehtäkuvaukset tarvitaan, jotta siirtyvän henkilöstön asiat etenevät. Sovittiin, että THL toimittaa DD-lomakkeet Valtoriin ja Vyvi-työtilaan tiistaina 2.9. klo mennessä. Valtori toimittaa ne välittömästi tuotantojohtajan katselmointiin ja sen perusteella viimeistellään vielä DD-lomakkeet ja siirtosopimuksen liitteet. Mervi ja SamiT huolehtivat, että hyväksyttävät siirtosopimukset liitteineen lähetetään ohjausryhmälle perjantain 5.9. aikana. THL:n käsittelee sopimukset sisäisesti ja antaa hyväksymisensä. Valtion koulukotien sopimus käsitellään viimeistään maanantaina 8.9. Projektin seuraava vaihe alkaa välittömästi. Siirtovaiheen aikana valmistellaan palvelusopimukset, jotka on tarkoitus hyväksyä seuraavassa ohjausryhmässä Palvelusopimuksen valmisteluun on varattava aikaa, että pysytään aikataulussa. 5 Päätösesitykset / Mervi Koivuoja, Valtori ja, THL Päätettiin, että THL toimittaa DD-lomakkeet Valtoriin ja Vyvi-työtilaan tiistaina 2.9. klo mennessä. Valtori toimittaa ne välittömästi tuotantojohtajan katselmointiin ja sen perusteella viimeistellään vielä DD-lomakkeet ja siirtosopimuksen liitteet. Päätettiin, että Mervi ja SamiT huolehtivat, että hyväksyttävät siirtosopimukset liitteineen lähetetään ohjausryhmälle perjantain 5.9. aikana.

4 Pöytäkirja 4 (6) THL:n käsittelee sopimukset sisäisesti ja antaa hyväksymisensä. Valtion koulukotien sopimus käsitellään viimeistään maanantaina Projektin riskit 7 Muutosten käsittely 8 Sovitut toimenpiteet Siirtosopimuspohjaa käytiin läpi ja todettiin, että muutosmenettelyt ovat käytössä muutospöytäkirjalla allekirjoituksen jälkeenkin. Siirtosopimukseen esitettiin kommentteja: Kohta Valtion koulukotien osalta henkilöstöä koskevat kohdat ovat turhia, koska henkilöstöä ei siirry. - THL:n kommenttina olisi hyvä lisätä maininta 24 kk palkkaturvasta ja mahdollisesti lisätietoa käytettävästä palkkausjärjestelmästä Kohta maininta siirtyvistä hankkeista ja projekteista on liian ehdoton ja tarkoittaa, että siirto on 100-prosenttinen. Kohtaa voisi lieventää, koska hankkeissa on usein yhdistettynä myös ydintoimintaan liittyviä osuuksia, joista Valtori ei vastaa mm. vlan-infra uudistaloon liittyvä. Hankkeissa ja projekteissa toimitaan yhteistyössä. Päätettiin, että Valtori selvittää sopimusten päivittämisen kommenttien perusteella. Käytiin riskilista läpi, mutta todennäköisyys/vaikutus sarakkeita ei muutettu. Todettiin, että aikataulu on riski ja laatutaso laskee kiireessä, mutta yhteistoiminnalla jatketaan. Ei muutoksia. No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Yksi yhteinen DD-lomake täytetään koulukotien osalta Järjestetään koulukotien kartoituksen tuloksen ja siirrettävien kohteiden hyväksyntä ohjausryhmän sähköpostihyväksynnällä DD-lomakkeelle merkitään henkilöstön palkkatiedot + hallinnolliset sivukulut THL laskentamallin mukaan. /Matti Salminen Tehty Mervi Koivuoja Avoin Avoin

5 Pöytäkirja 5 (6) Selvitetään koulukotien oman siirto- ja palvelusopimuksen mahdollisuus ja hyödyt/haitat. Mervi Koivuoja Tehty Päivitetään lopulliseen projektisuunnitelmaan v1.0 kohdassa 5 mainitut lisäykset. Mervi Koivuoja Tehty Valtori tarkistaa toimitilojen mm. konesalien kustannukset. Tuleeko ne palvelusopimukseen. THL maksaa kustannukset jo kertaalleen. Mervi Koivuoja Tehty Valtori tarkistaa henkilöstön epäsuorat kustannukset; lasketaanko soveltuvin osin siirtyvälle henkilöstölle talousym. hallintokulut? Mervi Koivuoja keskimääräinen Prosentti? Tarjalle Tehty Valtori tarkistaa lisenssipolitiikan esim. tutkimus- ja tilastokäyttöön tarkoitettujen lisenssien hallinnasta. Mervi Koivuoja Tehty Viestintäsuunnitelma tarkistetaan ja päivitetään soveltuvin osin myös koulukotien osalta Matti Sarjakoskelle toimitetaan Valtorin työasemakilpailutuksen materiaaleja /Matti Salminen Mikko Vuorikoski Tehty Avoin Viimeistellyt DD-lomakkeet Valtoriin ja työtilaan klo 12. mennessä Avoin DD-lomakkeen puuttuvat henkilöstötiedot Tarjalle / Sami Mustala klo 12. mennessä Avoin Selvitetään siirtosopimuspohjaan toivottuja päivityksiä Mervi Koivuoja Avoin Siirtosopimukset liitteineen ohjausryhmälle hyväksyttäväksi Mervi Koivuoja / Avoin 9 Muut asiat THL tiedusteli tarvitaanko tämän ohjausryhmän puitteissa mitään tarkistusta onko sopimukset yhdenmukaiset Vanhan Vaasan sairaalan ja Niuvanniemen sairaalan kanssa. Todettiin, että ei tarvita. He tekevät sopimukset omissa siirtoprojekteissaan ja hyväksyvät ne sovittujen menettelyjen mukaan. 10 Seuraava kokous

6 Pöytäkirja 6 (6) Seuraava kokous pidetään klo Liitteet 1. Edellisen kokouksen korjattu pöytäkirja