Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 2/2014

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 2/2014 Aika pe klo Paikka Osallistujat nh Merikotka, Ympyrätalo, 9. krs, Siltasaarenkatu A, Helsinki Jäsenet: tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö ATK-palvelupäällikkö Arsi Mäkelä, puolustusministeriö (Nuutisen sijaisena) järjestelmäpäällikkö Kaija Martiskainen, sisäministeriö (Aaltosen sijaisena) tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, Sihteeristö: Kovanen Paula,, sihteeri Asiantuntijajäsenet: asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Jukka Yli-Koivisto, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori hankintajohtaja Mikko Vuorikoski, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Poissa ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö 1 Kokouksen avaus Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Max Hamberg avasi kokouksen klo 9.00 ja toivotti osallistujat tervetulleiksi.

2 Muistio 2 (6) Merkittiin tiedoksi valtiovarainministeriön päätös Valtion tietoja viestintätekniikkakeskus Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokoonpanon muuttamisesta. Asiakasneuvottelukunnan jäseneksi nimetään tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen erityisasiantuntija Esko Vainion tilalle. Kokouskutsu ja esityslista on toimitettu osallistujille jo 27.6., minkä vuoksi esityslistalle oli kirjattu VM:n edustajaksi Vainio. 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Muihin asioihin lisättiin TORI-siirtojen poikkeamislupien käsittely Valtorin asiakasneuvottelukunnassa ja Valtorin rooli valtioneuvoston hallintoyksikkö hankkeessa (VNHY). Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys lisäyksien jälkeen. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Käytiin läpi edellisen kokouksen muistio. Muistioon ei tullut muutoksia. Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käsiteltiin esityslistalle kirjatut avoimet tehtävät ja niiden tilanne. Todettiin, että ainoana avoimena asiana on hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan yhteisen kokouksen ajankohdan sopiminen. Sovittiin, että asia käydään läpi kokouksen muissa asioissa. 4 Valtorin toiminnan ja palveluiden kehittäminen Merkittiin tiedoksi Valtorin tilannekatsaus. Keskusteltiin strategiatyön etenemisestä ja asiakasneuvottelukunnan osallistumisesta siihen. Todettiin, että on tärkeää, että kaikki osapuolet (johtoryhmä, hallitus, asiakasneuvottelukunta, henkilöstö) voivat osallistua strategian valmisteluvaiheeseen ennen sen vahvistamista. Pessi kertoi, että esimiehet käyvät strategian pohjana oleviin Valtorin arvoihin liittyvän arvokeskustelun alaistensa kanssa. Strategian uudistaminen on jokavuotinen prosessi, joten strategia on joustava muutoksille tällä hetkellä strategia rakennetaan Valtorin liiketoimintasuunnitelman ja Valtorin toiminnasta annetun lainsäädännön ja asetuksen pohjalta. Merkittiin tiedoksi asiakasneuvottelukunnan pyyntö saada strategiamateriaali asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa. Keskusteltiin Valtorin taloustilanteesta. Vuodelle 2014 määritelty budjetti ei tule toteutumaan, koska Valtorin toiminta on alkanut vasta maaliskuun alussa (budjetti käsittää koko vuoden 2014). Toteuma (31.7.) on budjettia jäljessä, mikä selittyy suurilta osin palveluiden ostoissa ja myyntilaskutuksessa olevista viiveistä (toimittajan ostolasku asiakkaan myyntilasku = n. 1 kk). Laskutuksen ajantasaistamista varten on Valtorissa käynnistetty toimenpiteitä. Asiakkaat ymmärtävät alkuvaiheen

3 Muistio 3 (6) haasteet, mutta toivovat laskutuksen tulevan pian paremmin ajantasaiseksi. Keskusteltiin keskeisistä kehitysprojekteista. Valtion yhteisen IDMratkaisun hankinnan valmisteluprojekti on käynnissä hallitus päättää myöhemmin hankinnan käynnistämistä. Palvelu toisi automaation avulla säästöjä mm. oman työn määrässä ja rinnakkaisissa hankinnoissa. Todettiin, että palvelu voisi toimia esimerkkinä asiakkaiden tarpeisiin suunnitellusta yhteisestä palvelusta, jonka hyötyjä, kustannuksia ja säästöjä voitaisiin seurata tarkemmin. Palvelulle voisi toteuttaa valtion hankearvioinnin projektin jälkeen. Keskusteltiin Valtorin budjettirahoituksesta ja investoinneista. Sovittiin, että seuraavaa kokousta varten tulee Valtorin valmistella selvitys, mitä rahoitusta Valtorilla on käytettävissään oman toiminnan käynnistämiseen sekä palvelu- ja kehitysinvestointeihin ja mitkä asiat rahoitetaan mistäkin määrärahoista. Tarkennettava on myös se, miten investointien poistot laskutetaan asiakkailta. Keskusteltiin käynnissä olevista hankinnoista ja kilpailutuksista: - VPN-etäyhteyspalvelussa tulee todennäköisesti olemaan erilaisia optioita käytölle selainpohjainen käyttö ei vaadi asennuksia, kun taas toinen optio vaatii clientin asennuksen. - Työasemakilpailutus koskee kaikkia Valtorin ko. palvelun asiakkaita. - Valtorin ja Tieto Finland Oy:n välinen Konesali- ja kapasiteettipalveluita koskeva sopimus on viimeistelyvaiheessa ja tavoitteena on saada sopimus allekirjoitettua syyskuun aikana. Työtä aiheuttaa edelleen lähinnä hallintamallin kuvaaminen. Tavoitteena on saada sujuvoitettua palvelun käyttöönottoa siten, että erilaisia ympäristöjä on asiakkaiden käyttöönotettavissa Valtorin palveluina. Käytiin läpi suunnitelma Valtorin palvelutuotannon uudelleen organisoinnista neljään tulosalueeseen: käyttäjätukipalvelut, päätelaite- ja viestintätekniset palvelut, tietoliikenne- ja käyttöpalvelut sekä projekti- ja asiantuntijapalvelut. Organisointi noudattaa ITIL-prosesseja ja on ISO20000 yhteensopiva. TUVE-toiminta sisällytetään kaikkiin tulosalueisiin. Sähköisen asioinnin tukipalvelut sisältyvät projekti- ja asiantuntijapalveluihin. Merkittiin tiedoksi asiakasneuvottelukunnan pyyntö saada materiaali asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa. 5 Palveluiden laatu ja asiakastyytyväisyys Merkittiin tiedoksi Valtorin asiakastyytyväisyyden lähtötasomittauksen kokonaistulos. Merkittiin tiedoksi Valtorin laajoiksi ja kriittisiksi merkityt (12 kpl) häiriöt ajalla maaliskuu-heinäkuu. Häiriöt eivät ole johtuneet Valtorin syntymisestä, vaan ovat normaaleja palvelutuotantoon liittyviä häiriöitä. Valtorin tehtävänä on tarjota asiakkailleen laadukkaita ja häiriöttömiä palveluita.

4 Muistio 4 (6) 6 Muut asiat Todettiin, että asiakasneuvottelukunnan toiminnasta avoimesti viestiminen on kaikkien osapuolien kannalta parasta. Päätettiin, että Valtorin www-sivuilla julkaistaan: - Asiakasneuvottelukunnan jäsenten yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä valokuvat - Palautekanava asiakasneuvottelukunnalle (toteutus Digiumilla, palautetta voi antaa myös anonyymisti) - Kokousajankohdat - Kokouksien esityslistat (1 viikko ennen kokousta) - Kokouksien muistiot (pl. asiat, joista erikseen kokouksessa sovitaan) - Kokouksien esitysmateriaalit (muistion yhteydessä, pl. materiaalit, joista erikseen kokouksessa sovitaan) Todettiin, että kokouksista ei laadita erillistä päätösluetteloa. Kokousmateriaalit tulee toimittaa asiakasneuvottelukunnan jäsenille hyvissä ajoin ennen kokousta. Keskusteltiin TORI-siirtojen poikkeamislupien käsittelystä Valtorin asiakasneuvottelukunnassa. Päätökset poikkeamisluvista tekee valtiovarainministeriö kuultuaan asianomaista ministeriötä ja Valtorin asiakasneuvottelukuntaa. Sovittiin, että Luukkonen selvittää virallisen menettelyprosessin VM:stä. Keskusteltiin TORI-siirtoprojektien ohjaamisesta hallinnonalakohtaisesti. Hallinnonaloilla tilanne on hieman erilainen ja osalla hallinnonalakohtainen ohjaaminen on mahdollista paremmin kuin toisilla. 7 Seuraava kokous Keskusteltiin Valtorin roolista valtioneuvoston hallintoyksikkö hankkeessa (VNHY). Valtioneuvoston hallintoyksikön toiminta alkaa Hankkeessa on käynnissä keskustelut ministeriöiden kanssa siitä, mitä hallinto- ja palvelutoimintoja yksikköön kootaan. Sovittiin, että Pessi selvittää tietohallintoon liittyvien asioiden tilanteen VNHYhankkeen tietohallinto-tehtäväalueen hankepäällikön Teemu Anttilan kanssa. Asia käsitellään seuraavassa asiakasneuvottelukunnan kokouksessa. Syyskuu 2014 Päätettiin siirtää 5.9. suunniteltua asiakasneuvottelukunnan kokousta, koska Valtorin toimitusjohtaja ei hallituksen kokouksen päällekkäisyyden takia voi osallistua siihen. Päätettiin uudeksi kokousajaksi ti klo Kokouksessa käsitellään ainakin hallituksessa 5.9. käsiteltävät asiat. Jäsenet voivat toimittaa ehdotuksen

5 Muistio 5 (6) muista käsiteltävistä aiheista Hambergille, Pesoselle ja Rautaselle. Kokouksen materiaalit toimitetaan jäsenille viimeistään ma 1.9. Lokakuu 2014 Päätettiin siirtää suunniteltua asiakasneuvottelukunnan ja hallituksen yhteistä kokousta, koska asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja ei voi osallistua siihen. Sovittiin, että yhteiskokouksen ajankohdasta keskustellaan ma asiakasneuvottelukunnan suunnittelukokouksessa, johon osallistuu asiakasneuvottelukunnan, Valtorin ja VM:n edustajia. Marraskuu 2014 Päätettiin, että kokous pidetään ke klo Joulukuu 2014 Päätettiin, että joulukuussa ei pidetä asiakasneuvottelukunnan kokousta. Kevät Kokouksen päättäminen Päätettiin, että kevään 2015 kokousajoista laaditaan Doodle-kysely. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Yritysten ja yhteisöjen aseman täsmentäminen Valtorin asiakkaina Valtorin esitysmateriaaleissa Luonnos asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja toimintasuunnitelmasta Työtilan luominen asiakasneuvottelukunnalle Vyvi ryhmään Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon yhteinen kokous. Ehdotus ajankohdaksi Hallituksen materiaalien julkaiseminen ja tuominen asiakasneuvottelukunnan työtilaan Konesali- ja kapasiteettipalveluiden tilanteen ja menettelyiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Rautanen valmis Viestintämateriaalit noudattavat lakia ja asetusta. Rajatapaukset on käsiteltävä erikseen tapauskohtaisesti. Hamberg + työryhmä valmis Pohjapaperi laadittu, käsittely jatkuu työpajassa Kovanen valmis Asiakasneuvottelukunnan työtila on luotu. Pessi kesken Hallituksen uusi ehdotus yhteiseksi kokousajaksi on Pessi valmis Hallituksen materiaalit julkaistaan www-sivuilla. Tapauskohtaisesti asiakasneuvottelukunnassa käsitellään muita valmistelussa olevia asioita. Rautanen valmis Tilanteen esittelu kokouksessa.

6 Muistio 6 (6) Asiakasneuvottelukunnan terveiset valtiovarainministeriöön asianhallinnan yhteisen ratkaisun osalta Strategiamateriaali asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Suunnittelumateriaali palvelutuotannon uudelleen organisoimisesta asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Selvitys Valtorin rahoituksesta ja investoinneista Valtorin www-sivuilla olevan asiakasneuvottelukunnan alasivun päivittäminen kokouksessa sovitun mukaisesti Asiakasneuvottelukunnan palautekanavan rakentaminen Digiumiin TORI-siirtojen poikkeamislupien virallisen menettelyprosessin selvittäminen VM:stä Valtorin rooli VNHY-hankkeessa: tietohallintoon liittyvien asioiden tilanteen selvitys Doodle-kysely kevään 2015 kokousajoista Rautanen valmis Asia otettu esiin JulkICT:n kanssa. Tällä hetkellä ei ole toimenpiteitä käynnissä tämän asian osalta. Rautanen Avoin Rautanen Avoin Pessi Avoin Kovanen ja viestintä Avoin Kovanen Avoin Luukkonen Avoin Pessi Avoin Kovanen Avoin