Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 9/2015

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 9/201 Aika ke klo Paikka Osallistujat Poissa Valtori, Lintulahdenkatu, Helsinki, nh Lokki (9. krs) toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö (online) järjestelmäpäällikkö Kaija Martiskainen, sisäministeriö (Aaltosen sijaisena) tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö järjestelmäpäällikkö Ritva Flinkman, ulkoasiainministeriö (Uusikartanon sijaisena, poistui klo 16.0) tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö (poistui klo 16.0) tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö neuvotteleva virkamies Tuija Kuusisto, valtiovarainministeriö (Luukkosen sijaisena, online) toimitusjohtaja Kari Pessi, (online) asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Paula Kovanen,, sihteeri ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

2 Muistio 2 (6) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 4 Asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajuus Vyvi-palvelun tilanne Todettiin, että asiakasneuvottelukunnan ensimmäisessä kokouksessa valittiin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajaksi Max Hamberg ja varapuheenjohtajaksi Tiina Pesonen saakka eli asiakasneuvottelukunnan toimikauden puoleen väliin. Ehdotettiin, että Samaa puheenjohtajisto jatkaisi myös toimikauden loppuosan. Ehdotus sai kannatusta. Valittiin Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajaksi Max Hamberg ja varapuheenjohtajaksi Tiina Pesonen vuosille Merkittiin tiedoksi asiakasnäkökulmasta laadittu Valtion yhteisen viestintäratkaisun Vyvin Task Forcen tilanne. Valtorin hallitus päätti kokouksessaan asettaa työryhmän, jonka tehtävänä on turvata nykyisen järjestelmän mahdollisimman häiriötön toiminta, selvittää ongelmien juurisyyt ja palauttaa asiakkaiden luottamus. Palvelussa on edelleen satunnaisia ongelmia eikä kaikkia juurisyitä ole löytynyt. Asiakkaita kiinnostaa, mikä taho maksaa palvelun korjaustoimenpiteiden kustannukset. Merkittiin tiedoksi Valtorin tilanneraportti Vyvi-palvelusta. Tilanteesta tiedotetaan palvelun käyttäjille ja muille sidosryhmille viikoittain. Työskentely eri toimijoiden kesken on hyvin tiivistä. Valtori on tehnyt palvelusta useita reklamaatioita alihankkijalleen. Juurisyitä yksittäisiin ongelmiin on löytynyt ja pääosin ne on saatu ratkaistua. Lisäksi on todettu, että ongelmia johtuu mm. huonosti käyttäytyvistä työasemista ja valtionhallinnon monimutkaisista AD- ja palomuuriratkaisuista. Se ettei AD ratkaisuja yhtenäistetty palvelun käyttöönoton yhteydessä on yksi merkittävä haaste. Viimeisten kolmen viikon aikana palvelussa on esiintynyt lähinnä lyhyitä katkoja ja hitautta satunnaisilla käyttäjillä. Todettiin, että Valtorin olisi pitänyt reagoida vahvemmin asiakokonaisuuden laajuuteen ja vakavuuteen sekä käynnistää korjaustoimenpiteet jo aiemmin. Asiakasneuvottelukunnan mielestä on hyvin tärkeää, että Valtori tekee oikea-aikaisesti reklamaatioita toimittajille. Valtori totesi asiakasneuvottelukunnan huoleen, että laadun saattaminen sopimuksissa mainitulle tasolle ei aiheuta suuria kustannuksia Valtorille tai asiakkaille. Jatkokehittämisen (esim. versiopäivitykset ja AD-rakenteen yksinkertaistaminen) kustannuksia ei ole vielä tiedossa. Valtori totesi, että palvelun tietoturvataso on ennallaan ja tietoturvatasoa auditoidaan säännöllisesti..

3 Muistio 3 (6) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Puhepalveluiden esittely 7 Valtorin tulossopimus 2016 Valtionhallinnon AD-rakenteen monimuotoisuus on huomioitu Valttityöasemien käyttöönoton suunnittelussa. Valtori toimittaa Vyvipalveluun liittyvät asiakkaiden Valtorille laatimat ja Valtorin toimittajalle laatimat reklamaatiot asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Viestintäpalvelun vaihtoehtoisten tuotantotapojen selvitys on käynnissä. Valtori laatii ylätason analyysin kolmesta vaihtoehdosta ja antaa oman näkemyksensä soveltuvimmasta ratkaisusta. Analyysi valmistuu viikon 49 alussa. Valtorin ohjaaja antaa lausuntonsa analyysiin 2 arkipäivän sisällä sen valmistumisesta. Sovittiin, että Valtori toimittaa analyysin heti sen valmistuttua asiakasneuvottelukunnan jäsenille, jotka kokoavat oman hallinnonalansa kommentit ja toimittavat koosteen Valtoriin 3 arkipäivän sisällä. Valtori laatii tiivistelmän hallinnonalojen kannanotoista seuraavaan asiakasneuvottelukunnan. Sovittiin, että Valtori pitää asiakasneuvottelukunnan tilanteen tasalla Valtion yhteiseen viestintäratkaisuun liittyen. Merkittiin tiedoksi esitys puhepalveluista. Tuotteistusprojekti Mobiilipäätelaitepalvelusta on käynnistetty. Todettiin, että asiakkailla ei ole enää neuvottelusuhdetta puhepalveluiden toimittajaan, koska sopimukset ovat siirtyneet Valtoriin. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että Valtori varmistaa tehokkaan toimittajayhteistyön puhelinliittymäasioissa. Sovittiin, että Valtorin puhepalveluluihin palataan myöhemmissä kokouksissa. Merkittiin tiedoksi luonnos Valtorin ja valtiovarainministeriön välisestä tulossopimuksesta vuodelle Tulossopimus allekirjoitetaan valtiovarainministeriön ja Valtorin hallituksen kommentointikierroksen jälkeen. Asiakasneuvottelukunta esitti toiveen, että tulossopimukseen lisättäisiin myös hallinnollisen tehokkuuden mittarit. Asiakasneuvottelukunnan mielestä palveluiden laadun tavoitteisto voisi olla vahvemmin tulossopimuksessa näkyvissä. Asiakasneuvottelukunta korostaa kustannussäästöjen toteutumisen tärkeyttä suhteessa alkuperäisiin suunnitelmiin ja pyytää, että tulosneuvotteluissa tarkastellaan TORI-hankkeen aikana laadittuja kustannussäästösuunnitelmia tämän hetkisiin suunnitelmiin. 8 Valtorin yleiskustannusten kohdentaminen 2016 Merkittiin tiedoksi asiakasneuvottelukunnan nimeämän työryhmän esitys yleiskustannusten kohdentamisesta vuonna Työryhmän esitys on Keha-keskusta lukuun ottamatta yksimielinen. Kokouksessa TEM:n

4 Muistio 4 (6) Talous ja hallinto / Paula Kovanen edustaja toi esiin tyytymättömyyden yleiskustannusten jakoon. Asian käsittely TEM:n hallinnonalan osalta jatkuu Valtorin ja Keha-keskuksen välillä. Todettiin, että tuotteistuksien myötä yleiskustannukset sisältyvät palvelun hintaan. Keskusteltiin siitä, pitäisikö Valtorin tehokkuutta verrata parhaiten suoriutuviin valtionhallinnon organisaatioihin, vai yhtiömuotoisiin toimijoihin. Todettiin, että Valtorin yleiskustannusten taso on kutakuinkin samassa tasossa valtionhallinnon muiden organisaatioiden kanssa, mutta mm. rakenteellisista syistä johtuen eri tasolla kuin kaupallisten toimijoiden. Sovittiin, että Valtori toimittaa erittelyt yleiskustannusten sisällöstä asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että tuotteistukset etenevät nopeasti. 9 Valtorin asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset alustava keskustelu 10 Muut asiat 11 Seuraava kokous 12 Kokouksen päättäminen Asian käsittely siirretään seuraavaan. Todettiin, että valtiovarainministeriöstä on juuri tullut vastaus asiakasneuvottelukunnan laatimaan aloitteeseen. Sovittiin, että seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on tammikuussa Valtori laatii kevään kokousaikatauluista Doodle-kyselyn (1 kokous / kk). Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät N Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu o Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, Rousku Kesken Työpajan järjestämistä ei ole toistaiseksi vielä organisoitu Valtorin puhepalveluiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Mellas Valmis Käsitellään kokouksessa Hallinnonalatasoinen Rautanen Siirtyy seuraavaan asiakasyhteistyömalli Vuoden 2016 yleiskustannusten kohdentamisen miettiminen (työryhmä) Tilannekatsaus VYverkon tietoturvallisuudesta Pulli aloitus lokakuussa Valmis Esitys käsitellään kokouksessa Mellas Siirtyy seuraavaan

5 Muistio (6) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Esitys VY-verkon hinnoittelumallista vuodelle 2016 Mellas Vuoden 2016 ensimmäinen kokous Todettiin, että asiakasneuvottelukunnan kokouksessa hyväksyttiin VY-verkon hinnoittelumalli vuodelle 201, mutta ei vuodelle Esitys VAKA- ja Valttipalveluiden hinnoittelusta Lisenssistrategian, hinnoittelurakenteen sekä tavoiteltavien kustannussäästöjen esittely Tarkempi tilanneraportti VYVI-palvelun tilanteesta Esitys Vahva-hankkeen tarkemmista roolituksista ja tehtävänjaosta Tarkempi asiakastyytyväisyyskysely asiakasneuvottelukunnan jäsenille esitys toteutustavasta Vyvi-palveluun liittyvät asiakkaiden Valtorille laatimat ja Valtorin toimittajalle laatimat reklamaatiot asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Analyysi viestintäpalvelun vaihtoehtoisista tuotantotavoista heti sen valmistuttua asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Oman hallinnonalan kommenttien kokoaminen ja toimittaminen Valtoriin. Tiivistelmä hallinnonalojen kannanotoista kos- Sovittiin, että Valtori pyytää asiakasneuvottelukunnan jäseniltä edustajia pienryhmään, joka laatii esityksen VY-verkon hinnoittelumallista tuleville vuosille. Esitys käsitellään seuraavassa asiakasneuvottelukunnan kokouksessa. Valtori kokoon kutsuu pienryhmän. Mellas Siirtyy seuraavaan Vuorikoski Vuoden 2016 ensimmäinen kokous Mellas, Pessi Valmis Käsitellään kokouksessa Valtorin hallitus päätti , että Valtori lähtee hankintarenkaaseen mukaan. Rooli kilpailutuksen jälkeen täsmentyy, kun ratkaisu on selvillä. Rautanen Siirtyy seuraavaan Rautanen Mellas Viikon 49 alussa Asiakasneuvottelukunnan jäsenet Mellas 3 arkipäivän sisällä materiaalin saapumisesta Vuoden 2016 en-

6 Muistio 6 (6) Talous ja hallinto / Paula Kovanen kien viestintäpalvelun vaihtoehtoisia tuotantotapoja. Erittelyt yleiskustannusten sisällöstä asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Doodle-kysely asiakasneuvottelukunnan kevään 2016 kokousaikatauluista (1 kokous / kk). Pulli Kovanen simmäinen kokous