Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 2/2017

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) n asiakasneuvottelukunnan kokous 2/2017 Aika to klo Paikka Lintulahdenkatu 5, Helsinki, Monitoimitila B ilmoittautuminen 1. kerroksen aulassa. Osallistujat Poissa toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana Ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana Tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö Erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö Neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö Tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö Tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö, varapuheenjohtaja Kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö Tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö Tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö Neuvotteleva virkamies Pauli Kartano, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana kohta 4. Tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö Toimitusjohtaja Pasi Lehmus, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Asiakkuusjohtaja Sari-Anne Hannula, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Asiakkuusjohtaja Mikko Vuorikoski, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus, sihteeri Asiakkuusjohtaja Jere Antikainen Tuotantojohtaja Tero Latvakangas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Käyttäjätuen johtaja, Sakari Marttila, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Palvelujohtaja, Jari Virtanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Business Controller Hanna Kuikka, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

2 Muistio 2 (6) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi avasi kokouksen klo Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 3 n uusi organisaatio ja johto 1.5. alkaen / Pasi Lehmus Pasi Lehmus esitteli n uuden organisaation. Uudet n johtoryhmän jäsenet esittelivät itsensä. Asiakasneuvottelukunta esitti kiitoksensa neuvottelukunnan jättäville johtoryhmän jäsenille. 4 Ilmatieteenlaitoksen TORI -poikkeama, asiakasneuvottelukunnan kuuleminen / Pauli Kartano Pauli Kartano esitteli Ilmatieteen konesalipalveluita, lähiverkkopalveluita ja säätuontojärjestelmän kapasitteetti ja tallennusjärjestelmää koskevan poikkeamaesityksen. Keskustelussa todettiin, että asiakasneuvottelukunnan poikkeamille asettamat kriteerit täyttyvät poikkeaman ollessa määräaikainen, eikä asiassa tunnistettu haasteita n tai muiden asiakkaiden toimintaan. Asiakasneuvottelukunta puoltaa esitystä. 5 Vuoden 2018 taloussuunnitelmat 5.1 n talousarvioehdotus 2018 / Pasi Lehmus Toimitusjohtaja Lehmus kävi läpi n vuoden 2018 talousarvioesityksen. Asiakasneuvottelukunta totesi, että on tärkeää ja hyvä, että n taloudesta on saatu kokonaiskuva ja sellainen koottu materiaali, jota voidaan kommentoida. Asiakasneuvottelukunta kuitenkin totesi, että materiaalit on toimitettu asiakasneuvottelukunnalle niin myöhäisessä vaiheessa, ettei niihin perehtyminen kattavasti hallinnonaloilla ole ollut mahdollista. 5.2 n asiakaskohtaiset budjetit 2018 / Jukka Rautanen Jukka Rautanen kävi läpi n vuoden 2018 Talousarvioesitykseen lasketut asiakastuotot hallinnonhaaroittain ja asiakaskohtaisesti. Keskustelussa todettiin, että asiakaskentässä on epäilyjä aikataulujen toteutumisesta tuotteistettujen palveluiden toimituksissa. Keskusteltiin ja todettiin, että palveluiden käyttöönottoprojekteja voidaan aktivoida n investointimomentille palvelusta riippuen 3 tai 5 vuoden poistoina maksettavaksi. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

3 Muistio 3 (6) Todettiin myös se, että esitettyjä hallinnonhaarakohtaisia lukuja ei voi kommentoida ennen virastokierrosta ja siihen oli liian vähän aikaa, koska materiaali oli käytettävissä vain päivää ennen kokousta. Tiina Pulli toimitti kokouksen aikana tiedon, että tuotteistettujen palveluiden osuus vuoden 2018 talousarvion tuotoista olisi näillä laskelmilla 31% (ei sisällä K&K-palveluita, jotka on laskettu as-is palveluiksi). n asiakaspalvelupäälliköt tekevät syyskuun loppuun mennessä tarkennetut asiakaskohtaiset kehityssuunnitelmat, joita peilataan syksyllä esitettyjä talousarvolukuja vasten. Asiakasneuvottelukunta totesi, että jatkossa virastojen seuraavan budjettivuoden kustannustason tulee olla selvillä ennen kuin talousarvioesitykset keväällä toimitetaan virastoista ministeriöille. Kokous esitti tämän kohdan käsittelyn yhteydessä jälleen kerran sen, että materiaalien tulee olla kokouskansiossa 3 työpäivää ennen kokousta. 5.3 Arvio tuotteistettujen palveluiden hinnoista 2018 / Jukka Rautanen Jukka Rautanen esitteli tuotteistettujen arvion tuotteistettujen palveluiden hintamuutoksista vuodelle Uusien palveluiden osalta hinnan alentaminen on mahdollista, mikäli tietyt volyymitavoitteet toteutuvat ja tuote on kustannusten jälkeen kannattava. 6 Tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot / Jukka Rautanen Jukka Rautanen kävi läpi tuotteistettujen palveluiden käyttöönoton tilanteen. lta tiedusteltiin käyttöönottojen viivästymisen syitä. Useimmiten toimituksi ovat hidastaneet substanssisovellusten testaaminen ja mahdolliset niihin tarvittavat muutokset. Puheenjohtaja totesi asiasta keskustellun useita kertoja aiemmissa neuvottelukunnan kokouksissa, joten asiaan liittyvä ongelmatiikka ei ole voinut tulla lle yllätyksenä. Ari Uusikartano korosti sitä, että tärkeintähän ei ole työaseman toimittaminen, vaan se, mitkä palvelut ja sovellukset käyttäjällä on käytössä toimituksen jälkeen. Asiakasneuvottelukunta totesi, että asiakaskunnassa on laajaa odotusta käyttöönottojen etenemiseksi suunnitellulla tavoin ja n tulee varmistaa näiden laadukas ja ripeä toteutuminen. Todettiin, että työnjakoon ja vastuisiin on syytä kiinnittää aiempaa tarkemmin huomiota jo ennen toimitusprojektin käynnistämistä, koska osassa projekteja on havaittu, että on odottanut asiakkaan tekevät asioita, joihin sillä ei enää ole ollut edellytyksiä henkilöstön siirryttyä in. Sovittiin tässä yhteydessä, että toimittaa asiakasneuvottelukunnalle tiedon, toteutuuko tavoiteltu 6000 Valtti-työaseman toimitus kesäkuun loppuun mennessä. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

4 Muistio 4 (6) 7 n strategiapäivitys, asiakasneuvottelukunnan osallistuminen prosessiin / Pasi Lehmus Pasi Lehmus esitteli ajatuksen siitä, miten asiakasneuvottelukunta osallistuu n strategiaprosessiin. n strategiakäsittely pidetään Asiakasneuvottelukunta on kutsuttu mukaan Todettiin, että n tulee huomioida VM:n julkisen hallinnon ICT- linjaukset suunnitelmissaan. Sovittiin, että n asiakkuusjohtajat pitävät touko-kesäkuun aikana omille asiakasryhmilleen strategiatyöpajat, joiden tavoitteena on koostaa asiakkaiden toiveita strategiatyöltä ja strategialta. Keskusteltiin myös ulkoisten konsulttien hyödyntämisestä antamaan näkemyksiä siitä, mihin palvelutoimittajien toiminta on kehittymässä. Tärkeimpänä kuitenkin nähtiin se, että strategiatyössä nähdään pidemmälle kuin tulevaan kahteen vuoteen. 8 n hankkeiden laatu / Tiina Pesonen, Jukka Rautanen Tiina Pesonen kävi läpi TIETOKEKOssa havaittuja n haasteita. Sopimukset toivoo, että sopimusten uudistamistyöhön nimettäisi asiakasedustus. n palveluille tulee luoda vähintään selkeät vasteajat ja SLA-vaatimukset sekä onnistumisen mittarit ja niihin mahdollisuuksien mukaan liittyvät porkkanat ja sanktiot (voivat olla muitakin kuin taloudellisia) n toivottiin myös kiinnittävän huomiota palveluidensa laatuun ja laatutoimintaan toimintansa kehittämisessä. Omana erillisenä kohtana keskusteltiin tarpeesta lisenssien hallinnan vastuunottoon lle. antaa ehdotukset asiakasneuvottelukunnalle seuraavassa kokouksessa. 9 Henkilötyön laskutusmallin muutoksen vaikutukset asiakkaille / Hanna Kuikka Hanna Kuikka esitteli n laskutusmallin muutoksen vaikutukset asiakkaille. lle esitettiin kysymys, että onko n henkilöstörakenne oikea, jotta palveluille kohdennetaan oikean hintaista työtä. Tässä yhteydessä todettiin, että Asiakkuusjohtajat kokoavat asiakaskunnan uusia palvelutarpeita asiakkailtaan. Näistä tehdään kooste asiakasneuvottelukuntaa varten. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

5 Muistio 5 (6) 10 Tiedoksi 11 Seuraavan kokouksen teemat Palveluiden tilanne todettiin tiedoksi kokousmateriaaleissa Asiakasreklamaatiot todettiin tiedoksi kokousmateriaaleissa Kesäkuun kokouksen vuosikellon mukaiset teemat: - n strategian päivitys, asiakasneuvottelukunnan näkemykset - Tietoturva/Kyber n näkemys 12 Muut asiat 13 Kokouksen päättäminen Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa. Rautanen, Mellas Avoin Tähän mennessä käyttöönotot on pystytty toteuttamaan tarpeiden mukaisesti. Käyttöönottoja halutaan vauhdittaa kokonaisuudessaan, mitä tukemaan laaditaan asiakaskohtaiset käyttöönottosuunnitelmat Benchmark-vertailujen tulokset asiakasneuvottelukunnan jäsenille Tarkempi suunnitelma Käyttäjätuen kehittämisestä Raportti laskutusmallin muutoksen vaikutuksista Asiakaskunnan uusien palvelutarpeiden kokoa- Vuorikoski, Rautanen Mellas Pulli As nk jäsenet Kun tulokset valmiina, viimeistään syksyllä 2017 Vuoden 2017 ensimmäinen kokous kokous 2/2017 kokous 2/2017 Avoin Valmis Avoin Avoin valmistelee kriteerejä ja tekee päätökset käyttöönottojen järjestyksestä niiden perusteella, mikäli sille tulee tarve. Aikataulusuunnitelma on laadittu Tuloksia käsitellään viimeistään syksyllä Asiakasneuvottelukunnan näkemys on, että benchmark-vertailujen tulisi olla osana n jatkuvaa toimintaa, tuotekehitystä ja hinnoittelua. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

6 Muistio 6 (6) minen Tietokekon palaute asiakasneuvottelukunnalle Asiakasneuvottelukunnalle tieto kesäkuussa 6000 valttityöaseman tavoitteen toteutumisesta Asiakkuusjohtajat järjestävät asiakkailleen strategiatyöpajat ja koostavat käytettäväksi elokuun Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja n strategiapäiville. Tiina Pesonen Avoin Asiakkuujohtajat Avoin Asiakkuusjohtajat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus