Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 4/2016

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 4/2016 Aika ma klo Paikka Osallistujat Poissa Valtori, Lintulahdenkatu 5, Helsinki, nh Monitoimi B (1. krs) toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja osastopäällikkö Heidi Rantanen, Liikenteen turvallisuusvirasto (Nykoppin sijaisena) tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö erityisasiantuntija Jussi Kuusela, puolustusministeriö (Nuutisen sijaisena) tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietohallintopäällikkö Markku Heinäsenaho, sosiaali- ja terveysministeriö (Pesosen sijaisena) erityisasiantuntija Kai Karsma, työ- ja elinkeinoministeriö (Haukirauman sijaisena) järjestelmäpäällikkö Ritva Flinkman, ulkoasiainministeriö (Uusikartanon sijaisena) tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö neuvotteleva virkamies Markus Rahkola, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana (Piggin sijaisena) tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori toimitusjohtajan sijainen, kehitysjohtaja Sari-Anne Hannula, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori johdon assistentti Paula Kovanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, sihteeri neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana

2 Muistio 2 (6) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 4 Asiakasneuvottelukunnan suunnitelma ja tavoitteet Keskusteltiin Hambergin ja Pesosen valmistelemista asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja tehtävistä vuosille Tavoitteet, lisäarvo ja perustehtävät: - Asiakasneuvottelukunta toivoo Valtorin tuovan proaktiivisemmin hallitukseen meneviä asioita asiakasneuvottelukunnan käsiteltäväksi. - Kokouksissa on tähän mennessä käsitelty enemmän operatiivisia, ajankohtaisia asioita kuin strategisia kokonaisuuksia. Jatkossa tavoitteena olisi keskittyä portfoliotasoon ja tulevaisuuden näkymiin yksittäisten palveluiden ja asioiden sijaan. - Valtorin näkökulmasta keskustelu asiakasneuvottelukunnan kanssa on hyödyllistä. Toiveena on, että asiakasneuvottelukunnassa voitaisiin sopia yhteisiä linjauksia ja antaa Valtorille evästystä asiakaskohtaisten asioiden käsittelyssä. Valtori saisi asiakasneuvottelukunnalta näkemyksen asioista ja palveluista, joihin Valtorin tulisi tulevaisuudessa panostaa. - Kokouksissa on hyvä käsitellä laajempaa asiakaskuntaa koskevat ilmiöt, mutta ei yksittäisiä asiakkaita koskevia haasteita. Tehtävät ja vuosikello - Kokousrytmin harventaminen antaisi valmistautumiseen eri toimijoiden kanssa enemmän aikaa. - Vuosikellon lähtökohtana voisi olla Valtorin toiminnan vaatimat asioiden käsittelyajat. - Kokousten aiheita voisi Valtorin näkökulmasta olla esim. palveluiden hinnoittelun periaatteet, tuotekehityssalkun aihiot ja yhteisten palveluiden käyttöönottojen eteneminen. Lisäksi kokouksissa on hyvä käsitellä joitain hallinnollisia asioita, kuten strategia ja yhteiset asiakassopimusmallit (ml. vanhojen palveluiden poistaminen käytöstä). - Valtori raportoi tälläkin hetkellä strategian toimeenpanosuunnitelman etenemistä 3 krt vuodessa hallitukselle. Raporttia on mahdollista esitellä myös asiakasneuvottelukunnalle. Sovittiin, että Rautanen ja Hannula laativat ensimmäisen suunnitelman asiakasneuvottelukunnan kokousteemoista ja -rytmistä Valtorin toimin-

3 Muistio 3 (6) nan näkökulmasta, minkä jälkeen he viimeistelevät sen Hambergin ja Pesosen kanssa. Tavoitteena pyrkiä oikea-aikaisuuteen siten, että asiakasneuvottelukunnan käsittelystä on Valtorin valmistelussa hyötyä. Kokousteemat ja -rytmi käsitellään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Kokouksia pidettäneen 4-6 / vuosi. Ehdotettiin, että asialistoille lisätään vakioasiaksi Asiakasneuvottelukunnan terveiset hallitukselle. 5 Valtorin tuotteistetuilla palveluilla saavutettavat säästöt Merkittiin tiedoksi esitys tuotteistettujen palvelujen säästöistä. Jokainen asiakascase lasketaan ja arvioidaan erikseen. Säästöjä arvioitaessa tulee huomioida, että euromääräisten säästöjen lisäksi asiakkaat saavat yhteisten palvelujen käytöstä toiminnallisia hyötyjä. Yleinen havainto on, että kustannus- ja tehokkuuspotentiaalia on selkeästi nähtävissä. Virastokohtaiset kustannukset ja säästöt tarkentuvat, kun tehdään asiakaskohtaiset käyttöönottosuunnitelmat. Samalla tulee myös arvioida siirtymävaiheen kustannukset. Todettiin, että yhteisten palvelujen käyttöönotot tuovat valtionhallinnolle kokonaisuudessaan säästöjä, vaikka joidenkin yksittäisten organisaatioiden kustannukset saattavat nousta. Kompensaatiomekanismi yksittäisten organisaatioiden kustannusten nousulle olisi syytä luoda. Asiakasneuvottelukunta näkee yhä tarpeen määritellä toiminnallisen- ja kustannustehokkuuden tunnusluvut ja etsiä ulkoisia verrokkeja, joiden suhteen Valtorin palvelutuotannon tehokkuutta voidaan arvioida. Valtorissa on työn alla Valtorin palvelujen vertailu kaupallisten toimijoiden palveluihin. 6 Valtorin palvelunhallintajärjestelmän tilanne Merkittiin tiedoksi tilannekatsaus Valtorin Propalvelunhallintajärjestelmästä, jonka tavoitteena on palvelunhallinnan johtaminen yhtenäisten ja tehokkaiden prosessien avulla sekä ISO/IEC sertifiointivalmiuden saavuttaminen. Käynnissä olevassa Proprojektissa määritellään, kuvataan ja otetaan käyttöön palvelunhallintajärjestelmän prosessit. Asiakasneuvottelukunta totesi, että prosessien määrittely ja käyttöönotto on Valtorin sisäistä toimintaa, joka näkyy välillisesti asiakkaille: hyvin toimivat prosessit takaavat laadukkaat palvelut ja toimivan asiakasrajapinnan. Valtorin olisikin hyvä kuvata palvelunhallintajärjestelmän merkitys myös asiakkaiden näkökulmasta. 7 Valtorin oman kapasiteettipalvelun sisältö ja hinnat Sovittiin, että asia käsitellään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa 14.6.

4 Muistio 4 (6) 8 Valtorin tuotekehityssalkun tilanne Merkittiin tiedoksi tuotekehitysprojektien tilanne. Tuotannossa olevien tuotekehitysprojektien osalta on myös laadittu ennusteet kokonaisvolyymistä. Käyttöönotot toteutetaan aina asiakaskohtaisina käyttöönottoprojekteina. Uuden palvelun käyttöönoton myötä vanha palvelu poistetaan käytöstä. Asiakasneuvottelukunta piti hyvänä, että nyt on materiaali, jonka pohjalta palveluiden käyttöönottotahtia voidaan seurata. 9 Valtorin hallituksen puheenjohtajan tapaaminen / keskustelu 10 Muut asiat Valtorin hallituksen puheenjohtaja, Verohallinnon pääjohtaja Pekka Ruuhonen näkee, että hallituksella ja asiakasneuvottelukunnalla on yhteiset tavoitteet. Tilanne eroaa virastojen suhteesta markkinatoimijoihin siinä, että Valtori ja Valtorin asiakkaat ovat samalla puolella pöytää. Tätä asetelmaa tulee voida hyödyntää aiempaa vahvemmin aloittaneen hallituksen toiminta on tähän mennessä suuntautunut uuden toimitusjohtajan valintaan. Jatkossa hallituksen tavoitteena on keskittyä strategisiin asioihin ja mm. vakiinnuttaa Valtorin toimintaa, edistää tuotteistuksia, kehittää johtoryhmätyöskentelyä ja panostaa sekä henkilöstö- että asiakastyytyväisyyteen. Henkilöstötyytyväisyys linkittyy vahvasti asiakastyytyväisyyteen: tyytyväinen henkilöstö tuottaa laadukkaita palveluita ja tyytyväisiä asiakkaita, mikä edelleen ruokkii henkilöstötyytyväisyyttä. Tässä on syytä päästä positiiviseen kierteeseen. Ruuhonen näkee Valtorin tulevaisuuden haasteellisena, mutta valoisana. Kesäkuussa 2016 haasteena on TUVE-toiminnan siirtyminen Valtoriin. TUVE-toiminnan on jatkossakin säilytettävä korkea tasonsa. On tärkeää jatkossa huolehtia siitä, että sekä TORI- ja TUVE-palvelut toimivat suunnitellusti ja saavutetaan synergiaetuja. Todettiin, että hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan on hyvä kokoontua ainakin kerran vuodessa yhteen. Ei muita asioita. 11 Seuraava kokous 12 Kokouksen päättäminen Seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on klo Kokous painottuu strategisiin asioihin ja aiheina ovat mm. tulevaisuuden viestintäratkaisu, laskutuksen kehittäminen, Valtorin oman kapasiteettipalvelun sisältö ja hinnat sekä asiakasneuvottelukunnan kokousteemat ja -rytmi. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

5 Muistio 5 (6) Avoimet tehtävät N Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu o Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, riskienhallintapäällikkö Kesken Työpaja on klo Valtori siirtää tai vahvistaa varatun ajan lähiaikana Valmis Esitys Vahva-hankkeen tarkemmista roolituksista ja tehtävänjaosta Valtorin hallitus päätti , että Valtori lähtee hankintarenkaaseen mukaan. Rooli kilpailutuksen jälkeen täsmentyy, kun ratkaisu on selvillä. Hankinta toteutetaan siten, että se mahdollistaa palvelun käyttämisen laajemminkin valtionhallinnossa. Mahdollisesta tuotteistuksesta tehdään erillinen päätös. Valtorin tulee laatia asiakasneuvottelukunnalle Vahva-hankkeesta näkemyksensä vuoden 2016 aikana. VAHVA hanke tarvitsee Valtorin toimittamia tietoja hankkeen omien aikataulujen mukaisesti Keskustelu erilaisten hallinnonalatasoisten yhteistyömallien toimivuudesta Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa SAAS-palveluiden hankintamenettelyt Hanselin kanssa Yhteenveto VY-verkon tietoturva-auditoinnin loppuraportista asiakasneuvottelukunnan jäsenille Käyttäjätuen kehittämisen tilannekatsaus Asiakasneuvottelukunta Vuoden 2016 loppupuolella Avoin Vahva-hanketta käsitellään loka-marraskuussa asiakasneuvottelukunnan kokouksessa. Poistetaan avoimien asioiden listalta. Rautanen, Mellas Avoin Kriteerejä ei ole vielä määritelty. Tähän mennessä käyttöönotot on pystytty toteuttamaan tarpeiden mukaisesti. Vuorikoski Kesken Likovuori Valmis Toimitettu sekä huhtiettä toukokuun tilanne. Mellas Q3 tai Q4 / 2016 Avoin

6 Muistio 6 (6) Keskimääräisen viraston vertailulaskelma asis-palveluiden ja tuotteistettujen palvelujen kustannuksista Ehdotukset asiakasneuvottelukunnan tavoitteiksi ja syksyn 2016 kokousteemoiksi Hambergille ja Pesoselle Asiakasneuvottelukunnan tavoitteiden ja syksyn 2016 kokousteemojen viimeistely Asiakasneuvottelukunnan kokousteemat ja - rytmi Mellas Valmis Käsitellään kokouksessa. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet Valmis Hamberg, Pesonen Valmis Käsitellään kokouksessa. Rautanen, Hannula, Hamberg, Pesonen Avoin