Toimivaa kuntoutusta ja kiireetöntä kohtaamista EKKUssa Hyvä vastaanotto-hanke Espoon kehitysvammaisten kuntoutusyksikkö EKKU:n

Transkriptio

1 Toimivaa kuntoutusta ja kiireetöntä kohtaamista EKKUssa Hyvä vastaanotto-hanke Espoon kehitysvammaisten kuntoutusyksikkö EKKU:n loppuraportti

2 1. TAUSTATIEDOT Espoon kehitysvammaisten kuntoutusyksikkö EKKU on perustettu ja toimii osana Lääkinnällisen kuntoutuksen yksikköä, joka kuuluu Espoon sosiaali- ja terveystoimen terveyspalvelujen tulosyksikköön. Toiminta on osa Espoon kaupungin kuntoutuspalveluja ja on koko kaupunkitason keskitettyä palvelua. Lääkinnällisen kuntoutuksen muita palveluja ovat apuvälinepalvelut, veteraanipalvelut, lääkinnällisen kuntoutuksen suunnittelu, kuntoutustyöryhmätoiminnasta vastaaminen ja aikuisten toimintaterapiapalvelut. Henkilökuntaa on yhteensä 25, joista EKKU:ssa työskentelee 10 (jos kaikki vakanssit ovat täynnä). Espoon kehitysvammaisten kuntoutusyksikkö EKKU palvelee perusterveydenhuollon seurannassa olevia espoolaisia kehitysvammaisia. Palveluja ovat kuntoutussuunnitelmien laadinta, kuntoutustarpeen arviointi, kuntoutuksen suunnittelu ja koordinointi sekä sairauksien ennaltaehkäisy ja hoitoon ohjaaminen. Osa kuntoutuspalveluista tuotetaan itse. EKKU:n henkilökuntaan kuuluu 2 lääkäriä, terveydenhoitaja, psykologi, kolme fysioterapeuttia, kaksi puheterapeuttia ja toimintaterapeutti. EKKU:n työskentelytapa on jalkautuva eli osa palveluista tuotetaan asiakkaan omassa toimintaympäristössä (esim. päiväkoti, koulu, koti tai toimintakeskus). EKKU tekee tiivistä yhteistyötä erikoissairaanhoidon, vammaispalvelun ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa. EKKU tarjoaa lisäksi neuvontaa, ohjausta ja konsultaatiota kehitysvammaisten kuntoutukseen liittyvissä asioissa muille ammattilaisille. 2. JOHDANTO EKKU:n perustamisen suunnitteluvaiheessa tuleva esimies ehdotti Hyvä Vastaanotto -hankkeen projektipäällikölle, voisiko uusi perustettava yksikkö osallistua hankkeeseen, ja sen avulla sekä luoda uutta että kehittää toimintaa. Yksikön perustamisvaiheessa eri toimintayksiköistä siirtyi henkilökuntaa (lääkäri, 3 fysioterapeuttia, 2 puheterapeuttia ja toimintaterapeutti) samaan organisaatioon. Lisäksi saatiin kolme uutta vakanssia: lääkäri, terveydenhoitaja ja psykologi. Terveydenhoitaja aloitti ja psykologi Toinen lääkärin vakanssi on edelleen täyttämättä. Lääkärin työpanosta ostetaan Rinnekodista 4-6 pvä/kk:ssa ja sinne lähetetään poliklinikalle asiakkaita. Virassa oleva lääkäri ottaa vastaan alle 18-vuotiaat lapset ja nuoret. Uudella yksiköllä oli edessään paljon muutoksia: uusi esimies, uusi tulosyksikkö, uusi toimipiste, uudet työkaverit, irtautuminen tiiviistä yhteistyöstä vammaispalvelujen kanssa, keskeneräiset prosessit, vajaamiehitys. EKKU hyväksyttiin hankkeeseen kierrokselle 4, joka alkaisi puoli vuotta toiminnan alkamisen jälkeen. Hyvä Vastaanotto -työryhmään valittiin lääkäri Marja Koivusalo, fysioterapeutti Marjo Saloranta, terveydenhoitaja Eija Nikkanen ja johtava kuntoutussuunnittelija Tiina Hannikainen. Ensimmäisen seminaarin jälkeen Marja Koivusalo jäi pois ja hänen tilalleen tuli toimintaterapeutti Pauliina Hämäläinen. 3. PROSESSIN ALOITUS JA MITTAUKSET Annan käynnin jälkeen päätimme tasapainolaskurin avulla mitata työaikaamme. Valitsimme 18 eri osiota. mitä mittasimme. Lisäksi mittasimme ajanvarauksen ulkoista ja sisäistä kysyntää. Testipäiväksi valitsimme Varsinaiset mittausviikot olivat 40 ja 41. Mittausten mukaan käytimme paljon aikaa siirtymiseen autolla tai julkisilla kulkuvälineillä. Päätimme tehdä kaksi jatkomittausta, joissa mitattiin vain siirtymisiä. Valitsimme viikot 3 ja 16.

3 Alku oli ristiriitaista, muutosvastarintaakin oli havaittavissa. Haasteena oli myös se että EKKU ei ole tyypillinen vastaanottotoimipiste, jolloin hanke ei ollut yksi - yhteen toiminnan kanssa. Koko henkilökunta lähti mukaan mittauksiin. Työajan jakautuminen mitattujen toimintojen välillä viikoilla 40 ja 41. Lyhennysten selitykset, katso Liite ONGELMAT JA NIIDEN POHJALTA VALITUT KEHITTÄMISTOIMENPITEET Hyvä vastaanotto -työskentelyssä löysimme useita eri ongelmakohtia, joiden kehittämistyötä olemme toteuttaneet PDSA-syklin kautta. Kirjasimme valitut kehittämistoimenpiteet PDSAlomakkeille ja olemme pitäneet niitä esillä työpaikalla myös kokousten ulkopuolisena aikana ilmoitustaululla kaikkien luettavilla. Valittuja kehittämistoimenpiteitä olivat: 4.1 Työhuippujen tasaaminen ja työnhallinnan lisääminen --> asiakasrekisterin käyttöönotto ja kirjaamisen kehittäminen 4.2 Palvelujen määrittelyt --> tasapuolinen palvelutarjonta 4.3 Kuntoutussuunnitelmien ajanvarauksen keskittäminen --> toimiva, työaikaa säästävä toimintatapa 4.4 Matka-aikojen väheneminen --> alueellinen käyntien keskittäminen ja reittisuunnitelma 4.5 Poikkeustilanteiden hallinta --> sovitut käytännöt kirjattu 4.6 Tarkoituksenmukaiset tilat kokouksiin ja arviointiin -->vastaanottoaikojen ja yhteisvastaanottoaikojen lisääminen ja erillinen neuvotteluhuone 4.7 Työviihtyvyys --> fiilismittarin käyttö 5. TAVOITTEET, TOIMENPITEET JA TULOKSET 5.1 ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖÖNOTTO JA KIRJAAMISEN KEHITTÄMINEN Työhuippujen tasaamiseksi ja työn ennakoitavuuden lisäämiseksi halusimme perustaa asiakasrekisterin. Aluksi tutkimme mahdollisuutta sisällyttää asiakasrekisteri tai jono osaksi olemassa olevaa potilastietojärjestelmää, mutta se ei toistaiseksi ole mahdollista. Perustimme 12/2011 asiakasrekisterin osaksi yksikkömme sisäistä sähköistä järjestelmää exel-pohjaisena. Asiakasrekisterissä on oma osastonsa lapsille (alle 18-v) ja aikuisille. Rekisteriin kootaan tiedot edellisen kuntoutussuunnitelman päivämäärästä ja mahdollinen seuraavan

4 kuntoutussuunnitelman toivottu ajankohta, hoitavan lääkärin ja terapeuttien tiedot sekä suunnitelmassa suositellun kuntoutuksen muodot ja järjestämistapa. Lisäksi kirjataan erityisesti huomioitavat seikat kuten tulkin tarve. Lasten ja nuorten rekisteri on lähes ajantasainen ja täydentyy jatkuvasti. Aikuisten rekisteriin on syötetty pidetyt kuntoutussuunnitelmat, kuntoutussuunnitelmaa jonottavat ja asiakkaat, jotka ovat olleet yhteydessä EKKU:un. Rekisteri täydentyy jatkuvasti. Asiakasrekisteri on yksikön kaikkien työntekijöiden luettavissa ja täydennettävissä. Asiakasrekisteriin tietojen vieminen ja päivitys on ollut kahden työparin (lapset ja aikuiset) vastuulla. Jatkossa on sovittava rekisterin päivityksestä. Oman haasteensa tuo kehittyvä tietojärjestelmä, jonka myötä joudumme jo pohtimaan uutta tapaa tallentaa ja säilyttää tietoa. Kuntoutuspäätökset kirjataan potilastietojärjestelmään kunpa -lehdelle, josta tieto on kaikkien käytettävissä. 5.2 TASAPUOLINEN PALVELUTARJONTA Palvelujen määrittely ja tasapuolisuus osoittautui haasteeksi uudessa yksikössä, johon siirtyi työntekijöitä, joilla oli jo edellisten organisaatioiden luoma tapa toimia tietyllä tavalla tietyissä tilanteissa. Kun EKKU:lla ei ole valmiiksi määriteltyjä palveluja, erityisesti omana toimintana tuotettujen palveluiden osalta asiakkaiden saamien palveluiden määrä saattoi vaihdella työntekijäkohtaisesti. Hyvä vastaanotto-hankkeen tiimin ohjaaja tuli käynnistämään pienryhmätoiminnan koko työyksikön henkilökunnan työpajaan Työpajassa oli tavoitteiksi asetettu: Sopia yhdessä, mitä palveluita tarjotaan ja kuinka paljon eri-ikäisille asiakkaille. Saavuttaa tasapuolinen palvelutarjonta ja sopia minimistä, mitä ainakin tarjoamme näillä olemassa olevilla resursseilla. Millä kriteereillä asiakas saa enemmän, kuin yllä määritellyt minimipalvelut? Määritellä varhaiskuntoutus, mitä se meillä tarkoittaa ja mitä palveluita se sisältää Asiakkaaksi tulemisen prosessit, ensikäynti Työpajassa sovittiin varhaiskuntoutuksen osalta tasapuolisista palveluista, muiden ikäryhmien kohdalta työskentelyä jatkettiin tiimin ja esimiehen kesken 13.4., jolloin työstettiin leikki- ja kouluikäisen sekä opiskelijan palveluja. Työpajan ja jatkostyöskentelyn jälkeen EKKU:n henkilökunnan eri ammattiryhmät ovat tietoisempia toistensa työstä ja osaavat kertoa siitä asiakkaille laajemmin. Eri-ikäisten asiakkaiden palveluista kootaan tiivistelmät, joita voi käyttää asiakastyössä esimerkkinä EKKU:n

5 työstä eri-ikäisten kanssa. Työpajatyöskentely koettiin hyväksi, koska työn sisältöjen pohtiminen on uudessa yksikössä jäänyt aiemmin sivuun käytännön asioiden sopimisen vuoksi. Jatkotyöskentelynä keskitytään aikuisten ja ikääntyvien kehitysvammaisten asiakkaiden palvelujen kartoittamiseen ja muuhun työn sisällön kehittämiseen KUNTOUTUSSUUNNITELMIEN AJANVARAUKSEN KESKITTÄMINEN Kuntoutussuunnitelmien ajanvarauksen keskittämiseen on tarkoitus saada toimiva ja työaikaa säästävä toimintatapa. Kuntoutussuunnitelmien alkamisaika ja kesto on määritelty asiakkaan mukaan. Kuntoutussuunnitelmia tehdään n. kahdessakymmenessä eri paikassa (koulut, toimintakeskukset, EKKU). Yhteistä toimintatapaa ei löytynyt. Kehittäminen jatkuu edelleen ALUEELLINEN KÄYNTIEN KESKITTÄMINEN JA REITTISUUNNITELMA Espoo on laajalle alueelle levittäytynyt kaupunki. Tarkoitus oli keskittää käyntejä samalle alueelle ja suunnitella reitit paremmin. Ensimmäisessä mittauksessa oli mukana 11 henkilöä. Matkoihin käytetty aika keskiarvona oli 191 minuuttia viikossa. Toisessa ja kolmannessa mittauksessa oli mukana 6 henkilöä. Toisen mittauksen keskiarvo oli 113 minuuttia ja kolmannen 152 minuuttia viikossa. Tavoite saavutettiin hyvin, koska matkoihin meni aikaa vähemmän. Toisessa ja kolmannessa mittauksessa oli mukana vain 6 henkilöä. Henkilökunnan vaje, sairaslomat, vuosilomat ja koulutukset vaikuttivat asiaan. Osa työntekijöistä tekee myös lyhennettyä työaikaa SOVITTUJEN KÄYTÄNTÖJEN KIRJAAMINEN Tämän kehittämisosion tarkoituksena on kirjata varasuunnitelma, jotta poikkeustilanteissa olisi ennakkoon suunniteltu työjärjestely ja toimintatapa. Poikkeustilanteiksi määriteltiin äkilliset lyhyet ja pitkät sairastumiset, suunnitellut pidemmät muut poissaolot kuten lomat ja työlomat sekä jos toimessa ei ole työntekijää lainkaan. Esimiehen ja työryhmän kanssa sovittiin kirjattaviksi seuraavat käytännöt: tiedotus, peruutukset ja töiden siirrot. Käytännöistä on sovittu ja niitä on jo kokeiltu, mutta kirjallinen tiedote on vielä keskeneräinen VASTAANOTTOAIKOJEN JA YHTEISVASTAANOTTOAIKOJEN LISÄÄMINEN JA ERILLINEN NEUVOTTELUHUONE EKKU sijaitsee Kilon terveysasemalla toisessa kerroksessa, jossa käytössä on kuusi työhuonetta. Puheterapeuteilla on yhteinen työhuone, samoin fysioterapeuteilla. Muilla on omat työhuoneet. Kuntoutussuunnitelmakokoukset pidetään yleensä joko lääkärin huoneessa tai isommassa fysioterapeuttien huoneessa. Kilon terveysasemalla on erillinen neuvotteluhuone alakerrassa, mutta sitä ei ole käytetty, koska se sijaitsee ruokalan vieressä ja siinä on heikko äänieristys. Myöskään ei ole tilaa tai huonetta terapiatarpeen arviointia tai varsinaista terapiaa varten. Lasten arviointi- ja kuntoutuskokoukset vaativat tilan, jossa monivammaiset lapset voivat turvallisesti asioida liikkumisen apuvälineiden ja saattajiensa kanssa. Kaikki kokoushuoneet eivät suoraan sovellu tällaiseen käyttöön. Kilon terveysaseman huoneet ovat lähes kaikki käytössä, joten vapaita tiloja ei ole ollut tarjolla. Terapiahuonetta vielä kuitenkin etsitään talosta, joka mahdollistaisi vastaanottoaikojen lisäämisen. Olemme saaneet luvan käyttää viidennen kerroksen neuvotteluhuonetta (keskitetty ajanvaraus) yksikön kokouksiin.

6 5.7. FIILISMITTARIN KÄYTTÖ Ensimmäisessä seminaarissa päätimme mitata työviihtyvyyttä ja tammikuun 2012 seminaarin jälkeen otimmekin käyttöömme fiilismittarin. Mittausvälineenä käytimme hymy/vihanaama-kuvia. Kuluneen työviikon fiiliksien arviointiin voi osallistua pudottamalla värikään helmen - mustan kiven naamakuvan osoittamaan lasipurkkiin. Valinnan voi tehdä neljästä vaihtoehdosta 4 paras, 1 huonoin vaihtoehto. Mittausviikoilla 6-9 kysymyksenä oli miten työviikkosi sujui. Vastauksia tuli 7-8 / viikko. Henkilökunnasta puuttui mittauksen ajan 2 henkilöä. Mittaaminen sujui hyvin, muistutimme työkaveria, eikä vastaväitteitä kuulunut. Mittauspurkit ilmeineen kevensivät asiaa sopivasti. Fiilismittari Viikko 6 Viikko 7 Viikko 8 Viikko 9 Miten työviikkosi sujui?

7 Toinen mittaus viikoilla ( mittaus päättyy ) Kysymyksenä miltä tuntui tänään tulla töihin Vastauspäiväksi valitsimme perjantain. Henkilökunnan tiimikokoukset ovat perjantaiaamuisin iltapäivisin 1xkk myös työnohjaus ja osalla myös asiakasvastaanottoja iltapäivällä. Perjantaisin koko henkilökunta on paikalla. Tulokset: Jatkosuunnitelma: Työhyvinvointia mitataan jatkossakin fiilismittarilla, tarkemmat mittausajankohdat ja mittauksen kestot sovitaan työryhmän kanssa myöhemmin keväällä. 6. JATKOSUUNNITELMA Osa kehittämiskohteista on onnistuneesti osa arjen toimintaa ja auttavat yksikön työn jäsentämisessä ja suunnittelussa. Muilta osin kehittämistyötä on sovittu esimiehen ja työntekijöiden kanssa jatkettavaksi, tarkempi aikataulu on osittain vielä sopimatta. 7. POHDINTA Seminaaripäivät tarjosivat intensiivisen työskentelymahdollisuuden ilman keskeytyksiä tai rajoituksia. Hienoa oli myös mahdollisuus ohjaajan käyttöön sekä seminaareissa että niiden väliajalla. Koimme tärkeänä muiden ryhmien kehittämistyön seuraamisen, sillä ne antoivat ajatuksia ja ideoita, vaikka muiden yksiköiden työ oli lähempänä perinteistä vastaanottotyötä kuin omamme. Ensimmäisen seminaarin jälkeen oli vaikea löytää

8 omalle työyhteisölle sopivaa tapaa soveltaa tasapainolaskuria yms. terveysasematyön mittaustapoja omaan käytäntöömme. Oman yksikkömme osalta työryhmän olisi ollut syytä tavata alusta alkaen useammin ja siihen olisi pitänyt löytää myös enemmän aikaa muulta työltä. Uuden työyksikön perustamiseen ja käynnistämisen liittyi paljon muuta käytännön järjestelyä ja kehittämistyötä, joten ajoittain Hyvä vastaanotto- hanke tuntui kuormittavalta. Työryhmän jäsenet joutuivat usein priorisoimaan töitä. Strukturoitu PDCA-työtapa kuitenkin vei meitä vääjäämättä kehityksessä eteenpäin ja uusia asioita on aloitettu ja saatu myös tehtäviä päätökseen. Ilman hanketta näin paljon kehittämistyötä emme olisi itsenäisesti tulleet tehneeksi. Hyvä vastaanotto-hanke on osaltaan aiheuttanut muutosvastarintaa ja kuohuttanut tunteitakin, mutta on osaltaan myös yhdistänyt ja edistänyt työyhteisön kiinteyttä. Työryhmän koko (3 työntekijää) oli mielestämme liian vähän, sillä jos osallistujia olisi ollut useampia ja eri ammattiryhmistä, olisi hankkeeseen osallistuminen ollut muulle työryhmälle luontevampaa. Paras tilanne olisi, jos koko yksikön henkilökunta olisi voinut osallistua seminaareihin, jolloin innostuminen ja osallistuminen olisi voinut olla erittäin suurta. Nytkin koko työryhmä panosti kaikkiin mittauksiin ja ohjaajan pitämään työpajaan.

9 Liite 1 TOIMINNOT: KUE KUM VOE VOM PUH SÄH AJA OST KLL MLL YM. AUT RUO KOK AKO KOO KOU KON RYH =KUNTSARI EKKUSSA =KUNTSARI MUUALLA =VASTAANOTTOKÄYNTI EKKUSSA =VASTAANOTTOKÄYNTI MUUALLA =PUHELINKONTAKTI =SÄHKÖINEN ASIOINTI ASIAKKAAN ASIOISSA =AJANVARAUS, ANNETTU AIKA =OSTOPALVELUPÄÄTÖKSET, VALMISTELUT =KUNTOUTUSSUUNNITELMAAN LIITTYVÄT LAUSUNNOT =MUUT KIRJALLISET TYÖT, SUUNNITTELU, MATERIAALIN TEKO, TILAUKSET =SIIRTYMISET =RUOKAILU JA KAHVI =KOKOUKSET, TIIMI, YHTEISTYÖ YM. =ASIAKKAASEEN LIITTYVÄT KOKOUKSET, SIIRTOP, PE ASIAKAS KOKOUS. =SAATU KOULUTUS =ANNETTU KOULUTUS, VIITTOMAT, AVUSTAJIEN KOULUTUS =KONSULTOINTI ESIM. SEKSUAALINEUVONTA =PIDETTY RYHMÄ