Tulevaisuuden sairaala ja tietojärjestelmät

Transkriptio

1 Tulevaisuuden sairaala ja tietojärjestelmät Esa-Matti Tolppanen Senior Advisor Numeron Oy Helsinki

2 Esityksen sisältö Numeron Oy:n ja puhujan lyhyt esi9ely Tulevaisuuden sairaala ja >etojärjestelmät mikä on tärkeätä? Uudet po>lasjärjestelmät: prosessien vakioin> ja työn tarpeen mi9aaminen Henkilöresurssien op>moin>järjestelmä: Työn tarpeesta henkilöiden sijoi9eluun. Loppuajatuksia 2

3 Numeron Oy lyhyes4 Toimipaikat Tampereella ja Helsingissä Toimivan johdon omistama 20 vuoden kokemus henkilöstön op>moin>ratkaisuista eri toimialoilla Työllistää yli 50 asiantun>jaa ja ammajlaista Terveydenhuolto on uusi panostuksen kohde 3

4 Puhujan lyhyt esi8ely 1978 Helsingin yliopisto, HTTKK, lääke>eteen lisensiaaj, tekn. yo HYKS atk- osasto erilaisissa suunni9elija ja esimiestehtävissä, ATK- päällikkö Digital Equipment, Nordic Healthcare, Consul>ng Service Principal PriceWarehouseCoopers (ym), Lead consultant, Health and Pharma Datawell, asiakkuuksista vastaava johtaja, partneri Espoon kaupunki, tk- lääkäri, eläkkeellä Numeron, Senior Advisor 4

5 Tulevaisuuden sairaala ja 4etojärjestelmät - Mikä on tärkeätä? Tärkeätä on työn vakioin4 ( standardoin4 ) ja turhan työn hävi8äminen Po>laan tarpeista lähtemä9ömän toimintaa ja resurssien käytön poistaminen = liinaaminen Tärkeätä on työn tarpeesta lähtevä työnsuunni8elu ja henkilöiden sijoi8elu Prosessien vakioinnissa ja työn hävi9ämisessä vapautuvan henkilöresurssien kohdentaminen uudelleen Mitoitus, suunni9elu ja päivi9äis>lanteisiin reagoin> 5

6 Tulevaisuuden sairaala ja 4etojärjestelmät - Mikä on tärkeätä? Tärkeätä on lisätä työntekijän vaikutusmahdollisuuksien lisääminen ja autonomia Työntekijöille vastuuta ja osoitetaan luo9amusta. Otetaan paremmin huomioon osaaminen ja ihmisen omat perhe- vapaa- ajan yms. tarpeet Saadaan vastapalveluksi sitoutumista, parempaa toimintaa/palvelua kuin ylhäältä alas käsky9ämällä. Luodaan työtyytyväisyy9ä. 6

7 Tulevaisuuden sairaala ja 4etojärjestelmät - Mikä on tärkeätä? Tietojärjestelmien hyödyt tulevat em. muutosten toteu9amisesta Uudet po>lasjärjestelmät à Muutokset toimintaprosesseihin à Muutokset resurssitarpeissa Henkilöresurssien op>moin>järjestelmät à Resurssihyötyjen realisoin>, osaamisen varmistaminen, omaan työhön vaikutusmahdollisuuksien lisääminen Toiminta- ja resurssimuutosten vieminen käytäntöön on tulevaisuuden sairaalan kannalta ehkä tärkeämpi tavoite IT käy9öönotolle kuin esim. parannukset po>lasdokumenjen saatavuuteen 7

8 Työn / prosessien vakioin4 Mitä merkkejä on prosessien vakioinnin yleistymisestä ja tärkeydestä? Prosessien vakioin> parantaa laatua kaikilla toimialoilla Terveydenhuollossa on laaja hyväksyntä hoidon faktapohjaiselle vakioinnille: esim. Käypä hoito suositukset à Terveyspor>n >etämyskanta à Hoitoprotokollat TQM pohjaiset johtamis- /kehi9ämiskäytännöt ovat yleistyneet terveydenhuollossa: laatujohtaminen, tarpeista lähtemä9ömän työn hävi9äminen / liinaus 8

9 Prosessien vakioin4 - uudet po4las4etojärjestelmät ApoJ hankkeessa esillä olleissa ulkomaisissa >etojärjestelmissä (Epic, Cerner) on ominaisuuksia prosessien vakioin4in ja työn hävi8ämiseen jokapäiväisessä po4lastyössä Jatkossa kuvailen yleisellä tasolla näiden tuo9eiden ominaisuuksia kun kuvailen tulevaisuuden sairaalan po>las>etojärjestelmien ominaisuuksia Tämän takia tässä esityksessä käytän kansainvälisen tason po>las>etojärjestelmistä nimitystä apo$järjestelmä 9

10 Prosessien vakioinnin henkilöhyödyt - henkilöresurssien op4moin4järjestelmät Toinen tulevaisuuden sairaalan keskeinen >etojärjestelmä on henkilöresurssien op>moin>järjestelmä Henkilöresurssien op>moin>järjestelmästä käytän nimitystä hr - op0moin0järjestelmä hr op>moin>järjestelmän perustoiminnallisuus on au9aa toteu9amaan henkilöresurssien kohdistamisessa sinne missä on työn tarve9a apo$järjestelmä luo mahdollisuuden hävi9ää työtä, hr - op0moin0järjestelmä au9aa toteu9amaan työn tarpeen muutokset henkilöiden sijoitukseksi 10

11 Tulevaisuuden sairaala ja 4etojärjestelmät - Iso kuva apo$järjestelmä hr op4moin4- järjestelmä Suunni8elu Työn tarve / toiminto Suunni8elu Toteutus Toteutunut tuotanto / toiminto Toteutus 11

12 Esi9elen ensin apo$järjestelmän siltä osin, joka lii9yy hoitoprosessien vakioin4in ja työn hävi8ämiseen Tämän jälkeen esi9elen henkilöstöhyötyjä toteu9avan hr - op0moin0järjestelmän 12

13 ApoTjärjestelmä: työprosessien vakioin4, työn tarpeen mi8aaminen

14 apo$järjestelmän keskeinen uutuus nykyjärjestelmiin verra8una on CPOE- toiminnallisuus CPOE (Computerized Professional Order Entry): lääkärin ja sairaanhoitajan työkalu hoitoprosessin suunni9eluun ja toteutukseen Po>laan yksilöllinen hoitosuunnitelma määräysriveinä Tutkimus- ja hoitomääräysten välitys hoitosuunnitelmasta sähköisinä viesteinä laboratorion, kuvantamisen, apteekin, po>laskuljetuksen, ravintohuollon ym. >etojärjestelmiin Käy9ölii9ymä kliinisen päätöksenteon tukijärjestelmään (vrt. Duodecim EBMeDS) CPOE, po>lashallinto ja po>laskertomus on integroitu kokonaisuus 14

15 CPOE järjestelmässä työ kuvataan hierarkkises4 - Pathway ( hoitopolku ) Lähellä myös protokolla käsite7ä Pathway - Order set ( määräyskokonaisuus ) Työkokonaisuus Oman osaston työt, erilaiset pyynnöt jne Order set - Order tai nursing order (määräykset) Yksi7äinen työtehtävä Nursing order Tiedot taustarekisterissä :etoja käytetään yksilöllisessä hoitosuunnitelmassa 15

16 CPOE keskeiset työn kuvauksen käsi8eet Pathway Esimerkiksi Alavatsan VKMT Order set Esimerkiksi 1) tutkimuksen ajanvaraus, 2) kuljetuksen >laus, 3) po>laan esivalmistelu, 4) kuljetus kuvantamisyksikköön, jne. Nursing order Nursing orderiin liitetään henkilötyön tarve9a kuvaava indeksi tai standardityöaika, kts. seuraava sivu 16

17 CPOE 4etokantaan kuuluu mahdollisuus lii8ää orderiin 4eto standardityöajasta CPOE po>las>etojen ydin koostuu tapahtumariveistä Order tapahtumarivillä on Order- ID ja muita >etoja, order- ID kau9a työmäärä (keskimäärin) PatID PatID PatID PatID PatID PatID PatID Aika Aika Aika Aika Aika Aika Aika I5571 I5572 I5573 I5574 I5575 I5576 I5577 Po4laan 4edot OI10 OI1 OI1 OI12 OI12 OI10 OI22 Tot Tot Tot Tot Per Tot Tot Detalji>etoa Detalji>etoa Detalji>etoa Detalji>etoa Detalji>etoa Detalji>etoa Detalji>etoa OI1 IID OI2 OI3 OI4 IID OI5 IID OI6 IID Kuvaus Order - 4edot Työmäärä Toteutuneet order-rivit Σ Σ Standardityö min ammaaryhmi7äin Päivä Vuoro Yksikkö AmmaJryhmä Stand työ min Päivä Vuoro Yksikkö AmmaJryhmä Stand työ min Työn tarve4edot yksiköi8äin, vuoroi8ain ja ammatryhmi8äin 17

18 Tulevaisuuden sairaala työn suunni8elusta op4moituun henkilöresurssien käy8öön apo$- järjestelmä Tuotannon suunni9elu Tuotannon toteutus Prosessimallit (pathways, order sets) Yksilöllinen hoitosuuunnitelma Toteutunut hoito/ tehdyt työt Σ Σ hr- op0moin0- järjestelmä hr- op>moin> - suunni9elu Päivän hr- hallinta / toteutuma hr- op>moin> - analy>ikka Seur. sivu Toiveet, määräykset Työvuorot/sijoituslistat Toteutunut henkilötyö 18

19 hr optimointijärjestelmän analytiikka tuottaa tiedon siitä miten työn tarve (suoritteet) ja henkilöresurssit kohtaavat 30" Osasto M201 25" Viikonpäivä: Ma Perustarkastelu: suoritteet ja henkilöstö tunti tunnilta Kuormitus tunti tunnilta osastoittain/ vuorottain Viikonpäiväprofiilit, trendit 20" 15" 10" 5" Po.las_min" Henkilöstö_min" Kuormitus" Pitkän ajan kuormituksen keskiarvo 0" 6" 7" 8" 9" 10" 11" 12" 13" 14" 15" 16" 17" 18" klo aika Suoritteet = Tuotettujen suoritteiden standardityöaikojen summa

20 hr op4moin4järjestelmä: työn tarpeesta henkilöresurssien op4moin4in

21 hr - op4moin4järjestelmä Tärkeimmät toiminnallisuudet op4moin4a varten: Osaamisen hallinta (toimintojen osaamistarpeet, henkilöiden valmiudet) Työntekijöiden lomasuunni9elu ja työvuorotoiveiden hallinta Sijaisuuksien hallinta (sijaispoolit) Työvuorojen muodostus työvuorotarpeiden perusteella korvaa erilliset sijoituslistat Työvuorosuunni9elu - henkilöstön sijoi9elun automaajnen op>moin> (henkilötyötun>en, osaamisen, toiveiden jne. perusteella) (jatkuu ) 21

22 hr - op4moin4järjestelmä (jatkoa) tärkeimmät toiminnallisuudet op4moin4a varten: Päivi9äisten muutosten hallinta (työmäärämuutokset tai työntekijöiden poissaolot) TES tulkinnat / palkkatekijöiden muodostus, lii9ymät palkkajärjestelmään Henkilökustannaus>etojen tuo9aminen kustannuslaskentaa ja hinnoi9elua varten 22

23 hr - op4moin4järjestelmä Yhtenäinen 4etojärjestelmä mahdollistaa Henkilöresurssien suunni9elun suuremmissa kokonaisuuksissa Suunni9elun lähtö>etojen keruun hajau9amisen työntekijöille ja op>moinnin keski9ämisen Yhtenäinen >etojärjestelmä vähentää tarveaa erillisille järjestelmille 23

24 hr op4moin4järjestelmä - yleiskuva apoj- järjestelmä Yksikkö 1, toiminto A Yksikkö 1, toiminto B Yksikkö 1, tp työ 1 b Yksikkö 55, toiminto cc Yksikkö 67, toiminto vb Kohde 89, alue zbc Työn tarve>edot Vuorojen muodostus Muodostaa sopivia työpalakokonaisuuk- sia (vuoroja) työmääräimistä. Jakso- suunni9elu Hlö 1 Hlö 2 Hlö 3 Hlö 4 Miehi9ää vuorot ja lähe9ää työnohjaukselle henkilöi9äin tehtävät työvuorot Päivi9äinen töiden järjestely Toteutuneen työajan ylläpito ja hyväksyntä. Toteuman tulkinta ja lähetys palkanlaskentaan. Palkan- laskenta ja >etovarasto 1a 1 b 1a X 1 1 b 1a 1a 1b 24

25 Dashboard 25

26 Jaksosuunni8elu näkymä Vuorot Henkilöt Yhteenveto 26

27 Henkilöstöportaali 27

28 Numeron asiakkaiden tyypillisiä tavoi8eita hr - op4moinnille Toimintamallien yhtenäistäminen SuunniAelutyön vähentäminen: manuaaliset työvaiheet pois, työvuorosuunni9elun hajau9aminen työntekijöille ja mekaanisten työvaiheiden automa>soin> Henkilön osaamisen ja tehtävän vaa0musten parempi linki9äminen Avoimuuden ja työtyytyväisyyden lisääntyminen Työn tuo8avuuden parantaminen op>moimalla työntekijän sijoi9amisen osaamista vastaavaan työhön ja sopivaan kuormaan Sairauspoissaolojen vähentäminen Ylitöiden vähentäminen Näy9öä alkaa kertyä siitä, e9ä op>moin> toimii myös terveydenhuollossa, kts. seuraava sivu 28

29 Tutkimustuloksia SatSHP:ssa henkilöresurssien op4moinnista PiloJyksikössä teh>in vuorosuunni9elu perinteisellä tavalla ja op>moin>järjestelmällä Op>moidussa mallissa henkilöstön kokonaistarve oli n. 7 % pienempi kuin rinnakkain käsin tehdyssä suunni9elussa Viikonloppuvapaita toteutui n. 3x enemmän op>moimalla Yksi9äisiä irtotyöpäiviä jäi 5x vähemmän op>moimalla Op>moimalla vapaapäivä- ja työvuorotoiveet toteutuivat yli 95%:s> Satakunnan ammajkorkeakoulu ja Satakunnan Sairaanhoitopiiri: Tekesin rahoi9ama CIUCI - tutkimushanke

30 Lopuksi

31 Pohdintaa 1/3 apo$järjestelmä ei ole käytössä huomenna mu8a työn tarve9a voi mitata ja henkilöresurssien op0moinnin voi aloi9aa jo tänään Kliiniset yksiköt: Po>lastunnit, modifioituna hoitotyön toimintoluokituksen avulla tai hoitotyön toimintoluokitus + hr tarvekerroin Lääke0eteelliset palveluyksiköt: Suori9eet ja suori9eiden standardiaikoihin perustuva tarvemi9aus Tukipalveluyksiköt: kuten muilla toimialoilla 31

32 Pohdintaa 2/3 Palvelujen laatu ja tuoaavuus riippuvat siitä miten hyvin työntekijöiden työpanos ja osaaminen saadaan kohtaamaan työn tarve Prosessien vakioin> ja työn hävi9äminen on apo$järjestelmien tärkein missio Turhan työn häviäminen yhdessä toiminnossa muutetaan kustannussäästöiksi hr- op0moin0- järjestelmän avulla kohdistamalla työ sinne missä työn tarve on 32

33 Pohdintaa 3/3 Työntekijöiden intoa ja työniloa lisätään hajau9amalla suunni9elua työntekijöille, varmistamalla op>moinnilla tasapuolinen toiveiden huomioin> ja työn vaa>musten mukainen osaaminen joka työvuorossa Esimiehille aikaa työn kehi9ämiseen ja henkilöjohtamiseen vähemmän managemen$a enemmän leadershippiä Loppupelissä kaikki voivat voiaaa: po>las, henkilöstö ja veronmaksaja 33

34 Kiitos!