Huoneistotietojärjestelmä - käyttöönoton tilanne. ASREK-hanke / Liisa Kallela, Maanmittauslaitos

Transkriptio

1 Huoneistotietojärjestelmä - käyttöönoton tilanne ASREK-hanke / Liisa Kallela, Maanmittauslaitos

2 Sisällys Huoneistotietojärjestelmä vaiheittainen käyttöönotto Uudet yhtiöt miten on mennyt? Vanhat yhtiöt käyttöönotto 2.5. alkaen Osakeluettelon siirto Omituksen ja panttauksen rekisteröinti eri tilanteissa Maanmittauslaitoksen palvelut Asiakkaiden tuki

3 Huoneistotietojärjestelmä Palvelut: rekisterin ylläpito, asiointi, tietopalvelut Osakehuoneistorekisteri - Omistustiedot - Panttaustiedot - Osakeryhmään kohdistuvat rajoitukset MML ASREK-hanke Hallintakohderekisteri - Yhtiön perustiedot - Osakehuoneiston yksilöintitiedot Kaupparekisteri (PRH), väestötietojärjestelmä (VTJ), verohallinnon rekisterit, asunto-osakeyhtiöt ja isännöitsijät - Asunto-osakeyhtiön taloudellisia ja teknisiä tietoja Asunto-osakeyhtiöt ja isännöitsijät Jatkotyö

4 Huoneistotietojärjestelmä Termejä Rekisterien ja niihin liittyvien asiointijärjestelmien muodostama kokonaisuus. Maanmittauslaitos (MML) vastaa rekisterin ylläpidosta sekä siihen liittyvästä asiointi- ja tietopalvelusta. Osakehuoneistorekisteri MML:n ylläpitämä rekisteri, joka sisältää tiedot osakkeiden omistajista, panttioikeuksista ja osakkeen hallintaoikeuteen kohdistuvista rajoituksista Hallintakohderekisteri Eri viranomaisten ja muiden toimijoiden asunto-osakeyhtiöiden ja osakehuoneistojen tietoja yhdistävä rekisteri Viranomaisten tietolähteitä ovat mm. patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämä kaupparekisteri, väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä (VTJ) sekä verohallinnon rekisterit Muita toimijoita ovat asunto-osakeyhtiöt, keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt sekä näiden toimeksiannosta isännöitsijät. ASREK-hanke Maa- ja metsätalousministeriön hanke, joka toteuttaa vuoden 2019 aikana käyttöön otettavat huoneistotietojärjestelmän palvelut.

5 Siirtymävaiheet ja aikataulut Uudet yhtiöt perustetaan sähköisesti hallittaviksi Vanhat yhtiöt siirtävät osakeluettelot huoneistotietojärjestelmään Paperisten osakekirjojen muuntaminen sähköisiksi omistajamerkinnöiksi 1/ / / / /2032 Uudet yhtiöt (vuoden 2018 jälkeen perustetut) huoneistotie tojärjestelm ään Vanhojen yhtiöiden (ennen perustetut) siirtyminen huoneistotietojärjestelmään voi alkaa (osakeluettelo siirretään toimittamalla siirrettävät tiedot erikseen Maanmittauslaitokselle) Sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu pienille taloyhtiöille käytössä Rajapintapalvelut isännöintijärjestelmiin käytössä Yhtiöiden on siirrettävä osakeluettelon ylläpito MML:lle vuoden 2022 loppuun mennessä Huoneistotietojärjestelmään siirtyneiden yhtiöiden osakehuoneistoille kirjataan sähköinen omistajamerkintä kun huoneisto vaihtaa ensimmäisen kerran omistajaa. Paperinen osakekirja mitätöidään kirjaamisen yhteydessä. Omistaja voi myös hakea sähköistä omistajamerkintää. Osakehuoneistoille on haettava sähköistä omistajamerkintää 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Vanhat osakeh uoneist ot on siirretty huonei stotiet ojärjest elmään.

6 Huoneistotietojärjestelmän tietosisällön karttuminen Uudet yhtiöt alkaen Noin yhtiötä / vuosi, näissä keskimäärin 18 osakehuoneistoa Näiden omistajamerkinnät rekisteriin perustamisen yhteydessä Rekisteri karttuu noin uuden osakehuoneiston tiedoilla vuosittain

7 Huoneistotietojärjestelmän tietosisällön karttuminen Vanhat yhtiöt alkaen Taloyhtiö/isännöitsijä siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään ylläpidettäväksi Tämän jälkeen ao. yhtiön osakehuoneistoille voidaan kirjata sähköisiä omistus- ja panttausmerkintöjä Alkuvaiheessa rekisterin karttuminen riippuu taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden aktiivisuudesta Suurempi määrä taloyhtiöitä saadaan huoneistotietojärjestelmän piiriin, kun tiedonsiirto isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmän välillä saadaan toimimaan Siirtymäajan jälkeen 2023 alkaen sähköisten omistuksen kirjausten määrä tulee kasvamaan

8 Uudet yhtiöt ja RS-menettely Uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt on perustettu PRH:n palvelussa alkaen Kun yhtiö on rekisteröity kaupparekisteriin, siirtyy tieto yhtiöstä, huoneistosta ja sen ensimmäisestä omistajasta suoraan huoneistotietojärjestelmään Paperisia osakekirjoja ei paineta Vaihdantaan ja vakuuksiin liittyvä tieto saadaan huoneistotietojärjestelmästä vaikutuksia asuntokauppaan ja vakuuksien hallintaan Yhtiöitä on perustamisilmoituksia tehty kevään aikana reilut 300 kpl RS-menettelyn alettua osakekirjojen painattamisen sijaan RS-pankin on ilmoitettava Maanmittauslaitokselle huoneistotietojärjestelmään merkittäväksi rajoitus RS-rajoitusmerkintöjä tehty kevään aikana reilut 300 huoneistolle

9 Uudet yhtiöt ja RS-menettely RS-pankki pitää saannoista ja panttauksista edelleen kirjaa (ml. siirtosopimukset, etusijat) HUOM! RS-menettelyn aikana mahdollisesti tapahtuvat muutokset eivät päivity huoneistotietojärjestelmään, vaan ajantasaiset tiedot ovat RS-pankilla. RS-menettelyn päätyttyä tai kun osakkeenomistaja on täyttänyt kauppaan liittyvät velvoitteensa, pankki ilmoittaa saannot ja panttaukset sekä mahdolliset ulosmittaukset ja turvaamistoimet Maanmittauslaitokselle kirjattavaksi huoneistotietojärjestelmään Omistusoikeuden kirjaamisen yhteydessä RS-rajoitus poistetaan viran puolesta RS-menettelyn päättyessä myymättä olevat asunnot jäävät rekisterissäkin perustajaosakkaalle RS-päättymisilmoituksia ei ole vielä tullut

10 Uudet yhtiöt ja RS-menettely Omistuksen rekisteröintejä on ratkaistu 49 kpl ja panttauksen rekisteröintejä 119 kpl Viranomaisneuvonnan kysymyksiä kirjattu vajaat 400 kpl Tietopalvelupyynnöt: Tulosteita luovutettu noin 30 kpl

11 Miten on sujunut? Uusien yhtiöiden tiedot kaupparekisteristä ovat siirtyneet huoneistotietojärjestelmään Omistuksen, panttauksen ja rajoituksen kirjaamishakemuksia on tehty ja hakemukset on ratkaistu, tiedotettu asiakkaille sekä laskutettu Tietopalvelu käynnistynyt Maanmittauslaitoksessa tehtäviä hoitamaan on rekrytoitu ja koulutettu henkilöstöä, rekrytointi laajenee käyttöönoton edetessä Yhteystyö eri toimijoiden kanssa on ollut jatkuvaa

12 Miten on sujunut? Siirtymävaiheessa erilaisia toimintatapoja, aiheuttaa sekaannusta ja kysymyksiä -> panostetaan viestintää ja yhteystyöhön eri toimijoiden kanssa Palvelut käyttöön vaiheittain -> manuaalisia toimintatapoja Sopeutumista aikataulujen muutoksiin -> kaikilla osapuolilla enemmän aikaa hioa toimintatapoja Linjauksia tehdään ja täydennetään käyttöönoton edetessä Yhteystyö jatkuu ASREK-hankkeen ja jatkotyön edetessä

13 Vanhat yhtiöt (joiden perustamisilmoitus on tullut vireille ennen ) siirtyminen huoneistotietojärjestelmän piiriin alkaen

14

15

16 Osakeluettelon siirto alkaen Taloyhtiön hallitus päättää siirrosta - siirrosta on tiedotettava osakkaille 1.5. alkaen Taloyhtiö toimittaa siirrettävät tiedot MML:lle lomakkeella MML tuki tekee siirron MML suosittelee, että siirto tehdään vasta lokakuusta 2019 alkaen Lokakuu 2019 Yhtiöt, joilla ei ole isännöintijärjestelmää, voivat siirtää osakeluettelon sähköisessä osakeluettelon siirtopalvelussa, esim. pienet yhtiöt Loppuvuosi 2019 MML avaa rajapinnat isännöintijärjestelmien käyttöön HUOM! Valmistautuminen voidaan aloittaa jo syksyn 2019 aikana

17 Osakeluettelon siirron vaikutukset Osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitoksen vastuulla Yhtiön tulee kuitenkin säilyttää tiedot osakehuoneiston aiemmista omistajista ajalta ennen osakeluettelon siirtoa 10 vuoden ajan viimeisestä omistajavaihdoksesta. Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiö saa tiedot omistajavaihdoksista, osakeluettelosta ym. suoraan huoneistotietojärjestelmästä Lunastuslausekkeen soveltamiseen yhtenäiset määräajat ja toimintamallit Taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksen muutokset tehdään PRH:n YTJ-palvelussa. Sieltä tiedot osakeryhmien muutoksista siirtyvät huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön pitää ilmoittaa uudet omistajat Maanmittauslaitokselle.

18 Osakeluettelon siirron vaikutukset Osakeluettelon siirron jälkeen osakkeen omistaja voi hakea omistuksen rekisteröintiä huoneistotietojärjestelmään, Pakollista omistuksen rekisteröinti on, kun huoneisto vaihtaa ensimmäisen kerran omistajaa Kun osakekirja on mitätöity, osakeoikeuksien käyttämisen, kuten yhtiökokoukseen osallistumisen edellytyksenä on sähköinen omistajamerkintä huoneistotietojärjestelmässä Osakkaan yhteystiedot osakeluetteloa ja taloyhtiötä varten huoneistotietojärjestelmässä

19 Osakeluettelon siirron vaikutukset Osakeluettelon siirron jälkeen huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelon ja osakehuoneistotulosteen Isännöitsijätodistukseen tulee merkitä tieto taloyhtiön ja osakehuoneiston kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään ( alkaen)

20 Vanhat yhtiöt ensimmäinen omistuksen rekisteröinti Kun vanhan yhtiön osakeluettelo on siirretty, ensimmäinen omistuksen rekisteröinti perustuu painettuun osakekirjaan Omistuksen rekisteröintiä ja osakekirjan mitätöintiä voidaan hakea koska tahansa sen jälkeen kun taloyhtiön osakeluettelon on siirretty Maanmittauslaitokselle Omistuksen rekisteröintiä voidaan hakea esimerkiksi kun haetaan panttausta vaikka omistaja ei muutu. Uuden omistajan tulee hakea rekisteröintiä ja osakekirjan mitätöintiä, kun osakehuoneisto on vaihtanut omistajaa 2 kk:n kuluessa luovutuskirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä Käytännössä uusi ostaja (tai asiamies) hakee omistuksen rekisteröintiä kaupan jälkeen Omistuksen rekisteröintiä tulee hakea viimeistään 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta

21 Vanhat yhtiöt ensimmäinen omistuksen rekisteröinti Hakemukseen liitettävä Paperinen osakekirja, väliaikaistodistus tai taloyhtiön hallituksen vakuutus Hallitus vakuuttaa, että osakehuoneistolle ei ole painettu osakekirjoja tai annettu väliaikaistodistusta sekä kuka on omistaja. (Ilmoitetun omistajan tulee olla osakeluettelon mukainen omistaja) Jos esim. pankki toimii asiamiehenä, asiakkaan valtuutus omistuksen rekisteröinnin hakemiseen ja osakekirjan mitätöintiin Valtakirja voidaan muotoilla niin, että samalla annetaan valtuutus hakea omistuksen rekisteröintiä ja osakekirjan mitätöintiä sekä suostumus panttauksen rekisteröintiin Toinen vaihtoehto: omistaja allekirjoittaa kaikki hakemukset Perintösaanto: ei liitteiden alkuperäisvaadetta

22 Vanhat yhtiöt ensimmäinen omistuksen rekisteröinti HUOM! Kaikkien osaomistajien tulee hakea omistuksen rekisteröintiä ja osakekirjan/väliaikaistodistuksen mitätöintiä samalla kertaa Kun on sähköinen omistajamerkintä, osuuden voi luovuttaa tai pantata erikseen Omistuksen rekisteröinnin yhteydessä rekisteröidään ao. huoneistoon vahvistetut panttaukset Ohjeet ja lomakkeet:

23

24

25 Kun on sähköinen omistajamerkintä Osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, mm. uudet yhtiöt Kun huoneisto vaihtaa omistajaa, uusi omistaja hakee Maanmittauslaitokselta omituksensa rekisteröintiä Panttauksen rekisteröintiä hakee pantinsaaja Rajoitukset merkitään viranomaisen ilmoituksesta tai asianosaisen hakemuksesta

26 Kun on sähköinen omistajamerkintä Omistuksen rekisteröinti edellyttää luovuttajan suostumusta, joka voidaan osoittaa Liittämällä hakemukseen jäljennös luovutuskirjasta tai erillinen kirjallinen suostumus sekä luovuttajan yhteystiedot - Kirjaamisviranomainen kuulee luovuttajaa MML:n sähköisessä asiointipalvelussa (suostumuskoodi) 2020 lähtien

27 Panttauksen rekisteröinti Panttauksen rekisteröiminen huoneistotietojärjestelmään korvaa osakekirjan hallinnan luovutuksen (julkivarmistus) Edellyttää, että omistajalla on sähköinen omistajamerkintä Panttauksen rekisteröintiä voidaan hakea samalla kertaa omistuksen rekisteröinnin kanssa Panttaus voidaan vahvistaa koko huoneistoon, osaomistukseen tai tiettyyn euromäärään

28 Panttauksen rekisteröinti Panttauksen rekisteröinti edellyttää omistajan suostumusta, joka voidaan osoittaa Liittämällä hakemukseen jäljennös panttaussitoumuksesta tai erillinen kirjallinen suostumus (esim. valtakirjassa) Omistajan allekirjoituksella panttaushakemuksessa MMLn asiointipalvelussa (suostumuskoodi) 2020 alkaen

29

30 Vanhat yhtiöt panttauksen rekisteröinti Jälkipanttaus Ensipantinsaaja hakee oman panttauksensa sekä jälkipanttausten rekisteröintiä samalla kertaa. Hakemuksessa tulee ilmetä panttaukset, jälkipantinsaajat sekä etusijajärjestys. Hakemuksesta tulee näkyä omistajan suostumus kaikkien panttausten rekisteröinnille. Jälkipantinsaajien suostumusta ei tarvita.

31 Maanmittauslaitoksen palvelut: Hakemukset Hakemukset omistuksen, panttauksen ja rajoituksen rekisteröintiä varten: Hakemuslomakkeet Sopimusasiakkaiden hakemusrajapinnat (mm. pankeille) 2020 MML:n asiointipalvelu 2020

32 Hakemuslomake sähköpostilla Hakemusten toimittaminen Pankki voi toimittaa hakemuslomakkeet sähköpostilla, vireille viiveettä (yksityisasiakkaiden toivotaan toimittavan hakemus ja osakekirja samalla lähetyksessä) Paperinen osakekirja tulee toimittaa postitse tai paikan päälle alkuperäisenä Paperisen osakekirjan mukaan tulee liittää kopio hakemuslomakkeesta, jotta hakemus ja osakekirja saadaan liitettyä toisiinsa sujuvasti Hakemuslomake rajapintapalvelun kautta (2020) Paperisen osakekirjan mukaan tulee liittää rajapintapalvelusta saatu osakekirjan saate

33 Hakemusten toimittaminen Paperinen hakemuslomakkeet ja paperinen osakekirja Ensisijaisesti postitse Vaasaan Maanmittauslaitos / Kirjaamisasiat, PL 3300, Vaasa. Paikan päälle Maanmittauslaitoksen toimipisteeseen Helsinki: Pasilan virastokeskus Pasilan asiakaspalvelu väistötiloihin keväällä palvelupistettä, tarkistakaa aukioloajat www-sivuilta Osakekirjoja voidaan toimittaa useampia kerrallaan Suurempien määrien toimittamisesta Pasilaan tai Vaasaan sovitaan kirjaamispäällikkö Sirkku Niemisen kanssa

34 Maanmittauslaitoksen palvelut Tietopalvelut Osakehuoneistotuloste yksittäisestä osakeryhmästä, PDF Yhtiön osakeluettelo, PDF Tulosteet tilattavissa MML:n asiakaspalvelusta Tulosteiden esimerkit osakehuoneistorekisteri.fi sivustolla

35

36

37 Maanmittauslaitoksen palvelut Tietopalvelut Omat huoneistot palvelu yksityishenkilöille MML:n asiointipalvelussa (2020) Taloyhtiöiden/isännöitsijöiden tietopalvelu yhtiön tiedoista MML:n asiointipalvelussa (10/2019) Tietopalvelu yhtiön tiedoista isännöintijärjestelmiin (loppuvuosi 2019) Tulosteiden ostaminen Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelusta (2020) Rajapintapalvelut integraattoreille: Tulostepalvelu (syksy 2019) Kyselypalvelu (2020) HUOM! Käyttöönotto edellyttää toimenpiteitä MML:ltä, integraattorilta ja loppukäyttäjältä sekä tarvittavat luvat ja sopimukset

38 Maanmittauslaitoksen palvelut Omistajan VTJ:stä poikkeavan osoitteen sekä sähköpostiosoitteen tallentaminen huoneistotietojärjestelmään MML:n asiointipalvelussa (loppuvuosi 2019) Viranomaisten tietopalvelu MML:n asiointipalvelussa (2020)

39 Yhtiön ja osakehuoneiston tilanne Mistä selviää, kuuluuko taloyhtiö huoneistotietojärjestelmän piiriin, ts. onko osakeluettelo siirretty? Mistä selviää, onko osakehuoneistolla sähköinen omistajamerkintä? Taloyhtiö ilmoittaa osakeluettelon siirrosta osakkaille Isännöitsijätodistukseen tulee merkitä taloyhtiön ja osakehuoneiston kuuluminen huoneistotietojärjestelmään Osakeluettelo tai osakehuoneistotuloste Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta

40 www-maanmittauslaitos.fi Asiakkaiden tuki Osakehuoneistorekisteri.fi-sivusto, liity hankkeen seuraajaksi! Valtakunnallinen puhelinpalvelu, avoinna klo arkipäivisin suomi, ruotsi Sähköiset lomakkeet Chat, avoinna klo 9-12 arkipäivisin Asiakaspalvelu 26 paikkakunnalla, tarkista paikkakuntakohtainen aukioloaika www-sivuilta Osakeluettelon siirtoon erillistuki alkaen