WELFARE ICT FORUM Case HUS - Jorvi: Uuden välinehuoltokeskuksen suunnittelu- ja ohjausperiaatteet

Transkriptio

1 WELFARE ICT FORUM Case HUS - Jorvi: Uuden välinehuoltokeskuksen suunnittelu- ja ohjausperiaatteet HUS-Desiko liikelaitos, Tuula Karhumäki toimitusjohtaja 2014, HUS-DESIKO PALVELUN TUOTTAJANA Visio Terveyden edistäminen turvallisessa hoitoympäristössä kestävästi osana potilaan hoitoprosessia Hämeenlinna Kerava =Välinehuoltokeskukset 2014 HUS-Desiko liikelaitos 1

2 Jorvin välinehuoltokeskus, yksi HUS-Desikon seitsemästä välinehuoltokeskuksesta ASIAKAS Välineiden vastaanotto pesu- ja desinfektio - välinehuoltaja 1-4 Välineiden kuljetus Välineiden vastaanotto ja lajittelu pesukoneisiin Pesu käsin Kuljetus Pakkaaminen - välinehuoltaja 4-10 Toimitus- ja laskutustiedot Huoltotilaus Geminiin Välineistön Välineistön kuivaaminen, tarkastus, kuivaaminen, tarkastus, kokoaminen ja kokoaminen ja pakkaaminen pakkaaminen Läpianto- tai rivikoneissa desinfiointi pesutapahtuman ja laatupoikkeamien kuittaus pakkausmenetelmä sterilointimenetelmän vaatimalla tavalla Sterilointi -välinehuoltaja pakkaustapahtuman ja laatupoikkeamien kuittaus Lajittelu sterilointiin Sterilointi sterilointiprosessin valinta Välinepakkausten toimittaminen -välinehuoltaja sterilointitapahtuman ja laatupoikkeamien kuittaus Lajittelu ja toimittaminen Steriilin tavaran varasto -välinehuoltaja1 inti Toimistosihteeri Laskutus HUS-Järjestelmät GEMINI Tuotannonohjaus Tuotannonohjaus Laiteliittymät järjestelemä järjestelemä, jäljitettävyys jäljitettävyys Tuula Karhumäki Tuula Karhumäki Tuotannonohjaus järjestelemä jäljitettävyys kirjanpito HUS laskutus SUUNNITTELU- JA OHJAUSPERIAATTEET VÄLINEHUOLTOKESKUKSEN MATERIAALIVIRTA; LIKAINEN, PUHDAS, STERIILI Esikäsi ele mätön välineistö Puhdistaminen ja desinfektio Pakkaaminen Sterilointi Tuotteen vapauttaminen, jakelu Toimittaminen Likainen välineistö Desinfioitu välineistö Steriili välineistö Asiakkaat Välinehuoltokeskus Materiaalivirta Asiakkaat Reaali- ja rahaprosessi 2014 Tuula Karhumäki 2

3 HUS-Desikon, Jorvin välinehuoltokeskus Suunnittelun lähtökohtana toimiva kokonaisuus yhdenmukainen toimintatapakuvaus kaikissa HUS-Desikon välinehuoltokeskuksissa välineistön huoltokierto ja kuljetusaikataulut Lean toimintaperiaatteiden hyödyntäminen Geminin hyödyntäminen laitteet ja tuotannonohjausjärjestelmän integraatiot ja rajapinnat laitetoimittajien vuorovaikutteinen suunnittelu/toteutus, optimointi uudistaminen ja uudistuminen uudet asiakkaat, sisäiset ja ulkoiset olemassa olevat tietojärjestelmät Huhtikuu 2013 YKSIKÖN NIMI Ohjausjärjestelmät Välinehuoltokeskuksessa Gemini tuotannonohjausjärjestelmällä (Gemini) ohjataan välineistön huoltoprosessia, välineiden kokoamista ja tunnistamista, laadun hallintaa, prosessin suorituskykyä ja tuotteiden jäljitettävyyttä Gemini-Web tilausjärjestelmällä asiakas tilaa välineistön huollon, imuohjaus HUS-järjestelmät, yhteensopivuus esim. Opera, Hus-Total jne Kuljetus Automaatio > Toimiva kokonaisuus 2014/Karhumäki HUS-Desiko 3

4 Ohjausperiaatteet / Jorvi / Gemini Automaatiointegraatio Huoltotilauksen muodostus Käytetyn välineistön tunnistus Saapuvan välineistön tunnistus / vastaanotto Tilannetiedon / ennusteen reaaliaikainen päivitys Huoltoon ohjaus / pesukuorman muodostus Asiakasryhmittelyt Pesuprosessi Sterilointiprosessi Operaintegraatio WEBtilaukset Pakkaus / sterilointikuorman muodostus Tietojen siirtyminen HUS raportointi ja laskutusjärjestelmiin Asiakkaiden kuljetusaikataulut / toimitusosoitteet Toimitusten hallinta Kiireellisyys - / priorisointitiedon ja ohjeistuksen välitys Automaattinen tunnistus / RFID Välinetietojen ylläpito / ohjaustiedot HUS Reaaliaikainen raportointi Valvomo Asiakkaiden laatuvaatimukset (esim. merkinnät) Asiakkaiden sopimusehdot (esim. läpimenoaika) 2 HOITOLOGISTIIKKA Hoitologistikko toimintamalli, jossa hoitoyksiköiden logistiset tehtävät keskitetään yhden uuden perustettavan palvelutoimenkuvan ympärille. Hoitologistiikan uudenlaisella työnjaolla ja organisoinnilla voidaan vapauttaa terveydenhuollon ammattihenkilöstöä tukitehtävistä varsinaiseen hoitotyöhön Hoitologistiikka on terveydenhuollon tarvitseman materiaalivirran fyysistä, tiedollista ja taloudellista hallintaa tuotannosta aina hoitotilanteeseen saakka 2014 YKSIKÖN NIMI Kokonaislogistiikka / Gemini-konsepti Toimittajat, Palvelut Sopimukset Toiminnanohjaukset moduulit Hankinta Materiaalihallinnon moduuli Nimikehallinta Nimikehallinnan Tietosisältöpalvelut moduuli Kansalliset tietopankit, standardit 3 t Huoltopalvelut Lääkehuolto Välinehuolto Hoitologistiikan moduuli Leikkausosasto, toimenpideyksikkö Tilaukset/ Jakelu Tilaukset/ Tilaukset/ Osastot Osastot Yksiköt Sairaala 4

5 HOITOLOGISTIIKKA TAVOITTEET- CASE HUS palvelutoiminnan kehittämisen kautta tukea asiakkaan tavoitteita tarvikekustannusten aleneminen ja tuotehävikin vähentäminen salien varustelu- ja välisiivousaikojen lyheneminen varastojen siisteys ja järjestys - vapauttaa hoitohenkilökunnan työaikaa ydintoimintaan - lisätä asiakastyytyväisyyttä laitos- ja välinehuoltopalveluihin Huhtikuu 2014 HUS-Desiko HUS Gemini-Opera integraation vaihtoehdot Vaihtoehto 1 : Välinehuollon tilaukset - leikkauskohtainen laskutus Vaihtoehto 2: Välinehuollon tilaukset + välinetietojen tarkastelu + varustelu Vaihtoehto 3 : Geminin hoitologistiikan moduulin käyttö YKSIKÖN NIMI 5

6 HOITOLOGISTIIKAN TOIMINTAMALLI / LEIKKAUSTOIMINTA LTO: Leikkaussuunnitelma suunnittelu Tiedonsiirto: suunnitelmatiedot (reaaliajassa) Gemini: materiaalilogistinen suunnittelu Std.rakenne, Tekijä- / potilaskohtaiset lisäykset Oppivuus Nimikkeiden määrän optimointi / riittävyyden varmistaminen Gemini: varustelu/keräily Toimenpiteen keräily (välineet, implantit, hoitotarvikkeet, laitteet) Nimikkeiden keräily toimenpiteille LTO: kirjaukset salissa Nimikkeiden käytön kirjaukset LTO: raportointi ja seuranta Tiedonsiirto: Kontekstisiirtymä toteumatiedot Rekisterit Gemini: logistiset kirjaukset salissa Kirjataan käytetyt välineet, palautukset varastoon Voidaan lisäksi tarkastella kuvia, ohjeita, kommentteja, hakea välineitä varastosta (reaaliaikainen tieto statuksista), kirjata kommentteja / laatupoikkeamia. Gemini tukee välineiden laskentaa Nimikkeiden täydennykset / hankinta 11 GEMINI - HOITOLOGISTIIKKA Osastojen varastohallinta / tilausten hallinta Saldoihin perustuvat hälytysrajat Osastojen automaattiset tai esitäytetyt sähköiset tilaukset 2-laatikko malli Hyllytyspalvelut Vaihtolaatikot materiaalilogistiikan hallinta Integraatiorajapinta Leikkausten hallintajärjestelmään Materiaalilogistinen suunnittelu Salivarastojen hallinta täydennykset, tilaukset keräily / varustelu Käytön kirjaukset yhden kirjauksen periaatteella -> automaattiset päivitykset 12 6

7 Toiminnan kehittämisen tukena / tietojärjestelmät Potilaan hoitoprosessien ja ydintoimintaa tukevien prosessien tehostaminen (+kustannussäästöt) tukee muuta kehittämistoimintaa esim. lean toiminnan / prosessien yhtenäistäminen mahdollistuu prosessit tehostuvat ja automatisoituvat uudet hoitologistiikan toimintomallit mahdollistuvat, kun tietojärjestelmät mahdollistavat varastosaldojen ja erilaisten ohjaustapojen joustavan hallinnan myös osastovarastotasolla Varausten / keräilyn / käyttökirjausten monipuolisen hallinnan mobiiliteknologian / automaattisen tunnistamisen (esim. RFID) hyödyntämisen toimivat integraatiot järjestelmien välillä (ei turhia integraatioita) tilaushallinta Tietoon perustuva toiminnan kehittäminen tuottaa aktiivisesti oikeaa / ajantasaista / visuaalista tietoa toiminnan tilasta tietosisältöpalvelut Jäljitettävyysvaatimusten (potilaaseen kohdistuneet kirjaukset) noudattaminen mahdollistuu Yhteisten tietorekisterien ja tietosisältöpalveluiden käyttö Materiaalihallinta 13 ODOTUKSIA perusversio kehittyy vieläkin joustavammaksi tietojen siirtyminen- helppous, turvallisuus puheentunnistus, huoltotilauksen tekeminen asiakasystävällinen palvelee, ohjaa välinehuollon erilaisia prosessikokonaisuuksia kilpailukykyinen raportointi helpottuu, valmiita raporttipohjia tarjolle enemmän informaatio ja viestinnän väline ohjaa toimintaa ja sen resursointia sekä kustannustehokkuutta, resurssi- ja virtaustehokkuutta 2014 HUS-Desiko 7

8 8