2. PDF-lomakkeen digitaalinen allekirjoittaminen

Transkriptio

1 Suomen Rotary Finlands Rotary ry Miten luon oman digitaalisen allekirjoitukseni? Ryhmä: Muut Päiväys /REk 1. Johdanto Suurin osa Rotaryn lomakkeista sisältää jo nyt mahdollisuuden digitaaliseen allekirjoitukseen. Siksi on paikallaan lyhyesti kuvata miten jokainen voi kotikonstein luoda oman digitaalisen allekirjoituksensa. Luotu allekirjoitus voidaan sitten käyttää tilanteen mukaan eri sähköisten dokumenttien allekirjoittamiseksi. Joissakin lomakkeissa on useamman henkilön allekirjoitukset tarpeen. Voit allekirjoittaa omalta osaltasi dokumentin ja tallentamisen jälkeen lähettää se edelleen seuraavia allekirjoituksia varten. Ei siis enää tarvitse tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja muuttaa uudestaan pdftiedostoksi ennen dokumentin jakamista eteenpäin. Kaikki osapuolet saavat joka kerta käyttöönsä alkuperäisen dokumentin, jonka jäljet ovat seurattavissa.. 2. PDF-lomakkeen digitaalinen allekirjoittaminen Koko prosessi hoituu tavallisella ilmaisella Adobe Reader pdf-lukijalla. Et siis tarvitse mitään kaupallista työkalua tähän tarkoitukseen. Alla olevassa lomakkeessa on paikka digitaalista allekirjoitusta varten: Kun kursorilla osoitat allekirjoituskenttää, niin avautuu seuraava ikkuna:

2 Ellet ole vielä luonut omaa digitaalista allekirjoitustasi niin valitset vaihtoehto Uusi digitaalinen tunnus, jonka haluat luoda nyt. Valitse säilytyspaikaksi Windowsin sertifikaattisäilö. 2 / 9

3 Seuraavassa ikkunassa täytät tarpeelliset tiedot, jotka haluat näkyvän allekirjoituksessa Esimerkissä on käytetty fiktiivistä henkilöä nimeltä Mikko Rotari, jonka sähköpostiosoite on Seuraavaksi, kun olet antanut nimesi, niin valitset allekirjoituksen ulkonäön. 3 / 9

4 Jos et halua liittää allekirjoitukseen grafiikkaa, kuten nimikirjoituksesi niin hyväksyt vaihtoehdon Ei grafiikkaa ja napsautat OK painiketta. Luotu allekirjoituksesi tulee nyt näkyviin. Nimesi on siinä tavallisena tekstinä. Napsauta nyt painiketta Allekirjoita ja sinua pyydetään tallentamaan dokumentti, johon juuri luomasi allekirjoitus liitetään. Ellet kuitenkaan ole tyytyväinen pelkkään teksti-allekirjoitukseen, niin voit korvata nimesi grafiikalla, kuten skannatulla aidolla nimikirjoituksellasi. Valitse tällöin vaihtoehto Tuotu grafiikka ja hae nimikirjoituksesi tiedostosta, johon olet sen tallentanut. 4 / 9

5 Hyväksyttyäsi pdf-muodossa tallentamasi nimikirjoituksen se näkyy esikatselussa seuraavan laisena: Napsautettuasi painiketta OK olet luonut uuden digitaalisen allekirjoituksen, jossa käytät aitoa nimikirjoitustasi. 5 / 9

6 Kun nyt hyväksyt dokumentin allekirjoituksen tällä uudella allekirjoituksellasi, lopputulos on seuraavanlainen: 3. Word-lomakkeen digitaalinen allekirjoittaminen Jos Word lomakkeessasi ei ole valmiiksi kohtaa, johon allekirjoituksesi sijoittaisit niin voit tehdä sen helposti itse. Valitse Wordin työkaluriviltä Lisää ja sieltä kohta Allekirjoitusrivi : Seuraava ikkuna avautuu: Napsauta painiketta OK ja avautuu seuraava vaihe, johon täytät tarpeelliset tiedot: 6 / 9

7 Kun olet hyväksynyt tämän vaiheen napsauttamalla OK niin lomakkeeseen ilmestyy allekirjoitusrivi: Aktivoi allekirjoituskohta napsauttamalla sitä: Oikealla hiirenkorvalla avaat pudotusvalikon, jossa kohta Allekirjoita ja valitsemalla se niin avautuu uudestaan ikkuna: 7 / 9

8 Hyväksy tässä OK ja seuraava ikkuna avautuu: Napsauta tässä painiketta Kyllä jolloin avautuu ikkuna: Yllä olevassa kuvassa on tekijän koneen avatun tilin oletushenkilön nimi, joka tässä tapauksessa tulisi olla Mikko Rotari, eikä Rune Eklund. Tässä kohtaa voit jälleen kirjoittaa joko nimesi tai valita vaihtoehto Valitse kuva. Valitsemalla kuva voit käyttää samaa skannattua nimikirjoitustasi, jota käytit luodessasi PDF-allekirjoituksesi. Nyt järjestelmä kuitenkin kysyy JPEG-muodossa olevaa kuvaa. Voit vielä tarkistaa ennen varsinaista allekirjoitusta, että olet valinnut oikean kuvan: 8 / 9

9 Hyväksy sitten valintasi napsauttamalla painiketta Allekirjoita. Järjestelmä varoittaa sinua vielä huomautuksella: Napsauta OK ja asiakirja tallentuu allekirjoitettuna: 9 / 9