Kokonaisvaltainen tiedolla johtaminen Ylä-Savon koulutuskuntayhtymässä Teija Strandman Laatupäällikkö Ylä-Savon ammattiopisto

Transkriptio

1 Kokonaisvaltainen tiedolla johtaminen Ylä-Savon koulutuskuntayhtymässä Teija Strandman Laatupäällikkö Ylä-Savon ammattiopisto

2 Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä Omistajakuntien maantieteellinen pinta-ala: 9310 km2 (vrt. Uusimaa n km2) Väestöpohja: n asukasta Ylä-Savon ammattiopisto on monialainen, mutta samalla erikoistunut ammatillinen oppilaitos Vahvoja aloja mm. maanrakennus, logistiikka ja luonnonvara-ala, joissa opiskelijoita ympäri Suomea Opiskelijoita hakeutuu n. 100 kunnasta ympäri Suomen

3 YSAO lukuina v Kokonaisopiskelijamäärä:1782 Henkilöstömäärä: 205 Liikevaihto: 20,31 M Suoritetut tutkinnot: 850 kpl Läpäisy: 74,3 % Omistajat: Ylä-Savon kunnat ja Rautavaara

4 Miksi tiedolla johtamista YSAO:lla Toimintaympäristö oli muuttumassa nopeasti, isosti ja peruuttamattomasti -> pienillä vanhan toiminnan korjausliikkeillä ei voida saavuttaa sellaisia muutoksia, joiden avulla olisimme myös jatkossa kilpailukykyinen ja laadukas ammatillisen koulutuksen järjestäjä. v.2014 tiedolla johtaminen nostettiin yhdeksi keskeiseksi toiminnan kehityskohteeksi - osana kokonaismuutosta ja kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyötä. Organisaation toimintamallia muutettiin perinteisestä funktionaalisesta organisaatiosta prosessiorganisaatioksi. Vanhat prosessit unohdettiin ja uudet prosessit rakennettiin. Jälkikäteen ajateltuna, teimme juuri oikeita asioita oikeaan aikaan. Mikäli muutostyö pitäisi käynnistää nyt, kun rahat on viety olisi tarvittavien päätösten läpivienti paljon vaikeampaa ja hyödyt saataisiin vasta vuosien päästä.

5 Lähtökohta Oikea ja ajantasainen tieto toiminnan nykytilasta sekä realistinen ennuste tulevasta on tehokkaan johtamisen keskeinen työväline ja päätöksenteon perusta. Tavoite Jokaisella työntekijällä on pääsy työssä tarvittaviin asiakirjoihin ja tietoihin käsiksi mahdollisimman helposti. Jokainen henkilöstön jäsen suunnittelee ja ohjaa työskentelyään käytettävissä olevan tiedon perusteella.

6 Välineurheilua?

7 Käytössämme on monipuoliset sähköiset työkalut strategiatyön jalkauttamiseen ja seurantaan (tuloskorttiin integroitustrategiatyökalu) tietoaineistojen hyödyntämiseen (M-Files asianhallintajärjestelmä kokonaisuus, DOHA) tulostiedon reaaliaikaiseen hyödyntämiseen (sähköinen tuloskortti) tulosten analysointiin ja eri asioiden syy-yhteyksien määrittämiseen (TCD Analytics) Koko henkilöstö saa käyttöönsä työnsä kannalta tarpeelliset laitteet ja pääsee käsiksi kaikkeen tietoaineistoon ajasta ja paikasta riippumattomasti pclaitteilla, tableteilla ja älypuhelimilla.

8 YSAOn liiketoimintamalli - Prosessien välinen vuorovaikutus

9

10 Plan Laadullinen ja määrällinen ennakointitieto (C&Q) Osaamiskartoitukset (C&Q) Strategian laatiminen, toimenpiteiden suunnittelu ja toteutumisen seuranta (Strategiatyökalu) Tavoiteasetanta (Tuloskortti)

11

12

13 Do Intra (SharePoint) Dokumenttien ja tuloskortin julkaisualusta Tiedotuskanava Dokumenttien hallinta DOHAssa (M-files) Kaikki työssä syntyvät ja tarvittavat dokumentit Dokumentti tallennetaan järjestelmään kerran, metatietojen avulla sama dokumentti näkyy eri näkymissä viimeisin versio kaikkien saatavilla CRM (muut paitsi opiskelija-asiakkaat) Työnkulut

14

15

16

17

18 Check & Act Sähköinen tuloskortti Ajantasainen tieto tietovarastosta kaikkien saatavilla myös mobiililaitteilla Kehittämisideoiden ja palautteiden työnkulut sekä hankerekisteri ja dokumentit DOHAssa Kerätyn tiedon analysointi TCD Analytics -ohjelmalla

19

20 Mittarikohtainen tarkastelu kuukausittain, verrattuna tavoitteeseen, luokiteltuna jne

21 Porautuvuus YSAO-tasolta koulutusala/ryhmätasolle

22 Tuloskortin käyttö Tieto itsessään ei tuo organisaatiolle lisäarvoa, vaan vaaditaan taho, joka käyttää hyväkseen tuotettua tietoa, raportteja ja analyyseja Koulutusalakohtaiset tulokset tarkastellaan vähintään kuukausittain koulutusalojen palavereissa KY-tasolla tarkastelu kuukausittain johdon katselmuksen yhteydessä

23 Kerätyn tiedon analysointi Mikä vaikuttaa opiskelijan vastukseen OPIX-kyselyn väittämään Opettajat ovat kiinnostuneita siitä, mitä minulle kuuluu, (p<0,005)

24 Edut ja rajoitteet Työssä tarvittavat tiedot ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla myös mobiilisti Tuloskortti ei selittele -> ongelmiin puututaan ripeästi! Paraskaan järjestelmä, tietovarasto tai tuloskortti ei ole minkään arvoinen, jos sinne syötetyt tiedot eivät ole kunnossa!

25 Tiedolla johtaminen prosessina Tietotarpeiden tunnistaminen Tiedon varastointi Tiedon hankinta Tiedon jakelu Tiedon käyttö Muutokset toiminnassa

26 Järjestelmien keskinäinen tekninen riippuvuus (karkea) Talousjärjestelmä Oppilashallinto Primus Tietovarasto - Mittaristo - Strategiatyökalu - Personoidut käyttäjänäkymät M-Files (DOHA) - Asianhallinta - Asiakkuudenhallinta - Sopimukset - Työnkulut - Ohjeet - Yms.. CQ (ennakointi, osaamisarvionnit, rekrytointi) Työajanseuranta Intranet Ajasta ja paikasta riippumaton tapa saavuttaa tieto = Erilaiset päätelaitteet: - pc/kannettavat - Tabletit - matkapuhelimet Langaton esitystekniikka (Kramer) + älynäytöt /-tykit

27 Jatkokehittäminen Käyttäjäryhmäkohtaisesti räätälöidyt työpöydät (koulutuspäällikkö, vastuuohjaaja, opo ) Kristallipallo -> mallinnettu ennuste tulevasta!

28 Haasteet jälkeen KOSKI-järjestelmään syötetyn tiedon oikeellisuuden tarkastaminen vs. tuloskortti Järjestelmä ei palauta tietoa Opiskelijapalautekyselyiden manuaalinen käsittely

29 Mitä tavoitellaan (osa on jo käytössä) Palautejärjestelmät CQ (ennakointi) CRM (tuleva työ = tarjouskanta) Suoritetietojen ja muutosten kirjaus reaaliajassa TIETOVARASTO Työn suunnittelu (Primus,TAS) (=miten se mitä on tulossa aiotaan toteuttaa) PRIMUS Opiskelijatiedot, suoritetiedot, suunnitelmat TAS Työajanseuranta Mittaritiedot + laskentamallit = ennusteet Miten meillä menee ja miten tulee käymään Talouden suunnittelu Talousjärjestelmät

30 Onnistumisen edellytykset Motivoitunut henkilöstö Asian tärkeyden ymmärtänyt virka- ja luottamusmiesjohto Hyvät yhteistyökumppanit: QL-laatutoiminta TCD consulting Oy Itä-suomalaisten koulutuksenjärjestäjien verkosto