Valtionhallinnon arkkitehtuurin suunnittelu -hanke

Transkriptio

1 VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtionhallinnon arkkitehtuurin suunnittelu Menetelmäprojekti Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmä versio

2 1 TIIVISTELMÄ JOHDANTO YLEISTÄ TYYPILLISIÄ ARKKITEHTUURIMENETELMÄN KÄYTTÖTAPAUKSIA KOKONAISARKKITEHTUURIN KUVAUSKEHYS KEHYKSEN SISÄLTÖ KUVAUSNÄKÖKULMAT Toiminta Tieto Tietojärjestelmä Teknologia PÄÄTÖKSENTEKOTASOT Julkishallintotaso Kohdealuetaso Osa-aluetaso KOKONAISARKKITEHTUURIN SUUNNITTELUPROSESSI TAVOITETILAN HAHMOTUS, RAJAAMINEN JA NYKYTILA Määritä ja rajaa kehitettävä kokonaisarkkitehtuurin laajuus Tunnista ja kokoa ohjaava tieto Määritä ylätason toimintalähtöinen visio Perusta projekti Lopputulokset TAVOITETILAN SUUNNITTELU Analysoi arkkitehtuurin ja kuvausten kohderyhmät Valitse kehyksen tarjoamat kuvaustavat Analysoi ja huomioi arkkitehtuuriin vaikuttavat tekijät Mallinna kokonaisarkkitehtuurinäkökulma(t) arkkitehtuurikehyksen kuvaustapoja käyttäen Kehitä toiminnan visiota tarvittaessa Tee puuteanalyysi Lopputulokset Nykytilasta tavoitetilaan TOIMEENPANON SUUNNITTELU Tunnista kehitystarpeet ja projektit Tee kustannus- ja hyötyanalyysit Analysoi riskit Priorisoi kehitystarpeet Suunnittele tiekartta Tee alustava kehittämissuunnitelma Järjestä suunnitelmien katselmointi Esitä kehittämissuunnitelmat projektin sidosryhmille Lopputulokset ARKKITEHTUURISUUNNITTELU JA VAATIMUSTENHALLINTA ARKKITEHTUURIKUVAUSTEN TUOTTAMINEN TAVOITETILAN VISIO JA SKENAARIOT TOIMINTA-ARKKITEHTUURIN SUUNNITTELU Strategiset vaatimukset Sidosryhmäanalyysi Prosessien merkitys ja palvelujen tuottaminen Prosessien tunnistaminen ja prosessikartan kuvaaminen Toimintamalli Prosessikuvaus Kuvaa organisaation roolit ja vastuut Mittaaminen, mittarit, testaaminen ja seuranta Toiminta-arkkitehtuurin suhde muihin arkkitehtuurinäkökulmiin TIETOARKKITEHTUURIN SUUNNITTELU Organisaation päätietoryhmien määrittely Organisaation informaatiosalkku...39

3 5.3.3 Tietojen tai tietopääoman yhtenäistäminen (harmonisointi) Yhteisten, strategisesti merkittävien tietovarantojen kuvaaminen Tietoarkkitehtuurin suhde muihin arkkitehtuurinäkökulmiin TIETOJÄRJESTELMÄARKKITEHTUURIN SUUNNITTELU Tietojärjestelmäsalkku Järjestelmäkartta Järjestelmäarkkitehtuurin harmonisointi Järjestelmäarkkitehtuurin suhde muihin arkkitehtuurinäkökulmiin TEKNOLOGIA-ARKKITEHTUURIN SUUNNITTELU Teknologia-arkkitehtuuri kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta Viitearkkitehtuurin kuvaaminen Looginen arkkitehtuuri eli tuoteriippumaton arkkitehtuuri Fyysinen arkkitehtuuri eli tuotesidonnainen arkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuurin soveltaminen KUSTANNUS-HYÖTY -ANALYYSI Vaikuttavuus Toiminnallinen tehokkuus Tuotokset ja laadunhallinta Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen TIETOTURVAVAATIMUKSET JA -RATKAISUT Toiminta-arkkitehtuurinäkökulma Tietoarkkitehtuurinäkökulma Tietojärjestelmäarkkitehtuurinäkökulma Teknologia-arkkitehtuurinäkökulma Tietoturvaohjeisto INTEGRAATIOVAATIMUKSET JA -RATKAISUT Toiminta-arkkitehtuurinäkökulma Tietoarkkitehtuurinäkökulma Tietojärjestelmäarkkitehtuurinäkökulma Teknologia-arkkitehtuurinäkökulma VIITTEET LIITTEET...69

4 Valtiovarainministeriö (72) 1 Tiivistelmä Tämä dokumentti on Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöohje. Konaisarkkitehtuurimenetelmä on osa valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuria, johon kuuluvat kokonaisarkkitehtuurimenetelmän lisäksi arkkitehtuurin hallintamalli sekä arkkitehtuurilinjaukset ja -kuvaukset. Arkkitehtuurimenetelmä pitää sisällään arkkitehtuurikehyksen sekä prosessit ja tehtävät, joilla kuvaukset tuotetaan. Kokonaisarkkitehtuurikehys on kommunikoinnin väline, jossa kuvataan kokonaisarkkitehtuurin sisältö ja kuvaustavat. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmässä on myös kuvattu erilaisia suunnittelutarpeita palvelevat prosessit ja tehtävät, joilla kuvaukset tuotetaan. Kokonaisarkkitehtuurikehys on jaettu kolmeen kuvaustasoon ja neljään arkkitehtuurinäkökulmaan. Kuvaustasot ovat kokonaisuuden taso, kohdealuetaso ja osa-aluetaso. Kokonaisuuden taso määrittelee kokonaisuuden tasolla merkittävät asiat ja kohdealuetason jaon. Kohdealueet ovat tyypillisesti hallinnonaloja tai poikkihallinnollisia klustereita. Kohdealuetaso määrittelee kohdealuetasolla merkittävät asiat ottaen huomioon kokonaisuuden tasolla tehdyt linjaukset ja osa-aluetason jaon. Osa-aluetaso organisaatiot ovat tyypillisesti virastoja. Osa-aluetaso määrittelee osa-aluetasolla merkittävät asiat ottaen huomioon kohdealuetasolla tehdyt linjaukset. Neljä arkkitehtuurinäkökulmaa ovat toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologiaarkkitehtuuri. Toiminta-arkkitehtuurin tarkoituksena on suunnitella ja kehittää organisaation strategisiin vaatimuksiin liittyvää ydintoimintaa. Tietoarkkitehtuurin tarkoituksena on luoda organisaatiotasoinen yhteinen näkemys keskeisestä tietopääomasta ja helpottaa informaation löytämistä, välittämistä ja hallintaa. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin tarkoitus on tukea toimintaa ja hallita organisaation informaatiota tietojärjestelmien avulla. Teknologia-arkkitehtuurin tarkoituksena on linjata ja rajata käytettävät tekniset vaihtoehdot, standardit ja rakenteet siten, että kokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita. Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on suunniteltu palvelemaan valtionhallinnossa sekä muissa julkishallinnon organisaatioissa tapahtuvaa toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelua. Menetelmä on hierarkkinen ja modulaarinen, mikä mahdollistaa yksittäisen osan suunnittelun eikä pakota kerralla kaiken kattavaan raskaaseen suunnitteluprosessiin. Lähestymistapa mahdollistaa nopeat voitot keveän ja nopean suunnittelutavan ansiosta. Menetelmää tulee sisällöltään ja tarkkuustasoltaan soveltaa tilannekohtaisesti.

5 Valtiovarainministeriö (72) 2 Johdanto 2.1 Yleistä Tämä dokumentti on Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöohje. Konaisarkkitehtuurimenetelmä on osa valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Kokonaisarkkitehtuuri Arkkitehtuurimalli Arkkitehtuurilinjaukset ja -kuvaukset Hallintamalli Menetelmä Roolit ja vastuut Kehys ja kuvauspohjat Johtamis- ja hyödyntämisprosessit Suunnitteluprosessit ja tehtävät Kuva 1. Kokonaisarkkitehtuurin rakenne Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri (Enterprise Architecture, EA) (Kuva 1) on toiminnan prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne. Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri pitää sisällään arkkitehtuurilinjaukset ja -kuvaukset, arkkitehtuurin hallintamallin, arkkitehtuurimenetelmän. Arkkitehtuurilinjaukset ja -kuvaukset ovat arkkitehtuurin varsinainen sisältö. Kokonaisarkkitehtuurikehyksestä nähdään arkkitehtuurilinjausten ja -kuvausten sijoittuminen kokonaisuuteen. Kuvaukset ovat toteutettu menetelmän mukaisesti ja kokonaisuutta ohjataan hallintamallin avulla. Arkkitehtuurin hallintamallin käsittää roolien ja vastuiden määrittelyn, organisoinnin sekä johtamisen ja hyödyntämisen prosessit. Johtamisen ja hyödyntämisen prosessit ovat sovitettu yhteen valtionhallinnon toiminnan ja talouden suunnittelu- ja kehittämisprosessien kanssa. Arkkitehtuurimenetelmä pitää sisällään arkkitehtuurikehyksen sekä prosessit ja tehtävät, joilla kuvaukset tuotetaan.

6 Valtiovarainministeriö (72) Kokonaisarkkitehtuurikehys on kommunikoinnin väline, jossa kuvataan kokonaisarkkitehtuurin sisältö ja kuvaustavat. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmässä on myös kuvattu erilaisia suunnittelutarpeita palvelevat prosessit ja tehtävät, joilla kuvaukset tuotetaan. Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on suunniteltu palvelemaan valtionhallinnossa sekä muissa julkishallinnon organisaatioissa tapahtuvaa toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelua. Menetelmä on hierarkkinen ja modulaarinen, mikä mahdollistaa yksittäisen osan suunnittelun eikä pakota kerralla kaiken kattavaan raskaaseen suunnitteluprosessiin. Lähestymistapa mahdollistaa nopeat voitot keveän ja nopean suunnittelutavan ansiosta. Menetelmää tulee sisällöltään ja tarkkuustasoltaan soveltaa tilannekohtaisesti. 2.2 Tyypillisiä arkkitehtuurimenetelmän käyttötapauksia Tyypillisimpiä arkkitehtuurimenetelmän käyttötapauksia ovat toimintalähtöinen kokonaissuunnittelu sekä tietojärjestelmälähtöinen nykytilan kehittäminen. Toimintalähtöisen lähestymistavan tarkoituksena on kokonaisuuden kehittäminen, joka lähtee liikkeelle toiminta-arkkitehtuurista ja tietoarkkitehtuurista. Ensin kuvataan palvelut, prosessit ja niihin liittyvät tiedot. Näiden pohjalta suunnitellaan ja toteutetaan tietojärjestelmäarkkitehtuuri teknologia-arkkitehtuuri huomioiden. Parhaaseen tulokseen päästään, kun huomioidaan muut näkökulmat tarpeeksi aikaisessa vaiheessa, eikä suunnitella yhtä näkökulmaa liian tarkalle tasolle. Tällä tavoin ei päädytä toisten näkökulmien kannalta epäkäytännölliseen ratkaisuun. Tietojärjestelmälähtöisessä lähestymistavassa lähdetään liikkeelle tietojärjestelmäarkkitehtuurista ja sen nykytilan kuvauksesta. Tämän perusteella voidaan ottaa huomioon myös muita näkökulmia, ensin teknologianäkökulma ja sitten tieto- ja toimintanäkökulmat. Näin päädytään lopulta palvelevuuden kehittämiseen, joka on ensimmäisen lähestymistavan lähtökohta ja huomattavasti tehokkaampi tapa kehittää toimintaa. Tietojärjestelmälähtöisestä lähestymistavasta voi kuitenkin joissain tapauksissa olla perusteltu. Se voidaan tehdä kevyempänä projektina ja siitä voidaan saada nopeita hyötyjä tietojärjestelmien ja tietojen harmonisoinnin avulla. Projekti voidaan jopa hoitaa käyttäen vain suunnittelunprosessin (luku 4) ensimmäistä vaihetta, tavoitetilan hahmotus ja nykytila (luku 4.1).

7 Valtiovarainministeriö (72) 3 Kokonaisarkkitehtuurin kuvauskehys 3.1 Kehyksen sisältö Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurikehys (Kuva 2) sisältää neljä näkökulmaa: Toiminta-arkkitehtuuri (esim. asiakas, organisaatio, sidosryhmät, palvelut, prosessit). Toiminta-arkkitehtuuri on kuvattu tarkemmin luvussa 5.2. Tietoarkkitehtuuri (esim. strateginen tietopääoma, sanastot). Tietoarkkitehtuuri on kuvattu tarkemmin luvussa 5.3 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri (esim. tietojärjestelmäsalkku, järjestelmien elinkaaret). Tietojärjestelmäarkkitehtuuri on kuvattu tarkemmin luvussa 5.4 Teknologia-arkkitehtuuri (esim. teknologia- ja standardilinjaukset, viitearkkitehtuurit). Teknologia-arkkitehtuuri on kuvattu tarkemmin luvussa 5.5 Reunaehdot Tavoitteet Lainsäädäntö Hyvä hallintotapa Yhteiskuntapoliittiset tavoitteet Hallitusohjelma, HSA, strategia EU-ohjeistus IT-strategia Näkökulmat Kuvaustasot Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Julkishallinto / kokonaisuus Julkishallinnon palvelukartta Yhteiskunnalliset skenaariot Poikkihallinnolliset prosessit Prosessikartta Kohdealueluettelo Ydinsanasto Strategiset tietovarannot Arkkitehtuuriperiaatteet Standardisalkku Tietojärjestelmäpalvelut Järjestelmäsalkku Teknologiasalkku Verkkokaavio Klusteri / kohdealue Kohdealueen palvelukartta Kohdealueen skenaariot Prosessikuvaukset Prosessikartta Sidosryhmät Osa-alueluettelo Informaatiosalkku Tietovarastot Sanastot Kohdealuekohtaiset standardit Tietojärjestelmäsalkku Järjestelmät tiedot matriisi Järjestelmät prosessit matriisi Integraatiotarpeet Teknologiasalkku Viitearkkitehtuurit Rajapinnat Integraatioratkaisut Virasto / osa-alue Osa-alueen palvelukartta Osa-alueen skenaariot Sidosryhmät Prosessikartta Prosessikuvaukset Informaatiosalkku Tietovarastot Prosessit tiedot matriisi Tiedot palvelut matriisi Sanastot Osa-aluekohtaiset standardit Tietojärjestelmäsalkku Järjestelmät tiedot matriisi Järjestelmät prosessit matriisi Integraatiotarpeet Teknologiasalkku Viitearkkitehtuurit Rajapinnat Integraatioratkaisut Kuva 2. Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurikehys

8 Valtiovarainministeriö (72) Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurikehys sisältää kolme kuvaustasoa sekä reunaehto- ja tavoitetason. Reunaehto- ja tavoitetaso käsittää lainsäädännön, hyvän hallintotavan (mm. tietoturva) sekä ylätason strategisia linjauksia. Lainsäädäntö ja hyvä hallintotapa muodostavat reunaehdot arkkitehtuurityölle. Yhteiskuntapoliittiset tavoitteet, hallitusohjelma ja hallituksen strategia-asiakirjat sekä valtionhallinnon IT-strategia ohjaavat tavoitteiden asettamista ja painopistealueiden valintaa EU-tason ohjeistuksesta (mm. European Interoperability Framework EIF ja Architecture Guidelines) saadaan ylätason arkkitehtuuriperiaatteita Kehyksen ylin taso on julkishallintotaso ja se sisältää julkishallinnon omistamat ja sillä tasolla päätettävät asiat. Taso sisältää yhden kappaleen kutakin kehyksessä mainittua dokumenttia. Reunaehdot ja tavoitteet muotoillaan julkishallintotasolla arkkitehtuuriperiaatteiksi, jotka ohjaavat suunnittelutyötä kaikilla tasoilla. Kohdealuetaso muodostuu julkishallinnon alaisista itsenäistä ICT- päätöksentekovaltaa käyttävistä kokonaisuuksista. Näitä ovat alkuvaiheessa hallinnonalat sekä poikkihallinnolliset prosessit siinä vaiheessa, kun niillä on kokonaisuutena omistaja. Kohdealueen rakenteet kuvataan kaikista näkökulmista ja niissä otetaan huomioon kokonaisuuden tasolla määritellyt reunaehdot ja ohjaavat periaatteet. Kohdealueella voi olla myös kohdealuekohtaisia ohjaavia periaatteita. Kohdealueen kuvauksissa kuvataan integraatiotarpeet sekä tietoturvavaatimukset ja -ratkaisut. Mikäli kohdealue jaetaan tarkemmin kuvattaviin osa-alueisiin, osa-alueet tunnistetaan ja rajataan kohdealueen palvelukartan avulla Osa-aluetaso on kehyksen kolmas taso. Osa-alueet ovat kohdealueiden alaisia itsenäisiä ICT- päätöksentekovaltaa käyttäviä kokonaisuuksia (esim. ministeriöiden eri virastot). Osa-alueen rakenteet kuvataan kaikista neljästä näkökulmasta. Kuvauksissa otetaan huomioon kohdealuetasolla tasolla määritellyt reunaehdot ja ohjaavat periaatteet kaikkien olennaisten kohdealueiden osalta. Osa-alueella voi olla osa-aluekohtaisia ohjaavia periaatteita. Osa-alueen kuvauksissa kuvataan myös integraatiotarpeet sekä tietoturvavaatimukset ja -ratkaisut.

9 Valtiovarainministeriö (72) 3.2 Kuvausnäkökulmat Tässä luvussa kuvataan näkökulmittain kokonaisarkkitehtuurikehyksen kunkin kuvaustason sisältämät kuvaukset. Kehyksessä on muutama kohta, jotka kattavat useamman näkökulman. Arkkitehtuuriperiaatteet -luetteloon kootaan ohjaavat strategiset periaatteet ja reunaehdot sekä integrointi- ja harmonisointiperiaatteet. Standardisalkkuun kootaan kaikilla kokonaisuuden tasolla ja kaikilla kohdealueilla noudatettavat standardit. Kohde ja osa-aluekohtaisiin standardeihin kootaan kyseessä olevalla kohde- tai osaaluetasolla noudatettavat standardit Toiminta Kokonaisuus Kokonaisuuden tasolla kuvataan julkishallinnon palvelut yhtenäisenä palvelukarttana. Siellä kuvataan myös yhteiskunnalliset skenaariot, joiden avulla hahmotetaan palvelukarttaan tarvittavia muutoksia. Palvelukartan avulla tunnistetaan poikkihallinnolliset prosessit. Poikkihallinnollisten prosessien omistajat tunnistetaan ja prosessit kuvataan prosessikarttana. Palvelukarttaa käytetään myös kohdealueiden tunnistamiseen ja rajaamiseen, joka kuvataan kohdealueluettelona. Kohdealue Kohdealuetasolla kuvataan kunkin kohdealueen palvelut yhtenäisenä palvelukarttana. Kohdealueen skenaarioilla hahmotetaan palvelukarttaan tarvittavia muutoksia. Kohdealueen prosessit tunnistetaan ja kuvataan prosessikarttana. Prosessikartan pohjalta kuvataan tunnistetut prosessit. Palvelukarttaa käytetään myös osa-alueiden tunnistamiseen ja rajaamiseen, joka kuvataan osa-alueluettelona. Sidosryhmät (luku 5.2.2) ja niiden vaatimukset kuvataan, jotta saadaan selkeämpi käsitys toimintaympäristöstä ja sen asettamista vaatimuksista.

10 Valtiovarainministeriö (72) Osa-alue Osa-aluetasolla kuvataan kunkin osa-alueen palvelut yhtenäisenä palvelukarttana. Osaalueen skenaarioilla hahmotetaan palvelukarttaan tarvittavia muutoksia. Osa-alueen prosessit tunnistetaan ja kuvataan prosessikarttana. Prosessikartan pohjalta kuvataan tunnistetut prosessit. Sidosryhmät (luku 5.2.2) ja niiden vaatimukset kuvataan, jotta saadaan selkeämpi käsitys toimintaympäristöstä ja sen asettamista vaatimuksista Tieto Kokonaisuus Kokonaisuuden tasolla kuvataan ydinsanasto, jossa määritellään keskeiset termit kommunikoinnin helpottamiseksi. Julkishallinnon yhteisten palvelujen käyttämät, strategisesti merkittävät tietovarannot tulee kuvata käytön ja käytettävyyden edistämiseksi (luku 5.3.4). Kohdealue Kohdealueen informaatiosalkkuun kerätään organisaation kannalta keskeisimmät päätietoryhmät (luku 5.3.2). Kohdealueen yhteisten palvelujen käyttämät merkittävät tietovarannot tulee kuvata käytön ja käytettävyyden edistämiseksi (luku 5.3.4). Kohdealuetasolla kuvataan sanasto, jossa määritellään keskeiset termit kommunikoinnin helpottamiseksi. Osa-alue Osa-alueen informaatiosalkkuun kerätään organisaation kannalta keskeisimmät päätietoryhmät (luku 5.3.2). Osa-alueen yhteisten palvelujen käyttämät merkittävät tietovarannot tulee kuvata käytön ja käytettävyyden edistämiseksi (luku 5.3.4). Osa-aluetasolla kuvataan sanasto, jossa määritellään keskeiset termit kommunikoinnin helpottamiseksi.

11 Valtiovarainministeriö (72) Tietojärjestelmä Kokonaisuus Kokonaisuuden tasolla tietojärjestelmäpalvelut-kuvaus sisältää keskeisen informaation yhteisistä tietojärjestelmäpalveluista. Kokonaisuuden tasolla tietojärjestelmäsalkku sisältää keskeisen informaation yhteisen tietojärjestelmäkokonaisuuden hallintaan (luku 5.4.1). Kohdealue Kohdealuetasolla tietojärjestelmäsalkku sisältää keskeisen informaation kohdealuetason tietojärjestelmäkokonaisuuden hallintaan (luku 5.4.1). Kohdealuetasolla integraatiotarpeet sisältävät harmonisointisuunnittelun, joka on yksi lähtökohta integraatiosuunnittelulle. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin näkökulmasta järjestelmien välisten riippuvuuksien kartoittaminen on integraatiosuunnittelun olennaisimpia asioita. Rajapinta- ja liittymäkuvausten suunnittelussa ja kuvaamisessa tehdään työtä integraatioarkkitehtuurin ja järjestelmäarkkitehtuurin leikkauspisteessä. Osa-alue Osa-aluetasolla tietojärjestelmäsalkku sisältää keskeisen informaation osa-alueen tietojärjestelmäkokonaisuuden hallintaan (luku 5.4.1). Osa-aluetasolla integraatiotarpeet sisältävät harmonisointisuunnittelun, joka on yksi lähtökohta integraatiosuunnittelulle. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin näkökulmasta järjestelmien välisten riippuvuuksien kartoittaminen on integraatiosuunnittelun olennaisimpia asioita. Rajapinta- ja liittymäkuvausten suunnittelussa ja kuvaamisessa tehdään työtä integraatioarkkitehtuurin ja järjestelmäarkkitehtuurin leikkauspisteessä Teknologia Kokonaisuus Kokonaisuuden tasolla teknologia-arkkitehtuurilla linjataan ja rajataan käytettävät tekniset vaihtoehdot, standardit ja rakenteet siten, että kokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita. Linjaukset ovat yhteiseksi sovittuja teknisiä ratkaisuja, jotka on kuvattu teknologia-arkkitehtuurisalkussa (luku 5.5.1). Kokonaisuuden tasolla verkkokaaviolla kuvataan yhteiset ja kokonaisuuteen kiinteästi vaikuttavat verkkoratkaisut.

12 Valtiovarainministeriö (72) Kohdealue Kohdealuetasolla teknologia-arkkitehtuurilla linjataan ja rajataan kohdealueella käytettävät tekniset vaihtoehdot, standardit ja rakenteet. Tässä otetaan huomioon kokonaisuuden tasolla tehdyt linjaukset. Linjaukset ovat yhteiseksi sovittuja teknisiä ratkaisuja, jotka on kuvattu teknologia-arkkitehtuurisalkussa (luku 5.5.1). Viitearkkitehtuurit ovat valmiita konkreettisia rakennuspaloja soveltamisohjeineen tai rakennuspalan suunnittelua ohjaavia arkkitehtuuriohjeita, joita hyödynnetään erilaisissa tietoteknisissä hankkeissa (luku 5.5.2). Rajapintakuvauksella kuvataan yhteiset tekniset rajapinnat. Kohdealuetasolla teknologiasalkun linjaukset mahdollistavat integraatioratkaisuiden tekninen toteuttamisen ja käytön. Integraatioratkaisut ovat siten kiinteästi kytköksissä tekniseen arkkitehtuuriin, joka mahdollistaa integraatioratkaisuja ja toisaalta asettaa niille usein selkeitä reunaehtoja. Osa-alue Osa-aluetasolla teknologia-arkkitehtuurilla linjataan ja rajataan osa-alueella käytettävät tekniset vaihtoehdot, standardit ja rakenteet. Tässä otetaan huomioon kokonaisuuden ja kohdealuetasolla tehdyt linjaukset. Linjaukset ovat yhteiseksi sovittuja teknisiä ratkaisuja, jotka on kuvattu teknologia-arkkitehtuurisalkussa (luku 5.5.1). Viitearkkitehtuurit ovat valmiita konkreettisia rakennuspaloja soveltamisohjeineen tai rakennuspalan suunnittelua ohjaavia arkkitehtuuriohjeita, joita hyödynnetään erilaisissa tietoteknisissä hankkeissa (luku 5.5.2). Rajapintakuvauksella kuvataan yhteiset tekniset rajapinnat. Osa-aluetasolla teknologiasalkun linjaukset mahdollistavat integraatioratkaisuiden tekninen toteuttamisen ja käytön. Integraatioratkaisut ovat siten kiinteästi kytköksissä tekniseen arkkitehtuuriin, joka mahdollistaa integraatioratkaisuja ja toisaalta asettaa niille usein selkeitä reunaehtoja.

13 Valtiovarainministeriö (72) 3.3 Päätöksentekotasot Reunaehdot Tavoitteet Päätöksentekotasot Julkishallinto / kokonaisuus Lainsäädäntö Hyvä hallintotapa Yhteiskuntapoliittiset tavoitteet EU-ohjeistus Hallitusohjelma, HSA, strategia IT-strategia Julkishallinnon Poikkihallinnollisten Kohdealueiden Kaikille yhteiset standardit palvelukartta prosessien tunnistaminen tunnistaminen Toimiala-arkkitehtuurit Konserniarkkitehtuurit Klusteri / kohdealue Kansallinen liikenteen Kansallinen arkkitehtuuri terveydenhuollon Kansallinen arkkitehtuuri opetustoimen arkkitehtuuri Muut toimialojen arkkitehtuurit Johtamisen arkkitehtuuri Talous- ja henkilöstöhallinnon arkkitehtuuri Virkamiestyön arkkitehtuuri Sähköisen Asianhallinnan asioinnin arkkitehtuuri arkkitehtuuri Muut konserniarkkitehtuurit Jokaisella kohdearkkitehtuurilla on omistaja Virasto / Voivat olla päällekkäisiä, osa-alue hallinnonalojen rajat ylittäviä Kuva 3. Päätöksentekotasot Viraston kokonaisarkkitehtuuri Kaikille yhteisiä Yhteensopiva kaikkien toimiala- ja konserniarkkitehtuurien kanssa Päätöksentekotasot mukailevat arkkitehtuurikehikon kuvaustasoja (Kuva 3). Päätöksentekotasoja on kolme: julkishallintotaso, kohdealuetaso ja osa-aluetaso. Kaikilla tasoilla otetaan huomioon reunaehdot ja tavoitteet Julkishallintotaso Julkishallintotasolla päätetään kokonaisuuksista ja kehikon rakenteesta. Siellä myös tunnistetaan ja kuvataan kokonaisuus sekä määritellään asioiden vastuutahot. Päätökset koskevat koko valtionhallintoa ja kaikkia arkkitehtuureita Kohdealuetaso Kohdealuetaso jakaantuu päätöksenteossa kahteen erilaiseen osaan. Toisessa osassa ovat toimialojen arkkitehtuurit ja toisessa konserniarkkitehtuurit. Toimialan arkkitehtuurilla tarkoitetaan hallinnonalan arkkitehtuuria tai hallinnonalan rajat ylittävää klusteriarkkitehtuuria (esim. liikenne, terveydenhuolto). Kohdealuetason arkkitehtuuri kuvaa alueensa ja määrittää sen yhteiset asiat. Vastuutaho arkkitehtuurista on ministeriö tai ministeriön nimeämä taho.

14 Valtiovarainministeriö (72) Konserniarkkitehtuureilla tarkoitetaan kaikille yhteisten toimintojen arkkitehtuureita (esim. taloushallinto, henkilöstöhallinto). Julkishallintotasolla nämä arkkitehtuurit on tunnistettu ja niille on määritelty vastuutaho. Arkkitehtuurissa kuvataan ja määritellään kaikille yhteiset toiminnot. Vastuutaho voi olla ministeriö tai virasto. Kohdealuetaso noudattaa toiminnassaan julkishallintotasolla tehtyjä päätöksiä ja linjauksia Osa-aluetaso Osa-aluetaso käsittää käytännössä virastojen arkkitehtuurit. Virastotasolla määritellään, kuvataan ja päätetään viraston substanssiasioista. Osa-aluetaso noudattaa toiminnassaan kohdealuetasolla tehtyjä päätöksiä ja linjauksia. Osa-aluetasolla voi joutua noudattamaan myös useiden kohdealuetason arkkitehtuurien tekemiä linjauksia.

15 Valtiovarainministeriö (72) 4 Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi Arkkitehtuurin johtaminen Tavoitetilan hahmotus ja nykytila Tavoitetilan hahmotus ja rajaaminen Nykyisyyden kuvaaminen Tavoitetilan suunnittelu Toiminta Tietojärjestelmät Tieto Teknologia Toimeenpanon suunnittelu Nykytilan kuvaukset Tavoitetilan kuvaukset Toimenpidesuunnitelma Vaatimusten hallinta Kuva 4. Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi. Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi (Kuva 4) mahdollistaa iteratiivisen kehittämisen, jossa voidaan suunnitella yhden tai useamman kokonaisarkkitehtuurinäkökulman sisältöä. Suunnitteluprosessi on jaettu kolmeen päävaiheeseen: 1) tavoitetilan hahmotus ja nykytila, 2) tavoitetilan suunnittelu ja 3) toimeenpanon suunnittelu. Nämä vaiheet ovat kuvattu tarkemmin seuraavissa luvuissa ( ). 4.1 Tavoitetilan hahmotus, rajaaminen ja nykytila Määritä ja rajaa kehitettävä kokonaisarkkitehtuurin laajuus Tunnista ja kokoa ohjaava tieto Määritä ylätason toimintalähtöinen visio Perusta projekti Kuva 5. Tavoitetilan hahmottamisen ja rajaamisen vaiheet. Tavoitetilan hahmottamisen ja rajaamisen (Kuva 5) käynnistää kokonaisarkkitehtuurin kehittämispyyntö, joka tulee arkkitehtuurin johtamisprosessista.

16 Valtiovarainministeriö (72) Syötteet työn käynnistyessä: Kehittämispyyntö Kehittämispyyntöön liittyvät toiminnan kehittämisen tavoitteet ja strategiat Organisaation ja organisaatiota ylemmän tason kokonaisarkkitehtuurin nykytila ja tavoitetilakuvaukset Vaiheen tarkoituksena on: Tunnistaa ja hahmottaa toiminnan tulevaisuuden tavoitetila Varmistaa toiminnan ja ICT johdon tuki Rajata ja suunnitella kehittämisprojekti rinnakkaiset kehitysprojektit huomioiden Tunnistaa kehittämiseen vaikuttava olemassa oleva kokonaisarkkitehtuurin sisältö Tunnistaa kehittämisen sidosryhmät ja heidän tavoitteensa Analysoida toiminnan kehittämistarpeet ja vaikutukset eri osapuolten näkökulmasta sekä analysoida kehittämisen perustelut toiminnan näkökulmasta Perustella suunnitteluvisio Määritä ja rajaa kehitettävä kokonaisarkkitehtuurin laajuus Määritä kehittämispyynnön mukaiset kokonaisarkkitehtuurin kehittämisalueet ja tee tarvittavat rajaukset. Arvioi aiheuttaako pyydetty kehityskohde kehitystarpeita myös siihen liittyvissä kohteissa Tunnista ja kokoa ohjaava tieto Tunnista, mitä kokonaisarkkitehtuurin sisältöä on huomioitava ohjaavana tietona ja vaatimuksina kokonaisarkkitehtuurikehyksen mukaisilta ylemmiltä tasoilta sekä saman tason toisista näkökulmista. Huomioi olemassa olevat nykytila- ja tavoitetilakuvaukset. Varmista, että ko. dokumentaatio on käytettävissä suunnitteluvaiheessa. Arvioi, ovatko nykytilatiedot riittäviä ja ajantasaisia. Mikäli tiedot ovat puutteellisia, varaa suunnitteluvaiheeseen aikaa nykytilatietojen täsmentämiseen. Arvioi riskit, mikäli nykytilatietojen täsmentäminen ei ole ajallisesti tai resurssien näkökulmasta mahdollista.

17 Valtiovarainministeriö (72) Määritä ylätason toimintalähtöinen visio Kuvaa tarvittaessa ylätason toimintalähtöinen visio (ks. luku 5.1). Vision kuvaaminen on tarpeen, mikäli kehittämiskohde on iso ja kehittämisen seurauksena tehtävää muutosta ei ole kuvattu kokonaisuutena tai kehittämisen perusteluja ei ole mietitty toiminnan näkökulmasta. Toiminnan visio kuvaa kehittämisen johdon näkökulmasta Perusta projekti Suunnittele projekti menetelmän mukaisesti tai tarkenna olemassa olevaa projektisuunnitelmaa. Analysoi kokonaisarkkitehtuurin kehittämisprojektin riskit ja ilmoita aikatauluun tai lopputulokseen liittyvistä riskeistä kokonaisarkkitehtuurin johtamisprosessille. Tunnista kehittämiseen liittyvät sidosryhmät ja heidän tarpeensa. Varmista sidosryhmien hyväksyntä ja tuki Lopputulokset Vaiheen lopputulokset ovat: Lista suunnittelussa tarvittavista olemassa olevista kokonaisarkkitehtuurikuvauksista Hyväksytty kehittämissuunnitelma Ylätason toimintalähtöisen vision skenaariokuvaus Päivitetyt vaatimukset

18 Valtiovarainministeriö (72) 4.2 Tavoitetilan suunnittelu Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu ( Kuva 6) on vaihe, jossa varsinaiset arkkitehtuurin suunnittelun tulokset tuotetaan. Menetelmän joustavuusperiaatteiden mukaisesti tässä vaiheessa voidaan suunnitella mitä tahansa osa-aluetta. Jos suunnittelun kohteena on useampia näkökulmia, on suunnittelujärjestys: 1. Toiminta-arkkitehtuurinäkökulma 2. Tietoarkkitehtuurinäkökulma 3. Järjestelmäarkkitehtuurinäkökulma 4. Teknologia-arkkitehtuurinäkökulma Teknologia-arkkitehtuurinäkökulma on kuitenkin huomioitava mahdollistavana lähtökohtana ensimmäisestä näkökulmasta lähtien. Kokonaisarkkitehtuurisuunnittelu etenee seuraavien (luvut ) päätehtävien mukaisesti kaikissa näkökulmissa. Kunkin näkökulman suunnittelun erityispiirteitä on käsitelty luvuissa Näissä luvuissa on kuvattu tarkemmin, minkälaisia kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun tuloksia tuotetaan kustakin yllä mainitusta näkökulmasta. Tuloksen tuottamisessa voidaan käyttää liitteenä olevia kuvauspohjia. Analysoi kohderyhmät Valitse kuvaustavat Analysoi arkkitehtuuriin vaikuttavat tekijät Mallinna kokonaisarkkitehtuurinäkökulma(t) Kehitä toiminnan visiota tarvittaessa Tee puuteanalyysi Kuva 6. Tavoitetilan suunnittelun vaiheet.

19 Valtiovarainministeriö (72) Analysoi arkkitehtuurin ja kuvausten kohderyhmät Analysoi, miten projektin sidosryhmät osallistuvat kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen tai hyödyntävät kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun tuloksia. Tuotettavien kuvausten sisällön tulee olla sellainen, että kaikki sidosryhmät tulee huomioitua. Kunkin sidosryhmän tulee ymmärtää sidosryhmälle tarkoitettujen kuvausten sisällöt (esim. ylin johto toiminnan käsittein tai tekninen asiantuntija teknisin käsittein). Huomioi analyysin tulokset kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä ja tulosten dokumentoinnissa Valitse kehyksen tarjoamat kuvaustavat Huomioi vaiheen tulokset ja valitse kehyksen tarjoamat kuvaustavat Analysoi ja huomioi arkkitehtuuriin vaikuttavat tekijät Analysoi vaiheessa koottu materiaali ja kirjaa projektin kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen vaikuttavat asiat Mallinna kokonaisarkkitehtuurinäkökulma(t) arkkitehtuurikehyksen kuvaustapoja käyttäen Käynnistä kokonaisarkkitehtuurisuunnittelu vaiheessa valittuja kuvaustapoja käyttäen. Hyödynnä projektiin liittyviä vaatimuksia. Hyödynnä tarjolla olevat kuvauspohjat ja ohjeet. Etene lukujen ohjeistus huomioiden. Huomioi vaiheessa tunnistetut suunnitteluun vaikuttavat tekijät. Mallinnus voi olla nykytilan kuvaamista ja sen kautta kehittämiskohteiden tunnistamista tai tavoitetilan suunnittelua. Huomioi näiden näkökulmien lähestymistapaerot (ks. luku Nykytilasta tavoitetilaan) Kehitä toiminnan visiota tarvittaessa Arvioi, vaikuttaako kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen tulos toiminnan tavoitetilaan ja korjaa visiota tarvittaessa. Päivitä vaatimukset ja ilmoita muutoksista johtamisprosessille.

20 Valtiovarainministeriö (72) Tee puuteanalyysi Arvioi, onko jotain asioita tai näkökulmia jäänyt huomioimatta suunnittelussa. Kuvaa matriisi, jossa riveinä ovat nykytilan arkkitehtuurin rakenneosat ja sarakkeina tavoitetilan arkkitehtuurin rakenneosat. Kirjaa Säilytetään niihin soluihin, joissa tavoitetilan arkkitehtuuriin rakenneosa on sama kuin nykytilan arkkitehtuurin rakenneosa. Kirjaa Uusi niihin soluihin, joissa tavoitetilan arkkitehtuurin rakenneosaa vastaavaa rakenneosaa ei löydy nykytilan arkkitehtuurista. Kirjaa Poistetaan niihin soluihin, joissa nykytilan arkkitehtuurin rakenneosaa vastaavaa rakenneosaa ei löydy tavoitetilan arkkitehtuurista. Puuteanalyysissä huomioitavia kohtia ovat Uusi ja Poistetaan kohdat. Uusi tapauksessa on suunniteltava uuden rakenneosan toteuttaminen. Poistetaan tapauksessa on varmistettava, että poistaminen on tarkoituksellinen ja että vaikutukset muihin rakenneosiin on huomioitu Lopputulokset Vaiheen lopputulokset ovat: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun tulokset Puuteanalyysi Päivitetyt vaatimukset Nykytilasta tavoitetilaan Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen edellyttää tietoja nykytilasta, jotta tiedetään lähtötilanne ja toisaalta käsitystä tavoitetilasta, eli päämäärästä, jota kohti mennään. Konkreettiset aikataulutetut kehitysprojektit nykytilasta tavoitetilaan suunnitellaan kehittämissuunnittelussa. Kaikkia kolmea kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen päävaihetta, 1) tavoitetilan hahmotus ja nykytila, 2) tavoitetilan suunnittelu ja 3) toimeenpanon suunnittelu, ei välttämättä toteuteta yhdessä projektissa. Pelkästä nykytila-analyysista voidaan muodostaa itsenäinen kehittämisprojekti. Jo tällöin voidaan tunnistaa joitakin kehittämiskohteita erityisesti tarkastelemalla harmonisointimahdollisuuksia. Toiminnan uudistumisen kannalta merkittävämmät kehityskohteet tunnistetaan verrattaessa tavoitetilaa nykytilaan.

21 Valtiovarainministeriö (72) Nykytilan analyysi keskittyy usein yhteen kokonaisarkkitehtuurin näkökulmaan, mutta se huomioi samalla kaikki ko. näkökulmaan keskeisesti liittyvät toiset näkökulmat. Siten esimerkiksi tietoarkkitehtuurin nykytilaa analysoitaessa tulee huomioida niin prosessit kuin järjestelmätkin, joissa informaatiota hyödynnetään. Nykytilan analyysiin on syytä käyttää vain juuri tarpeellinen määrä aikaa. Nykytilan analyysi vie kehittämisprojektin aikaa, mutta ei edistä kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelua, ainoastaan luo edellytyksiä suunnittelulle. Nykytilan analyysi on riittävällä tasolla silloin, kun nykytilatietoa on käytettävissä niin paljon, että sen avulla voidaan tunnistaa nykytilan ja tavoitetilan erot ja sitä kautta kehittämistarpeet. Harmonisoinnin kannalta on tärkeää rajata kuvattava alue ja kuvausten tarkkuustaso sellaiseksi, ettei tehdä turhaa työtä. Harmonisointiin riittävät usein kuvaukset karkealla tasolla eikä esim. tietojen kuvaamisessa tarvitse mennä järjestelmien tietomallin tasolle. Tietomallin tasolle mennään tarkemmassa toteutussuunnitelmassa, jolloin harmonisoitavista kohteista oleelliset on jo kartoitettu ja epäoleelliset jätetty pois. Toisin sanoen, sitten kun harmonisoinnin tavoitetila on muodostettu. Nykytilan analyysi perustuu olemassa olevaan. Siinä kartoitetaan esimerkiksi olemassa olevat tietojärjestelmät, teknologiat tai informaatio. Mukaan voidaan tapauskohtaisesti ottaa myös valmiiksi määriteltyjä, lähitulevaisuudessa toteutettavia kokonaisuuksia, mikäli niissä oleelliset asiat on päätetty ja lyöty lukkoon. Lähestymistapa nykytilan kuvaamisessa on siten alhaalta ylös, eli fyysisestä näkökulmasta käsitteelliseen. Vaikka nykytilan lähtökohta onkin olemassa oleva todellisuus, voidaan sitä kuvata monella eri tarkastelutasolla. Kokonaisarkkitehtuurinäkökulman edellyttämä kokonaisuuden hallinta edellyttää yleensä yksityiskohtaista tasoa abstraktimmalla tasolla olevia kuvauksia. Tavoitetilan suunnittelun lähtökohta on ylhäältä alas. Käsitteelliseltä tasolta edetään kohti käytännön toteutusmallia. Tavoitetilaa ei kuitenkaan voida suunnitella täysin irrallaan olemassa olevista ratkaisuista, vaan nykytila on huomioitava lähtökohtana ja mahdollisena rajoittavana tekijänä, joka on huomioitava vähintään kehittämissuunnitelman aikataulutuksissa. Kokonaisarkkitehtuuri on rakenne, jota pyritään hallitsemaan. Koska hallittava alue on erittäin laaja, on rakenteen kuvauksissa abstrahointi tarpeen. Ylemmän abstraktiotason kuvaukset (esim. prosessikartta, toimintamallin kuvaus, informaatiosalkku, järjestelmäsalkku, teknologiasalkku) sisältävät organisaation strategisten tavoitteiden kannalta keskeisen sisällön ko. näkökulman osalta. Korkean abstraktiotason kuvaukset ovat siten linjassa organisaation toiminnan ja sen tavoitteiden kanssa. Korkean abstraktiotason kuvausten tarkkuustaso tulee olla sellainen, että toiminnan johto pystyy niitä ymmärtämään. Tämän edellytyksenä on kuvausten korkean abstraktiotason lisäksi johdon ymmärtämän kielen käyttäminen.

22 Valtiovarainministeriö (72) Korkean abstraktiotason kuvaukset linjaavat alemman tason rakenteita ja kuvauksia. Alemman tason kuvaukset sisältävät enemmän yksityiskohtia ja mahdollistavat alimmilla tasoilla käytön esim. tietojärjestelmähankkeissa ja ovat mm. teknisille asiantuntijoille ymmärrettäviä. Kehittämisnäkökulmasta ylemmän tason rakenteiden huomiointi on välttämätöntä. Pelkästään alemman tason kuvaukset huomioimalla ei nähdä toiminnan vaatimuksia ja kokonaisuutta, johon suunnittelu liittyy. Tällöin lopputuloskaan ei tue kokonaisuutta, vaan saattaa jäädä irralliseksi. 4.3 Toimeenpanon suunnittelu Toimeenpanon suunnittelu vaiheessa (Kuva 7) suunnitellaan kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan vaatimat kehitysprojektit, arvioidaan niiden hyödyt ja riskit sekä välitetään tulokset kehitysprojektin sidosryhmille. Tunnista kehitystarpeet Tee kustannus-hyötyanalyysi Analysoi riskit Priorisoi kehitystarpeet Suunnittele tiekartta Tee kehittämissuunnitelma Järjestä katselmointi Esitä suunnitelmat sidosryhmille Kuva 7. Toimeenpanon suunnittelun vaiheet Tunnista kehitystarpeet ja projektit Määritä tarvittavat kehittämisalueet käyttämällä apuna esim. puuteanalyysin tuloksia. Tunnista kehittämistyötä vaativat ratkaisut, ostettavissa olevat ratkaisut sekä olemassa olevia ratkaisuja hyödyntävät kehityskohteet. Suunnittele kehitystyön, hankinnat ja käyttöönoton toteuttavat projektit huomioiden projektien väliset riippuvuudet. Huomioi siirtymäkauden vaatimukset Tee kustannus- ja hyötyanalyysit Tee kustannus- ja hyötyanalyysit tarvittaessa (luku 5.6). Kustannus- ja hyötyanalyysit ovat tarpeen, mikäli kehittämiskohde on suuri ja kehittämisen kustannuksia ja hyötyjä ei ole analysoitu aiemmin. Kustannus-hyöty näkökulman avulla voidaan perustella kehittämiskohdetta johdolle.

23 Valtiovarainministeriö (72) Analysoi riskit Analysoi vaiheessa tunnistettujen kehitysprojektien riskit niiden vaikuttavuuden ja todennäköisyyden mukaan sekä laadi riskienhallintasuunnitelma Priorisoi kehitystarpeet Arvioi projektien kriittisyys toiminnan kehittämistarpeiden ja muiden kriittisten tekijöiden, kuten kustannussäästöjen, näkökulmasta. Aikaista kriittisiä projekteja mahdollisuuksien mukaan. Mikäli suunnitellut kehitysprojektit ovat kustannuksiltaan suunniteltua suuremmat, arvioi, voidaanko vähemmän tärkeitä tehtäviä jättää tekemättä ja selvitä kokonaisarkkitehtuurin johtamisprosessilta toteutusmahdollisuudet Suunnittele tiekartta Suunnittele kehitysprojektien pitkän tähtäimen aikataulutus. Tarkkuustasoksi riittää projektien aloitus- ja lopetusajankohtien huomiointi tarkoituksenmukaisella tasolla, esim. neljännesvuosittain Tee alustava kehittämissuunnitelma Kokoa karkea nyky- ja tavoitetilan kuvaus, kustannus- ja hyötyanalyysien tulokset, tiekartta ja riskianalyysit alustavaksi kehittämissuunnitelmaksi Järjestä suunnitelmien katselmointi Järjestä katselmointi kehitysprojektin sidosryhmillä. Arvioi kommentit ja huomioi ne kehittämissuunnitelmassa Esitä kehittämissuunnitelmat projektin sidosryhmille Esittele kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen lopputulokset kehitysprojektin sidosryhmille ja varmista, että tulokset on ymmärretty ja ne tyydyttävät sidosryhmiä. Varmista, että kehittämishankkeen takana on sidosryhmien tuki Lopputulokset Vaiheen lopputulokset ovat: Hyväksytty kehittämissuunnitelma Kustannus- ja hyötyanalyysit sekä riskienhallintasuunnitelma Päivitetyt vaatimukset

24 Valtiovarainministeriö (72) 4.4 Arkkitehtuurisuunnittelu ja vaatimustenhallinta Vaatimustenhallinta on kokonaisvaltainen, systemaattinen tapa hallita kehittämiselle asetettuja vaatimuksia koko kehittämiskohteen elinkaaren ajan. Vaatimusten haltuunotto on vuorovaikutteinen prosessi, jossa ovat mukana kaikki kuvattavaan alueeseen liittyvät sidosryhmät ja organisaatio. Kokonaisvaltainen vaatimustenhallintaprosessi (Kuva 8) pystyy hallitsemaan kokonaisarkkitehtuurille asetettuja vaatimuksia ja niihin kohdistuvia muutoksia. Prosessiin sisältyy vaatimusten tunnistaminen ja kerääminen, niiden analysointi ja priorisointi, hyväksymismenettely, versiointi ja huomioiminen arkkitehtuurimenetelmän ja sen sisältämien näkökulmien kehittämisen eri vaiheissa jäljitettävyyden varmistamiseksi. Kokonaisarkkitehtuurimalli Visiot, strategiat Toimintaskenaariot, prosessit Sidosryhmät Mittaaminen, todentaminen, muutokset Jäljitettävyyden luominen toteumaan Vaatimustenhallintaprosessi (Muutos)vaikutusten kartoittaminen Tavoitteet Vaatimusten hyväksyminen Vaatimusten tunnistaminen ja kerääminen Vaatimusten luokittelu Toiveet, vaatimukset Vaatimusten kirjaaminen Vaatimusten analysointi ja priorisointi Kuva 8. Vaatimustenhallintaprosessi.

25 Valtiovarainministeriö (72) Vaatimustenhallinnan keskeisimpiä tehtäviä on hallita vaatimuksiin tulevat muutokset ja muutosten kerrannaisvaikutusten huomioiminen kokonaisarkkitehtuurissa. Vaatimuksia kerätään eri tahoilta. Lähtökohtana vaatimuksille ovat: Toimintaskenaariot (luku 5.1) ja tai tavoitetilan prosessikuvaukset Organisaation strategiasta ja visiosta johdetut strategiset vaatimukset (luku 5.2.1) Sidosryhmien tunnistaminen ja sidosryhmien vaatimusten kartoittaminen (luku 5.2.2) Vaatimusten keräämisen jälkeen ne analysoidaan ja mahdollisesti tarkennetaan sekä niille asetetaan prioriteetti niiden tärkeyden ja vaikuttavuuden mukaan. Vaatimukset luokitellaan vaatimustyyppien mukaisesti. Vaatimustyypit ovat yleensä seuraavat: Ylätason arkkitehtuuri ja toimintavaatimukset (High level Visions, Business requirements) Strategiasta johdetut vaatimukset Sidosryhmien vaatimukset Toimintaskenaarioista, esitutkimuksesta, tavoitetilan prosesseista johdetut vaatimukset Muutosvaatimukset ja kehitysideat Tarkennetut toiminnalliset vaatimukset (Functional Requirements) Tarkennetut laadulliset vaatimukset (Non-functional Requirements) Tarkennetut vaatimukset liittyvät aina johonkin ylätason vaatimukseen. Tarkennetut vaatimukset kuvaavat osa-aluetta ja näkökulmaa, johon ne liittyvät. Myös nämä voidaan jakaa alaryhmiin tai -tyyppeihin organisaation tarpeen mukaan. Kuhunkin vaatimustyyppiin liittyy tiettyjä ominaisuuksia, jotka pyrkivät kuvaamaan vaatimuksen alkuperää (kuka on vaatimuksen esittänyt tai mistä syystä vaatimus on syntynyt), prioriteettia, tavoitearvio sekä mittarit millä niiden toteumaa voidaan arvioida ja seurata. Vaatimuksista tuotetaan priorisoitu luettelo, jossa ne on luokiteltu eri vaatimustyyppien mukaan ja joissa on vaatimusten tärkeimmät ominaisuudet. Vaatimusten hallintaan on useita erilaisia apuvälineitä, joiden avulla vaatimusten historiaa, tilannetta, jäljitettävyyttä sekä toteumaa voidaan seurata sekä hallita niissä tapahtuvia muutoksia. Vaatimustenhallintavälineen avulla on mahdollisuus kartoittaa muutosten kerrannaisvaikutuksia eri alueisiin.

26 Valtiovarainministeriö (72) 5 Arkkitehtuurikuvausten tuottaminen 5.1 Tavoitetilan visio ja skenaariot Ylätason toimintalähtöisen vision luomiseksi käytetään toimintaskenaarioiden määrittelymenettelyä. Skenaariomenetelmän avulla kuvataan loogisesti etenevä tapahtumasarja, jonka tarkoituksena on hahmotella mahdollinen tulevaisuuden tila. Tulevaisuudentila voi olla tavoiteltava tai uhkaava ja se kehittyy askel askelelta nykytilasta. Skenaariot ovat vaihtoehtoisia kertomuksia ja kehityspolkuja ympäristöissä, joissa tulevaisuutta koskevien päätösten ja strategioiden pitäisi toimia (Kuva 9). Valinta Ympäristön aiheuttama muutospaine Muu tavoite / vaatimus Kuva 9. Skenaarioiden hahmottaminen. Lähtökohdista johdetaan erilaisia tapoja päästä toivottuun tulevaisuuden tavoitetilaan. Näistä valitaan sovittuun päätökseen perustuen tietty skenaario, joka kuvataan. Skenaariokuvauksen lähtökohtana ovat tulevaisuuden visiot, trendit, ympäristön muutospaine tai muu havaittu muutos verrattuna nykytilaan. Skenaariomenetelmää voi käyttää usealla eri tasolla ja useasta näkökulmasta hahmottamaan tavoiteltavaa ratkaisua. Hyvin tehty skenaario auttaa ymmärtämään ongelma-alueen eli tarkastelualueen laajuuden ja siihen liittyvät ympäristötekijät (Kuva 10).

27 Valtiovarainministeriö (72) Tulevaisuuden tavoitetilaa tarkastellaan useasta eri näkökulmasta. Keskeisimmät näkökulmat ovat Kansalaiset (yksittäiset henkilöt) Julkishallinto Liike-elämä (mukaan lukien kolmas sektori) Ylätason toimintaskenaario kuvataan ensin yleisellä tasolla ja sitten kohdealuekohtaisesti. Skenaariota hahmottaessa tulee huomioida seuraavat asiat: Kuvaa lähtökohdat, trendit, muutospaineet ja mahdolliset muut tekijät Analysoi ja kuvaa karkealla tasolla nykytila ja siinä havaitut ongelmat ja sen tulevaisuus. Kuvaa tulevaisuuden tavoitetila yleisellä tasolla huomioiden näkökulmat. Mihin näkökulmaan muutos vaikuttaa ja miten. Kuvaa tulevaisuuden tavoitetila kohdealueella. Mihin näkökulmaan muutos vaikuttaa ja miten ko. kohdealueen ympäristössä. Kuva 10. Toiminnallisten skenaarioiden kuvaaminen. Kustakin skenaariosta tuotetaan visuaalinen kuvaus (kaavio) sekä tekstimuotoinen toimintaskenaariokuvaus (Apuna voit käyttää kuvauspohjaa Liite 1). Skenaarioita työstetään useassa iteratiivisessa syklissä, jotka sisältävät informaation kokoamis-, analysointi-, tarkistus- sekä arviointivaiheet.

28 Valtiovarainministeriö (72) 5.2 Toiminta-arkkitehtuurin suunnittelu Toiminta-arkkitehtuurin suunnittelussa tarkoituksena on suunnitella ja kehittää organisaation strategisiin vaatimuksiin liittyvää ydintoimintaa eli ydintoimintaprosesseja ja näitä tukevia tukiprosesseja, resursseja sekä palvelutarjontaa. Toiminta-arkkitehtuuri on lähtökohtana asiakaslähtöiselle palvelutuotannolle (Kuva 11). Toiminta-arkkitehtuurin lähtökohtina ovat lainsäädäntö, visio, strategiakuvaukset, mahdolliset skenaariokuvaukset sekä organisaation rakenne ja vastuualueet, toiminnalliset tarpeet ja trendit. Teknologia-arkkitehtuuri tukee ja ohjaa toimintaa ja toiminnan uutta kehittämissuuntaa. Yhteiskunnalliset vaikutukset Vaatimukset Prosessien määrittelytyö Organisaation visio, missio Strategiset tavoitteet ja arvot Prosessien ja palveluiden tunnistus ja määritys Toimeenpano ja seuranta Resurssit, tietotekniikka Mahdollisuudet Kuva 11. Strategialähtöinen ydintoiminnan kehittäminen. Etenemisjärjestykseen vaikuttavat organisaatiossa jo olemassa olevat kuvaukset ja kuvausten taso. Mikäli kuvaukset ovat olemassa ja sisältävät tarvittavan tiedon päätöksen teon ja johtamisen tueksi, ei kuvauksia tarvitse tehdä uudelleen. Kuvauksissa lähdetään liikkeelle vaatimuksista ja hahmotellaan niitä vasten palvelut ja prosessit ylätasolla. Ylätason kuvauksen jälkeen kuvataan toimintamalli sekä tarvittavan tasoiset prosessikuvaukset. Toiminnan selkeyttämiseksi kuvauksia voidaan tehdä huomioimalla eri näkökulmat. Katso Julkishallinnon suositukset (luku 6).

29 Valtiovarainministeriö (72) Strategiset vaatimukset Strategialla ja sitä tukevilla prosesseilla toteutetaan organisaation toiminta-ajatusta (missiota) ja yhteiskunnallisia vaikuttavuustavoitteita. Strategioista johdetaan kriittiset vaatimukset toiminnalle ja prosesseille. Vaatimusten täyttymistä seuraamalla ja mittaamalla voidaan varmistaa osaamisen kehittäminen, tarvittavan tietotekniikan hyödyntäminen ja vaikuttavuuden syntyminen. Edellytyksenä on, että organisaation strategiset päämäärät ovat selkeät, jotta vaatimukset ovat niistä johdettavissa. Johda organisaation visioista ja strategiasta tavoitteet ja priorisoitavat vaatimukset. Vaatimusten kirjaamisessa huomioitavat asiat: Tee vaatimuksen sanallinen kuvaus Kuvaa, mikä on vaatimuksen alkuperä tai tieto, kuka on vaatimuksen esittänyt Kirjaa päiväys, jolloin vaatimus on esitetty Kuvaa vaatimuksen hyötynäkökulma (mitä lisäarvoa se tuottaa ja mille kohderyhmälle) Kuvaa, miten vaatimuksen toteutumista mitataan ja mitkä ovat sen toteutumisen edellytykset. Kuvaa vaatimuksen tila (onko vaatimus toteutunut, poistettu, käsittelyssä, jne.) Priorisoi vaatimukset Kokonaisvaltainen vaatimusten hallinta ja seuraaminen tarvitsee tuekseen apuvälineen. Apuna voit käyttää vaatimukset kuvauspohjaa (Liite 1) Sidosryhmäanalyysi Suorituskyvyn ja joustavuuden mittaamisen lähtökohtina ovat sidosryhmien asettamat vaatimukset, vaatimusten tavoitearvot ja niiden toteutuminen. (vrt. JHS 142, luku 6) Mittaamisessa on huomioitava se, mitä sidosryhmät odottavat organisaatiolta, mistä organisaation vaikuttavuus syntyy. Mittaaminen on suositeltavaa tehdä sidosryhmäkohtaisesti. Mitattaviin asioihin kannattaa ottaa vain strategisesti tärkeimmät asiat (ei pieniä yksityiskohtia). Tavoitearvon asettaminen auttaa kiinnittämään huomion oikeisiin asioihin.

30 Valtiovarainministeriö (72) Sidosryhmien analyysissa ja kuvaamisessa huomioitavat asiat: Analysoi, ketkä ovat sidosryhmiä (asiakkaat mukaan lukien) Kuvaa sidosryhmät sekä kirjaa sidosryhmien tärkeys organisaation kannalta Kirjaa, mitä sidosryhmät odottavat organisaatiolta eli sidosryhmien vaatimukset Kuvaa, mitä organisaatio odottaa sidosryhmiltä. Aseta vaatimuksille mittarit, jotka kuvaavat, miten vaatimuksen toteutumista voidaan mitata Kirjaa organisaation asettama tavoitearvo (tavoitetilanne) mittareille Apuna voit käyttää organisaation roolit, vastuut ja sidosryhmät kuvauspohjaa ja vaatimukset kuvauspohjaa (Liite 1) Prosessien merkitys ja palvelujen tuottaminen Prosessi on johtamisen apuväline, keino saada aikaan haluttu tulos. Prosesseja jatkuvasti kehittämällä pyritään tehostamaan toimintaa ja nopeuttamaan läpimenoaikoja sekä parantamaan laatua, palvelutasoa, kustannustehokkuutta ja vaikuttavuutta. Strategiset vaatimukset/ Sidosryhmien vaatimukset Tavoitteet palveluille/ prosesseille Palvelujen ja prosessien tunnistaminen Jatkuva parantaminen Prosessikartan laadinta Prosessien ja palveluiden määrittely ja kuvaaminen Palautteen analysointi ja hyödyntäminen Suorituskyvyn mittaaminen ja seuranta Kuva 12. Toiminnan kehittäminen. Jatkuvan parantamisen prosessi. Prosessien jatkuvassa kehittämisessä määrittelytehtävät jakaantuvat eri vaiheisiin, joihin voidaan aina palata ja tarkentaa (ref. Demingin ympyrä- jatkuva parantaminen). Edellytyksenä on, että strategisten vaatimusten (strategiasta johdettujen), sidosryhmävaatimusten ja tavoitearvioiden kuvaukset ovat riittävällä tarkkuustasolla. Jatkuva paran-