Kelassa hommat hoidetaan nykyisin Sahalla. Sähköinen asiakirjanhallinta on parannus työntekijöiden, koko organisaation ja myös asiakkaiden TEKSTI: MIRJA PAATERO KUVA: JARI TOMMINEN Mappien suurkuluttaja siirtyi sähköön TEEMANA kannalta.toimisto TEKNIIKKA Jo parin vuoden ajan Kelan kaikki 5 000 toimihenkilöä ovat käyttäneet Sahaa, sähköistä asiakirjanhallintaa. Erilaisia etuushakemuksia talossa käsitellään yli neljä miljoonaa vuosittain. Arkistohyllyyn kertyy paperia hyllykilometreittäin vuodessa, mutta asiat etenevät sähköisesti. Sähköiseen työnkulkuun siirryttäessä on tehty monta asiaa oikein. Kukaan ei kuulu kaipaavan paperipinoja. Oliko elämää ennen Sahaa, kiteyttää Helsingin vakuutuspiirin johtaja Ritva Männynoksa. MUUTOSVASTARINTAA VASTAAN Uusiin järjestelmiin yleensä liittyvä muutosvastarinta onnistuttiin Kelassa välttämään. Käyttäjillä oli hyvä edustus jo järjestelmän suunnittelussa. Sekä kouluttajat että tuki hankittiin talon sisältä; näin kaikki puhalsivat yhteen hiileen. Käyttöönotto oli vaiheistettu ja aikataulutettu niin, että käyttäjäryhmät ehtivät val- > MikroPC 9/2006 37
mistautua siihen. Eri yksiköistä kävi lähettiläitä perehtymässä Sahaan niissä yksiköissä, joissa se oli jo otettu käyttöön. Toisten kokemukset saatiin näin hyödynnetyksi. Sahaan siirtyminen edellytti luonnollisesti työprosessien tarkistamista, mutta uusi järjestelmä avasi mahdollisuuksia toimintamallin perinpohjaiseen kehittämiseen. Ritva Männynoksa halusi kuitenkin pitää muutosvauhdin kohtuullisena ihmisten kannalta: ainakin Helsingissä prosessien muutoksiin ryhdyttiin vasta kun välineen käyttö sinänsä oli rutiinia. Männynoksa huomauttaa, että kun papereita ja mappeja ei tarvitse enää juosta hakemaan, päätetyöhän ei tule luonnostaan taukoja. Tauotuksesta on muistettava pitää huoli muulla tavoin. Hartiat ovat vaarassa, jos koko päivä nökötetään päätteen ääressä. M-Files hoitaa arkiston Kotitoimistonkin dokumentit hallintaan Tietokone on siisti paikka tallentaa kaikenlaisia papereita ja vihkosia, jotka pöydällä muodostaisivat pinoja ja röykkiöitä. TEKSTI: ANTERO ALKU Tietokoneelta papereita on mukavampi etsiä, jos muistaa edes suunnilleen, mikä oli paperin nimi. Mutta paperipinojen seassa on helpompi suunnistaa, kun muistaa miltä hukassa oleva juttu näytti ja minne päin sen suunnilleen on laittanut. M-Files tarjoaa samaa sähköisellä työpöydällä. Windowsin tiedostohallinnan keskeinen rajoitus on, että useaan asiaan liittyvä tiedosto on joko vain yhdessä paikassa tai sitten siitä on tehtävä kopioita. Molemmat tilanteet ovat hankalia, sillä joko tiedostoa joutuu tarvitessa etsimään tai sitten siitä on useita versioita, ja on riski vanhentuneen tiedoston käytöstä. Dokumenttien hallintaan tehtyjen ohjelmien tavoite on laajentaa windowsin tiedostohallinnan tarjoamia niukkoja NÄIN SE TEHDÄÄN Taloon saapunut eläke-, opintotuki- tai muu hakemus skannataan ensimmäiseksi tiff-kuvaksi. Asiakirjoja tulee niin monenlaisessa muodossa, että automaattinen tekstintunnistus ei tule kysymykseen. Kuitenkin Kelasta esitäytettyinä lähtevissä lomakkeissa on viivakoodi, josta saadaan tietoa automaattisesti jälleen järjestelmään. Skannaaja liittää hakemuksen oheen hakijan henkilötunnuksen sekä tiedon mistä on kyse. Hän myös tarkastaa skannauskuvan laadun. Sen jälkeen paperin ja asian tiet erkanevat: paperi joutaa arkistoon ja asia ohjautuu käsittelyyn bitteinä. Kelan kaikki 13 Helsingin toimistoa tekevät töitä samasta hakemusjonosta. Työkuormaa tasataan tarvittaessa maanlaajuisestikin, sillä huippusesongit ovat eri paikkakunnilla eri aikaan. Männynoksa huomauttaa, että muuttotappioalueilla moni toimisto olisi jouduttu sulkemaan ilman tasausmahdollisuutta. Asiakkaalle uudistunut toimintatapa näkyy hakemusten lyhyempinä käsittelyaikoina. Monessa tapauksessa asiakas voi tarkistaa käsittelyn etenemisen kotikoneeltakin pankkitunnuksin tunnistautumalla. RATKAISUT OVAT KANTANEET Järjestelmää alettiin kehittää runsaat kymmenen vuotta sitten. Pitkäkestoisessa hankkeessa on riskinsä, kun tekniikan kehityssuuntaa on vaikea ennakoida. Aika on näyttänyt, että 90- luvulla tehtiin onnistuneita teknisiä ratkaisuja, toteaa atkjärjestelmäpäällikkö Teuvo Takula. Järjestelmään ollaan tyytyväisiä, ja hyöty on vastannut investointia. Saha-järjestelmän runko on pysynyt samana. Tietokanta on keskuskoneessa. Aikaisemmin käyttäjillä oli OS/2- työasemat, mutta viime vuonna viimeisetkin niistä vaihdettiin Windows XP -koneisiin, joissa on Sahan selainkäyttöliittymä. Alustasta riippumaton käyttöliittymä helpottaa jatkokehitystä. EROON LOPUSTAKIN PAPERISTA Nyt talossa on meneillään sähköisen arkiston uudistamisprojekti. On selvitettävä muun muassa, onko asiakirjan sähköinen vai paperinen versio lainvoimainen ja miten kauan kumpaakin säilytetään. Vanhentuneiden asiakirjojen automaattinen poistaminen järjestelmästä ei ole suoraviivaista. Esimerkiksi sama lääkärintodistus voi liittyä useaan hakemukseen, joilla on eripituinen säilytysaika. Männynoksa kertoo, että asiakkaat painostavat: Hakemuksia haluttaisiin lähettää suoraan sähköisesti. Tietoturvan takia asia ei ole mutkaton. Tämä on kuitenkin suuntaus. Opintotuen muutosilmoituksen voi jo tehdä sähköisesti, ja vielä tänä vuonna käyttöön on tulossa sähköinen vanhuuseläkehakemus. 38 MikroPC 9 / 2006
M-Filesin toiminnoista suurin osa löytyy resurssihallintaan ilmestyvästä M-Files -valikosta. Kun tiedostolle on antanut nimen ja painaa Tallenna, aukeaakin täytettäväksi arkistokortti. Se näyttää pakolliset ja oletetut tietokentät ja käyttöoikeudet. Arkistokorttiin voi lisätä ominaisuuksia valmiista listasta. Dokumenttivarasto Dokumenttivarastosta valitaan haluttu näkymä asetettujen hakuehtojen mukaisesti. Näkymä Näkymän valinta Arkistokortti M-filesin dokumenttivarasto näkyy resurssienhallinnassa levyasemana. Ohjelmaa ei tarvitse käynnistää, levyaseman avaaminen riittää. Näkymästä valitaan haluttu dokumentti. Sen arkistokortti ilmaantuu ikkunaan oikealle alas. ominaisuuksia. Tiedostoon liitetään sähköinen arkistokortti, johon kuvataan tiedoston ominaisuuksia. Sitten tiedostoja käsitellään näiden ominaisuuksien perusteella. SKAALAUTUVA M-FILES Kotimainen Motive Systems on tehnyt M-Files -nimisen dokumentinhallintaohjelman. Se on tarkoitettu yhdestä käyttäjästä suuriin organisaatioihin skaalautuvaksi. Ohjelman idea on luoda windowsiin näennäinen levyasema, jota sovellukset osaavat käyttää kuten windowsin tiedostonhallintaa. M-Files on tehty windowsin tiedostohallinnan päälle, ja molempia voi käyttää jopa rinnan. M-Files osaa kopioida kansiorakennetta soveltuvin osin metatiedoksi, ja toiseen suuntaan M-Files luo kansioita vastaamaan metatiedon luokkia ja ominaisuuksia. Windowsin tiedostojen ja M-Filesissa näkyvien dokumenttien välille voi myös tehdä linkin niin, että tiedosto on omalla nimellään windowsin levyllä, mutta se näyttää olevan myös M-Filesissä. Esimerkiksi tarjouspyyntö on varastossa, jossa ovat kaikki dokumentit. Se löytyy sieltä aina, etsitään sitten tehtyjen hankintojen tarjouspyyntöjä, jollekin yritykselle lähetettyjä tarjouspyyntöjä tai tietyn henkilön tekemiä tarjouspyyntöjä. M-Files tallentaa dokumentit pääkäyttäjän valitsemaan kansioon joko omalla koneella tai palvelimella. M-Filesiin tallennettuja dokumentteja on kuitenkin käytettävä M-Filesin kautta. ALOITA SUUNNITTELEMALLA Dokumentinhallinnan hyötyjä ei voi saada, ellei suunnittele ensin, miten dokumentit luokitellaan ja mitä tietoa niihin liitetään. Isoissa organisaatioissa on tätä varten ylläpitohenkilöstö, mutta pienyrittäjän on perehdyttävä asiaan itse. Sähköinen arkistokortti luodaan Server Administrator -ohjelmalla. Arkistokortin suunnittelu vastaa windowsin kansiorakenteen tekoa, mutta M-Filesin arkisto tarjoaa käyt- > MikroPC 9/2006 39
TÄYTÄ LOMAKE JA TALLENNA Kun tiedostoa tallennetaan, ei selata sopivaan kansioon, vaan täytetään arkistokortin tiedot. Tallennuskohteeksi valitaan M-Filesin näennäislevyasema. Kun tiedostoa avataan, kansioiden sijasta selataan näkymiä. Valmiit näkymät tarkoittavat tietyillä ehdoilla valmiiksi etsittyjä dokumentteja, esimerkiksi Äskettäin muokkaamani. Tiedostojen etsintä ja avaaminen on parasta tehtäjälleen monipuolisempia toimintoja. M-Filesin mukana tulee esimerkkidokumenttivarasto, joka on hyvä johdatus, jos arkistoinnin periaatteet ovat tuntemattomat. Sieltä selviää, mihin käytetään luokkia ja mitä asioita liitetään ominaisuuksiksi. Yksi dokumentti voi kuulua vain yhteen luokkaan, mikä tuntuu niukalta. Luokista voi koota luokkaryhmiä, mutta silti on dokumentteja, jotka kuuluisivat pariin kolmeen luokkaan. Puutetta voi paikata ominaisuuksien avulla tai perustamalla luokkia, jotka PARHAIMMILLAAN TOIMISTOSSA M-Files ei näytä tiedostoja pienoiskuvina eikä edes esikatselukuvaa kun kuvallinen dokumentti on valittuna. Tuplaklikkauksella kuva toki aukeaa windowsin kuvien katseluun. Sen sijaan kuvaselaimella voi selata M-Files -levyasemaa ja sen näkymiä, koska muut ohtarkoittavat useaan luokkaan kuulumista. dä dokumentinhallintaikkunassa. Hakujen ja näkymien teko on ehkä M-Filesin päivittäisen käytön vaikein kohta. Pikahaku millä hyvänsä merkkijonolla on toki helppo, mutta hakujen teko useilla ehdoilla vaatii hieman totuttelua. Valmiit hakunäkymät säästävät vaivalta, mutta niitä käyttäen ei kerry rutiinia hakujen tekoon. Yhteen työhön liittyy yleensä useita tiedostoja, joita ei kuitenkaan tehdä samalla ohjelmalla. M-Filesin dokumenttikokoelmaan kootaan yhdessä tarvittavia dokumentteja. Kokoelma saa oman arkistokorttinsa, ja kokoelman dokumentit säilyvät sellaisenaan arkistokortteineen. Dokumenttien välille voi asettaa myös riippuvuuksia, ja useita tiedostoja voi määritellä myös yhdeksi dokumentiksi. ECopy tehostaa monitoimikonetta Tulostin syö sanansa Kun toimistossa pyritään kohti paperittomuutta, monitoimitulostin saa viran tekstin syöttölaitteena. TEKSTI JA KUVA: MIRJA PAATERO Yksi apulainen sähköisen ja paperiprosessin yhdistämisessä on ecopy, joka julkisti kesällä uudet ohjelmaversiot: ShareScan OP 4.0 ja Desktop 9.0. ECopyn skannausohjelmat mahdollistavat samanlaisen työnkulun siitä riippumatta, mitä monitoimikonetta käytetään. Käyttäjiä ecopy on löytänyt niin kymmenkunnan henkilön yrityksistä kuin suurista konserneista. Suurin ongelma on kääntää kopiokonemyyjien ajatusmaailma: ohjelmat tuovat lisäarvoa, Joachim Röken sanoo. 40 MikroPC 9 / 2006
jelmat ymmärtävät näkymät kansioina. Kuvien kanssa toimivalle pienoiskuvien puute on hankala. Valmistajan mukaan windowsin pienoiskuvien lisääminen on kuitenkin mahdollista ja siten ehkä tulevissa versioissa mukana. Pienyrittäjälle on kätevää, että M-Filesillä voi hoitaa yrityksen taloushallintoa. Tietokantaominaisuuksiensa ansiosta M-Fileisillä voi tehdä asiakas- ja tuoterekistereitä, projektihallintaa, toimitusten valvontaa ja muuta toiminnan seurantaa. Jopa skannatut dokumentit saa helposti mukaan, kun M-Files ohjataan valvomaan kansiota, jonne skanneri tiedostot tallentaa. Palvelimella olevaa M-Filesiä voi käyttää myös selaimella, mikä on kätevää, kun on tilapäisesti poissa omasta työpisteestään. USKALLANKO SIIRTYÄ? M-Filesin käyttöönoton suurin kynnys lienee pelko siitä, mitä tapahtuu, jos siitä onkin luovuttava. Tietenkin silloin menetetään versionhallinta sekä työryhmätyöskentelyn mahdollisuudet, mutta myös arkistokortin tieto. Itse tiedostot ja M-Files Valmistaja: Käyttöjärjestelmät: Hinta: niiden vanhat versiot pysyvät tallessa kuin M-Filesiä ei olisi koskaan käyttänytkään. Osa tiedosta siirtyy windowsin kansioiksi, kun tiedostot kopioidaan tavalliselle levyasemalle. Vähäisillä tietokantaohjelmoinnin taidoilla metatieto on siirrettävissä muihin tietokantaohjelmiin. Myös tallennus taulukkomuotoon on siten mahdollinen, mutta valmiita vientisuotimia ei ole. M-Filesiä voi kokeilla ilmaiseksi 30 päivää. Sinä aikana voi arvioida, onko M-Filesin hyöty omien dokumenttien hallinnassa sittenkin suurempi kuin pelko palaamisesta windowsin rajoituksiin. Motive Systems Oy, Tampere. www.m-files.fi Windows 2000/XP 395 euroa käyttäjää kohden 19 käyttäjään asti, minimi 150 euroa kun käyttäjiä on vähintään 200. ECopy ShareScan 4.0 -asiakasohjelma sulautettuna yhteen monitoimikoneeseen, noin 3 000 dollaria. Sisältää kymmenen ecopy Desktop 9.0 -työasemaohjelman lisenssiä. ScanStation-lisälaite, sisältää ShareScanin ja työasemalisenssit, noin 4 000 dollaria. ECopy Desktop 9.0, viisi lisenssiä noin 800 dollaria. www.ecopy.com ShareScan voidaan sulauttaa Canonin tai Toshiban monitoimikoneeseen. Muihin koneisiin voidaan liittää Scanstation-lisälaite, jossa on suoritin, kosketusnäyttö ja näppäimistö. Skannausta voi soveltaa kolmella tasolla. Yksinkertaisimmillaan asiakirjat tallennetaan windowsin kansioihin. Toisena vaihtoehtona paperista luodaan xml-tiedosto, jossa on pdf-kopion lisäksi metatietona halutut tunniste- ja hakutiedot. Tai asiakirjat voidaan tallentaa dokumenttijärjestelmään, esimerkiksi Microsoftin SharePointiin. Käyttäjä määrittää skannatun asiakirjan käyttöoikeudet, esimerkiksi saako sisältöä muuttaa. Hän voi valita, että asiakirjasta luodaan hakukelpoinen teksti eli ajetaan tekstintunnistus. ECopyssa on ReadIris-tekstintunnistusohjelma. Esimerkiksi matkalaskuun liittyvät kuitit käyttäjä lähettää skannerilta sähköpostilla suoraan omaan skannauspostilaatikkoonsa, tekee kuitteihin tarvittavat merkinnät ja täyttää matkalaskun Excelissä. Paperia ei tarvitse liikutella. Toimenpiteistä jää jäljet lokiin, luottamuksellisten asiakirjan kulku pysyy siis valvonnassa. Miksei tätä ole keksitty jo aikaa sitten? Aika on nyt kypsä, kun monitoimikoneet ovat verkottuneet ja tekstintunnistus toimii luotettavasti, sanoo ecopyn aluemyyntijohtaja Joachim Röken. Valitse arkistojärjestelmä oikein KAIKKIA ONGELMIA ei ole vielä ratkaistu kun asiakirjat on sähköistetty. Arkistojärjestelmän myyjä lupaa yhdeksän hyvää ja kahdeksan kaunista. On tärkeää osata esittää oikeat kysymykset ja kuunnella myyjän vastaukset oikein. Skannattu aineisto ei yleensä ole määrämuotoista. Mutta määrämuotoinenkin, eri järjestelmistä tuleva aineisto on joskus vain melkein määrämuotoista. Tulisi kokeilla oman aineiston kanssa, miten järjestelmä nielee dokumentit. Esimerkiksi jos aineistossa rivitys luistaa pitkän yritysnimen takia, päivämäärät ja asiakasnumerot eivät löydykään oikeilta kohdilta. Kun tällaiset ansanpaikat havaitaan ajoissa, säästyy monta hikitippaa. Sopivalla muokkauksella aineisto saadaan kelvolliseksi ja arkistohaut onnistuvat siten kuin on tarkoitettu. Käytännössä ongelmia vältetään juuri tiukalla määrämuotoisuudella ja sillä, että pitkissä koontitiedostoissa on sivunvaihdot tai muut katkaisumerkit kohdallaan. Järjestelmien toimittajat monesti myyvät mieluummin oman arkistopalikkansa järjestelmän kylkeen kuin räätälöivät tulosteitaan. Ainakin kaikki kirjanpitolain alainen aineisto pitäisi mieluummin arkistoida samaan paikkaan, jo lakisääteisten varmistusten takia, sanoo Talentumin projektipäällikkö Tomi Tanskanen. MikroPC 9/2006 41