Lisätieto 15.2.2011 Master data tietojen ja kriteeristön sekä hallintamallin määrittely ja suunnittelu TRE:933/02.07.01/2011 Vastaukset täydentävät vaatimusmäärittelyämme lisätietona ja ne tulee ottaa huomioon tarjousta tehdessä. 1. kysymys: Tarjouspyynnön liite 1:een liittyvät kysymykset: Sivu 2) Hankinta sisältää myös ensimmäisen toteutusvaiheen määrittelyn ja projektisuunnitelman laatimisen sekä pilottikohteen toteutuksen tukemisen. Kysymys: Mihin kohdan 2 (Hankinnan kohde ja toimeksiannon vaiheet, sivu 2) kohtiin em pilottikohteen toteutuksen tukeminen on tarkoitus sisällyttää? Vai eikö se kuulu lainkaan tämän tarjouspyynnön sisältöön? Pilottikohteen toteutuksen tukeminen ei kuulu tarjouspyynnön sisältöön. Hankinnan tausta ja tavoite kohtaan on jäänyt virheellisesti lauseeseen kohta sekä pilottikohteen toteutuksen tukemisen. Edellä mainittua ei ole enää mainittu kohdassa Hankinnan kohde. 2. kysymys: Liite 1 Palvelukuvaus kokonaisuudessaan sekä liite 2 sivulla 2 Toimittajan projektipäällikkö noudattaa projektissa Tampereen kaupungin tietohallinnon tvt projektien ohjeistuksia ja niissä määriteltyjä käytäntöjä, kuten dokumenttipohjia ja työtiloja. Tarkempia tietoja niistä saa tietohallintoyksikön edustajalta. Kysymys: Ohjaavatko pyydettyä konsultointityötä mahdollisesti Tampereen kaupungin kokonais ja tietoarkkitehtuurin ylemmän tason ohjeistot tai menetelmät. Jos kyllä, niin mitkä ja toimitetaanko nämä dokumentaatiot tarjouksen tekijöille? MDM on osa tietoarkkitehtuuria ja samalla osa kokonaisarkkitehtuuria, joten työn toteutusta ohjaa kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät ohjeistot ja menetelmät. Arkkitehtuurimenetelmänä Tampereen kaupunki käyttää JHS 179 mukaista menetelmää. Arkkitehtuurin hallintamallista tulevat vaatimukset työn toteutukselle katsotaan tarkemmin työn alkaessa. 3. kysymys: Liite 1 sivu 3 kohta 2.3 Kaupungin MD tietojen tunnistaminen luotua kriteeristöä vastaan (liittyy liitteessä 1.2 määritellyn prosessin kohtaan 1.) (kiinteä hinta) master dataksi luokiteltavien tietojen tunnistaminen luodun kriteeristön avulla.
Kysymys: Millä tasolla (tietokokonaisuus, tietoryhmä, tieto) ja kattavuudella (sisältäen kaikki liite 3 ympäristöt vai valittavan osajoukon) MD tietojen tunnistaminen tehdään?. Onko määritetty tunnistamisessa käytettävä menetelmä vai määritetäänkö se yhdessä ennen tunnistamistyötä? Vai tehdäänkö tunnistaminen yleisellä tasolla käyttäen yleisesti tiedossa olevia (aikaisemmat kuntien ydintietoja käsittelevät esiselvitykset ja määritykset) tietokokonaisuus/tietoryhmätason ehdokkaita kuntien ydintiedoiksi?. Tunnistaminen tehdään tietokokonaisuus tasolla ja tunnistaminen sisältää kaikki ympäristöt. Tavoitteena on tehdä tunnistusta muutenkin kuin vain tietojärjestelmälähtöisesti. Tunnistamisessa käytettävä menetelmä määritellään osana tunnistamistyötä. 4. kysymys: Liite 1 useissa kohdin (mm sivu 4) mainintoja käytettävistä standardeista. Määritellään toiminnalliset vaatimukset. Toiminnallisissa määrityksissä huomioidaan tietojenkäytön toiminnalliset vaatimukset, tietojen hallinta, tietojen päivitykset, luokitusten hallinta, tietotyypit ja muut vastaavat seikat. Määrityksiä tehtäessä tulisi olla tiedossa myös käytettävät standardit. Kysymys: Onko Tampereella jo määritetty tarjouspyynnössä viitattuja standardeja vai määritetäänkö tässä työssä ko standardit riittävällä tasolla? Käytettävät standardit määritellään tarvittavalla tasolla projektin aikana. 5. kysymys: Liite 6 Tarjouksen sisällysluettelo kohta 2 Tarjouksessa esitettävät kuvaukset Tietosuoja ja turva Kysymys: Tarkoitetaanko tässä ydintietoihin ja ydintietojen hallintaan liittyvien tietosuoja ja turva asioiden käsittelyä ja määritystä vai projektin aikana työn yhteydessä käsiteltävien tietojen tietosuoja ja turva asioiden huomioimista? Tässä tarkoitetaan projektin aikana työn yhteydessä käsiteltävien tietojen tietosuoja ja turva asioiden huomioimista. 6. kysymys:
Tarjouspyynnössä mainitaan: Toimittajan projektipäällikkö noudattaa projektissa Tampereen kaupungin tietohallinnon tvt projektien ohjeistuksia ja niissä määriteltyjä käytäntöjä, kuten dokumenttipohjia ja työtiloja. Tarkempia tietoja niistä saa tietohallintoyksikön edustajalta. Mitä nämä ohjeistukset ja käytännöt ovat? Ohjeistuksella ja käytännöillä viitataan liitteessä 2 esiteltyihin asioihin. Tietohallinnon edustajalta saa projektin alkaessa lisätietoa käytännön asioista näihin liittyen. 7. kysymys: Mitä muita liiketoimintatavoitteita hankkeelle on asetettu kuin, että Tampere voi tehostaa ydintietojen ylläpitoa ja saatavuutta palvelutuotannossaan sekä samalla parantaa ydintietojen yhtenevyyden ja oikeellisuuden tasoa? Päätavoitteena on, että Tampere voi tehostaa ydintietojen ylläpitoa ja saatavuutta palvelutuotannossaan sekä samalla parantaa ydintietojen yhtenevyyden ja oikeellisuuden tasoa. 8. kysymys: Kuka on hankkeen omistaja? Tampereen kaupungin tietohallintojohtaja. 9. kysymys: Millä mittareilla hankkeen ja ydintiedonhallintamallin onnistumista mitataan? Projektin tavoitteena on tunnistaa ja määrittää master datan tiedot ja kriteerit sekä tuottaa onnistunut hallintamalli Tampereen kaupungille. Muiden mittareiden määrittely tehdään käytäntöön siirryttäessä eli käytännössä tämän projektin jälkeen. 10. kysymys: Miten paljon ja keitä Tampereen kaupungin oman organisaation henkilöstöä voidaan allokoida hankkeeseen? Tilaajan projektiorganisaatio nimetään projektin alkaessa. Tilaaja pyrkii tarjoamaan riittävän määrän asiantuntemusta eri osa alueilta projektiin. Tarvittava osaaminen määritellään projektin alkaessa. 11. kysymys: Miten hankkeen kohde niveltyy Tampereen kaupungin kokonaisarkkitehtuurin ja hyvän tietohallintamallin kehittämiseen?
Master data management on osa tietoarkkitehtuuria ja samalla osa kokonaisarkkitehtuuria. Hankkeella on keskeinen rooli Tampereen kaupungin tietoarkkitehtuurin nyky ja tavoitetilan määrittelyssä. 12. kysymys: Miten paljon asiakas kykenee varaamaan omia resurssejaan työn edellyttämien tietosisältöjen, toimintojen, prosessien ja tietojärjestelmien analysointiin? Ks. vastaus 10. 13. kysymys: Tuleeko työssä nojautua JHS kokonaisarkkitehtuurimenetelmään (luonnos), sen kuvauspohjiin ja siinä kuvattuun ydintiedonhallintaan? Työssä tulee hyödyntää soveltuvin osin JHS 179 ICT palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen suositusta. Suositus löytyy osoitteesta: http://www.jhs suositukset.fi/web/guest/jhs/recommendations/179 14. kysymys: Palvelukuvaus, kohta 2.4: Valitaan prosessin kohdassa 1 kartoitetuista master tiedoista projektin kannalta sopivin. Valittuun tietoon liittyvä nykytilan kuvaus, sisältäen mm. voiko valittu tietojoukko kattaa kaikki tunnistetut ydintiedot, vai onko tarkoituksena ottaa tietty ydintietoalue (domain) käsittelyyn? Tarkoituksena on ottaa käsittelyyn tietty ydintietoalue. 15. kysymys: kattaako ydintietojen tunnistamisprosessi Tampereen Kaupungin kaikki olemassa olevat tietojärjestelmät? Jos ei, niin miten rajaus tehdään? Ydintietojen tunnistamisprosessi kattaa kaikki Tampereen Kaupungin olemassa olevat tietojärjestelmät. Kartoitusta toivotaan tehtävän enemmän toimintaprosessien kuin olemassa olevien järjestelmien näkökulmasta. 16. kysymys:
onko projektin tavoitteita mahdollista tarkentaa projektin kuluessa normaalin muutoshallintaprosessin mukaisesti ilman sanktioita silloin, kun poiketaan suunnitellusta työstä? Kyllä. 17. kysymys: Käytetäänkö hankkeessa standardeina ja runkoina KuntaIT:n tuotoksia ja tuloksia, esim. asiakastiedon pääjäsennystä (MDM esiselvitys) tai kunnan tiedonhallintamallia? Jos käytetään, niin pyydämme erittelemään ne ja antamaan ne tarjoajien käyttöön. Nämä materiaalit tulee ottaa soveltuvin osin huomioon työn toteutuksessa. Materiaalien sitovuus ja soveltaminen määritellään tarkemmin projektin yhteydessä. 18. kysymys: Käytetäänkö hankkeessa standardeina ja runkoina ValtIT:n tuotoksia ja tuloksia? Jos käytetään, niin pyydämme erittelemään ne ja antamaan ne tarjoajien käyttöön. Nämä materiaalit tulee ottaa soveltuvin osin huomioon työn toteutuksessa. Materiaalien sitovuus ja soveltaminen määritellään tarkemmin projektin yhteydessä. 19. kysymys: Tuleeko työssä huomioida valtion tasolla menossa olevat vastaavat projektit, esim. PERA projekti (Valtion yhteiset perusrekisterit). Työn toteutuksessa tulee huomioida meneillään olevat vastaavat projektit. 20. kysymys: Kenen vastuulla projektissa on huomioida esim. tietosuojaan ja integraatioon vaikuttavat mahdolliset projektin aikaiset lakimuutokset (terveydenhuoltolaki, tietohallintolaki). Päävastuu on Toimittajalla. Tilaaja pyrkii kuitenkin yhdessä Toimittajan kanssa huomioimaan mahdolliset muutokset. 21. kysymys:
Miltä osa alueilta (sote, koulutus, tekninen toimi, ) ja millä taustalla varustettuja ovat projektiryhmään kutsuttavat henkilöt asiakkaan puolelta? Mikä on varattu ajankäyttömäärä projektiin osa alueittain ja henkilöittäin? Ks. vastaus 10. 22. kysymys: Jos tarkastelu aloitetaan järjestelmistä, niin onko olemassa valmiiksi prosessi/järjestelmä mappausta, eli mikä prosessi käyttää mitäkin järjestelmää? Järjestelmien kytkemistä tiettyihin toimintaprosesseihin ei ole toistaiseksi tehtynä. Järjestelmät on jäsennetty liitteessä 3, Ympäristökuvaus olevan palveluryhmittelyn mukaisesti. Palveluryhmittelystä on osittain pääteltävissä myös järjestelmää käyttävät toimintaprosessit. 23. kysymys: Ovatko keskeiset liiketoiminta ja substanssiprosessit valmiiksi listattuna? Ei ole. 24. kysymys: Onko kaupungilla datamallinnuksen standardi ja työväline? Ei ole. 25. kysymys: Mitä tarkoitetaan järjestelmäsalkulla (liite 1.2 Määrittelyprosessi) Tietojärjestelmäsalkku sisältää keskeisen informaation tietojärjestelmäkokonaisuuden hallintaan. Salkku kuvataan tyypillisesti järjestelmien nykytilan mukaan, mutta sinne dokumentoidaan mm. tiedossa olevat kehittämissuunnitelmat. Tampereen kaupungilla lähes kaikki tietojärjestelmät on tunnistettu tietojärjestelmäsalkkuun. Lähes kaikki järjestelmät löytyvät liitteestä 3. 26. kysymys: Tehdäänkö palvelukuvauksen kohdissa 2.4 ja 2.5 tarkoitetut nykytilan kuvaus ja tavoitetilan määrittely vain osalle kohdassa 2.3 tunnistettuja MD tietoja?
Nykytilan kuvaus ja tavoitetilan määrittely tehdään vain valitulle tiedolle. Katso vastaus 14.