Optimi ry Toimintasuunnitelma 2014
Sisällysluettelo 1 YLEISTÄ 2 2 TALOUS 3 3 KOULUTUSPOLITIIKKA 3 4 YRITYSSUHTEET 4 5 JUHLAT 5 5.1 Vuosijuhlat 5 5.2 Kyltereiden syyscocktailit 5 6 TAPAHTUMAT JA LIIKUNTA 6 6.1 Tapahtumatarjonta 6 6.2 NESU-toiminta 7 6.3 Projektit 7 6.4 Liikunta 8 7 TIEDOTUS JA OSAVUOSIKATSAUS 9 7.1 Tiedotus 9 7.2 Osavuosikatsaus 9 8 ALUMNITOIMINTA 9
1 Yleistä Optimi ry:n tärkein tehtävä on jäseniensä edunvalvonta yliopistomaailmassa. Pyrimme säilyttämään avoimen ja suoran kommunikointisuhteen niin laitoksen johtajan, henkilökunnan kuin tiedekunnan dekaanin kanssa. Optimi ajaa optimilaisten etua, joten jos jäsenistö tai yksittäinen jäsen tulee pyytämään omaan edunvalvontaansa liittyvää apua, on Optimin velvollisuus ottaa kantaa asiaan. Pyrimme myös vuonna 2014 vaikuttamaan sekä koulutuksen tasoon että kehittyvyyteen. Pyrimme ottamaan molemmat teema-alueet tasapuolisesti huomioon ja viemään niitä omalta osaltamme tarkoituksenmukaisempaan suuntaan tulevaisuudessa. Optimi ry:n hallituksen jäsenmäärä tulee pysymään kahdessatoista jäsenessä vuonna 2014. Kuitenkin neljän pestin tehtävänkuvaa on muutettu. Kaksi uutta pestinimikettä ovat liikuntavastaava sekä sihteeri ja fuksivastaava. Sihteerillä on aiempina vuosina ollut melko vähän vastuuta hallituksessa ja tämän takia pestiin päätettiin sisällyttää myös fuksivastaavan tehtävät. Näin ollen liikuntavastaavalle jää aikaa keskittyä ja kehittää Optimin liikuntatoimintaa läpi vuoden. Varapuheenjohtajalla ja koulutuspoliittisella vastaavalla on laaja tehtävän kuva, josta päätimme erottaa kaksi tehtävää muuttamatta pestin nimeä. Kansainvälisyys-asiat siirtyvät sihteeri ja fuksivastaavalle, sillä fuksivastaava on jo vuonna 2013 vastannut kv-tuutorin valinnasta. Tämän ansiosta kaikkien kv-asioiden siirtäminen sihteeri ja fuksivastaavalle on luontevaa. Lisäksi alumniasiat siirtyvät juhlavastaavalle. Jatkossa alumni-tapahtumat pyritään järjestämään samana viikonloppuna kuin Syyscocktailit, joten juhlavastaava on yhteyshenkilönä alumneihin tämän viikonlopun ja alumni-asioiden osalta. Näiden pesti- ja tehtävänkuvamuutosten myötä hallitusten jäsenten toimenkuvat selkeytyvät ja työn määrä eri pestien välillä tasoittuu. Hallitus tulee vuonna 2014 painottamaan edelleen sekä tiimitoimintaa että palkitsemisjärjestelmien kehittämistä. Tavoitteena on, että saisimme toimivia projektiluontoisia ryhmiä erityisesti tapahtumien luomiseen. Jokaiseen tiimiin pyritään aktivoimaan innokkaita jäseniä, mutta tiimien enimmäisjäsenmäärä tulee pitää maksimissaan 5 henkilössä/tiimi. Näin jokainen tiimin jäsen saa oman vastuualueensa projektista. Tiimitoiminnan myötä saamme hallituksen työtaakkaa kevyemmäksi ja Optimin toiminnan jalkautettua lähemmäksi jäsenistöä. Ensi syksyn tutoreilla ja hallituksella on tässä iso rooli saada uutta jäsenistöä aktivoitumaan yhdistystoimintaan. Tavoitteena tulevaisuudessa on, että Optimin suurimmilla toiminta-alueilla olisi oma jaostonsa, jota siitä alueesta vastuussa oleva hallituksen jäsen vetäisi. Optimin kolme pääviestintäkanavaa ovat jäsenistön sähköpostilista, kotisivut sekä Facebook. Nämä säilyvät edelleenkin kolmena tärkeimpänä viestintäkanavana. Optimi ry:lle on luotu tili myös LinkedIn:iin, jota pyritään hyödyntämään etenkin alumni-markkinoinnissa. LInkedInin lisäksi Optimin Twitter-tiliä pyritään käyttämään aktiivisesti. Osavuosikatsauksen värillisyyttä jatketaan ja pyritään löytämään myös lisää kirjoittajia rikastuttaen näin lehden sisältöä entisestään. Syksyllä 2013 toteutetun jäsenkyselyn tuloksia analysoidaan ja toimintaa pyritään kehittämään kyselyssä toivottuun suuntaan. Palautteen antamiseen tullaan rohkaisemaan aikaisempaa paremmin, parantaen näin toiminnan läpinäkyvyyttä. Toiveita huomioiden vuonna 2014 tullaan panostamaan etenkin liikuntakokeiluihin ja tapahtumiin. Toiminnan dokumentointia kehitetään vuonna 2014. Vuonna 2012 luotuun Optimi ry:n hallituksen
Wikiin tullaan kokoamaan oleellista tietoa Optimin toiminnan kannalta. Edellisen hallituksen vastuulla on laatia kattava testamentti omista pesteistään ja edistää näin tiedon välittymistä uudelle hallitukselle. Perehdytykseen kiinnitetään myös erityistä huomiota ja vuonna 2014 järjestäänkin uudelle hallitukselle perehdytyspäivä yhdistystoiminnasta. Tavoitteena on, ettei joka vuosi tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen. Toiminnan laajentuessa annamme näin ollen uudelle hallitukselle tarvittavat eväät keskittyä toiminnan laajentamiseen. Nykyiset yhteistyökumppanit tullaan mahdollisuuksien mukaan säilyttämään, mutta Optimi pyrkii sopimuksien kilpailuttamisella saamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen Optimin kannalta. Uusia yhteistyökumppaneita kartoitetaan ja sopimuksia pyritään tekemään siten, että sekä Optimi että sopimuksen toinen osapuoli hyötyisivät yhteistyöstä. 2 Talous Talousvastaavan tärkeimpiä tehtäviä ovat talouden kehityksen jatkuva seuraaminen ja hyvän maksuvalmiuden ylläpitäminen. Talousvastaavan on pidettävä hallituksen jäsenet ajan tasalla Optimin taloudellisesta tilanteesta. Talousvastaava esittää talousraportin vähintään neljännesvuosittain hallitukselle ja laatii tapahtumaraportit kaikista Optimin tapahtumista. Talousvastaavan vastuulla ovat rahaliikenteen hoitaminen ja kirjanpito. Päivittäiseen rahaliikenteeseen kuuluvat pankkikäynnit, käteiskassan hallinnointi, laskutus sekä tulo- ja menotositteiden hyväksyminen. Talousvastaava huolehtii, että joka kuukausi arvotaan kassantarkastajat, jotka laskevat kassan ja haalarimerkit. Talousvastaavan tulee laatia kirjanpito vaaditulla tavalla ja huolehdittava, että kirjanpito- ja yhdistyslakia noudatetaan. Talousvastaavan on huolehdittava, että hallitus noudattaa annettua budjettia ja varat käytetään yhdistyksen etujen mukaisesti. Hän toimii yhteistyössä tapahtumien järjestäjien kanssa budjettien laatimisessa ja osallistumismaksujen tarkistamisessa. Tapahtumien eräpäivät suunnitellaan siten, että talousvastaavalla on aikaa tarkastaa osallistumismaksut ennen tapahtumaa. Näin vältetään kuittien tarkastamisen tapahtumien alussa. Talousvastaava pyrkii kehittämään Optimin talouden hallintaa ja varastokirjanpitoa. Myös nykyinen kirjanpito-ohjelmamme on kilpailutettava löytäen paras hinta-laatusuhde. Talousvastaavan tehtävänä on yhdessä puheenjohtajan, tai hänen estyessään varapuheenjohtajan, kanssa valmistella talousarvio seuraavalle vuodelle. Optimi on voittoa tavoittelematon yhdistys, joten hallituksen on huolehdittava, että Optimin varat käytetään yhdistyksen etujen mukaisesti ja toiminnan kehittämiseksi. Hallitusvuoden loputtua talousvastaava laatii yhdistyksen tilinpäätöksen ja täyttää yhdistyksen veroilmoituksen. Talousvastaava huolehtii, että tilinpäätös ja veroilmoitus valmistuvat määräaikoihin mennessä. 3 Koulutuspolitiikka Koulutuspolitiikasta on vastuussa koulutuspoliittinen vastaava. Koulutuspoliittisen vastaavan tehtäviin kuuluu huolehtia suhteista kauppatieteiden laitokseen, yliopistoon, muiden kauppatieteiden opiskelijoiden ainejärjestöjen koulutuspoliittisiin vastaaviin, Suomen
ekonomiliiton koulutuspoliittiseen asiamieheen, ylioppilaskuntaan ja muihin kampuksen ainejärjestöihin. Koulutuspoliittinen vastaava pitää suhteita kauppatieteiden laitokseen yllä osallistumalla kauppatieteiden laitoksen laitoskokouksiin sekä markkinointityöryhmän ja kauppatieteellisen koulutuksen kehittämisen työryhmän kokouksiin. Koulutuspoliittinen vastaava tapaa laitosjohtajaa noin kerran kuussa opiskelukuukausina yhdessä puheenjohtajan kanssa. Koulutuspoliittinen vastaava pitää hallituksen ajan tasalla kauppatieteiden laitoksella esillä olevista ajankohtaisista asioista. Koulutuspoliittinen vastaava on myös jäsenistön kontakti laitokselle sekä yliopistoon ja ottaa jäsenistön puolesta yhteyttä koulutuspoliittisissa kysymyksissä. Koulutuspoliittinen vastaava osallistuu Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan koulutuspoliittisen ja sosiaalipoliittisen jaoston kokouksiin. Koulutuspoliittinen vastaava pyrkii olemaan perillä siitä, mitä tapahtuu koulutus- ja sosiaalipolitiikan saralla sekä yliopiston sisällä että kansallisesti. Koulutuspoliittinen vastaava on vastuussa kauppatieteiden opintoja esittelevistä lukiovierailuista. Jäsenistöä kannustetaan vierailemaan kotilukioissaan. Koulutuspoliittinen vastaava tekee Optimin kilpailutyön Suomen Ekonomiliiton Opetuspalkintokilpailuun, jos aihe mahdollistaa Optimin osallistumisen. Koulutuspoliittinen vastaava tekee myös syksyllä kyselyn jäsenistölle Optimin toiminnasta. 4 Yrityssuhteet Tärkeänä osana yrityssuhteita tulee olemaan edellisten sopimusten uusiminen ja ehtojen parantaminen mahdollisuuksien mukaan Optimin kannalta. Sopimukset tulee myös kilpailuttaa mahdollisuuksien mukaan. Sopimuskausia pyritään muuttamaan mahdollisuuksien mukaan siten, että jatkossa sopimukset eivät lakkaa vuodenvaihteessa, vaan keväällä. Tällä pyritään estämään niin sanotut sopimuksettomat kaudet. Lisäksi uudella yrityssuhdevastaavalla on tehtävänä miettiä, mitä konkreettista uutta sopimuksiin voisi Optimin puolelta kirjata, jotta mahdollisimman molemminpuolinen yhteistyömuoto saavutetaan. Vuonna 2014 pyritään hankkimaan vähintään yksi uusi yhteistyösopimus arvoltaan yli tuhat (1000) euroa. Vuoden 2014 tavoitteena on myös hankkia yhteistyösopimus tilintarkistus-, vero- tai konsulttipalveluita tarjoavasta yrityksestä. Uusien yhteistyösopimusten hankkimisessa pyritään kiinnittämään huomiota siihen, että koko jäsenistöllä on mahdollisuus jollakin tapaa hyötyä yhteistyöstä esimerkiksi excursion tai mahdollisten työharjoittelujen muodossa. Kaikkien Pohjois-Karjalassa sijaitsevien yhteistyökumppaneiden luo pyritään tekemään yritysvierailu mahdollisuuksien mukaan. Vierailut pyritään jakamaan niin, että puolet vierailuista on keväällä ja puolet syksyllä. Helsinkiin sijoittuvat yritysvierailut toteutetaan mahdollisuuksien
mukaan. Yritysmessut järjestetään vuonna 2014 perinteisesti syyslukukaudella. Yrityssuhdevastaava päättää päivän ja messuteeman keväällä ja kokoaa aktiivisen työryhmän messujärjestelyiden avustamiseksi. Messuilla järjestettävään seminaariin aletaan kesällä rekrytoimaan puhujia, jotta ständipaikkojen myynti yrityksille voidaan aloittaa tarpeeksi aikaisin. Messuille pyritään myös hankkimaan yksi pääyhteistyökumppani, jonka kanssa messut yhteistyössä järjestetään. 5 Juhlat 5.1 Vuosijuhlat Optimi ry:n 12. vuosijuhlat järjestetään maaliskuun viimeisenä viikonloppuna, 28. maaliskuuta. Vuosijuhlaviikko sisältää vuosijuhliin liittyvää ohjelmaa monipuolisesti jäsenistön kiinnostuksen mukaan, kuitenkin sisältäen sitsit sekä etikettiin ja juhlatansseihin liittyvän tapahtuman. Vuosijuhlien cocktail-tilaisuus järjestetään ennen juhlia, jotta kutsuvieraat voivat esittää toivotuksensa istuvalle hallitukselle. Vuosijuhlat on arvokas tapahtuma, jonka perinteitä tulee kunnioittaa ja sen arvoa vaalia. Juhliin osallistuvat kutsuvieraina muiden kylterikaupunkien edustajat, laitoksen edustajat, yhteistyökumppanit, Optimi ry:n edellisten hallitusten edustajat, Pro Gradu-palkinnon saaja sekä Optimin jäsenistö aveceineen. Juhlan sujuvasta kulusta sekä järjestyksestä vastaa juhlan seremoniamestari. Juhlapaikan tulee olla tarkoitukseen soveltuva ja sinne tulee mahtua vähintään 110 vuosijuhlavierasta. Juhlan ohjelma rakentuu erilaisten puheiden ympärille (mm. juhlapuhe, puheenjohtajan puhe, laitoksen tervehdys, juhlavastaavan tervehdys, puhe naiselle ja vapaa sana). Vuosijuhlien jatkot ovat tulevan juhlavastaavan kehityskohteena. Jatkopaikan valintaan tulee kiinnittää erityistä huomiota. Vuosijuhlien silliaamiainen järjestetään perinteisesti vuosijuhlista seuraavana päivänä, vuonna 2014 lauantaina 29. maaliskuuta. Silliaamiainen on teemansa ympärille rakennettu toimiva kokonaisuus, jossa yhdistyvät ruoka, juoma, elävä musiikki sekä teemaan sopiva ohjelma. Silliaamiainen tulee järjestää paikassa, joka on toimiva tarkoitukseensa nähden. Vuosijuhlien ja silliaamiaisen onnistumiseen kuuluu myös kutsuvieraiden isännöinti sekä opastaminen. 5.2 Kyltereiden syyscocktailit Optimi ry:n syyscocktailit järjestetään lokakuussa 2014. Syyscocktailit eroavat muista syksyn tapahtumista hienompana ja arvokkaampana tapahtumana. Syyscocktailit ovat pääasiassa verkostoitumistapahtuma, jossa optimilaisilla on mahdollisuus kohdata etenkin maisterivaiheen opiskelijoita sekä yritysten edustajia. Optimin alumnit olisi hyvä saada kiinnostumaan tapahtumasta. Tämä toisi lisäarvoa tapahtumasta myös nykyjäsenistölle verkostoitumisen kautta. Tapahtuma sisältää ohjelmaa sekä vapaata seurustelua vieraiden kesken. Juhlavastaava toimii
juhlan emäntänä/isäntänä, mutta koko hallitus on vastuussa vieraiden viihtyvyydestä. Tapahtumassa tarjotaan erilaisia cocktail-paloja sekä ainakin viiniä. Tarjoiluja mietittäessä on syytä pitää huolta tapahtuman hienoudesta sekä arvokkuudesta. Tapahtuman kutsu lähetetään jäsenistölle perinteisesti postitse. Kutsuvieraille kuuluvat myös jatkot juhlien jälkeen. Tapahtumaa tulee kehittää yhteistyökumppaneiden kautta. 6 Tapahtumat ja liikunta 6.1 Tapahtumatarjonta Vuoden 2014 aikana Optimin tapahtumatarjonta pysyy melko samanlaisena kuin aikaisempinakin vuosina. Vuoden suurimmat tapahtumat pysyvät samoina kuin aiemmin, mutta näitäkin tapahtumia pyritään kehittämään ja uudistamaan. Tavoitteena on saada mahdollisimman paljon ideoita, toivomuksia ja apua myös jäsenistöltä, jotta tapahtumista saataisiin luotua monipuolisia kokonaisuuksia, jotka vastaavat jäsenistömme toiveita ja tarpeita. Tätä kautta pyrimme kasvattamaan tapahtumiemme osallistujamääriä ja palvelemaan jäsenistöämme mahdollisimman laaja-alaisesti. Vuonna 2014 tarkoituksena on, että vastuu tapahtumien suunnittelusta ja toteutuksesta olisi tapahtumavastaavalla ja hänen alaisuudessa toimivalla biletiimillä. Vuoden 2014 tapahtumavastaavalla haasteena onkin muodostaa ja aktivoida toimiva biletiimi. Täten tapahtumista on mahdollista saada entistä parempia, kun ideoimassa ja toteuttamassa on uutta ja innostunutta jäsenistöä. Biletiimin toimintaa tulee tulevaisuudessa kehittää ja sen toiminta vakiinnuttaa Optimissa. Biletiimiä voitaisiin hakea myös puolivuosittain, jolloin se ei vaatisi jäsenistöltä niin pitkäaikaista sitoutumista. Erityistä kehittämistä vaativia tapahtumia ovat kevätkauden avajaisten päiväohjelma ja vappuviikon alkupäivät. Näihin tulisi kehittää uusia ideoita ja saada näkemyksiä jäsenistöltä, jotta jäsenistöä saataisiin innostettua lisää mukaan. Myös tiimienpalkitsijaisiltoja tulee kehittää. Haalaribileet järjestetään neljä kertaa vuodessa: kaksi kertaa kevätlukukaudella ja kaksi kertaa syyslukukaudella. Haalaribileet tulee mahdollisuuksien mukaan järjestää aina opintotuen saapumisen jälkeen. Tulevan tapahtumavastaavan tehtävänä on saada jatkettua Haalaribileiden nostetta. Palautteen kerääminen Haalaribileiden jälkeen edesauttaa tapahtuman kehittämistä ja tuo esille parannustarpeita. Myös Haalaribileiden jälkimarkkinointi on ehdottoman tärkeää esimerkiksi kisojen ja kuvien avulla. Facebookissa tulee aktiivisesti päivittää Joensuun Haalaribileet- sivustoa, jonka lisäksi voisi harkita myös muita sosiaalisen median väyliä ja muita markkinointikanavia. Myös facebook- tapahtuma haalaribileistä on luotava noin 3-4 viikkoa ennen tapahtumaa. Haalaribileiden suosion kasvaessa myös ammattikorkeakoululaisten keskuudessa on ensiarvoisen tärkeää toteuttaa Haalaribileiden lipunmyyntiä myös Karelia-ammattikorkeakoulussa samoina ajankohtina kuin Itä-Suomen yliopistolla. Kilpailevat tapahtumat, kuten Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan järjestämä Liikuntailtapäivä, tulee ottaa huomioon tapahtuman päivämäärää
päätettäessä. 6.2 NESU-toiminta Optimin NESU-toiminnalle tärkeää on vakiinnuttaa entisestään NESU-tiimin olemassaoloa. Tiimi tulee koota pian NESU-vastaavan valinnan jälkeen, mielellään jo vuoden 2013 puolella. Näin saamme NESU-Optimin edustuksen tammikuun 2014 NESU-maakokoukseen sekä Dageneille. Tiimipaitojen hankintaa ja ulkonäköä tulee kehittää, sillä ne luovat yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tiimin palkitsemiseen on mietitty mahdollisia kehityskeinoja. Tiimin mahdollisuus ilmoittautua muiden ulkopaikkakuntien sitseille muiden Optimin jäsenten ohi on toiminut hyvin, ja käytäntö tulee pitää ennallaan. Lisäksi tiimin jäsenille voisi tarjota yhdet ulkopaikkakuntasitsit NESUbudjetin varoista. Tämä aktivoisi tiimin jäseniä käymään yhä enemmän ulkopaikkakunnilla. Lisäksi tärkeää tiimin ryhmäytymisen kannalta on järjestää edelleen tiimi-iltoja ainoastaan tiimin jäsenille. NESU-vastaavan tulee saada Joensuun NESU-tapahtumat toimimaan yhä paremmin ja näkyvämmin. Tärkeää on saada lisääntyvästi ulkopaikkakuntalaisia Joensuuhun sitseille. Lisäksi on tärkeää saada NESU-Optimilta edustusta ulkopaikkakuntien sitseille, vappurundille sekä NESUseminaareihin. Vuonna 2014 tulisi pyrkiä järjestämään kahdet NESU-sitsit, yhdet keväällä ja toiset syksyllä. Jo alkuvuodesta on hyvä selvittää NESU-Preemion sitsiaikataulut, jotta sitsit voisi järjestää peräkkäisinä päivinä. Tämä käytäntö on koettu hyväksi tavaksi saada mukaan myös ulkopaikkakuntalaisia. Syksyn 2014 sitsit ovat mahdollisesti osana Itä-Suomen rundia. Rundille on tärkeää pyrkiä mukaan, sillä rundin kautta saapuu sitseille paljon ulkopaikkakuntalaisia. Viestintä tulee hoitaa edelleen NESU.net:in, sähköpostien sekä NESU-Optimin oman facebook-sivun kautta. Tärkeää olisi, että viestintä on sujuvaa. Sitsikutsut tulisi välittää ajoissa tiedotukseen, jotta ilmoittautumisaika olisi mahdollisimman pitkä. 6.3 Projektit Optimi ry:n projektivastaavalla on neljä suurempaa vastuukokonaisuutta: kansallisten tapahtuminen ilmoittautumiset ympäri vuoden, haalarihankinnat syksyllä 2014, ulkomaan excursio vuoden 2014 aikana sekä vuosijuhlien ja sen silliaamiaisen yhteistyökumppaneiden hankinta. Jos hallitusvuoden 2014 aikana tulee esille muita projektiluontoisia asioita, ovat ne projektivastaavan vastuulla. Projektivastaava toimii kansallisten tapahtumien järjestäjien ja optimilaisten välikätenä. Projektivastaava hoitaa optimilaisten ilmoittautumiset tapahtumiin. Mikäli optimilaisia ilmoittautuu runsaasti johonkin tapahtumaan, tulee projektivastaavan selvittää yhteiskyydin (esim. tilausbussi) mahdollisuutta. Projektivastaavalle kuuluu uusien haalarien tilaus syksyllä 2014. Fuksit vastaavat haalareihin
tulevista mainoshankinnoista ja projektivastaava haalarien tilauksesta. Projektivastaava päättää syksyllä, miten mainoshankinta fuksien kanssa hoidetaan. Projektivastaavan tulee vuoden 2014 aikana järjestää ulkomaan excursio optimilaisille. Excursio voidaan järjestää yhteistyössä jonkin muun kylterikaupungin kanssa. Perinteisesti excursio on ollut syyslukukaudella, yleensä loka-marraskuussa. Projektivastaava päättää heti hallitusvuoden alussa, järjestettäisiinkö excursio mieluummin jo kevätlukukaudella 2014. Projektivastaavan tekee päätöksen asiasta yhdessä muiden hallituslaisten kanssa alkuvuodesta. Projektivastaava vastaa Optimi ry:n maaliskuussa järjestettävien vuosijuhlien yhteistyökumppaneiden hankinnasta. Yhteistyökumppanuus tarkoittaa joko rahallista tai tavarallista tukea joko vuosijuhlille tai silliaamiaiselle. Myös jäsenistöä pyritään saamaan mukaan vuosijuhlayhteistyökumppaneiden hankintaan. 6.4 Liikunta Optimin liikunnan osalta päätavoitteina vuonna 2014 on jäsenistön innostaminen ja kannustaminen mukaan liikuntatapahtumiin, kehitellä uusia tapahtumia ja järjestää enemmän lajikokeiluja yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa. ISYY:n liikuntamahdollisuuksista tiedottamista tehostetaan ja pyritään aktivoimaan potentiaalisia osallistujia niihin. Keväällä tavoitteena on järjestää laskettelureissu joko yhteistyössä Preemio ry:n tai muun vastaavan tahon kanssa. Optimilta osallistuu joukkue KylteriOpen golfturnaukseen. Optimilta pyrkii kasaamaan edustusjoukkueen Kylterifutikseen vuonna 2014. Optimi on myös mukana salibandyliigan kilpasarjassa. Sekä keväällä että syksyllä pyritään järjestämään Legio ry:n ja Kilta ry:n kanssa mahdollisuuksien mukaan rentoja otteluita ainakin jalkapallossa. Joensuussa järjestetään 2014 syksyllä KylteriRUN, jonka päävastuu on liikuntavastaavalla, mutta muu hallitus on mukana auttamassa. Tapahtuma on hyvä piristysruiske Optimin liikuntatarjonnalle. Tapahtumasta tiedottaminen täytyy aloittaa jo aikaisin ja kantautua jäsenistön korviin. Yhteistyökumppaneita tapahtumalle täytyy saada ja näiden etsiminen aloittaa jo varhain loppukesästä. Kylterifutiksen tilalla 2014 liikuntavastaava järjestää muun isomman tapahtuman Joensuussa joko kyltereille tai Joensuun opiskelijoille. Tapahtuman ajankohta voi olla joko syksyllä tai keväällä. Liikuntavastaavalla on vapaat kädet tapahtuman luonteen suhteen. Liikuntabudjettia on nostettu tämän tapahtuman vuoksi. Liikuntavastaavan tehtävänä on hankkia pelipaidat Optimin urheilujoukkueille. Sponsoreiden hankinta paitoihin on täten tärkeää, sillä paitoja ei ole budjetoitu Optimin menoihin.
7 Tiedotus ja Osavuosikatsaus 7.1 Tiedotus Optimin tiedotuksesta on vastuussa koko hallitus. Jokainen hallituksen jäsen huolehtii omien osaalueiden tiedotettavista asioista välittämällä informaatiota mediavastaavalle. Mediavastaava on vastuussa Optimin tiedotuslistan ja nettisivujen käytöstä. Optimin nettisivuja pyritään kehittämään ja lisäämään sinne monimuotoisempaa sisältöä. Tapahtumamarkkinointia pyritään kehittämään vastaavasti tuottamalla monimuotoisempia ratkaisuja, kuten mainosvideoita mikäli resurssit siihen riittävät. Optimin sosiaalisen median viestinnästä päävastuu on mediavastaavalla. Tämä käsittää LinkedInryhmän hallinnoinnin sekä Optimin Twitterin käytön. Optimin sosiaalisen median toimintaa pyritään lisäämään ja vakiinnuttamaan enemmän osana Optimin viestintää. Tiedottamisen pääkanavina toimivat edelleen Facebook, tiedotuslista sekä nettisivut. 7.2 Osavuosikatsaus Osavuosikatsaus ilmestyy neljä kertaa vuodessa A4-kokoisena. Lehtien julkaisuajankohdat ovat helmi-maaliskuun vaihteessa, huhtikuun loppupuolella, syyskuun alussa ja marraskuun loppupuolella. Lehden sivumäärä pysyy kannet sisältäen 28:ssa sivussa. Lehti painetaan värillisenä ja se julkaistaan sekä painettuna versiona että Optimin internet-sivuilla. Osavuosikatsauksen kansikuvat ottaa mahdollisuuksien mukaan Risto Takala tai vaihtoehtoisesti joku muu päätoimittajan valitsema valokuvausalan harrastaja. Osavuosikatsauksen jokaiseen numeroon toimitetaan vähintään kaksi asiapitoisempaa juttua. Jokaiseen lehteen pyritään myös sisällyttämään jäsenistön kuulumisia sekä kokemuksia kauppatieteiden opiskelijoiden kansainvälisistä mahdollisuuksista. Muilta osin tarkoitus on jatkaa lehden aikaisempaa linjaa juttujen suhteen. Päätoimittaja hankkii heti ensimmäisestä numerosta alkaen lehdelle oikolukijan, joka pitää päätoimittajan kanssa huolta siitä, että lehden kirjoitusasu on oikeakielinen. Osavuosikatsaukselle luodaan yhtenäinen ilme heti ensimmäisestä numerosta lähtien. Päätoimittajan niin halutessa hän voi pitää mukana elementtejä edellisten vuosien lehdistä. Päätoimittaja voi tarvittaessa muodostaa lehtitiimin. Päätarkoitus kuitenkin on, että lehden toimitukseen saadaan osallistumaan myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä. Päätoimittajan tehtävänä on vuoden 2014 aikana hankkia Osavuosikatsaukseen mahdollisimman paljon oman alan mainoksia yrityssuhdevastaavan avustuksella. 8 Alumnitoiminta Optimin ensimmäinen alumnitapahtuma on sovittu järjestettäväksi helmikuussa 2014. Tapahtuma on päivän kestävä, johon on alustavasti suunniteltu päiväksi seminaaria ja illaksi juhlavampaa illallista. Tapahtuma pidetään Joensuussa ja sen ohjelmasisällöstä vastaavat alumnit itse. Hallitus on mukana tapahtuman käytännön järjestelyissä.
Pyritään järjestämään toinen alumnitapahtuma jo syksyllä 2014 Syyscocktailien yhteydessä, johon päivä pyritään vakinaistamaan. Nykyisillä opiskelijoilla olisi täten mahdollisuus tavata alumneja Syyscocktaileilla, mutta alumneilla olisi lisäksi myös vain heille järjestettyä ohjelmaa. Pyritään tekemään alumnien kartoittamisessa yhteistyötä niin yliopiston, kauppatieteiden laitoksen kuin Pohjois-Karjalan Ekonomit ry:n kanssa. Tavoitteena on vakinaistaa alumnikulttuuria Optimiin ja huomioida täten jo valmistuneet optimilaiset toiminnassa.