Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mamk
Lähtökohdat ja tausta SOTU hankkeen tekemä selvitys => UEF Kehitysehdotuksia Julkisen hallinnon lausuntoprosessi Nykytilan analyysia Hypoteesi tavoitetilasta Lähdettiin tutkiman ja selvittämään Opinnäytetyöt STM, SM ja Valtiokonttori Työt valmistuneet 2013
Nykytilasta esimerkiksi VM lähettää lausuntopyynnön kuntiin, joissa lausuntopyyntö kirjataan ja arkistoidaan yli 300 kertaa. Kunnat ja VM arkistoivat puolestaan lausuntoja yli 600 kappaletta, koska sekä lähettävällä että vastaanottavalla viranomaisella on arkistointivastuu.
Tietojärjest. Sähköinen lausuntopyyntö: nykytila Prosessi Asia Vast.otto Valmistelu Esittely Päätös Toimeenpano Asiakirjat Arkisto
Kehitysprojektin tavoitteet Tavoitteena on tarkentaa valtionhallinnossa olevan lausuntoprosessin nykytilan kuvauksia sekä tehdä kehittämisehdotuksia jatkotoimenpiteiksi. Projektissa lausuntomenettelyä arvioidaan julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurilinjausten pohjalta. Lähtökohtana on siten lausuntoprosessi ja sille asetetut tehtävät ja tavoitteet. Prosessia arvioidaan sen tarvitsemien tietojen ja niiden käsittelyn ja hallinnan näkökulmasta sekä tietojärjestelmien hyödyntämismahdollisuuksia. Projektissa arvioidaan teknologiaa ja sille asetettavia vaatimuksia kuin on tarkoituksenmukaista. Julkisen hallinnon prosesseissa asiakirjoilla on keskeinen asema ja merkitys. Kehitysprojektissa arvioidaan voidaanko prosessien asiakirjojen hallinnassa siirtyä entistä enemmän tietojenhallintaan. Tällöin keskeisessä asemassa ovat erilaiset rekisterit ja tietokannat.
Nykytilan analyysia Opinnäytetöissä on todettu mm. seuraavaa Jos katsotaan prosessia pelkästään yhden toimijan näkökulmasta, ongelmat vähäisiä Teema on katsottava laajemmassa kontekstissa Kyse ei ole pelkästään yksittäisen prosessin kehittämisestä Kyse koko valtionhallinnon kehittämisestä Kyse koko julkisen hallinnon kehittämisestä
Nykytilan analyysia Prosessien yhdenmukaistaminen Tieto on hajallaan tiedon prosessit ja päällekkäisen työn poistaminen tiedon laatu Järjestelmien yhteentoimivuus; mitä tietoja järjestelmien välillä siirrettävä Tehokkuutta prosessiin tuovat toimiva sähköinen asianhallinta, sähköiset työnkulut, automaattinen tiedonohjaus sekä sähköinen tietojen säilytys. Tiedon ja asianhallinnan ohjaamisen kehittäminen Asiakirjahallinnon on saatava itsensä esiin kun arkkitehtuurityötä tehdään. Kun toimintaa kehitetään, on huomioitava myös tietoarkkitehtuuri ja siinä työssä eams on keskeisessä asemassa. yhteinen tilannekuva Yhteiset palvelut/toimijat toimintakulttuurin muutoksesta => tieto ei ole erillinen kokonaisuus tai muuttuja!
Sähköinen lausuntopyyntö: tavoitetila Prosessi Asia Vast.otto Valmistelu Esittely Päätös Toimeenpano Asiakirjat/ Tieto Tietovaranto Arkisto Tietojärjestelmä Arkisto Teknologia
Saavutettavissa olevat hyödyt Toiminta: Prosessien yhdenmukaistuminen Julkisen hallinnon saumattomat prosessit Tieto: Yhdenmukaiset tietorakenteet Yhteisesti sovitut rajapinnat Asiakirjat: Asiakirjojen määrän väheneminen Paperin väheneminen hallinnosta ja arkistoinnista Tietojärjestelmät: Määrän väheneminen Yhdenmukaiset prosessien ohjaamisen, niiden tietojenhallinnan ja säilyttämisen ratkaisut Arkistointi on reaaliaikaista ja dynaamista Teknologia Standardoinnin lisääntyminen Arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurin tarkentuminen osana kokonaisarkkitehtuuria Sähköisen asiakirjahallinnon viitearkkitehtuuri Toimijat: Toimijoiden tehtävien selkiytyminen Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin vaatimusten tarkentuminen Lainsäädäntö: Evästyksiä lainsäädännön uudistamiseksi vastaamaan sähköistä toimintaympäristöä toiminnan tasolla Malli: Luodaan kehittämisen malli, joka voidaan ulottaa myös palveluprosesseihin
Julkisen hallinnon asiakirjahallinnon kehittäminen kehitysprojekti Lausuntopyyntö Lainsäädäntö Toiminta Tieto ICT Teknologia Toteutus: nykytila KA tasot Toteutus: tavoitetila KA tasot Tavoitetila: analyysi Johtopäätös/ ehdotukset Jatkotoimenpiteet VM Lainsäädäntö Toimintamallit Tieto ICT Teknologia MAMK tutkimus opiskelu YRYKSET Kehittämishanke: mallien toteutus
Jatkomahdollisuuksia Mamkin (Xamkin) TKI toiminnan tavoitteet ja strategia lähtökohtana Opinnäytetyöt erinomainen kuvaus nykytilanteesta ja työelämän haasteista Pohja TKI toiminnalle Yhteiset kehitysprojektit opinnäytetöiden yhteydessä Kehitysprojektit opinnäytetöiden pohjalta Yhteys alueellisiin ja kansallisiin kehittämisprojekteihin (Lupaus 2016, VM:n Kuntatieto ohjelma) Kansallinen profiloituminen digitaalisen tiedonhallinnan osaajana
Kiitoksia mielenkiinnosta! Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mikkelin ammattikorkeakoulu Markku.nenonen@mamk.fi 050 3125078