NILSIÄN KAUPUNKI Liite nro 9 28.2.2012 24 SISÄISEN VALVONNAN RAPORTOINTI V. 2011 Tulosalue(et) Hallintokunta Raportoija 1. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Valvonnan muoto Päivämäärä Suoritetut toimenpiteet Lakien, määräysten ja päätösten noudattaminen Hyvän hallintotavan noudattaminen Tehdyt ja vireillä olevat oikaisuvaatimukset, kunnallisvalitukset, korvausvaatimukset ja muut oikeusseuraamukset (toimielimen ja viranhaltijoiden päätöksistä) Sivistyslautakunta, tarkastuslautakunta; YTja henkilöstökokoukset, kehityskeskustelut, kansalaisopistossa johtokunta Osastokokoukset, henkilöstön arviointi- ja kehittämiskokoukset, kehityskeskustelut, opettajainkokoukset. Oppilashuollon käsikirja käytössä. Perusopetuksen laatutyö meneillään. Kans.opisto: hallintotiimi, arviointikoonnat Ei ole säännöllisesti 2 krt/kk; 1krt/kk 1 krt /v; 2-3 krt/ kk 3 vkon välein 2krt/v Täydennyskoulutus, esimies-alaiskeskustelut 2. Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätösten tarkastus (toimivalta, päätösten perusteet, nähtävillä olo, tiedoksianto, esteellisyys) Viranhaltijapäätösten otto-oikeus Siv. ltk., osastopäällikkö, itsearviointi; nähtävilläolo; tiedoksianto asianosaisille ja lautakunnalle Lautakuntakäsittely 1 krt/kk Tiedoksi saattaminen toimielimelle Lautakuntakäsittely 1 krt/kk 3. Taloudenhoito Tavoitteiden toteutuminen Talousarvion toteutuminen Kolmannesvuosi- ym. raportit, sis. seuranta, henkilöstökokoukset jatkuva sis. seuranta ja kolmannesvuosiraportit
Laskujen hyväksyjien ja asiatarkastajien nimeämispäätökset Tilivelvollisten nimeäminen sivistyslautakunta nimeää siv. lautakunta nimeää kunkin vuoden alussa Tulojen laskuttaminen ja periminen viivytyksettä Maksuajan myöntämispäätökset Saatavien perintä ja poistaminen Kassojen tarkastus Tositeaineiston tarkastaminen 4. Raportointi Osastopäällikön raportointi Toimielimen raportointi 5. Laskentatoimi ja rahaliikenne Kirjanpito ja sen ajantasaisuus sekä täsmäytykset Maksuvalmiussuunnitelma Pankkitilit: tarkastus, avaamispäätökset ja tilinkäyttöoikeudet Vakuuksien tarkastus 6. Henkilöstöhallinto Palkkalaskennan toimintaketjun luotettavuus ja toimintavarmuus Harkinnanvaraiset edut Rondo-ohjelma (kirjastossa Origo), nimetyt vastuuhenkilöt Koulutoimisto lähettää tarv.perintätoimistoon Asiatarkastajat; ohjelmisto Tulosalueen päällikön raportointi Kolmannesvuosiraportit, tilinpäätös; arviointija kehittämistyöryhmä (muutokset, ym.), hankeraportit. Kans.opisto: raportit sopimuskunnille, johtokunnalle Kolmannesvuosiraportit, tilinpäätös, toimintakertomus, selonteko mm. tark.ltk:lle tilinpäätös, toimintakertomus hallitukselle Pääkirjanpitäjä, tilintarkastajat, tarkastuslautakunta Nimetty palkka-asioiden hoitaja, Populus ohjelma, tulosalueiden päälliköiden vastuulla Ei ole kehitetään toimintaa Kehityskeskustelut Kaupungin toimintaoh- 1 krt/v
Työkyvyn ylläpitämiseen hyväksytyn toimintamallin toteuttaminen Sisäisen tiedottamisen toteuttaminen 7. Materiaalihallinto Hankintaohjeiden noudattaminen Hankintojen päätösvaltuuksien ajantasaisuus Kuopion seudun hankintatoimen palvelujen käyttö Varastojen tarkastus ja inventointi 8. Omaisuudenhoito Kiinteän ja irtaimen omaisuuden hankinta ja luovutus Kiinteän ja irtaimen omaisuuden hoitaminen Rakennusten kuntokatselmukset Kiinteistöjen energian kulutuksen seuranta Käyttöomaisuuskirjanpito Turvamerkinnät jeen mukaan TYKY -toiminta, seuranta, oma kytö- ja (kans.op. alennus-) toiminta Henkilöstö- ym.kokoukset, viikkotiedote, sähköpostilistat, www-sivut, Wilma-ohjelma, Kans.op.: hallintotiimi, Pedanet Osastopäällikkö, tulosalueiden päälliköt, henkilöstökokoukset, hankinnoista vastaaville ohjeet, kehityskeskustelut. Kans.op.: hallintotiimi, hallinto- / johtosääntö; mahdollinen lautakunnan päätös tilaukset keskitetty vastuuhenkilöille (ensisijainen hankintatapa) Opettajat tekevät opetukseensa liittyvistä varastoista; toimistosihteeri; luettelot Sivistyslautakunta, osastopäällikkö Vastuu käytössään olevasta omaisuudesta ja ilmoitusvelvollisuus kaikilla toimijoilla Yhteistyössä ympäristöosaston kanssa Ympäristöosasto, kiinteistönhoitajat, lisäksi koulukeskuksen Vihreä lippu -raatilaiset (oppilaat) Nimetty henkilö, seuranta tulosalueen päällikkö/osastopäällikkö Nimetyt vastuuhenkilöt säännöllistä ja säännöllistä ja vuosittain Kuukausittainen Poistoluettelot käytössä (vähäinen määrä omaisuutta) Poistetun irtaimiston myyminen kaupungin varasto / ympäristöosasto
Kulunvalvonnan ja kameravalvonnan toteuttaminen 9. Sopimukset Sopimusten laadintamenettelyt ja hyväksyminen Sopimusehtojen noudattaminen Sopimusten vanhentumisaikojen seuranta 10. Tietojenkäsittely Tietojärjestelmien turvallisuus Tietojärjestelmien vastuuhenkilö Tietojärjestelmien menetelmäkuvaukset Selvitys suojauksista ja varmistuksista Käyttöoikeuspäätökset ja niiden hallinta sekä asianmukaisuus Käytön valvontaohjeet Tietoturvallisuusvastaava Tietoturvallisuusohje 11. Projektit Projektien hallinnointi (projektisuunnitelma, vastuuhenkilö, aikataulu, kustannusarvio, rahoitus, valvonta ja aineiston säilytys) ja hyväksyminen Raportointi yhteistyö ympäristöosaston kanssa; kulun- ja kameravalvontajärjestelmä konsultaatio; kirjaus Dynastyyn, siv.ltk. hyväksyy (kans.op. johtokunta) Tulosalueen päällikkö, nimetty vastuuhenkilö; seuranta os. päällikkö vastuuhenkilö, tulosalueen päällikkö, Dynasty kaupungin ohjeistus, tunnusten käyttö, työasemien lukitus nimetty henkilö = huolehtii : tiedotus, ohje työntekijöille Päätökset tulosalueen päällikkö, hallinta ja asianmukaisuus keskitetty kaupungin lle kaupungin yhteinen ATK-työryhmä; tarv. rehtori Kaupungin ATK-työryhmä, Siv.ltk hyväksyy hankkeet ja nimeää vastuuhenkilöt, jotka yhdessä vastuualueen päällikön kanssa vastaavat hallinnoinnista. Säilytys koulutoimisto. Kans.op.:johtokunta, rehtori ko. vastuuhenkilö ja vastuualueen sekä osastopäällikkö kunkin hankkeen aikataulun mukaan
Tilitysten tekeminen (siv.ltk: lle ja rahoittajalle) yhteistoiminta hallinto-osaston kanssa; Kans.op.: rehtori 12. Konserniohjaus Ohjeiden anto kaupungin edustajille tytäryhteisöissä Konsernitavoitteiden asettamista ja toteutumista koskeva arviointi Tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seuranta, analysointi ja raportointi Keskitettyjen konsernitoimintojen käyttö Riskienhallintajärjestelmän toimivuus tytäryhteisöissä