Outlook-synkronointi 08Q4 (MelbaFresh_Outlook_08Q4.odt) melbamail@melbagroup.fi
Sisällysluettelo MelbaFresh ja Outlook -synkronointi...1 Kuvaus...1 MelbaFresh Outlook:...1 Outlook MelbaFresh :...2 Ohjeet MelbaFresh Outlook...3 Tiedoston export/import...3 Internet-kalenteri...3 Sähköposti...4 Ohjeet Outlook MelbaFresh...5 Tietojen kirjaaminen Outlookissa...5 Tiedoston export/import...5 Sähköposti...6 Sisäänluvun säännöt...7 Outlook matkapuhelin...8 Tekniset vaatimukset...8
MelbaFresh ja Outlook -synkronointi Kuvaus MelbaFresh ohjelman kalenteritiedot saadaan siirrettyä Outlookkiin ja Outlook-kalenterin tiedot MelbaFreshiin synkronointitoiminteiden avulla. Outlookin kautta MelbaFreshin tiedot saadaan ohjattua myös matkapuhelimeen, jos matkapuhelin tukee Outlook-synkronointia. Jos käyttäjä haluaa siirtää kalenterimerkintöjä päivittäin tai viikoittain MelbaFreshistä Outlookkiin, suosittelemme Internet-kalenteri -toimintoa. Yksittäisten kalenterimerkintöjen siirtoon käy myös merkintöjen lähettämien sähköpostitse. Jos tietoja siirretään vastaavasti vain harvakseltaan, niin silloin tiedostosiirto (export/import) on tehokas tapa. Outlookista yksittäisten merkintöjen siirto MelbaFreshiin onnistuu parhaiten sähköpostin välityksellä. Jos merkintöjä siirretään harvakseltaan (esimerkiksi raportointitarkoituksessa), niin tiedostomuotoinen tietojen siirto on suositeltava tapa. MelbaFresh Outlook: Tietojen siirto MelbaFreshistä Outlookkiin onnistuu kolmella eri tavalla: 1) Tiedoston export/import MelbaFreshistä otetaan ulos icalendar-muotoinen tiedosto Tiedosto luetaan sisään Outlookissa tiedoston sisäänluku -toiminteilla Huom. Outlook ei osaa tunnistaa päällekkäisiä kalenterimerkintöjä 2) Internet-kalenteri MelbaFreshissä julkaistaan kalenteri Internetiin Julkaistu kalenteri avataan Outlookissa Internet-kalenterina, jolloin MelbaFreshin kalenterimerkinnät ovat siirrettävissä Outlookin kalenteriin ns. drag-and-drop -menetelmällä 3) Sähköposti MelbaGroup Oy sivu 1
MelbaFreshissä luotu aktiviteetti lähetetään sähköpostilla Outlookkiin Outlookissa kalenterimerkintä näkyy sähköpostin liitetiedostona, joka voidaan avata ja tallentaa Outlookin kalenteriin Exchangen asetuksista riippuen kalenterimerkinnät voidaan tunnistaa liitteistä ja siirtää automaattisesti käyttäjän kalenteriin (toiminto ei ole dokumentoitu eikä MelbaGroup Oy pysty tukemaan kyseisen toiminnon käyttämistä) Outlook MelbaFresh : Tietojen siirto Outlookista MelbaFreshiin onnistuu kahdella eri tavalla: 1) Tiedoston export/import Outlookissa otetaan icalendar-muotoinen tiedosto ulos Tiedosto luetaan sisään MelbaFreshin kalenterissa olevalla tiedoston sisäänluku -toiminnolla 2) Sähköposti Kalenterimerkintä lähetetään edelleen icalendar-muodossa sähköpostilaatikkoon, jota MelbaFresh lukee MelbaGroup Oy sivu 2
Ohjeet MelbaFresh Outlook Tiedoston export/import Tiedoston ulosotto MelbaFreshistä: valitse kalenterissa käyttäjät joiden kalenterimerkinnät haluat siirtää klikkaa kalenterisivulla icalendar tiedonsiirto -painiketta (löytyy kalenterin alalaidasta) aseta kalenterin alapuolelle ilmestyneeseen lomakkeeseen aikaväli, jolta haluat siirtää kalenterimerkinnät paina Tallenna -painiketta ja tallenna tiedosto koneellesi Tiedoston sisäänluku Outlookkiin avaa Outlook ja valitse Tiedosto Tuo ja vie valitse listasta tuo icalendar-tiedosto ja valitse MelbaFreshistä tallentamasi tiedosto valitse tuodaanko tiedot käytössä olevaan kalenteriin vai uuteen kalenteriin Huom. Outlook lisää kaikki sisäänluettavat kalenterimerkinnät vaikka kalenterissa olisi jo valmiina sama kalenterimerkintä. Internet-kalenteri MelbaFreshin kalenterin julkaisu Internetiin MelbaFreshin kalenteri voidaan julkaista ns. Internet-kalenterina jokaisen käyttäjän kalenterilla on yksilöllinen www-osoite, josta kalenteri on luettavissa Internet-kalenterin tietoturvariski kaikki, joilla on käyttäjän Internet-kalenterin osoite selvillä, voivat lukea kalenterin sisältöä Internet-kalenterin osoite luodaan riskin pienentämiseksi siten ettei osoite ole pääteltävissä eikä arvattavissa avaa Oma sivu Asetukset Kalenteriasetukset ruksita kohta Icalendar-tuki ja paina tallenna Icalendar-tuki kohtaan avautuu tekstilaatikko, jonka sisällä on Internet-kalenterin osoite kopioi koko teksti (alkaa webcal... ja loppuun...ics) Internet-kalenterin avaaminen Outlookissa avaa Outlook avaa Työkalut Tilin asetukset Internet-kalenterit ja klikkaa Uusi liitä avautuvaan tekstilaatikkoon MelbaFreshistä kopioimasi osoite (Ctrl+v) ja klikkaa Lisää muuta kansion nimeksi esimerkiksi MelbaFresh tai CRM MelbaGroup Oy sivu 3
poista ruksit kaikista kohdista ja paina Ok nyt Internet-kalenterin pitäisi löytyä muista kalentereista voit avata Outlookissa kaksi kalenteria saman aikaisesti näkyville (rinnakkain), jolloin kalenterimerkintöjen siirto MelbaFreshin kalenterista Outlookin kalenteriin onnistuu raahaamalla tartu hiirellä siihen kalenterimerkintään jonka haluat kopioida Internet-kalenterista ja raahaa se siihen kohtaan normaali Outlook-kalenteria johon haluat sen siirtää kalenteri voi avata vierekkäin Outlookissa valitsemalla Näytä Näytä vierekkäin kalenterinäkymä voidaan päivittää Outlookissa painamalla F9 Sähköposti Aktiviteetin lähettäminen sähköpostilla Outlookkiin aseta omalle henkilökortille ensisijaiseksi sähköpostiosoitteeksi osoite, jota luet Outlookilla kirjaudu ulos ja uudelleen ohjelmaan sisään avaa aktiviteetti työpöydällä klikkaa tekstikentän yläpuolella olevaa icaledar-ikonia vahvista viestin lähetys Viestin avaaminen sähköpostissa avaa viesti Outlookin sähköposteista avaa liitetiedosto Outlookilla (kalenterilla) ja tallenna merkintä MelbaGroup Oy sivu 4
Ohjeet Outlook MelbaFresh Tietojen kirjaaminen Outlookissa Kalenterimerkinnät kiinnittyvät MelbaFreshissä aina yritykseen/henkilöön. Vastaavasti Outlookissa tehdyt kalenterimerkinnät eivät yleensä kiinnity asiakkaaseen. Jotta Outlookista siirrettävät merkinnät saadaan yhdistettyä oikeaan henkilöön MelbaFreshissä, pitää kalenterimerkinnät kiinnittää sähköpostiosoitteeseen Outlookissa. Kalenterimerkinnän yhdistäminen sähköpostiosoitteeseen Outlookissa: ruksita Outlookissa Työkalut Asetukset Yhteystietoasetukset Näytä yhteystietovalinta kaikissa lomakkeissa kalenterimerkinnän alalaidassa on nyt kenttä johon voidaan täyttää asiakkaan sähköpostiosoite, johon kalenterimerkintä kohdistuu Aktiviteetin tyyppi määritellään Outlookissa kalenterimerkinnän luokalla (Category). Merkinnän luokan pitää olla täsmälleen sama kuin aktiviteettityypin nimi MelbaFreshissä (esim. Kontakti, Tapaaminen, Tarjous, Sopimus). Myös aktiviteetin lisäkenttien sisältöjä voidaan kirjata Outlookissa kalenterimerkinnän tekstikenttään (esim. Tulos on voitettu ja Arvo on 5000 euroa). Aktiviteetin lisäkenttien täyttäminen Outlookissa: kirjaa omalle riville tekstikentässä kentän nimi kaksoispiste ja kentän arvo esimerkki, jossa määritellään että Tulos on jatkuu ja Arvo nimiselle kentän arvo on 5000 euroa Asiakkalle jätetty tarjous tuotteesta A ja B. Muista soittaa perään. Tulos=Jatkuu Arvo=5000 esimerkkisisältö kalenterimerkinnälle tekstin pitää olla omalla rivillään yhtäsuuruusmerkin ympärillä ei saa olla välilyöntejä Tiedoston export/import Tiedoston ulosotto Outlookista: avaa Outlook ja valitse Tiedosto Tallenna nimellä valitse tiedostotyypiksi *.ics voit valita lisäasetuksista aikavälin jolta tiedot otetaan ulos MelbaGroup Oy sivu 5
tallenna tiedosto koneellesi Tiedoston sisäänluku MelbaFreshiin: avaa MelbaFreshin kalenteri ja klikkaa icalendar tiedonsiirto -painiketta valitse Kalenteri tiedoston sisäänluku -kohtaan koneellesi tallentama kalenteritiedosto ja paina Liitä Sähköposti Kalenterimerkinnän lähettäminen Outlookista: avaa kalenterimerkintä ja valitse välitä eteenpäin icalendar-muodossa jätä tekstikenttä tyhjäksi ja lähetä kalenterimerkintä sähköpostiosoitteeseen, jota luetaan MelbaFreshissä Sähköpostin lukeminen MelbaFreshissä: MelbaFreshissä määritellään sähköpostilaatikko, johon käyttäjän tai käyttäjien Outlookkalenterimerkinnät tulevat Sähköpostilaatikon määritysten lisääminen (pyydä pääkäyttäjää lisäämään postilaatikko tai ota yhteyttä MelbaGroup Oy:öön) MelbaFreshiin avaa Admin-välilehti ja sieltä Sähköposti-määritykset aseta Lisää uusi kohdassa postilaatikon nimeksi esimerkiksi Outlook täytä postipalvelin, portti, käyttäjätunnus sekä salasana vastaamaan käytettyä postilaatikkoa jos postilaatikko ei ole jo valmiiksi MelbaFreshissä käytössä niin postilaatikon tulisi olla sellainen johon ei tule muita sähköposteja kuin MelbaFreshiin toimitettavat kalenterimerkinnät ruksita Poista sähköpostit palvelimelta -kohta ja Tallenna klikkaa juuri lisätyn postilaatikon kohdalla Lisää linkkiä ja valitse postilaatikon käyttäjät oikealle avautuvasta puusta käyttäjän Outlookin sähköpostiosoite pitää lisästä käyttäjän henkilökortilla henkilön ensisijaiseksi sähköpostiosoitteeksi sähköpostit luetaan MelbaFreshiin avaamalla päänavigaatiossa S-posti -sivu MelbaFresh tunnistaa automaattisesti icalendar-muodossa eteenpäin välitetyt sähköpostit ja luo niistä kalenterimerkinnät S-posti sivulle ei pitäisi tulla näkyviin yhtään uutta viestiä vaan kalenterimerkintä syntyy automaattisesti ilman että käyttäjälle tulee asiasta erillistä huomautusta jos kalenterimerkintä näkyy sähköpostilistalla normaalina sähköpostina, niin MelbaFresh ei ole pystynyt tunnistamaan lähetettyä viestiä kalenterimerkinnäksi tarkasta tällöin että olet käyttänyt välitä edelleen icalendar-muodossa toimintoa jos kalenterimerkintä ei edelleenkään ilmesty käyttäjän kalenteriin niin ota MelbaGroup Oy sivu 6
yhteyttä MelbaGroup Oy:öön jos sähköpostilaatikon avaaminen on hyvin hidasta niin ilmoita asiasta MelbaGroup Oy:lle todennäköisesti hitaus johtuu tällöin väärästä porttiasetuksesta sähköpostimäärityksissä Sisäänluvun säännöt kalenterimerkintä yritetään yhdistää asiakkaaseen kalenterimerkinnässä olevan sähköpostiosoitteen perusteella jos sähköpostiosoitetta ei löydy MelbaFreshistä tai sähköpostiosoite on jätetty kirjaamatta, niin tapahtuma yhdistetään MelbaFreshin käyttäjään aktiviteetin tyyppi määräytyy kalenterimerkinnän luokan perusteella jos luokkaa ei ole määritelty niin aktiviteettityyppi on Outlook jos ohjelmassa ei ole määritelty Outlook-aktiviteettityyppiä niin pyydä pääkäyttäjää lisäämään se Admin-osion kautta tai ota yhteyttä MelbaGroup Oy:öön lisää uusi aktiviteettityyppi (Aktiviteettityyppi = Outlook) lisää uusi kenttä Outlook-aktiviteettityypille: kentän nimi = UID kentän muoto = teksti UID-kenttä tulee lisätä kaikille aktiviteettityypeille, joita siirretään Outlookista MelbaFreshiin UID-kenttään tallennetaan Outlook-kalenterin yksilöllinen tunniste kalenterimerkinnälle uusi aktiviteetti luodaan, jos MelbaFreshistä ei löydy aktiviteettia samalla UID-merkinnällä eikä samalla aktiviteetti-id:llä (aktiviteetti-id tieto tulee kalenterimerkinnän tekstikenttään, jos kalenterimerkintä on alunperin luotu MelbaFreshissä) muulloin päivitetään olemassa olevan aktiviteetin: yhteystiedot (yritys ja henkilö) alkaa ja loppuu päivämäärät sekä ajat tyyppi otsikko teksti lisäkentät MelbaGroup Oy sivu 7
Outlook matkapuhelin MelbaGroup Oy suosittelee Mail For Exchangen käyttöä Outlookin ja matkapuhelin väliseen synkronointiin. Mail For Exchange mahdollistaa mm. kalenteritietojen siirron kaksisuuntaisesti Outlookin ja matkapuhelimen välillä. Mail For Exchangen ja muiden Outlookin ja matkapuhelimen välisten synkronointiratkaisujen käyttöönotossa asiakkaan pitää kääntyä joko oman IT-osaston tai asiaan erikoistuneen yrityksen puoleen. Tekniset vaatimukset MelbaFresh 2.16 tai uudempi Outlook 2007 (voi toimia vanhemmillakin versioilla, mutta testaus tehty vain uusimmalla versiolla) Exchange Mail For Exchange ohjelmistoa varten (tietojen siirto Outlookin ja matkapuhelimen välillä) S60 käyttöjärjestelmällä varustettu puhelin Mail For Exchange ohjelmistoa varten (esim. Nokia E- sarja) MelbaGroup Oy sivu 8