Valtakunnallinen AlueAvain Hanketoiminnan ihanuus ja kurjuus 27.10.2015 Marja Tuomi

Valtakunnallinen AlueAvain Hanketoiminnan ihanuus ja kurjuus 27.10.2015 Marja Tuomi

Päivän ohjelmasta Projektin elinkaari Ideasta suunnitteluun Käynnistämisen haasteet Suunnitelmasta toteutukseen Palautteen merkitys Yhteistyökumppanit Projektin päättäminen, tulokset elämään Kompastelua ja juurruttamisen haasteita Onnistumisen iloa, onnistunut juurruttaminen

Hanketoiminnan ihanuus ja kurjuus Mistä tulee ihanuus? Mistä tulee kurjuus?

Mikä on projekti? Sana on peräisin latinasta (projectum) ja tarkoittaa hanketta, ehdotusta tai suunnitelmaa. Projekti on asetettuihin tavoitteisiin pyrkivä ja ajallisesti rajattu kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus, jonka toteuttamisesta vastaa sitä varten perustettu organisaatio, jolla on käytettävissään selkeästi määritellyt resurssit ja panokset. (Silfverberg 1996)

Projektin tunnuspiirteet Tavoitteellisuus Vaiheisuus Määräaikaisuus Projektiorganisaatio Rahoitus Ainutkertaisuus

Projektin elinkaari Ideointi Suunnittelu Rahoituksen haku Toteutus Päättäminen

Ideasta suunnitelmaan Mistä idea tulee? Ulkoa annettu Tarve Kaikki tärkeät tahot mukaan Ideointivaihe voi olla lyhyt tai kestää pitkään

Suunnitteluvaiheen tarkistuslista Tarvekartoitus Tavoitteet ja päämäärä Tuotokset, tulokset, vaikutukset Kohderyhmä/t Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät Resurssit (rahoitus ja henkilöstö) Asiantuntemus Rajaukset Seuranta, raportointi ja arviointi Viestintä (mitä, kuka, miten, koska) Tulosten hyödyntäminen Riskien hallinta Luodaan ihanteelliset olosuhteet uuden luomiselle

Riskien hallinta Riskien hallinnan tehtävänä on vähentää epävarmuutta. Riskien hallintaan projektissa kuuluu: riskien tunnistaminen riskilistan laatiminen torjunnan suunnittelu eli ennaltaehkäisty toimenpiteistä sopiminen, varasuunnitelmat ja seuranta; vastuut, hälyttimet

Suunnitelmasta toteutukseen

Suunnitelmasta toteutukseen Käynnistäminen: kaikki keskeiset tahot mukana Vahvistetaan yhteinen näkemys ja suunta toteutukseen Pystytetään projektiorganisaatio Käynnistetään viestintä Aloitetaan toiminnan ja talouden seuranta

Miten turvaan projektin onnistumisen? 1/3 Määräaikaisuus Tee realistinen aikataulu. hallinta ja sallinta Tavoitteellisuus Aseta selkeä tavoite. Vaiheisuus Muista, että jokainen vaihe on yhtä tärkeä, jaa resurssit ja voimavarat oikein oikein.

Miten turvaan projektin onnistumisen? (2/3) Projektin organisointi Määrittele ja kirjaa ylös tehtävät ja vastuut, luo säännölliset palautekäytännöt Raportointi ja seuranta Määrittele toiminnan tarkistuspisteet, noudata sovittua aikataulua sekä toiminnan että talouden seurannan suhteen Viestintä pidä sidosryhmät, päätöksentekijät ja kohderyhmä/t ajan tasalla

Miten turvaan projektin onnistumisen? (3/3) Varmista, että projektissa ovat mukana kaikki ne tahot, joiden avulla pystytään turvaamaan tulosten pysyvyys ja sitouta heidät toimintaan Varmista, että teillä on yhteinen näkemys projektin tavoitteista, palaa siihen säännöllisesti Kartoita ja seuraa riskejä, pyri minimoimaan haavoittuvuus

Palautteen merkityksestä Palautteen kerääminen on osa hankkeen seurantaa ja arviointia Seuranta on säännöllistä tiedon keräämistä ja kirjaamista (esim. toimintaympäristö, hankkeen eteneminen, yhteistyökumppanit, työntekijät) Palaute ja itsearviointi edellytyksiä toiminnan kehittämiselle ja suunnan tarkistamiselle Koska tehdään? Kuka tekee?

Seurannasta arviointiin Tärkeää omaksua arvioiva ajattelu ja työote kaikkeen toimintaan. Arviointi tapahtuu osittain automaattisesti Seurantatulosten hyödyntämisen kannalta on olennaista, että johtopäätökset on kirjattu ylös eli dokumentoitu Teimmekö mitä lupasimme? Saimmeko aikaan muutosta? Teimmekö oikeita asioita?

Projektin päättyminen Projekti päättyy, joten hankkeen aikana on varmistettava prosessin jatkuminen Varmista, että keskeiset tahot pysyvät mukana myös hankkeen päätyttyä Pidä motivaatio korkealla: kuuntele ja keskustele Jos mallia on tarkoitus levittää, niin pohdi voisiko tämä malli toimia myös muussa ympäristössä dokumentoi ja mallinna

Projektin päättyminen Kokeilusta pysyväksi toiminnaksi ideointi suunnittelu rahoituksen hakeminen toteutus päättäminen

Kompastelua ja juurruttamisen haasteita Dilemma: Määräaikaisuus ylirajaisuus Projektilla pyritään aikaansaamaan muutos, joka jää elämään juurtuu eli vakiintuu toimintakäytäntöihin Juurtuminen on yleensä tavoitteena, mutta onko levittäminen? Jos tavoitteena, onko se huomioitu jo suunnittelussa (resurssit ja aika)?

Kompastelua Miksi aina ei onnistuta? Aloitetaan liian myöhään Mukana eivät ole kaikki tarvittavat tahot Toimintamallista ei ole kunnollista kuvausta Epäonnistumisetkin opettavat

Uuden toimintamallin leviäminen ja juurtuminen Kuuluvatko ne aina yhteen? Toimintamalli voi levitä itsestään tai siitä levitetään tietoa esim. hyvän viestinnän ja kumppanuuksien kautta Toimintamalli voi myös juurtua itsestään tai sen juurtumista voidaan edesauttaa eli juurruttaa Voiko mallia juurruttaa toiselle alueelle?

Leviämistä ja juurtumista edistävät Toimintamalli tai käytäntö on aikaisempaa parempi on helposti omaksuttavissa on kokeiltavissa ei vaadi paljoa lisäresursseja on yhteensopiva rakenteiden kanssa Kohderyhmät ovat mukana kehittämistyössä Keskeiset toimijatahot ja ammattiryhmät ovat mukana Motivoitunut ja innostunut projektitiimi tai muutosagentti

Leviämiseen ja juurtumiseen vaikuttavat Hyöty Yhteensopivuus Omaksuttavuus Aika Toimintaympäristö Näkyvyys Kokeiltavuus Viestintä Sitoutuminen Yhteinen näkemys Muutosagentti Muokattavuus