181/2014 221 Selvitystyöryhmän esitys seurakuntayhtymän organisaatiorakenteen muuttamisesta Päätösehdotus Hallintojohtaja Riitta-Sisko Tarkka Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteinen kirkkovaltuusto päättää 1) muuttaa seurakuntayhtymän organisaatiota niin, että se muodostuu kolmesta osastosta esittelyssä tarkemmin kuvatulla tavalla, 2) vahvistaa hallintojohtajan viran kelpoisuusehdoksi: hallintojohtajalla tulee olla soveltuva korkeakoulututkinto, tehtäväalan tuntemus ja hyvä perehtyneisyys talouteen ja hallintoon. 3) että, muutos astuu voimaan, kun uusi hallintojohtaja ottaa viran vastaan, 4) lakkauttaa keskusrekisterin johtajan viran siitä lukien, kun uusi hallintojohtaja ottaa viran vastaan, 5) että, viestinnän osalta organisaatiomuutos toteutetaan siinä yhteydessä, kun pääkaupunkiseudun viestinnän yhteistyöhanke toteutuu. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Selostus Yhteinen kirkkoneuvosto nimesi kokouksessaan 27.2.2014 työryhmän selvittämään vaihtoehtoja seurakuntayhtymän organisaatiomalliksi. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti: nimetä selvitystyöryhmän puheenjohtajaksi Jarmo Leppiniemen, ja jäseniksi Lars Lundstenin, Kaisa Raittilan, Pertti Simolan ja Anna-Maria Soininvaaran sekä sihteeriksi Ritva Saarion
1) työryhmän tehtävänä on selvittää vaihtoehtoja seurakuntayhtymän organisaatiomalliksi, 2) työryhmän tulee tehdä esitys keskusrekisterin johtajan viran osalta 5.5.2014 mennessä ja esitys tehtävien ja toimintaprosessien organisoinnista toukokuun loppuun mennessä. 3) työryhmän tulee tehdä esitys keskusrekisterin johtajan viran osalta 5.5.2014 mennessä ja esitys tehtävien ja toimintaprosessien organisoinnista toukokuun loppuun mennessä. Keskusrekisterin johtaja jää eläkkeelle 1.9.2014 alkaen ja hallintojohtaja vuoden vaihteessa, hallintojohtaja on toiminut myös seurakuntayhtymän johtajana. Yhteinen kirkkoneuvosto katsoi, että keskusrekisterin johtajan ja hallintojohtajan virkojen tullessa auki kuluvan vuoden aikana, on samassa yhteydessä, ennen kuin tehdään päätöksiä virkojen täyttämisestä, perusteltua selvittää mahdollisuutta seurakuntayhtymän johtajien virkojen vähentämiseen. Työryhmän nimeämistä koskevassa esittelyssä todettiin, että työryhmän tehtävänä on selvittää vaihtoehtoja seurakuntayhtymän tehtävien ja toimintaprosessien organisoimiseksi ja organisaatiomalleihin sisältyvistä esimiestehtävistä. Työryhmä arvioi vaihtoehtojen vahvuuksia ja heikkouksia sekä toiminnalliselta että taloudelliselta kannalta ja tekee oman esityksensä valittavasta vaihtoehdosta. Työryhmä kuulee tarpeen mukaan asiantuntijoina seurakuntayhtymän viranhaltijoita. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 22.5.2014 työryhmän esityksestä myöntää sille jatkoaikaa 15.9.2014 asti. Työryhmä on kokoontunut viisi kertaa. Työryhmä on kuullut asiantuntijoina seurakuntayhtymän johtajia, tarkastuspäällikköä ja kirkkoherrojen kokouksen puheenjohtajaa. Työryhmän sihteerinä on toiminut lakimies. Hänen palvelussuhteensa päättyi 30.6.2014. Seurakuntayhtymän tehtävien hoitamisen kannalta tilanne on haasteellinen. Hallintojohtajan ja lakimiehen virat sekä mahdollisesti keskusrekisterin johtajan virka voidaan julistaa haettavaksi vasta sen jälkeen, kun yhteinen kirkkovaltuusto on päättänyt organisaatiorakenteesta. Keskusrekisterin johtajan sijaisena toimii 1.9.2014 alkaen rekisteripäällikkö siihen asti kunnes viran vakituinen haltija ottaa viran vastaan tai virka lakkautetaan. Lakimiehen viran ollessa avoin, tehtävät jouduttanee hoitamaan tilapäisjärjestelyin. Nykytilanne Helsingin seurakuntayhtymässä on kuusi johtavaa viranhaltijaa hallintojohtaja, keskusrekisterin johtaja, kiinteistöjohtaja, yhteisen seurakuntatyön johtaja, seurakuntayhtymän lakimies ja viestintäjohtaja. Johtavien viranhaltijoiden johtosäännössä on määritelty mm. johtajien virkojen vastuualueet ja tehtävät, yksiköiden johtosäännöissä on määritelty niiden tehtävät ja henkilöstö. Seurakuntayhtymän johtajaksi yhteinen kirkkovaltuusto määrää yhden johtavista viranhaltijoista neljän vuoden määräajaksi kerrallaan. Seurakuntayhtymän johtoryhmän jäseniä ovat johtavat viranhaltijat. Johtoryhmän kokouksessa on läsnäolo- ja puheoi-
keus yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalla, kirkkoherrainkokouksen puheenjohtajalla, ruotsinkielisen rovastikunnan lääninrovastilla sekä kirkkoherrain kokouksen varapuheenjohtajalla. Nykyinen organisaatiorakenne on liitteessä. Työryhmän työskentely Kireästä aikataulusta johtuen työryhmä keskittyi aluksi selvittämään keskusrekisterin tehtävien uudelleen organisointia. Työryhmä selvitti nykytilannetta ja valmisteli keskusrekisterin nykyisten tehtävien osalta kahta vaihtoehtoista keskusrekisterin tehtävien organisointimallia. Kummassakin mallissa tietohallinto yhdistettäisiin hallinto- ja taloustoimistoon. Toisessa mallissa keskusrekisterin tehtävät pysyisivät keskusrekisterin johtajan alaisuudessa ja rekisteripäällikön tehtävä jäisi pois. Toisessa mallissa keskusrekisteri siirrettäisiin lakimiehen alaisuuteen ja keskusrekisterin johtajan tehtävä jäisi pois. Molemmissa malleissa vaadittaisiin tehtäväjärjestelyjä, jotka aiheuttaisivat järjestelystä syntyviä säästöjä kuluttavia lisäkustannuksia. Työryhmä totesi, että kumpikaan valmisteltu malli ei sisällä sellaisia toiminnallisia etuja tai taloudellisia säästöjä, että muutos toisi merkittävää hyötyä nykytilanteeseen verrattuna. Sen sijaan työryhmän näkemys oli, että toiminnallista etua olisi saavutettavissa laajemmalla, em. malleja kattavammalla muutoksella. Työryhmä katsoi, että selvitystyötä tulisi jatkaa ja valmistella organisaatiomallia, jossa seurakuntayhtymän toiminnot olisi organisoitu vastuualueen sisällön mukaan kolmeksi osastoksi, jolla kullakin on johtaja. Tätä selvitystyötä varten yhteinen kirkkoneuvosto myönsi työryhmälle jatkoaikaa. Työryhmän esitys Työryhmä on valmistellut mallia, jossa seurakuntayhtymän toiminnat on organisoitu kolmeen osastoon, jotka ovat hallinto, yhteinen seurakuntatyö ja kiinteistötoimisto. Mallissa olennaisin muutos nykytilanteeseen on, että hallinnolliset tehtävät on koottu yhdeksi osastoksi, joka sisältää nykyisen hallinto- ja taloustoimiston, keskusrekisterin ja lakimiehen toimiston tehtäväalueet sekä edempänä kuvatun siirtymäajan puitteissa viestinnän tehtäväalueen. Hallintojohtaja on uuden hallinto-osaston johtaja. Työryhmän esittämässä mallissa johtajia on nykyisen kuuden sijasta kolme. Mikäli siirrytään uuteen organisaatioon, ensi vaiheessa lakkautetaan keskusrekisterin johtajan virka ja viran tehtävistä osa siirretään hallintojohtajalle ja osa tietohallintopäällikölle ja rekisteripäällikölle. Rekisteripäällikön tehtävään liitetään mm. kirkkolain mukaiset keskusrekisterin johtajan tehtävät. Lakimiehen tehtävät siirretään hallintojohtajan alaisuuteen. Viestintäjohtajan asema muuttuu siirtymäajan jälkeen, jolloin viestintäyksikkö liitetään yhteisen seurakuntatyön johtajan tai hallintojohtajan alaisuuteen. Yksikön sijoittuminen arvioidaan seurakuntayhtymän johtamisen ja toiminnan kannalta, kun asia tulee ajankohtaiseksi pääkaupunkiseudun viestintäyhteistyön toteutuessa.
Mallissa yhteisen seurakuntatyön sekä kiinteistötoimiston tehtävät pysyvät ennallaan, malli ei sisällä muutosta yhteisen seurakuntatyön johtajan eikä kiinteistöjohtajan tehtäviin. Seurakuntayhtymän johtajan tehtävän osalta työryhmä esittää, että toistaiseksi jatketaan nykyisellä mallilla. Yhteinen kirkkovaltuusto määrää yhden johtavista viranhaltijoista seurakuntayhtymän johtajaksi neljän vuoden määräajaksi kerrallaan. Seurakuntayhtymän johtajakysymykseen tulee uusi ratkaisumalli, mikäli kirkolliskokouksessa käsittelyssä oleva koko kirkkoa koskeva seurakuntarakenteen muutosesitys hyväksytään. Mahdollinen muutos tullee voimaan todennäköisesti aikaisintaan vuoden 2018 alusta. Esityksen mukaan yhtymärovasti toimii seurakuntayhtymän ylimpänä johtajana ja kirkkoherrojen hallinnollisena esimiehenä. Yhtymärovasti on seurakuntayhtymän alueella tehtävän hengellisen työn johtaja ainoastaan seurakuntayhtymän yhteisen työn osalta. Yhtymärovasti toimii yhtymän talouden ja hallinnon johtavan viranhaltijan esimiehenä. Liitteenä on työryhmän ehdotus uudeksi organisaatioksi. Kolmen osaston mallissa kullakin seurakuntayhtymän johtajalla on henkilöstömäärien mukaan tarkasteltuna suurin piirtein tasavahvat osastot johdettavanaan. Kolmen johtajan mallissa johtajien yhteistyö on selkeämpää ja koordinoidumpaa kuin kuuden johtajan tilanteessa. Toiminnalliselta kannalta yhteen vastuualueeseen koottuna hallinnon toimintojen ja resurssien kokonaisvaltainen johtaminen luo edellytyksiä hallinnon eri yksiköiden toimintojen kehittämiseen yli yksikkörajojen, antaa mahdollisuuden toimintojen järjestämiseen nykyistä yhtenäisemmiksi prosesseiksi sekä resurssien vapaampaan kohdentamiseen hallinnon sisällä. Talouden kiristyessä yhtenä vastuualueena hoidettava hallinto antaa nykytilannetta joustavampia ja laaja-alaisempia mahdollisuuksia toimintojen tiivistämiseen ja resurssien tehokkaampaan mitoittamiseen ja allokointiin. Taloudelliselta kannalta arvioituna työryhmän esittämä malli tuo suoranaisena säästönä keskusrekisterin johtajan palkkakustannuksen, joka on sivukuluineen 106.000 euroa. Säästöä vähentävät kuitenkin kustannusten lisäykset, sillä muutoksesta seuraa palkkauksen tarkistuksia mm. päällikkötasolle. Taloudelliselta kannalta merkityksellisempää onkin edellä todettu mahdollisuus hallinnon toimintojen yhteiseen, laajaalaiseen kehittämiseen sekä resurssien mitoitukseen ja kohdentamiseen. Työryhmän esittämässä mallissa hallintojohtajan vastuualue laajenee merkittävästi ja tällöin johtajan tehtävän sisältö painottuu hallinnon tehtäväalueen ja osaston strategiseen ja yleisjohtamiseen. Tästä seuraa, että hallinto-osaston päälliköiden vastuu operatiivisesta toiminnasta kasvaa ja vahvistuu. Hallinnon yksiköissä on jo osaava päällikkötaso, joten hyvät edellytykset muutoksen toteuttamiseen ovat tältä osin olemassa.
Muutos noudattaa kirkossa voimassa olevaa kustannusseurannan jaotusta. Koko kirkon kustannusseurannassa toiminnot on jaettu viiteen pääluokkaan, jotka ovat hallinto, seurakunnallinen työ (seurakunnat), yhteinen seurakunnallinen työ, hautaustoimi ja kiinteistötoimi. Seurakuntayhtymässä vastuut pääluokkien toiminnoista jakautuvat jossain määrin epätasaisesti. Yhteisestä seurakunnallisesta työstä vastaa yhteisen seurakuntatyön johtaja, hautaustoimesta ja kiinteistötoimesta kiinteistöjohtaja ja hallinnosta hallintojohtaja, keskusrekisterin johtaja ja lakimies. Koko kirkon kustannuslaskennassa viestintä sijoittuu yhteisiin seurakunnallisiin tehtäviin. Seurakuntayhtymässä viestinnästä vastaa viestintäjohtaja. Seurakuntayhtymän organisaatiorakennetta selvittäneen työryhmän näkemys on, että ehdotettu organisaatiomalli, jossa seurakuntayhtymän toiminnot on jaettu kolmeen osastoon ja niistä vastaa kolme johtajaa, antaa nykytilannetta paremmat mahdollisuudet seurakuntayhtymän toimintojen strategiseen, toiminnallisesti ja taloudellisesti tavoitteelliseen sekä yhtenäiseen johtamiseen. Hallintojohtajan viran kelpoisuusehtona on johtavien viranhaltijoiden johtosäännön mukaan seuraava: hallintojohtajalla tulee olla virkaan soveltuva korkeakoulututkinto sekä perehtyneisyyttä hallintoon ja tili- ja laskentatoimeen sekä taloudellisen elämän tuntemusta. Kelpoisuusehtoa on organisaatiomuutoksen yhteydessä perusteltua tarkistaa siten, että kelpoisuusehtona on soveltuva korkeakoulututkinto, tehtäväalan tuntemus ja hyvä perehtyneisyys talouteen ja hallintoon. Haettaessa hallintojohtajaa ilmoituksessa todetaan kelpoisuusehtojen lisäksi ominaisuudet, joita tehtävän menestyksellinen hoitaminen edellyttää, kuten esimerkiksi esimieskokemus, yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot sekä eduksi katsottavat osaamisalueet kuten sijoitustoiminnan ja tietotekniikan tuntemus. Mikäli työryhmän esittämä ns. kolmen osaston malli toteutetaan, tulee selvitettäväksi monia erityiskysymyksiä kuten esimerkiksi johtoryhmän kokoonpano. Muutoksen toteutuessa seurakuntayhtymän perussääntö, ohje- ja johtosäännöt päivitetään vastaamaan muuttunutta organisaatiota ja sen toiminnallisia tarpeita. Hallintojohtajan sekä uuden hallintoosaston päälliköiden ja mahdollisesti eräiden muiden tehtävien sisältö ja vaativuus tarkistetaan. Seuraavassa on valmistelussa esillä olleita taustatietoja hallinto- ja taloustoimistosta, keskusrekisteristä ja viestinnästä. Hallinto- ja taloustoimiston tilanne Hallintojohtajan vastuualue on muutoksessa. Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtymisen myötä vuoden 2015 alussa osa talousyksikössä hoidetuista mm. kirjanpitoon, reskontriin ja maksuliikenteeseen liittyvistä tehtävistä siirtyy Kirkon palvelukeskuksen hoidettaviksi. Vuoden vaihteessa Prime -toiminnanohjausjärjestelmän omistajuus siirtyy hallinto- ja taloustoimistolta yhteiselle seurakuntatyölle. Hallinto- ja taloustoimiston
tehtäväalueelta siirtyi asianhallintayksikkö lakimiehen vastuualueelle vuoden 2014 alussa. Tehtävät oli aikaisemmin organisoitu hallinto- ja taloustoimistoon talouspäällikön alaisuuteen. Asianhallintayksikön tehtävät liittyvät läheisesti lakimiehen tehtäviin, eikä tältä osin ole aihetta muutokseen. Henkilöstöhallinnon osalta tavoitteena on organisoida tehtäväkokonaisuus yhdeksi yksiköksi yhden päällikön alaisuuteen. Tällä hetkellä henkilöstöasiat on organisoitu palvelussuhdeyksikköön ja henkilöstöpalveluyksikköön kahden päällikön alaisuuteen. Muutos on perusteltua toteuttaa henkilöstömuutoksen kuten esim. eläkkeelle siirtymisen yhteydessä. Keskusrekisteriin liittyviä kysymyksiä Keskusrekisterin tehtävien kokonaisuus on muodostunut tietohallintoyksikön tehtävistä sekä rekisterihallintoyksikön tehtävistä, joihin kuuluvat virkatodistuspalvelut, rekisteröintipalvelut sekä hautaustoimen asiakaspalvelutehtävät. Keskusrekisterin tehtäväkokonaisuudessa tietohallinto on tehtäväalue, joka palvelee sekä seurakuntayhtymän yksiköitä että seurakuntia ja voi tehtäviensä puolesta olla luontevasti organisoituna keskusrekisteristä erilliseksi yksiköksi. Kirkkolain mukaan keskusrekisterin johtaja päättää jäsenrekisterin pitämistä koskevista asioista, seurakunnan jäsentä koskevan tiedon käsittelystä, tiedon luovuttamisesta ja käyttöoikeuden myöntämisestä tietojen käsittelyyn. Keskusrekisterin johtaja vastaa myös rekisterin tietojen virheettömyydestä. Nämä säädökset edellyttävät, että joku viranhaltija tulee olla nimettynä hoitamaan kirkkolain ja järjestyksen tarkoittamia keskusrekisterin johtajan tehtäviä. Selvitystyöryhmä esittää, että rekisteripäällikön tehtävään liitetään keskusrekisterin johtajalle kirkkolain mukaan kuuluvat tehtävät. Seurakuntayhtymän hautaustoimen ohjesäännön mukaan keskusrekisterin johtaja päättää hautaoikeuden myöntämisestä, hautaoikeuden haltijasta, hautaamisjärjestyksestä ja hautakirjanpidosta. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan keskusrekisterin johtaja voi antaa luvan haudata hautaan myös muun kuin KL 17 luvun 4 :ssä mainitun henkilön, milloin siihen on erityinen syy. Myös näiltä osin tehtävät tulee liittää rekisteripäällikön tehtävään. Kirkkohallituksen virastokollegio asetti 23.9.2010 projektin, jonka tehtävänä oli laatia ehdotus kirkonkirjojen pidon eri organisointivaihtoehdoista. Tavoitteena on keskittää kirkonkirjojen pito osaaviin ja taloudellisesti kannattaviin yksiköihin. Projektissa on tarkoitus ensi kevääseen mennessä tarkemmin selvittää keskusrekistereiden toimintoja ja niiden organisointia jatkotyöskentelyn pohjaksi. Hankkeen jatkoa ja aikataulua arvioidaan sen jälkeen, kun kirkolliskokous on keväällä 2015 tehnyt päätöksen seurakuntarakenteesta. Projektiryhmän raporteissa on ollut esillä paikallinen malli eli nykymalli, aluemalli ja keskitetty malli. Mikäli kehityslinjaksi tulee aluemalli tai kes-
kitetty malli palvelupisteineen tämä merkitsee Helsingin keskusrekisterin roolin muuttumista. Pääkaupunkiseutu muodostaa varsin yhtenäisen työssäkäynti- ja asiointialueen. Volyymien, kokemuksen ja osaamisen näkökulmasta luontevana ratkaisuna voisi olla pääkaupunkiseudun aluerekisteri, joka organisoituisi Helsingin seurakuntayhtymän keskusrekisterin varaan Espoon ja Vantaan toimiessa aluepalvelupisteinä. Mikäli aluerekisterimalli aikanaan toteutuu edellä kuvatulla tavalla, on mahdollista että aluerekisteri on tällöin suoraan kirkkohallituksen alaisuudessa. Viestinnän tilanne Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymien kesken on valmisteilla viestinnän yhteistyön laajentaminen. Tarkoituksena on, että yhtymillä on kahden - kolmen vuoden kuluttua yhteinen lehti, radio ja verkkomedia. Helsingin seurakuntayhtymän viestintäyksikön tehtävänä on muutoksen jälkeen hallinnollinen viestintä, tapahtumatiedottaminen sekä seurakunnille annettava tuki. Muutoksen jälkeen päätoimittajan tehtävä ei kuulu enää seurakuntayhtymän viestinnästä vastaavan viranhaltijan tehtäviin. Tällöin päätoimittaja on seurakuntayhtymien yhteinen. Työryhmän näkemyksen mukaan viestintäyksikön ja viestintäjohtajan tehtävä ja asema on tarkoituksenmukaista pitää ennallaan siihen asti, kunnes edellä kuvattu seurakuntayhtymien välinen yhteistyö käynnistyy. Siinä yhteydessä arvioidaan viestinnän sijoittuminen seurakuntayhtymän sisällä, vaihtoehtoina ovat yhteinen seurakuntatyö ja hallinto. Liitteet 10 Nykymalli 11 Kolmen osaston malli