Helsingin seurakuntayhtymä Malmin seurakunnan seurakuntaneuvosto KOKOUSKUTSU Aika 25.08.2015 klo 18:30 Paikka Malmin kirkko, Kunnantie 1 Lisätietoja Antti Ylinen, pertti.simola@evl.fi Käsiteltävät asiat Nro Liite Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus 2 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 2 4 Esityslistan hyväksyminen 2 5 Ilmoitusasiat 3 6 1-3 Kirkkoherran päätösluettelo 4 7 4 Talousarvion toteutuma 30.6.2015 5 8 5-13 Lähetekeskustelu vuosien 2016-2018 toiminta- ja taloussuunnitelmasta 6 9 14 Taustayhteisösopimus Partiolippukunta Malmin Tuulenkävijät ry:n kanssa. 9 10 15-16 Siivouspalvelutarjouksen hyväksyminen 10 11 Seurakuntapastorin virkamääräyspyyntö, Jenni Tuulensuu 11 12 Seurakuntapastorin virkamääräys Annaelina Tähtinen 12 13 Osa-aikaisen diakonian viransijaisen ottaminen 13 14 Lastenohjaajan ottaminen oppisopimuskoulutukseen Henninen 14 15 17 Lausunto seurakuntapastori Joona Mikkolan virkavapausanomuksesta 15 16 18 Puhelimien poisto 16 17 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen 16
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 2 (16) 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 Esityslistan hyväksyminen
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 3 (16) 150/2015 5 Ilmoitusasiat Seurakuntaneuvosto päättää merkitä tiedoksi 1) Seurakuntaneuvoston kokoukset syyskaudella 2015 tiistaisin klo 18.30: 25.8. Tapulin seurakuntakoti 15.9. Malmin kirkko 13.10. Viikin kirkko klo 17.30 (huom. aika ja paikka) 10.11. Jakomäen kirkko 8.12. Pukinmäen seurakuntakoti 2) Muut asiat. Tässä kohdassa seurakuntaneuvoston jäsenet voivat ottaa esiin asioita, joita toivovat käsiteltävän seurakuntaneuvostossa. Mahdolliset päätökset edellyttävät valmistelua seuraaviin kokouksiin.
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 4 (16) 141/2015 6 Kirkkoherran päätösluettelo Merkitään tiedoksi Seurakuntaneuvostolle annetaan tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätösluettelo 19.8.2015: Liitteet 1 henkilöstöpäätökset 36-53 /2015 2 talouspäätös 1 / 2015 3 muut päätökset 8-9 / 2015
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 5 (16) 148/2015 7 Talousarvion toteutuma 30.6.2015 Seurakuntaneuvosto päättää merkitä tiedoksi talousarvion toteutuman Liitteet Liitteenä on seurakunnan talousarvion toteutuma kesäkuun 2015 lopussa. Talousarvion kokonaistoteuma on 49 %. Talousarvion kriittisin osa on henkilöstökulut, jonka toteuma on 51 %, johon sisältyvät kesäkuussa maksetut lomarahat. Tältä pohjalta koko vuoden henkilöstökulujen voi arvioida toteutuvan hyvin tai alittuvan jonkin verran. Toimintatuotoista on toteutunut 70 %. Toimintatuotot toteutunevat jonkin verran talousarviota suurempina. Kesäkuun lopun tuotoista puuttuvat mm. iltapäiväkerhoista saatava kaupungin korvaukset, jotka tilitetään seurakunnalle loppuvuodesta. Palvelujen ostoista on toteutunut 40 % ja sisäisistä palvelujen ostoista 22 %. Näistä kuluista puuttuu vielä merkittävä osa kesän rippikoululeirien kustannuksista. Näin koko vuoden palvelujen ostojen voi arvioida toteutuvan talousarvion mukaisesti Tarvikehankintoja toteuma on 51 %. Tämäkin ennakoi talousarvion toteutumista suunnitellusti. Vuoden 2015 talousarvio on laadittu 200.000 alijäämäiseksi. Alijäämä on tarkoitus kattaa seurakunnalle aiemmilta vuosilta kertyneestä runsaan miljoonan euron säästöstä. Talousarvion toteutuessa suunnitellusti seurakunnalle jää käyttöön tuleville vuosille noin 800.000 euron säästö. 4 TA toteutuma 2015 06 30
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 6 (16) 138/2015 8 Lähetekeskustelu vuosien 2016-2018 toiminta- ja taloussuunnitelmasta Merkitään tiedoksi toiminta- ja taloussuunnitelman lähetekeskustelu Seurakunnan tulee laatia talousarvio ja siihen liittyvä toiminta- ja taloussuunnitelma kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Suunnitelmaan tulee sisältyä toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet (KJ 15 2 ). Seurakuntaneuvoston asettama toiminta- ja taloussuunnittelutoimikunta, jonka kokoukseen osallistuva kirkkoherra, Kaisa Raittila, Pekka Salomaa ja Heta Warto-Tillander on käsitellyt toimina- ja taloussuunnitelmaluonnosta kokouksessaan 19.8.2015. Seurakuntayhtymän jätetään liitteen mukainen yhden sivun toimintasuunnitelma, jonka otsikot on määritelty. Luonnos toimintasuunnitelmaksi on pyritty rakentamaan seurakunnan ja seurakuntayhtymän strategioiden sekä seurakuntayhtymässä käynnistetyn toimintakulttuurin muutosprosessin pohjalta. Malmilla työalat ovat laatineet omat toimintasuunnitelmaehdotuksensa, jossa on määritelty kolmen vuoden tavoitteet ja painopisteet, vuoden 2016 painopisteet ja työalan vapaaehtoistoiminta. Tämän lisäksi työalat ovat laatineet tarpeen mukaan yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman talousarvion perusteeksi. Toimintasuunnitelmat on koottu kahteen liitteeseen. Toisessa ovat musiikin piirikohtaiset toimintasuunnitelmat ja toisessa muiden työalojen toimintasuunnitelmat. Lisäksi liitteenä ovat saman jaon mukaisesti työalojen tilikartat, josta näkyy yksityiskohtaisesti tulojen ja menojen kohdentuminen. sekä yhteenveto toimintamäärärahaehdotuksista. Seurakuntapiirien toimintasuunnitelmat laaditaan syksyllä. Ne tulevat seurakuntaneuvoston käsittelyyn marraskuussa. Seurakuntapiirien määrärahat on jaettu jakojärjestelmällä, joka ilmenee piirien määrärahaliitteestä Yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa seurakunnan käyttöön annettavan kehysmäärärahan, joka muodostuu toiminta- ja palkkarahasta sekä vuokrarahasta. Seurakuntayhtymän talouden tasapainottamiseksi toiminta- ja palkkarahaa vähennetään kolmen vuoden suunnittelukaudella. Suunnitellut vähennykset ovat 3 % vuonna 2016, 5 % vuonna 2017 ja 7
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 7 (16) % vuonna 2018. Vähennykset edellyttävät tuntuvia talouden tasapainottamistoimia seurakunnissa. Malmin seurakunnan määrärahat vuonna 2016 ovat yhteensä 7.267.658 euroa. Vähennys edelliseen vuoteen on 354.950 euroa, 5,9 %. Vähennyksestä noin 160.000 johtuu kirkon eläkemaksu laskusta 28 prosentista 24 prosenttiin. Reaalivähennys on 212.589 euroa, 3.54 %. Talousarvio luonnoksen mukaan henkilöstökulut ilman työalojen maksamia palkkioita ovat 4,8 milj. euroa. Vuoden 2015 talousarvioon verrattuna talousarvioista on poistettu seuraavat avoimeksi jääneet virat ja työsuhteet: suntio (Siltamäki ja Tapuli), osa-aikainen suntio (Jakomäki), osa-aikainen suntio (Pihlajamäki) kaksi nuorisotyönohjaajaa (nuorisotyö ja varhaisnuorisotyö), lastenohjaaja ja diakoniatyöntekijä (Pihlajisto). Näiden poistojen vaikutus henkilöstökuluihin on noin 240.000 euroa. Seurakunta maksaa toimitiloista sisäistä vuokraa 1.573.076 euroa. Vuokrarahaa seurakunta saa 1.616.531 euroa. Toiminnan muuhun käyttöön jää näin 43.455 euroa. Yhteenveto toimitiloista on liitteessä. Talouden tasapainottaminen edellyttää myös pohdintaa mahdollisesta toimitilojen luopumisista. Lähinnä kyseeseen tulevat kerhohuoneistot. Tässä vaiheessa toiminta- taloussuunnittelutoimikunta ei esitä luopumista. Takaniityntien kerhohuoneesta luopumista syksystä 2017 alkaen voidaan pohtia helmikuussa 2016. Kerhohuoneen pääasiallisena käyttäjän on iltapäiväkerho, jonka toiminta tulisi siirtää Malmin kirkolle. Työalojen talousarvioesitysten yhteissumma on 1.073.273 euroa. Tuloslaskelmassa se näkyy toistaiseksi yhtenä summana kohdassa muut toimintakulut. Talousarvioluonnoksen toimintakate on -7.508.173 eroa, mikä ylittää vuoden 2016 määrärahan 240.475 euroa. Ylitys tulee kattaa säästöistä. Seurakunnan arvioitu säästö 1.1.2016 on noin 800.000, näin säästö vuoden 2016 päättyessä olisi 560.000. Toiminta- ja taloussuunnittelutoimikunta esittää, että toiminnan kuluja vähentämään noin 40.000 euroa, jolloin säästö vuoden päättyessä olisi 600.000. Säästön tavoitteena on vuosien 2017 ja 2018 talousarvioiden tasapainottaminen. Toimikunnan näkemyksen mukaan vähennyksiä tehtäisiin ainakin kirkkomusiikin ja pyhäkoulutyön määrärahoihin, mahdollisesti jonkin verran rippikoulutyö määrärahaan. Kirkkoherra laatii asiasta esityksen kokoukseen. Liitteen oleva toiminta- ja taloussuunnitelma materiaali on varsin laaja. Neuvoston jäsenet voivat ennen kokousta pohtia mahdollisia muutos- ja painotusehdotuksia, jotka neuvoston enemmistön kannattamina otetaan huomioon lopullisessa toiminta- ja taloussuunnitelmaehdotuksessa.
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 8 (16) Liitteet 5 TTS 2016-2018 Malmi 6 TYÖALOJEN TOIMINTASUUNNITELMAT 7 MUSIIKIN TOIMINTASUUNNITELMAT 8 TOIMINTAMÄÄRAHA 2016 9 PIIRIEN TOIMINARAHAT 2016 10 TYÖALOJEN TILIKARTAT 2016 11 MUSIIKKI TILIKARTAT 2016 12 TOIMITILOJEN VUOKRAT 13 TULOSLASKELMAN LUONNOS 20.8.2015
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 9 (16) 149/2015 9 Taustayhteisösopimus Partiolippukunta Malmin Tuulenkävijät ry:n kanssa. Seurakuntaneuvosto päättää 1) hyväksyä liitteen mukaisen taustayhteisösopimuksen Partiolippukunta Malmin Tuulenkävijät ry:n kanssa; 2) myöntää lippukunnalle vuodelle 2015 1.500 euron avustuksen kolovuokraan ja toiminnan käynnistämiseen. Malmin seurakunta on solminut taustayhteisösopimuksen seitsemän seurakunnan alueella toimivan partiolippukunnan kanssa. Sopimusten mukaisesti seurakunnalla on erilaista yhteistyötä lippukuntien kanssa. Seurakunta on tukenut taloudellisesti pienillä toiminta-avustuksilla sekä hankkimalla toimitiloja tai osallistumalla osittain toimitilakustannuksiin. Seurakunnan alueelle on perustettu uusi partiolippukunta Malmin Tuulenkävijät ry, joka toimii Malmin lentokentällä, mistä lippukunta on saanut vuokrattua partiokolon. Kuukausivuokra on 250 euroa. Lippukunnan edustajat ottivat yhteyttä seurakuntaan ja toivoivat taustayhteisösopimuksen tekemistä. Asiasta käytiin 15.4. neuvottelu, johon osallistuivat kirkkoherra ja nuorisotyöohjaaja Niina Penttinen sekä lippukunnan edustajina lippukunnan johtaja Petteri Pavas ja apulaisjohtaja Elina Lappalainen. Neuvottelussa päädyttiin esittämään seurakuntaneuvostolle taustayhteisösopimuksen tekemistä ja 1.500 euron avustusta vuodelle 2015 kolovuokran ja käynnistämiskustannusten kattamiseen. Jatkossa taloudellinen tuki toteutetaan partiontyön toimintasuunnitelman ja talousarvioin puitteissa. Saadun selvityksen mukaan lippukunnan toiminta on käynnistynyt hyvin. Tavoitteena on noin 100 jäsen saaminen lippukuntaan. Liitteet 14 Taustayhteisösopimus Malmin Tuulenkävijät
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 10 (16) 145/2015 10 Siivouspalvelutarjouksen hyväksyminen Seurakuntaneuvosto päättää hyväksyä Siivoustoimisto Beki Oy:n tarjouksen kirkkoherranviraston sekä Kiillekujan ja Takaniityntien kerhohuoneistojen siivouspalvelusta 1.10.2015 alkaen. Siivousyrittäjä on hoitanut kirkkoherranviraston ja Takaniityntien kerhohuoneen siivouksen. Kiillekujan kerhohuoneen siivouksesta on vastannut osa-aikainen suntio, joka on irtisanoutunut tehtävästä. Kolmen tilan siivouspalvelusta pyydettiin tarjouksia kolmelta yritykseltä. Tarjouspyynnön ja palvelukuvauksen tekivät pääsuntio Arja Käkelä ja seurakuntayhtymän siivoussuunnittelija Sirpa Turunen. Tarjous saatiin kahdelta, joista Siivouspalvelu Beki Oy:n tarjous oli edullisin. Molempien tarjoajien hinta oli nykyisitä siivouspalvelua edullisempi, vaikka palveluun sisältyy uutena tilana Kiillekujan kerhohuone. Liitteet 15 Siivouspalvelutarjous Beki Siivouspalvelut 16 Siivouspalvelutarjous ServisOne Oy
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 11 (16) 149/2015 11 Seurakuntapastorin virkamääräyspyyntö, Jenni Tuulensuu Seurakuntaneuvosto päättää pyytää Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulilta virkamääräystä pastori Jenni Tuulensuulle Malmin seurakunnan X seurakuntapastorin virkavapaan ja vuosiloman viransijaiseksi ajalle 1.10.2015-28.8.2016. Pastori Seija Knuutila-Loukonen on hoitovapaalla 1.10.2015 saakka, sen jälkeen vuosilomalla 2. - 23.10.2015, hoitovapaalla 24.10.2015-31.7.2016 ja vuosilomalla 1.8. - 28.8.2016. Jenni Tuulensuu toimii Seija Knuutila-Loukosen viransijaisena 30.9.2015 saakka. Tehtäväalueena on ollut rippikoulutyö. Seurakunnan rippikoulutyö on niin laaja toimintamuoto, että sijaisuuden jatkaminen on välttämätöntä.
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 12 (16) 149/2015 12 Seurakuntapastorin virkamääräys Annaelina Tähtinen Seurakuntaneuvosto päättää pyytää Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulilta virkamääräystä pastori Annaelina Tähtiselle Malmin seurakunnan XV seurakuntapastorin viransijaiseksi ajalle 1.9.2015 31.8.2016. Seurakuntapastori Elina Perttilä on virkavapaalla 1.9.2015-31.8.2016. Elina Perttilä on toiminut Jakomäen seurakuntapiirin pappina. Tämän lisäksi hän on toiminut lapsityön pappina. Jakomäen piirissä on kaksi pappia. Piirin toiminta edellyttää viransijaisuuden täyttämistä. Nykytilanteessa piiriin ei voi siirtää pappia tarkoituksenmukaisella tavalla muista piireistä. Annaelina Tähtinen on vihitty papiksi 13.6.2010. Hän on hoitanut seurakuntapapin tehtäviä Paavalin, Rekolan ja Roihuvuoren seurakunnissa. Kansan Raamattuseuran nuorisopappina hän on työskennellyt kaksi vuotta. Kirkkoherra on haastatellut hänet yhdessä Jakomäen kappalaisen Markku Arolan kanssa. Haastattelun perusteella hän on motivoitunut ja hänellä on hyvät valmiudet viran tehtävien hoitamiseen niin Jakomäessä kuin lapsityössäkin.
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 13 (16) 149/2015 13 Osa-aikaisen diakonian viransijaisen ottaminen Seurakuntaneuvosto päättää 1) ottaa diakonissa Susanna Heikkisen diakonian osa-aikaiseksi (50 %) viransijaiseksi ajalle 1.9. - 31.12.2015; 2) todeta, että palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 502 ja osa-aikaisen peruspalkka on 1.141,67 euroa. Yksi seurakunnan diakonian viroista on jäänyt avoimeksi 1.8.2015 alkaen. Viranhaltija on työskennellyt Pihlajamäen seurakuntapiissä Pihlajiston ja Viikinmäen alueella. Avoimeksi jäävä diakonian virka on todennäköisesti lakkautettava vuoden 2016 alusta taloudellisista syistä. Diakonian uutta tehtävänjakoa on tarkoitus valmistella syksyn aikana. Syksyn toimintojen turvaamiseksi esitetään, että Susanna Heikkinen otetaan päätösesityksen mukaisesti osa-aikaiseksi diakonian viransijaiseksi Pihlajiston ja Viikinmäen alueelle. Hän on toiminut alueella vastaavassa osa-aikaisessa tehtävässä syksyllä 2014 ja keväällä 2015.
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 14 (16) 149/2015 14 Lastenohjaajan ottaminen oppisopimuskoulutukseen Henninen Seurakuntaneuvosto päättää 1) ottaa Anna Hennisen määräaikaiseen lastenohjaajan tehtävään oppisopimuskoulutusta varten 1.9.2015-31.12.2016; 2) todeta, että tehtävä sijoittuu vaativuusryhmään 402 ja peruspalkka on 1855,84 euroa. Seurakunnalla on tarve ottaa yksi määräaikainen lastenohjaaja toisen lastenohjaajan hoitovapaan sijaiseksi. Hoitovapaa jatkuu 31.7.2016 saakka. Ensisijaisena tehtävän on muiden lastenohjaajien sairaslomien, koulutusten ja muiden poissaolojen sijaisuuksien hoito. Tällaisen sijaisen ottaminen on osoittautunut välttämättömäksi mm. iltapäiväkerhojen toiminnan turvaamiseksi. Anna Henninen on ollut Malmin seurakunnassa vastaavassa tehtävässä tammi- toukokuussa 2015. Hän pyrkii suorittamaan lastenohjaajan tehtävään pätevöittävän tutkinnon. Sen suorittaminen oppisopimuskoulutuksena kestää puolitoista vuotta. Tästä syystä määräaikaista työsuhdetta esitetään pidemmäksi kuin toisen lastenohjaajan hoitovapaa on. Päätösesityksen mukainen palkkaus perustuu yhteisen kirkkoneuvoston linjaukseen. Seurakunnan on mahdollista saada tukea oppisopimuksen palkkauskustannuksiin. Asian selvittäminen on kesken.
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 15 (16) 143/2015 15 Lausunto seurakuntapastori Joona Mikkolan virkavapausanomuksesta Seurakuntaneuvosto päättää puoltaa pastori Joona Mikkolan virkavapaus-anomusta toisen tehtävän hoitamista varten ajalle 1.9. - 31.12.2015. Liitteet Joona Mikkola anoo virkavapautta Malmin seurakunnan seurakuntapastorin virasta toimiakseen päätoimisena perheneuvojana Helsingin seurakuntayhtymän perheneuvonnassa. Joona Mikkolalla on ollut vastaava virkavapaus 27.1. - 11.5.2014. Yli kaksi kuukautta kestävän virkavapauden seurakunnan virassa olevalle papille myöntää tuomiokapituli. Anomukseen on liitettävä seurakuntaneuvoston lausunto. Joona Mikkola työskentelee Malmin alueen piiripappina. Tämän lisäksi hänen vastuualueenaan on perhetyö. Malmin piirissä on neljä pappia. Virkavapauden aikana tehtävät hoidetaan sisäisin järjestelyin. Virkaan ei ole tarpeen hankkia sijaista. 17 Joona Mikkola virkavapaus-anomus
Helsingin seurakuntayhtymä ESITYSLISTA 16 (16) 145/2015 16 Puhelimien poisto Seurakuntaneuvosto päättää, että liitteessä olevat vanhentuneet ja rikkoutuneet puhelimet poistetaan kalustoluettelosta. Liitteet Liitteenä olevaan luetteloon on kerätty ne työntekijöiden ja toimipisteiden käytössä olleet kannettavat puhelimet, jotka ovat rikkoutuneet ja joita ei ole mahdollista tai kannata korjata. Pääosin laitteet ovat vuodelta 2010. Joitakin käytössä särkyneitä laitteita on myös vuosilta 2012 2014. 18 Poistettavat puhelimet 2015 17 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen