SIIKAJOEN KUNTA TALOUSARVION 2015 TÄYTÄNTÖÖNPANO - OHJE Vuoden 2015 talousarvion täytäntöönpanossa ja toteutuksessa on noudatettava valtuuston 10.12.2014 hyväksymää talousarviota ja sen perusteluja hallintosäännön määräyksiä ja muita talousohjeita seuraavia talousarvion täytäntöönpano - ohjeita 1 TALOUSARVION SITOVUUDEN MÄÄRITTELY Toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään sekä toiminnalliset että taloudelliset tavoitteet. Valtuuston päätökset sitovat hallintokuntien ja viranhaltijoiden toimintaa ja määrärahojen käyttöä. Jokaisen henkilökuntaan kuuluvan on noudatettava omassa tehtävässään taloudellisuutta ja huolellisuutta. Sitovuus tarkoittaa velvoitetta sopeuttaa toiminta sitovan määrärahan ja tavoitteet mukaisesti. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Mahdolliset talousarviomuutokset on tehtävä välittömästi muutostarpeen tultua tietoon. Ylityksiä on ensisijaisesti yritettävä kattaa hyväksyttyjen määrärahojen sisältä. Talousarviomuutoksille tulee löytyä kate. Käyttötalousosa Käyttötalousosan ulkoisten ja sisäisten menojen ja tulojen määrärahat (talousarvio kokonaisuudessaan) ovat valtuustotasolla sitovia. Käyttötalousosassa mainitut strategiset tavoitteet ovat sitovia niin, että niissä kuvattuja toiminnallisia tavoitteita on noudatettava. Tavoitteiden toteutumista arvioidaan asetettujen numeeristen ja sanallisten mittareiden avulla. kullekin päävastuualueelle hyväksytty määräraha ja tuloarvio sitovat toimielintä mikäli määräraha ei kokonaisuudessaan riitä, talousarvion muutoksesta päättää valtuusto kunnanhallitus voi hyväksyä kunkin päävastuualueen sisäiset tulosalueiden välillä tapahtuvat talousarvion muutokset/siirrot lautakunta voi päättää alaistensa tulosyksikkötasojen talousarvion määrärahojen muutoksista/siirroista päävastuualueen päällikkö tai esimies, jolle muutosoikeus on delegoitu, voi päättää kustannuspaikkojen välisistä tulosyksikkötason muutoksista/siirroista Työllistämisen tulosalueella nettomääräraha eli toimintatulojen ja menojen erotus on sitova. Valtuusto päättää työllistämisen nettomäärärahan mahdollisesta korottamisesta talousarviovuoden aikana. Hallintokunnat vastaavat kukin omalta osaltaan talousarvion noudattamisesta. Sisäisistä palveluista siivous- ja ruokapalvelujen tulosalue toimii nollaperiaatteella.
2 Pysyväisluontoisena määräyksenä on, että mikäli henkilöstömenoista säästyy määrärahoja, säästöjä ei voi käyttää muiden käyttötalousmenojen katteeksi. Rahoitusosa Valtuusto määrittelee talousarvion rahoitusosan hyväksymisen yhteydessä talousarviovuoden pitkäaikaisen ottolainan määrän, joka on valtuustoon nähden sitova. Lyhytaikaisen lainoituksen korkotason ollessa matala, rahoitus hoidetaan vuonna 2015 lyhytaikaisella lainalla. Mikäli korkotaso olennaisesti muuttuu, voidaan lyhytaikaisen lainan sijasta ottaa pitkäaikaista lainaa. Tässä tapauksessa asia tuodaan kunnanhallituksen ja valtuuston hyväksyttäväksi. Lyhytaikaista lainaa on tilinpäätöksessä 2014 arvioilta 7,0 miljoonaa euroa. Vuonna 2015 on lyhytaikaisen lainan nostotarve 3,3 miljoonaa euroa. Lyhytaikaisen lainoituksen lainanottovaltuus vuonna 2015 on korkeintaan 10,3 milj.. Lainojen lisäys (lyhyt ja pitkäaikainen) vuonna 2015 on arviolta 3,3 miljoonaa euroa. Vuonna 2015 lyhennetään pitkäaikaisia lainoja yhteensä 967 135 euroa. Investointiosa Investoinnit ovat valtuustoon nähden sitovia talousarviossa hyväksytyn investointiohjelman mukaisesti. Kohteet, joissa toteuttamisen ehtona on ulkopuolisen rahoituksen (valtionosuus, muu rahoitusosuus) saaminen, vahvistetaan päätöksen saamisen jälkeen. Hankintarajojen päättämiset: Voimassa olevassa hallintosäännössä sanotaan seuraavasti: Erityismääräyksiä Talousarvioon voi sisältyä kehittämis- ja muita projekteja, joiden kustannuksia katetaan ulkopuolisella rahoituksella. Arvioidut menot voivat ylittyä, jos ylitys on katettavissa ulkopuolisella rahoituksella. Tällaisen hankkeen määrärahan ylitykset hyväksyy kunnanhallitus.
3 Sijoitusvarallisuuden tuloutus Revon Sähkö Oy:n osakkeiden myynnin yhteydessä Ruukin kunta perusti aikanaan rahaston, jonka sääntöjä on kunnanvaltuuston päätöksellä muutettu 20.4.2004. Rahaston pääoman katteena ovat olleet omaisuudenhoitoyhtiöiden hoidossa olevat varat. Rahaston pääoma tilinpäätöksessä 2013 oli 4 435 626,08 euroa. Rahaston markkina-arvo 31.10.2014 on 4 327 178,33 euroa. Rahaston säännöt 20.4.2004 - rahastoa voidaan tulouttaa taseessa olevan, edellisen tilikausien alijäämän kattamiseen. Valtuusto hyväksyy tämän menettelyn tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä - rahaston pääomaa voidaan käyttää kunnanvaltuuston erikseen nimeämien ja hyväksymien investointien rahoittamiseen - rahaston pääomia voidaan kunnanvaltuuston päätöksellä käyttää kunnan maksuvalmiuden turvaamiseen - rahaston pääomia voidaan kunnanvaltuuston päätöksellä käyttää talousarviolainojen takaisinmaksuun - rahaston pääomia sijoitetaan tuottavasti kunnanvaltuuston päättämien periaatteiden mukaisesti - rahaston hallinnoinnista huolehtii kunnanhallitus Vuosina 2014-2017 esitetään sijoitussalkun tulouttamista 4,5 miljoonaa euroa seuraavasti: Tilinpäätöksen 2013 taseessa kertynyttä alijäämää oli 966 129,58 euroa. Tämä katetaan vuonna 2014. Tilinpäätöksen 2014 tuloksen ennustetaan muodostuvan 700 000 euroa alijäämäiseksi, joka katetaan vuonna 2015. Vuosina 2014 2017 katetaan edellisten tilikausien alijäämää yhteensä 2,5 miljoonaa euroa. Ruukin koulukeskuksen rakentamiseen tuloutetaan sijoitussalkkua 2,0 miljoonaa euroa, vuonna 2015 tuloutetaan 2,0 miljoonaa euroa. Yli - / alijäämä Siikajoen kunnan tase muodostui 966 129,58 euroa alijäämäiseksi tilinpäätöksessä 2013. Alijäämiä katetaan vuosina 2014 2017 rahastosta yhteensä 2,5 miljoonaa euroa. Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että tilikaudelle 2015 ennakoitu alijäämä 787 746 euroa kirjataan oman pääoman tilikauden yli-/ alijäämä tilille ja tuloutetaan sen kattamiseen rahastoa suunnitelman mukaan.
4
2 KÄYTTÖSUUNNITELMAT 5 Kunnanhallitus, lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää valtaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 3 TOSITTEIDEN HYVÄKSYMINEN Kunnanjohtajalla ja hänen toimenkuvassa määrätyllä sijaisella on oikeus hyväksyä kaikki kunnan tositteet. Lisäksi talouspäälliköllä on oikeus hyväksyä kaikki kunnan tositteet ja antaa maksumääräys, kun kunnanjohtaja ja / tai hallintopäällikkö ei ole paikalla. Päävastuualueen esimiehellä ja hänen toimenkuvassa määrätyllä sijaisellaan on oikeus hyväksyä kaikki päävastuualueensa tositteet. Muutoin toimielin määrittää hyväksyjät vuosittain tai toimikaudeksi kerrallaan. Laskujen ja tositteiden hyväksyjä vastaa siitä, että tositteeseen tulee voimassa olevan tilikartan mukainen tilimerkintä sekä lisäksi laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kunnan maksettavaksi ja että tavara tai palvelu on vastaanotettu. Laskussa tulee myös käydä laskutusdirektiivin vaatimat tiedot (myyjän nimi, y tunnus, tilinumero kansainvälisessä muodossa, riittävä asiaselvitys ja alv - merkintä erittelyineen). Hyväksyjän on huolehdittava, että laskut tulevat hyväksytyksi eräpäivään mennessä. Laskujen käsittelyn nopeuteen on kiinnitettävä huomiota, jotta suoriteperusteisen kirjanpidon mukaan menot saadaan kohdennettua oikealle kuukaudelle. 4 TOIMINNAN JA TALOUDEN RAPORTOINTI Taloushallinnolle laaditun vuosikellon mukaan kuukauden kirjaukset valmistuvat seuraavasti: Kuukausi Kirjaukset valmiina tammi 16.2.2015 helmi 16.3.2015 maalis 16.4.2015 huhti 18.5.2015 touko 16.6.2015 kesä 5.8.2015 heinä 17.8.2015 elo 16.9.2015 syys 16.10.2015 loka 16.11.2015 marras 16.12.2015 joulu tp ohje Kunnanjohtaja on vastuussa siitä, että talousarvion toteutumisesta raportoidaan kunnanhallitukselle kuukausittain. Mikäli näyttää, että kunnan talous on menossa oleellisesti huonompaan suuntaan, kunnanhallitus esittää siihen mahdolliset korjausliikkeet.
6 Kunnanhallitukselle laaditaan kuukausittain tuloslaskelman, erikoissairaanhoidon toteuman sekä verotulojen kehittymisen sisältävä raportti. Lisäksi sekä kunnanhallitus että kunnanvaltuusto saavat neljännesvuosittain kattavamman raportin toteumasta sekä tilinpäätösennusteen. Vuonna 2015 neljännesvuosittain annettavaan raporttiin sisällytetään hallintokunnilta pyydetyt arviot talouden kehittymisestä sekä investoinneista. Tilinpäätös saatetaan maaliskuun loppuun mennessä kunnanhallituksen sekä kesäkuun loppuun mennessä kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Raporttien ajankohdat ovat 30.3., 30.6., 30.9. sekä tilinpäätös. 5 TALOUSARVION MUUTOKSET Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Määrärahojen ylityksen kate tulee ensisijaisesti löytää päävastuualueen sisältä. 6 HENKILÖSTÖASIAT Viran ja toimen täyttämisessä ja henkilöstön palkoista päätettäessä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. 7 HANKINNAT Kunnanhallitus päättää kunnan osallistumisesta seutukunnallisiin tai muihin yhteishankintarenkaisiin ja sopimuksiin. 8 PYSYVIEN VASTAAVIEN (KÄYTTÖOMAISUUS) MYYNTI JA HANKINTA Pysyvien vastaavien myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kunnanhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnistä kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Irtaimen käyttöomaisuuden hankintapaikat päättää päävastuualueen esimies. Hankinnoista päättää kunnanjohtaja, päävastuualueen esimies, tulosalueen päällikkö, tulosyksikön päällikkö tai rehtori / koulunjohtaja 5 000 euroon asti talousarvion puitteissa. Yli 5 000 euron hankinnoista päättää lautakunta / kunnanhallitus. 9 TULOT Maksu- ja myyntitulot on laskutettava viivytyksettä. Maksut tulee ohjata kunnan pankkitileille.
10 SISÄINEN VALVONTA 7 Kunnanvaltuusto on 18.6.2013 hyväksynyt sisäisen valvonnan perusteet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut valtuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista hallitus vastaa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. hallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä lauta- ja johtokunnat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta omalla toimialallaan. lauta- ja johtokunnat antavat toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä kunnanjohtaja, päävastuualueiden esimiehet ja muut esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan kunnanjohtaja ja päävastuualueiden esimiehet raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuuden valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle henkilöstö sitoutuu toimimaan tavoitteiden ja annettujen sääntöjen mukaisesti, kehittämään toimintatapoja sekä ylläpitämään ja jatkuvasti kehittämään ammatillista osaamistaan Sisäisen valvonnan suorittaminen: vastuuhenkilö ja esimies - järjestävät, hoitavat ja valvovat oman yksikön sisäistä tarkkailua - vastaavat yksikön toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta - vastaavat henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisystä - raportoivat sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan lautakunnalle - on ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin, jos havaitsee sääntöjenvastaista, epätaloudellista ja tehotonta toimintaa Sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää huomioita: - huolelliseen päätösten ja sopimusten valmisteluun - päätösten ja sopimusten tekemiseen perustellusti ja laillisesti toimivaltaa ylittämättä - päätösten käsittelyyn, toimeenpanoon ja tiedoksiantoon oikein ja viivyttelemättä - sopimusten tehokkaaseen valvontaan - resurssien käyttöön asianmukaisesti ja tehokkaasti - toimintariskien hallintaan, jotta asetetut tulostavoitteet saavutetaan - henkilöstön toimintaan, jotta se on vastuullista sekä hyvän hallintotavan mukaista - kunnan tietojärjestelmien fyysisen turvallisuuden hoitamiseen
8 Muuta sisäisessä valvonnassa: - tilivelvollisten viranhaltijoiden on valvottava, että päävastuualueen, tulosalueiden ja tulosyksiköiden toiminnat toteutetaan valtuuston hyväksymää talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen - päävastuualueen vastuuhenkilön tulee huolehtia päävastuualueensa tulojen ja menojen kertymän aiheuttamasta seurannasta sekä vastaavasti esimiesten omien tulosalueidensa ja tulosyksikköjen tulojen ja menojen aiheutumisen seurannasta. Seurannassa tulee hyödyntää web raportointia. Seurantaa tulee toteuttaa kuukausittain, jotta poikkeamiin ehditään reagoida. - hallintokunnat hyväksyvät toimikaudekseen tai vuosittain henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä laskut. Hyväksyjän vastuualue tulee määritellä yksityiskohtaisesti. Hyväksyjän on varmistettava, että lasku tai maksumääräys on muodollisesti ja asiallisesti oikein, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi, toimitus on sopimuksen mukainen ja laskussa on tili- ja arvonlisämerkintä. - käteiskassoista vastaavat kassan sijainnin mukaisen toimipisteen vastuuhenkilöt - tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden on määrättävä irtaimistosta vastuussa olevat henkilöt sekä määriteltävä tapa, jolla irtaimiston poisto- ja hankintavastuu jakautuu organisaation sisällä - varasto oikaisuista ja käyttöön soveltumattoman materiaalin poistosta päättää päävastuualueen päällikkö tai hänen määräämänsä. - viranhaltijapäätökset tehdään Dynasty asiahallintajärjestelmällä. Viranhaltijapäätöksiä tehtäessä tulee kiinnittää huomiota seuraaviin: mitä päätettäviä asioita on siirretty ja edelleen siirretty, onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja perustellusti, ovatko päätökset olleet nähtävillä ja annettu tiedoksi asianosaisille, onko päätöksissä mukana esteellisiä henkilöitä - kunnanjohtaja ja päävastuualueiden päälliköt vastaavat hallinto- ja kehittämispalveluista 11 RAHAVAROJEN TARKASTUS Rahavarojen ja varastojen tarkastuksen lisäksi tarkastetaan kunnan strategioiden ja toimintaperiaatteiden toteutuminen, samoin informaatiojärjestelmät. Kunnanhallitus nimeää keskuudestaan kaksi jäsentä, jotka tarkastavat vähintään kerran vuodessa kassa- ja pankkitilien varat sekä kunnan hallussa olevat arvopaperit ja erilaiset vakuudet. Lautakuntien on huolehdittava hallinnassaan olevan varallisuuden ja asiapapereiden tarkastuksesta. Tarkastuksesta on laadittava tarkastusraportti ao. toimielimelle, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle.